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I N N O V A Z I O N E                        gi non è facile prevedere in modo com-             utenza molto variegata per...
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La posta elettronica certificata. Risparmiare attraverso il passaggio dall'affrancatura al digitale

  1. 1. I N N O V A Z I O N E D I G I T A L E IMPRESE X INNOVAZIONE La posta elettronica certificata Risparmiare attraverso il passaggio dall’affrancatura al digitale I N N O V A Z I O N E Questa guida è stata realizzata grazie al contributo di Eds Italia. Le guide di questa collana sono supervisionate da un gruppo di esperti di imprese e associazioni del sistema Confindustria, partner del Progetto IxI: Between Spa, Confindustria Servizi Innovativi, Gruppo Spee,D I G I T A L E Hewlett Packard Italiana, Ibm Italia, Idc Italia, Microsoft, Telecom Italia. Suggerimenti per migliorare l’utilità di queste guide e per indicare altri argomenti da approfondire sono più che benvenuti: toolkit@confindustria.it www.confindustriaixi.it
  2. 2. D I G I T A L ELA POSTA ELETTRONICA CERTIFICATARisparmiare attraverso il passaggiodall’affrancatura al digitaleLa posta elettronica rappresenta uno stru- te possibile, per un abile falsario, falsifica-mento di ampissima diffusione per le carat- re il mittente, l’orario di invio, la notificateristiche di semplicità, immediatezza ed di ricezione e altri elementi di un messag-efficacia ed è frequentemente utilizzata gio di posta elettronica. Inoltre, alla posta I N N O V A Z I O N Enelle comunicazioni interpersonali e d’uf- elettronica tradizionale mancano la stan-ficio, per scambi di messaggi, comunica- dardizzazione delle ricevute e dei compor-zioni di appuntamenti, trasmissione di file tamenti dei gestori, sia nei casi di attribu-e documenti digitali di qualsiasi genere. Ta- zione delle caselle sia nel trattamento del-li comunicazioni, talvolta anche a caratte- le mail in caso di anomalia. Infine, è op-re formale, riguardano prevalentemente portuno aggiungere che chiunque, dotatoutenti tra loro noti. D’altra parte la diffiden- anche di un solo personal computer, puòza ad utilizzare la posta elettronica, tra sog- realizzare un sistema completo di postagetti generalmente tra loro non noti o quan- elettronica ed essere dunque gestore deldo la comunicazione assume un valore le- servizio.gale, è giustificata da alcune “debolezze” L’e-mail è ormai lo strumento di comuni-intrinseche dello strumento. È tecnicamen- cazione elettronica più utilizzato per lo 1
  3. 3. LA POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA D I G I T A L E scambio di comunicazioni. “La posta elet- introdotto e disciplinato, nell’ordinamento Un’ulteriore caratteristica della posta elet- COME FUNZIONA LA PEC tronica” o e-mail (acronimo di Electronic italiano, la figura del gestore del servizio di tronica certificata è quella di essere adatta Mail) è un mezzo di comunicazione in for- posta elettronica certificata (fornitore del tanto ad uno scambio tra individui quanto In questo capitolo viene proposta la de- ma scritta via Internet. Il principale vantag- servizio). a quello tra applicazioni. scrizione funzionale del servizio con l’e- gio dell’e-mail è l’immediatezza. Utilizzando un parallelo con il mondo car- Un’organizzazione può ricevere attraverso videnza di tutti gli “attori”, a vario titolo, I messaggi possono includere testo, imma- taceo, potremmo dire che la posta elettro- messaggi di posta elettronica certificata do- coinvolti nel processo di invio/ricezione gini, audio, video o qualsiasi tipo di file. nica sta alla lettera ordinaria come la posta cumenti che possono essere immediatamen- di un documento informatico. La posta elettronica certificata (PEC) è un elettronica certificata sta alla raccomanda- te trattati da un’applicazione informatica, Iniziamo, quindi, elencando gli attori I N N O V A Z I O N EI N N O V A Z I O N E sistema di posta elettronica in grado di su- ta. Tuttavia il sistema di posta elettronica grazie alle caratteristiche delle ricevute. coinvolti: perare le “debolezze” della posta elettroni- certificata risolve alcune carenze intrinse- L’utente abituato all’utilizzo della posta • l’utente mittente, cioè il soggetto che che della raccomandata tradizionale: elettronica non dovrà