E-invoicing van praktijk naar theorie

  • 627 views
Uploaded on

Jp Schriek - Ricoh …

Jp Schriek - Ricoh
Als ik 4,5 miljoen facturen per jaar op papier door heel Europa stuur, hoe digitaliseer ik dat proces?

More in: Business , Travel
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Be the first to comment
    Be the first to like this
No Downloads

Views

Total Views
627
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0

Actions

Shares
Downloads
9
Comments
0
Likes
0

Embeds 0

No embeds

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
    No notes for slide

Transcript

  • 1. E-invoicing Van praktijk naar theorie Als ik 4,5 miljoen facturen per jaar op papier door heel Europa stuur, hoe digitaliseer ik dat proces? Jean Paul Schriek Product Marketeer Ricoh NL
  • 2. De insteek
    • Hoofdkantoor in de VS, EMEA hoofdkantoor in Nederland
    • Factuurdata vanuit hoofdkantoor VS
    • Ca. 4,5 miljoen facturen per jaar op papier
    • Printen facturen uitbesteed
    • Distributie facturen via DHL
    • Veel ‘kleine’ resellers/distributeurs
    • Zochten naar kostenbesparing op papieren proces
  • 3. Oude situatie Genereren factuur Klant Printen en afwerken Archiveren voor intern gebruik Omzetten naar PDF Klant Klant
  • 4. Wensen klant
    • Digitaliseren facturen naar alle EMEA landen
    • Mogelijkheid tot geleidelijke overgang van papier naar digitaal
    • Presentatie facturen op ‘eigen’ Internet portal
    • Facturen niet gehost op eigen portal
    • Één partij om zaken mee te doen
  • 5. Proces
    • Wensen gebundeld in RFP
    • Over twintig inschrijvingen – meeste konden niet aan eisen voldoen
    • Drie kandidaten in eindronde
    • Veel overleg tussen kandidaten en klant in eindronde
    • Aanbod drie partijen niet echt vergelijkbaar
    • Ricoh kwam uiteindelijk als beste uit de bus
  • 6. Oplossing
    • Splitsen data op één locatie
    • Klant- en landspecifieke verzending van facturen
    • Single Sign On op portal sportartikelen distributeur
    • Portal extern gehost, met ‘ look-and-feel ’ sportartikelen distributeur
    Splitsen data, daarna of printen of PDF aanmaken en deze digitaal onderteken. Vervolgens op portal plaatsen Genereren factuur Distributie Retailer Onvangt factuur
  • 7. Componenten oplossing
    • Volledig uitbesteed – Klant levert bestanden aan.
    • Splitsen en initiële distributie facturen middels Formscape
      • Stuurt printers aan
      • Stuurt digitale facturen naar Trustweaver platform
    • Trustweaver platform zorgt voor juiste handtekening (gebaseerd op landcode)
    • Via Trustweaver naar Portal; gehost in datacenter Porthus
    • Notificatie naar ontvanger via Porthus
  • 8. Aandachtspunten
    • Proces lijkt eenvoudig, maar uitwerking redelijk complex
    • Vooraf meer informatie benodigd
    • In begin niet alle relevante partijen betrokken van klant
    • Goede afspraken gemaakt – schept duidelijkheid
    • Details kunnen veel tijd kosten – voorbeeld: GB versus UK
    • Veel communicatie over progressie
    • Stel realistische doelen in overleg met leverancier
  • 9. Waarom Ricoh?
    • Betrouwbare partner
    • Ricoh acteert als hoofdaannemer en ontzorgt klant
    • Kennis van zaken over regelgeving digitaal factureren binnen EMEA
    • Businesscase voldoet ruimschoots aan de doelstelling
      • Doel: reduceren kosten proces met 75% binnen 3 jaar (80% digitaal)
      • ROI: binnen 1 jaar
    • Europese (mondiale) dekking
    • Korte implementatie periode
    • Begeleiden proces van analoog naar digitaal
  • 10. Bedankt voor uw aandacht