Digitaal Factureren zorgt voor optimaliseren van financiële processen
Digitaal Factureren zorgt  voor optimaliseren van financiële processen Marcel van der Steen Welkom
Agenda <ul><li>Redenen voor digitale factuurverwerking </li></ul><ul><li>Plan – Do – Act – Check  </li></ul><ul><li>Ervari...
Accounts payable cijfers <ul><li>100.000  inkomende facturen </li></ul><ul><li>30.000  declaraties </li></ul><ul><li>15.00...
Redenen voor digitale factuurverwerking (1) Organisatorische verandering   in 2005-2006 van decentrale ondersteuning naar ...
<ul><li>Efficiency & kostenbesparing   </li></ul><ul><li>Verminderen (doorloop)tijd om facturen af te handelen  </li></ul>...
Standaardisatie/Harmonisatie Uniforme processen (verminderen decentrale autonomie) Redenen voor digitale factuurverwerking...
Audit trail Voor implementatie had de TU Delft grote moeite de route van de facturen te achterhalen. Groot gebrek aan tran...
Verbeteren van autorisaties   Correcte autorisatieschema’s en juiste scheiding van taken. Redenen voor digitale factuurver...
De stappen tot de implementatie <ul><li>Bepalen van de scope </li></ul><ul><li>Opstellen testplan en bepalen van de kaders...
<ul><li>2006 Analyseren en identificeren van alle (deel)processen </li></ul><ul><li>en testen van de software </li></ul><u...
<ul><li>Testen, testen , testen!!! (Interfaces tussen Basware en BAAN IV, Scan software Readsoft, Basware workflow mogelij...
<ul><li>Monitoren van het gebruik van Basware. </li></ul><ul><li>Wees voorbereid op het beantwoorden van veel vragen. </li...
<ul><li>Houd je kennis op peil op het gebied van nieuwe ontwikkelingen. </li></ul><ul><li>Geef regelmatig informatie over ...
Ervaringen TU Delft <ul><li>Logistiek van facturen /decentrale postadressen </li></ul><ul><li>Gebrek aan kennis bij medewe...
Ervaringen Ricoh <ul><li>Betrokkenheid projectleden TU Delft </li></ul><ul><li>Optimale samenwerking met de IT-afdeling </...
<ul><li>Basware Invoice Processing is in gebruik t.b.v. factuurafhandeling. </li></ul><ul><li>Resultaat: </li></ul><ul><li...
<ul><li>TU Delft na implementatie van Basware IP: </li></ul><ul><li>1.800 Basware IP gebruikers </li></ul><ul><li>100.000 ...
Vervolg met Basware PM <ul><li>Gebruik vaste leveranciers en hanteren prijsafspraken </li></ul><ul><li>Gebruiksvriendelijk...
Huidig bestelproces Via servicepunt of direct contact interne dienst bestelling plaatsen. <ul><li>Interne bestelling </li>...
Naar een volledige purchase-2-pay oplossing (1) Invoice Automation financieel systeem BAAN IV Interface  KPI Reporting Too...
Naar een volledige purchase-2-pay oplossing (2) Invoice matches  with approved  purchase order (PO) Invoice does not match...
Resultaten na implementatie <ul><li>Besteltransacties en matching  met facturen verloopt  efficienter , dus besparing moge...
Tenslotte Zijn er nog vragen?
Upcoming SlideShare
Loading in …5
×