cambiare abitudini ha l’esigenza di inviare un documento • la conoscibilità certa della casella mit- operative o installare particolari software e informatico; tente e, quindi, del titolare, mentre non potenzialmente potrà inviare o ricevere • l’utente destinatario, il soggetto al qua- è tracciato colui che spedisce una racco- raccomandate elettroniche in una qualun- le sarà destinato l’oggetto dell’invio; mandata; que ora e giorno dell’anno da un qualun- • il gestore del mittente, il soggetto con • la possibilità di legare in maniera certa que dispositivo collegato ad una rete tele- il quale il mittente mantiene un rappor- ed opponibile la trasmissione con il do- matica. to finalizzato alla disponibilità del ser- cumento trasmesso, tale possibilità è pre- L’utente che voglia utilizzare la posta elet- vizio di PEC; clusa con la raccomandata. tronica certificata potrà contare su livelli mi- • il gestore del destinatario, il soggetto nimi di servizio garantiti dalla norma ed una con il quale il destinatario mantiene un trasparenza delle offerte assicurata dalla rapporto finalizzato alla disponibilità ca e di poter essere utilizzata in qualsiasi pubblicazione in internet, da parte di ogni del servizio di PEC; contesto nel quale sia necessario avere pro- gestore, di un manuale operativo relativo al • la rete di comunicazione, che tipica- va opponibile dell’invio e della consegna servizio offerto. In tale manuale, tra l’altro, mente può essere considerata internet; di un determinato documento. La posta l’utente può trovare le caratteristiche di cia- • il documento informatico, realizzato elettronica certificata si presenta come scuna offerta e può in questo modo orien- dal mittente ed oggetto dell’invio versoD I G I T A L E un’innovazione capace di generare enormi tarsi tra le diverse proposte che, oltre al ri- il destinatario. risparmi sul piano economico nei settori spetto dei numerosissimi requisiti tecnici, Sia il mittente che il destinatario devono pubblici e privati e di semplificare i rappor- contengono servizi aggiuntivi che valorizza- disporre di un PC (o altro idoneo disposi- ti tra privati e tra costoro e la Pubblica Am- no e differenziano le singole proposte. tivo) e della connessione al proprio gesto- ministrazione. Il lettore può trovare nell’opuscolo la de- re di PEC. Di seguito si considererà il ca- La normativa, necessaria in un paese come scrizione della posta elettronica certificata, so più generale che prevede che il mitten- l’Italia dove il diritto trae fondamento da le modalità di funzionamento, le funziona- te ed il destinatario facciano riferimento una tradizione scritta (civil law), ha stabili- lità per gli utenti, alcuni suggerimenti per a due gestori diversi; le successive consi- to il formato delle ricevute e le caratteristi- l’utilizzo, gli utilizzatori di tali servizi e le derazioni valgono comunque anche nel che tecniche di funzionamento, ha inoltre caratteristiche dei gestori. caso in cui mittente e destinatario faccia-2 3
  4. 4. LA POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA D I G I T A L E no riferimento ad uno stesso gestore. Il id/password; ciò non toglie la possibilità zione comporta una notifica, al mittente, punto di partenza del processo coinvolge di adottare modalità diverse e con mag- di mancata consegna del messaggio invia- il mittente che con i propri strumenti pre- giori livelli di sicurezza quali, ad esem- to per problemi di sicurezza. dispone uno o più documenti informati- pio, le smart card. Superata la fase di ri- Il gestore destinatario, quindi, procede a de- ci; è bene ricordare che la PEC è un ser- conoscimento, il mittente, utilizzando positare il messaggio nella casella del desti- vizio di trasporto ed in quanto tale non l’interfaccia disponibile, che verosimil- natario. A conclusione di questa operazio- entra nel merito di ciò che è oggetto del mente sarà il classico client di posta elet- ne, il gestore destinatario provvede ad in- trasferimento dal mittente al destinatario. viare la ricevuta di avvenuta consegna al I N N O V A Z I O N EI N N O V A Z I O N E Quindi il mittente, con la PEC, può invia- mittente. Tale ricevuta attesta che il messag- re qualsiasi tipo di documento informati- gio inviato dal mittente è stato depositato co, ad esempio un testo, un’immagine, un nella