Aumentare la competitività attraverso l’innovazione digitale

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Aumentare la competitività attraverso l’innovazione digitale

  1. 1. I N N O V A Z I O N E D I G I T A L E IMPRESE X INNOVAZIONE Aumentare la competitività attraverso l’innovazione digitale I N N O V A Z I O N E Questa guida è stata realizzata grazie al contributo di Microsoft. Le guide di questa collana sono supervisionate da un gruppo di esperti di imprese e associazioni del sistema Confindustria, partner del Progetto IxI: Eds Italia, Federcomin, Gruppo Spee,D I G I T A L E Hewlett Packard Italiana, Ibm Italia, Idc Italia, Telecom Italia. Suggerimenti per migliorare l’utilità di queste guide e per indicare altri argomenti da approfondire sono più che benvenuti: toolkit@confindustria.it www.confindustriaixi.it
  2. 2. D I G I T A L EAUMENTARE LA COMPETITIVITÀ ATTRAVERSOL’INNOVAZIONE DIGITALEINTRODUZIONE zione dei processi. Innovare i processi si- gnifica infatti migliorare il livello di inte-Competitività e innovazione sono i due car- grazione tra le attività, disporre di informa-dini inscindibili su cui si impernia lo svilup- zioni sempre aggiornate, ridurre i costi epo del Sistema Italia e del nostro tessuto migliorare l’efficienza per rispondere aiproduttivo, costituito per lo più da piccole continui cambiamenti e raggiungere pere medie imprese. Sappiamo bene che in primi nuovi mercati. I N N O V A Z I O N Emolti Paesi dell’Occidente l’adozione di Questo manuale è stato pensato per offri-tecnologie informatiche da parte delle im- re un primo strumento pratico agli im-prese ha già dimostrato di poter contribuire prenditori e ai manager della PMI italia-in modo sostanziale alla creazione di valo- na che intendano valutare l’introduzionere e al miglioramento della competitività. nella loro azienda di soluzioni informati-La piccola e media impresa italiana non che innovative e accompagnarli nel pro-sta facendo leva su tutti gli strumenti a sua cesso di trasformazione indispensabiledisposizione per recuperare competitivi- per il recupero di competitività.tà, primo fra tutti l’utilizzo di tecnologie L’imprenditore che saprà innovare la suache garantiscono un reale contributo al azienda, adottando soluzioni IT adegua-successo della PMI. te, potrà rendere oggi più profittevole ilL’imprenditoria italiana, da sempre attenta suo business, creando le condizioni perall’innovazione di prodotto, deve ancora acquisire e mantenere nel tempo un realecogliere il valore che risiede nell’innova- vantaggio competitivo sul mercato. 1
  3. 3. AUMENTARE LA COMPETITIVITÀ ATTRAVERSO L’INNOVAZIONE DIGITALE D I G I T A L E L’ORGANIZZAZIONE DELLE PMI Gli imprenditori oggi, per mantenere un ade- ti gli strumenti informatici è delegata a consu- Dove si posizionerà ciascun imprenditore? guato livello di competitività, devono control- lenti esterni. Difficilmente potrà riconoscersi interamente lare e contenere i costi e, al contempo, miglio- All’estremo opposto troviamo il modello im- in uno dei due modelli descritti, ma traccerà rare la gestione aziendale, aumentando effi- prenditoriale strutturato, tipico di una realtà un proprio modello, più o meno vicino ai due cienza e flessibilità. Per raggiungere questi caratterizzata da una separazione più evidente estremi. Deve però acquisire piena consape- obiettivi devono definire il modello organiz- tra proprietà e gestione aziendale, in cui l’im- volezza che tutte le imprese sono organizzate zativo della loro azienda e acquisire piena presa ha una sua identità precisa riconosciuta per ruoli e attività, collegate da processi pro- consapevolezza dei diversi processi aziendali, dal mercato. I ruoli aziendali sono definiti, la duttivi e gestionali. Non sempre questi proces- I N N O V A Z I O N EI N N O V A Z I O N E del loro funzionamento e delle loro criticità. gestione è basata sulla conoscenza dei diversi si sono riconosciuti e formalizzati, comunque Per governare efficacemente un’azienda, l’im- processi di business, sull’utilizzo di strumenti esistono, anche se informalmente. I processi prenditore deve quindi conoscere e governa- gestire per continuare a essere competitiva. di previsione e di controllo. In queste aziende saranno sempre più definiti, quanto più l’im- re i suoi processi. è presente una struttura IT interna per suppor- prenditore si fermerà a riflettere per dare ri- Quando si parla di PMI è necessario fare una Il modello imprenditoriale tare e ottimizzare i processi aziendali. sposte ad alcune domande. premessa importante: piccolo non vuol dire Nostro obiettivo è tracciare due modelli im- TABELLA 1 - LE FUNZIONI SVOLTE DA UN’ORGANIZZAZIONE semplice o destrutturato e grande non signi- prenditoriali (modello base e modello struttu- fica necessariamente complesso o struttura- rato) basandoci su questi parametri: MODELLO BASE STRUTTURATO IMPRENDITORIALE to. L’organizzazione di una piccola-media im- • il management Management Proprietà e conduzione spesso coincidono, l’imprenditore Proprietà e conduzione possono non coincidere, presa, infatti, non dipende solo dalle sue di- • la cultura aziendale e i suoi principali collaboratori appartengono alla famiglia fondatrice. in ogni caso la proprietà ricorre a