Your SlideShare is downloading. ×
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Bp puri
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

Thanks for flagging this SlideShare!

Oops! An error has occurred.

×
Saving this for later? Get the SlideShare app to save on your phone or tablet. Read anywhere, anytime – even offline.
Text the download link to your phone
Standard text messaging rates apply

Bp puri

339

Published on

Ini cuman scrennshoot aja, detil proses bisnisnya harus diinterview kembali

Ini cuman scrennshoot aja, detil proses bisnisnya harus diinterview kembali

Published in: Business, Travel, Technology
0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total Views
339
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0
Actions
Shares
0
Downloads
7
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

Report content
Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
No notes for slide

Transcript

  • 1. Blue Print System.Apartment Puri Casablanca
  • 2. Housekeeping 2|Page
  • 3. 1. GUEST IN HOUSEProgram ini digunakan untuk menampilkan informasi mengenai tamu yang sedang stay di hotel, dimanainformasi yang ditampilkan berdasarkan pada status reservasi, nama tamu, nama perusahaan ataupuntanggal arrivalnya. Tampilan awal dari program inquiry ini dapat kita lihat pada gambar 1. gambar 1Pada bagian ini terdapat beberapa field isian untuk menampilkan informasi mengenai tamu yang in housedi hotel, antara lain :Status Diisi dengan status reservasi yang akan ditampilkan daftar tamunya.Name Diisi dengan nama tamu yang akan ditampilkan informasinya.Customer Diisi dengan kode customer dari tamu yang akan ditampilkan informasinya.Room No Diisi dengan nomor kamar yang akan ditampilkan informasinya.Group Diisi dengan kode group master yang akan ditampilkan daftar tamunya.Arrival Diisi dengan tanggal arrival dari tamu yang akan ditampilkan informasinya.Rsv Type Diisi dengan jenis reservasi yang akan ditampilkan daftar tamunya.Room Share Field untuk menentukan tamu yang melakukan share kamar akan ditampilkan informasinya atau tidak. Terdapat 3 pilihan yaitu Yes, No dan Both.Tampilan layar setelah kita mengisikan beberapa field isian akan tampak seperti pada gambar 2. 3|Page
  • 4. gambar 2Untuk menampilkan informasi mengenai reservasi dari salah satu tamu, kita klik folder reservationinformation, yang tampak seperti pada gambar 3. gambar 3Untuk menampilkan informasi lainnya dari salah satu tamu, kita klik folder other information, yangtampak seperti pada gambar 4. 4|Page
  • 5. gambar 4Function ini digunakan untuk menampilkan informasi room dari tamuyang kita pilih. Tampilan layar selanjutnya akan tampak seperti padagambar 5. gambar 5Function ini digunakan untuk menampilkan informasi tentang reservasidari tamu yang kita pilih. Tampilan layar selanjutnya akan tampakseperti pada gambar 6. 5|Page
  • 6. gambar 6Function ini digunakan untuk menampilkan informasi tentang specialrequest dari tamu yang kita pilih. Tampilan layar selanjutnya akantampak seperti pada gambar 7. gambar 7Function ini digunakan untuk menampilkan informasi tentang rate yangdikenakan kepada tamu yang kita pilih. Tampilan layar selanjutnya akantampak seperti pada gambar 8. 6|Page
  • 7. gambar 8Function ini digunakan untuk menampilkan informasi tentang pesanyang diterima oleh tamu yang kita pilih. Tampilan layar selanjutnyaakan tampak seperti pada gambar 9. gambar 9Function ini digunakan untuk menampilkan informasi tentang catatanyang diberikan pada reservasi tamu yang kita pilih. Tampilan layarselanjutnya akan tampak seperti pada gambar 10. 7|Page
  • 8. gambar 10Function ini digunakan untuk menampilkan informasi tentang tracingyang diberikan pada reservasi tamu yang kita pilih. Tampilan layarselanjutnya akan tampak seperti pada gambar 11. gambar 11Function ini digunakan untuk menampilkan informasi tentang guestlocator yang diberikan pada tamu yang telah kita pilih. Tampilan layarselanjutnya akan tampak seperti pada gambar 12. 8|Page
  • 9. gambar 12 9|Page
  • 10. 2. GUEST ARRIVAL LISTProgram ini digunakan untuk menampilkan daftar tamu yang akan datang ke hotel dalam range tanggaltertentu. Tampilan awal dari program report ini dapat kita lihat pada gambar 1. gambar 1Kita perhatikan pada option Print (yang dilingkari), Jika Summary List di pilih maka semua field beradapada posisi “off “sedangkan jika Detail List yang di pilih maka semua field berada pada posisi “on”seperti terlihat pada gambar 2. 10 | P a g e
  • 11. gambar 2Pada bagian ini terdapat beberapa field isian antara lain :Actual Arrival : Jika kita pilih YES, maka yang ditampilkan di report adalah tamu yang sudah datang dan check in di hotel. Sedangkan jika kita pilih NO, maka yang ditampilkan di report adalah tamu yang diharapkan datang pada tanggal yang telah ditentukan, dimana kita harus mengisikan range tanggal dari daftar arrival tamu.Payment Term : Diisi dengan jenis pembayaran yang digunakan oleh tamu dalam transaksi nanti. Jika diisi, maka yang ditampilkan di report hanya daftar tamu yang menggunakan jenis pembayaran tersebut saja.From – To Room Type : Diisi dengan kode room type yang akan ditampilkan daftar arrivalnya, dari kode room type apa sampai dengan kode room type apa. Apabila ingin menampilkan daftar arrival dari satu kode room type saja maka pada field from – to room type diisi dengan kode room type yang sama.From – To Tower : Diisi dengan kode tower yang akan ditampilkan daftar arrivalnya, dari kode tower apa sampai dengan apa. Apabila ingin menampilkan daftar arrival dari satu kode tower saja maka pada field from – to tower diisi dengan kode tower yang sama.From – To Floor : Diisi dengan kode floor yang akan ditampilkan daftar arrivalnya, dari kode floor apa sampai dengan apa. Apabila ingin menampilkan daftar arrival dari satu kode floor saja maka pada field from – to floor diisi dengan kode floor yang sama.Local : Jika terdapat tanda , maka tamu dengan kode kebangsaan Indonesia akan ditampilkan di report. Jika tidak terdapat tanda , maka kita diharuskan memilih kode kebangsaan dari daftar tamu yang akan ditampilkan di report.Foreign : Jika terdapat tanda , maka tamu dengan kode kebangsaan selain Indonesia akan ditampilkan di report. Jika tidak terdapat tanda , maka yang ditampilkan di report hanya daftar tamu yang memiliki kode kebangsaan Indonesia saja.From – To Nationality : Diisi dengan kode kebangsaan yang akan ditampilkan daftar arrivalnya, dari kode kebangsaan apa sampai dengan apa. Apabila ingin menampilkan daftar arrival untuk satu kode kebangsaan saja maka pada field from – to nationality diisi dengan kode kebangsaan yang sama. Field ini akan aktif jika pada field local tidak terdapat tanda . 11 | P a g e
  • 12. From – To Customer : Diisi dengan kode customer yang akan ditampilkan daftar arrivalnya, dari kode customer apa sampai dengan apa. Apabila ingin menampilkan daftar arrival untuk satu kode customer saja maka pada field from – to customer diisi dengan kode customer yang sama.Group by Reservation Type : Jika kita pilih YES, maka harus menentukan jenis reservasi mana yang akan ditampilkan daftar arrivalnya. Jika kita pilih NO, maka semua option jenis reservasi akan ditampilkan daftar arrivalnya.Reservation Type : Field untuk menentukan jenis reservasi mana yang akan ditampilkan daftar arrivalnya. Terdapat 3 pilihan yaitu Group Member, Individual dan House Use. Pada field ini kita dapat memilih salah satu atau beberapa jenis reservasi untuk ditampilkan daftar arrivalnya.Print Remark : Jika terdapat tanda maka pada report akan ditampilkan remark dari masing-masing tamu.Print Payment Instruction : Jika terdapat tanda maka pada report akan ditampilkan payment instruction dari masing-masing tamu.Print Special Request : Jika terdapat tanda maka pada report akan ditampilkan special request dari masing-masing tamu.Print Special Attention : Jika terdapat tanda maka pada report akan ditampilkan special attention pada masing-masing tamu yang ada.Print Room Rate : Jika terdapat tanda maka pada report akan ditampilkan room rate dari masing-masing tamu.Print Deposit : Jika terdapat tanda maka pada report akan ditampilkan deposit dari masing-masing tamu yang memiliki deposit.With Allotment : Jika terdapat tanda , maka pada report ditampilkan daftar arrival yang menggunakan allotment.Without Allotment : Jika terdapat tanda , maka pada report ditampilkan daftar arrival yang tidak menggunakan allotment.Sort By : Field untuk menentukan report nantinya akan ditampilkan urut berdasarkan apa. Terdapat beberapa pilihan yaitu Room, Name, Tower, Room Type, Rsv.No dan Arrival.With Folio Only : Jika kita pilih YES, bila ada 2 tamu dalam satu reservasi maka yang ditampilkan di report hanya tamu yang memiliki folio sharing 100% saja. Jika kita pilih NO, bila ada 2 tamu dalam satu reservasi maka keduanya akan ditampilkan di report.Special Request : Diisi dengan kode special request dari reservasi yang akan ditampilkan daftar arrivalnya.Special Attention : Diisi dengan kode special attention dari reservasi yang akan ditampilkan daftar arrivalnya.Detail : Jika kita pilih, maka report akan ditampilkan dalam format detail.Summary : Jika kita pilih, maka report akan ditampilkan dalam format ringkasan.Hasil report ini dapat dicetak dalam 3 media yaitu :Printer Report tersebut akan dicetak melalui printer yang telah ditentukan sebelumnya.Screen Report tersebut akan tampil di layar komputer saja. (Gambar 3)File Hasil report yang diinginkan akan berbentuk file dengan extention tertentu yang telah kita pilih. Pada option ini, kita diharuskan memberikan nama file dan menentukan format dari file tersebut. 12 | P a g e
  • 13. (Gambar 3) 13 | P a g e
  • 14. 3. GUEST DEPARTURE LISTProgram ini digunakan untuk menampilkan daftar tamu yang akan pulang dari hotel dalam range tanggaltertentu. Tampilan dari program report ini dapat kita lihat pada gambar 1. gambar 1Pada bagian ini terdapat beberapa field isian antara lain :Actual Departure : Jika kita pilih YES, maka yang ditampilkan di report adalah tamu yang sudah pulang dan check out dari hotel. Sedangkan jika kita pilih NO, maka yang ditampilkan di report adalah tamu yang diharapkan pulang pada tanggal yang telah ditentukan, dimana kita harus mengisikan range tanggal dari daftar departure tamu.Payment Term : Diisi dengan jenis pembayaran yang digunakan oleh tamu dalam transaksi nanti. Jika diisi, maka yang ditampilkan di report hanya daftar tamu yang menggunakan jenis pembayaran tersebut saja.From – To Room Type : Diisi dengan kode room type yang akan ditampilkan daftar departurenya, dari kode room type apa sampai dengan kode room type apa. Apabila ingin menampilkan daftar departure dari satu kode room type saja maka pada field from – to room type diisi dengan kode room type yang sama.From – To Tower : Diisi dengan kode tower yang akan ditampilkan daftar departurenya, dari kode tower apa sampai dengan apa. Apabila ingin menampilkan daftar departure dari satu kode tower saja maka pada field from – to tower diisi dengan kode tower yang sama.From – To Floor : Diisi dengan kode floor yang akan ditampilkan daftar departurenya, dari kode floor apa sampai dengan apa. Apabila ingin menampilkan daftar departure dari satu kode floor saja maka pada field from – to floor diisi dengan kode floor yang sama.Local : Jika terdapat tanda , maka tamu dengan kode kebangsaan Indonesia akan ditampilkan di report. Jika tidak terdapat tanda , maka kita diharuskan memilih kode kebangsaan dari daftar tamu yang akan ditampilkan di report. 14 | P a g e
  • 15. Foreign : Jika terdapat tanda , maka tamu dengan kode kebangsaan selain Indonesia akan ditampilkan di report. Jika tidak terdapat tanda , maka yang ditampilkan di report hanya daftar tamu yang memiliki kode kebangsaan Indonesia saja.From – To Nationality : Diisi dengan kode kebangsaan yang akan ditampilkan daftar departurenya, dari kode kebangsaan apa sampai dengan apa. Apabila ingin menampilkan daftar departure untuk satu kode kebangsaan saja maka pada field from – to nationality diisi dengan kode kebangsaan yang sama. Field ini akan aktif jika pada field local tidak terdapat tanda .From – To Customer : Diisi dengan kode customer yang akan ditampilkan daftar departurenya, dari kode customer apa sampai dengan apa. Apabila ingin menampilkan daftar departure untuk satu kode customer saja maka pada field from – to customer diisi dengan kode customer yang sama.Group by Reservation Type : Jika kita pilih YES, maka harus menentukan jenis reservasi mana yang akan ditampilkan daftar departurenya. Jika kita pilih NO, maka semua option jenis reservasi akan ditampilkan daftar departurenya.Reservation Type : Field untuk menentukan jenis reservasi mana yang akan ditampilkan daftar departurenya. Terdapat 3 pilihan yaitu Group Member, Individual dan House Use. Pada field ini kita dapat memilih salah satu atau beberapa jenis reservasi untuk ditampilkan daftar departurenya.Print Remark : Jika terdapat tanda maka pada report akan ditampilkan remark dari masing-masing tamu.Print Payment Instruction : Jika terdapat tanda maka pada report akan ditampilkan payment instruction dari masing-masing tamu.Print Special Request : Jika terdapat tanda maka pada report akan ditampilkan special request dari masing-masing tamu.Print Special Attention : Jika terdapat tanda maka pada report akan ditampilkan special attention pada masing-masing tamu yang ada.Print Room Rate : Jika terdapat tanda maka pada report akan ditampilkan room rate dari masing-masing tamu.With Allotment : Jika terdapat tanda , maka pada report ditampilkan daftar departure yang menggunakan allotment.Without Allotment : Jika terdapat tanda , maka pada report ditampilkan daftar departure yang tidak menggunakan allotment.Sort By : Field untuk menentukan report nantinya akan ditampilkan urut berdasarkan apa. Terdapat beberapa pilihan yaitu Room, Name, Tower, Room Type, Rsv.No dan Arrival.With Folio Only : Jika kita pilih YES, bila ada 2 tamu dalam satu reservasi maka yang ditampilkan di report hanya tamu yang memiliki folio sharing 100% saja. Jika kita pilih NO, bila ada 2 tamu dalam satu reservasi maka keduanya akan ditampilkan di report.Special Request : Diisi dengan kode special request dari reservasi yang akan ditampilkan daftar departurenya.Special Attention : Diisi dengan kode special attention dari reservasi yang akan ditampilkan daftar departurenya.Detail : Jika kita pilih, maka report akan ditampilkan dalam format detail.Summary : Jika kita pilih, maka report akan ditampilkan dalam format ringkasan.Hasil report ini dapat dicetak dalam 3 media yaitu :Printer Report tersebut akan dicetak melalui printer yang telah ditentukan sebelumnya.Screen Report tersebut akan tampil di layar komputer saja. (Gambar 2)File Hasil report yang diinginkan akan berbentuk file dengan extention tertentu yang telah kita pilih. Pada option ini, kita diharuskan memberikan nama file dan menentukan format dari file tersebut. 15 | P a g e
  • 16. Gambar 2 16 | P a g e
  • 17. 4. HOUSEKEEPING REPORTProgram ini digunakan untuk menampilkan status dari beberapa kamar sekaligus padatanggal yang telah ditentukan. Tampilan dari program report ini dapat kita lihat padagambar 1. Pada bagian ini terdapat beberapa field isian antara lain : Date Diisi dengan tanggal transaksi dimana kamar tersebut akan ditampilkan statusnya. Sort Field untuk menentukan report nantinya akan ditampilkan urut berdasarkan apa. Terdapat beberapa pilihan yaitu Room, Tower, Floor dan Section. From- To Diisi dengan nomor kamar yang akan ditampilkan statusnya, dari nomor Room kamar berapa sampai dengan berapa. Apabila hanya ingin menampilkan status dari satu nomor kamar saja, maka pada field from - to room diisi dengan nomor kamar yang sama. Field ini akan aktif jika pada option sort kita pilih room. From- To Diisi dengan kode tower dari kamar yang akan ditampilkan statusnya, Tower dari kode tower apa sampai dengan apa. Apabila hanya ingin menampilkan status kamar dari satu kode tower saja, maka pada field from - to tower diisi dengan kode tower yang sama. Field ini akan aktif jika pada option sort kita pilih tower. From- To Diisi dengan kode floor dari kamar yang akan ditampilkan statusnya, Floor dari kode floor berapa sampai dengan berapa. Apabila hanya ingin menampilkan status kamar dari satu kode floor saja, maka pada field from - to floor diisi dengan kode floor yang sama. Field ini akan aktif jika pada option sort kita pilih floor. From- To Diisi dengan kode section dari kamar yang akan ditampilkan statusnya, Section dari kode section apa sampai dengan apa. Apabila hanya ingin menampilkan status kamar dari satu kode section saja, maka pada field from - to section diisi dengan kode section yang sama. Field ini akan aktif jika pada option sort kita pilih section. Hasil report ini dapat dicetak dalam 3 media yaitu : 17 | P a g e
  • 18. Printer Report tersebut akan dicetak melalui printer yang telah ditentukan sebelumnya.Screen Report tersebut akan tampil di layar komputer saja.File Hasil report yang diinginkan akan berbentuk file dengan extention tertentu yang telah kita pilih. Pada option ini, kita diharuskan memberikan nama file dan menentukan format dari file tersebut 18 | P a g e
  • 19. 5. RESERVATION LISTProgram ini digunakan untuk menampilkan data reservasi dari individu ataupun perusahaan tertentudalam range tanggal arrival yang telah ditentukan. Tampilan dari program report ini dapat kita lihatpada gambar 1. gambar 1Pada bagian ini terdapat beberapa field isian antara lain :Rsv Status : Field untuk menentukan status dari reservasi yang akan ditampilkan. Terdapat beberapa pilihan yaitu Definite, Tentative, Waiting List, In House dan Check Out. Pada field ini kita dapat memilih salah satu status ataupun semua status untuk ditampilkan di report.Rsv Type : Field untuk menentukan tipe dari reservasi yang akan ditampilkan. Terdapat beberapa pilihan yaitu Group Member, Individual dan House Use. Pada field ini kita dapat memilih salah satu status ataupun semua status untuk ditampilkan di report.Nationality : Field untuk menentukan nationality dari person yang ada dalam reservasi tersebut. Terdapat 2 pilihan yaitu Local dan Foreign. Pada field ini kita dapat memilih salah satu status ataupun semua status untuk ditampilkan di report.From – To Nationality : Diisi dengan kode nationality yang akan ditampilkan daftar reservasinya, dari kode nationality apa sampai dengan apa. Apabila ingin menampilkan daftar reservasi untuk satu kode nationality saja maka pada field from – to nationality diisi dengan kode nationality yang sama.From – To Customer : Diisi dengan kode customer yang akan ditampilkan daftar reservasinya, dari kode customer apa sampai dengan apa. Apabila ingin menampilkan daftar reservasi untuk satu kode customer saja maka pada field from – to customer diisi dengan kode customer yang sama.From – To Arrival : Diisi dengan range tanggal kedatangan dari daftar reservasi yang akan ditampilkan, dari tanggal berapa sampai dengan berapa. Apabila ingin menampilkan daftar reservasi untuk satu tanggal kedatangan saja maka pada field from – to arrival diisi dengan tanggal kedatangan yang sama.Data Type : Field untuk menentukan data reservasi akan ditampilkan berdasarkan apa. Terdapat 2 pilihan yaitu Create (diambil dari tanggal pembuatan reservasi) dan Update (diambil dari tanggal update terhadap data reservasi). Pada field ini kita dapat memilih salah satu status ataupun semua status untuk ditampilkan di report.From – To Create/Update Date : 19 | P a g e
  • 20. Diisi dengan range tanggal create atau update dari daftar reservasi yang akan ditampilkan, dari tanggal berapa sampai dengan berapa. Jika ingin menampilkan daftar reservasi untuk satu tanggal create atau update saja maka pada field from – to create/update date diisi dengan tanggal yang sama.Sort by : Field untuk menentukan report ini nantinya akan diurutkan berdasarkan apa. Terdapat beberapa pilihan yaitu Reservation, Data Type, Reservation Type dan Arrival Date.Print : Field untuk menentukan format report yang akan dihasilkan, akan ditampilkan secara rinci (detail) ataukah ringkasan (summary).Hasil report ini dapat dicetak dalam 3 media yaitu :Printer Report tersebut akan dicetak melalui printer yang telah ditentukan sebelumnya.Screen Report tersebut akan tampil di layar komputer saja.File Hasil report yang diinginkan akan berbentuk file dengan extention tertentu yang telah kita pilih. Pada option ini, kita diharuskan memberikan nama file dan menentukan format dari file tersebut. 20 | P a g e
  • 21. 6. RESERVATION TRACING LISTProgram ini digunakan untuk menampilkan tracing dari suatu departemen terhadap reservasi tertentu.Tampilan dari program report ini dapat kita lihat pada gambar 1. gambar 1Pada bagian ini terdapat beberapa field isian antara lain :Sort by : Field untuk menentukan report akan ditampilkan urut berdasarkan apa. Terdapat 2 pilihan yaitu berdasarkan Applied Date (tanggal pembuatan tracing) dan Reservation (nomor reservasi yang mendapat tracing).From – To Date : Diisi dengan range tanggal dibuatnya tracing yang akan ditampilkan, dari tanggal berapa sampai dengan tanggal berapa.From – To Reservation : Diisi dengan nomor reservasi yang akan ditampilkan tracingnya, dari nomor reservasi berapa sampai dengan berapa. Apabila hanya ingin menampilkan satu nomor reservasi saja, maka pada field from – to reservation diisi dengan nomor reservasi yang sama.From – To Division : Diisi dengan kode divisi yang membuat tracing, dari kode divisi apa sampai dengan apa. Apabila hanya ingin menampilkan tracing dari satu kode divisi saja, maka pada field from – to division diisi dengan kode divisi yang sama.Tracing Status : Field untuk menentukan status dari tracing yang akan ditampilkan. Terdapat beberapa pilihan yaitu New, Checked, Cancelled, Done. Pada field ini kita dapat memilih salah satu dari status diatas ataupun memilih untuk menampilkan semua status dalam report.Reservation Types : Field untuk menentukan tipe dari reservasi yang akan ditampilkan tracingnya. Terdapat beberapa pilihan yaitu Group Master, Group Member dan Individual. Pada field ini kita dapat memilih salah satu dari status diatas ataupun memilih untuk menampilkan semua status dalam report.Reservation Status : Field untuk menentukan status dari reservasi yang akan ditampilkan tracingnya. Terdapat beberapa pilihan yaitu Registered, Reserved dan Cancelled. Pada field ini kita dapat memilih salah satu dari status diatas ataupun memilih untuk menampilkan semua status dalam report.Print Notes : Jika terdapat tanda , maka pada report akan ditampilkan notes yang ada dalam tracing tersebut.Hasil report ini dapat dicetak dalam 3 media yaitu :Printer Report tersebut akan dicetak melalui printer yang telah ditentukan sebelumnya. 21 | P a g e
  • 22. Screen Report tersebut akan tampil di layar komputer saja. (Gambar 2)File Hasil report yang diinginkan akan berbentuk file dengan extention tertentu yang telah kita pilih. Pada option ini, kita diharuskan memberikan nama file dan menentukan format dari file tersebut. Gambar 2 22 | P a g e
  • 23. 7. GROUP ROOMING LISTProgram ini digunakan untuk menampilkan informasi mengenai kamar serta member dari suatu groupmaster tertentu.Tampilan dari program report ini dapat kita lihat pada gambar 1. gambar 1Pada bagian ini terdapat beberapa field isian antara lain :Group Arrival Date : Diisi dengan tanggal arrival dari group master yang akan ditampilkan informasi kamar maupun member dari group tersebut.Group Code : Diisi dengan kode group master yang akan ditampilkan informasi kamar maupun member dari group tersebut.Member Status : Field untuk menentukan status dari member group yang akan ditampilkan informasinya di report. Terdapat 2 pilihan yaitu Definite dan Register.Member Arrival Date : Diisi dengan tanggal arrival dari member group yang akan ditampilkan informasi kamar maupun member dari group tersebut.Print Room Rate : Jika terdapat tanda pada kolom YES, maka pada report akan ditampilkan room rate dari masing-masing member dari group master.Print Guest Name : Jika terdapat tanda pada kolom YES, maka pada report akan ditampilkan nama dari masing-masing member dari group master.Sort By : Field untuk menentukan report nantinya akan ditampilkan urut berdasarkan apa. Terdapat beberapa pilihan yaitu Guest Name dan Room.Isilah beberapa field diatas berikut dengan optionsnya seperti pada gambar 2. gambar 2Hasil report ini dapat dicetak dalam 3 media yaitu : 23 | P a g e
