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La fatturazione elettronica. Il passaggio dall'analogico al digitale: ORA SI PUO'!
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La fatturazione elettronica. Il passaggio dall'analogico al digitale: ORA SI PUO'!

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  • 1. I N N O V A Z I O N E D I G I T A L E IMPRESE X INNOVAZIONE La fatturazione elettronica Il passaggio dall’analogico al digitale: ORA SI PUÒ! I N N O V A Z I O N E Questa guida è stata realizzata grazie al contributo di Eds Italia. Le guide di questa collana sono supervisionate da un gruppo di esperti di imprese e associazioni del sistema Confindustria, partner del Progetto IxI: Between Spa, Confindustria Servizi Innovativi, Gruppo Spee,D I G I T A L E Hewlett Packard Italiana, Ibm Italia, Idc Italia, Microsoft, Telecom Italia. Suggerimenti per migliorare l’utilità di queste guide e per indicare altri argomenti da approfondire sono più che benvenuti: toolkit@confindustria.it www.confindustriaixi.it
  • 2. D I G I T A L ELA FATTURAZIONE ELETTRONICAIl passaggio dall’analogico al digitale:ORA SI PUÒ!“L’uomo d’affari di maggior successo è LA FATTURAZIONE ELETTRONICAl’uomo che si attiene al vecchio finché èbuono, e passa al nuovo appena questo di- La recente normativa sul tema della fattu-venta migliore. “ razione elettronica e conservazione sosti- I N N O V A Z I O N E Robert P. Vanderpoel tutiva dei dati rappresenta l’ultimo atto di una lunga, ma progressiva predisposizione regolamentare. Varie voci dottrinali hanno rilevato come “la rivoluzione digitale è già iniziata e comporterà notevoli risparmi per le grandi imprese e le PMI, professionisti, pubbliche amministrazioni”. In realtà, con tale processo di innovazione vengono ad essere concretizzati i presupposti normati- vi per il cambiamento, che non tarderà ad arrivare soprattutto in considerazione dei grandi vantaggi di ordine economico e pra- tico apportati dalle nuove tecnologie. Ad ogni modo, il tempo per una trattazio- ne approfondita di questi argomenti è or- mai maturo soprattutto alla luce dei requi- siti e dei vantaggi che dalla fatturazione elettronica possono arrivare alle piccole e medie imprese. Che cos’è la fatturazione elettronica La fatturazione elettronica (Figura 1) nulla ha a che vedere con l’invio delle fatture co- me allegato di una e-mail: infatti, questa pro- cedura di trasmissione delle fatture è da tem- po utilizzata dalle imprese ed era da tempo consentita sulla base di precedenti provve- dimenti della Agenzia delle entrate, purché 1
  • 3. LA FATTURAZIONE ELETTRONICA D I G I T A L E Con il decreto legislativo del 20 febbraio 2004 n. 52 In alternativa all’impiego della firma digita- FIGURA 1 - COS’È LA FATTURA ELETTRONICA si introduce un sistema di fatturazione del tutto innovativo, le e dell’utilizzo del riferimento temporale, - La consegna o spedizione della fattura su CD-R, DVD... che permette, per la prima volta, di «dematerializzare» l’in- possono essere utilizzati sistemi di Electro- - La trasmissione tramite e-mail della fattura - La trasmissione tramite e-mail di file allegati contenenti la fattura in vari formati tero ciclo di vita di una fattura, dalla sua emissione alla sua nic data interchange (sistema di trasmissio- (word, excel, pdf, etc.) conservazione digitale. Come chiarito dal legislatore, va an- ne elettronica dei dati, più noti con l’acro- zitutto evidenziato come la fattura in formato digitale per nimo «Edi»), sistema sicuro di trasmissione Trasferimento dall’emittente al ricevente dei dati e delle informazioni contenute in fattura con “sistemi computerizzati collegati con un Pubblicazione su web dei dati e delle informazioni contenute in fattura poter essere considerata «fattura elettronica » ai fini tributa- documentale, purché detti sistemi siano in con contestuale comunicazione al ricevente, tramite e-mail, calcolatore centrale tramite un apparato di trasmissione via cavo ri non possa contenere «macroistruzioni», né «codici esegui- concreto idonei ad attestare la data, l’auten- I N N O V A Z I O N E dell’avvenuta messa a disposizione. telefonico, con collegamenti elettronici e con sistemi informatici...” bili», tali da attivare funzionalità che possano modificare gliI N N O V A Z I O N E ticità e l’integrità delle fatture emesse (se- atti, i fatti o i dati rappresentati. condo le indicazioni fornite dalla racco- La fattura elettronica è la trasmissione o la messa a disposizione del destinatario e l’archiviazione di mandazione della Commissione Ce n. tutte le indicazioni che obbligatoriamente vanno indicate in fattura, utilizzando strumenti informatici, telematici ed attrezzature elettroniche di trattamento che garantiscano l’autenticità della loro origine La fattura deve essere un documento stati- 94/820/Ce del 19 ottobre 1994). e l’integrità del loro contenuto. co non modificabile, un documento infor- matico il cui contenuto risulti nel tempo im- La trasmissione elettronica di dati (EDI), secondo la defini- Il destinatario deve avere la certezza che la fattura provenga dalla Nulla nel documento-fattura deve modificarsi durante la trasmissione, mutabile e non alterabile. Per attestare la zione della Raccomandazione 94/820/CE del 19 