manager mensioni, in termini di risorse e fatturato, • il modello decisionale esterni competenti e con esperienza settoriale. quanto dalla tipologia del suo business: alcu- • l’organizzazione interna Cultura Basata sul senso di appartenenza impresa-famiglia, sul lavoro Basata sull’appartenenza all’azienda, aziendale e sul pragmatismo. sulla specificità dei ruoli e sulla gestione per obiettivi. ne piccole imprese, infatti, devono gestire un • le relazioni con l’esterno Modello Basato sull’esperienza e sull’intuito: basso utilizzo di modelli. Basato su analisi e previsioni di vendita. livello di complessità superiore a quello di al- • il ruolo della tecnologia decisionale Strategie definite, verificate e ridefinite nel tempo. cune aziende di medie dimensioni. Organizzazione Ruoli e funzioni stabiliti in modo informale e basati sull’esperienza, Organizzazione e processi sono formalizzati, Questa complessità è determinata da diversi Il modello imprenditoriale base è tipico delle interna spesso la stessa persona svolge più ruoli aziendali. i ruoli definiti. fattori, tra cui: imprese con un numero limitato di dipenden- Forte concentrazione sulle attività principali (ad es. per un’azienda Evoluzione dei ruoli e del modello organizzativo • il settore di appartenenza; ti: l’organizzazione è definita sulle persone più industriale la progettazione e la produzione) rispetto alle attività in funzione dello sviluppo del business.D I G I T A L E di supporto, spesso delegate all’esterno (es. le paghe). • il tipo di attività svolta e quindi la tipologia che sui processi aziendali; esiste una forte Attività di supporto spesso date all’esterno. di offerta; identificazione tra la persona, il ruolo o i ruoli Relazioni Stretta relazione con il territorio e con partner/fornitori locali Strutturate, organizzate in processi, regolate da contratti. con l’esterno (es. la banca locale). • il numero e la localizzazione delle unità ricoperti, e l’attività svolta; tutti i dipendenti Relazioni con fornitori e partner basate su analisi Relazione con fornitori e partner basata su rapporti di fiducia instaurati verificate e ridefinite nel tempo. produttive (in Italia o all’estero); riportano al titolare. Si tratta di un’impresa ca- nel tempo con l’imprenditore (consulenti IT). • i mercati di sbocco, il numero e la tipologia ratterizzata da una forte connotazione impre- Ruolo Innovazione tecnologica rivolta al miglioramento delle fasi produttive Innovazione tecnologica estesa a più aree della tecnologia e trainata dall’ingresso in azienda di membri giovani appartenenti aziendali, non solo alla produzione. dei clienti; sa-famiglia, che vanta uno stretto legame con alla famiglia dell’imprenditore. Presenza di una struttura IT interna. • i mercati di approvvigionamento, il numero il territorio (banca locale, fornitori locali) e la Non è presente una struttura IT, gli aspetti tecnologici sono demandati e la tipologia di fornitori. cui credibilità dipende dalla credibilità del- a terze parti sotto stretto controllo del titolare o supervisionate La combinazione di questi fattori determina l’imprenditore. Solitamente, in queste aziende da chi in azienda ha dimostrato interesse e conoscenze base sull’utilizzo delle tecnologie (es. figlio del titolare o chi si occupa di contabilità). Fonte: NetConsulting i processi di business che una azienda deve la scelta, la gestione e la manutenzione di tut-2 3
  4. 4. AUMENTARE LA COMPETITIVITÀ ATTRAVERSO L’INNOVAZIONE DIGITALE D I G I T A L E • Il mio modello d’impresa è ormai conso- (espansione sui mercati esteri, incremento ria alla gestione dei rapporti con l’esterno; dicato dalle mie risorse? Mi permettono di lidato nel tempo, continuerà a essere vali- gamma di prodotti, diversificazione produtti- • gestione strategica, definizione delle strate- rispondere ai clienti in tempo utile? È pos- do anche in futuro? va, ecc.). gie e delle azioni di breve periodo per rag- sibile razionalizzare e uniformare i diversi • Conosco la struttura dei costi della mia Il risultato ottimale di quella che potrem- giungere gli obiettivi; processi? Come? impresa? Conosco bene i processi e i ruoli mo definire come “presa di coscienza dei • sviluppo del business con coinvolgimento e • Gestione ordini. Come vengono gestiti gli presenti nella mia azienda? Tra i processi e processi aziendali” da parte dell’imprendi- coordinamento a tutti i livelli aziendali; ordini: via fax, e-mail, via telefono? È pos- i ruoli, quali sono quelli più critici, ovvero tore sarà il disegno di un modello organiz- • qualità, qualora l’azienda sia certificata, op- sibile snellire i processi? Creare economie quelli che incidono maggiormente su altri zativo in cui i diversi processi aziendali ri- pure lo siano i partner, i fornitori o i clienti. di scala? I N N O V A Z I O N EI N N O V A Z I O N E processi? Quali quelli più strategici? sultino ben definiti e correlati fra loro. • I fornitori richiedono di automatizzare l’in- • Quale l’attuale livello di efficienza della pro- Il modello raffigurato presenta tre macroaree Come individuare le criticità nei processi vio degli ordini, cosa devo cambiare nei pro- duzione? E dei rapporti con fornitori e clienti? – rapporti con i fornitori, processi interni e