  • 24. Printer Report tersebut akan dicetak melalui printer yang telah ditentukan sebelumnya.Screen Report tersebut akan tampil di layar komputer saja. (Gambar 3)File Hasil report yang diinginkan akan berbentuk file dengan extention tertentu yang telah kita pilih. Pada option ini, kita diharuskan memberikan nama file dan menentukan format dari file tersebut. Gambar 3 24 | P a g e
  • 25. 8. UPDATE ROOM STATUS Program ini dipergunakan untuk melihat status kamar-kamar yang ada dihotel serta dipergunakan untuk merubah status terhadap suatu kamar atau beberapa kamar sekaligus. Tampilan layar dari program ini untuk bagian list akan tampak seperti pada gambar berikut. Gambar 1 Pada program ini terdapat beberapa function untuk menampilkan status kamar yang ada, antara lain : Type Function ini akan menampilkan daftar tipe kamar yang telah kita maintain di program HTM01200 - room type master. Apabila kita pilih salah satu tipe kamar tersebut maka pada tampilan layar yang tampak hanya kamar dengan tipe kamar yang telah dipilih tersebut. Status Function ini dipergunakan untuk menampilkan status kamar yang ingin kita tampilkan. Pada program ini terdapat 3 status kamar yaitu : Status 1 V Vacant GC General cleaning O Occupied OO Out of order H House use UC Under construction CO Check out Status 2 C Clean D Dirty Status 3 I Inspected N Not inspected Tower Function ini akan menampilkan daftar tower atau nama gedung yang telah kita maintain di program HTM0130 - tower master. Apabila kita memilih salah satu dari tower yang ada maka kamar 25 | P a g e
  • 26. yang akan ditampilkan diprogram ini hanya kamar yang ada di tower tersebut.Floor Function ini akan menampilkan daftar floor yang ada dihotel yang telah kita maintain di program HTM0140 - floor master. Apabila kita pilih satu satu floor maka kamar yang ditampilkan hanya kamar yang ada di floor tersebut saja.Section Function ini akan menampilkan daftar section yang telah kita maintain di program HKM0100 - section. Apabila kita pilih salah satu section, maka kamar yang ditampilkan hanya kamar yang masuk dalam section tersebut saja. Gambar 2Tampilan pada bagian room status akan tampak pada gambar 2, dimana pada bagian iniakan menampilkan detail status kamar tersebut. Sedangkan tampilan pada bagian guestinformation akan tampak seperti pada gambar 3, dimana pada bagian ini akanmenampilkan data tamu yang sedang stay di kamar tersebut. 26 | P a g e
  • 27. Gambar 3Pada program ini kita dapat melakukan perubahan status kamar terhadap satu kamar sertabeberapa kamar sekaligus. Untuk merubah status kamar secara satu per satu, kita klikterlebih dahulu nomor kamar yang akan dirubah statusnya kemudian kita klik tombol . Tampilan layarakan tampak seperti pada gambar 4. Gambar 4 27 | P a g e
  • 28. Pada tampilan seperti pada gambar 4 tersebut, kita tinggal merubah status kamar 1, 2 dan 3 dari kamartersebut dengan status yang baru dengan cara klik tombol untuk menampilkan status yang diinginkan.Setelah status yang baru telah kita input, kita klik tombol untuk menyimpan perubahan data tersebut.Untuk merubah status kamar terhadap beberapa kamar sekaligus, kita klik tombol dan tampilan layarakan tampak seperti pada gambar 5. Gambar 5 Pada bagian ini terdapat beberapa field isiaian antara lain : Tower Diisi dengan kode tower dari kamar-kamar yang akan dirubah statusnya. Apabila kita memilih salah satu dari tower yang ada maka kamar yang akan ditampilkan diprogram ini hanya kamar yang ada di tower tersebut. Floor Diisi dengan kode floor dari kamar-kamar yang akan dirubah statusnya. Apabila kita pilih satu satu floor maka kamar yang ditampilkan hanya kamar yang ada di floor tersebut saja. Section Diisi dengan kode section dari kamar-kamar yang akan akan dirubah statusnya Apabila kita pilih salah satu section, maka kamar yang ditampilkan hanya kamar yang masuk dalam section tersebut saja. Old Status Diisi dengan status kamar yang akan dirubah. New Status Diisi dengan status kamar yang diinginkan.Setelah kita menentukan status kamar yang akan dirubah, kita klik tombol,dimana tampilan layar akantampak seperti pada gambar 6. 28 | P a g e
  • 29. Gambar 6Pada bagian ini kita menentukan kamar mana saja yang akan kita rubah statusnya, dengancara klik kolom paling kiri sehingga terdapat tanda √. Untuk memberikan tanda √ padasemua kamar, kita klik tombol dan untuk menghilangkan semua tanda √ kita klik tombol . Setelah menentukan kamar yang akan dirubah kita klik tombol setelah kita klik tombolproses, maka semua kamar dengan status yang lama akan berubah statusnya menjadi status yangbaru. 29 | P a g e
  • 30. Pada program ini kita dapat juga melakukan perubahan status kamar ke dalam status maintenancedengan klik tombol dan klik tombol. Tampilan layar selanjutnya akan tampak seperti pada gambar 7. Gambar 7 Pada bagian ini beberapa field yang harus diisi antara lain : Room No Diisi dengan nomor kamar yang akan dimasukkan ke dalam status maintenance. Status Diisi dengan status maintenance yang akan dikenakan kepada kamar tersebut. Terdapat 3 status maintenance yaitu OO (out of order), GC (general cleaning) dan UC (under construction). From Diisi dengan tanggal dan jam dimulainya status maintenance tersebut akan diberlakukan. To Diisi dengan tanggal dan jam berakhirnya status maintenance tersebut akan berakhir. Reason Diisi dengan alasan diberlakukannya status maitenance terhadap kamar tersebut. Inputan reason ini didapat dari hasil maintain data di program HSM1400 - reason master. Remark Diisi dengan keterangan terhadap status kamar maintenance tersebut. 30 | P a g e
  • 31. Setelah semua field terisi, klik tombol untuk menyimpan data yang telah dibuat untuk mengakhiri pengisian,klik tombol kemudian tampilan layar akan tampak seperti pada gambar 8. Gambar 8Apabila kita akan merubah status kamar dari status maintenance menjadi status yang baru, kita klik tomboldengan terlebih dahulu kita tentukan kamar mana yang akan dirubah statusnya. Selanjutnya akan tampakdialog box seperti pada gambar 9. Gambar 9Pada dialog box diatas, system menanyakan apakah kita benar-benar akan merubah status kamarmaintenance tersebut. Apabila ingin merubah kita klik YES, bila tidak ingin merubah kita klik NO.ada program ini kita juga dapat merubah status kamar maintenance untuk beberapa kamar sekaligusdengan klik tombol . Kemudian akan tampil dialog box seperti pada gambar 10. 31 | P a g e
  • 32. Gambar 10Pada bagian ini kita cukup mengisikan status kamar maintenance yang akan di release pada fieldStatus, kemudian kita klik tombol , dimana tampilan layar akanntampak seperti pada gambar 11.Pada bagian ini kita menentukan kamar mana saja yang akan kita rubah statusnya, dengan cara klik kolompaling kiri sehingga terdapat tanda √. Untuk memberikan tanda √ pada semua kamar, kita klik tombol tag alldan untuk menghilangkan semua tanda √ kita klik tombol untag all . Setelah menentukan kamar yang akandirubah kita klik tombol process, Setelah kita klik tombol proses, maka semua kamar dengan statusmaintenance yang lama akan berubah statusnya menjadi status VDN. 32 | P a g e
  • 33. 9. ROOM STATUS CHANGE Modul ini digunakan untuk melihat status dari kondisi room unit 33 | P a g e
  • 34. 10. GUEST CHECK O/ HISTORYModul ini digunakan untuk melihat tamu tamu yang telah check out ataupun yang masih check in. (berlangsungsampai departude date yang ditentukan).Hasil report ini dapat dicetak dalam 3 media yaitu :Printer Report tersebut akan dicetak melalui printer yang telah ditentukan sebelumnya.Screen Report tersebut akan tampil di layar komputer saja.File Hasil report yang diinginkan akan berbentuk file dengan extention tertentu yang telah kita pilih. Pada option ini, kita diharuskan memberikan nama file dan menentukan format dari file tersebut. 34 | P a g e
  • 35. Linen (Laundry) 35 | P a g e
  • 36. 1. OPEN CLOSE CASHIERProgram ini harus dijalankan oleh setiap cashier yang bertugas sebelum memulai melakukan transaksi dansetelah selesai bertugas, baik transaksi di program retail transaction, restaurant transaction, golf front deskmaupun saat menjalankan proses night audit.Untuk memulai program open cashier, klik tombol maka tampilan layar akan tampak seperti pada gambarberikut.Pada bagian ini beberapa field yang harus diisi, antara lain :Shift Diisi dengan shift berapa giliran cashier tersebut bertugas.Password Diisi dengan password dari user cashier tersebut.Currency Diisi dengan kode mata uang yang digunakan untuk transaksi.Beginning Diisi dengan jumlah uang yang dipakai sebagai modal awal saat tugas field ini optional, bisa diisi atau tidak, tergantung kebijakan masing masing company.Setelah semua field yang diperlukan telah terisi, klik tombol save untuk menyimpan data yang telah dibuat.Untuk mengakhiri pengisian, klik tombol cancel . Tampilan layar bagian list setelah klik tombol cancelakan tampak seperti pada gambar dibawah 36 | P a g e
  • 37. .Setelah cashier mengakhiri shift tugasnya, cashier harus melakukan closing terhadap shiftnya. Untukmelakukan proses closing shift, kita klik tombol close dan tampilan layar akan tampak seperti pada gambardibawah. 37 | P a g e
  • 38. Pada saat melakukan closing shift cashier ini, kita hanya perlu mengisikan password dari user cashiertersebut. Setelah mengisikan password, klik tombol untuk save menyimpan data yang telah dibuat. Tampilanlayar bagian list setelah klik tombol save akan tampak seperti pada gambar berikut.Apabila kita ingin membatalkan proses closing cashier, kita klik tombol cancel dan tampilan layar akantampak seperti pada gambar dibawah. 38 | P a g e
  • 39. Pada saat melakukan proses cancel closing shift cashier ini, kita hanya perlu mengisikan password dari usercashier tersebut. Setelah mengisikan password, klik tombol save untuk menyimpan data yang telah dibuat.Tampilan layar bagian list setelah klik tombol save akan tampak seperti pada gambar 6. 39 | P a g e
  • 40. 2. OUTLET FOLIO PAYMENT WITH DETAILProgram ini digunakan untuk menampilkan daftar transaksi pada outlet tertentu yang pembayarannyadimasukkan ke folio tamu yang bersangkutan, disertai dengan detail item yang terjual.Tampilan dari program report ini dapat kita lihat pada gambar berikut.Pada bagian ini terdapat beberapa field isian antara lain :Date Diisi dengan tanggal transaksi outlet yang akan ditampilkan transaksi folio paymentnya.Outlet Diisi dengan kode outlet yang akan ditampilkan transaksi folio paymentnya.Cashier Diisi dengan kode kasir yang melakukan transaksi folio payment tersebut.Hasil report ini dapat dicetak dalam 3 media yaitu :Printer Report tersebut akan dicetak melalui printer yang telah ditentukan sebelumnya.Screen Report tersebut akan tampil di layar komputer saja.File Hasil report yang diinginkan akan berbentuk file dengan extention tertentu yang telah kita pilih. Pada option ini, kita diharuskan memberikan nama file dan menentukan format dari file tersebut. 40 | P a g e
  • 41. 3. RETAIL TRANSACTIONProgram ini digunakan untuk menginput transaksi penjualan retail di outlet. Program ini berkaitan denganprogram CST0100 (open/close cashier), dimana kita harus melakukan open cashier sebelum melakukaninput transaksi di program retail transaction ini.Tampilan awal program retail transaction ini tampak seperti pada gambar 1. gambar 1Untuk memulai penginputan transaksi, kita isikan terlebih dahulu kode outlet yang akan melakukantransaksi lalu kita klik tombol add new maka tampilan layar akan tampak seperti pada gambar 2. Gambar 2 41 | P a g e
  • 42. Setelah layar tampak seperti pada gambar 2, kita harus menentukan payment type yang akan digunakan,apakah sesuai dengan default yang telah ditentukan ataukan akan menggantinya dengan jenis payment typelainnya. Bila kita sudah menentukan payment type yang diinginkan, klik tombol untuk menyimpan dataheader transaksi.Tampilan layar selanjutnya akan tampak seperti pada gambar 3. gambar 3Pada bagian ini field yang harus diisi antara lain :Service Diisi dengan kode service yang terjualQuantity Diisi dengan berapa jumlah service tersebut yang jual. Perhitungan unit price pada kolom kanan akan mengikuti berapa quantity yang terjual.Setelah semua field yang diperlukan telah terisi, klik tombol save untuk menyimpan data yang telah dibuat.Bila ingin mengisikan data service berikutnya, isikan kembali data pada field yang telah tersedia, lalu kliktombol save. Untuk mengakhiri pengisian, klik tombol cancel. Tampilan layar setelah klik tombol cancelakan tampak seperti pada gambar 4. Gambar 4 42 | P a g e
  • 43. Pada bagian ini terdapat beberapa function yang berkaitan dengan inputan service antara lain :Add Digunakan untuk memasukkan data service baru. Tampilan setelah kita klik tombol ini akan tampak seperti pada gambar 3.Modify Digunakan untuk merubah data transaksi service yang telah disimpan.Data yang dapat dirubah hanya jumlah quantity dari service tersebut.Remove Dipergunakan untuk menghapus data service yang telah kita simpan.Apabila kita telah mensetup approval bila akan melakukan remove service, saat kita klik tombol ini akan muncul dialog box untuk mengisikan reason dan approvalAdd disc Dipergunakan untuk menginput persentase discount terhadap service yang didapatkan oleh tamu. Tampilan layar setelah kita klik tombol ini akan terlihat seperti gambar 5. Pada bagian ini kita isikan % discount yang didapat oleh masing-masing kode service pada field % Disc ataupun discount total terhadap semua kode service pada baris Total kemudian isikan reason dari pemberian discount tersebut lalu klik tombol save untuk menyimpan data. gambar 5Setelah semua service yang terjual diinput, langkah selanjutnya ialah melakukan proses payment. Apabilapada saat setting di outlet master, pilihan print bill kita beri tanda ,maka kita harus melakukan print billdulu sebelum melakukan payment. Untuk melakukan print bill kita klik tombol dan tampilan layar akantampak seperti pada gambar 6 43 | P a g e
  • 44. Gambar 6Setelah dilakukan pengecekan dan ternyata data transaksi tersebut sudah benar, kita klik tombol print.Langkah berikutnya setelah bill dicetak, kita melakukan payment dengan klik tombol paymentSelanjutnya tampilan layar akan tampak seperti pada gambar 7. Gambar 7 44 | P a g e
  • 45. Pada bagian ini beberapa field yang harus diisi antara lain :Paid By Diisi dengan jenis payment digunakan, apakah menggunakan cash,credit card, city ledger, house ledger, compliment, entertain, house use,golf personal folio dan golf group folio.Currency Diisi dengan mata uang yang akan digunakan dalam proses payment.Payment Diisi dengan berapa jumlah uang yang dibayarkan oleh player (bila menggunakan payment cash). Jika jumlah payment lebih besar dari net price, maka otomatis field change akan terisi.Setelah semua field yang diperlukan telah terisi, klik tombol save untuk menyimpan data yang telah dibuat.Untuk keluar dari program payment kita klik tombol return Tampilan layar setelah kita klik tombol returnakan tampak seperti pada gambar 8, dimana data service yang telah terjual akan hilang dan siap untukdigunakan untuk transaksi berikutnya. gambar 8 45 | P a g e
  • 46. Engineering 46 | P a g e
  • 47. 1. RESERVATION TRACING LISTProgram ini digunakan untuk menampilkan tracing dari suatu departemen terhadap reservasi tertentu.Tampilan dari program report ini dapat kita lihat pada gambar berikut.Pada bagian ini terdapat beberapa field isian antara lain :Sort by Field untuk menentukan r epor t akan dit ampilkan urut berda sa rkan apa . Terdapa t 2 pilihan ya itu berdasarkan Applied Da t e (t angga l pembua t an t r a cing) dan Reservation (nomor reservasi yang mendapat tracing).From To Date Diisi dengan r ange t angga l dibua tnya t r a cing yang akan dit ampilkan, da r i t angga l ber apa sampa i dengan t angga l berapa.From To Reservation Diisi dengan nomor r eserva si yang akan dit ampilkan t r a cingnya , da r i nomor r eserva si ber apa sampa i dengan ber apa . Apabila hanya ingin menampilkan sa tu nomor r eserva si sa ja , maka pada field from to r eserva t ion diisi dengan nomor reservasi yang sama.From To Division Diisi dengan kode divisi yang membua t t r a cing, da r i kode divisi apa sampa i dengan apa . Apabila hanya ingin menampilkan t r a cing da r i sa tu kode divisi sa ja , maka pada field from to division diisi dengan kode divisi yang sama.Tracing Status Field untuk menentukan st a tus da r i t r a cing yang akan dit ampilkan. Terdapa t beber apa pilihan ya itu New, Checked, Cancelled, Done. Pada field ini kita dapat memilih sa lah sa tu da r i st a tus dia t a s a t aupun memilih untuk menampilkan semua status dalam report.Reservation Types Field untuk menentukan t ipe da r i r eserva si yang akan dit ampilkan t r acingnya Terdapa t beber apa pilihan ya itu Group Master, Group Member dan Individual. Pada field ini kit a dapa t memilih sa lah sa tu da r i st a tus dia t a s a t aupun memilih untuk menampilkan semua status dalam report.Reservation Status Field untuk menentukan st a tus da r i r eserva si yang akan dit ampilkan tracingnya . Terdapa t beber apa pilihan ya itu Registered, Reserved dan Cancelled. Pada field ini kit a dapa t memilih sa lah sa tu da r i st a tus dia t a s a t aupun memilih untuk menampilkan semua status dalam report. 47 | P a g e
  • 48. Print Notes J ika t erdapa t t anda , maka pada r epor t akan dit ampilkan notes yang ada dalam tracing tersebut.Hasil report ini dapat dicetak dalam 3 media yaitu :Printer Repor t Tersebut akan dicet ak mela lui pr int er yang t elah ditentukan sebelumnya.Screen Report Tersebut akan tampil di layar komputer saja.File Ha sil Repor t yang diinginkan akan berbentuk file dengan ext ent ion t er t entu yang t elah kit a pilih. Pada opt ion ini, kit a diharuskan memberikan nama file dan menentukan format dari file tersebut. 48 | P a g e
  • 49. 2. GUEST HISTORYProgram ini digunakan untuk menampilkan data-data dari tamu hotel yang sudah pernah menginapataupun data-data dari pemain golf yang sudah pernah bermain di golf course tertentu. Tampilan awaldari program ini dapat kita lihat pada gambar 1. gambar 1FIND Function ini digunakan untuk melakukan pencarian terhadap data-data tamu yang sudah pernah menginap di hotel ataupun sudah pernah bermain golf digolf course tertentu. Tampilan layar setelah kita klik tombol find akan tampak seperti pada gambar 2.ADD NEW Function ini digunakan untuk menambahkan data tamu baru yang sudah pernah menginap di hotel ataupun sudah pernah bermain golf di golf course tertentu. Tampilan layar setelah kita klik tombol add new akan tampak seperti pada gambar 3.MODIFY Function ini digunakan untuk merubah data tamu yang sudah pernah menginap di hotel atau pernah bermain golf di golf course tertentu.Tampilan layar setelah kita klik tombol modify akan tampak seperti pada gambar 4. 49 | P a g e
  • 50. gambar 2Pada bagian ini, pencarian terhadap data tamu dapat dilakukan dengan beberapa caraantara lain :ReservationNo Merupakan pencarian data tamu berdasarkan nomor reservasi yang telah dilakukan.Folio No Merupakan pencarian data tamu berdasarkan nomor folio dari tamu yang sudah pernah menginap tersebut.History No Merupakan pencarian data tamu berdasarkan nomor history dari tamutersebut.Other Merupakan pencarian data tamu berdasarkan atribut selain ketiga option di atas, antara lain nama tamu, tanggal check in atau check out ataupun tanggal lahir dari tamu tersebut.Setelah menentukan dengan atribut apa pencarian data tamu yang sudah pernah menginap tersebut,selanjutnya kita klik tombol return. 50 | P a g e
  • 51. Gambar 3Pada bagian ini kita harus mengisikan beberapa data dari tamu yang akan ditambahkan ke history denganmengisikan beberapa field antara lain :Name Diisi dengan nama lengkap dari tamu tersebut beserta dengan titlenya.Sex Diisi dengan jenis kelamin dari tamu tersebut.Address Diisi dengan alamat dari tamu tersebut.City Diisi dengan nama kota tempat tinggal tamu.Country Diisi dengan kode negara dari tamu tersebut.Zip Diisi dengan nomor kode pos dimana tamu tersebut tinggal.State Diisi dengan nama daerah atau propinsi dari tamu tersebut.Phone Diisi dengan nomor telephone dari tamu tersebut.Fax Diisi dengan nomor fax dari tamu tersebut.Mail Diisi dengan alamat email dari tamu tersebut.Religion Diisi dengan agama dari tamu tersebut.Birthday Diisi dengan tanggal lahir dari tamu tersebut.Occupation Diisi dengan pekerjaan dari tamu tersebut.Nationality Diisi dengan kewarganegaraan dari tamu tersebut.Type Diisi dengan jenis kartu identitas yang dimiliki oleh tamu.Number Diisi dengan nomor dari kartu identitas tersebut.Place Issued Diisi dengan tempat di mana kartu identitas tersebut dikeluarkan.Date Issued Diisi dengan tanggal dikeluarkannya kartu identitas dari tamu tersebut.Expired Diisi dengan tanggal berakhirnya kartu identitas dari tamu tersebut.Setelah semua field yang diperlukan telah terisi, klik tombol save untuk menyimpan data yang telahdibuat. Bila ingin mengisikan data history tamu berikutnya, isikan kembali data pada field yang telahtersedia, lalu klik tombol save. Untuk mengakhiri pengisian, klik tombol cancel. 51 | P a g e
  • 52. Gambar 4Pada bagian ini, kita dapat melakukan perubahan terhadap data history dari tamu yang dimaksudkan.Pada program ini hanya beberapa bagian field isian saja yang dapat diupdate, yaitu field isian yang open(dapat diupdate). Bila perubahan data telah dilakukan, klik tombol save untuk menyimpan data yangtelah dibuat. Apabila setelah kita klik tombol modify, namun kita tidak jadi untuk melakukan perubahandata, makakita klik tombol cancel 52 | P a g e
  • 53. Pada program ini kita dapat juga melihat detail data dari transaksi yang telah dilakukan oleh tamuselama menginap di hotel dan informasi detail lainnya pada folder Hotel Statistic. Tampilan layar untukfolder Hotel Statistic dapat kita lihat pada gambar 5. Gambar 5.Untuk menampilkan detail data transaksi yang telah dilakukan oleh tamu tersebut, kita klik tomboldetail. Setelah kita masuk ke bagian detail ini akan tampak beberapa folder yang berisi informasimengenai tamu tersebut selama menginap di hotel. Folder-folder tersebut antara lain :Arrival Data Folder ini berisi informasi mengenai data reservasi dari tamu tersebut, mulai dari tanggal arrival, tanggal departure, nomor reservasi, nomor folio serta jenis pembayaran yang digunakan. Tampilan dari folder Arrival Data ini dapat kita lihat pada gambar 6.Folio Folder ini berisi informasi mengenai transaksi apa saja yang pernah terjadi pada folio tamu tersebut. Pada folder ini kita dapat juga mencetak folio dari tamu tersebut dengan klik tombol .Tampilan dari folder Folio dapat kita lihat pada gambar 7.Message Folder ini berisi informasi mengenai pesan-pesan yang telah diterima oleh tamu dari pihak lain. Tampilan dari folder Message ini dapat kita lihat pada gambar 8.Notes Folder ini berisi informasi mengenai catatan yang diberikan kepada reservasi tamu tersebut. Tampilan dari folder Notes ini dapat kita lihat pada gambar 9.Tracing Folder ini berisi informasi mengenai permintaan dari satu departemen kepada departemen lain berkaitan dengan reservasi dari tamu tersebut.Tampilan dari folder Tracing ini dapat kita lihat pada gambar 10.Rm Chg Folder ini berisi informasi mengenai charge yang dikenakan kepada tamu pada saat dia menginap di hotel. Tampilan dari folder Rm Chg ini dapat kita lihat pada gambar 11. Special Folder ini berisi informasi mengenai special request yang diminta olehSpecial Folder ini berisi informasi mengenai special request yang diminta oleh tamu pada saat reservasi. Tampilan dari folder Special ini dapat kita lihat pada gambar 12.Other Folder ini berisi informasi mengenai person dari hotel yang melakukan reservasi, check in dan check out, serta informasi mengenai kartu kredit dari tamu tersebut. Tampilan dari folder Other ini dapat kita lihat pada gambar 13. 53 | P a g e