ottobre persona che l’ha emessa. sia intenzionalmente che accidentalmente. data, l’autenticità della provenienza della 1994 è basata sui seguenti elementi: fattura e l’integrità del suo contenuto è ne- 1) uno standard preconcordato; cessaria l’apposizione, su ciascuna fattura 2) un accordo tra le parti (antecedente all’emissione della all’invio telematico della fattura seguisse la • integrità del contenuto; o sul lotto di fatture, del riferimento tempo- fattura); sua stampa cartacea e la sua tradizionale ar- • leggibilità dei dati. rale e della firma elettronica qualificata del- 3) un messaggio che possa essere compreso e trattato in mo- chiviazione. Pertanto, è bene sottolinearlo, In ogni caso, il cliente/rivecente deve ac- l’emittente (si ricorda che l’unica firma elet- do automatico dalle aziende senza l’intervento umano. che la fattura allegata a una e-mail, se non cettare l’invio della fattura elettronica pri- tronica riconducibile a questa fattispecie è Il sistema EDI veniva poco utilizzato dalle PMI, a causa del- viene emessa secondo le modalità previste ma che il fornitore/emittente proceda alla al momento la firma digitale). Per la validi- l’elevata onerosità dei costi gestionali che comportava. dal Decreto del Ministero dell’Economia e effettiva emissione. tà e l’opponibilità di una documentazione delle Finanze, attraverso una fictio iuris, vie- contabile è necessaria una certificazione ne ancora oggi considerata come un norma- circa la provenienza della fattura, nonché Ogni volta che un’azienda acquista o ven-D I G I T A L E le documento analogico. sull’integrità del suo contenuto. Risulta ne- de un bene (o un servizio) e, quindi, rice- Dubbi circa la corretta qualificazione di cessaria anche l’apposizione su ciascuna ve o emette una fattura, si originano due una fattura elettronica erano sorti sia dal fattura (o su più fatture) di un riferimento distinti processi: da una parte la rilevazio- punto di vista dottrinale, sial dal punto di temporale (c.d. time stamping) e della veri- ne in contabilità generale dell’accadimen- vista più pratico. fica della sottoscrizione da parte dell’emit- to amministrativo (per intenderci sono le La Direttiva comunitaria sostanzialmente tente. Tali circostanze possono essere oggi rilevazioni contabili in “dare” ed “avere”), accetta come “fattura” qualsiasi documen- realizzate a mezzo della sottoscrizione del dall’altra la gestione documentale della to, cartaceo o elettronico, che rispetti i se- documento/fattura con firma digitale dell’e- fattura. guenti requisiti: mittente, con contestuali certificazioni di Esistendo, quindi, due distinti processi col- • autenticità della sua origine; tempo e di paternità. legati ad un solo documento (la fattura), ne2 3
  • 4. LA FATTURAZIONE ELETTRONICA D I G I T A L E FIGURA 2 - MODALITÀ DI VISUALIZZAZIONE DELLE FATTURE Azienda digitale Azienda digitale nella gestione FATTURAZIONE ELETTRONICA nella gestione documentale e trasmissione delle fatture LEGGIBILE (PDF, TIFF...) consegue che esistono due sistemi di fattu- Fatturazione elettronica strutturata - EDI, WEB-EDI, XML Fatturazione elettronica leggibile - PDF, TIFF razione elettronica: 1) orientato ad automatizzare le registrazio- ni contabili, 2) orientato ad una gestione documentale informatica. Per semplicità espositiva, le due diverse so- FATTURAZIONE CARTACEA luzioni di fatturazione elettronica le possia- I N N O V A Z I O N EI N N O V A Z I O N E mo denominare “fatturazione elettronica elaborabile o strutturata” e “fatturazione elettronica visualizzabile o destrutturata”. Azienda digitale Azienda tradizionale La fatturazione elettronica “elaborabile”, nella trasmissione delle fatture quella cioè orientata ad automatizzare le change) che scambiano dati secondo trac- FATTURAZIONE CARTACEA FATTURAZIONE ELETTRONICA STRUTTURATA registrazioni contabili, è basata su sistemi ciati standard internazionali, utilizzando (EDI, XML...) di trasmissione di dati commerciali ed am- reti di trasmissione private oppure le più in- ministrativi che, utilizzando reti di trasmis- novative, e meno onerose, soluzioni WEB- Le soluzioni rientranti nella fatturazione dalla fatturazione elettronica, sia dei servizi di sione telematica o reti di telecomunicazio- EDI con tecnologie di trasmissione web-ba- elettronica “visualizzabile”, sono invece le pre-fatturazione e post-fatturazione normal- ni nazionali ed internazionali, consentono sed oppure le ultime nate, le soluzioni più semplici soluzioni basate sulla trasmis- mente esistenti e già plasmati alle richieste de- di scambiare automaticamente tra due ap- XML-based, dove i dati vengono scambiati sione del documento fattura inteso come gli utenti: piattaforme per la gestione degli or- plicazioni informatiche, messaggi struttura- utilizzando il metalinguaggio XML (eXten- immagine in formato pdf (Portable Docu- dini, delle conferma ordini, degli avvisi di spe- ti mediante una norma concordata. Sono sible Markup Language), secondo gli stessi ment Format) oppure in formato tiff (Tag dizione merce, dei servizi finanziari di post- tali, per esempio, i tradizionali sistemi di standard dell’EDI oppure con nuovi stan- Image File Format). Detto questo, un’azien- fatturazione, etc.. In definitiva, significa “fare