rap- aziendali cessi per rispondere a questa esigenza? • Come faccio a capire quali aree possono porti con la rete di vendita o clienti – ed evi- Proponiamo all’imprenditore di ripercorrere Processi interni essere migliorate e con quali strumenti? denzia dei processi trasversali che producono le tre macroaree del modello (rapporti con i • Coordinamento tra produzione e gestione • Posso migliorare la qualità del lavoro dei effetti a tutti i livelli aziendali e in qualunque fornitori, processi interni, rapporti con la rete dei materiali. Come posso pianificare gli ordi- miei dipendenti? area, processi fondamentali per poter svolge- di vendita o con i clienti), ponendosi alcune ni ai fornitori? Alla fine di questo esercizio l’imprenditore re un’attività d’impresa. domande che lo aiuteranno a individuare le • Flessibilità della produzione per rispondere avrà delineato, almeno idealmente, la struttu- Ci riferiamo in particolare ai seguenti processi: aree di miglioramento della sua azienda. a variazioni nei volumi di ordini o per ridurre ra organizzativa della sua impresa, presuppo- • gestione delle informazioni e della cono- Rapporti con i fornitori i tempi di consegna. Come garantisco la qua- sto fondamentale per migliorarne l’efficienza scenza, attività trasversale su cui si basa qua- • Gestione dei processi. I nostri attuali pro- lità attuale pur aumentando il numero delle e per attuare qualunque strategia di business lunque decisione e condizione necessa- cessi sono efficienti in termini di tempo de- commesse? • I clienti richiedono un prodotto sempre più FIGURA 1 - PROCESSI AZIENDALI personalizzato. Quale flessibilità mi garanti- RAPPORTI CON I FORNITORI PROCESSI INTERNI RAPPORTI CON RETE VENDITA/CLIENTI scono gli attuali strumenti di progettazione? La • AMMINISTRAZIONE produzione può realizzare un numero mag- • CONTABILITÀ CLIENTI • CONTABILITÀ FORNITORI giore di modelli? Posso spostare la commessa • CONTROLLO DI GESTIONE • PRE-VENDITA del cliente x sul cliente y che è strategico? Pos-D I G I T A L E • GESTIONE DEL PERSONALE • GESTIONE ORDINI CLIENTI • GESTIONE ORDINI FORNITORI so sostenere i tempi di produzione richiesti? • PAGHE E CONTRIBUTI • GESTIONE ORDINI RETE • ACQUISTI DI VENDITA • Certificazione qualità. Valorizza la mia pro- • LOGISTICA IN ENTRATA • MARKETING • LOGISTICA IN USCITA • PIANIFICAZIONE PRODUZIONE • ASSISTENZA POST-VENDITA duzione, ma appesantisce il lavoro quotidia- • PRODUZIONE • CONTROLLO QUALITÀ no, come posso snellire le procedure? • VENDITE • Gestione magazzino. Come posso ren- dere più efficiente la gestione del ma- GESTIONE INFORMAZIONI E CONOSCENZA AZIENDALE gazzino, evitando il duplice rischio di GESTIONE STRATEGICA troppe scorte o la carenza di disponibi- SVILUPPO DEL BUSINESS lità del prodotto? QUALITÀ • Gestione del portafoglio prodotti. Le ti-4 5
  5. 5. AUMENTARE LA COMPETITIVITÀ ATTRAVERSO L’INNOVAZIONE DIGITALE D I G I T A L E PERCHÉ E COME INNOVARE: TECNOLOGIE E SOLUZIONI pologie di prodotto e i codici sono gestiti INFORMATICHE PER L’INNOVAZIONE in modo efficiente? Il sistema utilizzato è Globalizzazione dei mercati, concorrenza dano a specifiche tecniche o di qualità pre- sufficientemente valido e mi permette di ri- di Paesi emergenti, contesto creditizio e fi- definite; durre al minimo gli errori? scale difficile rendono estremamente fati- • operare in modo sempre più stretto con i • Gestione dei dati di vendita. I dati com- cosi il futuro e la crescita di molte aziende partner, per rendere sempre più efficiente la merciali sono allineati a quelli contabili? italiane, impreparate ad affrontare un livel- catena e ridurre inefficienze; conoscere da vi- Conosco i margini sui singoli prodotti? lo di competizione così elevato. cino i propri clienti, coglierne le evoluzioni in • Paghe e stipendi. Mi conviene produrre i Queste sfide possono generare effetti posi- termini di preferenze e approccio di acquisto. I N N O V A Z I O N EI N N O V A Z I O N E cedolini internamente, quanto mi costa? tivi sul business aziendale se adeguatamen- Più efficienti e integrati saranno questi pro- Quali sono i vantaggi della gestione esterna? te affrontate e risolte. cessi, grazie all’utilizzo di tecnologie inno- Rapporti con la rete di vendita e i clienti Vediamo, a titolo esemplificativo, di sche- vative, più facilmente l’impresa saprà ge- • Informazioni sui clienti. Conosco i miei matizzare alcune delle principali esigenze nerare profitti nel tempo. È necessario, delle imprese: quindi, che l’imprenditore intervenga per • ridurre il ciclo di vita del prodotto/servi- migliorare non solo i processi di produzio- agenti? Posso correlare i risultati di cia- zio, accelerando l’innovazione e lo svilup- ne, ma anche tutti i processi di gestione scun agente o venditore all’area geogra- po di prodotto, nonché terziarizzare parte dell’azienda, cui l’innovazione può offrire fica servita/prodotto venduto/tipologia di o l’intera produzione per concentrarsi sulla maggiore integrazione, efficienza e flessi- clienti serviti? progettazione; bilità, minori costi e, di conseguenza, re- • Informazioni commerciali. Come le • comunicare e scambiare informazioni at- cupero e incremento del profitto. utilizzo? Sono troppe e non riesco a se- traverso