  • 54. Changes Folder ini berisi informasi mengenai segala perubahan data yang terjadi pada reservasi tamu. Tampilan dari folder Changes ini dapat kita lihat pada gambar 14 Gambar 6 Gambar 7 54 | P a g e
  • 55. gambar 8gambar 9 55 | P a g e
  • 56. Gambar 10Gambit 11 56 | P a g e
  • 57. Gambar 12Gambar 13 57 | P a g e
  • 58. Gambar 14 58 | P a g e
  • 59. 3. RETRIEVE GUESTProgr am ini digunakan untuk menampilkan informa si mengena i t amu yang sedang stay di hot el,dimana informa si yang dit ampilkan berda sa rkan pada status r eservasi, nama t amu, nama perusaha ana t aupun t angga l arriva lnya .Tampilan awal dari program inquiry ini dapat kita lihat pada gambar 1. gambar 1Pada bagian ini terdapa t beberapa field isian untuk menampilkan informasi mengenai tamu yang inhouse di hotel, antara lain :Status Diisi dengan st a tus r eserva si yang akan dit ampilkan daftar tamunya.Name Diisi dengan nama t amu yang akan dit ampilkan informasinya.Customer Diisi dengan kode customer da r i t amu yang akan ditampilkan informasinya.Room No Diisi dengan nomor kama r yang akan dit ampilkan informasinya.Group Diisi dengan kode group ma st er yang akan dit ampilkan daftar tamunya.Arrival Diisi dengan t angga l arriva l da r i t amu yang akan ditampilkan informasinya.Rsv Type Diisi dengan jenis r eserva si yang akan dit ampilkan daftar tamunya.Room Share Field untuk menentukan t amu yang melakukan sha r e kama r akan dit ampilkan informasinya a t au t idak. Terdapa t 3 pilihan yaitu Yes, No dan Both. 59 | P a g e
  • 60. Tampilan laya r set elah kit a mengisikan beber apa field isian akan tampak seperti pada gambar 2. gambar 2Untuk menampilkan informa si mengena i reserva si dari salah satu tamu, kita klik folder reservationInformation, yang tampak seperti pada gambar 3. Gambar 3 60 | P a g e
  • 61. Untuk menampilkan informa si la innya da r i sa lah sa tu t amu, kit a klik folder other information, yangtampak seperti pada gambar 4. gambar 4 61 | P a g e
  • 62. ROOM Funct ion ini digunakan untuk menampilkan informa si room dari t amu yang kit a pilih. Tampilan laya r selanjutnya akan tampak seperti pada gambar 5. gambar 5RESV Funct ion ini digunakan untuk menampilkan informa si t ent ang r eserva si da r i t amu yang kit a pilih. Tampilan laya r selanjutnya akan tampak seperti pada gambar 6. gambar 6 62 | P a g e
  • 63. SPC REQ Funct ion ini digunakan untuk menampilkan informa si t ent ang specia l r equest da r i tamu yang kit a pilih. Tampilan laya r selanjutnya akan tampak seperti pada gambar 7. gambar 7RATE Function ini digunakan untuk menampilkan informasi tentang rate yang dikenakan kepada t amu yang kit a pilih. Tampilan layar selanjutnya akan tampak seperti pada gambar 8. Gambar 8 63 | P a g e
  • 64. MESSAGE Funct ion ini digunakan untuk menampilkan informa si tentang pesan yang diterima oleh tamu yang kita pilih. Tampilan laya r selanjutnya akan tampak seperti pada gambar 9. gambar 9NOTES Funct ion ini digunakan untuk menampilkan informa si t ent ang ca t a t an yang diber ikan pada r eserva si t amu yang kit a pilih.Tampilan laya r selanjutnya akan t ampak seper t i pada gamba r 10. Gambar 10 64 | P a g e
  • 65. TRACING Funct ion ini digunakan untuk menampilkan informa si t ent ang tracing yang diberikan pada r eserva si t amu yang kit a pilih.Tampilan laya r selanjutnya akan t ampak seper t i pada gambar 11. Gambar 11LOCATOR Funct ion ini digunakan untuk menampilkan informa si t ent ang guest loca tor yang diber ikan pada t amu yang t elah kit a pilih.Tampilan laya r selanjutnya akan t ampak seper t i pada gambar 12. Gambar 12 65 | P a g e
  • 66. 4. RESERVATION TRACINGProgram ini digunakan untuk menginput tugas yang harus dilakukan oleh suatu divisi tertentu berkaitandengan reservasi tertentu. Tampilan awal dari program ini dapat kita lihat pada gambar 1. gambar 1Untuk menginput t r a cing, tentukan t er lebih dahulu nomor r eserva si dimana kit a akan menginputdata tracing, dengan klik tombol CHANGE RESERVATION dimana tampilan layar selanjutnya akan tampakseperti pada gambar 2. 66 | P a g e
  • 67. gambar 2Pada bagian ini kit a isikan nomor r eserva si dimana kit a akan menginput tracing pada fieldRESERVATION . Setelah kita mengisikan nomor reservasi, kita klik lagi tombol CHANGE RESERVATIONUntuk memula i pengisian da t a , kit a klik tombol ADD NEW dimana tampilan layar akan tampak sepertipada gambar 3.. Gambar 3 67 | P a g e
  • 68. Pada bagian ini terdapat beberapa field isian antara lain :Division Diisi dengan kode divisi yang akan mener ima informa si tracing tersebut.Action Diisi dengan tuga s yang ha rus dilaksanakan oleh divisi tersebut.Applied Date Diisi dengan tanggal dimana tugas tersebut dilaksanakan.Applied Time Diisi dengan waktu saat tugas tersebut dilaksanakan.Note Diisi dengan keterangan dari tracing tersebut.Setelah field yang diper lukan t elah t er isi, klik tombol SAVE untuk menyimpan data yang telah dibuat.Bila ingin mengisikan tracing berikutnya,isikan kemba li da t a pada field yang t elah t er sedia , la lu kliktombol save.Untuk mengakhir i pengisian, klik tombol CANCEL dimana t ampilan laya r akan tampak seperti gambar 4. Gambar 4 68 | P a g e
  • 69. Apabila kit a menginginkan untuk melakukan perubahan t erhadap da t a t r a cing yang t elah disimpan diprogr am ini a t aupun merubah st a tus t r a cing, kita dapat melakukan hal tersebut dengan klik tombolMODIFY. Pada program ini hanya beber apa bagian field isian sa ja yang dapa t diupda t e, ya itu field isianyang open (dapa t diupda t e). Tampilan laya r apabila kit a klik tombol modify akan tampak seperti pada gambar 5. gambar 5Bila perubahan da t a t elah dilakukan, klik tombol SAVE untuk menyimpan da t a yang t elah dibua t .Apabila set elah kit a klik tombol modify, namun kit a tidak jadi untuk melakukan perubahan data, maka kitaklik tombol CANCEL 69 | P a g e
  • 70. TRO [Customer Service] & Reservation 70 | P a g e
  • 71. 1. FIT RESERVATIONProgram ini digunakan untuk menginput data-data reservasi yang dilakukan oleh tamu FIT danmenampilkan data-data reservasi yang telah diinput oleh user yang nantinya akan dilakukan proses checkin ataupun check out serta melakukan transaksi-transaksi folio tamu. Tampilan awal dari program iniakan tampak seperti pada gambar 1. gambar 1Untuk melakukan input data-data reservasi tamu FIT, kita klik tombol dan tampilanlayar selanjutnya akan tampak seperti pada gambar 2. gambar 2Untuk memulai pengisian kita klik tombol dan selanjutnya layar akan tampak seperti padagambar 3. 71 | P a g e
  • 72. gambar 3Pada bagian ini beberapa field yang harus diisi antara lain :Arr/N/Dep : Diisi dengan tanggal arrival (check in) tamu di hotel, berapa malam tamu tersebut menginap dan tanggal departure (check out) tamu dari hotel.First Name : Diisi dengan nama depan tamu tersebut. Bila nama tamu yang diisikan sudah pernah menginap di hotel dan sudah masuk di history maka akan muncul windows untuk program History (hsl3000). Bila nama tamu yang dimaksud memang ada di history tersebut maka nama tersebut dapat langsung diambil.Last Name : Diisi dengan nama belakang dari tamu.Title : Diisi dengan title dari tamu apakah Mr, Mrs, Ms, Bapak atau Ibu.Adult/Child : Diisi dengan jumlah orang dewasa dan anak-anak yang akan check in nantinya.Status : Field isian untuk menentukan status dari reservasi tersebut apakah definite, tentative, inquiry atau waiting list. Definite : Tamu pasti datang untuk menginap Tentatife : Tamu ragu-ragu untuk menginap Inquiry : Tamu hanya meminta informasi Waiting List : Masuk dalam daftar tungguType : Field isian untuk menentukan tipe dari reservasi apakah FIT atau House Use.Guaranteed : Diisi sesuai dengan jaminan yang akan digunakan dalam reservasi, pilihannya adalah time limit, deposit, credit card dan account. Jika guaranteed yang dipilih adalah time limit, maka harus ditentukan jam berapa limit dari reservasi tersebut. Jika guaranteed yang dipilih adalah deposit, maka akan muncul window Reservation Advance Deposit Required (htt1690) seperti pada gambar 4. 72 | P a g e
  • 73. gambar 4Cust.Id : Diisi dengan company code, dimana company disini adalah company dari tamu tersebut yang kemungkinan akan menanggung pembayaran dari tamu tersebut. Dengan menggunakan tombol look up dapat dicari company code atau company name.Cust.Name : Apabila company yang dimaksud di Cust.Id tidak ada, maka nama company dapat langsung diketikkan di field Cust.Nm ini.Address : Diisi dengan alamat dari company tersebut.Phone : Diisi dengan nomor telephone dari company tersebut.Fax : Diisi dengan nomor fax dari company tersebut.Email : Diisi dengan alamat email dari company tersebut.City : Diisi dengan kota dimana company tersebut berada.ZIP : Diisi dengan kode pos dimana company tersebut berada.Country : Diisi dengan negara dimana company tersebut berada.Nat : Diisi dengan kebangsaan dari company tersebut.State : Diisi dengan propinsi atau state dimana company tersebut berada.Market Seg : Diisi dengan kode market segment untuk reservasi tersebut.SOB 1 : Diisi dengan source of business primary untuk reservasi tersebut (biasanya berisi kota dimana tamu itu berasal).SOB 2 : Diisi dengan source of business secondary untuk reservasi tersebut (biasanya berisi melalui apa reservasi dilakukan).Rate Type : Berisi pilihan type harga kamar yang akan dikenakan untuk reservasi. Adapun pilihan rate type ini antara lain Market Rate : rate yang sudah ditentukan untuk market segment tertentu. Agreement : rate yang sudah ditentukan dalam Contract Rate. Package : rate ini berisi harga kamar yang sudah include dengan service, biasanya include breakfast. Apabila memilih rate type package, maka harus ditentukan package code pada isian package. Published : harga dasar, di dalamnya hanya ada harga kamar, tanpa mendapat breakfast.Room Type : Field isian untuk menentukan tipe kamar yang akan digunakan oleh tamu.Rate/Package : Diisi dengan kode rate yang akan dipakai (bila kita pilih rate type published) atau diisi dengan kode package yang akan dipakai (bila kita pilih rate type package).Pmt Term : Field isian untuk menentukan pembayaran yang akan digunakan untuk pembayaran folio reservasi terse but, antara lain : Cash, Credit Card, City Ledger, House Use, Complimentary. Apabila payment term yang dipilih adalah House Use atau Compliment, maka harus diisikan Division (Department) yang akan menanggung expense atau biaya yang sudah dikeluarkan selama tamu dari reservasi tersebut menginap di hotel.Pay Ins : Diisi dengan payment instruction atau billing instruction yang digunakan dalam reservasi tersebut.Remark : Diisi dengan keterangan untuk reservasi tersebut. Remark ini biasanya berisi instruksi yang dapat menjadi perhatian di bagian reception (misalnya berisi instruksi untuk meminta deposit, meminta guarantee letter, dll). 73 | P a g e
  • 74. POS Trans : Field isian untuk menentukan apakah saat melakukan transaksi POS, tamu diperbolehkan melakukan payment charge to room atau tidak. Apabila terdapat tanda (default), berarti tamu terse but boleh melakukan payment charge to room saat transaksi POS.Share : Field isian untuk menentukan apakah folio dari tamu tersebut nantinya akan di share atau tidak. Bila terdapat tanda  berarti folio tersebut di share.History : Field isian yang menentukan apakah nantinya data tamu ini akan dimasukkan ke dalam history atau tidak. Apabila terdapat tanda  berarti data-data tamu tersebut akan dimasukkan ke dalam history.Booking Cd : Diisi dengan kode booking dari tamu yang berasal dari travel agent.Salesman : Diisi dengan kode salesman dari hotel yang akan muncul secara otomatis saat kita mengisikan customer id.Top Key : Diisi dengan kode top key atau person yang menjadi penghubung antara pihak hotel dengan customer.Resv By : Diisi dengan nama orang yang melakukan reservasi tersebut.POV : Diisi dengan purpose of visit dari tamu tersebut.Flight Arrival : Diisi dengan nomor penerbangan dari tamu saat datang nantinya beserta jam kedatangannya.Flight Depart : Diisi dengan nomor penerbangan dari tamu saat check out nantinya beserta jam keberangkatannya.Setelah semua field yang diperlukan telah terisi, klik tombol untuk menyimpan data yang telahdibuat. Untuk mengakhiri pengisian, klik tombol . Tampilan layar setelah klik tombol cancelakan tampak seperti pada gambar 5. gambar 5Untuk menentukan kamar yang akan digunakan oleh tamu tersebut nantinya, kita klik tombol danselanjutnya akan tampak layar seperti pada gambar 6. 74 | P a g e
  • 75. gambar 6Pada bagian ini kita mengisikan tower serta lantai kamar yang nantinya akan digunakan oleh tamu (Bilaada). Selanjutnya klik untuk melihat dan menentukan kamar yang tersedia untuk menginaptamu seperti terlihat pada gambar 7. Gambar 7Pilih nomor kamar yang akan digunakan, klik setelah kedua field tersebut sudah terisi kita kliktombol untuk menyimpan data. Setelah itu akan tampak seperti gambar 8. 75 | P a g e
  • 76. Gambar 8Apabila kita menginginkan untuk melakukan perubahan terhadap data-data reservasi yang telah disimpandi program ini, kita dapat melakukan hal tersebut dengan klik tombol . Pada program ini hanyabeberapa bagian field isian saja yang dapat diupdate, yaitu field isian yang open (dapat diupdate).Tampilan layar apabila kita klik tombol modify akan tampak seperti pada gambar 7.Bila perubahan data telah dilakukan, klik tombol untuk menyimpan data yang telah dibuat.Apabila setelah kita klik tombol modify, namun kita tidak jadi untuk melakukan perubahan data, makakita klik tombol .Pada program ini terdapat beberapa function (extra menu) yang dapat dipergunakan antara lain : Digunakan untuk melihat apakah perusahaan yang reservasi mempunyai allotment atau tidak. Digunakan untuk melihat apakah terdapat perhitungan commision untuk perusahaan yang reservasi. Disebut juga secondary customer, yaitu perusahaan dimana tamu yang reservasi tersebut bekerja. Digunakan untuk memasukkan kode credit card, nomor credit card dan expired date dari kartu credit yang digunakan tamu reservasi. Digunakan apabila ada pesan yang ditujukan untuk tamu reservasi. Dalam window Guest Message (htt1630) ini pada page Action & Type terdapat option untuk Action, Type dan flag untuk menandai apakah pesan tersebut bersifat Urgent atau tidak. Setelah pesan itu selesai dibuat, tekan tombol Save. Pesan yang sudah disimpan ini dapat dicetak ke printer dan disampaikan ke tamu. Apabila pesan sudah disampaikan, tekan tombol Deliver untuk menandai bahwa pesan tersebut sudah disampaikan. 76 | P a g e
  • 77. digunakan untuk memilah-milah transaksi folio kedalam beberapa split. Default split folio yang ter-create saat tamu register adalah split A. Untuk membuat split yang lain dapat digunakan split dari B sampai Z. Misalnya transaksi telepon akan dimasukkan ke split B, transaksi laundry dimasukkan ke split C, dst Digunakan untuk memasukkan pesan yang biasanya ditujukan untuk department lain, misalnya minta untuk disiapkan jemputan, dll. Digunakan untuk memasukkan pesan atau catatan pada reservasi agar bisa menjadi perhatian dalam department front office. Digunakan untuk memasukkan special request pada reservasi tamu tersebut. Digunakan untuk melakukan pembagian folio dalam percentage. Misalnya tamu A akan menanggung 25% dari pembayaran folio, dan tamu B akan menanggung 75% dari pembayaran folio. Tombol ini digunakan untuk menandai atau memasukkan code special attention pada reservasi, dan tombol ini digunakan pada reservasi tamu-tamu VIP.Apabila nantinya kita telah mengisikan beberapa data yang ada pada function extra menu ini, makatampilan huruf pada function extra menu yang kita isikan akan berubah warnanya menjadi warna merah.Untuk memanggil data-data reservasi yang telah pernah kita simpan sebelumnya, kita klik tombol dan selanjutnya akan muncul tampilan seperti pada gambar 9. gambar 9Pada bagian ini kita dapat melakukan proses pemanggilan data reservasi melalui beberapa pilihan antaralain :Reservation No Pilihan untuk memanggil data reservasi berdasarkan nomor reservasi dari tamu tersebut.Room No Pilihan untuk memanggil data reservasi berdasarkan nomor kamar dari tamu tersebut.Other Pilihan untuk memanggil data reservasi berdasarkan type reservasi serta status dari reservasi yang telah kita tentukan terlebih dahulu.Arrival Date Pilihan untuk memanggil data reservasi berdasarkan tanggal arrival dari tamu tersebut. 77 | P a g e
  • 78. Departure Date Pilihan untuk memanggil data reservasi berdasarkan tanggal departure dari tamu tersebut.Guest Name Pilihan untuk memanggil data reservasi berdasarkan nama dari tamu tersebut.Setelah data reservasi yang akan kita panggil muncul, kita klik tombol dan selanjutnya akantampak layar reservasi seperti pada gambar 10 dengan ditandai oleh aktifnya tombol check in ataupuntombol check out. gambar 10Pada bagian ini, kita harus melengkapi data-data dari tamu tersebut terlebih dahulu sebelummelanjutkan proses check in. Data-data yang perlu dilengkapi terdapat pada folder Address dan Identity.Untuk pengisian data-data pada folder tersebut, kita klik tombol , dimana tampilan layar darifolder dapat dilihat pada gambar 11. 78 | P a g e
  • 79. Gambar 11Sedangkan untuk merubah data, kita klik tombol Modify, dimana tampilan layar dari folder dapat dilihatpada gambar 12. Gambar 12Isikan data data tamu sesuai dengan option Reservation dan Address & Identity, selanjutnya klik tombol untuk menyimpan data dan untuk keluar modul prubahan data Guest.Setelah kita memanggil data reservasi dan melakukan perubahan-perubahan yang dianggap perlu daritamu, selanjutnya proses check in terhadap tamu yang telah melakukan reservasi tersebut kita kliktombol dan selanjutnya layar akan menuju ke form Retrieve Folio tampak seperti pada gambar13. 79 | P a g e
  • 80. gambar 13 80 | P a g e
  • 81. 2. GROUP RESERVATIONProgram ini digunakan untuk menginput data-data reservasi yang dilakukan oleh tamu group danmenampilkan data-data reservasi group yang telah diinput oleh user. Tampilan awal dari program iniakan tampak seperti pada gambar 1. gambar 1Untuk melakukan input data-data reservasi tamu group, kita klik tombol dan tampilan layar selanjutnya akan tampak seperti pada gambar2. gambar 2Untuk memulai pengisian kita klik tombol dan selanjutnya layar akan tampak seperti padagambar 3. 81 | P a g e
  • 82. gambar 3Pada bagian ini beberapa field yang harus diisi antara lain :Arr/N/Dep Diisi dengan tanggal arrival (check in) group di hotel, berapa malam group tersebut menginap dan tanggal departure (check out) group dari hotel.GrpCd/Nm Diisi dengan kode dari group tersebut yang harus terdiri dari 5 karakter numeric atau alphabetic ataupun gabungan dari keduanya, serta mengisikan nama dari group tersebut.Grp Type Field isian untuk menentukan tipe dari group tersebut. Pilihan isian pada field ini didapat dari hasil maintain data di program HTM1000 – group type master.Status Field isian untuk menentukan status dari reservasi tersebut apakah definite, tentative, inquiry atau waiting list.Guaranteed Diisi sesuai dengan jaminan yang akan digunakan dalam reservasi, pilihannya adalah time limit, deposit, credit card dan account. Jika guaranteed yang dipilih adalah time limit, maka harus ditentukan jam berapa limit dari reservasi tersebut. Jika guaranteed yang dipilih adalah deposit, maka akan muncul window Reservation Advance Deposit Required (htt1690) seperti pada gambar 4. gambar 4 Jika setelah diisi, klik tombol kemudian . 82 | P a g e
  • 83. gambar 5Comp.Id Diisi dengan company code, dimana company disini adalah company dari group tersebut yang kemungkinan akan menanggung pembayaran dari group tersebut. Dengan menggunakan tombol look up dapat dicari company code atau company name.Comp.Name Apabila company yang dimaksud di Comp.Id tidak ada, maka nama company dapat langsung diketikkan di field Comp.Name ini.Address Diisi dengan alamat dari company tersebut.Phone Diisi dengan nomor telephone dari company tersebut.Fax Diisi dengan nomor fax dari company tersebut.Email Diisi dengan alamat email dari company tersebut.City Diisi dengan kota dimana company tersebut berada.ZIP Diisi dengan kode pos dimana company tersebut berada.Country Diisi dengan negara dimana company tersebut berada.Nat Diisi dengan kebangsaan dari company tersebut.State Diisi dengan propinsi atau state dimana company tersebut berada.Market Seg Diisi dengan kode market segment untuk reservasi tersebut.SOB 1 Diisi dengan source of business primary untuk reservasi tersebut (biasanya berisi kota dimana tamu itu berasal).SOB 2 Diisi dengan source of business secondary untuk reservasi tersebut (biasanya berisi melalui apa reservasi dilakukan).SOB 3 Diisi dengan source of business lainnya untuk reservasi tersebut (biasanya berisi melalui apa reservasi dilakukan).ActionDt Diisi dengan tanggal dimana group harus melakukan sesuatu sebelum check in di hotel. Misalnya harus memberikan guarantee letter, deposit, dll.Action Field isian untuk menentukan action yang harus dilakukan oleh group tersebut sebelum check in. Pilihan isian pada field ini merupakan hasil maintain data di program HTM1100 – reservation action master. gambar 6Rate Type Berisi pilihan type harga kamar yang akan dikenakan untuk reservasi. Adapun pilihan rate type ini antara lain Market Rate rate yang sudah ditentukan untuk market segment tertentu. Agreement rate yang sudah ditentukan dalam Contract Rate. 83 | P a g e
  • 84. Package rate ini berisi harga kamar yang sudah include dengan service, biasanya include breakfast. Apabila memilih rate type package, maka harus ditentukan package code pada isian package. Published harga dasar, di dalamnya hanya ada harga kamar, tanpa mendapat breakfast.Rate Diisi dengan kode rate yang akan dipakai (bila kita pilih rate type published) atau diisi dengan kode package yang akan dipakai (bila kita pilih rate type package).Pmt Term Field isian untuk menentukan pembayaran yang akan digunakan untuk pembayaran folio reservasi terse but, antara lain : Cash, Credit Card, City Ledger, House Use, Complimentary. Apabila payment term yang dipilih adalah House Use atau Compliment, maka harus diisikan Division (Department) yang akan menanggung expense atau biaya yang sudah dikeluarkan selama tamu dari reservasi tersebut menginap di hotel. gambar 7Pay Ins Diisi dengan payment instruction atau billing instruction yang digunakan dalam reservasi tersebut.Remark Diisi dengan keterangan untuk reservasi tersebut. Remark ini biasanya berisi instruksi yang dapat menjadi perhatian di bagian reception (misalnya berisi instruksi untuk meminta deposit, meminta guarantee letter, dll).POV Diisi alasan/kepentingan tamu menginap (Purpose Of Visit)Salesman Diisi dengan kode salesman dari hotel yang akan muncul secara otomatis saat kita mengisikan customer id.Top Key Diisi dengan kode top key atau person yang menjadi penghubung antara pihak hotel dengan customer. gambar 8Resv By Diisi dengan nama orang yang melakukan reservasi tersebut.Booking Cd Diisi dengan kode booking dari tamu yang berasal dari travel agent.Flight Arrival Diisi dengan nomor penerbangan dari tamu saat datang nantinya beserta jam kedatangannya.Flight Depart Diisi dengan nomor penerbangan dari tamu saat check out nantinya beserta jam keberangkatannya.POS Trans Field isian untuk menentukan apakah saat melakukan transaksi POS, tamu diperbolehkan melakukan payment charge to room atau tidak. Apabila terdapat tanda (default), berarti tamu terse but boleh melakukan payment charge to room saat transaksi POS.Setelah semua field yang diperlukan telah terisi seperti pada gambar 9. 84 | P a g e