The challenge of implementing invoice processing

1,106
-1

Published on

TU Delft

Published in: Business, Travel
0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total Views
1,106
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0
Actions
Shares
0
Downloads
17
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide
  • De afhandeling door de budgethouder is niet minder geworden. Wel is de doorlooptijd m.b.t. de distributie is fors afgenomen omdat het niet meer via de interne post loopt, maar met 1 druk op de knop kan worden gerealiseerd. Ook de afnadeling op het Shared Service Center is met 4 dagen teruggebracht door automatisering van het proces. Resultaat is dat facturen nu op tijd betaald worden en dat het aantal benodigde fte op de administratie met 10 is verminderd.
  • Verbetering gebruik van TU- en decentrale standaard leveranciers en hanteren van de door Procurement / decentraal afgesproken prijzen Gebruiksvriendelijkheid; volledige assortimenten electronisch beschikbaar voor ondersteuners én wetenschappers Efficienter proces door gebruik van één bestelomgeving i.p.v. vele websites, telefoon, fax, e-mail, interne ordering Autorisatie en verplichtingen rechtmatig vastgelegd Tijds- en fte besparing door automatische matching van bestellingen met factuur Verbetering inkoopcondities door afsluiting nieuwe contracten Verbetering gebruik contracten door vermindering Maverick buying* Maverick buying = de bewuste of onbewuste koop van goederen en diensten buiten bestaande contracten en/of procedures om.
  • Het huidige bestelproces kent 7 soorten bestellingen. Ze worden allen op een andere manier aangevraagd, behandeld en ingekocht. Hierdoor is er geen controle op het huidige bestelproces mogelijk.
  • Er wordt gewerkt met Basware Invoice Processing in combinatie met Readsoft Invoices. Readsoft wordt gebruikt voor het slim scannen waarbij de informatie van de facturen wordt afgelezen en automatisch wordt ingevoerd in Basware. Met de KPI-module wordt continue gemeten en bijgestuurd op basis van meer dan 100 voorgedefinieerde key performance indicatoren. Om te komen tot een volledige purchase-2-pay oplossing wordt de module Basware PM toegevoegd ten behoeve van het inkoopbeheer. In de toekomst kan het systeem worden aangevuld met rfx-management om aanbestedingen te managen, waarna deze na gunning kunnen worden ondergebracht in contractmanagement. In contractmanagement kunt u uw inkoopcontracten beheren en automatisch laten matchen met de factuurverwerking.
  • Stapsgewijs ziet het proces er straks zo uit: Er wordt een aanvraag ingevuld door een medewerker; deze wordt verstuurd naar de budgethouder. De budgethouder keurt de aanvraag goed of af. Het product wordt bij goedkeuring besteld Het product wordt ontvangen De factuur komt binnen Matching met de inkooporder Bij juiste matching wordt de budgtehouder geïnformeerd en wordt de factuur automatisch betaald. Bij afwijking tijdens matching wordt de factuur ter goedkeuring aan de budgethouder voorgelegd, waarna bij goedkeuring alsnog betaling plaatsvindt.
  • Besteltransacties en matching met facturen verloopt efficienter . Dit leidt tot € 225.000 besparing (=± 5 fte) Standaard, eenvoudig en “audit-proof” purchase-to-pay proces met procuratie-, mandaat- en autorisatiefuncties Verplichting bekend bij goedkeuring order vooraf i.p.v. bij factuur achteraf, dus focus van betaling naar bestelling Identificatie besparingsmogelijkheden (1-2%) door rapportages op besteller-, artikel- en leveranciersniveau op volume van € 40 miljoen niet-gecontracteerde inkoop Verplaatsing van 3 fte SSC-F&amp;C inkoop naar Procurement: van operationeel bestellen naar tactisch contentbeheer! Kunt u zich vinden in deze resultaten?
  • The challenge of implementing invoice processing

