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La conservazione a norma dei documenti
 

La conservazione a norma dei documenti

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    La conservazione a norma dei documenti La conservazione a norma dei documenti Presentation Transcript

    • I N N O V A Z I O N E D I G I T A L E Progetto grafico: PRC Roma IMPRESE X INNOVAZIONE La conservazione a norma dei documenti I N N O V A Z I O N E Questa guida è stata realizzata grazie al contributo di Intesa Spa e IBM Group. Le guide di questa collana sono supervisionate da un gruppo di esperti di imprese e associazioni del sistema Confindustria, partner del Progetto IxI: Between SpA, Confindustria Servizi Innovativi e Tecnolgici,D I G I T A L E Eds Italia, Gruppo Spee, Hewlett Packard Italiana, Microsoft, Telecom Italia SpA. Suggerimenti per migliorare l’utilità di queste guide e per indicare altri argomenti da approfondire sono più che benvenuti: toolkit@confindustria.it www.confindustriaxi.it
    • D I G I T A L ELA CONSERVAZIONE A NORMA DEI DOCUMENTISCENARIO DI MERCATO CNIPA (Centro Nazionale per Informatica nella Pubblica Amministrazione), si stimaUna delle principali sfide delle imprese og- che la gestione documentale valga oltre ilgi sta nel dover gestire grandi quantità di 2% del PIL; nel corso del 2004 il settoredocumenti, rendendo disponibili a tutti gli pubblico ha prodotto per le sole Ammini-attori aziendali, dai dipendenti ai partner, strazioni Centrali quasi 110 milioni di do- I N N O V A Z I O N Edai fornitori ai clienti, informazioni corrette cumenti, che hanno dato origine a 160 mi-e aggiornate in tempi brevi. lioni di registrazioni di protocollo e 147 mi-Da circa vent’anni, i documenti elettronici lioni di documenti archiviati. Il costo stima-sono utilizzati nelle aziende principalmen- to di gestione, comprendente la trasmissio-te per produrre la documentazione ammi- ne, la protocollazione, le copie e lo stoc-nistrativa interna, tecnica e commerciale, caggio per conservazione dei documentimentre i documenti con valore legale e fi- nelle PAC è superiore a 3 miliardi di euro.scale vengono prevalentemente stampati e Le stime relative alle Pubbliche Amministra-conservati su carta. zioni Locali, anch’esse limitate ai soli do-La gestione documentale tradizionale basa- cumenti protocollati, sono non inferiori ata su processi manuali causa inefficienze in 1,5 miliardi di euro.tutte le fasi del ciclo di vita del documento. Nel settore privato, le casistiche più studia-Come riportato nel ‘Libro Bianco sulla de- te si riferiscono alla gestione delle fatture:materializzazione della documentazione in Italia ne vengono emesse 2,8 miliardi al-amministrativa’, pubblicato nel 2006 dal l’anno (Relazione Cnel 2005), di cui quasi la metà destinate ad aziende. Il costo della gestione di ciascuna fattura, tra emissione e ricezione, è stimato in non meno di 7 euro; pertanto il valore complessivo sfiora i 10 miliardi di euro. La dematerializzazione del solo 10% dei documenti (cioè il loro riversamento su sup- porti digitali) potrebbe generare un rispar- mio di 3 miliardi di euro all’anno. Gli avanzamenti tecnologici e la definizio- ne di una normativa completa, per la quale l’Italia si colloca all’avanguardia in Europa, costituiscono una nuova grande opportuni- 1
    • LA CONSERVAZIONE A NORMA DEI DOCUMENTI D I G I T A L E tà anche per le piccole e medie imprese: LA CONSERVAZIONE per vincere la sfida, le aziende possono ora SOSTITUTIVA recuperare efficienza, adottando un sistema di gestione e conservazione elettronica dei La conservazione sostitutiva o a norma è un documenti, in tempi brevi e a costi ridotti. sistema che consente di generare e mante- A partire dall’anno 2004, una serie di nor- nere un archivio elettronico di documenti, mative ha dato il via alla possibilità di de- validi ai fini legali o fiscali, che conservano materializzare i documenti cartacei, in- la propria validità probatoria anche quan- I N N O