  • 85. gambar 9Klik tombol untuk menyimpan data yang telah dibuat. Tampilan layar setelah kita klik tombolsave akan tampak seperti pada gambar 10. gambar 10Langkah selanjutnya, kita harus menentukan rate yang akan dikenakan kepada group selama menginap dihotel, dengan klik tombol kemudian klik tombol . Tampilan layar selanjutnya akantampak seperti pada gambar 11. 85 | P a g e
  • 86. gambar 11Pada bagian ini beberapa field yang harus diisi antara lain :Use for all room type Field isian untuk menentukan apakah semua tipe kamar yang akan digunakan oleh group selama menginap di hotel akan dikenakan rate atau charge yang sama. Apabila terdapat tanda berarti semua tipe kamar yang digunakan akan dikenakan charge yang sama. Apabila tidak terdapat tanda berarti masing- masing tipe kamar yang digunakan akan dikenakan charge yang berbeda sesuai dengan tipe kamarnya.Room Type Diisi dengan tipe kamar yang akan digunakan oleh group.Rate Type Diisi dengan tipe rate yang akan dikenakan kepada group, apakah market rate, agreement, package atau published.Rate Code Diisi dengan kode rate yang akan dikenakan kepada group.Setelah semua field yang diperlukan telah terisi, klik tombol untuk menyimpan data yang telah dibuat.Untuk mengakhiri pengisian, klik tombol . Tampilan layar setelah klik tombol cancel akan tampakseperti pada gambar 12. gambar 12Selanjutnya klik tombol . 86 | P a g e
  • 87. Setelah menentukan rate yang akan dikenakan, kita harus melakukan blocking kamar yang akandigunakan oleh member group dengan klik tombol , dimana tampilan layar selanjutnya akantampak seperti pada gambar 13. gambar 13Untuk melakukan block kamar yang akan digunakan, kita lakukan klik kanan pada mouse dibagian kolomblocked di masing-masing baris room type yang telah dipilih. Tampilan layar setelah kita lakukan klik kananpada mouse akan tampak seperti pada gambar 14. gambar 14Pada bagian ini kita isikan berapa jumlah kamar dengan tipe kamar tersebut yang akan kita block padafield Blocked. Setelah kita isikan jumlah yang akan di block, klik tombol . Tampilan pada layarprogram htt1102 – group room block setelah kita menentukan jumlah kamar yang di block akan tampakseperti pada gambar 15. 87 | P a g e
  • 88. gambar 15Selanjutnya kita melakukan pick up terhadap kamar yang telah kita block untuk memasukkan nama-namamember dari group tersebut. Untuk melakukannya kita klik tombol dan tampilan layar akantampak seperti pada gambar 16. gambar 16Pada bagian ini kita dapat melakukan pick up kamar yang telah di block dengan 2 cara yaitu dengan cara dan . Dipergunakan untuk memasukkan data-data member dari group yang akan menggunakan tipe kamar tertentu secara satu per satu. Tampilan layar saat kita pilih cara ini akan tampak seperti pada gambar 17. 88 | P a g e
  • 89. gambar 17Pada bagian ini field yang harus diisi antara lain :Room Type Diisi dengan tipe kamar yang akan digunakan oleh member.Name Diisi dengan nama dari member yang bersangkutan beserta dengan titlenya.Departure Time Diisi dengan estimasi jam check out dari member tersebut.Adult Diisi dengan jumlah orang dewasa yang akan menempati kamar tersebut.Child Diisi dengan jumlah anak-anak (apabila ada) yang akan menempati kamar tersebut.Payment Term Diisi dengan kode pembayaran yang akan dilakukan oleh member group tersebut terhadap folionya.Setelah semua field yang diperlukan telah terisi, klik tombol untuk menyimpan data yang telahdibuat. Untuk melanjutkan pengisian data member, klik tombol untuk mengkakhiri klik tombol . Dipergunakan untuk memasukkan data-data member dari group yang akan menggunakan tipe kamar tertentu untuk beberapa kamar sekaligus. Tampilan layar saat kita pilih cara ini akan tampak seperti pada gambar 18. gambar 18 89 | P a g e
  • 90. Pada bagian ini beberapa field yang harus diisi antara lain :Room Type Diisi dengan tipe kamar yang akan digunakan oleh member group.Number of Room Diisi dengan jumlah kamar dengan tipe kamar tersebut yang akan digunakan oleh member dari group tersebut.Name Diisi dengan nama dari member, yang mana akan menjadi default untuk beberapa kamar yang di pick up. Untuk mengganti nama default dengan masing-masing nama member kita dapat menggunakan function Guest.Title Diisi dengan title yang ingin digunakan.Departure Time Diisi dengan estimasi jam check out dari member tersebut.Adult Diisi dengan jumlah orang dewasa yang akan menempati kamar tersebut.Child Diisi dengan jumlah anak-anak (apabila ada) yang akan menempati kamar tersebut.Payment Term Diisi dengan kode pembayaran yang akan dilakukan oleh member group terhadap folionya.Remark Diisi dengan keterangan terhadap reservasi ini.Setelah semua field yang diperlukan telah terisi, klik tombol untuk menyimpan data yang telahdibuat. Kemudian akan muncul dialog box yang menanyakan apakah kita akan melakukan input data lagiatau tidak, seperti yang tampak pada gambar 19. gambar 19Pada dialog box diatas, kita klik tombol YES untuk melanjutkan pengisian data dan kita klik tombol NOuntuk mengakhiri pengisian data. Tampilan layar setelah kita klik tombol NO akan tampak seperti padagambar 20. gambar 20Untuk melakukan update terhadap nama default dengan nama dari masing-masing member kita pilihterlebih dahulu nama default yang akan dirubah kemudian klik tombol kemudian klik tombol . Tampilan layar akan tampak seperti pada gambar 21. 90 | P a g e
  • 91. gambar 21Pada bagian ini kita tinggal mengganti nama default dengan nama dari masing-masing member pada fieldName / Title, kemudian klik tombol untuk menyimpan perubahan data selajutnya klik OptionLIST. Tampilan layar setelah kita melakukan perubahan data member akan tampak seperti pada gambar22. gambar 22Apabila kita menginginkan untuk melakukan perubahan terhadap data-data reservasi yang telah disimpandi program ini, kita dapat melakukan hal tersebut dengan klik tombol . Jika selesai klik tombol .Selanjutnya kita menentukan room block yang akan ditempati, klik tombol ataumaka tampilan akan tampak seperti pada gambar 23. 91 | P a g e
  • 92. Gambar 23Setelah menentukan nomor kamar, klik untuk memastikan kamar tersebut akan digunakan.Klik tombol untuk mengakhiri modul room block. Selanjutnya tampilan akan tampak seperti padagambar 24. Gambar 24Pada program ini terdapat beberapa function (extra menu) yang dapat dipergunakan antara lain : Digunakan untuk melihat apakah perusahaan yang reservasi mempunyai allotment atau tidak. 92 | P a g e
  • 93. Digunakan untuk melihat apakah terdapat perhitungan commision untuk perusahaan yang reservasi. Disebut juga secondary customer, yaitu perusahaan dimana tamu yang reservasi tersebut bekerja. Digunakan untuk memasukkan kode credit card, nomor credit card dan expired date dari kartu credit yang digunakan tamu reservasi. Digunakan untuk memasukkan nama oarng yang akan menjadi leader dari group. Tombol ini adalah sebagai tombol toggle antara Close Block dan Open Block. Sebagai default adalah Close Block. Di posisi Close Block, sebelum Pick Up member, harus dilakukan blocking kamar terlebih dahulu, sedangkan apabila posisinya Open Block, proses Pick Up dapat langsung dilakukan tanpa proses Blocking kamar. Digunakan mengatur transaksi-transaksi tertentu agar secara otomatis masuk ke folio group master. digunakan untuk memilah-milah transaksi folio kedalam beberapa split. Default split folio yang ter-create saat tamu register adalah split A. Untuk membuat split yang lain dapat digunakan split dari B sampai Z. Misalnya transaksi telepon akan dimasukkan ke split B, transaksi laundry dimasukkan ke split C, dst Digunakan untuk memasukkan pesan yang biasanya ditujukan untuk department lain, misalnya minta untuk disiapkan jemputan, dll. Digunakan untuk memasukkan pesan atau catatan pada reservasi agar bisa menjadi perhatian dalam department front office. Digunakan untuk memasukkan special request pada reservasi tamu tersebut.Apabila nantinya kita telah mengisikan beberapa data yang ada pada function extra menu ini, makatampilan huruf pada function extra menu yang kita isikan akan berubah warnanya menjadi warna merah.Selanjutnya klik tombol .Apabila group yang telah kita input reservasinya akan melakukan proses check in, maka kita klik tombol dan tampilan layar selanjutnya akan tampak seperti pada gambar 25. 93 | P a g e
  • 94. gambar 25Pada bagian ini kita dapat melakukan proses pemanggilan data reservasi melalui beberapa pilihan antaralain :Reservation No Pilihan untuk memanggil data reservasi berdasarkan nomor reservasi dari group tersebut.Group Code Pilihan untuk memanggil data reservasi berdasarkan kode dari group tersebut.Group Name Pilihan untuk memanggil data reservasi berdasarkan nama dari group tersebut.Other Pilihan untuk memanggil data reservasi berdasarkan status dari reservasi yang telah kita tentukan terlebih dahulu.Setelah data reservasi yang akan kita panggil muncul, kita klik tombol dan selanjutnya akantampak layar reservasi seperti pada gambar 26 dengan ditandai oleh aktifnya tombol Check In. gambar 26 94 | P a g e
  • 95. Setelah kita memanggil data reservasi dari group, untuk melakukan proses check in terhadap group yangtelah melakukan reservasi tersebut kita klik tombol dan selanjutnya layar akan tampak sepertipada gambar 27.Langkah selanjutnya, kita klik tombol untuk memproses registrasi dari group mastertersebut. Selanjutnya tampilan layar akan tampak seperti pada gambar 28. gambar 27 gambar 28Selanjutnya kita beri tanda pada untuk tamu yang akan di check-in kan. Setelah dibeti tanda ,klik tombol maka tampilan akan tampak seperti pada gambar 29 dan gambar 30. 95 | P a g e
  • 96. gambar 29 gambar 30Kita perhatikan pada gambar 29 dan gambar 30 untuk kolom status akan berubah dari Definite menjadiRegister. Untuk mengakhiri proses check-in klik tombol .Setelah proses check in baik terhadap group master maupun member dari group tersebut, maka akanterbentuk satu folio untuk group master tersebut, seperti yang terlihat pada gambar 31 berikut. 96 | P a g e
  • 97. gambar 31 97 | P a g e
  • 98. 3. RESERVATION WITH ROOMING LISTProgram ini digunakan untuk menampilkan informasi status dari semua kamar yang ada di hotel.Tampilan awal dari program inquiry ini dapat kita lihat pada gambar 1. gambar 1Pada bagian ini terdapat beberapa field isian antara lain :Company : Diisi dengan kode company hotel yang bersangkutan.Room Type : Diisi dengan kode tipe kamar yang akan ditampilkan daftar kamarnya. Apabila kita isi, maka pada report akan ditampilkan daftar kamar dengan kode tipe kamar tersebut saja.Status : Diisi dengan status dari kamar yang akan ditampilkan di report. Apabila diisi, maka pada report akan ditampilkan daftar kamar dengan status kamar tersebut saja.Room Descriptor : Diisi dengan kode room descriptor yang akan ditampilkan daftar kamarnya. Apabila diisi, maka pada report akan ditampilkan daftar kamar dengan kode room descriptor tersebut saja.Tower : Diisi dengan kode tower dari kamar yang akan ditampilkan di report. Apabila diisi, maka pada report akan ditampilkan daftar kamar dari kode tower tersebut saja.From – To Floor : Diisi dengan kode floor yang akan ditampilkan daftar kamarnya, dari kode floor berapa sampai dengan berapa. Apabila hanya ingin menampilkan daftar kamar untuk satu kode floor saja, maka pada field from – to floor diisi dengan kode floor yang sama.Bed Type : Diisi dengan kode jenis bed dari kamar yang akan ditampilkan daftarnya di report. Apabila diisi, maka pada report akan ditampilkan daftar kamar dengan kode jenis bed tersebut saja.From – To Room No. : Diisi dengan nomor kamar yang akan ditampilkan informasi statusnya, dari nomor kamar berapa sampai dengan berapa. Apabila hanya ingin menampilkan informasi status untuk satu nomor kamar saja, maka pada field from – to room no diisi dengan nomor kamar yang sama.From Date : Diisi dengan tanggal dimulainya informasi status kamar ini akan ditampilkan di report. 98 | P a g e
  • 99. Setelah mengisi beberapa field isian, kita klik tombol dan layar akan tampak seperti padagambar 2. gambar 2Pada bagian ini untuk menampilkan display layar selanjutnya, kita kklik tombol , dimanatampilan layar akan tampak seperti pad gambar 3. gambar 3 99 | P a g e
  • 100. 4. CANCEL CHECK INProgram ini digunakan untuk melakukan proses pembatalan tamu yang telah di-check in-kan (register)sehingga status tamu tersebut menjadi definite lagi. Tampilan awal dari program ini akan tampak sepertipada gambar 1. gambar 1Pada bagian ini kita isikan nomor kamar dari tamu yang akan kita proses cancel check ini pada fieldRoom Number, kemudian kita klik tombol untuk menampilkan nama dari tamu di kamarnomor tersebut. Tampilan layar selanjutnya akan tampak seperti pada gambar 2.Selanjutnya kita klik tombol untuk menentukan tamu mana yang akan kita proses cancelcheck in-nya, seperti yang tampak pada gambar 2 di atas.Untuk melakukan proses cancel check in, kita klik tombol dan kita diharuskan mengisi alasanatas proses cancel check in terhadap tamu tersebut pada field Cancellation Reason, seperti yang terlihatpada gambar 3 dan kemudian kita klik tombol lagi. 100 | P a g e
  • 101. gambar 2 gambar 3Tampilan layar setelah kita klik tombol untuk yang kedua kalinya akan tampak seperti padagambar 4, dimana status tamu telah berubah dari Register menjadi Definite lagi. 101 | P a g e
  • 102. gambar 4 102 | P a g e
  • 103. 5. ROOM BLOCKProgram ini digunakan untuk menentukan nomor kamar yang akan dipakai oleh tamu dengan nomor reservasitertentu. Tampilan awal dari program ini dapat kita lihat pada gambar 1. gambar 1Untuk menampilkan data reservasi yang akan kita tentukan nomor kamar yang akan dipakai, kita klik tombol , dimana tampilan layar akan tampak seperti pada gambar 2. gambar 2Pada bagian ini terdapat beberapa field isian antara lain :Type : Field untuk menentukan tipe dari reservasi yang akan kita tampilkan. Terdapat beberapa pilihan yaitu Group member, FIT, Walk in guest dan House use.Room Type : Diisi dengan tipe kamar dari reservasi yang akan ditampilkan. Apabila tidak diisi, maka akan ditampilkan reservasi dari semua tipe kamar yang ada. Apabila diisi, maka akan ditampilkan reservasi dengan tipe kamar tersebut saja.Arrival Date : Diisi dengan tanggal kedatangan dari reservasi yang akan ditampilkan. Apabila tidak diisi, maka akan ditampilkan reservasi dari semua tanggal kedatangan yang telah diinput. Apabila diisi, maka akan ditampilkan reservasi dengan tanggal kedatangan tersebut saja.Guest Name Diisi dengan nama tamu yang reservasinya akan ditampilkan. Apabila diisi, maka akan ditampilkan reservasi dari nama tamu tersebut saja.Group : Diisi dengan kode group master dari reservasi yang akan ditampilkan. Apabila diisi, maka akan ditampilkan reservasi dari group master tersebut saja.Customer Id : Diisi dengan kode customer dari reservasi yang akan ditampilkan. Apabila diisi, maka akan ditampilkan reservasi dari kode customer tersebut saja.Customer Name : Diisi dengan nama customer dari reservasi yang akan ditampilkan. Apabila diisi, maka akan ditampilkan reservasi dari nama customer tersebut saja. Field ini akan otomatis terisi, apabila pada field customer id kita isi.Booking Code : Diisi dengan kode booking dari reservasi yang akan ditampilkan. Apabila diisi, maka akan ditampilkan reservasi dengan kode booking tersebut saja. 103 | P a g e
  • 104. Setelah beberapa field isian kita isi, kita klik tombol dimana akan tampil data reservasi sesuai denganoption yang telah diisi. Tampilan layar setelah kita klik tombol return akan tampak seperti pada gambar 3. gambar 3Pada bagian ini ditampilkan data reservasi yang belum melakukan blocking kamar. Berikut langkah-langkah blocking kamar :1. Kita tentukan dulu nomor reservasi yang akan diproses dengan memberikan tanda pada di pojok kanan. Apabila ingin memberikan tanda pada semua nomor reservasi, kita klik tombol . Sedangkan untuk menghilangkan tanda pada semua nomor reservasi yang akan diproses, kita klik tombol .2. Tentukan nomor kamar yang akan dipakai dengan memilih nomor kamar pada field .3. Selanjutnya kita klik tombol , dimana tampilan layar akan tampak seperti pada gambar 4. 104 | P a g e
  • 105. gambar 44. Untuk melakukan blocking kamar pada nomor reservasi yang lain, hilangkan terlebih dahulu tanda di nomor reservasi yang telah di block kamarnya. Setelah tanda hilang, berikan tanda pada nomor reservasi selanjutnya yang akan di block kamarnya. Kemudian lakukan langkah nomor 2 dan 3.Pada program ini terdapat beberapa tombol function antara lain : Function ini digunakan untuk menampilkan daftar kamar yang ada beserta status dan informasi tamu atau nomor reservasi yang telah melakukan block terhadap kamar tersebut. Tampilan layar dari function ini dapat kita lihat pada gambar 5. Function ini digunakan untuk menampilkan daftar kamar yang connecting serta status dan informasi tamu atau nomor reservasi yang telah melakukan block terhadap kamar tersebut. Tampilan layar dari function ini dapat kita lihat pada gambar 6. Function ini digunakan untuk menampilkan availability kamar pada tanggal tertentu. Tampilan layar dari function ini dapat kita lihat pada gambar 7. Function ini digunakan untuk memasukkan data room descriptor yang diinginkan oleh tamu dengan nomor reservasi tertentu. Tampilan layar dari function ini dapat kita lihat pada gambar 8. Function ini digunakan untuk memilih nomor kamar yang akan dipakai oleh nomor reservasi tertentu. Tampilan layar dari function ini dapat kita lihat pada gambar 9. Function ini digunakan untuk menentukan nomor kamar yang akan dipakai oleh nomor reservasi tertentu secara otomatis, dimana system yang akan menentukan nomor kamarnya. 105 | P a g e
  • 106. gambar 5gambar 6 106 | P a g e
  • 107. gambar 7gambar 8 107 | P a g e
  • 108. gambar 9 108 | P a g e
  • 109. 4. ROOM EXCHANGEProgram ini digunakan untuk melakukan proses pertukaran kamar antar tamu yang sudah in house,dimana yang mengalami perubahan setelah proses ini hanya nomor kamar saja, sedangkan nomor foliodan reservasi masih tetap sama. Tampilan awal dari program ini akan tampak seperti pada gambar 1. gambar 1Pada bagian ini field yang harus diisi antara lain :Room No Diisi dengan nomor kamar dari masing-masing tamu yang akan dilakukan proses exchange, baik pada kolom exch room maupun with room.Setelah kita mengisikan nomor kamar dari masing-masing tamu yang akan di exchange, seperti yangterlihat pada gambar 2, kita klik tombol untuk memproses exchange room itu.Setelah kita klik tombol , kita harus mengisikan alasan dilakukannya pertukaran kamartersebut, kemudian klik tombol OK, seperti yang terlihat pada gambar 3. 109 | P a g e
  • 110. gambar 2 gambar 3Kemudian akan tampil dialog box seperti yang terlihat pada gambar 4, dimana kita diharuskan untukmelakukan pengecekan terhadap rate dari masing-masing tamu apabila terjadi perubahan terhadap typekamar akibat proses pertukaran kamar tersebut. 110 | P a g e
  • 111. gambar 4Setelah kita klik tombol OK, system akan memproses exchange room dan tampilan layar akan kembaliseperti pada gambar 1. 111 | P a g e
  • 112. 5. RETRIEVE FOLIOProgram ini digunakan untuk memanggil atau menampilkan data folio dari tamu yang sudah in housemaupun check out. Tampilan awal dari program ini akan tampak seperti pada gambar 1. gambar 1Pada bagian ini kita dapat melakukan proses pemanggilan data reservasi melalui beberapa pilihan antaralain :Folio No Pilihan untuk memanggil data folio berdasarkan nomor folio dari tamu tersebut.Room No Pilihan untuk memanggil data reservasi berdasarkan nomor kamar dari tamu tersebut.Reservation No Pilihan untuk memanggil data folio berdasarkan nomor reservasi dari tamu tersebut.Other Pilihan untuk memanggil data folio berdasarkan type reservasi serta status dari reservasi yang telah kita tentukan terlebih dahulu.Arrival Date Pilihan untuk memanggil data folio berdasarkan tanggal arrival dari tamu tersebut.Departure Date Pilihan untuk memanggil data folio berdasarkan tanggal departure dari tamu tersebut.Guest Name Pilihan untuk memanggil data folio berdasarkan nama dari tamu tersebut.Setelah mengisikan informasi data yang akan ditampilkan, kita klik tombol dan selanjutnya akantampak layar folio seperti pada gambar 2. 112 | P a g e
  • 113. gambar 2Pada program ini terdapat beberapa button function yang dapat dipergunakan antara lain : Fasilitas ini digunakan untuk menampilkan semua transaksi folio, termasuk transaksi dari outlet, yang belum masuk ke folio (memperbaharui data transaksi di folio). Fasilitas ini digunakan untuk memasukkan transaksi penambahan harga kamar/extra bed/driver room. Fasilitas ini digunakan untuk memasukkan transaksi point of sales (POS) yang dilakukan tamu di outlet-outlet hotelyang charge-nya tidak secara otomatis namun harus diposting secara manual. Fasilitas ini digunakan untuk melakukan transaksi pengurangan harga kamar/extra bed/driver room yang telah berlangsung pada hari sebelumnya. Fasilitas ini digunakan untuk memasukkan transaksi pengurangan charge outlet yang telah berlangsung pada hari sebelumnya. Fasilitas ini digunakan untuk membatalkan transaksi pengurangan charge outlet yang telah dimasukkan sebelumnya di fasilitas POS Rebate. Fasilitas ini digunakan untuk memasukkan transaksi pembayaran. Fasilitas ini digunakan untuk memasukkan nilai kelebihan atau pengembalian dari payment yang sudah dilakukan oleh tamu. Fasilitas ini digunakan untuk memindahkan nilai folio tamu ke dalam folio tamu yang lain, baik sebagian atau seluruhnya. Fasilitas ini digunakan untuk memindahkan satu atau beberapa transaksi folio tamu ke folio tamu yang lain. 113 | P a g e
  • 114. Fasilitas ini digunakan untuk mencatat pengeluaran uang dari front officekasir kepada tamu yang meminjam uang tunai.Fasilitas ini digunakan untuk mengubah secara langsung kode split setiaptransaksi folio.Fasilitas ini digunakan untuk merubah nama dan cara pembayaran padakode split tertentu.Fasilitas ini digunakan untuk menampilkan informasi jumlah saldo folioberdasarkan mata uang asing.Fasilitas ini digunakan untuk menutup atau membuka folio terhadap satuatau beberapa transaksi.Fasilitas ini digunakan untuk mencetak folio tamu berdasarkan kode splittertentu ke printer.Fasilitas ini digunakan untuk meng-aktif-kan atau me-non-aktif-kantelepon kamar.Fasilitas ini digunakan untuk menampilkan data transaksi folio di gridberdasarkan POS dan Category. 114 | P a g e
  • 115. 6. CANCEL CHECK OUTProgram ini digunakan untuk melakukan proses pembatalan status tamu yang telah di-check out-kansehingga statusnya menjadi register kembali. Tampilan awal dari program ini akan tampak seperti padagambar 1. gambar 1Beberapa field yang harus diisi antara lain :Room No Diisi dengan nomor kamar dari tamu yang akan kita proses cancel check out-nya. Gambar 2 115 | P a g e
  • 116. Gambar 3Reason Diisi dengan alasan dilakukannya proses cancel check out tersebut.Selanjutnya kita klik tombol untuk menentukan tamu mana yang akan kita proses cancel checkout. Tampilan layar setelah kita isikan beberapa langkah diatas, akan tampak seperti pada gambar 3.Kemudian kita klik tombol untuk melakukan proses cancel check out terhadap tamu yang telahkita pilih sebelumnya. Tampilan layar setelah kita klik tombol akan tampak seperti pada gambar4. gambar 4 116 | P a g e
  • 117. 7. INDIVIDUAL RESERVATION INFORMATIONProgram ini digunakan untuk menampilkan data-data dari reservasi tertentu antara lain tracing, notesdan message. Pada program ini kita dapat juga menginput data tracing, notes ataupun message terhadapreservasi tersebut. Tampilan awal dari program ini dapat kita lihat pada gambar 1. gambar 1Pada bagian ini kita dapat melakukan proses pemanggilan data reservasi melalui beberapa pilihan antaralain :Reservation No : Pilihan untuk memanggil data reservasi berdasarkan nomor reservasi dari tamu tersebut.Room No : Pilihan untuk memanggil data reservasi berdasarkan nomor kamar dari tamu tersebut.Other : Pilihan untuk memanggil data reservasi berdasarkan type reservasi serta status dari reservasi yang telah kita tentukan terlebih dahulu.Arrival Date : Pilihan untuk memanggil data reservasi berdasarkan tanggal arrival dari tamu tersebut.Departure Date : Pilihan untuk memanggil data reservasi berdasarkan tanggal departure dari tamu tersebut.Guest Name : Pilihan untuk memanggil data reservasi berdasarkan nama dari tamu tersebut.Setelah data reservasi yang akan kita panggil muncul, kita klik tombol dimana tampilan layarakan tampak seperti pada gambar 2. 117 | P a g e