processi integrati e standardizzati, L’analisi dei fattori che impattano sul busi- lezionare quelle più importanti, come nonché ricevere prodotti/servizi che rispon- ness porta a individuare cinque principali posso sintetizzare le informazioni che esigenze che le aziende si FIGURA 2 - ANALISI DEI FATTORI CHE IMPATTANO SUL BUSINESS provengono dalla rete di vendita? trovano a dover affrontare, • Campagne di marketing. Ho informazio- FATTORI ESTERNI ALL’AZIENDA FATTORI INTERNI ALLA FILIERA FATTORI INTERNI ALL’AZIENDA che corrispondono ai cin- ni sull’andamento e sull’efficacia delle • ESIGENZA DI RIDURRE que obiettivi di business: • INASPRIMENTO • NECESSITÀ DI CONOSCERE I COSTI E ACCELERARE campagne svolte? Su quale prodotto/target DELLA COMPETIZIONE I CLIENTI E ANTICIPARNE ✓ incrementare il business;D I G I T A L E LA RISPOSTA AL MERCATO SUI MERCATI I BISOGNI di clienti ho maggiori probabilità di succes- • ESIGENZA DELLE AZIENDE ✓ migliorare la produttività; • DISPOSIZIONE NORMATIVE • ESIGENZA DI AUMENTARE so e di recupero dei costi? Come misuro il A VALLE/A MONTE ✓ ridurre i costi; (BASILEA 2, TESTO UNICO SUI L’EFFICIENZA IN TUTTI DI INTEGRARE PROCESSI, ritorno dell’investimento? DATI PERSONALI, ECC.) I PROCESSI AZIENDALI ✓ proteggere i dati e la pro- STANDARDIZZARE I PRODOTTI prietà intellettuale; LE ESIGENZE DELLE PMI clienti? Dispongo di dati univoci e aggior- L’imprenditore, consapevole del modello INCREMENTARE IL BUSINESS ✓ accedere agli strumenti di nati? Ho visibilità sulla relazione prodot- organizzativo della sua azienda e dei diver- RIDURRE I COSTI credito e ai finanziamenti. to/cliente? si processi che la caratterizzano, può ora MIGLIORARE LA PRODUTTIVITÀ La domanda “perché inno- • Rete di vendita. Mi rende di più il ca- concentrarsi su alcune aree strategiche che PROTEGGERE I DATI E LA PROPRIETÀ INTELLETTUALE vare” trova quindi una chia- nale diretto o indiretto? Che tipologia di concorrono direttamente a rendere compe- ACCEDERE AGEVOLMENTE AGLI STRUMENTI DI CREDITO E AI FINANZIAMENTI ra risposta: devo innovare prodotto e di cliente hanno i singoli titiva la sua azienda sul mercato. per rispondere ai miei obiet-6 7
  6. 6. AUMENTARE LA COMPETITIVITÀ ATTRAVERSO L’INNOVAZIONE DIGITALE D I G I T A L E tivi e alle mie esigenze di business e per visione delle informazioni e la riduzione rie. Maggiore qualità e minor tempo sono i operare sempre meglio sul mio mercato, dei “depositi” di informazione non condi- vantaggi evidenti. con i miei partner, i miei fornitori e i miei visi. L’imprenditore che ritiene di dovere Concludere un’attività grazie al server di rete clienti. L’analisi dei fattori che impattano migliorare l’integrazione in azienda deve È ormai sera e sono a casa. Mi ricordo di sul business della piccola e media impresa dotare la sua struttura di uno o più server non aver finito l’offerta commerciale che porta a individuare cinque principali esi- per la condivisione di dati, informazioni, devo presentare domani mattina a un clien- genze che le aziende si trovano a dover af- posta, nonché dotare i PC di applicativi per te. Purtroppo l’offerta è rimasta sul compu- frontare in questo periodo, che corrispon- la produttività. ter in ufficio. Con il mio portatile posso col- I N N O V A Z I O N EI N N O V A Z I O N E dono ai cinque obiettivi di business indica- Ma vediamo, attraverso alcuni esempi con- legarmi al server di rete collegato a Inter- ti precedentemente. creti, di quali effetti stiamo parlando. net in ufficio, recuperare il documento e aggiornarlo per il mattino seguente, senza Come innovare perdere un’occasione importante e rispar- L’imprenditore, prima di operare qualunque • uno strato applicativo di base, l’infrastrut- miando costi e tempo. La stessa funzionali- scelta in direzione dei propri investimenti in tura applicativa, composta da programmi tà può essere usata per rendere disponibili tecnologia, deve essere consapevole che per la produttività individuale e a supporto i documenti agli uffici periferici. non tutte le soluzioni informatiche presenta- dell’efficienza operativa; Gestire le agende no lo stesso livello di semplicità di installa- • uno strato applicativo gestionale, a sup- Per una riunione interna, quanto tempo zione, utilizzo e soprattutto di integrazione, porto della gestione dell’azienda e delle si passa a controllare le agende per veri- finalizzata a sostenere lo sviluppo e la cre- strategie di business. ficare se e quando tutti i partecipanti so- scita dell’azienda nel tempo. Fatta questa premessa, vediamo ora alcune no liberi? Se è possibile condividere in Per una migliore comprensione delle tema- soluzioni tecnologiche implementabili in rete le agende di tutti, nonché inviare tiche affrontate, è necessario presentare in azienda a partire dagli obiettivi di business. messaggi di posta elettronica con gli in- estrema sintesi la struttura di un sistema in- viti alle riunioni, bloccando la disponi- formativo, che è composto da alcune parti Ridurre i costi bilità delle persone, l’organizzazione essenziali: Ridurre i costi significa in primo luogo con- della riunione diventa semplice, veloce • un’infrastruttura hardware composta da tenere i costi operativi, automatizzando e, ed efficiente.D I G I T A L E