trasmissione EDI (Electronic Data Inter- dard internazionali. da che intende adottare una soluzione di sistema”, ovvero ottenere il massimo dei van- smaterializzazione delle fatture, verso qua- taggi da parte delle aziende-utenti che aderi- le soluzione si deve orientare? scono ai servizi tecnologicamente innovativi, La risposta è sintetizzata nella figura 2, e riducendo al minimo eventuali timori legatiD I G I T A L E 1) EDI (Electronic Data Interchange) consente di seguire il seguente processo lo- alla scarsa conoscenza tecnologica normal- gico. mente connessi alla adozione di soluzioni, 1) Verificare se nel settore merceologico del- quali la fatturazione elettronica e la conserva- Fattura l’azienda o della filiera produttiva/ distributi- zione sostitutiva dei documenti tributari. Al- elettronica va, esistono già delle soluzioni disponibili di cune filiere in cui esistono già importanti ope- trasmissione dati EDI o WEB-EDI con standard ratori che gestiscono la supply chain sono, ad condivisi e di conservazione sostitutiva. Ade- esempio, quelle del materiale elettrico e illu- rire a soluzioni di filiera già esistenti, significa minazione, del farmaceutico e dei beni di lar- 2) SISTEMI WEB-BASED ridurre i tempi di adozione delle soluzioni, be- go consumo. neficiando da subito sia dei vantaggi derivanti 2) Valutare se esistono i presupposti e le con-4 5
  • 5. LA FATTURAZIONE ELETTRONICA D I G I T A L E dizioni necessarie a poter veicolare i clienti La fattura elettronica è, da un punto di vista (Electronic Invoice Presentment orientato al contenutistico, del tutto equivalente a una fornitore) oppure i fornitori (Electronic Invoice fattura cartacea e, come questa, deve essere Presentment orientato al cliente) ad utilizzare sempre redatta secondo le indicazioni forni- soluzioni di fatturazione elettronica, oppure, te dall’art. 21, comma 2, DPR 633/72 (co- se l’impresa per la sua importanza e rilevanza me integrata dal D.Lgs 52/2004). nella filiera produttiva/distributiva ha possibi- lità di far transitare i propri partner commer- I N N O V A Z I O N E La fattura datata e numerata progressivamente per anno so-I N N O V A Z I O N E ciali verso soluzioni di EIP (Electronic Invoice Presentment). lare deve riportare i seguenti dati: In questi casi, è sempre auspicabile il contri- • dati identificativi (ditta, denominazione o ragione sociale, buto di operatori specializzati ed esperti, ca- nome e cognome, residenza e domicilio) di fornitore e paci di progettare soluzioni e stimolare i clien- cliente, del rappresentante fiscale e ubicazione della stabi- ti ed i fornitori ad usufruire dei servizi offerti. le organizzazione per i soggetti non residenti, partita Iva 3) Se l’azienda ha una mole notevole di fattu- del fornitore; re attive e passive, ma non è proponibile la • natura, qualità e quantità dei beni o dei servizi oggetto soluzione precedente, valutare l’eventualità di i benefici derivanti dalla fatturazione elettro- 4) Se la soluzione precedente richiede un dell’operazione; sviluppare soluzioni in house (o in outsour- nica (“elaborabile”) e dalla conservazione so- investimento non adeguato alle risorse • corrispettivi e altri dati richiesti per il calcolo della base im- cing ) che consentano di ottenere comunque stitutiva delle stesse. aziendali disponibili, è possibile proce- ponibile (ad esempio valore normale dei beni ceduti a ti- dere con una semplice fatturazione elet- tolo di sconto, premio o abbuono ex art. 15, co. 1, n. 2, tronica “visualizzabile” sia per il ciclo at- D.P.R. 633/1972; FIGURA 3 - COS’È LA FATTURA ELETTRONICA tivo sia per il passivo ed ad una loro con- • valore normale di altri beni ceduti a titolo di sconto, pre- servazione sostitutiva in formato pdf o mio o abbuono; tiff. I risparmi, anche se d’importi mino- • aliquota Iva, imposta e imponibile, arrotondando al cente- Tendenza verso sistemi a rete aperta (internet) che mi permettono di avere BASSI COSTI di connessione. di gestione, di manutenzione, etc. ri, sono in ogni caso ragguardevoli, e simo di euro; consentono di iniziare a programmare la • partita Iva del cliente nel caso in cui sia debitore dell’im-D I G I T A L E Quindi... Collegamento n n e QUINDI ACCESSIBILE ANCHE ALLE PMI, fase successiva, ovvero il passaggio alla posta in luogo del fornitore, indicando la norma di riferi- in quanto non devono adattarsi allo standard dei networks proprietari “fatturazione elettronica elaborabile” (Fi- mento (cd. riverse charge); gura 3). • data della prima immatricolazione o iscrizione in Pubblici Ad ulteriore implementazione delle speci- Registri, numero dei chilometri percorsi, delle ore navigate - Internet (ISDN, ADSL, etc...) - Firma digitale fiche di invio, appare utile per il rispetto o volate nel caso di cessione intra-UE di mezzi di trasporto - PDF (Portable Document Format) - XML (eXtensible Markup Language) delle indicazioni evidenziate, anche l’uti- nuovi (art. 38, co. 4, D.L. 30.8.1993, n. 331 conv. con mo- Sistemi Web-Based - UBL (Universal Business Language) lizzazione della posta elettronica certifica- dif. dalla L. 29.10.1993, n. 427; - Protocollo SSL (Secure Socket Layer) - Marca temporale ta (PEC), quale mezzo sicuro e qualificato • annotazione che la fattura è compilata dal cliente o, per - Etc... (di prova) della trasmissione di una fattura conto del fornitore, da un soggetto terzo. elettronica.6 7