  • 118. gambar 2Pada bagian ini, kita menentukan nomor reservasi mana yang akan dilihat informasi reservasinya. Setelahkita klik nomor reservasi yang dimaksud, kita klik tombol , dimana tampilan layar akan tampakseperti pada gambar 3, 4 dan 5. gambar 3 118 | P a g e
  • 119. gambar 4 gambar 5Digunakan untuk menampilkan tracing yang telah diinput ataupun yangakan diinput untuk reservasi tersebut. Biasanya dibutuhkan untukinformasi House Keeping terhadap tamu. Tampilan layar dari functionini terlihat pada gambar 6. 119 | P a g e
  • 120. gambar 6Untuk memasukkan tracing baru, kita klik tombol dimana tampilan layar akan tampak sepertipada gambar 7. gambar 7Pada bagian ini terdapat beberapa field isian antara lain :Division : Diisi dengan kode divisi yang akan menerima informasi tracing tersebut.Action : Diisi dengan tugas yang harus dilaksanakan oleh divisi tersebut.Applied Date : Diisi dengan tanggal dimana tugas tersebut dilaksanakan.Applied Time : Diisi dengan waktu saat tugas tersebut dilaksanakan.Note : Diisi dengan keterangan dari tracing tersebut.Setelah field yang diperlukan telah terisi, klik tombol untuk menyimpan data yang telah dibuat.Bila ingin mengisikan tracing berikutnya, isikan kembali data pada field yang telah tersedia, lalu klik 120 | P a g e
  • 121. tombol save. Untuk mengakhiri pengisian, klik tombol dimana tampilan layar akan tampakseperti gambar 6.Apabila kita menginginkan untuk melakukan perubahan terhadap data tracing yang telah disimpan diprogram ini ataupun merubah status tracing, kita dapat melakukan hal tersebut dengan klik tombol . Pada program ini hanya beberapa bagian field isian saja yang dapat diupdate, yaitu field isianyang open (dapat diupdate). Tampilan layar apabila kita klik tombol modify akan tampak seperti padagambar 8. gambar 8Bila perubahan data telah dilakukan, klik tombol untuk menyimpan data yang telah dibuat.Apabila setelah kita klik tombol modify, namun kita tidak jadi untuk melakukan perubahan data, makakita klik tombol . Digunakan untuk menampilkan informasi2 tentang tamu yang telah diinput ataupun yang akan diinput terhadap reservasi tersebut. Untuk menginput notes terhadap reservasi ini, kita klik tombol , dimana tampilan layar terlihat seperti pada gambar 9. 121 | P a g e
  • 122. gambar 9Pada bagian ini terdapat field isian yaitu :Note Diisi dengan notes atau catatan terhadap reservasi tersebut.Setelah field yang diperlukan telah terisi, klik tombol untuk menyimpan data yang telah dibuat.Bila ingin mengisikan notes berikutnya, isikan kembali data pada field yang telah tersedia, lalu kliktombol save. Untuk mengakhiri pengisian, klik tombol dimana tampilan layar akan tampakseperti gambar 10. gambar 10 122 | P a g e
  • 123. Function ini digunakan untuk menampilkan pesan yang diterima untuk reservasi tersebut, baik yang telah diinput ataupun yang akan diinput. Untuk menginput message untuk reservasi ini, kita klik tombol , dimana tampilan layar terlihat seperti pada gambar 11. gambar 11Pada bagian ini terdapat beberapa field isian antara lain :Attention Diisi dengan nama person yang akan menerima pesan.From Diisi dengan nama person yang mengirimkan pesan.Location Diisi dengan lokasi dimana pengirim pesan berada.Phone No. Diisi dengan nomor telephone dari pengirim pesan tersebut.Message Diisi dengan pesan yang diberikan oleh pengirim.Terdapat beberapa type option terhadap message tersebut antara lain :By Phone : Pesan disampaikan melalui telponIn Person : Pesan disampaikan melalui pengirim sendiriMail/Pkg : Pesan disampaikan melalui surat yang ditulis pengirimTo Caller : Pesan disampaikan secara langsung oleh pengirimSedangkan untuk tindakan (action) terhadap pesan ada beberapa pilihan, antara lain :Return Call : Pengirim akan menghubungi kembaliPlease Call : Diharap menghubungiWill Call Back : Penerima pesan akan menghubungi..Wants to See You : Diharap untuk bertemuSetelah field yang diperlukan telah terisi, klik tombol untuk menyimpan data yang telah dibuat,dimana tampilan layar akan tampak seperti pada gambar 12. 123 | P a g e
  • 124. gambar 12Pada bagian ini kita harus memilih, message tersebut akan dicetak atau tidak. Kita pilih YES untukmencetak message dan pilih NO untuk tidak mencetak message. Bila ingin mengisikan notes berikutnya,isikan kembali data pada field yang telah tersedia, lalu klik tombol save. Untuk mengakhiri pengisian,klik tombol dimana tampilan layar akan tampak seperti gambar 13. gambar 13 Function ini digunakan untuk menampilkan special request dari tamu, baik yang telah diinput ataupun yang akan diinput. Untuk menginput special request untuk reservasi ini, kita klik tombol , dimana tampilan layar terlihat seperti pada gambar 14. gambar 14 124 | P a g e
  • 125. Pada bagian ini terdapat field isian yaitu :Code Diisi dengan kode special request yang diinginkan oleh tamu. Apabila kode special request kita pilih yang berkaitan dengan connecting room, maka kita harus mengisikan nomor reservasi lain yang akan menempati kamar connecting lainnya, seperti yang tampak pada gambar 15. gambar 15Setelah field yang diperlukan telah terisi, klik tombol untuk menyimpan data yang telah dibuat. Bilaingin mengisikan special request berikutnya, isikan kembali data pada field yang telah tersedia, lalu klik tombolsave. Untuk mengakhiri pengisian, klik tombol dimana tampilan layar akan tampak seperti gambar 16. gambar 16 Function ini digunakan untuk menampilkan detail data dari tamu seperti alamat, tanggal lahir, kartu identitas, jenis kelamin dan lain-lain. Function ini digunakan untuk menampilkan perubahan yang telah dilakukan terhadap data reservasi tersebut. 125 | P a g e
  • 126. 8. GROUP MASTER RESERVATION INFORMATIONProgram ini digunakan untuk menampilkan data-data dari reservasi group master tertentu antara laintracing, notes dan message. Pada program ini kita dapat juga menginput data tracing, notes ataupunmessage terhadap reservasi group master tersebut. Tampilan awal dari program ini dapat kita lihat padagambar 1. gambar 1Pada bagian ini kita dapat melakukan proses pemanggilan data reservasi group master melalui beberapapilihan antara lain :Reservation No Pilihan untuk memanggil data reservasi berdasarkan nomor reservasi dari group tersebut.Group Code Pilihan untuk memanggil data reservasi berdasarkan kode dari group tersebut.Group Name Pilihan untuk memanggil data reservasi berdasarkan nama dari group tersebut.Other Pilihan untuk memanggil data reservasi berdasarkan status dari reservasi yang telah kita tentukan terlebih dahulu.Arrival Date Pilihan untuk memanggil data reservasi berdasarkan tanggal arrival dari tamu tersebut.Departure Date Pilihan untuk memanggil data reservasi berdasarkan tanggal departure dari tamu tersebut.Setelah data reservasi group master yang akan kita panggil muncul, kita klik tombol dimanatampilan layar akan tampak seperti pada gambar 2. 126 | P a g e
  • 127. gambar 2Pada bagian ini, kita menentukan nomor reservasi group master mana yang akan dilihat informasireservasinya. Setelah kita klik nomor reservasi group master yang dimaksud, kita klik tombol ,dimana tampilan layar akan tampak seperti pada gambar 3, 4 dan 5. gambar 3 127 | P a g e
  • 128. gambar 4 gambar 5 Function ini digunakan untuk menampilkan tracing yang telah diinput ataupun yang akan diinput untuk reservasi tersebut.Untuk memasukkan tracing baru, kita klik tombol kemudian dimana tampilan layarakan tampak seperti pada gambar 6. 128 | P a g e
  • 129. gambar 6Pada bagian ini terdapat beberapa field isian antara lain :Division Diisi dengan kode divisi yang akan menerima informasi tracing tersebut.Action Diisi dengan tugas yang harus dilaksanakan oleh divisi tersebut.Applied Date Diisi dengan tanggal dimana tugas tersebut dilaksanakan.Applied Time Diisi dengan waktu saat tugas tersebut dilaksanakan.Note Diisi dengan keterangan dari tracing tersebut.Setelah field yang diperlukan telah terisi, klik tombol untuk menyimpan data yang telah dibuat.Bila ingin mengisikan tracing berikutnya, isikan kembali data pada field yang telah tersedia, lalu kliktombol save. Untuk mengakhiri pengisian, klik tombol dimana tampilan layar akan tampakseperti gambar 7. 129 | P a g e
  • 130. gambar 7Apabila kita menginginkan untuk melakukan perubahan terhadap data tracing yang telah disimpan diprogram ini ataupun merubah status tracing, kita dapat melakukan hal tersebut dengan klik tombol . Pada program ini hanya beberapa bagian field isian saja yang dapat diupdate, yaitu field isianyang open (dapat diupdate). Tampilan layar apabila kita klik tombol modify akan tampak seperti padagambar 8. gambar 8Bila perubahan data telah dilakukan, klik tombol untuk menyimpan data yang telah dibuat.Apabila setelah kita klik tombol modify, namun kita tidak jadi untuk melakukan perubahan data, makakita klik tombol . 130 | P a g e
  • 131. Function ini digunakan untuk menampilkan notes yang telah diinput ataupun yang akan diinput terhadap reservasi group master tersebut. Untuk menginput notes terhadap reservasi ini, kita klik tombol , dimana tampilan layar terlihat seperti pada gambar 9. gambar 9Pada bagian ini terdapat field isian yaitu :Note Diisi dengan notes atau catatan terhadap reservasi tersebut.Copy to Member Jika terdapat tanda √, maka note tersebut akan di copy juga ke member dari group master yang ada.Setelah field yang diperlukan telah terisi, klik tombol untuk menyimpan data yang telah dibuat.Bila ingin mengisikan notes berikutnya, isikan kembali data pada field yang telah tersedia, lalu kliktombol save. Untuk mengakhiri pengisian, klik tombol dimana tampilan layar akan tampakseperti gambar 10. 131 | P a g e
  • 132. gambar 10Function ini digunakan untuk menampilkan special request dari groupmaster, baik yang telah diinput ataupun yang akan diinput. Untukmenginput special request untuk reservasi ini, kita klik tombol, dimana tampilan layar terlihat seperti pada gambar 11. gambar 11 132 | P a g e
  • 133. Pada bagian ini terdapat field isian yaitu :Code Diisi dengan kode special request yang diinginkan oleh group master tersebut.Setelah field yang diperlukan telah terisi, klik tombol untuk menyimpan data yang telah dibuat.Bila ingin mengisikan special request berikutnya, isikan kembali data pada field yang telah tersedia, laluklik tombol save. Untuk mengakhiri pengisian, klik tombol dimana tampilan layar akan tampakseperti gambar 12.Untuk melakukan copy special request tersebut kepada member dari group master tersebut, kita kliktombol . gambar 12 Function ini digunakan untuk menampilkan daftar member dari group master. Tampilan layar untuk function ini terlihat seperti pada gambar 13. 133 | P a g e
  • 134. gambar 13Function ini digunakan untuk menampilkan leader dari group tersebut.Untuk menginput leader dari group, kita klik tombol , dimanatampilan layar terlihat seperti pada gambar 14. gambar 14 134 | P a g e
  • 135. Pada bagian ini terdapat beberapa field isian antara lain :Reservation No Diisi dengan nomor reservasi dari person yang akan menjadi leader dari group tersebut, dimana nantinya akan ditampilkan nama, title serta address dari person tersebut secara otomatis mengikuti data reservasinya.Setelah field yang diperlukan telah terisi, klik tombol untuk menyimpan data yang telah dibuat.Bila ingin mengisikan leader berikutnya, isikan kembali data pada field yang telah tersedia, lalu kliktombol save. Untuk mengakhiri pengisian, klik tombol dimana tampilan layar akan tampakseperti gambar 15. gambar 15 Function ini digunakan untuk menampilkan perubahan yang telah dilakukan terhadap data reservasi group master tersebut, dimana tampilan layar dari function ini dapat kita lihat pada gambar 16. 135 | P a g e
  • 136. gambar 16Function ini digunakan untuk menampilkan tipe kamar yang di block,jumlah blocking kamar dan kamar yang di pick up oleh group mastertersebut, dimana tampilan layar dari function ini dapat kita lihat padagambar 17. gambar 17 136 | P a g e
  • 137. 9. RESERVATION TRACINGProgram ini digunakan untuk menginput tugas yang harus dilakukan oleh suatu divisi tertentu berkaitandengan reservasi tertentu. Tampilan awal dari program ini dapat kita lihat pada gambar 1. gambar 1Untuk menginput tracing, tentukan terlebih dahulu nomor reservasi dimana kita akan menginput datatracing, dengan klik tombol dimana tampilan layar selanjutnya akan tampakseperti pada gambar 2. gambar 2Pada bagian ini kita isikan nomor reservasi dimana kita akan menginput tracing pada field . Setelah kita mengisikan nomor reservasi, kita klik lagi tombol . 137 | P a g e
  • 138. Untuk memulai pengisian data, kita klik tombol dimana tampilan layar akan tampak sepertipada gambar 3. gambar 3Pada bagian ini terdapat beberapa field isian antara lain :Division Diisi dengan kode divisi yang akan menerima informasi tracing tersebut.Action Diisi dengan tugas yang harus dilaksanakan oleh divisi tersebut.Applied Date Diisi dengan tanggal dimana tugas tersebut dilaksanakan.Applied Time Diisi dengan waktu saat tugas tersebut dilaksanakan.Note Diisi dengan keterangan dari tracing tersebut.Setelah field yang diperlukan telah terisi, klik tombol untuk menyimpan data yang telah dibuat.Bila ingin mengisikan tracing berikutnya, isikan kembali data pada field yang telah tersedia, lalu kliktombol save. Untuk mengakhiri pengisian, klik tombol dimana tampilan layar akan tampakseperti gambar 4. 138 | P a g e
  • 139. gambar 4Apabila kita menginginkan untuk melakukan perubahan terhadap data tracing yang telah disimpan diprogram ini ataupun merubah status tracing, kita dapat melakukan hal tersebut dengan klik tombol . Pada program ini hanya beberapa bagian field isian saja yang dapat diupdate, yaitu field isianyang open (dapat diupdate). Tampilan layar apabila kita klik tombol modify akan tampak seperti padagambar 5.Gambar 5Bila perubahan data telah dilakukan, klik tombol untuk menyimpan data yang telah dibuat.Apabila setelah kita klik tombol modify, namun kita tidak jadi untuk melakukan perubahan data, makakita klik tombol . 139 | P a g e
  • 140. 10. UPDATE TRACING STATUS BY DIVISIONProgram ini digunakan untuk merubah status dari tracing yang diterima oleh suatu divisi terhadapreservasi tertentu. Program ini sangat berhubungan dengan program HSM1500 - Division Master,khususnya pada function users yang digunakan untuk menentukan user siapa saja yang berhak mengaksestransaksi tracing pada divisi tersebut jadi 1 user hanya bisa didaftarkan pada 1 Divisi. Tampilan dariprogram ini dapat kita lihat pada gambar 1. gambar 1Untuk merubah status tracing, kita tentukan terlebih dahulu tracing untuk reservasi mana yang akandirubah statusnya. Kemudian kita klik tombol , dimana tampilan layar selanjutnya akan tampakseperti pada gambar 2. 140 | P a g e
  • 141. gambar 2Pada bagian ini terdapat 2 pilihan status tracing yaitu :Checked Status dimana tracing yang didapat oleh divisi tersebut sudah dilakukan pengecekan.Done Status dimana tracing yang didapat oleh divisi tersebut sudah dilaksanakan.Setelah menentukan status dari tracing tersebut, klik tombol untuk menyimpan data yang telahdibuat, dimana tampilan layar selanjutnya akan tampak seperti gambar 3. 141 | P a g e
  • 142. gambar 3Apabila kita telah merubah status tracing tersebut menjadi Done, maka tombol function akanberubah menjadi tidak aktif. 142 | P a g e
  • 143. 11. RESERVATION NOTESProgram ini digunakan untuk menginput catatan-catatan berkaitan dengan suatu reservasi tertentu.Tampilan awal dari program ini dapat kita lihat pada gambar 1. gambar 1Untuk menginput notes, tentukan terlebih dahulu nomor reservasi dimana kita akan menginput notestersebut, dengan klik tombol dimana tampilan layar selanjutnya akan tampakseperti pada gambar 2. 143 | P a g e
  • 144. gambar 2Pada bagian ini kita isikan nomor reservasi dimana kita akan menginput notes pada field . Setelah kita mengisikan nomor reservasi, kita klik lagi tombol .Untuk memulai pengisian data, kita klik tombol dimana tampilan layar akan tampak sepertipada gambar 3. gambar 3Pada bagian ini terdapat field isian yaitu : 144 | P a g e
  • 145. Note Diisi dengan notes atau catatan terhadap reservasi tersebut.Setelah field yang diperlukan telah terisi, klik tombol untuk menyimpan data yang telah dibuat.Bila ingin mengisikan notes berikutnya, isikan kembali data pada field yang telah tersedia, lalu kliktombol save. Untuk mengakhiri pengisian, klik tombol dimana tampilan layar akan tampakseperti gambar 4. gambar 4 145 | P a g e
  • 146. 12. RESERVATION SPECIAL REQUESTProgram ini digunakan untuk memasukkan suatu permintaan khusus yang diinginkan oleh tamu denganreservasi tertentu. Tampilan awal dari program ini dapat kita lihat pada gambar 1. gambar 1Untuk memulai pengisian special request, kita klik tombol kemudian kita isikan nomor reservasidimana kita akan menginput special request pada field . Setelah mengisikannomor reservasi, kita klik tombol , dimana tampilan layar selanjutnya akan tampak seperti padagambar 2. gambar 2Pada bagian ini terdapat field isian yaitu :Code Diisi dengan kode special request yang diinginkan oleh tamu. Apabila kode special request kita pilih yang berkaitan dengan connecting room, maka kita harus mengisikan nomor reservasi lain yang akan menempati kamar connecting lainnya, seperti yang tampak pada gambar 3. 146 | P a g e
  • 147. gambar 3Setelah field yang diperlukan telah terisi, klik tombol untuk menyimpan data yang telah dibuat.Bila ingin mengisikan special request berikutnya, isikan kembali data pada field yang telah tersedia, laluklik tombol save. Untuk mengakhiri pengisian, klik tombol dimana tampilan layar akan tampakseperti gambar 4. gambar 4Apabila nomor reservasi yang kita pilih merupakan reservasi group master, setelah mengisikan specialrequest yang diinginkan, kita dapat meng-copy special request tersebut kepada member dari groupmaster tersebut dengan klik tombol . 147 | P a g e
  • 148. 13. CHANGE GRP MST ARRIVAL & DEPARTURE DATE Program ini digunakan untuk merubah tanggal arrival serta departure dari kode group master tertentu.Tampilan dari program ini dapat kita lihat pada gambar 1. gambar 1Default tampilan dari program ini akan mengaktifkan function Move Date for Stay yang digunakan untukmerubah tanggal kedatangan dari group master.Langkah pertama, kita isikan terlebih dahulu kode group master yang akan kita rubah tanggal arrival ataudeparturenya pada field Group, dimana setelah menentukan kode group master, tampilan layar akantampak seperti pada gambar 2. gambar 2Pada gambar 2 di atas, program mengaktifkan function Move Date of Stay yang digunakan untuk merubahtanggal arrival dari group master tersebut. Untuk merubah tanggal arrival dari group master, kita isikantanggal arrival yang baru pada field . Kemudian kita klik tombol ,dimana tampilan layar akan tampak seperti pada gambar 3. 148 | P a g e
  • 149. gambar 3Untuk merubah tanggal departure dari group master tersebut, kita klik tomboldimana tampilan layar akan tampak seperti pada gambar 4. gambar 4Pada bagian ini kita isikan berapa lama group master tersebut akan tinggal di hotel, denganmengisikannya pada field . Setelah itu kita klik tombol , dimana tampilanlayar akan tampak seperti pada gambar 5. 149 | P a g e
  • 150. gambar 5Untuk menampilkan blocking kamar yang dilakukan oleh group master tersebut setelah atau sebelummelakukan perubahan tanggal arrival dan tanggal departure, kita klik tombol dimana tampilanlayar akan tampak seperti pada gambar 6. gambar 6 150 | P a g e
  • 151. 14. DAFTAR A Program ini digunakan untuk melengkapi data tamu dari nomor reservasi tertentu dengan tanggal arrivalyang telah ditentukan, dimana data ini nanti akan digunakan untuk laporan kepada pihak kepolisian.Tampilan dari awal program ini dapat kita lihat pada gambar 1. gambar 1Langkah awal, kita tentukan terlebih dahulu tanggal arrival dari reservasi yang akan ditampilkan, denganmengisikan tanggal arrival pada field , kemudian kita klik tombol , dimana tampilan layar selanjutnya akan tampak seperti pada gambar 2. gambar 2Pada bagian ini kita tentukan tamu yang akan kita lengkapi datanya, kemudian kita klik tombol , dimanatampilan layar akan tampak seperti pada gambar 3. 151 | P a g e
  • 152. gambar 3Pada bagian ini terdapat beberapa field isian antara lain :Birth Date Diisi dengan tanggal lahir dari tamu.Occupation Diisi dengan pekerjaan dari tamu tersebut.Address Diisi dengan alamat dari tamu tersebut.Nationality Diisi dengan kebangsaan dari tamu tersebut.Identity Type Field isian untuk menentukan jenis identitas yang dimiliki oleh tamu seperti KTP, passport dll. Pilihan isian pada field ini merupakan hasil maintain data di program GSM1000 - global table.Identity Number Diisi dengan nomor dari identitas tamu tersebut.Come From Diisi dengan tempat dimana tamu tersebut datang.Destination Diisi dengan tempat tujuan selanjutnya dari tamu.Setelah field yang diperlukan telah terisi, klik tombol untuk menyimpan data yang telah dibuat.Tampilan layar setelah kita klik tombol save akan tampak seperti gambar 4. 152 | P a g e
  • 153. gambar 4 153 | P a g e
  • 154. 15. COMPARISON TO OTHER HOTELProgram ini digunakan untuk memasukkan informasi yang berkaitan dengan tingkat hunian dan revenueyang didapatkan oleh hotel yang dianggap sebagai pesaing pada tanggal yang telah ditentukan. Programini berkaitan dengan program HTM4100 Competitor List.Untuk memasukkan data kita klik tombol ADD NEW, dimana tampilan layar akan tampak seperti padagambar 1. gambar 1Pada bagian ini terdapat beberapa field isian antara lain :Hotel Diisi dengan kode hotel yang menjadi competitor.Available Room Informasi mengenai jumlah kamar yang dimiliki oleh hotel competitor.Occupied Room Diisi dengan tingkat hunian (jumlah kamar yang terjual pada tanggal tersebut) dari hotel competitor.Occupancy % Diisi dengan persentase tingkat hunian, dimana akan terisi secara otomatis oleh system setelah kita mengisikan occupied room.Average Room Rate Diisi dengan avarage room rate dari hotel competitor pada tanggal tersebut.Room Revenue Diisi dengan revenue kamar yang didapatkan oleh hotel competitor pada tanggal tersebut, dimana akan terisi secara otomatis setelah saat kita mengisi average room rate.FB Revenue Diisi dengan revenue food & beverage yang didapat oleh hotel competitor pada tanggal tersebut.Other Revenue Diisi dengan revenue lain-lain yang didapatkan oleh hotel competitor pada tanggal tersebut.Setelah field yang diperlukan telah terisi, klik tombol SAVE untuk menyimpan data yang telah dibuat.Bila ingin mengisikan data comparison to other hotel berikutnya, isikan kembali data pada field yang telahtersedia, lalu klik tombol save. Untuk mengakhiri pengisian, klik tombol CANCEL dimana tampilanlayar akan tampak seperti gambar 2. 154 | P a g e
  • 155. gambar 2Apabila kita menginginkan untuk melakukan perubahan terhadap data comparison to other hotel yangtelah disimpan di program ini, kita dapat melakukan hal tersebut dengan klik tombol MODIFY. Padaprogram ini hanya beberapa bagian field isian saja yang dapat diupdate, yaitu field isian yang open (dapatdiupdate). Tampilan layar apabila kita klik tombol modify akan tampak seperti pada gambar 3. gambar 3 155 | P a g e
  • 156. Bila perubahan data telah dilakukan, klik tombol SAVE untuk menyimpan data yang telah dibuat. Apabilasetelah kita klik tombol modify, namun kita tidak jadi untuk melakukan perubahan data, maka kita kliktombol CANCEL Bila ingin melihat data comparison to other hotel untuk tanggal sebelumnya kita kliktombol PRECIOUS DATE dan klik tombol NEXT DATE untuk melihat data comparison to other hotel untuktanggal setelahnya. 156 | P a g e