V A Z I O N EI N N O V A Z I O N E clusi quelli validi ai fini legali e fiscali, do gli originali (cartacei o creati in digitale) consentendo, ad esempio, l’utilizzo della vengono distrutti. fattura elettronica e la conservazione dei Per ciò che concerne il tema dell’archivia- documenti amministrativi in maniera di- zione, bisogna distinguere due macro aree: gitale. • L’archiviazione digitale: si tratta del pro- Normativa di riferimento della sua conservazione. • Circolare Agenzia delle Entrate n°36/E del • Decreto PCM del 13 gennaio 2004 - Regole 6/12/2006 - Aggiornamento del Decreto Ministeriale cesso di memorizzazione, su qualsiasi Documenti informatici sottoscritti tecniche per la formazione, la trasmissione, la 23/1/2004. Autorizzazione a conservare i documenti supporto idoneo, di documenti digitali, Si tratta di documenti emessi in formato conservazione, la duplicazione, la riproduzione e la validi ai fini fiscali su supporto elettronico o digitale, anche informatici, identificati in maniera elettronico (quali ad esempio la fattura elet- validazione, anche temporale, dei documenti informatici. sostituendo l’obbligo della sola conservazione su univoca mediante un codice di riferimen- tronica), che seguono processi di trasmis- • Decreto Ministero Economia e Finanze del supporto cartaceo. Le imprese interessate alla to. Questo processo è antecedente a quel- sione e di acquisizione elettronica. I docu- dematerializzazione della documentazione fiscale lo della conservazione. menti informatici rilevanti ai fini tributari : 23/1/2004 - Modalità di assolvimento degli obblighi possono quindi scegliere di continuare a conservare nelle • La conservazione digitale: è il processo • hanno la forma di documenti statici non fiscali relativi ai supporti informatici e alla loro effettuato secondo le modalità previste modificabili; riproduzione in diversi tipi di supporto. modalità tradizionali le fatture emesse e/o ricevute nel dalla Deliberazione 42/2001, finalizzato • sono emessi con l’apposizione della fir- • Decreto Legislativo n°52 del 20/2/2004 - formato analogico e iniziare con la conservazione in a rendere non deteriorabile (e quindi dispo- ma digitale e del riferimento temporale;D I G I T A L E Attuazione della direttiva 2001/115/CE, che semplifica e modalità informatica di quelle elettroniche (attive e/o nibile nel tempo), in tutta la sua integrità • sono resi leggibili e disponibili su suppor- armonizza le modalità di fatturazione in materia di IVA. passive), attraverso una numerazione progressiva e con e autenticità, un documento. Viene sem- to cartaceo e informatico. • Deliberazione CNIPA n°11/2004 - Regole tecniche l’annotazione in registri sezionali. pre generato da documenti digitali, op- Per sua stessa natura, il documento informa- per la riproduzione e conservazione di documenti su • Risoluzione Agenzia delle Entrate N. 161/E del portunamente differenziati per la loro ti- tico, essendo ‘fatto’ di bit, non è soggetto a supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei 9/7/2007 pologia d’origine (digitali, analogici unici una distinzione fra copia e originale. Le mo- documenti agli originali. • Risoluzione Agenzia delle Entrate N. 14/E del e non unici). dalità di conservazione dei documenti infor- • Circolare Agenzia delle Entrate n°45 del 21/1/2008 - Interpretazioni della norma sulla base I documenti oggetto dei processi di archi- matici rilevanti ai fini tributari sono regola- 19/10/2005 – Chiarimenti in merito alle modalità di di specifici interpelli, divenute parte integranti della viazione e conservazione possono essere mentate dal D.M. EF 23 gennaio 2004 e dal- emissione, invio e ricezione della fattura elettronica e normativa stessa. Documenti informatici, Documenti analo- la Deliberazione CNIPA n°11/2004. I docu- gici originali unici e non unici. menti informatici da conservare, con validità2 3