casella del destinatario, (indirizzo te- programma e così via. avuto luogo e le relative motivazioni. lematico da questi prescelto) ed inoltre può Predisposto l’oggetto dell’invio, il mitten- Qualora i controlli, realizzati in fase di in- evidenziare anche il contenuto dell’invio te si deve far riconoscere dal sistema di vio, non rilevino criticità, il gestore mit- (una delle opzioni prevede nella ricevuta PEC del proprio gestore secondo le mo- tente provvede ad inserire, come allega- l’intero messaggio inviato). Anche in questo dalità da questi previste. Una modalità to, il messaggio preparato dal mittente ed caso la ricevuta di avvenuta consegna è fir- che potrà trovare ampia diffusione sarà ad a firmarlo digitalmente. Quest’ultima ope- mata elettronicamente dal gestore destina- esempio la classica accoppiata user- razione è finalizzata a garantire l’inalte- tario, al fine di garantire la validità giuridi- rabilità del messaggio che il mittente ha ca della stessa nei casi di utilizzo. predisposto per l’invio. Il destinatario appena ha disponibile nel- tronica o in alternativa un web browser, A questo punto, il gestore mittente prov- la sua casella il messaggio ricevuto, di predispone il messaggio di PEC e, quindi, vede ad inoltrare tramite la rete il messag- norma riceve dal sistema di posta elettro- lo invia. È bene evidenziare che il mitten- gio verso il gestore destinatario. nica una notifica dell’evento e, quindi, te opererà secondo le abituali modalità Quest’ultimo, ricevendo ciò che è stato inol- può accedere al messaggio per la lettura previste per l’invio di un messaggio di po- trato dal gestore mittente, provvede ad effet- (da notare che si tratta di una prestazione sta elettronica convenzionale. tuare una serie di verifiche finalizzate a con- dei sistemi di posta elettronica sui qualiD I G I T A L E A seguito dell’invio, il sistema di PEC del trollare la provenienza (da un gestore PEC si basa la PEC e non dei sistemi PEC). È mittente effettua una serie di controlli fi- iscritto nell’apposito elenco) e l’integrità del importante evidenziare che il sistema di nalizzati a verificare la correttezza forma- messaggio ricevuto. Questi ultimi controlli PEC, essendo un sistema di trasporto, non le del messaggio e l’assenza di virus. Nel sono finalizzati ad avere tutte le garanzie in considera la lettura del messaggio, poiché caso i controlli evidenziassero delle criti- merito alla non alterazione del messaggio è un’azione successiva al completamento cità il messaggio non verrebbe inoltrato nel suo transito tra un gestore ed un altro. del processo di trasporto del messaggio, verso il destinatario ed il mittente riceve- Fra i controlli effettuati, anche in questo coerentemente con il fatto che il messag- rebbe una ricevuta, firmata elettronica- caso si rileva l’eventuale presenza di vi- gio consegnato all’indirizzo telematico mente dal proprio gestore di PEC, conte- rus che bloccherebbero l’inoltro del mes- prescelto dal destinatario si intende nella nente l’informazione che l’invio non ha saggio verso il destinatario. Questa situa- disponibilità di quest’ultimo esattamente4 5
  5. 5. LA POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA D I G I T A L E FIGURA 2 - IL VALORE AGGIUNTO DELLA PEC RISPETTO AD ALTRI CANALI DI COMUNICAZIONE quando viene depositato nella relativa ca- I PUNTI DI FORZA E I RISPARMI VALORE AGGIUNTO DELLA PEC sella PEC che corrisponde al predetto in- DELLA PEC ✔ certezza consegna PEC ✔ valore legale E-mail dirizzo. Nelle due situazioni di invio e ri- ✔ certezza casella mittente cezione laddove il gestore rilevi la pre- La PEC per come è stata progettata è in ✔ velocità e semplicità senza di virus nel messaggio, non deve grado di garantire una serie considere- PEC ✔ valore legale Fax ✔ ubiquità trasmetterlo e deve mantenere il messag- vole di funzionalità che costituiscono gio in un apposito archivio per una dura- dei significativi vantaggi rispetto ai ser- ✔ certezza del contenuto ✔ velocità e semplicità ta di trenta mesi, così come previsto dal- vizi tradizionali oggi utilizzati. In parti- I N N O V A Z I O N E PEC ✔ tracciabilità mittente Raccomandata A/R ✔ ubiquitàI N N O V A Z I O N E le norme, al fine di poter effettuare suc- colare, per capire le potenzialità e le ✔ costi cessive verifiche circa