  • 157. 16. ESTIMATE ROOM SOLDProgram ini digunakan untuk memasukkan perkiraan penjualan kamar dengan tipe tertentu pada tanggaltertentu pula untuk kontrak rate yang telah disetujui dan walk in guest. Tampilan layar dari program inidapat kita lihat pada gambar 1. gambar 1Pada bagian ini ditampilkan informasi mengenai allotment antara lain :Contract Jumlah jatah kamar untuk tipe kamar tersebut berdasarkan kontrak yang telah disepakati dengan klien.Estimate Perkiraan jumlah jatah kamar yang akan digunakan.Sold Jumlah jatah kamar yang telah terjual.Pada bagian ini terdapat pula beberapa field isian antara lain :Contract Diisi dengan perkiraan jumlah kamar yang akan terjual untuk kontrak yang telah disetujui.WIG Diisi dengan perkiraan jumlah kamar yang akan terjual untuk walk in guest (tamu tanpa reservasi).Setelah field yang diperlukan telah terisi, klik tombol SAVE untuk menyimpan data yang telah diinput.Tampilan layar setelah kita menyimpan data akan tampak seperti pada gambar 2. 157 | P a g e
  • 158. gambar 2Untuk menampilkan estimate room sold yang telah dibuat pada tanggal tertentu, kita dapat klik tombolDATE, dimana tampilan layar akan tampak seperti pada gambar 3. gambar 3Pada bagian ini kita isikan tanggal dari estimate room sold yang akan kita lihat pada field Date, kemudiankita klik tombol OK dimana tampilan layar akan tampak seperti pada gambar 4. 158 | P a g e
  • 159. gambar 4Apabila kita ingin memasukkan estimate room sold dari tipe kamar tertentu untuk beberapa tanggalsekaligus, kita dapat klik tombol RAPID dimana tampilan layar akan tampak seperti pada gambar 5. gambar 5Pada bagian ini terdapat beberapa field isian antara lain :From To Date Diisi dengan range tanggal dimana kita akan menginput estimate room sold, dari tanggal berapa sampai dengan tanggal berapa.Room Type Diisi dengan tipe kamar yang akan diinput estimate room soldnya.Estimate Field untuk menentukan estimasi mana yang akan diinput untuk tipe kamar tersebut dengan memberikan tanda √ pada field yang dipilih dan mengisikan berapa jumlah estimasi room soldnya. Terdapat 2 pilihan yaitu Contract dan WIG.Setelah field yang diperlukan telah terisi, klik tombol SAVE untuk menyimpan data yang telah diinput.Tampilan layar setelah kita menyimpan data akan tampak seperti pada gambar 6. 159 | P a g e
  • 160. gambar 6Untuk kembali ke layar estimate room sold, kita klik tombol RETURN dimana tampilan layar akan tampakseperti pada gambar 7. gambar 7Untuk menampilkan estimate room sold dari tipe kamar yang lain, kita klik tombol dan .Sedangkan untuk melihat estimate room sold untuk tanggal selanjutnya, kita klik tombol dan 160 | P a g e
  • 161. 17. WALK IN GUESTProgram ini digunakan untuk menginput data-data tamu yang datang langsung ke hotel tanpa reservasi.Tampilan dari program ini akan tampak seperti pada gambar 1. gambar 1Pada bagian ini beberapa field yang harus diisi antara lain :Arr/N/Dep Diisi dengan berapa malam tamu tersebut menginap dan tanggal departure (check out) tamu dari hotel.First Name Diisi dengan nama depan tamu tersebut. Bila nama tamu yang diisikan sudah pernah menginap di hotel dan sudah masuk di history maka akan muncul windows untuk program History (hsl3000). Bila nama tamu yang dimaksud memang ada di history tersebut maka nama tersebut dapat langsung diambil.Middle Name Diisi dengan nama tengah atau nama belakang dari tamu.Title Diisi dengan title dari tamu apakah Mr, Mrs, Ms, Bapak atau Ibu.Adult/Child Diisi dengan jumlah orang dewasa dan anak-anak yang akan check in nantinya.Market Seg Diisi dengan kode market segment untuk reservasi tersebut.SOB 1 Diisi dengan source of business primary untuk reservasi tersebut (biasanya berisi kota dimana tamu itu berasal).SOB 2 Diisi dengan source of business secondary untuk reservasi tersebut (biasanya berisi melalui apa reservasi dilakukan).Rate Type Berisi pilihan type harga kamar yang akan dikenakan untuk reservasi. Adapun pilihan rate type ini antara lain Market Rate Rate yang sudah ditentukan untuk market segment tertentu. Agreement Rate yang sudah ditentukan dalam Contract Rate. Package Rate ini berisi harga kamar yang sudah include dengan service, biasanya include breakfast. Apabila memilih rate type package, maka harus ditentukan package code pada isian package. 161 | P a g e
  • 162. Published Harga dasar, di dalamnya hanya ada harga kamar, tanpa mendapat breakfast.Room Type Field isian untuk menentukan tipe kamar yang akan digunakan oleh tamu.Rate/Package Diisi dengan kode rate yang akan dipakai (bila kita pilih rate type published) atau diisi dengan kode package yang akan dipakai (bila kita pilih rate type package).Pmt Term Field isian untuk menentukan pembayaran yang akan digunakan untuk pembayaran folio reservasi tersebut antara lain : Cash, Credit Card, City Ledger, House Use, Complimentary. Apabila payment term yang dipilih adalah House Use atau Compliment, maka harus diisikan Division (Department) yang akan menanggung expense atau biaya yang sudah dikeluarkan selama tamu dari reservasi tersebut menginap di hotel.Pay Ins Diisi dengan payment instruction atau billing instruction yang digunakan dalam reservasi tersebut.Remark Diisi dengan keterangan untuk reservasi tersebut. Remark ini biasanya berisi instruksi yang dapat menjadi perhatian di bagian reception (misalnya berisi instruksi untuk meminta deposit, meminta guarantee letter, dll).Booking Cd Diisi dengan kode booking dari tamu yang berasal dari travel agent.POS Trans Field isian untuk menentukan apakah saat melakukan transaksi POS, tamu diperbolehkan melakukan payment charge to room atau tidak. Apabila terdapat tanda (default), berarti tamu terse but boleh melakukan payment charge to room saat transaksi POS.Share Field isian untuk menentukan apakah folio dari tamu tersebut nantinya akan di share atau tidak. Bila terdapat tanda berarti folio tersebut di share.History Field isian yang menentukan apakah nantinya data tamu ini akan dimasukkan ke dalam history atau tidak. Apabila terdapat tanda √ berarti data-data tamu tersebut akan dimasukkan ke dalam history.Cust.Id Diisi dengan company code, dimana company disini adalah company dari tamu tersebut yang kemungkinan akan menanggung pembayaran dari tamu tersebut. Dengan menggunakan tombol look up dapat dicari company code atau company name.Cust.Name Apabila company yang dimaksud di Cust.Id tidak ada, maka nama company dapat langsung diketikkan di field Cust.Nm ini.Address Diisi dengan alamat dari company tersebut.Phone Diisi dengan nomor telephone dari company tersebut.Fax Diisi dengan nomor fax dari company tersebut.Email Diisi dengan alamat email dari company tersebut.City Diisi dengan kota dimana company tersebut berada.ZIP Diisi dengan kode pos dimana company tersebut berada.Country Diisi dengan negara dimana company tersebut berada.Nat Diisi dengan kebangsaan dari company tersebut.State Diisi dengan propinsi atau state dimana company tersebut berada.Salesman Diisi dengan kode salesman dari hotel yang akan muncul secara otomatis saat kita mengisikan customer id.Top Key Diisi dengan kode top key atau person yang menjadi penghubung antara pihak hotel dengan customer.Resv By Diisi dengan nama orang yang melakukan reservasi tersebut.POV Diisi dengan purpose of visit dari tamu tersebut.Flight Arrival Diisi dengan nomor penerbangan dari tamu saat datang nantinya beserta jam kedatangannya.Setelah semua field yang diperlukan telah terisi, klik tombol SAVE untuk menyimpan data yang telah dibuat.Kemudian akan muncul tampilan layar seperti pada gambar 2, dimana kita harus menentukan kamar manayang akan digunakan oleh tamu tersebut 162 | P a g e
  • 163. gambar 2Untuk menentukan kamar yang akan digunakan klik tombol SELECT dan tampilan layar selanjutnya akantampak seperti pada gambar 3. gambar 3 163 | P a g e
  • 164. Pada bagian ini kita harus mengisikan tower dimana kamar tersebut berada serta nomor kamar yangnantinya akan digunakan oleh tamu. Setelah kedua field tersebut sudah terisi kita klik tombol TAKE THISROOM untuk menyimpan data.Selanjutnya akan muncul layar folio dari tamu tersebut yang akan tampak seperti pada gambar 4. gambar 4 164 | P a g e
  • 165. 18. ROOM RESTRICTIONProgram ini digunakan untuk membatasi kamar yang akan dijual, dimana pembatasan ini bisa berdasarkanPrice, Close To Arrival, Close To All, Open yang digunakan untuk kondisi tertentu. Misal, pada tanggaltertentu di hotel ada acara, supaya staf tidak terganggu dengan tamu yang check in pada tanggal tersebutmaka user dapat melakukan pembatasan dengan memilih restriction berdasarkan Close To Arrival padatanggal tersebut. Contoh lain, pada tanggal tertentu kamar akan dijual dengan kode harga standard yangtelah ditetapkan oleh hotel maka user dapat melakukan restriction berdasarkan Price pada tanggaltersebut. Tampilan layar dari program ini dapat kita lihat pada gambar 1. gambar 1Pada bagian ini ditampilkan informasi mengenai availability dari masing-masing tipe kamar pada tanggaltertentu, antara lain :Available Room Jumlah kamar dari tipe kamar tersebut yang tersedia pada tanggal tertentu.Allotment Jumlah jatah kamar yang telah dipesan.Estimate Perkiraan jumlah jatah kamar yang akan digunakan.Sold Jumlah jatah kamar yang telah terjual.Remaining Jumlah sisa jatah kamar yang masih dapat digunakan.Demand Jumlah permintaan terhadap tipe kamar tersebut.Sold Jumlah kamar yang terjual berdasarkan demand.Remaining Jumlah sisa kamar yang masih dapat dijual berdasarkan demand terhadap tipe kamar tersebut.Waiting Jumlah kelebihan permintaan terhadap tipe kamar tersebutyang dicatat dalam daftar tunggu.Available Room Jumlah kamar dari tipe kamar tersebut yang masih bisadijual setelah dikurangi remaining. 165 | P a g e
  • 166. Pada bagian ini terdapat pula beberapa field isian antara lain :Restriction Digunakan untuk melakukan pembatasan terhadap jumlah kamar yang akan dijual. Pembatasan dapat berdasarkan Sell to publish rate, Close To Arrival, Close To All, Open. Sell to publish rate Kamar dijual berdasarkan kode harga yang telah ditetapkan oleh pihak hotel pada tanggal yang diinput (kamar tidak dapat dijual dengan rate lain). Close To Arrival Kamar tidak dapat dijual pada tanggal yang dinput. Close All Kamar tidak boleh dijual. Open Kamar yang dijual tidak dibatasi.Overbook Digunakan untuk menginput jumlah maksimal kelebihan reservasi terhadap tipe kamar tersebut pada tanggal yang telah ditentukan.Min LOS Jumlah hari paling sedikit tamu menginap di hotel. Misal: Min LOS diisi 2 artinya tamu yang menginap harus 2 malam, jika tamu menginap 1 malam tidak akan diterima waktu reservation.GTD Need Untuk menentukan diperlukannya garansi terhadap reservasi atau tidak. Jika diisi Yes maka ketika reservasi harus mengisi Guarantee.Setelah field yang diperlukan telah terisi, klik tombol SAVE untuk menyimpan data yang telah diinput.Tampilan layar setelah kita menyimpan data akan tampak seperti pada gambar 2. gambar 2Untuk menampilkan estimate room sold yang telah dibuat pada tanggal tertentu, kita dapat klik tombolDATE, dimana tampilan layar akan tampak seperti pada gambar 3. 166 | P a g e
  • 167. gambar 3Pada bagian ini kita isikan tanggal dari restriction yang akan kita lihat pada field Date, kemudian kita kliktombol OK dimana tampilan layar akan tampak seperti pada gambar 4. gambar 4Apabila kita ingin memasukkan data restriction dari tipe kamar tertentu untuk beberapa tanggal sekaligus,kita dapat klik tombol RAPID dimana tampilan layar akan tampak seperti pada gambar 5. 167 | P a g e
  • 168. gambar 5Pada bagian ini terdapat beberapa field isian antara lain :From To Date Diisi dengan range tanggal dimana kita akan menginput data restriction, dari tanggal berapa sampai dengan tanggal berapa.Room Type Diisi dengan tipe kamar yang akan diinput data restrictionnya.Restrict Field untuk menentukan data restriction mana yang akan diinput untuk tipe kamar tersebut. Terdapat 4 pilihan yaitu Restrict, Overbook, Min LOS dan GTD Need.Setelah field yang diperlukan telah terisi, klik tombol SAVE untuk menyimpan data yang telah diinput.Tampilan layar setelah kita menyimpan data akan tampak seperti pada gambar 6. gambar 6Untuk kembali ke layar estimate room sold, kita klik tombol RETURN dimana tampilan layar akan tampakseperti pada gambar 7. 168 | P a g e
  • 169. gambar 7Untuk menampilkan room restriction dari tipe kamar yang lain, kita klik tombol dan . Sedangkanuntuk melihat room restriction untuk tanggal selanjutnya, kita klik tombol dan 169 | P a g e
  • 170. 19. CLOSE ADVANCE DEPOSITProgram ini digunakan untuk merubah status dari advance deposit tertentu yang telah diinput menjadiclosed.Untuk memulai program open cashier, klik tombol FIND maka tampilan layar akan tampak seperti padagambar 1. gambar 1Pada bagian ini, kita cari nomor transaksi advance deposit yang akan dirubah statusnya dengan klik tombol…, dimana tampilan layar akan tampak seperti pada gambar 2. gambar 2 170 | P a g e
  • 171. Setelah kita menentukan transaksi advance deposit, kita klik tombok OK kemudian klik kembali tombolFIND dan tampilan layar akan tampak seperti pada gambar 3. gambar 3Untuk melihat detail dari transaksi advance deposit tersebut, kita klik tombol DETAIL, dimana tampilanlayar akan tampak seperti pada gambar 4. gambar 4 171 | P a g e
  • 172. Untuk merubah status menjadi closed, kita klik tombol CLOSE dimana tampilan layar akan tampak sepertipada gambar 5. gambar 5 172 | P a g e
  • 173. 20. CREDIT CARD EXCHANGEProgram ini digunakan untuk memasukkan transaksi penukaran kartu kredit dengan cash di kasir. Untukmemulai program credit card exchange, klik tombol ADD NEW maka tampilan layar akan tampak sepertipada gambar 1. gambar 1Pada bagian ini beberapa field yang harus diisi, antara lain :Modul Diisi dengan pilihan Hotel/Apartment.Room No Diisi dengan nomor kamar dari tamu yang melakukan transaksi Credit Card Exchange.Guest Name Diisi dengan nama tamu yang melakukan transaksi Credit Card Exchange.Notes Diisi dengan catatan dari transaksi Credit Card Exchange.Card Code Diisi dengan kode kartu kredit.Card No Diisi dengan nomor kartu kredit.Name on Diisi dengan nama pemilik kartu kredit.Credit Card Currency Diisi dengan kode mata uang yang digunakan untuk melakukan transaksi.Local Diisi dengan nilai transaksi penukaran.Additional Diisi dengan nilai tambah dalam percentage dari nilai transaksi penukaran.Terdapat juga beberapa field yang akan terisi secara otomatis dari sistem seperti field dibawah ini :Date Merupakan tanggal transaksi Credit Card Exchange yang diberikan komputer berdasarkan tanggal sistem komputer.Transact No Merupakan nomor transaksi Credit Card Exchange yang otomatis diberikan komputer setelah user menambahkan satu data transaksi dan menyimpannya.Net Exch Merupakan nilai bersih penjumlahan dari Additional ditambah nilai penukaran kartu kredit dengan uang kas di kasir.Setelah semua field yang diperlukan telah terisi, klik tombol SAVE untuk menyimpan data yang telah dibuat.Untuk mengakhiri pengisian, klik tombol CANCEL. Tampilan layar bagian list setelah klik tombol cancelakan tampak seperti pada gambar 2. 173 | P a g e
  • 174. Gambar 2Untuk transaksi ini user tidak dapat melakukan perubahan terhadap transaksi Credit Card Exchange yangtelah dilakukannya, sehingga jika ada kesalahan dapat memasukkan transaksi user diharus melakukanpenghapusan terhadap transaksi yang salah tersebut. 174 | P a g e
  • 175. 21. OPEN / CLOSE / CANCEL CLOSE CASHIERProgram ini harus dijalankan oleh setiap cashier yang bertugas sebelum memulai melakukan transaksidan setelah selesai bertugas, baik transaksi di program retail transaction, restaurant transaction, golf frontdesk maupun saat menjalankan proses night audit.Untuk memulai program open cashier, klik tombol OPEN maka tampilan layar akan tampak seperti padagambar 1. gambar 1Pada bagian ini beberapa field yang harus diisi, antara lain :Shift Diisi dengan shift berapa giliran cashier tersebut bertugas.Password Diisi dengan password dari user cashier tersebut.Currency Diisi dengan kode mata uang yang digunakan untuk transaksi.Beginning Diisi dengan jumlah uang yang dipakai sebagai modal awal saat tugas. Field ini optional, bisa diisi atau tidak, tergantung kebijakan masing-masing company.Setelah semua field yang diperlukan telah terisi, klik tombol SAVE untuk menyimpan data yang telah dibuat.Untuk mengakhiri pengisian, klik tombol CANCEL. Tampilan layar bagian list setelah klik tombol cancelakan tampak seperti pada gambar 2. 175 | P a g e
  • 176. gambar 2Setelah cashier mengakhiri shift tugasnya, cashier harus melakukan closing terhadap shiftnya. Untukmelakukan proses closing shift, kita klik tombol dan tampilan layar akan tampak seperti pada gambar 3. gambar 3 176 | P a g e
  • 177. Pada saat melakukan closing shift cashier ini, kita hanya perlu mengisikan password dari user cashiertersebut. Setelah mengisikan password, klik tombol SAVE untuk menyimpan data yang telah dibuat.Tampilan layar bagian list setelah klik tombol save akan tampak seperti pada gambar 4. gambar 4Apabila kita ingin membatalkan proses closing cashier, kita klik tombol CANCEL dan tampilan layar akantampak seperti pada gambar 5. gambar 5 177 | P a g e
  • 178. Pada saat melakukan proses cancel closing shift cashier ini, kita hanya perlu mengisikan password dari usercashier tersebut. Setelah mengisikan password, klik tombol SAVE untuk menyimpan data yang telah dibuat.Tampilan layar bagian list setelah klik tombol save akan tampak seperti pada gambar 6. gambar 6 178 | P a g e
  • 179. 22. RECEIVE ADVANCE DEPOSITProgram ini digunakan untuk menginput data transaksi penerimaan deposit dari customer untuk suatukeperluan tertentu, serta mengalokasikan deposit tersebut kepada salah satu nomor reservasi tertentu.Untuk memulai program receive advance deposit, klik tombol ADD NEW maka tampilan layar akan tampakseperti pada gambar 1. gambar 1Pada bagian ini terdapat beberapa field isian antara lain :Reference Diisi dengan nomor reference dari transaksi penerimaan deposit ini.Paidby Field isian untuk menentukan tipe pembayaran dari advance deposit tersebut. Terdapat 3 pilihan yaitu Cash, Credit Card dan Back Office(transfer bank).Receive From Diisi dengan nama person yang memberikan advance deposittersebut.Currency Diisi dengan kode mata uang yang digunakan dalam transaksi advance deposit ini.Amount Diisi dengan nilai nominal dari advance deposit yang diterima.Due Date Diisi dengan batas waktu dari penggunaan advance deposit tersebut sampai dengan tanggal berapa.Card Code / No Diisi dengan kode kartu kredit yang digunakan untuk membayar deposit serta nomor dari kartu kredit tersebut. Field ini hanya aktif jika pada option paidby kita pilih credit card.Name on Credit Card Diisi dengan nama yang tertera pada kartu kredit tersebut. Field ini hanya aktif jika pada option paidby kita pilih credit card.Card Exp Date Diisi dengan expired date dari kartu kredit tersebut. Field ini hanyaaktif jika pada option paidby kita pilih credit card.BO Reference Diisi dengan nomor reference dari back office yang mencatatpenerimaan advance deposit tersebut. Field ini hanya aktif jika pada option paidby kita pilih back office.BO Account Diisi dengan nomor rekening pada back office yang menampung transaksi penerimaan advance deposit tersebut. Field ini hanya aktif jika pada option paidby kita pilih back office.Remark Diisi dengan catatan terhadap transaksi tersebut. 179 | P a g e
  • 180. Setelah semua field yang diperlukan telah terisi, klik tombol SAVE untuk menyimpan data yang telah dibuat,dimana tampilan layar selanjutnya akan tampak seperti pada gambar 2. gambar 2Kemudian untuk mengalokasikan transaksi receive advance deposit tersebut pada salah satu nomor reservasitertentu, kita klik tombol lalu klik tombol , dimana tampilan layar akan tampak seperti pada gambar 3. gambar 3 180 | P a g e
  • 181. Pada bagian ini terdapat beberapa field isian antara lain :Allocation Company Diisi dengan kode company dimana nomor reservasi yang akan menerima alokasi deposit tersebut berada.Modul Field untuk menentukan nomor reservasi dari modul apa yang akan menerima alokasi deposit tersebut. Terdapat 2 pilihan yaitu Hotel dan Banquet.Resv No Diisi dengan nomor reservasi yang akan menerima alokasi deposit.Allocation Amount Diisi dengan nilai nominal deposit yang akan dialokasikan kepada nomor reservasi tersebut.Setelah semua field yang diperlukan telah terisi, klik tombol SAVE untuk menyimpan data yang telah dibuat.Untuk mengakhiri pengisian, klik tombol CANCE , dimana tampilan layar selanjutnya akan tampak sepertipada gambar 4. gambar 4Kemudian kita klik tombol RETURN, dimana tampilan layar akan tampak seperti pada gambar 5. gambar 5 181 | P a g e
  • 182. Report – ReportTro [Customer Service] & Reservasi 182 | P a g e
  • 183. 1. 12 MONTH ROOM AVAILABLEProgram ini digunakan untuk menampilkan data ketersediaan kamar dalam jangka waktu 12 bulan ke depan.Tampilan dari program report ini dapat kita lihat pada gambar 1. gambar 1Hasil report ini dapat dicetak dalam 3 media yaitu :Printer Report tersebut akan dicetak melalui printer yang telah ditentukan sebelumnya.Screen Report tersebut akan tampil di layar komputer saja.File Hasil report yang diinginkan akan berbentuk file dengan extention tertentu yang telah kita pilih. Pada option ini, kitadiharuskan memberikan nama file dan menentukan format dari file tersebut. 183 | P a g e
  • 184. 2. ACCOUNT REMINDERProgram ini digunakan untuk mencetak surat pemberitahuan dari hotel kepada tamu yang folio balance-nyasudah melebihi credit limit yang sudah ditentukan oleh hotel. Tampilan dari program report ini dapat kitalihat pada gambar 1. gambar 1Pada bagian ini kita harus mengisikan pada field Payment Term, jenis pembayaran yang digunakan olehtamu yang akan dicetak account reminder-nya. Setelah kita mengisikan payment term, tampilan layarselanjutnya akan tampak seperti pada gambar 2. gambar 2 184 | P a g e
  • 185. Kemudian kita menentukan pembayaran dari folio balance yang sudah melebihi limit tersebut akandilakukan secara weekly (mingguan) ataupun monthly (bulanan), pada field Settlement by. Untukmencetak account reminder tersebut, kita pilih terlebih dahulu nama dari tamu yang akan diberi accountreminder kemudian kita klik tombol OK.Hasil report ini dapat dicetak dalam 3 media yaitu :Printer Report tersebut akan dicetak melalui printer yang telah ditentukan sebelumnya.Screen Report tersebut akan tampil di layar komputer saja.File Hasil report yang diinginkan akan berbentuk file dengan extention tertentu yang telah kita pilih. Pada option ini, kita diharuskan memberikan nama file dan menentukan format dari file tersebut. 185 | P a g e
  • 186. 3. ANALYSISProgram ini digunakan untuk menampilkan data beberapa analisa analisa sesuai dengan pilihan yang telah disediakandiantaranya berdasarkan Group, Customer dan Range. Tampilan dari program report ini dapat kita lihat pada gambar1. gambar 1Pada bagian ini terdapat beberapa field pilihan atau yang diisi antara lain :Laporan laporan analysis data berdasarkan group atau pengelompokan : : Laporan analysis data berdasarkan Primary Customer, tampilan layar akan tampak seperti pada gambar 1 : Laporan analysis data berdasarkan Secondary Customer, tampilan layar akan tampak seperti pada gambar 1 : Laporan analysis data berdasarkan semua customer, tampilan layar akan tampak seperti pada gambar 1 Selanjutnya dari ke tiga field tersebut diatasm kita dapat menentukan laporan berdasarkan : Ada 3 pilihan type yaitu Coorporate, Travel Agent atau keduanya. Berikutnya isilah field Customer/Tenant dibawah ini From – To : Diisi dengan kode dari daftar Customer sesuai dengan pilihan Kategori Customer yang akan ditampilkan analisis datanya. Apabila ingin menampilkan dari satu Customer saja maka pada field from – to diisi dengan kode Customer yang sama. : Laporan analysis data berdasarkan Market Segment, tampilan layar akan tampak seperti pada gambar 2 186 | P a g e