    • LA CONSERVAZIONE A NORMA DEI DOCUMENTI D I G I T A L E legale, presentano le seguenti caratteristiche: nali, formati in origine su supporto cartaceo Possiamo quindi ritenere molto limitati i casi • Integrità: garanzia che il documento non è o su altro supporto non informatico, sosti- in cui dovrà essere necessaria l’autentica del stato manomesso dopo la sottoscrizione. tuiscono ad ogni effetto di legge gli origina- Pubblico Ufficiale, che dovrà intervenire uni- • Autenticità: garanzia dell’identità di chi li da cui sono tratte se la loro conformità al- camente per alcuni documenti che saranno firma. l’originale è assicurata da chi lo detiene me- individuati con altro decreto del Presidente • Non ripudio: l’autore non può disconosce- diante l’utilizzo della propria firma digitale del Consiglio, quindi i documenti analogici re il documento firmato. e nel rispetto delle regole tecniche di cui al- unici citati nel seguito sono da intendersi a • Valore legale: il documento elettronico l’articolo 71. titolo di esempio e potranno variare a segui- I N N O V A Z I O N E sottoscritto digitalmente ha lo stesso va- 5. Con decreto del Presidente del Consiglio to dell’emanazione di tale decreto. lore legale di un documento cartaceo sot- dei Ministri possono essere individuate parti- toscritto con firma autografa. colari tipologie di documenti analogici origi- Quali documenti si possono conservareI N N O V A Z I O N E Un documento firmato digitalmente ha so- nali unici per le quali, in ragione di esigenze Nell’ambito delle aziende, la conservazio- litamente un’estensione .p7m di natura pubblicistica, permane l’obbligo ne sostitutiva può essere applicata sia alle ‘mittente’, che ha l’obbligo di conservarne della conservazione dell’originale analogico fatture che a tutti gli altri documenti con va- Documenti analogici originali unici copia, e ricevuti da un soggetto ‘destinata- oppure, in caso di conservazione ottica so- lore legale o contrattuale quali: i libri fisca- e non unici rio’, che è tenuto a conservare il documen- stitutiva, la loro conformità all’originale de- li, (libro giornale, libro magazzino, registri Il documento analogico viene comunemen- to stesso come originale. ve essere autenticata da un notaio o da altro Iva), i documenti di trasporto, il libro Uni- te distinto in “originale” e in “copia”. La copia di un documento analogico unico pubblico ufficiale a ciò autorizzato, con di- co del lavoro, le pratiche di leasing, gli Sia CNIPA che il D.M. 23 gennaio 2004 ne (ad esempio assegni bancari o polizze au- chiarazione da questi firmata digitalmente ed estratti conto e altri documenti bancari, danno ulteriore definizione : tografe), affinché sia valida da esibire ai fini allegata al documento informatico. ecc... • il “documento analogico” si distingue in tributari e fiscali, deve essere autenticata da originale e copia ed è formato utilizzan- un pubblico ufficiale. DOCUMENTI ANALOGICI ORIGINALI DOCUMENTI ANALOGICI ORIGINALI DOCUMENTI INFORMATICI RILEVANTI NON UNICI UNICI AI FINI TRIBUTARI do una grandezza fisica che assume va- È importante evidenziare come il decreto • Fatture • Libri sociali di cui all’art. 2421: • Fatture elettroniche lori continui, come le tracce su carta, le legge anti-crisi (articolo 16, comma 12 del • Ricevute fiscali libro dei soci, libro delle • Libro Unico del lavoro immagini su film, le magnetizzazioni su Dl 185/2008) riduca notevolmente le ipo- • Documenti di trasporto obbligazioni, libro delle adunanze • Libro giornale e libro degli inventari nastro; tesi in cui è necessario l’intervento del pub- • Libri (art. 2214 c.c.) e delle deliberazioni del Cda, ecc. • Scritture ausiliare contenenti elementi • il “documento analogico originale” è un blico ufficiale o del notaio per trasformareD I G I T A L E • Contratti patrimoniali e reddituali. documento analogico che può essere uni- a tutti gli effetti di legge un documento ana- • Titoli di credito (assegni, cambiali) • Scritture ausiliare di magazzino. co e non unico se, in questo secondo ca- logico originale in uno informatico. • Registro