• Share
  • Email
  • Embed
  • Like
  • Save
  • Private Content
Machtiging vervanging Oss
 

Machtiging vervanging Oss

on

  • 1,615 views

Presentatie gehouden tijdens de studiemiddag van de Provinciale Archiefinspectie Utrecht over de Beleidregel Vervanging op 11 november 2008.

Presentatie gehouden tijdens de studiemiddag van de Provinciale Archiefinspectie Utrecht over de Beleidregel Vervanging op 11 november 2008.

Statistics

Views

Total Views
1,615
Views on SlideShare
1,611
Embed Views
4

Actions

Likes
0
Downloads
14
Comments
0

2 Embeds 4

http://www.linkedin.com 2
http://www.slideee.com 2

Accessibility

Categories

Upload Details

Uploaded via as Microsoft PowerPoint

Usage Rights

CC Attribution-NonCommercial-ShareAlike LicenseCC Attribution-NonCommercial-ShareAlike LicenseCC Attribution-NonCommercial-ShareAlike License

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Processing…
Post Comment
Edit your comment

    Machtiging vervanging Oss Machtiging vervanging Oss Presentation Transcript

    • Machtiging vervanging Oss
      • Hoe ging de provincie Noord-Brabant
      • daar mee om?
      • Ingmar Koch
      • 11 november 2008
    • I.K. Koch Ingmar Provinciale Archiefinspectie Noord-Brabant [email_address] www.brabant.nl/archiefinspectie
    • Onderwerpen
      • Aanpak beoordeling Oss
      • Bijzondere aandachtspunten
      • Hoe nu verder?
    • Aanpak beoordeling Oss
    •  
    • Eerste indruk
      • Breder dan alleen vervanging
        • Ook beschrijving archivering digitaal aangemaakte documenten
      • Structuur ≠ structuur Beleidsregel
        • Mag, maar lastig voor PAI
    • Inhoudelijke beoordeling
      • Op basis van (concept) Beleidsregel vervanging:
      • Beschrijving archiefbescheiden
      • Beschrijving vervangingsproces
      • Technische inrichting
    • Beoordeling Handboek (1)
      • Inhoud, structuur en vorm
        • Zeer beknopt
      • Tijdstip en taak
        • Staat niet in het Handboek (maar kan ook nog in het besluit / de aanvraag)
      • Samenhang met andere archiefbescheiden
        • Relatie tussen vervangen en niet-vervangen documenten niet beschreven
    • Beoordeling Handboek (2)
      • Waarde voor cultureel erfgoed
        • Inherent aan de waardering in selectielijst
      • Belang van de informatie
        • Is onderzocht of de vervanging geen nadelige (juridische) consequenties heeft voor burgers en overheden?
    • Beoordeling Handboek (3)
      • Selectieproces
        • Archiefstukken
        • Kleur
          • Standaard zwart-wit; foto’s, tekeningen in kleur. Behandelaar kan aangeven of iets kleur had moeten zijn .
      • Voorbereiding documenten
      • Scanproces
    • Beoordeling Handboek (4)
      • Registratieprocedure
      • Opname in beheerssysteem
      • Kwaliteitsprocedures
        • Juistheid
        • Volledigheid
        • Leesbaarheid
        • Terugvindbaarheid
    • Beoordeling Handboek (5)
      • Vernietigingsprocedure
        • Vernietigingstermijn onduidelijk:
          • “Na het scannen worden de documenten ... gedurende een termijn van 6 weken bewaard. ... De ... fysieke documenten ... worden na afloop van deze 6 weken daadwerkelijk vernietigd.”
    • Beoordeling Handboek (6)
      • Bestandsformaat
      • Kwaliteit van de reproducties
        • Niet vermeld
    • Vervolg
      • Bespreking commentaar
        • Oss, archiefdienst, PAI
      • Fysiek controleren werkwijze
        • Oss, PAI
      • Aangepaste versie: april 2008
        • Positief advies archivaris, met kanttekeningen
      • Machtigingsaanvraag 11 april 2008
    • Machtiging: 19 mei 2008
      • Nogmaals fysieke controle
      • Kanttekeningen
        • Kleur vs zwart-wit
        • Terminologie
    • Bijzondere aandachtspunten Controles Formuleringen Bewaaromstandigheden
    • Juistheid Terugvind- baarheid Lees- baarheid Volledigheid Controles
    • Volledigheid
    • Leesbaarheid
    • Terugvindbaarheid
    • Juistheid
    • Controlesystematiek
    • Controlesystematiek
      • Frequentie
      • Omvang
      • Fouttolerantie
      • Correctiemethoden
    • Precies en helder formuleren
      • Vernietiging:
        • “Nadat een termijn van twee maanden is verlopen, wordt een lijst opgesteld van alle registraties van documenten over deze periode.”
        • “Omwille van mogelijke fouten bij het scanproces worden papieren originelen pas na een periode van 4 weken vernietigd”
    • Precies en helder formuleren
      • Volledigheid / taak:
        • “ Post met op de envelop persoonlijk/vertrouwelijk voor de burgemeester, wethouders en/of kabinet. Deze stukken worden ongeopend doorgestuurd. Burgemeester of kabinet zijn zelf verantwoordelijk voor het aanleveren van deze stukken bij DIV voor registratie (NEN-ISO 15489).”
    • Precies en helder formuleren
      • Correcties:
        • “Is de scan niet juist dan wordt het originele exemplaar tijdelijk uit de Paternosterkast gehaald en vervolgens opnieuw gescand.”
    • Precies en helder formuleren
      • Correcties:
        • “Mocht tijdens de behandeling op de vakafdeling blijken dat een gescand document toch niet goed leesbaar c.q. bruikbaar is, dan kan het betreffende fysieke document nogmaals gescand worden.”
    • Precies en helder formuleren
      • Correcties:
        • “Medewerkers die de scan ontvangen kunnen aangeven dat de scan geen goede kwaliteit heeft. Het document wordt dan opnieuw gescand.”
    • Bewaaromstandigheden
      • Eisen uit de Archiefwet
      • Verplaatsing melden aan de archivaris en de provinciale archiefinspectie
    • Hoe nu verder?
      • Wat als het Handboek moet wijzigen?
      • Nieuwe aanvragen?
      • Wijzigen Beleidsregel?
    • www.slideshare.net/ingmario Afbeelding: Sclera Picto's