PC, reti, server, stampanti e altre periferiche; quindi, gestendo in modo più rapido, effi- Svolgere in maniera efficiente i compiti Creare il proprio materiale marketing • un’infrastruttura software, client e, in ciente ed economico i processi aziendali: amministrativi Con un software adeguato, posso creare in molti casi, di tipo server. Per server si in- amministrazione, acquisti, vendite, produ- Spesso l’imprenditore spende parte del suo casa e in ufficio cataloghi, dei listini o dei tende un computer sul quale è stato instal- zione ecc. Questa è una delle aree classi- tempo per svolgere semplici attività opera- volantini, decidere il modello, fare le pro- lato un sistema operativo di rete, che per- che di applicazione del personal compu- tive, che lo distolgono dalla priorità del suo ve, produrre diverse versioni, e, se mi ser- mette ai diversi client – PC locali utilizzati ter, sia usato da solo che connesso in rete. business. Con i più noti software di produt- vono poche copie, stamparlo con la mia dagli utenti – di collegarsi e condividere Con l’aumentare della complessità delle at- tività individuale si possono utilizzare un stampante. dati, informazioni, file, ricevere posta, con- tività e dei processi, si creano anche oppor- ventaglio di modelli predefiniti, accessibili dividere stampanti, effettuare il back up, in tunità di risparmio attraverso l’integrazione direttamente dal programma, progettati Migliorare la produttività modo efficiente e centralizzato; dei processi, la collaborazione e la condi- proprio per velocizzare le attività routina- Per rendere più efficace l’attività delle per-8 9
  7. 7. AUMENTARE LA COMPETITIVITÀ ATTRAVERSO L’INNOVAZIONE DIGITALE D I G I T A L E sone nell’elaborazione delle informazioni, saggi pubblicitari, attivando regole automati- Proteggere la proprietà intellettuale fettuare gli investimenti necessari alla cre- l’imprenditore può adottare numerose ap- che per la gestione della posta indesiderata. Impegnarsi per l’innovazione di prodotto, per scita. Questo richiede tre condizioni. plicazioni per la produttività individuale: Condividere le informazioni e le risorse la ricerca e lo sviluppo non basta: occorre es- • La conoscenza accurata e aggiornata della • per migliorare la collaborazione fra grup- Oggi è possibile creare un documento cui sere certi di proteggere in modo adeguato il situazione patrimoniale, finanziaria e reddi- pi di persone, la comunicazione interna e tutti devono avere accesso (come un listino proprio patrimonio aziendale. I sistemi di DRM tuale dell’azienda rispetto agli standard e alle la condivisione delle informazioni azien- o una guida per i venditori) e salvarlo diret- (Digital Right Management) tutelano le moda- disposizioni vigenti. Se questa è l’esigenza più dali, è possibile utilizzare sistemi e appli- tamente su una intranet aziendale. Una in- lità di circolazione e modifica dei documenti, sentita da parte dell’imprenditore, l’introdu- cazioni di collaborazione; tranet è un sito Web aziendale, non pubbli- permettono quindi di proteggere le specifiche zione di un sistema gestionale integrato può I N N O V A Z I O N EI N N O V A Z I O N E • per incrementare la produttività di perso- co, dove è possibile pubblicare informazioni di un prodotto, i progetti di ricerca e sviluppo, supportarlo, senza perdere tempo nel reperire ne e gruppi distribuiti presso diverse sedi o a cui possono accedere solo le persone che i piani di marketing, i contratti e tutti i docu- le informazioni, nell’organizzarle e strutturar- che lavorano al di fuori dell’ufficio, l’im- lavorano in azienda per condividere docu- menti riservati che costituiscono il patrimonio le nel modo corretto. prenditore può fare ricorso ai sistemi di mo- menti, pubblicare annunci, eventi, calendari aziendale, impedendone la stampa, la copia e • La conoscenza e la conformità alla repor- bility, strumenti che consentono di lavora- e accedere a risorse aziendali importanti. Se la diffusione al personale non autorizzato. tistica richiesta dagli istituti di credito e l’a- re anche fuori ufficio in collegamento con più persone devono lavorare insieme alla ste- nalisi di indicatori patrimoniali/finanziari. la rete aziendale, può utilizzare software sura di un documento, è facile tenere traccia Accedere agli strumenti di finanziamento L’adozione di sistemi di analisi dei dati (bu- per la produttività individuale, come fogli delle versioni successive, vedere chi è inter- e credito per gli investimenti siness intelligence e datawarehouse) consen- elettronici, word processor e database, può venuto e che modifiche ha fatto. È importante per l’imprenditore accedere a te di aggregare i dati analitici in alcuni indi- rendere più efficiente la gestione della con- linee di credito e di finanziamento per ef- catori che è poi possibile verificare nel tem- tabilità aziendale con i software gestionali. Proteggere i dati, la proprietà intellettua- po. Tali sistemi, inoltre, permettono di defi- Alcuni esempi permetteranno di compren- le, incrementare la sicurezza nire modelli di report, per disporre dei dati dere i benefici messi a disposizione dall’in- Proponiamo qui di seguito le 10 regole della secondo lo standard prescelto, senza dove- novazione a