dei beni ammortizzabili. so, sia possibile risalire al suo contenuto Ecco di seguito il testo esatto. • Bilancio d’esercizio composto da stato attraverso altre scritture o documenti di I commi 4 e 5 dell’articolo 23 del decreto patrimoniale, conto economico e nota cui sia obbligatoria la conservazione, an- legislativo 7 marzo 2005, n. 82, recante integrativa. che in possesso di terzi. “Codice dell’amministrazione digitale”, so- • Registri prescritti ai fini Iva (registro I documenti analogici non unici, quali, ad no sostituiti dai seguenti: degli acquisti, registro dei corrispettivi, esempio, fatture cartacee, registri Iva o gior- 4. Le copie su supporto informatico di qual- registro delle fatture emesse). nali bollati, vengono emessi da un soggetto siasi tipologia di documenti analogici origi-4 5
    • LA CONSERVAZIONE A NORMA DEI DOCUMENTI D I G I T A L E I BENEFICI PER LE AZIENDE processo di conservazione: un ulteriore tuale conversione in formato statico non vantaggio, che evita alle imprese di doversi modificabile (es. PDF); La gestione in ambiente informatico della dotare internamente di personale, processi • apposizione della firma digitale e della mole di documentazione che quotidiana- e strutture costantemente aggiornate, affi- marca temporale da parte del responsabi- mente le imprese producono offre grandi dando, invece, la gestione del processo ad le della conservazione; prospettive in termini di efficienza, effica- una terza parte fidata, dotata delle caratte- • esecuzione del collaudo e di eventuali in- I N N O V A Z I O N E cia e trasparenza e permette di abbattere gli ristiche per erogare i servizi richiesti dalla terventi correttivi; sprechi e di moltiplicare i risparmi. normativa (es. autorizzazione ad erogare fir- • archiviazione del documento conservato;I N N O V A Z I O N E Il quadro normativo alla base dei processi ma digitale e marca temporale come Certi- • trasferimento dei documenti su supporti amministrativi totalmente digitali è sostan- fication Authority). ottici di memorizzazione (CD, DVD), se zialmente completo; le tecnologie per la re- La terza parte fidata, responsabile della con- richiesto; dazione, firma, protocollazione, trasmissio- servazione in outsourcing, segue il seguen- • adempimenti fiscali periodici (es. genera- ne e archiviazione dei documenti informa- te processo (fig. 1): zione impronta annuale); tici sono adeguate; esistono già numerosi • definizione dell’archivio sostitutivo; • collaudo periodico dell’archivio sostitutivo. esempi che testimoniano il successo delle • drastica riduzione dei costi relativi alla • ricezione da parte del cliente del flusso Ai vantaggi già evidenziati, si aggiunge la applicazioni. sicurezza della conservazione dei docu- dei documenti da sottoporre al processo possibilità di un costante adeguamento alle I vantaggi sono evidenti: menti; di conservazione a norma nei vari forma- evoluzioni tecnologiche e normative, garan- • eliminazione dei costi di stampa; • miglioramento della qualità e della dispo- ti (analogici, informatici); tito dal Responsabile della Conservazione, • eliminazione del tempo destinato all’ar- nibilità delle informazioni. • acquisizione e memorizzazione dell’im- che si occupa inoltre di espletare le pratiche chiviazione e alle successive ricerche; La normativa consente inoltre alle aziende magine per i documenti analogici, even- periodiche con l’Agenzia delle Entrate. • recupero degli spazi destinati agli archivi; di delegare, completamente o in parte, il FIGURA 2 - SCHEMA DEL PROCESSO DI CONSERVAZIONE A NORMA - RUOLI E ATTIVITÀ FIGURA 1 - SCHEMA DEL PROCESSO DI CONSERVAZIONE PUBBLICO UFFICIALE Responsabile Documenti Conversione in pdf Firma del documento Controllo del documento per doc. analogici unici conservazione e riversamenti sostitutiviD I G I T A L E Riversamenti Conservazione diretti/sostitutivi sostitutiva Esibizione Sistema Informativo Cliente Marca temporale Masterizzazione Archiviazione Memorizzazione elettronica Documento analogico Documento consultabile su PC non unico Documento analogico Documento unico informatico sottoscritto Fatture cartacee Backup INTESA Fatture telematiche Polizze autografe Fattura elettronica Archivio cartaceo Registro IVA Libro sociale (art. 2421 c.c.) Libro Unico del lavoro Ricevute fiscali Contratti Giornale bollato Titoli di credito (assegni, Archivio digitale Libri di cui all’art.2214 cambiali) c.c. (es. libro giornale)6 7