  • 187. Untuk menentukan pilihan Segment Market yang akan ditampilkan, ada 3 field yang harus dipilih yaitu : Category : Diisi untuk menentukan Kategori Market Segment yang akan di tampilkan From – To : Diisi dengan kode dari daftar market segment sesuai dengan pilihan kategori Market Segment yang akan ditampilkan analisis datanya, dari kode market segment apa sampai dengan apa. Apabila ingin menampilkan dari satu kode market segment saja maka pada field from – to diisi dengan kode market segment yang sama.: Laporan analysis data berdasarkan asal negara, tampilan layar akan tampak seperti pada gambar 3 Isilah Field untuk menentukan analisis data tamu berdasarkan kebangsaan : From – To : Diisi dengan kode asal kebangsaan tamu, dari kode kebangsaan apa sampai dengan apa. Apabila ingin menampilkan dari satu kode kebangsaan saja maka pada field from – to diisi dengan kode kebangsaan yang sama.: Laporan analysis data berdasarkan Source Of Bussines Utama, tampilan layar akan tampak seperti pada gambar 4 Isilah Field untuk menentukan analisis data tamu berdasarkan Primary SOB : From – To : Diisi dengan kode Primary SOB tamu, dari kode Primary SOB apa sampai dengan apa. Apabila ingin menampilkan dari satu kode Primary SOB saja maka pada field from – to diisi dengan kode Primary SOB yang sama.: Laporan analysis data berdasarkan Source Of Bussines kedua, tampilan layar akan tampak seperti pada gambar 5 Isilah Field untuk menentukan analisis data tamu berdasarkan Secondary SOB : From – To : Diisi dengan kode Secondary SOB tamu, dari kode Secondary SOB apa sampai dengan apa. Apabila ingin menampilkan dari satu kode Secondary SOB saja maka pada field from – to diisi dengan Secondary SOB yang sama.: Laporan analysis data berdasarkan Source Of Bussines ketiga, tampilan layar akan tampak seperti pada gambar 6 Isilah Field untuk menentukan analisis data tamu berdasarkan Tertiary SOB : From – To : Diisi dengan kode Tertiary SOB tamu, dari kode Tertiary SOB apa sampai dengan apa. Apabila ingin menampilkan dari satu kode Tertiary SOB saja maka pada field from – to diisi dengan kode Tertiary SOB yang sama.: Laporan analysis data berdasarkan Geographic Of Bussines, Tampilan layar akan tampak seperti pada gambar 7 Isilah Field untuk menentukan analisis data tamu berdasarkan GOB : 187 | P a g e
  • 188. From – To : Diisi dengan kode Geographic of Bussines tamu, dari kode GOB apa sampai dengan apa. Apabila ingin menampilkan dari satu kode GOB saja maka pada field from – to diisi dengan kode GOB yang sama.: Laporan analysis data berdasarkan Geographic Of Residence, tampilan layar akan tampak seperti pada gambar 8 Isilah Field untuk menentukan analisis data tamu berdasarkan GOB : From – To : Diisi dengan kode Geographic of Residence tamu, dari kode GOR apa sampai dengan apa. Apabila ingin menampilkan dari satu kode GOR saja maka pada field from – to diisi dengan kode GOR yang sama.: Laporan analysis data berdasarkan Tujuan menginap/ kunjungan tamu, tampilan layar akan tampak seperti pada gambar 9 Isilah Field untuk menentukan analisis data tamu berdasarkan tujuan menginap tamu : From – To : Diisi dengan kode Purpose of Visit, dari kode GOR apa sampai dengan apa. Apabila ingin menampilkan dari satu kode Purpose of Visit saja maka pada field from – to diisi dengan kode Purpose of Visit yang sama. Laporan analysis data berdasarkan daftar Salesman, tampilan layar akan tampak seperti pada gambar 10 Isilah Field untuk menentukan analisis data tamu berdasarkan Salesman : From – To : Diisi dengan kode Salesman, dari kode Salesman apa sampai dengan apa. Apabila ingin menampilkan dari satu kode Salesman saja maka pada field from – to diisi dengan kode Salesman yang sama Laporan analysis data berdasarkan daftar Top Key, tampilan layar akan tampak seperti pada gambar 11 Isilah Field untuk menentukan analisis data tamu berdasarkan Top Key : From – To : Diisi dengan kode Top Key, dari kode Top Key apa sampai dengan apa. Apabila ingin menampilkan dari satu kode Top Key saja maka pada field from – to diisi dengan kode Top Key yang sama Laporan analysis data berdasarkan daftar Frequent Treveller, tampilan layar akan tampak seperti pada gambar 12 Isilah Field untuk menentukan analisis data berdasarkan Frequent Treveller : From – To : Diisi dengan kode Frequent Treveller, dari kode Frequent Treveller apa sampai dengan apa. Apabila ingin menampilkan dari satu kode Frequent Treveller saja maka pada field from – to diisi dengan kode Frequent Treveller yang sama 188 | P a g e
  • 189. : Laporan analysis data berdasarkan daftar Market Segment - Nationality, tampilan layar akan tampak seperti pada gambar 13 Isilah Field untuk menentukan analisis data berdasarkan Market Segment – Nationality : From – To : Diisi dengan kode Market Segment – Nationality, dari kode Market Segment – Nationality apa sampai dengan apa. Apabila ingin menampilkan dari satu kode Market Segment – Nationality saja maka pada field from – to diisi dengan kode Market Segment – Nationality yang sama: Laporan analysis data berdasarkan daftar Nationalty - Market Segment, tampilan layar akan tampak seperti pada gambar 13 Isilah Field untuk menentukan analisis data berdasarkan Market Segment – Nationality : From – To : Diisi dengan kode Nationalty - Market Segment, dari kode Nationalty - Market Segment apa sampai dengan apa. Apabila ingin menampilkan dari satu kode Nationalty - Market Segment saja maka pada field from – to diisi dengan kode Nationalty - Market Segment yang sama: Laporan analysis data berdasarkan daftar Negara dan Propinsi, tampilan layar akan tampak seperti pada gambar 14 Isilah Field untuk menentukan analisis data berdasarkan asal Negara From – To : Diisi dengan kode Negara, dari kode Negara apa sampai dengan apa. Apabila ingin menampilkan dari satu kode Negara saja maka pada field from – to diisi dengan kode Negara yang sama Isilah Field untuk menentukan analisis data berdasarkan asal Propinsi From – To : Diisi dengan kode Propinsi, dari kode Propinsi apa sampai dengan apa. Apabila ingin menampilkan dari satu kode Propinsi saja maka pada field from – to diisi dengan kode Propinsi yang sama: Laporan analysis data berdasarkan daftar Salesman – Customer, tampilan layar akan tampak seperti pada gambar 15 Isilah Field untuk menentukan analisis data berdasarkan daftar Salesman From – To : Diisi dengan kode Salesman, dari kode Salesman apa sampai dengan apa. Apabila ingin menampilkan dari satu kode Salesman saja maka pada field from – to diisi dengan kode Salesman yang sama Isilah Field untuk menentukan analisis data berdasarkan daftar Customer From – To : Diisi dengan kode Customer, dari kode Customer apa sampai dengan apa. Apabila ingin menampilkan dari satu kode Customer saja maka pada field from – to diisi 189 | P a g e
  • 190. dengan kode Customer yang sama Gambar 2 Gambar 3 190 | P a g e
  • 191. Gambar 4Gambar 5 191 | P a g e
  • 192. Gambar 6Gambar 7 192 | P a g e
  • 193. Gambar 8Gambar 9 193 | P a g e
  • 194. Gambar 10Gambar 11 194 | P a g e
  • 195. Gambar 12Gambar 13 195 | P a g e
  • 196. Gambar 14Gambar 15 196 | P a g e
  • 197. Untuk menentukan batasan waktu atau periode laporan, ada beberapa batasan yaitu : Menentukan laporan analisa data berdasarkan pada hari berjalan/aktif : Menentukan laporan analisa data berdasarkan periode bulan berjalan/aktif : Menentukan laporan analisa data berdasarkan periode tahun berjalan /aktif : Menentukan laporan analisa data berdasarkan periode bulan yang lalu : Menentukan laporan analisa data berdasarkan periode tahun yang lalu : Menentukan laporan analisa data berdasarkan jangka waktu tanggal Contoh :Pilihan ini untuk menyajikan laporan grafik berbentuk batang dengan ketentuan sebagai berikut : : Menentukan berapa jumlah teratas Costumer yang akan ditampilkan grafiknya : Menentukan semua Costumer yang akan ditampilkan grafiknya : Jika dipilih maka grafik disusun berdasarkan Room Night Sold : Jika dipilih maka grafik disusun berdasarkan Room RevenuePilihan ini digunakan untuk mengatur tampilan laporan. Ada dua pilihan pengaturan laporan, yaitu :1. DISPLAY : Menampilkan jumlah pax untuk analisa Sold, Arrival dan Cancel & No Show untuk masing masing costumer : Menampilkan jumlah Average Room Rate untuk masing masing costumer2. SORT : Laporan akan diurutkan berdasarkan kode customer : Laporan akan diurutkan berdasarkan name/description : Laporan akan diurutkan berdasarkan Room Revenue : Laporan akan diurutkan berdasarkan F&B Revenue : Laporan akan diurutkan berdasarkan Total Revenue : Laporan akan diurutkan berdasarkan Room Night Sold 197 | P a g e
  • 198. Hasil report ini dapat dicetak dalam 3 media yaitu :Printer Report tersebut akan dicetak melalui printer yang telah ditentukan sebelumnya.Screen Report tersebut akan tampil di layar komputer saja.File Hasil report yang diinginkan akan berbentuk file dengan extention tertentu yang telah kita pilih. Pada option ini, kita diharuskan memberikan nama file dan menentukan format dari file tersebut. 198 | P a g e
  • 199. 4. ANALYSIS OF RESERVATION & WIGProgram ini digunakan untuk menampilkan analisa tamu-tamu yang telah melakukan reservasi, tamu yangwalk in guest dan tamu yang stay over pada setiap harinya. Tampilan dari program report ini dapat kitalihat pada gambar 1. gambar 1Hasil report ini dapat dicetak dalam 3 media yaitu :Printer Report tersebut akan dicetak melalui printer yang telah ditentukan sebelumnya.Screen Report tersebut akan tampil di layar komputer saja.File Hasil report yang diinginkan akan berbentuk file dengan extention tertentu yang telah kita pilih. Pada option ini, kita diharuskan memberikan nama file dan menentukan format dari file tersebut. 199 | P a g e
  • 200. 5. ARR/STAY/DEP FORECASTProgram ini digunakan untuk menampilkan laporan analisa mengenai tamu yang akan datang, yang masihtinggal di hotel dan check out dalam range tanggal tertentu, dimana report ini digunakan sebagaiperbandingan jumlah kamar dengan kedatangan, tamu yang masih tinggal dan check out, sehingga berapajumlah kamar yang masih bisa dijual dapat diketahui. Tampilan dari program report ini dapat kita lihat padagambar 1. gambar 1Pada bagian ini terdapat beberapa field isian antara lain :FromToDate Diisi dengan tanggal yang akan ditampilkan forecastnya, dari tanggal berapa sampai dengan tanggal berapa. Apabila hanya ingin menampilkan forecast untuk satu tanggal saja, maka pada field from to date diisi dengan tanggal yang sama.Hasil report ini dapat dicetak dalam 3 media yaitu :Printer Report tersebut akan dicetak melalui printer yang telah ditentukan sebelumnya.Screen Report tersebut akan tampil di layar komputer saja.File Hasil report yang diinginkan akan berbentuk file dengan extention tertentu yang telah kita pilih. Pada option ini, kita diharuskan memberikan nama file dan menentukan format dari file tersebut. 200 | P a g e
  • 201. 6. ARRIVAL LISTProgram ini digunakan untuk menampilkan daftar tamu yang akan dating ke hotel dalam range tanggaltertentu. Tampilan dari program report ini dapat kita lihat pada gambar 1. gambar 1Pada bagian ini terdapat beberapa field isian antara lain :Actual Jika kita pilih YES, maka yang ditampilkan di reportArrival Adalah tamu yang sudah datang dan check in di hotel. Sedangkan jika kita pilih NO, maka yang ditampilkan di report adalah tamu yang diharapkan datang pada tanggal yang telah ditentukan, dimana kita harus mengisikan range tanggal dari daftar arrival tamu.Payment Term Diisi dengan jenis pembayaran yang digunakan oleh tamu dalam transaksi nanti. Jika diisi, maka yang ditampilkan di report hanya daftar tamu yang menggunakan jenis pembayaran tersebut saja.From To Room Type Diisi dengan kode room type yang akan ditampilkan daftar arrivalnya, dari kode room type apa sampai dengan kode room type apa. Apabila ingin menampilkan daftar arrival dari satu kode room type saja maka pada field from to room type diisi dengan kode room type yang sama.From To Tower Diisi dengan kode tower yang akan ditampilkan daftar arrivalnya, dari kode tower apa sampai dengan apa. Apabila ingin menampilkan daftar arrival dari satu kode tower saja maka pada field from to tower diisi dengan kode tower yang sama.From To Floor Diisi dengan kode floor yang akan ditampilkan daftar arrivalnya, dari kode floor apa sampai dengan apa. Apabila ingin menampilkan daftar arrival dari satu kode floor saja maka pada field from to floor diisi dengan kode floor yang sama.Local Jika terdapat tanda √ , maka tamu dengan kode kebangsaan Indonesia akan ditampilkan di report. Jika tidak terdapat tanda√ , maka kita diharuskan memilih kode kebangsaan dari daftar tamu yang akan ditampilkan di report.Foreign Jika terdapat tanda √, maka tamu dengan kode kebangsaan selain Indonesia akan ditampilkan di report. Jika tidak terdapat tanda √ , 201 | P a g e
  • 202. maka yang ditampilkan di report hanya daftar tamu yang memiliki kode kebangsaan Indonesia saja.From To Nationality Diisi dengan kode kebangsaan yang akan ditampilkan daftar arrivalnya, dari kode kebangsaan apa sampai dengan apa. Apabila ingin menampilkan daftar arrival untuk satu kode kebangsaan saja maka pada field from to nationality diisi dengan kode kebangsaan yang sama. Field ini akan aktif jika pada field local tidak terdapat tanda √From To Customer Diisi dengan kode customer yang akan ditampilkan daftar arrivalnya, dari kode customer apa sampai dengan apa. Apabila ingin menampilkan daftar arrival untuk satu kode customer saja maka pada field from to customer diisi dengan kode customer yang sama.GroupbyReservationType Jika kita pilih YES, maka harus menentukan jenis reservasi mana yang akan ditampilkan daftar arrivalnya. Jika kita pilih NO, maka semua option jenis reservasi akan ditampilkan daftar arrivalnya.Reservation Type Field untuk menentukan jenis reservasi mana yang akan ditampilkan daftar arrivalnya. Terdapat 3 pilihan yaitu Group Member, Individual dan House Use. Pada field ini kita dapat memilih salah satu atau beberapa jenis reservasi untuk ditampilkan daftar arrivalnya.Print Remark Jika terdapat tanda √ maka pada report akan ditampilkan remark dari masing-masing tamu.Print Payment Instruction Jika terdapat tanda √ maka pada report akan ditampilkan payment instruction dari masing-masing tamu.Print Special Request Jika terdapat tanda √ maka pada report akan ditampilkan special request dari masing-masing tamu.Print Special Attention Jika terdapat tanda maka pada report akan ditampilkan special attention pada masing-masing tamu yang ada.Print Room Rate Jika terdapat tanda maka pada report akan ditampilkan room rate dari masing-masing tamu.Print Deposit Jika terdapat tanda √ maka pada report akan ditampilkan deposit dari masing- masing tamu yang memiliki deposit.WithAllotmentWithoutAllotmentSortBy Jika terdapat tanda √, maka pada report ditampilkan daftar arrival yang menggunakan allotment. Jika terdapat tanda √, maka pada report ditampilkan daftar arrival yang tidak menggunakan allotment. Field untuk menentukan report nantinya akan ditampilkan urut berdasarkan apa. Terdapat beberapa pilihan yaitu Room, Name, Tower, Room Type, Rsv.No dan Arrival.With Folio Only Jika kita pilih YES, bila ada 2 tamu dalam satu reservasi maka yang ditampilkan di report hanya tamu yang memiliki folio sharing 100% saja. Jika kita pilih NO, bila ada 2 tamu dalam satu reservasi maka keduanya akan ditampilkan di report.Special Request Diisi dengan kode special request dari reservasi yang akan ditampilkan daftar arrivalnya.Special Attention Detail Diisi dengan kode special attention dari reservasi yang akan ditampilkan daftar arrivalnya. Jika kita pilih, maka report akan ditampilkan dalam format detail.Summary Jika kita pilih, maka report akan ditampilkan dalam format ringkasan.Hasil report ini dapat dicetak dalam 3 media yaitu :Printer Report tersebut akan dicetak melalui printer yang telah ditentukan sebelumnya.Screen Report tersebut akan tampil di layar komputer saja.File Hasil report yang diinginkan akan berbentuk file dengan extention tertentu yang telah kita pilih. Pada option ini, kita diharuskan memberikan nama file dan menentukan format dari file tersebut. 202 | P a g e
  • 203. 7. BED TYPE TABLEProgram ini digunakan untuk menampilkan daftar tipe bed yang digunakan di hotel. Tampilan dari programreport ini dapat kita lihat pada gambar 1. gambar 1Pada bagian ini terdapat beberapa field isian antara lain :From To Diisi dengan kode bed yang akan ditampilkan, dari kode bed apa sampai dengan apa. Apabila ingin menampilkan satu kode bed saja maka pada field from to diisi dengan kode bed yang sama.Hasil report ini dapat dicetak dalam 3 media yaitu :Printer Report tersebut akan dicetak melalui printer yang telah ditentukan sebelumnya.Screen Report tersebut akan tampil di layar komputer saja.File Hasil report yang diinginkan akan berbentuk file dengan extention tertentu yang telah kita pilih. Pada option ini, kitadiharuskan memberikan nama file dan menentukan format dari file tersebut. 203 | P a g e
  • 204. 8. BIRTHDAY REPORTProgram ini digunakan untuk menampilan daftar tamu yang berulang tahun dalam range tanggal ulang tahunyang telah ditentukan. Tampilan dari program report ini dapat kita lihat pada gambar 1. gambar 1Pada bagian ini terdapat beberapa field isian antara lain :From To Birthday Diisi dengan range tanggal ulang tahun dari tamu yang akan ditampilkan di report. Apabila hanya ingin menampilkan data tamu yang berulang tahun untuk satu tanggal saja, maka pada field from to birthday diisi dengan tanggal yang sama.Data Source Field untuk menentukan sumber data dari daftar tamu yang berulang tahun pada tanggal yang telah ditentukan. Terdapat beberapa pilihan yaitu Guest In House, Today Expected Arrival, History dan Top Key.Print Address Jika terdapat tanda √, maka pada report akan ditampilkan alamat dari tamu tersebut.Hasil report ini dapat dicetak dalam 3 media yaitu :Printer Report tersebut akan dicetak melalui printer yang telah ditentukan sebelumnya.Screen Report tersebut akan tampil di layar komputer saja.File Hasil report yang diinginkan akan berbentuk file dengan extention tertentu yang telah kita pilih. Pada option ini, kitadiharuskan memberikan nama file dan menentukan format dari file tersebut. 204 | P a g e
  • 205. 9. CANCELLATION LISTProgram ini digunakan untuk menampilkan daftar tamu yang melakukan cancel terhadap reservasi yangtelah dilakukannya. Tampilan dari program report ini dapat kita lihat pada gambar 1. gambar 1Pada bagian ini terdapat beberapa field isian antara lain :Print By Field untuk menentukan report akan ditampilkan berdasarkan apa. Terdapat 2 pilihan yaitu Cancel Date (tanggal dilakukannya cancel) dan Arrival Date (tanggal arrival dari tamu yang cancel).Reservation Type Field untuk menentukan tipe reservasi dari tamu no show yang akan ditampilkan di report. Terdapat 2 pilihan yaitu Individual dan Group Master.Including House Use Jika kita pilih YES, maka pada report akan ditampilkan juga tamu House Use yang no show. Jika kita pilih NO, maka tamu House Use yang no show tidak ditampilkan direport.Hasil report ini dapat dicetak dalam 3 media yaitu :Printer Report tersebut akan dicetak melalui printer yang telah ditentukan sebelumnya.Screen Report tersebut akan tampil di layar komputer saja.File Hasil report yang diinginkan akan berbentuk file dengan extention tertentu yang telah kita pilih. Pada option ini, kitadiharuskan memberikan nama file dan menentukan format dari file tersebut. 205 | P a g e
  • 206. 10. CASH SUMMARYProgram ini digunakan untuk menampilkan ringkasan transaksi cash yang dilakukan oleh kasir tertentu baikpada FO maupun outlet pada tanggal yang telah ditentukan. Tampilan dari program report ini dapat kita lihatpada gambar 1. gambar 1Pada bagian ini terdapat beberapa field isian antara lain :Transaction Date Diisi dengan tanggal transaksi cash dari kasir yang akan ditampilkan di report.Cashier Diisi dengan kode kasir yang melakukan transaksi cash.Option Field untuk menentukan transaksi cash di outlet mana yang akan ditampilkan ringkasannya. Terdapat 3 pilihan yaitu FO (hanya transaksi cash di FO saja), Outlet (hanya transaksi cash di outlet saja) dan Both (transaksi cash di FO dan outlet ditampilkan).Hasil report ini dapat dicetak dalam 3 media yaitu :Printer Report tersebut akan dicetak melalui printer yang telah ditentukan sebelumnya.Screen Report tersebut akan tampil di layar komputer saja.File Hasil report yang diinginkan akan berbentuk file dengan extention tertentu yang telah kita pilih. Pada option ini, kita diharuskan memberikan nama file dan menentukan format dari file tersebut. 206 | P a g e
  • 207. 11. CASHIER ACTIVITYProgram ini digunakan untuk menampilkan semua transaksi yang telah dilakukan oleh kasir tertentu padatanggal yang telah ditentukan. Tampilan dari program report ini dapat kita lihat pada gambar 1. gambar 1Pada bagian ini terdapat beberapa field isian antara lain :Transaction Date Diisi dengan tanggal transaksi dari kasir yang akan ditampilkan di report.Cashier Diisi dengan kode kasir yang melakukan transaksi.Shift Diisi dengan shift kerja dari kasir pada saat melakukan transaksi.Hasil report ini dapat dicetak dalam 3 media yaitu :Printer Report tersebut akan dicetak melalui printer yang telah ditentukan sebelumnya.Screen Report tersebut akan tampil di layar komputer saja.File Hasil report yang diinginkan akan berbentuk file dengan extention tertentu yang telah kita pilih. Pada option ini, kita diharuskan memberikan nama file dan menentukan format dari file tersebut. 207 | P a g e
  • 208. 12. CI & CO CANCELLATION LISTProgram ini digunakan untuk menampilkan daftar cancel check in dan check out dalam range tanggal yangtelah ditentukan. Tampilan dari program report ini dapat kita lihat pada gambar 1. gambar 1Pada bagian ini terdapat beberapa field isian antara lain :From To Cancel Date Diisi dengan tanggal cancel yang akan ditampilkan daftarnya, dari tanggal berapa sampai dengan berapa. Apabila hanya ingin menampilkan daftar cancellation untuk satu tanggal saja maka pada field from to cancel date diisi dengan tanggal yang sama.Cancellation Field untuk menentukan cancellation terhadap transaksiapa yang akan ditampilkan di report. Terdapat 2 pilihan yaitu Check Out dan Check in.Hasil report ini dapat dicetak dalam 3 media yaitu :Printer Report tersebut akan dicetak melalui printer yang telah ditentukan sebelumnya.Screen Report tersebut akan tampil di layar komputer saja.File Hasil report yang diinginkan akan berbentuk file dengan extention tertentu yang telah kita pilih. Pada option ini, kitadiharuskan memberikan nama file dan menentukan format dari file tersebut. 208 | P a g e
  • 209. 13. COMPETITOR HOTELProgram ini digunakan untuk menampilkan daftar hotel-hotel yang dijadikan pesaing oleh hotel yangbersangkutan. Tampilan dari program report ini dapat kita lihat pada gambar 1. gambar 1Pada bagian ini terdapat beberapa field isian antara lain :From To Diisi dengan kode competitor yang akan ditampilkan, dari kode competitor apa sampai dengan apa. Apabila hanya ingin menampilkan satu kode competiror saja maka pada field from to diisi dengan kode competitor yang sama.Hasil report ini dapat dicetak dalam 3 media yaitu :Printer Report tersebut akan dicetak melalui printer yang telah ditentukan sebelumnya.Screen Report tersebut akan tampil di layar komputer saja.File Hasil report yang diinginkan akan berbentuk file dengan extention tertentu yang telah kita pilih. Pada option ini, kitadiharuskan memberikan nama file dan menentukan format dari file tersebut. 209 | P a g e
  • 210. 14. CONSOLIDATE DAILY REVENUEProgram ini digunakan untuk menampilkan data revenue room dan outlet pada tanggal tertentu, dimana nilaiyang ditampilkan merupakan nilai +/+ (belum termasuk tax dan service). Tampilan dari program report inidapat kita lihat pada gambar 1. gambar 1Pada bagian ini terdapat beberapa field isian, antara lain :Date Diisi dengan tanggal yang akan ditampilkan revenuenya.With Graphics Jika terdapat tanda √ berarti pada laporan nanti akan ditampilkan grafik dari data revenue pada tanggal tersebut.Hasil report ini dapat dicetak dalam 3 media yaitu :Printer Report tersebut akan dicetak melalui printer yang telah ditentukan sebelumnya.Screen Report tersebut akan tampil di layar komputer saja.File Hasil report yang diinginkan akan berbentuk file dengan extention tertentu yang telah kita pilih. Pada option ini, kita diharuskan memberikan nama file dan menentukan format dari file tersebut. 210 | P a g e