supporto della produttività. sicurezza, regole semplici, ma efficaci per pro- re ogni volta ricreare il documento. Produttività individuale teggere adeguatamente la propria attività: • La possibilità di accedere a finanziamenti Oltre ai più affermati software di produtti- 1. assicurate il vostro PC dal punto di vista fi- proposti direttamente dai fornitori di tecno- vità individuale, la posta elettronica ha re- sico; logie e valutare in anticipo i ritorni degli in- centemente contribuito a generare enormi 2. aggiornate sempre l’antivirus; vestimenti, pianificando gli interventi nei tem-D I G I T A L E benefici a chi utilizza il PC per lavorare. Il 3. eseguite regolari backup del PC; pi e nei modi più coerenti con l’andamento messaggio viene consegnato, anche se il 4. utilizzate password forti e cambiatele re- del business. destinatario è in riunione o fuori ufficio, e golarmente; Le soluzioni per la conoscenza puntuale conservato sul suo PC, con evidenti van- 5. adottate un sistema di cifratura per le in- della situazione patrimoniale e finanziaria taggi per le aziende: riduzione dei costi di formazioni più importanti; dell’impresa generano un elevato beneficio comunicazione, velocità, facilità nella cir- 6. navigate in rete in modo prudente; a tutta l’azienda, con un impatto diretto per colazione delle informazioni all’interno e 7. installate un firewall; l’attività amministrativa e il controllo di ge- all’esterno dell’azienda. 8. usate la posta elettronica in maniera sicura; stione, dovuto al risparmio di tempo per I più recenti software di posta elettronica bloc- 9. aggiornate il sistema periodicamente; l’analisi dell’andamento economico e la cano messaggi indesiderati, come virus e mes- 10. proteggete le vostre connessioni. produzione della reportistica.10 11
  8. 8. AUMENTARE LA COMPETITIVITÀ ATTRAVERSO L’INNOVAZIONE DIGITALE D I G I T A L E Incrementare il proprio business è necessario adottare una soluzione di da- gli ordini in base allo stato del magazzino, L’incremento del business rappresenta la tawarehouse e business intelligence, per gestire la logistica. Per gestire i rapporti con sintesi degli obiettivi precedenti e lo scopo disporre di dati e indici a supporto delle de- i fornitori e i partner è possibile anche fare primario di tutti gli imprenditori. In questa cisioni senza dovere perdere tempo a repe- ricorso a sistemi di e-procurement (com- direzione la tecnologia può dare un contri- rirle tra i diversi uffici, con il rischio che messe e gare), trasferendo su Internet la ge- buto determinante. non siano coerenti tra di loro. stione degli acquisti. Per migliorare la gestione del business, Per migliorare la conoscenza, le relazioni, Ma vediamo qualche caso pratico di incre- quindi migliorare l’integrazione aziendale il contatto con i clienti e l’efficacia delle mento del business. I N N O V A Z I O N EI N N O V A Z I O N E e rendere più fluidi i processi, ma anche azioni commerciali e delle comunicazioni aumentare la conoscenza e le informazio- al mercato, occorre introdurre un sistema ni sui processi, favorire i rapporti con part- evoluto di CRM (Customer Relationship per prendere una decisione, per esempio dati ner e fornitori, la soluzione tecnologica più Management), per essere più efficienti nel sui costi di produzione di un prodotto, siano adatta è un sistema gestionale, ERP (Enter- rapporto con i clienti e coglierne le evolu- troppo difficili da ottenere: i dati di base da prise Resource Planning), capace di gestire zioni nei bisogni e nelle aspettative. cui partire esistono, ma manca il tempo per in modo integrato le aree aziendali, corre- Per migliorare il rapporto con i partner e i raccoglierli ed elaborarli. I sistemi di datawa- lando i flussi di informazioni e di dati. fornitori o sviluppare nuovi canali di ven- rehouse e di business intelligence permettono Per migliorare la conoscenza del proprio dita, può essere utile ricorrere a sistemi di di estrarre in modo uniforme i dati necessari business e disporre di un valido supporto sostegno alla filiera, ovvero a sistemi di per le decisioni, di effettuare analisi, di formu- alle decisioni strategiche per lo sviluppo di SCM (Supply Chain Management) per otti- lare scenari, di predisporre report con grafici nuovi mercati, prodotti, canali di vendita, mizzare i flussi informativi, automatizzare e indici, il tutto senza fatica e senza dovere recuperare le informazioni nei diversi uffici o nelle diverse sedi. Migliorare la gestione del business Gestire i contatti e le opportunità com- Le soluzioni per migliorare la gestione merciali aziendale permettono di integrare in un Chiama un cliente che non sento da sei me- unico strumento la gestione delle diverse si, ma non ricordo dove ho messo la docu-D I G I T A L E attività aziendali: amministrazione, logisti- mentazione che lo riguarda, la proposta ca, produzione, vendite. commerciale che gli avevo fatto e, cosa più Rispetto alle proprie esigenze, l’imprendi- importante e grave, non ricordo esattamen- tore può decidere quali aree aziendali co- te la sua necessità. La tecnologia mi può prire, garantendosi una completa integra- aiutare, perché mi permette di “archiviare” zione tra i flussi informativi generati dalle in un unico posto tutte le informazioni che diverse aree e un costante aggiornamento riguardano un cliente: mail, fax, documen- delle attività. ti e carteggi per cliente, dati di profilazio- Supportare le decisioni di business ne, documenti e file. In questo modo, con Può capitare che le informazioni necessarie una facile ricerca e in pochissimo tempo,12 13