    • LA CONSERVAZIONE A NORMA DEI DOCUMENTI D I G I T A L E IL PROCESSO non deteriorabile (e, quindi, disponibile nel tempo), in tutta la sua integrità ed autenti- DI CONSERVAZIONE cità, un documento. Il processo di conservazione, in generale, è finalizzato a rendere un documento (sia in- Riversamento sostitutivo formatico che analogico) non deteriorabile Prevede il trasferimento di uno o più docu- e, quindi, disponibile nel tempo in tutta la menti conservati da un supporto di memo- sua integrità e autenticità. rizzazione ad un altro. Se non altera la rap- I N N O V A Z I O N EI N N O V A Z I O N E Di seguito uno schema logico dei processi e termina con la sottoscrizione elettronica di acquisizione ottica, ai sistemi di posta presentazione digitale dei documenti, si de- di archiviazione e conservazione, da cui si (firma digitale) e l’apposizione della marca elettronica, ai fax server, ecc.) finisce ‘diretto’, altrimenti viene definito ‘so- evidenziano 5 fasi di trattamento del docu- temporale da parte del responsabile della stitutivo’. Il riversamento ‘diretto’ è parago- mento: memorizzazione, archiviazione conservazione. Dopo questa operazione, Archiviazione elettronica nabile al backup di un file, mentre quello ‘so- elettronica, conservazione sostitutiva, river- non è più necessario conservare la copia Si tratta del processo di memorizzazione, stitutivo’ consente l’aggiornamento tecnolo- samento sostitutivo, esibizione. cartacea del documento. su qualsiasi supporto idoneo, di documenti gico dell’archivio, quando non sia possibile Il processo di conservazione avviene me- La conservazione deve essere effettuata con digitali, anche informatici, univocamente o conveniente conservare il formato della diante le modalità di memorizzazione su cadenza almeno quindicinale per le fatture identificati mediante un codice di riferimen- rappresentazione digitale dei documenti. supporto leggibile nel tempo di un docu- elettroniche e annuale per i restanti docu- to (e, quindi, presenti in un sistema di ge- mento in un formato statico e non modifi- menti. Il processo può essere affidato, tutto stione documentale). Esibizione cabile (come da Delibera CNIPA 11/2004) o in parte, ad altri soggetti (pubblici o pri- L’esibizione è l’operazione che consente di vati), che sono tenuti ad osservare quanto Conservazione sostitutiva rintracciare, leggere, visualizzare (eventual- Il processo di conservazione elettronica (...) prende previsto dalla normativa in vigore e dalle È il processo di conservazione digitale ef- mente anche per via telematica) un docu- avvio con la memorizzazione, su supporti ottici o altri sue evoluzioni. Il processo di conservazio- fettuato con le modalità previste dalla Deli- mento conservato e di ottenere l’eventuale ne può essere limitato a una o più tipologie berazione 42/2001, finalizzato a rendere copia su supporto cartaceo. idonei supporti, dei documenti ed eventualmente anche di documenti e scritture analogici, purché delle loro impronte (...) (nei casi di documenti sia assicurato l’ordine cronologico e non vi FIGURA 3 - CONSERVAZIONE DI UN DOCUMENTO INFORMATICO informatici) o della relativa immagine (nei casi di sia soluzione di continuità per ogni perio-D I G I T A L E Marca temporale documenti analogici) e termina, in entrambi i casi, con + firma digitale do di imposta. l’apposizione della sottoscrizione elettronica e della marca temporale sull’insieme dei documenti o su Documento Archiviazione Conservazione informatico sottoscritto elettronica sostitutiva un’evidenza informatica (ossia, una sequenza di bit LE FASI DEL PROCESSO oggetto di elaborazione informatica) contenente DI CONSERVAZIONE Riversamento l’impronta o le impronte dei documenti o di insiemi di Esibizione sostitutivo essi (articoli 3, comma 2 e 4 del decreto). Memorizzazione Decreto Ministeriale 23 gennaio 2004 (Roma, 6 È il processo di acquisizione del documen- Responsabile Pubblico dicembre 2006) to, dipendente dal supporto originale di par- conservazione Ufficiale tenza del documento stesso (dai dispositivi8 9