  • 6. LA FATTURAZIONE ELETTRONICA D I G I T A L E testualmente alla richiesta avanzata dagli organi competenti. Il D.P.R. 28.12.2000 n. 445 (come modifi- cato dal D.lgs. n. 10 del 2002) e dal gen- naio 2006 nel Codice della Pubblica Am- ministrazione Digitale (D. Lgs. n. 82 del 2005) che in ossequio alle leggi di sempli- ficazione degli atti amministrativi, regola la I N N O V A Z I O N EI N N O V A Z I O N E emanazione di atti con firma digitale. La Direttiva 2001/115/CE semplifica ed ar- monizza le modalità di fatturazione, anche elettronica, in materia di IVA. Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri (DPCM) del 13 gennaio 2004 con- tenente le regole tecniche per la formazio- FIGURA 4 - IL CONTESTO LEGISLATIVO DI RIFERIMENTO La normativa in materia di fatturazione tuito dal più recente documento informati- Impatto su gestione Normativa Cosa definisce documentale elettronica e conservazione sostitutiva co (digitale). Deliberazione CNIPA Regola la conservazione Rappresenta l’ultimo passo verso La recente circolare emessa dall’Agenzia Esaminiamo brevemente l’iter normativo n. 11 del 19/02/2004 sostitutiva dei documenti la definitiva de-materializzazione delle entrate (circolare 45/E del 19 ottobre (amministrativo, contabile e fiscale) di tali informatici. Definisce le regole dei documenti all’interno tecniche da osservare per di un processo di qualsiasi realtà 2005) ha fornito alcune utili linee guida cir- materie (Figura 4). la riproduzione e conservazione aziendale o ente pubblico. dei documenti al fine di garantirne ca le recenti modifiche ed implementazio- La legge n. 489 del 08.08.1994 rappresen- la conformità agli originali. ni anche in materia di fatturazione elettro- ta la conversione in legge, con modifica- D.L. 20 febbraio 2004 Istituisce la fatturazione Impatto elevato soprattutto nell’Industria nica. La normativa rappresenta il recepi- zioni, del decreto legge 10 giugno 1994, n.D I G I T A L E n. 52 elettronica. e nel Commercio. Porta all’introduzione di soluzioni di gestione documentale mento della normativa comunitaria in ma- 357, recante disposizioni tributarie urgenti sia nel ciclo attivo che passivo. teria di fatturazione (anche elettronica). per accelerare la ripresa dell’economia e Già da oltre un anno, come fattivamente dell’occupazione, nonché per ridurre gli DPR n. 68 Utilizza la Posta Elettronica Regole tecniche relative alle modalità del 11/02/2005 Certificata, sancisce la validità di realizzazione e funzionamenti dimostrato dalle prime “comunicazioni” adempimenti a carico del contribuente. Se- legale dei messaggi trasmessi della PEC per privati e imprese. tramite PEC. inviate da alcune aziende di telefonia, le gnatamente, all’art. 7, comma 4 ter, della imprese italiane possono emettere fatture medesima viene considerata regolare la te- Decreto Legislativo 7 Istituisce il Codice Dal 1° gennaio 2006, rappresenta, marzo 2005 n. 82 dell’Amministrazione per l’intero sistema, il punto elettroniche e procedere all’archiviazione nuta dei registri contabili con sistemi mec- Digitale, aggiunge alla possibilità di riferimento normativo in tema di scambiare documenti in formato di gestione documentale. ottica e/o digitale dei documenti contabili canografici (elettronici), laddove gli stessi elettronico con la PA, quella e fiscali. registri risultino aggiornati sugli appositi di poter effettuare pagamenti con modalità informatiche. L’archivio cartaceo (analogico) viene sosti- supporti magnetici e vengano stampati con-8 9
  • 7. LA FATTURAZIONE ELETTRONICA D I G I T A L E ne, la trasmissione, la conservazione, la du- Il Decreto del Ministero dell’Economia e del- Il D. Lgs. 20 febbraio 2004 n. 52 in tema viazione, come pure la «periodicità » di plicazione, la riproduzione e la validazio- le Finanze 23 gennaio 2004 relativo alle mo- di fatturazione elettronica, quale attuazio- trasmissione delle fatture. ne, anche temporale, dei documenti infor- dalità di conservazione su supporti digitali ne della direttiva comunitaria 2001/115/CE. In una tale circostanza ben può sopperi- matici (emesso sulla base dell’art. 6 del dei documenti rilevanti ai fini tributari. E da ultimo, la circolare dell’Agenzia delle re una opportuna previsione contrattua- DPR 445/2000 e rimarrà in vigore anche La Deliberazione del Centro nazionale per Entrate n. 45/E del 19 ottobre 2005. le, che provveda a disciplinare anche le dopo l’entrata in vigore del Codice della l’Informatica nella P.A. (CNIPA 11) 19 feb- specifiche tecniche di trasmissione dei P.A. Digitale, almeno sino a quando non si braio 2004 n. 11 contenente le regole tecni- dati e la modalità standard utilizzata interverrà sulla base dell’art. 71 dello stes- che per la conservazione di documenti su nella fase della trasmissione delle fattu- I N N O V A Z I O N EI N N O V A Z I O N E so Codice). supporto ottico. re elettroniche ed in quella di archivia- zione. In considerazione delle circostan- ze inerenti il rapporto contrattuale po- LA FATTURA ELETTRONICA trebbe essere buona cosa specificare an- • Ha la forma di «documento statico non modificabile»: non può, dunque, contenere