l’evento rilevato. aree di applicazione della PEC, è oppor- ✔ velocità e semplicità Nella figura 1 è proposta una rappresen- tuno partire da un elenco dei suoi prin- PEC ✔ costi Consegna brevi manu ✔ ubiquità tazione grafica di quanto appena esposto. cipali punti di forza: FIGURA 1 - FUNZIONAMENTO DELLA PEC • certificazione dell’avvenuta consegna destinatari contemporaneamente (e ve- del messaggio nella casella di posta del rosimilmente con costi molto più bassi DOMINIO PEC DEL MITTENTE destinatario del messaggio e dei suoi rispetto a quelli della raccomandata); I gestori delle PEC eseguono contenuti; • tracciabilità della casella mittente e, MESSAGGIO i controlli su provenienza • certificazione degli allegati al messaggio; quindi, del suo titolare; ed integrità del messaggio, • possibilità di allegare al messaggio • velocità della consegna (tipica anche e “imbustano” la mail qualsiasi tipologia di informazione e/o dell’e-mail); documento in formato digitale (come • possibilità di consultazione ed uso an- RICEVUTA DI GESTORE PEC ACCETTAZIONE per l’e-mail tradizionale); che da postazioni diverse da quella del MESSAGGIO IMBUSTATO • archiviazione da parte del gestore di proprio ufficio o abitazione (basta un E CERTIFICATO tutti gli eventi, comprese le ricevute e qualsiasi dispositivo, non solo PC, con- con l’esclusione dei messaggi originari, nesso ad Internet e un normale browserD I G I T A L E per un periodo di trenta mesi; web) ed in qualunque momento, grazie GESTORE PEC • semplicità di trasmissione, inoltro, ri- alla persistenza del messaggio nella ca- produzione, archiviazione e ricerca dei sella di posta elettronica; RICEVUTA DI messaggi (punti di forza tipici anche • elevati requisiti di qualità e continuità CONSEGNA CASELLA DI POSTA MESSAGGIO dell’e-mail tradizionale); del servizio; ELETTRONICA IMBUSTATO E CERTIFICATO • economicità di trasmissione, inoltro, ri- • applicazione delle procedure atte a ga- produzione, archiviazione e facilità di rantire la privacy dei dati personali ricerca (quantomeno rispetto ad una nonché la sicurezza; DOMINIO PEC DEL RICEVENTE raccomandata tradizionale); • garanzia dell’identità del mittente (tito- • possibilità di invio multiplo, cioè a più lare della casella).6 7
  6. 6. LA POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA D I G I T A L E Si comprende, quindi, come la PEC costi- GLI AMBITI DI APPLICAZIONE FIGURA 4 - I TARGET DELLA PEC tuisca oggi un servizio che presenta indi- DEL SERVIZIO DI PEC scutibili vantaggi rispetto ai canali di co- municazione più tradizionali. Il mercato della PEC va quindi ben al di Pubblica A riguardo, nella figura 2 si riporta un là di quello oggi costituito dalla tradizio- Aziende Privati Amministrazione schema che sintetizza i principali vantag- nale Raccomandata (con o senza ricevuta gi della PEC nei confronti delle principali di ritorno). PA centrale Grandi aziende Cittadini (banche, assicurazioni, utilities) modalità di comunicazione/spedizione È infatti uno strumento in grado di inter- I N N O V A Z I O N EI N N O V A Z I O N E (e-mail tradizionale, fax, posta e conse- cettare le esigenze di una domanda signi- PA locale, EE.LL. PMI Famiglie gna brevi manu). ficativa (ancora in gran parte potenziale) L’utilizzo su larga scala del documento costituita da quanti utilizzano – per moti- Studi professionali (legali, notai, elettronico, nelle forme ad oggi regolate vi di tempi/costi/semplicità – l’e-mail tra- commercialisti, ecc.) dalla normativa, potrebbe portare ad un ri- dizionale per effettuare tutta una serie di sparmio di oltre 16 miliardi di euro, di cui comunicazioni, ma che gradirebbero (o 0,7 derivanti dalla sostituzione di racco- necessiterebbero) avere al tempo stesso Pubblica Amministrazione nali di vendita ecc., per comunicazioni mandate A/R con Posta Elettronica Certi- una certificazione della consegna del Per quanto riguarda i vantaggi per la PA, sia di tipo economico (ad esempio, l’in- ficata. messaggio, dei suoi contenuti e dell’alle- basti pensare che, secondo le stime in vio di fatture) e/o di tipo giuridico (ad I risparmi identificati sul costo comples- gato. possesso del Ministro per l’Innovazione e esempio, per invio di un contratto). Basti sivo del singolo documento, sono valu- In tal senso, la PEC costituisce uno stru- le Tecnologie, si