    1. 1. Digitaal Factureren zorgt voor optimaliseren van financiële processen
    2. 2. Digitaal Factureren zorgt voor optimaliseren van financiële processen Marcel van der Steen Welkom
    3. 3. Agenda <ul><li>Redenen voor digitale factuurverwerking </li></ul><ul><li>Plan – Do – Act – Check </li></ul><ul><li>Ervaringen </li></ul><ul><li>TU Delft na implementatie </li></ul><ul><li>Vervolg met Basware PM </li></ul><ul><li>Vraag en antwoord… </li></ul>
    4. 4. Accounts payable cijfers <ul><li>100.000 inkomende facturen </li></ul><ul><li>30.000 declaraties </li></ul><ul><li>15.000 inkooporders </li></ul><ul><li>7.500 reisaanvragen </li></ul><ul><li>11.000 actieve leveranciers </li></ul><ul><li>100 aanpassingen per week in de leveranciers </li></ul><ul><ul><ul><ul><ul><li>database </li></ul></ul></ul></ul></ul>
    5. 5. Redenen voor digitale factuurverwerking (1) Organisatorische verandering in 2005-2006 van decentrale ondersteuning naar University Corporate Office met Shared Service Centers voor: ICT, HRM, M&C, FM&RE, ESA and F&C
    6. 6. <ul><li>Efficiency & kostenbesparing </li></ul><ul><li>Verminderen (doorloop)tijd om facturen af te handelen </li></ul><ul><li>Processen zijn eenvoudiger te beheersen en te controleren </li></ul><ul><li>Effectiever risk management </li></ul><ul><li>Minder medewerkers nodig </li></ul>Redenen voor digitale factuurverwerking (2)
    7. 7. Standaardisatie/Harmonisatie Uniforme processen (verminderen decentrale autonomie) Redenen voor digitale factuurverwerking (3)
    8. 8. Audit trail Voor implementatie had de TU Delft grote moeite de route van de facturen te achterhalen. Groot gebrek aan transparantie. Redenen voor digitale factuurverwerking (4)
    9. 9. Verbeteren van autorisaties Correcte autorisatieschema’s en juiste scheiding van taken. Redenen voor digitale factuurverwerking (5)
    10. 10. De stappen tot de implementatie <ul><li>Bepalen van de scope </li></ul><ul><li>Opstellen testplan en bepalen van de kaders </li></ul><ul><li>Implementatieplan </li></ul><ul><li>Analyseren van het inkoop- en factuurproces op de faculteiten en van de ondersteunende diensten </li></ul><ul><li>Definiëren van deze processen in Basware </li></ul><ul><li>Alles documenteren; van voorbereiding tot implementatie </li></ul>
    11. 11. <ul><li>2006 Analyseren en identificeren van alle (deel)processen </li></ul><ul><li>en testen van de software </li></ul><ul><li>2007 Implementatie Basware Invoice Processing </li></ul><ul><li>(digitalisering m.b.v. workflow) </li></ul><ul><li>2010 Implementatie Basware Purchase management </li></ul><ul><li>2012 Realisatie doelstellingen SSC </li></ul>PDCA PDCA => Plan
    12. 12. <ul><li>Testen, testen , testen!!! (Interfaces tussen Basware en BAAN IV, Scan software Readsoft, Basware workflow mogelijkheden, etc. </li></ul><ul><li>Informatieve bijeenkomsten (communicatie) </li></ul><ul><li>Training van key-users </li></ul><ul><li>Training van medewerkers SSC (23 Master users) </li></ul><ul><li>Training overige medewerkers in kleine groepen (1.800 Thinclient users) </li></ul><ul><li>Structuren van de software o.b.v. testresultaten </li></ul><ul><li>Preparing manuals and FAQ’s </li></ul><ul><li>LIVE! </li></ul>(de implementatie) PDCA PDCA => Do
    13. 13. <ul><li>Monitoren van het gebruik van Basware. </li></ul><ul><li>Wees voorbereid op het beantwoorden van veel vragen. </li></ul><ul><li>Houd rekening met “tegenvallers” in het beginstadium. Veel gebruikers maken fouten of vertragen het goedkeuringsproces (per ongeluk of door gebrek aan kennis). </li></ul><ul><li>Vraag aan verschillende soorten gebruikers of de handleidingen en FAQ’s bruikbaar en compleet zijn. </li></ul>PDCA PDCA => Check
    14. 14. <ul><li>Houd je kennis op peil op het gebied van nieuwe ontwikkelingen. </li></ul><ul><li>Geef regelmatig informatie over het gebruik aan je “klanten” (1.800 gebruikers) en luister naar hun ervaringen met Basware. </li></ul><ul><li>Regelmatige training voor (nieuwe) medewerkers. </li></ul><ul><li>Ga op zoek naar nieuwe gewenste functionaliteiten om het Basware-gebruik te verbeteren. </li></ul>(Houd het Basware systeem up-to-date en behoud de controle) PDCA PDCA => Act
    15. 15. Ervaringen TU Delft <ul><li>Logistiek van facturen /decentrale postadressen </li></ul><ul><li>Gebrek aan kennis bij medewerkers van SSC </li></ul><ul><li>Commitment van het management </li></ul><ul><li>Resources (medewerkers, infrastructureel etc.) </li></ul>Het belangrijkste: Cultuur – Elke faculteit heeft haar eigen regels