macroistruzioni o codice esegui- che la frequenza temporale di invio del- bile. le fatture elettroniche ed una espressa • Si ha per emessa all’atto della sua trasmissione per via elettronica, che presuppone un preventivo accordo con il de- assunzione di responsabilità del rice- stinatario. vente il quale si impegna a controllare • Se allo stesso destinatario sono trasmesse più fatture in unico lotto, le indicazioni comuni alle diverse fatture posso- e verificare lo strumento di ricezione no essere inserite una sola volta (cosiddetta fattura «riepilogativa»). con una determinata frequenza tempo- • La data, la provenienza e l’integrità del contenuto sono garantite mediante l’apposizione, su ciascuna fattura o sul rale minima. lotto di fatture, del riferimento temporale e della firma digitale dell’emittente ovvero mediante sistemi Edi di tra- smissione dei dati. • Il processo di fatturazione elettronica può essere dato in outsourcing: in tal caso il terzo deve annotare in fattura Requisiti per l’utilizzazione della fattura- detta circostanza. zione elettronica. • Le fatture elettroniche trasmesse o ricevute in forma elettronica devono essere conservate nella medesima forma. L’art. 21, comma 3, D.P.R. n. 633/1972 • Il processo di conservazione delle fatture deve essere condotto entro 15 giorni dall’emissione (ciclo attivo) o dal ri- subordina l’utilizzazione del sistema del- cevimento (ciclo passivo) di esse. la fatturazione elettronica al preventivoD I G I T A L E • La conservazione di una fattura inviata in formato crittografato deve obbligatoriamente avvenire «in chiaro». raggiungimento di un accordo tra emit- • In caso di controlli, le fatture elettroniche devono poter essere stampabili e trasferibili su altro supporto informatico. tente e destinatario della fattura. • Il processo di conservazione di una fattura elettronica, effettuato secondo le modalità indicate dalla deliberazione La norma citata non disciplina però i CNIPA n. 11 del 2004, termina con l’ulteriore apposizione di firma digitale e marca temporale da parte del respon- contenuti di detto accordo, i quali in con- sabile della conservazione. creto potranno dunque essere i più vari. • Il processo di conservazione sostitutiva di una fattura analogica, che inizia con il riversamento e la memorizzazione Nel silenzio della legge, pare tuttavia della relativa immagine effettuati secondo le modalità indicate dalla deliberazione CNIPA n. 11 del 2004, termina quanto mai opportuno disciplinare con- con l’apposizione della firma digitale e della marca temporale da parte del responsabile della conservazione (senza trattualmente anche la «modalità tecni- che sia necessaria la presenza del pubblico ufficiale). ca» di trasmissione e lo «standard» uti- lizzato in detta fase ed in quella di archi-10 11
  • 8. LA FATTURAZIONE ELETTRONICA D I G I T A L E Una lettura evolutiva della normativa in- Emissione della fattura elettronica base al quale il contribuente deve annota- dicata porta a riconoscere una elevata im- Una fattura elettronica si considera emessa re in apposito registro le fatture emesse en- portanza alle previsioni contrattuali che nel momento della sua trasmissione, ovve- tro 15 giorni “con riferimento alla data del- si occupano dei rapporti tra emittente e ro, nel momento in cui il documento infor- la loro emissione”, sia per le fatture passi- ricevente, contenitore necessario anche matico è trasmesso per via elettronica al ve, per la previsione contenuta nell’art. 1 delle definizioni degli standard tecnici destinatario. del D.P.R. n. 100/1998 per la determina- per la corretta esecuzione del servizio. Ai sensi e per gli effetti dell’ art. 45, com- zione della c.d. IVA a credito. Questo conforta ulteriormente la neces- ma 2, del D.Lgs. n. 82 del 2005, il docu- I N N O V A Z I O N EI N N O V A Z I O N E sità di una professionalità La conservazione della fattura elettronica specifica e, quindi, l’oppor- L’art. 39, comma 3, D.P.R. n. 633/72, co- tunità di affidare i servizi di la fattura può coincidere con il momento me modificato dall’art. 2 del D.Lgs. n. fatturazione e conservazione in cui la stessa fattura è messa a disposi- 52/2004, prevede espressamente che “le in outsourcing, ovvero a sog- zione del destinatario, come nel caso in fatture elettroniche trasmesse o ricevute in getti terzi qualificati (soluzio- cui l’emittente invia un messaggio di po- forma elettronica sono archiviate nella stes- ne questa regolata espressa- sta elettronica contenente un protocollo sa forma”. mente dal D.Lgs. n. 52/2004 di comunicazione o un link di collega- La stessa norma specifica nel prosieguo che e dal Decreto del Ministero mento al server in cui la stessa è disponi- “le fatture elettroniche consegnate o spedi- di Economia e Finanze). bile. In questo modo il destinatario, uti- te in copia sotto forma cartacea possono Sarà molto utile, se non indi- lizzando detto collegamento, può scari- essere archiviate in forma elettronica”. spensabile, affidarsi a sistemi care la fattura ed in tal modo far coinci- Per un’interpretazione sistematica si evi- di Pec (Posta elettronica cer- dere l’emissione con la consegna al de- denzia che la citata “archiviazione in for- tificata), il nuovo sistema che stinatario. ma