  9. 9. AUMENTARE LA COMPETITIVITÀ ATTRAVERSO L’INNOVAZIONE DIGITALE D I G I T A L E COME PIANIFICARE E REALIZZARE PROGETTI DI INNOVAZIONE ho sotto mano tutto lo storico delle comu- ficare non disporre dei prodotti finiti da im- Come deve procedere l’imprenditore per rispondono alle contingenze ma apportano nicazioni scambiate con il cliente e posso mettere sul mercato. migliorare le aree di inefficienza o risolve- poco valore al business; rispondere alle sue richieste. Un sistema gestionale permette di gestire gli re le problematiche gestionali attraverso la • opportunità insufficienti: soluzioni da Quando le mie esigenze di conoscenza ordini in modo più veloce, standardizzato e tecnologia? evitare, a elevato rischio, elevato impatto sul singolo cliente diventano più com- quindi senza rischio di errori, risparmiando Deve valutare da un lato il valore che l’in- in termini di costi e bassissimo valore ag- plesse e i miei clienti aumentano, posso anche il tempo per trasmettere gli ordini stessi troduzione della soluzione può apportare giunto in termini di business. passare a un vero e proprio sistema di via fax, ricevere il contratto, firmarlo e rinviar- CRM, che mi permette di tenere traccia lo. Soluzioni per l’incremento del business e Pianificare e realizzare I N N O V A Z I O N E FIGURA 4I N N O V A Z I O N E di tutto il ciclo di vendita e delle attività della governabilità dell’azienda hanno eviden- progetti innovativi effettuate su potenziali clienti, offrendo- temente non solo un elevato impatto su tutti i A questo punto, l’im- mi supporto anche nella predisposizione principali processi interni, come evidenziato prenditore può valutare dei preventivi. nella figura 3, ma anche sui rapporti a monte Alto OPPORTUNITÀ IMMEDIATE OPPORTUNITÀ A LUNGO TERMINE l’offerta presente sul mer- Gestire i rapporti con fornitori e partner e a valle all’interno della filiera di riferimento. cato e realizzare un pro- VALORE Gestire gli ordini con i fornitori è un’attivi- Inoltre, offrono un valido supporto al mana- getto innovativo. tà strategica, perché sbagliare un ordine ri- gement anche per lo sviluppo del business nel La realizzazione del pro- guardante le materie prime potrebbe signi- medio periodo. Basso OPPORTUNITÀ TEMPORANEE OPPORTUNITÀ INSUFFICIENTI getto presuppone un rap- porto di fiducia con un FIGURA 3 fornitore esterno, che è RAPPORTI CON RETE Basso Alto tanto più stretto e richie- RAPPORTI CON I FORNITORI PROCESSI INTERNI VENDITA/CLIENTI RISCHIO de tempi tanto più lunghi • Ammnistrazione • Pre-vendita quanto maggiore è l’enti- • Contabilità clienti • Gestione alla sua attività, sia nel breve che nel me- tà dell’investimento in IT e il suo impatto • Soluzioni Soluzioni • Contabilità fornitori ordini dio/lungo periodo, ma deve anche consi- sull’organizzazione aziendale. Non tutti i per il supply Soluzioni per • Gestione • Controllo di gestione clienti derare i rischi, ovvero le difficoltà di imple- progetti implicano lo stesso livello di com- chain ERP per il supply ordini • Gestione del personale mentazione. plessità e investimento. management, l’integrazione • Gestione chain fornitori • Paghe e contributi l’e-procurement dei processi, ordini rete management, Esistono diverse soluzioni sul mercato che Vediamo ora quali possono essere i fattoriD I G I T A L E • Acquisti e il miglioramento la governabilità di vendita il supporto possono incidere più o meno positiva- che determinano il successo o l’insuccesso • Logistica • Marketing Soluzioni di CRM del rapporto e la conoscenza • Logistica alla rete mente nella gestione del business e generare di un qualunque progetto innovativo. in entrata • Pianificazione produzione con partner del business in uscita di vendita, • Produzione • opportunità immediate: area in cui rien- e fornitori il CRM • Controllo qualità • Assistenza trano soluzioni in grado di dare valore a Le criticità e i fattori di successo di un progetto • Vendite Soluzioni di CRM post-vendita esigenze specifiche in tempi brevi; Il principale fattore di successo di un proget- • opportunità a lungo termine: soluzioni to deriva dalla scelta di utilizzare una solu- • Gestione informazione e conoscenza aziendale Strumenti di Business Intelligence, • Gestione strategica che presentano elevato rischio ma danno, zione standard, già ampiamente affermata e Soluzioni per il supporto che servono ad analizzare le tendenze • Sviluppo del business alle decisioni strategiche di vendita e valutare le azioni allo stesso tempo, garanzie di elevato valo- diffusa sul mercato, già utilizzata da altre • Qualità da intraprendere re anche a lungo termine; aziende che l’hanno adottata con successo e • opportunità temporanee: soluzioni che che possono testimoniare i benefici e i van-14 15