calcola che la PEC sia in pensare alle diverse forme di comunica- tabili presumibilmente intorno al 90% mento in grado di rispondere non soltan- grado di generare per la PA un risparmio zione che oggi attivano le banche (es. in- per l’utilizzo della Posta Elettronica Cer- to alle esigenze della business community considerevole: 2 euro di spesa contro i 20 vio estratti conto), le assicurazioni o le tificata (Figura 3). e della Pubblica Amministrazione, ma an- per l’invio tradizionale di ogni comunica- utilities per la consegna di contratti e del- che a quelle dell’utente zione “raccomandata”. le utenze. FIGURA 3 - COSTO COMPLESSIVO DEI DOCUMENTI privato/cittadino e delle Come accennato i vantaggi aumentano stesse famiglie (Figura 4). considerevolmente se la PEC entra in un Il punto di vista dell’utente Raccomanda A/R PEC Nella figura 4 si riporta- flusso di gestione documentale automa- La posta elettronica certificata è ormaiD I G I T A L E no alcuni esempi concre- tizzato. Ulteriori vantaggi derivanti alla una realtà che cambierà le modalità di Affrancatura + ti di comunicazione tra i PA dall’utilizzo della PEC sono la diminu- comunicazione non solo fra le imprese, Carta 3,29 € 0,35 € + diversi target individuati zione dei contenziosi, in merito alla rice- ma anche fra queste e la Pubblica Ammi- Busta + che possono essere vei- zione e invio di documenti e la consisten- nistrazione; inoltre, anche i normali citta- Archiviazione colati attraverso la PEC. te riduzione dei tempi delle pratiche. dini avranno un notevole risparmio di Per comodità d’esposi- tempo e denaro comunicando con la Pub- Risparmio: 90% zione si distinguono tre Business community blica Amministrazione utilizzando questo casi: Pubblica Ammini- Per quanto riguarda le comunicazioni nuovo sistema, quando fino a ieri era pos- strazione, aziende e pri- B2B, le aziende possono utilizzare la PEC sibile utilizzare solo la tradizionale rac- Fonte: Elaborazioni NetConsulting su fonti varie, 2006 vati. con i propri fornitori, clienti, partner, ca- comandata A/R.8 9
  7. 7. LA POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA D I G I T A L E Qualunque cittadino o impresa oggi può le offerte tecniche e commerciali che cia- rivolgersi ad uno dei fornitori del servi- scun gestore propone, che devono essere zio (Gestori) iscritti nell’apposito elenco rese disponibili sul sito Internet dichiarato pubblico gestito dal CNIPA (Figura 5) ed nella fase di accreditamento presso il CNI- ottenere, previa sottoscrizione di un con- PA. Inoltre, ciascun Gestore è obbligato per tratto, una casella di PEC. legge a pubblicare sul proprio sito anche il I gestori di posta elettronica certificata Manuale Operativo del servizio, che de- possono essere sia aziende che Pubbliche scrive le soluzioni tecniche adottate, tra I N N O V A Z I O N EI N N O V A Z I O N E Amministrazioni, ma in entrambi i casi l’altro, per l’accesso e l’utilizzo della pro- devono aver superato con successo l’i- pria casella, oltre che per garantire i previ- struttoria di accreditamento del CNIPA, sti livelli di sicurezza nella trasmissione. che ha come scopo quello di verificare il L’offerta di ciascun Gestore di Posta Elet- possesso dei requisiti organizzativi e tec- tronica Certificata, benché debba rispettare nici, nonché di sicurezza – stabiliti dalla i livelli minimi di servizio e i requisiti im- Norma – per l’erogazione del servizio, posti dalla Norma, può variare nel detta- assimilabile a quello della posta elettro- dettagliato delle caratteristiche dei client questo al fine di garantire una qualità dei glio: l’utente può stipulare un contratto con nica tradizionale, se si esclude la produ- per l’utilizzo della PEC si rimanda alle Re- servizi offerti all’utenza coerente con il il proprio Gestore richiedendo singole ca- zione delle ricevute e la gestione dei da- gole Tecniche allegate al Decreto Ministe- dettato e lo spirito della norma. selle, un intero dominio cui fanno capo più ti di certificazione (firma dei messaggi e riale 2 novembre 2005. La scelta del gestore da utilizzare come for- caselle, oltre che ulteriori servizi non rego- delle ricevute/avvisi). Per la fruizione del Mediante il servizio di posta elettronica nitore del servizio di PEC dovrebbe essere lamentati. Dopo aver stipulato un contratto servizio si