elettronica” corrisponde, in senso tec- conferisce valore legale e Per dovere di completezza, si evidenzia co- temporale all’invio e alla ricezione del- mento informatico - trasmesso per via tele- me la circolare n. 45/E del 2005 ha l’ulte- l’email. Peraltro, l’emissione della fattura matica - si intende spedito dal mittente se riore pregio di collocare il riferimento tem- può coincidere con il momento in cui la inviato al proprio gestore, mentre si inten- porale nella fase di “formazione” della fat-D I G I T A L E fattura elettronica è messa a disposizione de consegnato al destinatario se reso di- tura elettronica, così da consentire la solu- del destinatario al quale venga inviato un sponibile all’indirizzo elettronico da questi zione di alcuni problemi che avrebbe crea- semplice messaggio (e-mail) contenente dichiarato, nella casella di posta elettroni- to la tesi del riferimento temporale ancora- un protocollo di comunicazione ed un ca del destinatario messa a disposizione dal to al momento di “emissione” della fattura link di collegamento al server ove la fat- gestore di posta elettronica. ai sensi dell’art. 21 D.P.R. 633/1972 . tura è reperibile. L’utilizzazione in tale fase dei sistemi di po- L’individuazione esatta della data di emis- In tal modo il destinatario, collegandosi sta elettronica certificata (PEC) renderà mol- sione della fattura (analogica o elettronica) al sito, può effettuare in qualsiasi mo- to più semplice la prova dell’avvenuta spe- assume rilievo sia per le fatture attive, in ri- mento il download della fattura, ossia dizione nonché della tempistica della stessa. ferimento agli obblighi di annotazioni pre- scaricare il documento elettronico. In particolari circostanze, l’emissione del- visti dall’art. 23 del D.P.R. n. 633/1972 in12 13
  • 9. LA FATTURAZIONE ELETTRONICA D I G I T A L E dovrebbero considerare alla stregua di do- si alla smaterializzazione elettronica (digi- cumenti dichiarativi, nel senso che è sicu- tale) della fattura cartacea (analogica). ramente riconoscibile il soggetto attivo che La fattura cartacea rappresenta un costo lo ha emesso, nonché la propria dichiara- per le attività commerciali. Gli studi effet- zione di emissione e l’efficacia del docu- tuati in dettaglio hanno evidenziato come mento informatico. il costo totale di una fattura cartacea, per le attività europee, è stimato tra i 10 e i 50 PERCHÈ INTRODURRE L’UTILIZZO euro. Le valutazioni più precise individua- I N N O V A Z I O N E DELLA FATTURAZIONEI N N O V A Z I O N E no un costo compreso tra i 23,30 euro ELETTRONICA: (studio Arthur D.Little del 2001) ed i 27 I COSTI DELLA FATTURA euro (studio BVA del 2002). CARTACEA, IL RISPARMIO Altri autori hanno preferito rapportare il E I VANTAGGI DELLA costo della fatturazione cartacea al tota- FATTURAZIONE ELETTRONICA le costi dei bilanci aziendali, dei quali rappresenta il 6%. L’effettiva incidenza Primo ed imprescindibile quesito, che sot- di tali costi può essere analizzata in det- tende ad una “proficua” trattazione della taglio sia dal punto di vista del soggetto nico giuridico, alla “conservazione” rego- menti (ovvero su un sistema e/o software materia riguarda l’individuazione e la qua- esercente l’attività commerciale, che dal lata dalla deliberazione CNIPA n. 11 del 19 contenente l’impronta o le impronte dei do- lificazione dei vantaggi economici connes- punto di vista del cliente finale. febbraio 2004 ed alle indicazioni contenu- cumenti stessi) da parte del responsabile te nel decreto del Ministero dell’Economia della conservazione. e Finanze. La stessa operazione va effettua- Per quanto riguarda, invece la conservazio- { ta entro 15 giorni dalla emissione/ricezio- ne sostitutiva dei documenti analogici con- Fornitore 10 euro 27 euro a fattura ne della stessa. tabili che devono essere considerati “origi- (ciclo attivo) Studio della BVA-2002 L’art. 3, comma 2, del citato decreto ram- nali unici”, l’art. 4 della Deliberazione CNI- su un campione di 1.000 aziende francesi (70.000 menta come permane il rispetto dei termi- PA n. 11/2004 prevede come necessariaD I G I T A L E fatture mediamente emesse Cliente 17 euro per anno) (ciclo passivo) ni per l’assolvimento degli obblighi di regi- l’apposizione della firma elettronica e della strazione previsti dagli artt. 23 e 25 del marca temporale da parte di un pubblico uf- D.P.R. n. 633/1972. ficiale finalizzata appunto ad attestare la { Sulla base della normativa rappresentata, il conformità di quanto memorizzato su sup- processo di conservazione delle fatture porto rispetto al documento originale. Fornitore 9,5 euro (ciclo attivo) elettroniche (emesse con l’apposizione del- Per le fatture, in pratica, trattandosi di do- 23,3 euro a fattura la marca temporale e della firma elettroni- cumenti redatti in duplice copia, non vi do- Studio Arthur D. Little 2001 Cliente 13,8 euro ca qualificata) si perfeziona con la sotto- vrebbe essere l’intervento obbligatorio del (ciclo passivo) scrizione elettronica e l’apposizione della notaio. Ciò non solo perché non costitui- marca temporale sull’insieme dei docu- scono copie uniche, ma anche perché si14 15