    16. 16. Ervaringen Ricoh <ul><li>Betrokkenheid projectleden TU Delft </li></ul><ul><li>Optimale samenwerking met de IT-afdeling </li></ul><ul><li>Draagvlak bij beoogde gebruikers </li></ul><ul><li>Interface met BaaN IV </li></ul><ul><li>Te laat applicatiebeheerders BaaN betrokken bij het ontwerp </li></ul><ul><li>Security bij TU Delft </li></ul>
    17. 17. <ul><li>Basware Invoice Processing is in gebruik t.b.v. factuurafhandeling. </li></ul><ul><li>Resultaat: </li></ul><ul><li>Facturen worden op tijd betaald (binnen 30 dagen). </li></ul><ul><li>Het aantal medewerkers dat zich bezighoudt met inkomende facturen is van 42 fte teruggebracht naar 32 fte. </li></ul>TU Delft na implementatie (1) 35 10 25 5 20 Voor Gemiddelde duur in kalenderdagen Na Doorlooptijd afhandeling door geautoriseerde medewerkers 20 Doorlooptijd distributie van de factuur tussen faculteit en Shared Service Center - Finance & Control < 1 seconde Doorlooptijd afhandeling op faculteit totaal 20 Doorlooptijd afhandeling door Shared Service Center - Finance & Control 6 Totale doorlooptijd tussen ontvangst en betaling van de factuur 26
    18. 18. <ul><li>TU Delft na implementatie van Basware IP: </li></ul><ul><li>1.800 Basware IP gebruikers </li></ul><ul><li>100.000 facturen per jaar </li></ul><ul><li>90% tevredenheid Basware gebruikers </li></ul><ul><li>80% minder kopieën (schaduwarchief) </li></ul><ul><li>0% verdwenen facturen </li></ul><ul><li>10 fte vermindering medewerkers op Shared Service </li></ul><ul><li>Center - Finance & Control </li></ul>TU Delft na implementatie (2)
    19. 19. Vervolg met Basware PM <ul><li>Gebruik vaste leveranciers en hanteren prijsafspraken </li></ul><ul><li>Gebruiksvriendelijkheid </li></ul><ul><li>Één bestelomgeving </li></ul><ul><li>Audit-trail </li></ul><ul><li>Automatische matching </li></ul><ul><li>Verbetering inkoopcondities </li></ul><ul><li>Vermindering Maverick buying* </li></ul>* Maverick buying = de bewuste of onbewuste koop van goederen en diensten buiten bestaande contracten en/of procedures om.
    20. 20. Huidig bestelproces Via servicepunt of direct contact interne dienst bestelling plaatsen. <ul><li>Interne bestelling </li></ul>Vraagt om een haalbon bij SCC. <ul><li>Via haalbon </li></ul>Gaat naar de website van de leverancier en plaatst een bestelling. <ul><li>Internetbestelling zonder ordernummer </li></ul>Vraagt om ordernummer bij SCC, Gaat naar de website van de leverancier en plaatst een bestelling. <ul><li>Internetbestelling met ordernummer </li></ul>Direct contact met de leverancier, geeft indien nodig Baancode door. Standaard aanvraagformulier mailen/faxen. <ul><li>Geen bestelformulier, betreft diensten / inhuur externen </li></ul>Direct contact met de leverancier (fax, telefoon, e-mail), geeft meestal Baancode door. <ul><li>Geen bestelformulier, betreft artikelen </li></ul>Vult bestelformulier in. Rechtstreeks naar leverancier of via SSC-F&C met inkooporder BaaN. <ul><li>Via bestelformulier, kleine en grote bestellingen </li></ul>Huidig bestelproces Soort bestelling
    21. 21. Naar een volledige purchase-2-pay oplossing (1) Invoice Automation financieel systeem BAAN IV Interface KPI Reporting Tool Procurement KPI Reporting Tool
    22. 22. Naar een volledige purchase-2-pay oplossing (2) Invoice matches with approved purchase order (PO) Invoice does not match with PO (discrepancy) Informative workflow Automation
    23. 23. Resultaten na implementatie <ul><li>Besteltransacties en matching met facturen verloopt efficienter , dus besparing mogelijk van 30% op € 15 per transactie bij 50% van 100.000 transacties is € 225.000 besparing (=± 5 fte) </li></ul><ul><li>Standaard, eenvoudig en “audit-proof” purchase-to-pay proces met procuratie-, mandaat- en autorisatiefuncties </li></ul><ul><li>Verplichting bekend bij goedkeuring order vooraf i.p.v. bij factuur achteraf, dus focus van betaling naar bestelling </li></ul><ul><li>Identificatie besparingsmogelijkheden (1-2%) door rapportages op besteller-, artikel- en leveranciersniveau op volume van € xx miljoen niet-gecontracteerde inkoop </li></ul><ul><li>Verplaatsing van 3 fte SSC-F&C inkoop naar Procurement: van operationeel bestellen naar tactisch contentbeheer ! </li></ul>op basis van businesscase
    24. 24. Tenslotte Zijn er nog vragen?

    ×