può impiegare sia un normale certificata è possibile spedire qualunque ti- fatta sia in base alle proprie esigenze sia al- con il fornitore prescelto, l’attivazione del- browser di pagine Internet, come a solo po di documento prodotto con strumenti la casella(e) di PEC avviene seguendo la titolo di esempio Internet Explorer, che informatici (anche sottoscritto con firma di- procedura definita dal fornitore e descritta uno del client di posta tra quelli diffusi gitale), tuttavia – proprio per le sue caratte- nel Manuale Operativo predetto. Dopo l’at- sul mercato. La Norma, tuttavia, impone ristiche peculiari – è preferibile utilizzarlo tivazione della casella di PEC ogni utente che i client rispettino almeno i seguenti nelle comunicazioni “ufficiali” che richie- ha a disposizione tutti i servizi, normati e requisiti: dono la certificazione delle fasi di invio eD I G I T A L E non, che il gestore mette a disposizione: • gestione del colloquio con i punti di ac- ricezione del messaggio e degli eventuali gestione completa della casella (lettura, cesso e di consegna, utilizzando canali allegati, come ad esempio l’invio di docu- cancellazione, spostamento, etc. dei di trasmissione sicuri; mentazione ad una Pubblica Amministra- messaggi), gestione delle ricevute di in- • gestione dell’autenticazione dell’uten- zione. Benché sia preferibile utilizzare il vio e ricezione opponibili a terzi in caso te sia in fase di invio che di ricezione servizio di PEC per questo tipo di comuni- di contestazione, accesso ai log delle dei messaggi; cazioni, ciò non esclude il suo impiego an- operazioni svolte in caso di smarrimento • gestione della firma elettronica appo- che per i casi in cui non sia necessario di- delle ricevute; tutto questo rispettando i sta sui messaggi e sulle ricevute, non- sporre delle certificazioni prodotte. livelli minimi di qualità del servizio sta- ché sugli eventuali avvisi. L’utente del servizio di posta elettronica biliti dalla Norma. L’utilizzo della PEC è Per un elenco completo e maggiormente certificata riceve nella propria casella, se il10 11
  8. 8. LA POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA D I G I T A L E processo di invio e ricezione va a posta certificata, l’unica ricevuta prodotta FIGURA 5 - I GESTORI buon fine, due ricevute: una di accet- dal sistema è quella di accettazione, prove- tazione da parte del proprio Gestore niente dal Gestore del mittente. Infine, qua- Ad oggi risultano accreditati i seguenti e una di avvenuta consegna da parte lora un messaggio di posta elettronica ordi- Gestori: del Gestore, del destinatario. Qualo- naria venga spedito ad un destinatario PEC • Actalis S.p.A. ra una ricevuta venga inavvertitamen- possono presentarsi due distinte situazioni: • Cedacri S.p.A. te cancellata oppure smarrita, l’uten- il messaggio non viene accettato dal Gesto- • Consiglio Nazionale del Notariato te può richiederne copia al proprio re e, quindi, non arriva al destinatario, ov- • EDS Pubblica Ammnistrazione S.p.A. I N N O V A Z I O N EI N N O V A Z I O N E Gestore, utilizzando i canali e le mo- vero il messaggio entra nel sistema PEC e • InfoCamere S.c.p.a. dalità che quest’ultimo mette a dispo- giunge al destinatario all’interno di una bu- • ITNet S.r.l. sizione. sta di anomalia (per maggiori dettagli si ri- • IT Telecom S.r.l. Questa possibilità, garantita dalla manda alle Regole tecniche allegate al De- • Postecom S.p.A. Norma, è volta alla salvaguardia del- creto Ministeriale 2 novembre 2005). I cri- • Poste Italiane S.p.A. l’utente in caso di contenzioso nel teri per la gestione della posta elettronica La versione aggiornata dell’elenco dei quale si richieda la documentazione ordinaria sono a discrezione del Gestore Gestori è disponibile presso il sito del attestante l’invio e la ricezione di un mes- stinatario, certificandone, di fatto, l’avve- (che deve, comunque, comunicarli ai pro- CNIPA all’indirizzo: www.cnipa.gov.it. saggio; tuttavia, è bene sottolineare che nuta consegna. Come ulteriore valore ag- pri utenti) il quale potrebbe decidere, ad l’archivio delle operazioni svolte (log), dal giunto rispetto alla raccomandata carta- esempio per limitare il dannoso fenomeno Il quadro normativo di riferimento quale è possibile riprodurre le ricevute, vie- cea, la PEC consente non solo di