  • 10. LA FATTURAZIONE ELETTRONICA D I G I T A L E SCOMPOSIZIONE DEI COSTI RELATIVI ALLA FATTURA CARTACEA Dal lato del soggetto esercente una attività commerciale, il dettaglio dei costi della fattura consta delle seguenti voci: DAL LATO DEL CLIENTE (CICLO PASSIVO) 1) REDAZIONE DELLA FATTURA: hardware, software, controllo preliminare, inserimento dei dati, controllo dei dati in- seriti, carta, costi della stampa; 2) INVIO DELLA FATTURA: imbustare la fattura, bolli, buste, affrancare le buste, spedire le stesse; Ricevimento Controllo Gestione Dispute Gestione 3) ARCHIVIO: archiviazione, cancelleria per l’archiviazione, classificazione, ricerche, duplicati, spazio per archivio, di- Archivio Richieste della fattura e smistamento dei pagamenti e controversie della tesoreria struzione fatture; 4) GESTIONE DELLE PROCEDURE DI INCASSO: ricezione dei pagamenti, controllo e riconciliazione, solleciti di paga- - ricezione - ordinare, - archiviazione - approvazione - spiegazioni - errori - pessima gestione mento, aggiornamento dati nel data base; delle buste catalogare e - classificazione al pagamento telefoniche di fatturazione della tesoreria 5 )ASSISTENZA AL CLIENTE: richieste di spiegazioni, invio copie di fatture; - apertura smistare le fatture - ricerche - controllo - invio copie - richiesta di invio - difficoltà delle buste - riscontro - duplicati e riconciliazione ricevute nuova fattura nel B.P.O. 6) GESTIONE RECLAMI: dispute e controversie: errori di fatturazione, produrre ed inviare una nuova fattura, dispute e I N N O V A Z I O N E con gli ordni - spazio - data entry in di pagamento - dispute della tesoreria controversie; - pre-data entry per archivio contabilità e controversieI N N O V A Z I O N E - data entry - distruzione fatture 7) GESTIONE DI CASSA: problematiche di gestione della tesoreria, difficoltà nell’outsourcing della gestione medesima. in contabilità SCOMPOSIZIONE DEI COSTI RELATIVI ALLA FATTURA CARTACEA DAL LATO DEL FORNITORE (CICLO ATTIVO) Redazione Invio Gestione Dispute Gestione Sempre secondo lo studio effettuato dalla Buona parte delle suddette voci di costo Archivio Richieste della fattura della fattura degli incassi e controversie della tesoreria BVA 2002 un tale costo sarebbe ripartito può essere eliminata (ovvero ottimizzata), per i 2/3 in capo al cliente e per 1/3 a cari- grazie alla smaterializzazione elettronica - hardware - bolli e buste - archiviazione - ricezione - spegazioni - errori - pessima gestione co dell’esercente. delle fatture (Figura 5). - software - imbustare - classificazione dei pagamenti telefoniche di fatturazione della tesoreria - carta le fatture - ricerche - controllo - invio copie - produrre - difficoltà FIGURA 5 - I RISPARMI OTTENIBILI: FATTURAZIONE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA - ricontrollo dei dati - affrancare - duplicati e riconciliazione di fatture ed inviare nel B.P.O. inseriti le buste - spazio - solleciti una nuova fattura della tesoreria - pre-data entry - postalizzare per archivio di pagamento - dispute - data entry le buste - distruzione fatture - data entry e controversie COSTO FATTURA TRADIZIONALE in contabilità in contabilità COSTO FATTURA ELETTRONICA Fattura attiva ˜ 9 euro = Fattura attiva RISPARMIO ˜ 4 euro = Dal lato del cliente l’addebito dei costi della fattura può essere così specificato:D I G I T A L E COSTI: 50-60% 1) RICEZIONE DELLA FATTURA: ricezione delle buste, apertura delle buste; - redazione della fattura Fattura passiva - invio della fattura ˜ 9 euro = 2) CONTROLLO E SMISTAMENTO: controllo, catalogazione e smistamento delle fatture, riscontro con gli ordini, inseri- - archivio Fattura passiva - gestione degli incassi mento dei dati, controllo dei dati inseriti in contabilità; - copie “allegate” = 13 euro ˜ 3) ARCHIVIO: archiviazione, classificazione, ricerche, duplicati, spazio per archivio, distruzione fatture; - dispute e controversie - costi per l’acquisto di carta, buste e francobolli COSTI: - costi di archiviazione 4) GESTIONE DEI PAGAMENTI: approvazione del pagamento, controllo e riconciliazione, data entry in contabilità; - ricevimento della fattura - tempo destinato all’archiviazione ed alle successive ricerche 5) RICHIESTE: spiegazioni telefoniche, invio copie ricevute di pagamento; - controllo e smistamento - ritardi e disguidi dall’inoltro cartaceo delle fatture - archivio - costi di distruzione delle fatture 6) RECLAMI: errori di fatturazione, richiesta di invio nuova fattura, dispute e controversie; - gestione dei pagamenti 7) GESTIONE DI CASSA: problematiche di gestione della tesoreria, difficoltà nell’outsourcing della gestione della teso- - copie “allegate” - dispute e controversie reria stessa. Fonte: NetConsulting su dati BVA (2002) e Arthur D. Little (2001)16 17