  10. 10. AUMENTARE LA COMPETITIVITÀ ATTRAVERSO L’INNOVAZIONE DIGITALE D I G I T A L E COME MISURARE I VANTAGGI taggi riscontrati. Tutta- A partire dagli obiettivi di business, in- TABELLA 2 - RIDURRE I COSTI via, la qualità della so- dividuiamo una serie di indicatori rispet- ESIGENZA OBIETTIVA SOLUZIONE INNOVATIVA BENEFICI GENERALI PRINCIPALI INDICATORI luzione scelta è condi- to alle quali valutare l’introduzione di DI BUSINESS zione necessaria, ma non sufficiente, a deter- una o più soluzioni IT, per analizzarne i Svolgere in maniera PC (notebook o Tablet PC Possibilità di lavorare • Riduzione tempo per ciascuna attività minare il successo di un progetto. Esiste un benefici in termini di: efficiente i compiti per gli impiegati che lavorano anche al di fuori dell’ufficio. lavorativa (es. riduzione delle pratiche amministrativi. fuori dall’ufficio). Incremento della produttività manuali, archivi manuali, ecc.). fattore fondamentale per la riuscita di qualun- • minori costi (quindi minore esborso di de- e della mobilità del personale. • Riduzione errori (numero e tempo). que progetto di informatizzazione: l’impren- naro); Maggiore integrazione • Risparmio costi personale ditore deve credere nel progetto e adoperarsi • minor tempo (anche qui si tratta di rispar- I N N O V A Z I O N E e fluidità dei processi (riduzione straordinari, ecc.). e condivisone delle risorse.I N N O V A Z I O N E per la costituzione di un team affiatato, com- mio di costi); • Minori costi in tempi non lavorati posto da personale dell’azienda e consulenti • maggiore produttività ed efficienza Maggiore efficienza per spostamenti, trasferte, riunioni. ed efficacia nell’acquisizione • Maggiori ricavi per incremento efficacia del fornitore. (che potrà tradursi in minori costi o mag- e condivisione delle informazioni. azione commerciale. giori ricavi). • Minori tempi e costi per raccogliere FIGURA 5 Nelle tabelle abbiamo cercato informazioni, organizzarle e utilizzarle in modo diverso, secondo specifiche necessità. FATTORI DI INSUCCESSO FATTORI DI SUCCESSO di evidenziare i benefici com- plessivi relativi ad alcune so- Accedere a informazioni Rete locale di PC (LAN). Maggiore integrazione • Minori costi e tempi legati al reperimento • Basso committment • Elevato committment condivise usando Server di rete con funzionalità e gestibilità dei processi e alla condivisione delle informazioni; dell’imprenditore dell’imprenditore luzioni, che possono offrire in- un server di rete. di posta database Web server con elevati standard di sicurezza. produzione dei documenti più veloce. • Fornitore percepito come esterno • Fornitore visto come partner dicazioni di massima all’im- collaborazione. Maggiore scalabilità • Riduzione costi e tempi per documenti persi. • Poca attenzione alle fasi di analisi • Analisi dettagliata esistente prenditore per predisporre un della soluzione. • Riduzione costi e perdite (mancati ricavi) • Pianificazione errata • Pianificazione accurata in tutti gli aspetti proprio elenco di indicatori da per virus, intrusioni, furti di documenti. • Scarsa diffusione • Piena consapevolezza, diffusione Inviare e ricevere fax. Applicazioni per la condivisione Possibilità di inviare fax direttamente • Riduzione costi e tempi di invio e consapevolezza e coinvolgimento a tutti i livelli aziendali monitorare nel tempo. del fax. dal PC senza dover stampare di un documento da un apparecchio fax. • Scarse competenze del fornitore • Fornitore esperto del settore e competente Per accedere agli strumenti di e inviare il documento. • Team di progetto non affiatato • Dialogo e condivisione nel team finanziamento e credito per gli Creare il proprio Soluzioni per la creazione Maggiore autonomia • Riduzione tempi e costi di produzione • Fornitore poco presente • Fornitore sempre presente investimenti è necessario intro- materiale marketing. del materiale commerciale. nella predisposizione del materiale commerciale. • Poca importanza alla formazione • Formazione a tutti i livelli e in più sessioni del materiale necessario • Eliminazione costi esterni di agenzia e risposta più tempestiva pubblicitaria e di stamperia. • Nessuna o poche referenze • Ottime referenze del fornitore del fornitore nel settore alle opportunità commerciali. • Maggiore efficienza commerciale e riduzione tempi di risposta al mercato.D I G I T A L E Costi del progetto più elevati di quelli previsti durre un sistema gestionale integrato e adotta- conseguiti. I casi sono tratti dal “Rapporto sul- Costi e tempi pressoché allineati a quanto pianificato re sistemi di business intelligence e dataware- l’Innovazione di Processo nelle Imprese Italia- Tempi di progetto più elevati di quelli previsti house, i cui benefici generali sono indicati nel- ne” del Technology and Innovation Council. la tabella successiva. Progetto 1: introduzione di un portale com- Interruzione del progetto merciale in un’azienda che presenta già un Alcuni esempi di innovazione di processo sistema gestionale. Soluzione implementata e utilizzata Completamento progetto ma soluzione e relativi vantaggi conseguibili Situazione di partenza - I clienti/agen- non utilizzata Proponiamo ora alcuni esempi pratici di pro- ti/di stributori inoltravano gli ordini tra- getti di innovazione per evidenziare i vantaggi mite fax, e-mail o telefonicamente; gli16 17

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