certifica- dello spam, di non accettare messaggi pro- A partire dal riferimento primario costituto ne tenuto a disposizione dal Gestore per re le fasi di invio e ricezione di un mes- venienti da domini non PEC. dall’articolo 15, comma 2, della legge 15 trenta mesi. saggio, ma, utilizzando la ricevuta di av- marzo 1997, n. 59 il quadro normativo re- La disponibilità da parte del mittente del- venuta consegna “completa” (che riporta lativo alla Posta Elettronica Certificata è co- la ricevuta di avvenuta consegna non ga- anche tutti gli eventuali allegati), si può stituito da: rantisce la lettura del messaggio da parte certificare che il contenuto ricevuto è esat- • DPR 11 febbraio 2005, n. 68, “Regola- del destinatario, è solo la certificazione tamente quello che era stato inviato. mento recante disposizioni per l’utilizzo che il messaggio spedito, eventualmente È importante sottolineare che il servizio di della posta elettronica certificata, a normaD I G I T A L E contenente allegati, è stato consegnato – Posta Elettronica Certificata è “completo”, dell’articolo 27 della legge 16 gennaio inalterato – nella casella di Posta Elettro- ovvero produce le certificazioni – a valore 2003, n. 3.” (G.U. 28 aprile 2005, n. 97); nica Certificata del destinatario. Inoltre, il legale – attestanti l’invio e la consegna di • Decreto Ministeriale 2 novembre 2005, destinatario di un messaggio di PEC non un messaggio, solo se entrambi gli interlo- “Regole tecniche per la formazione, la può negarne l’avvenuta ricezione, dal mo- cutori dispongono di caselle PEC, anche fa- trasmissione e la validazione, anche tem- mento che la ricevuta di avvenuta conse- centi capo a Gestori diversi (dovendo i vari porale, della posta elettronica certifica- gna, firmata ed inviata al mittente dal Ge- Gestori garantire l’interoperabilità dei servi- ta” (G.U. del 14 novembre 2005, n. 265); store di PEC scelto dal destinatario, ripor- zi offerti). Contrariamente, qualora da una • Circolare CNIPA CR/49 24 novembre ta la data e l’ora in cui il messaggio è sta- casella di PEC si spedisca un messaggio ad 2005, “Modalità per la presentazione to consegnato nella casella di PEC del de- un destinatario che non ha una casella di delle domande di iscrizione all’elenco12 13
  9. 9. LA POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA D I G I T A L E pubblico dei gestori di posta elettroni- tecniche gli eventuali messaggi contenenti ca certificata” (G.U. 5 dicembre 2005, virus [art. 12]; garantire dei livelli minimi di n. 283); servizio [art. 13]. • Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82 Il regolamento istituisce l’elenco pubblico (G.U. 16 maggio 2005, n. 93), anche det- dei gestori di posta elettronica certificata to “Codice dell’amministrazione digitale”. [art. 14, comma 1], definendo i requisiti Di seguito sono proposti gli elementi più che il candidato gestore deve dimostrare di significativi di ciascuna delle precedenti possedere per essere iscritto nello stesso I N N O V A Z I O N EI N N O V A Z I O N E norme. [art 14, commi 2, 3, 4, 5 e 6]. Al CNIPA, ai sensi del regolamento sono as- Il regolamento d’uso della PEC segnate le funzioni di vigilanza e controllo In particolare, introduce nuovi elementi di rappresenta uno strumento giuridico volto È il Decreto del Presidente della Repubbli- sulle attività dei gestori [art. 14, comma 13]. dettaglio relativi a: a fornire un quadro normativo coerente, ca del febbraio 2005 a stabilire i principi Infine, il regolamento stabilisce alcuni li- • obbligo per il gestore di acquisire la cer- omogeneo ed unitario all’applicazione del- che regolamentano l’uso della Posta Elettro- miti di utilizzo delle caselle di posta elet- tificazione ISO 9001:2000 [art. 20]; le nuove tecnologie nella PA. nica Certificata. Il cuore del regolamento è tronica certificata rilasciate dalle PA ai pri- • definizione dei requisiti organizzativi dei Il Codice, relativamente alla posta elettro- nella seguente disposizione “il documento vati [art. 16, comma 2]. gestori [art. 21/22/23]. nica certificata, prevede: informatico trasmesso per via telematica si Si tratta di un documento di contenuto mol- • il diritto all’uso delle tecnologie [art. 3]; intende spedito dal mittente se inviato al Le regole tecniche della PEC to tecnico, che definisce le modalità di