    • LA CONSERVAZIONE A NORMA DEI DOCUMENTI D I G I T A L E GLI ATTORI DEL PROCESSO: supporti ottici e gestisce le procedure di al processo di conservazione sostitutiva sicurezza e di tracciabilità che ne garan- e delle copie di sicurezza dei supporti di IL RESPONSABILE tiscono la corretta conservazione, anche memorizzazione; DELLA CONSERVAZIONE per consentire l’esibizione di ciascun do- 6. richiedere la presenza di un pubblico uf- cumento conservato; ficiale, nei casi in cui sia previsto il suo La procedura di conservazione termina con 2. gestire il sistema nel suo complesso e ga- intervento; l’apposizione, da parte del responsabile rantire l’accesso alle informazioni, archi- 7. definire e documentare le procedure da I N N O V A Z I O N E della conservazione, della firma elettronica viando e rendendo disponibili, relativa- rispettare per l’apposizione della marcaI N N O V A Z I O N E qualificata (sottoscrizione elettronica) e del- mente ad ogni supporto di memorizza- temporale; la marca temporale sul documento o sul- zione, le seguenti informazioni: descri- l’insieme dei documenti, “ovvero su un’e- zione del contenuto dell’insieme dei do- videnza informatica contenente l’impronta cumenti; estremi identificativi del re- o le impronte dei documenti o di insieme sponsabile della conservazione; estremi di essi” (articolo 3, comma 2 del decreto). identificativi delle persone eventualmen- Il procedimento di conservazione sostituti- 1. attestare il corretto svolgimento del pro- te delegate dal responsabile della conser- va può essere affidato, in tutto o in parte, cesso di conservazione. vazione, con indicazione dei compiti ad ad altri soggetti, pubblici o privati, i quali Il responsabile definisce le caratteristiche esse assegnati; indicazione delle copie di sono tenuti ad osservare quanto previsto e i requisiti del sistema di conservazione sicurezza; dalla deliberazione (CNIPA 11/2004 art. 5, in funzione della tipologia dei documen- 3. verificare la corretta funzionalità del si- comma 3). ti (analogici o informatici) da conserva- stema e dei programmi utilizzati; Il Responsabile della conservazione ha il re, della quale tiene evidenza. Organiz- 4. adottare le misure necessarie per la sicu- compito di svolgere le seguenti attività: za conseguentemente il contenuto dei rezza fisica e logica del sistema preposto FIGURA 4 - CONSERVAZIONE DI UN DOCUMENTO ANALOGICO NON UNICO FIGURA 5 - CONSERVAZIONE DI UN DOCUMENTO ANALOGICO UNICO Marca temporale Marca temporale + firma digitaleD I G I T A L E + firma digitale + Pubblico Ufficiale Documento analogico Archiviazione Conservazione Documento analogico Archiviazione Conservazione Memorizzazione Memorizzazione non unico elettronica sostitutiva unico elettronica sostitutiva Riversamento Riversamento Esibizione Esibizione sostitutivo sostitutivo Responsabile Responsabile conservazione Pubblico Ufficiale conservazione Pubblico Ufficiale10 11