  • 11. LA FATTURAZIONE ELETTRONICA D I G I T A L E Una tale operazione per l’attività commer- complesso di fatture di acquisto e di tutto incrociati) effettuati dalle ammini- ciale comporta degli indiscutibili vantaggi vendita ed i rispettivi contratti, ordini ed strazioni finanziarie, grazie alla possibi- sotto vari punti di vista: ogni altra comunicazione trasmessa e/o lità di eseguire la ricerca delle fatture ricevuta (in breve, si ottengono informa- elettroniche con maggiore velocità e Dal lato strettamente economico viene: zioni complete e fruibili dagli interessa- con l’ausilio di criteri di ricerca logica. • eliminato il costo per la carta, le buste ti in tempi rapidissimi); ed i bolli; • attuare il c.d. BPO (Business Process Per quanto concerne il rapporto con i ter- • eliminato il tempo destinato all’archivia- Outsourcing) ovvero l’esternalizzazione zi, si può ottenere: I N N O V A Z I O N EI N N O V A Z I O N E zione ed ottimizzato (e notevolmente ri- dei processi aziendali non strategici, • una maggiore funzionalità ed integra- dotto) il tempo per le successive ricerche; quali appunto la gestione della fattura- zione tra i pagamenti-incassi elettronici • eliminato ogni ritardo e/o disguido do- zione, la elaborazione dei dati contabili e/o finanziamenti nei rapporti con il cir- vuto all’inoltro cartaceo delle fatture; e la gestione anticipata della tesoreria, cuito (anche telematico) degli istituti di • ridotto il tempo di trattamento e di smi- con tutti i vantaggi che ne derivano. credito; stamento della posta in entrata ed in • una maggiore velocità di controllo e di uscita; • fornita la possibilità di comunicazioni Dal punto di vista logistico si può ottenere: trattazione per le fatture elettroniche da • ridotto il tempo per reclami, le dispute mirate al cliente (ovvero ad un determi- • l’eliminazione dei costi per gli spazi de- parte dei sindaci. per errori di fatturazione; nato target), con lancio di nuovi prodot- stinati ad uso archivio; Le effettive potenzialità di una tale novel- • eliminato il costo per la distruzione del- ti, sconti particolari per determinati • l’ottimizzazione dei costi del persona- la sono indirettamente confortate dalle le fatture; quantitativi e quant’altro (c.d. fidelizza- le per il trattamento e la ricerca delle reazioni dei maggiori operatori finanziari. • eliminati i costi per il servizio di assi- zione della clientela); fatture. Nel dettaglio si rileva come gli EIPP (Elec- stenza telefonica ai clienti sul contenu- • viene rafforzata la relazione cliente-for- tronic Invoice Presentment and Payment), to della fattura e l’invio di copie della nitore, con il miglioramento della qua- Dal punto di vista fiscale si può ottenere: ovvero i servizi di presentazione e paga- stessa; lità delle informazioni e la velocità di • una agevolazione dei controlli (soprat- mento elettronico delle fatture, erano fino • eliminato l’inserimento dei dati in con- trasmissione delle stesse. tabilità delle fatture di vendita e di ac- quisto (perché avviene in automatico); Dal punto di vista finanziario è possibileD I G I T A L E • eliminato l’inserimento dei dati relativi ottenere: ai movimenti di pagamento ed incasso • la riduzione dei costi; delle fatture. • la riduzione dei mancati pagamenti; • il miglioramento della gestione econo- Dal punto di vista commerciale (settore mica. marketing) viene: • fornita la possibilità di inserire nella co- Dal punto di vista organizzativo è possi- municazione contenente l’invio della bile: fattura dei messaggi promozionali (c.d. • rendere fruibile on-line – per il personale marketing one-to-one); di qualsiasi settore o area dell’attività – il18 19
  • 12. Grazie alla nuova normativa, la fattura può essere interamente e legittimamente gestita in modo elettronico in tutte le fasi di formazione, trasmissione, registrazione ed archiviazione. Le piccole e medie im- prese potranno, pertanto, ricorrere a sog- getti terzi per il servizio di gestione elet- tronica delle fatture tramite la modalitàI N N O V A Z I O N E ASP che si occuperà, oltre che dell’emis- sione, anche dell’apposizione della firma digitale, della marca temporale, e della conservazione e dell’archiviazione delle stesse. I vantaggi forniti da questo modello por- tano ad una importante economicità del- la soluzione, ad una riduzione e sempli- ficazione dell’attività degli operatori, nonché il prevedibile sviluppo di accor- a ieri orientati verso il settore dei “seller” di tra diversi hub di gestione elettronica (il settore dell’energia, o verso grandi reti di fatture e sistemi di pagamento inter- commerciali di concessionari), oppure ver- bancari. so i grandi “buyer” (l’industria automobili- In questo modo è addirittura ipotizzabile stica, i grandi distributori commerciali). che lo stesso sistema bancario potrà pro- Nell’ultimo periodo, al contrario, nei nuo- porre diverse soluzioni di smaterializza- vi standard si sta diffondendo il modello zione elettronica delle fatture ai propri “hub” per la trasmissione e l’archiviazio- clienti, continuando a gestire i pagamentiD I G I T A L E ne elettronica delle fatture, con sostanzia- e gli incassi elettronici. le affidamento in outsourcing del proces- Simili argomentazioni e logiche di rispar- so di fatturazione ad un operatore terzo, mio potrebbero essere applicate all’utiliz- attraverso una tecnologia basata sul web zazione della posta elettronica certificata ed in modalità ASP (Application Service (PEC) nel settore commerciale/professio- Provider). nale: con un costo fisso di abbonamento I costi per la tecnologia necessaria e per la annuo si sostituiscono i costi dei bolli (re- formazione degli operatori possono essere centemente aumentati) ed i costi del per- ulteriormente abbattuti, avvalendosi dei sonale per l’invio della comunicazione servizi professionali di un soggetto terzo. postale.20