fun- • indicazioni circa l’utilizzo della posta proprio gestore, e si intende consegnato al Il Decreto Ministeriale approfondisce parte zionamento del sistema informatico che elettronica certificata per la PA [art. 6]; destinatario se reso disponibile all’indirizzo dei contenuti proposti dal DPR e prevede realizza la posta elettronica certificata. • l’obbligo di istituire almeno una casella elettronico da questi dichiarato, nella casel- come allegato l’insieme dei requisiti tecni- di posta elettronica certificata [art. 47]; la di posta elettronica del destinatario mes- co/funzionali necessari alla realizzazione Contenuti della circolare CNIPA • l’utilizzo della posta elettronica certifica- sa a disposizione dal gestore”. di una piattaforma software per l’erogazio- La circolare fornisce elementi di dettaglio ta nei casi per i quali è necessaria l’evi- Altri contenuti significativi del regolamen- ne del servizio. per la presentazione della domanda di denza dell’avvenuto invio e ricezione di to riguardano la definizione dei soggetti del iscrizione all’elenco pubblico dei gestori di un documento informatico [art.48]. servizio [art. 2] che sono il mittente, il de- posta elettronica certificata.D I G I T A L E stinatario ed il gestore. In particolare, la documentazione richiesta L’utilizzo della PEC ed il mercato di riferi- Questi ultimi hanno tra l’altro gli obblighi è relativa ai seguenti ambiti: mento di: garantire l’interoperabiltà dei servizi of- • societario; I possibili impieghi della PEC vanno oltre ferti [art. 5, comma 2]; l’inalterabilità dei do- • economico-patrimoniale; la sostituzione o integrazione della tradi- cumenti trasmessi [art. 11, comma 1]; di te- • organizzativo; zionale raccomandata con uno strumento nere traccia delle operazioni svolte, in un • tecnico-operativo/sicurezza. certamente più efficiente e anche meno apposito log, per una durata di trenta mesi costoso: d’altro canto, come sempre ac- garantendone la riservatezza, la sicurezza, Contenuti del Codice della Amministrazio- cade quando si parla di innovazioni tec- l’integrità e l’inalterabilità [art. 11, comma 2 ne Digitale nologiche, sarà il mercato stesso a scopri- e 3]; individuare e gestire secondo le regole Il Codice della Amministrazione Digitale re progressivamente forme d’uso che og-14 15
  10. 10. I N N O V A Z I O N E gi non è facile prevedere in modo com- utenza molto variegata per tipologie e grado pleto. di utilizzo. Condizione necessaria affinché la PEC diven- ti effettivamente uno strumento in grado di Comunicazioni del cittadino/famiglia migliorare il sistema è che le caselle di PEC Anche il singolo cittadino può essere in- raggiungano, in tempi relativamente brevi, teressato ad attivare una propria casella una penetrazione molto elevata presso i di- di posta certificata in quanto, come più versi target. Se tale ipotesi è sicuramente rea- volte evidenziato, facilita, velocizza e lizzabile quando consideriamo le aziende, rende meno costosa le comunicazioni nei mondo tradizionalmente più rapido nell’in- confronti della PA, ad esempio per la ri- trodurre strumenti innovativi, più lenta sarà chiesta di certificati, la contestazione del- la penetrazione del servizio presso le ammi- le multe, ed in generale la gestione dei nistrazioni e soprattutto presso l’utenza pri- rapporti con le aziende erogatrici di ser-D I G I T A L E vata, intesa come singolo cittadino. Occorre vizi (banche, assicurazioni e utilities): si inoltre aggiungere che la PEC si presta ad es- pensi, ad esempio, al caso di contenzio- sere introdotta in processi automatizzati evi- si, invio di reclami/contestazioni, ecc. tando, qualora l’automazione dei flussi do- La possibilità inoltre di avere a disposizione, cumentali sia già presente nei back office stando nella propria casa o perfino in vacan- delle organizzazioni, l’interruzione del pro- za, uno strumento in grado di effettuare e ri- cesso per effettuare la trasmissione di docu- cevere comunicazioni a valore legale di menti. La crescita, quindi, della posta certifi- qualsiasi tipo con qualunque file digitale al- cata dipende anche dalla capacità dei gesto- legato consente un notevole livello di indi- ri ad interpretare i bisogni differenti di una pendenza e libertà di movimento.16
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