    • LA CONSERVAZIONE A NORMA DEI DOCUMENTI I N N O VA Z I O N E D I G I TA L E copie dei documenti di cui ha in deposito vazione, la relativa sottoscrizione elettroni- gli originali. ca e la marca temporale. Mediante un prov- vedimento in via di definizione, le Agenzie fiscali indicheranno gli ulteriori dati da co- LA COMUNICAZIONE municare unitamente a quelli precedenti e, ALLE AGENZIE FISCALI di fatto, stabiliranno le regole di creazione Entro il mese successivo alla scadenza dei dell’impronta e le modalità di consegna. termini per la presentazione delle dichiara- Le Agenzie stesse renderanno disponibileI N N O V A Z I O N E zioni tributarie, deve essere trasmessa alle per via telematica la ricevuta della comuni- competenti Agenzie fiscali l’impronta del- cazione effettuata e il relativo numero di l’archivio informatico oggetto della conser- protocollo. FIGURA 6 - CONSERVAZIONE A NORMA DELLE FATTURE Flusso delle attività di fatturazione elettronica e conservazione a norma dei documenti Conversione Apposizione firma Emissione fattura Conservazione Adempimenti Ciclo attivo formato fattura digitale e riferimento e notifica a norma di legge fiscali ed esibizione (EIP) temporale Verifica fattura Acquisizione Conservazione Adempimenti Ciclo passivo e integrazione fattura a norma di legge* fiscali ed esibizione (EIA) contabile 8. verificare periodicamente, con cadenza processo di riversamento sostitutivo ha per non superiore ai cinque anni, l’effettiva oggetto un documento informatico sotto- EIP: Electronic Invoice Presentment * Obbligatorio solo per fattura elettronica leggibilità dei documenti conservati, scritto (art.10, commi 2, 3), è prevista l’ul- EIA: Electronic Invoice Acquisition provvedendo (se necessario) al riversa- teriore apposizione del riferimento tempo- mento diretto o sostitutivo del contenuto rale e la sottoscrizione elettronica da parte FIGURA 7 - CONSERVAZIONE A NORMA DI SCRITTURE E REGISTRAZIONI CONTABILI dei supporti. del Pubblico Ufficiale”.D I G I T A L E CLIENTE RESPONSABILE CONSERVAZIONE Il Pubblico Ufficiale attesta la conformità di quanto memorizzato al documento di ori- Libro giornale Spool 1. Acquisizione documento GLI ATTORI DEL PROCESSO: gine; di conseguenza, deve obbligatoria- Registro IVA Acquisti/Vendite Registro IVA Acquisti/Vendite CEE TXT PDF 2. Normalizzazione (vs. PDF+indici) 3. Messa in conservazione IL PUBBLICO UFFICIALE mente partecipare al processo di: Mastro contabile Registro Liquidazione IVA 4. Creazione supporto INDICI 1. conservazione elettronica di documenti Giornale magazzino Anno, Valorizzazione magazzino Periodo, È una figura indispensabile per ultimare il analogici originali unici; Registro tentata vendita Tipo Bilancio processo di conservazione dei documenti 2. riversamento sostitutivo dei documenti. Bilancio CEE Libro cespiti analogici originali unici, nonché per effet- Hanno il ruolo di ‘Pubblico Ufficiale’ il no- Frontespizio INTRA CEE tuare il riversamento sostitutivo come indi- taio, il cancelliere, il segretario comunale e cato ai sensi dell’articolo 3, comma 2 “se il il funzionario incaricato ad autenticare le12 13
    • LA CONSERVAZIONE A NORMA DEI DOCUMENTI D I G I T A L E Emilia Romagna, in Veneto, in Friuli Vene- zia Giulia e in Liguria. La leadership del Gruppo è confermata dalla costante cresci- ta degli ultimi anni: • oltre 8.000 dipendenti; • 61 ipermercati in Italia, 44 gallerie com- merciali con più di 800 negozi; • un giro di affari di 1.800 milioni di euro I N N O V A Z I O N EI N N O V A Z I O N E circa. Nell’ottica di costante rinnovamento e mi- glioramento dell’efficienza aziendale, BEN- NET aveva espresso l’esigenza di: CASE HISTORY: • gestire in modo elettronico i documenti aziendali (ciclo attivo, ciclo passivo), or- LA CONSERVAZIONE ganizzandoli secondo un flusso che ne A NORMA DI BENNET consentisse la consultazione semplice ed immediata da parte di tutte le funzioni Il Gruppo BENNET rappresenta uno degli aziendali; La soluzione adottata da BENNET ha previ- L’adozione della soluzione di conservazio- operatori più importanti nell’ambito della • archiviare e conservare a norma di legge sto l’adozione di un sistema di gestione elet- ne a norma ha portato a BENNET i seguenti grande distribuzione organizzata del Nord la documentazione valida ai fini fiscali, tronica dei documenti, basato su una piat- benefici: Italia. Nasce nel 1964 a Como e dopo aver creando un collegamento fra i documenti taforma software installata presso la propria • abbattimento dei costi di stampa e di ar- consolidato la sua presenza in maniera for- archiviati elettronicamente e il sistema ge- sede e l’affidamento in outsourcing della chiviazione dei documenti; te in Lombardia, si espande in Piemonte, in stionale. conservazione a norma dei documenti a • integrazione ciclo passivo con erp azien- una terza parte fidata, che gestisce l’archi- dale; FIGURA 8 - IL PROGETTO BENNET: CONSERVAZIONE A NORMA, ARCHITETTURA LOGICA viazione interfacciandola con il sistema ge- • costante adeguamento alle evoluzioni stionale aziendale. Il progetto ha previsto: tecnologiche e normative, garantito dalD I G I T A L E Fatture clienti • L’installazione della piattaforma di Ge- Responsabile della Conservazione in out- Libri contabili stione Documentale. sourcing; Ricezione Conservazione SISTEMA a norma • La definizione della tipologia di docu- • costi dipendenti dai volumi gestiti e dalla PDF/TIFF documenti GESTIONALE BENNET menti e dei flussi documentali. loro dinamica di crescita/riduzione; Fatture fornitori • L’interfacciamento della piattaforma di • tempi di realizzazione ridotti. Bolle fornitori Generazione supporti SAL/Fogli di lavoro ottici Gestione Documentale con il servizio di Conservazione a norma. La case history di BENNET è tratta dal libro • La formazione del personale tecnico e de- “Dematerializzazione dei documenti con- Invio supporti ottici a BENNET gli utenti del sistema. tabili e fiscali” di F. Campomori, edito da Il • L’avvio in esercizio della soluzione. Sole 24 Ore (2006).14 15
    • GLOSSARIO attraverso un processo di elaborazione elet- tronica, di cui sia identificabile l’origine. Archiviazione digitale (rif. Deliberazione AIPA n.42/2001) Processo di memorizzazione, su un qual- siasi idoneo supporto, di documenti digita- Documento informatico li, anche informatici, univocamente identi- Documento digitale sottoscritto con firma ficati mediante un codice di riferimento, an- digitale ai sensi dell’articolo 8 del Testo uni- tecedente all’eventuale processo di conser- co approvato con decreto del PresidenteI N N O V A Z I O N E vazione. della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 (rif. Deliberazione AIPA n.42/2001) e del decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 8 febbraio 1999 e successive Documento analogico modificazioni. Documento formato utilizzando una gran- (rif. Deliberazione AIPA n.42/2001) dezza fisica che assume valori continui, co- me le tracce su carta (esempio: documenti Esibizione cartacei), come le immagini su film (esem- Operazione che consente di visualizzare un pio: pellicole mediche, microfiche, micro- documento conservato e di ottenerne copia film), come le magnetizzazioni su nastro (rif. Deliberazione AIPA n.42/2001) (esempio: cassette e nastri magnetici audio e video). Si distingue in documento origi- Riversamento diretto nale e copia. Processo che trasferisce uno o più documen- (rif. Deliberazione AIPA n.42/2001) ti conservati da un supporto ottico di memo- rizzazione ad un altro, non alterando la loro Documento analogico originale rappresentazione digitale. Per tale processo Documento analogico che può essere uni- non sono previste particolari modalità. co oppure non unico se, in questo secondo (rif. Deliberazione AIPA n.42/2001)D I G I T A L E caso, sia possibile risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui Riversamento sostitutivo sia obbligatoria la conservazione, anche in Processo che trasferisce uno o più docu- possesso di terzi. menti conservati da un supporto ottico di (rif. Deliberazione AIPA n.42/2001) memorizzazione ad un altro, modificando la loro rappresentazione digitale. Per tale Documento digitale processo sono previste le modalità descritte Testi, immagini, dati strutturati, disegni, pro- nell’articolo 3, comma 2, e nell’articolo 4, grammi, filmati formati tramite una grandez- comma 4, della presente deliberazione. za fisica che assume valori binari, ottenuti (rif. Deliberazione AIPA n.42/2001)16