  • 211. 15. CONTIGENCY REPORTProgram ini digunakan untuk menampilkan report-report contigency yang sebelumnya harus disetup diprogram HSM3000 dan harus sudah ditentukan direktori yang akan menampung report contigency pada saatdijalankan pada program ini. Tampilan dari program ini dapat kita lihat pada gambar 1. gambar 1Pada program ini kita dapat mencetak semua daftar report yang ada dengan cara klik tombol generate,ataupun mencetak satu per satu report yang ada dengan terlebih dahulu menentukan report yang dimaksudkemudian klik tombol open. 211 | P a g e
  • 212. 16. CREDIT CARD TRANSACTIONProgram ini digunakan untuk menampilkan data transaksi pembayaran yang diterima oleh kasir tertentudengan menggunakan kartu kredit baik di FO maupun di outlet dalam range tanggal yang telah ditentukan.Tampilan dari program report ini dapat kita lihat pada gambar 1. gambar 1Pada bagian ini terdapat beberapa field isian antara lain :From – To- Date Diisi dengan tanggal transaksi penukaran kartu kredit yang akan ditampilkan datanya, dari tanggal berapa sampai dengan tanggal berapa.Apabila hanya ingin menampilkan data penukaran kartu kredit untuk satu tanggal transaksi saja, maka pada field from – to date diisi dengan tanggal yang sama.Cashier Diisi dengan kode kasir yang menerima transaksi pembayaran dengan kartu kredit .Shift Diisi dengan shift kerja dari kasir pada saat menerima pembayaran transaksi dengan kartu kredit.Sort By Field untuk menentukan report akan diurutkan berdasarkan apa.Terdapat 2 pilihan yaitu Card Code (urut berdasarkan kode kartu kredit) dan Cashier Code (urut berdasarkan kode kasir).Option Field untuk menentukan transaksi kartu kredit di outlet mana yang akan ditampilkan. Terdapat 3 pilihan yaitu FO (hanya transaksi kartu kreditdi FO saja), Outlet (hanya transaksi kartu kredit di outlet saja) dan Both (transaksi kartu kredit di FO dan outlet ditampilkan).Hasil report ini dapat dicetak dalam 3 media yaitu :Printer Report tersebut akan dicetak melalui printer yang telah ditentukan sebelumnya.Screen Report tersebut akan tampil di layar komputer saja.File Hasil report yang diinginkan akan berbentuk file dengan extention tertentu yang telah kita pilih. Pada option ini, kita diharuskan memberikan nama file dan menentukan format dari file tersebut. 212 | P a g e
  • 213. 17. DAFTAR AProgram ini digunakan untuk menampilkan daftar A yang biasa dilaporkan ke kepolisian. Tampilan dariprogram ini dapat kita lihat pada gambar 1. gambar 1Pada bagian ini terdapat beberapa field isian antara lain :Identity Type Diisi dengan kode jenis identitas dari tamu yang akan ditampilkan datanya di report.Hasil report ini dapat dicetak dalam 3 media yaitu :Printer Report tersebut akan dicetak melalui printer yang telah ditentukan sebelumnya.Screen Report tersebut akan tampil di layar komputer saja.File Hasil report yang diinginkan akan berbentuk file dengan extention tertentu yang telah kita pilih. Pada option ini, kita diharuskan memberikan nama file dan menentukan format dari file tersebut. 213 | P a g e
  • 214. 18. DAILY CASHIER RECORDProgram ini dipergunakan untuk menampilkan data transaksi penjualan pada outlet yang ada danmenampilkan data transaksi tiap-tiap kasir yang bertugas pada tiap-tiap outlet tersebut pada range tanggaltertentu. Tampilan program report ini akan tampak seperti pada gambar 1. gambar 1Pada bagian ini beberapa field yang harus diisi antara lain :From / ToOutlet Diisi dengan kode outlet yang akan dicetak, dimulai dari outlet apa sampai outlet apa. Apabila hanya akan mencetak report untuk satu outlet saja maka from – to outlet diisi dengan kode outlet yang sama.From / ToCashier Diisi dengan kode cashier yang akan dicetak, dimulai dari kode cashier siapa sampai kode cashier siapa. Apabila hanya akan mencetak report untuk salah satu kode cashier saja, maka from – to cashier diisi dengan kode cashier yang sama.TransactionType Field isian untuk menentukan tipe transaksi mana yang akan dicetak apakah transaksi sales atau transaksi non sales (entertain, officer check,dll).Date Diisi dengan tanggal transaksi yang akan dicetak.Hasil report ini dapat dicetak dalam 3 media yaitu :Printer Report tersebut akan dicetak melalui printer yang telah ditentukan sebelumnya.Screen Report tersebut akan tampil di layar komputer saja.File Hasil report yang diinginkan akan berbentuk file dengan extention tertentu yang telah kita pilih. Pada option ini, kita diharuskan memberikan nama file dan menentukan format dari file tersebut. 214 | P a g e
  • 215. 19. DAILY FOLIO TRANSFERProgram ini digunakan untuk menampilkan transaksi mutasi folio pada tanggal yang telah ditentukan.Tampilan dari program report ini dapat kita lihat pada gambar 1. gambar 1Pada bagian ini terdapat field isian yaitu :TransactionDate Diisi dengan tanggal transaksi folio transfer yang akan ditampilkan di report.Hasil report ini dapat dicetak dalam 3 media yaitu :Printer Report tersebut akan dicetak melalui printer yang telah ditentukan sebelumnya.Screen Report tersebut akan tampil di layar komputer saja.File Hasil report yang diinginkan akan berbentuk file dengan extention tertentu yang telah kita pilih. Pada option ini, kita diharuskan memberikan nama file dan menentukan format dari file tersebut. 215 | P a g e
  • 216. 20. DAILY FOLIO MUTATIONProgram ini digunakan untuk menampilkan transaksi mutasi folio pada tanggal yang telah ditentukan.Tampilan dari program report ini dapat kita lihat pada gambar 1. gambar 1Pada bagian ini terdapat field isian yaitu :TransactionDate Diisi dengan tanggal transaksi mutasi folio yang akan ditampilkan di report.Hasil report ini dapat dicetak dalam 3 media yaitu :Printer Report tersebut akan dicetak melalui printer yang telah ditentukan sebelumnya.Screen Report tersebut akan tampil di layar komputer saja.File Hasil report yang diinginkan akan berbentuk file dengan extention tertentu yang telah kita pilih. Pada option ini, kita diharuskan memberikan nama file dan menentukan format dari file tersebut. 216 | P a g e
  • 217. 21. DAILY FORECASTProgram ini digunakan untuk menampilkan forecast penjualan kamar dalam range tanggal ataupun periodeyang telah ditentukan. Tampilan dari program report ini dapat kita lihat pada gambar 1. gambar 1Pada bagian ini terdapat beberapa field isian antara lain :Report Type Field untuk menentukan bentuk report yang akan ditampilkan. Terdapat 2 pilihan yaitu Daily dan Monthly.From To Date Diisi dengan tanggal yang akan ditampilkan forecastnya, dari tanggal berapa sampai dengan tanggal berapa. Apabila hanya ingin menampilkan forecast untuk satu tanggal saja, maka pada field from to date diisi dengan tanggal yang sama.From To Period Diisi dengan periode yang akan ditampilkan forecastnya, dari periode berapa sampai dengan periode berapa. Apabila hanya ingin menampilkan forecast untuk satu periode saja, maka pada field from to period diisi dengan periode yang sama.Hasil report ini dapat dicetak dalam 3 media yaitu :Printer Report tersebut akan dicetak melalui printer yang telah ditentukan sebelumnya.Screen Report tersebut akan tampil di layar komputer saja.File Hasil report yang diinginkan akan berbentuk file dengan extention tertentu yang telah kita pilih. Pada option ini, kita diharuskan memberikan nama file dan menentukan format dari file tersebut. 217 | P a g e
  • 218. 22. DAILY POSTING ADVANCE DEPOSITProgram ini digunakan untuk menampilkan transaksi advance deposit yang sudah diposting ke folio tamu.Tampilan dari program report ini dapat kita lihat pada gambar 1. gambar 1Pada bagian ini terdapat field isian yaitu :TransactionDate Diisi dengan tanggal transaksi advance deposit yang telah diposting.Hasil report ini dapat dicetak dalam 3 media yaitu :Printer Report tersebut akan dicetak melalui printer yang telah ditentukan sebelumnya.Screen Report tersebut akan tampil di layar komputer saja.File Hasil report yang diinginkan akan berbentuk file dengan extention tertentu yang telah kita pilih. Pada option ini, kita diharuskan memberikan nama file dan menentukan format dari file tersebut. 218 | P a g e
  • 219. 23. DAILY REBATE RECORDProgram ini digunakan untuk menampilkan transaksi rebate yang terjadi pada outlet tertentu dalam rangetanggal yang telah ditentukan. Tampilan dari program report ini dapat kita lihat pada gambar 1. gambar 1Pada bagian ini terdapat beberapa field isian antara lain :From-To Outlet Diisi dengan kode outlet yang akan dicetak transaksi rebatenya, dimulai dari kode outlet apa sampai apa. Apabila hanya akan mencetak transaksi rebate dari satu kode outlet saja maka from – to outlet diisi dengan kode outlet yang sama.From-To Date Diisi dengan tanggal transaksi rebate yang akan dicetak, dimulai dari tanggal berapa sampai berapa. Apabila hanya akan mencetak transaksi rebate untuk satu tanggal transaksi saja maka from – to date diisi dengan tanggal yang sama.Hasil report ini dapat dicetak dalam 3 media yaitu :Printer Report tersebut akan dicetak melalui printer yang telah ditentukan sebelumnya.Screen Report tersebut akan tampil di layar komputer saja.File Hasil report yang diinginkan akan berbentuk file dengan extention tertentu yang telah kita pilih. Pada option ini, kita diharuskan memberikan nama file dan menentukan format dari file tersebut. 219 | P a g e
  • 220. 24. DAILY RECEIVED ADVANCE DEPOSITProgram ini digunakan untuk menampilkan transaksi penerimaan deposit dari tamu dalam range tanggalyang telah ditentukan. Tampilan dari program report ini dapat kita lihat pada gambar 1. gambar 1Pada bagian ini terdapat beberapa field isian antara lain :Report Type Field untuk menentukan bentuk report yang akan ditampilkan. Terdapat2 pilihan yaitu Detail (dalam bentuk rincian) dan Summary (dalam bentuk ringkasan).From – To Date Diisi dengan tanggal transaksi yang didelete, dari transaksi tanggal berapa sampai dengan tanggal berapa. Apabila hanya ingin menampilkan transaksi yang didelete dari satu tanggal transaksi saja, maka pada field from – to date diisi dengan tanggal yang sama.Status Field untuk menentukan status dari advance deposit yang akan ditampilkan di report. Terdapat beberapa pilihan yaitu All, Open dan Closed.AllocationType Field untuk menentukan status dari advance deposit setelah diakolasikan. Terdapat beberapa pilihan yaitu All, Open, Posted, Returned, Keep dan Closed.Hasil report ini dapat dicetak dalam 3 media yaitu :Printer Report tersebut akan dicetak melalui printer yang telah ditentukan sebelumnya.Screen Report tersebut akan tampil di layar komputer saja.File Hasil report yang diinginkan akan berbentuk file dengan extention tertentu yang telah kita pilih. Pada option ini, kita diharuskan memberikan nama file dan menentukan format dari file tersebut. 220 | P a g e
  • 221. 25. DAILY REFUND LISTProgram ini digunakan untuk menampilkan transaksi refund yang dilakukan oleh kasir tertentu pada tanggalyang telah ditentukan. Tampilan dari program report ini dapat kita lihat pada gambar 1. gambar 1Pada bagian ini terdapat field isian yaitu :Transaction Date Diisi dengan tanggal transaksi refund dari kasir yang akan ditampilkan di report.Hasil report ini dapat dicetak dalam 3 media yaitu :Printer Report tersebut akan dicetak melalui printer yang telah ditentukan sebelumnya.Screen Report tersebut akan tampil di layar komputer saja.File Hasil report yang diinginkan akan berbentuk file dengan extention tertentu yang telah kita pilih. Pada option ini, kita diharuskan memberikan nama file dan menentukan format dari file tersebut. 221 | P a g e
  • 222. 26. D-CARDProgram ini digunakan untuk menampilkan laporan yang berisi ringkasan pendapatan hotel pada tanggaltertentu dari masing-masing pos pendapatan yang dimiliki oleh hotel tersebut. Tampilan dari program reportini dapat kita lihat pada gambar 1. gambar 1Hasil report ini dapat dicetak dalam 3 media yaitu :Printer Report tersebut akan dicetak melalui printer yang telah ditentukan sebelumnya.Screen Report tersebut akan tampil di layar komputer saja.File Hasil report yang diinginkan akan berbentuk file dengan extention tertentu yang telah kita pilih. Pada option ini, kita diharuskan memberikan nama file dan menentukan format dari file tersebut. 222 | P a g e
  • 223. 27. DEPARTURE LISTProgram ini digunakan untuk menampilkan daftar tamu yang akan pulang dari hotel dalam range tanggaltertentu. Tampilan dari program report ini dapat kita lihat pada gambar 1. gambar 1Pada bagian ini terdapat beberapa field isian antara lain :Actual Departure Jika kita pilih YES, maka yang ditampilkan di report adalah tamu yang sudah pulang dan check out dari hotel. Sedangkan jika kita pilih NO, maka yang ditampilkan direport adalah tamu yang diharapkan pulang pada tanggal yang telah ditentukan, dimana kita harus mengisikan range tanggal dari daftar departure tamu.Payment Term Diisi dengan jenis pembayaran yang digunakan oleh tamu dalam transaksi nanti. Jika diisi, maka yang ditampilkan di report hanya daftar tamu yang menggunakan jenis pembayaran tersebut saja.From To Room Type Diisi dengan kode room type yang akan ditampilkan daftar departurenya, dari kode room type apa sampai dengan kode room type apa. Apabila ingin menampilkan daftar departure dari satu kode room type saja maka pada field from to room type diisi dengan kode room type yang sama.From To Tower Diisi dengan kode tower yang akan ditampilkan daftar departurenya, dari kode tower apa sampai dengan apa. Apabila ingin menampilkan daftar departure dari satu kode tower saja maka pada field from to tower diisi dengan kode tower yang sama. 223 | P a g e
  • 224. From To Floor Diisi dengan kode floor yang akan ditampilkan daftar departurenya, dari kode floor apa sampai dengan apa. Apabila ingin menampilkan daftar departure dari satu kode floor saja maka pada field from to floor diisi dengan kode floor yang sama. Local Jika terdapat tanda √, maka tamu dengan kode kebangsaan Indonesia akan ditampilkan di report. Jika tidak terdapat tanda √, maka kita diharuskan memilih kode kebangsaan dari daftar tamu yang akan ditampilkan di report.Foreign Jika terdapat tanda √, maka tamu dengan kode kebangsaan selain Indonesia akan ditampilkan di report. Jika tidak terdapat tanda √ , maka yang ditampilkan di report hanya daftar tamu yang memiliki kode kebangsaan Indonesia saja.From To Nationality Diisi dengan kode kebangsaan yang akan ditampilkan daftar departurenya, dari kode kebangsaan apa sampai dengan apa. Apabila ingin menampilkan daftar departure untuk satu kode kebangsaan saja maka pada field from to nationality diisi dengan kode kebangsaan yang sama. Field ini akan aktif jika pada field local tidak terdapat tanda √From To Customer Diisi dengan kode customer yang akan ditampilkan daftar departurenya, dari kode customer apa sampai dengan apa. Apabila ingin menampilkan daftar departure untuk satu kode customer saja maka pada field from to customer diisidengan kode customer yang sama.Group by Reservation Jika kita pilih YES, maka harus menentukan jenis reservasi mana yang akan ditampilkan daftar Type departurenya. Jika kita pilih NO, maka semua option jenis reservasi akan ditampilkan daftar departurenya.Reservation Type Field untuk menentukan jenis reservasi mana yang akanditampilkan daftar departurenya. Terdapat 3 pilihan yaitu Group Member, Individual dan House Use. Pada field ini kita dapat memilih salah satu atau beberapa jenis reservasi untuk ditampilkan daftar departurenya.Print Remark Jika terdapat tanda √ maka pada report akan ditampilkan remark dari masing-masing tamu.Print Payment Instruction Jika terdapat tanda √ maka pada report akan ditampilkan payment instruction dari masing-masing tamu.Print Special Request Jika terdapat tanda √ maka pada report akan ditampilkan special request dari masing-masing tamu.Print Special Attention Jika terdapat tanda √ maka pada report akan ditampilkan special attention pada masing-masing tamu yang ada.Print Room Rate Jika terdapat tanda √ maka pada report akan ditampilkan room rate dari masing-masing tamu.WithAllotmentWithout Allotment Jika terdapat tanda , maka pada report ditampilkan daftar departure yang menggunakan allotment. Jika terdapat tanda , maka pada report ditampilkan daftar departure yang tidak menggunakan allotment.Sort By Field untuk menentukan report nantinya akan ditampilkan urut berdasarkan apa. Terdapat beberapa pilihan yaitu Room, Name, Tower, Room Type, Rsv.No dan Arrival.With Folio Only Jika kita pilih YES, bila ada 2 tamu dalam satu reservasi maka yang ditampilkan di report hanya tamu yang memiliki folio sharing 100% saja. Jika kita pilih NO, bila ada 2 tamu dalam satu reservasi maka keduanya akan ditampilkan di report.Special Request Diisi dengan kode special request dari reservasi yang akan ditampilkan daftar departurenya. 224 | P a g e
  • 225. Special Attention Detail Diisi dengan kode special attention dari reservasi yang akan ditampilkan daftar departurenya. Jika kita pilih, maka report akan ditampilkan dalam format detail.Summary Jika kita pilih, maka report akan ditampilkan dalam format ringkasan.Hasil report ini dapat dicetak dalam 3 media yaitu :Printer Report tersebut akan dicetak melalui printer yang telah ditentukan sebelumnya.Screen Report tersebut akan tampil di layar komputer saja.File Hasil report yang diinginkan akan berbentuk file dengan extention tertentu yang telah kita pilih. Pada option ini, kita diharuskan memberikan nama file dan menentukan format dari file tersebut. 225 | P a g e
  • 226. 28. DETAIL CASH CASHIERProgram ini digunakan untuk menampilkan laporan transaksi cash dari kasir tertentu pada tanggal yang telahditentukan. Tampilan dari program report ini dapat kita lihat pada gambar 1. gambar 1Pada bagian ini terdapat beberapa field isian antara lain :Transaction Date Diisi dengan tanggal transaksi cash dari kasir yang akan ditampilkan di report.Cashier Diisi dengan kode kasir yang melakukan transaksi cash.Shift Diisi dengan shift kerja dari kasir pada saat melakukan transaksi cash.Hasil report ini dapat dicetak dalam 3 media yaitu :Printer Report tersebut akan dicetak melalui printer yang telah ditentukan sebelumnya.Screen Report tersebut akan tampil di layar komputer saja.File Hasil report yang diinginkan akan berbentuk file dengan extention tertentu yang telah kita pilih. Padaoption ini, kita diharuskan memberikan nama file dan menentukan format dari file tersebut 226 | P a g e
  • 227. 29. DIVISION TRACINGProgram ini digunakan untuk menampilkan data tracing yang diterima atau dikirimkan oleh suatu divisitertentu dengan status yang telah ditentukan pada range tanggal tertentu. Tampilan dari program report inidapat kita lihat pada gambar 1. gambar 1Pada bagian ini terdapat beberapa field isian antara lain :Division Diisi dengan kode divisi yang akan ditampilkan tracingnya.Type Field untuk menentukan tipe dari tracing yang akan ditampilkan. Terdapat 2 pilihan yaitu inbox dan outbox.Status Field untuk menentukan status dari tracing yang diterima ataupun yang dikirimkan oleh divisi tersebut. Terdapat 4 pilihan yaitu Outstanding, Checked, Closed dan Cancelled.From – To Date Diisi dengan tanggal dibuat ataupun diterimanya tracing pada divisi tersebut, dari tanggal berapa sampai dengan tanggal berapa. Jika hanya akan menampilkan tracing pada satu tanggal tertentu, kita isikan tanggal yang sama pada field from – to date.Print Notes Field untuk menentukan apakah notes dari tracing yang dibuat atau diterima oleh divisi tersebut akan dicetak atau tidak. Pilih YES untuk menampilkan notes dan NO untuk tidak menampilkan notes.Hasil report ini dapat dicetak dalam 3 media yaitu :Printer Report tersebut akan dicetak melalui printer yang telah ditentukan sebelumnya.Screen Report tersebut akan tampil di layar komputer saja.File Hasil report yang diinginkan akan berbentuk file dengan extention tertentu yang telah kita pilih. Padaoption ini, kita diharuskan memberikan nama file dan menentukan format dari file tersebut 227 | P a g e
  • 228. 30. DOUBLE HISTORYProgram ini digunakan untuk menampilkan data history tamu yang double entry. Tampilan dari program inidapat kita lihat pada gambar 1. gambar 1Hasil report ini dapat dicetak dalam 3 media yaitu :.Printer Report tersebut akan dicetak melalui printer yang telah ditentukan sebelumnya.Screen Report tersebut akan tampil di layar komputer saja.File Hasil report yang diinginkan akan berbentuk file dengan extention tertentu yang telah kita pilih. Pada option ini, kita diharuskan memberikan nama file dan menentukan format dari file tersebut. 228 | P a g e
  • 229. 31. EARLY DEPARTUREProgram ini digunakan untuk menampilkan daftar tamu yang check out sebelum harinya tetapi sudahmelewati proses night audit pada tanggal yang telah ditentukan. Tampilan dari program report ini dapat kitalihat pada gambar 1. gambar 1Pada bagian ini terdapat beberapa field isian antara lain :Date : Masukkan tanggal Early Departure yang diinginkan.Hasil report ini dapat dicetak dalam 3 media yaitu :Printer Report tersebut akan dicetak melalui printer yang telah ditentukan sebelumnya.Screen Report tersebut akan tampil di layar komputer saja. (Gambar 2)File Hasil report yang diinginkan akan berbentuk file dengan extention tertentu yang telah kita pilih. Pada option ini, kita diharuskan memberikan nama file dan menentukan format dari file tersebut. Gambar 2 229 | P a g e
  • 230. 32. FO CASH CASHIERProgram ini digunakan untuk menampilkan laporan transaksi cash dari kasir di FO. Tampilan dari programreport ini dapat kita lihat pada gambar 1. gambar 1Pada bagian ini terdapat beberapa field isian antara lain :Transaction Date Diisi dengan tanggal transaksi cash dari kasir yang akan ditampilkan di report.Cashier Diisi dengan kode kasir yang melakukan transaksi cash di FO.Shift Diisi dengan shift kerja dari kasir pada saat melakukan transaksi di FO.Hasil report ini dapat dicetak dalam 3 media yaitu :.Printer Report tersebut akan dicetak melalui printer yang telah ditentukan sebelumnya.Screen Report tersebut akan tampil di layar komputer saja.File Hasil report yang diinginkan akan berbentuk file dengan extention tertentu yang telah kita pilih. Pada option ini, kita diharuskan memberikan nama file dan menentukan format dari file tersebut. 230 | P a g e
  • 231. 33. DAILY FORECASTProgram ini digunakan untuk menampilkan forecast penjualan kamar dalam range tanggal ataupun periodeyang telah ditentukan. Tampilan dari program report ini dapat kita lihat pada gambar 1. gambar 1Pada bagian ini terdapat beberapa field isian antara lain :Report Type : Field untuk menentukan bentuk report yang akan ditampilkan. Terdapat 2 pilihan yaitu Daily dan Monthly.From – To Date : Diisi dengan tanggal yang akan ditampilkan forecastnya, dari tanggal berapa sampai dengan tanggal berapa. Apabila hanya ingin menampilkan forecast untuk satu tanggal saja, maka pada field from – to date diisi dengan tanggal yang sama.From – To Period : Diisi dengan periode yang akan ditampilkan forecastnya, dari periode berapa sampai dengan periode berapa. Apabila hanya ingin menampilkan forecast untuk satu periode saja, maka pada field from – to period diisi dengan periode yang sama. gambar 2Hasil report ini dapat dicetak dalam 3 media yaitu :Printer Report tersebut akan dicetak melalui printer yang telah ditentukan sebelumnya.Screen Report tersebut akan tampil di layar komputer saja. (gambar 3)File Hasil report yang diinginkan akan berbentuk file dengan extention tertentu yang telah kita pilih. Pada option ini, kita diharuskan memberikan nama file dan menentukan format dari file tersebut. 231 | P a g e
  • 232. Gambar 3 232 | P a g e
  • 233. 34. GENERAL INFORMATIONProgram ini digunakan untuk mencetak data informasi yang telah kita input pada program maintenancegeneral information. Tampilan dari program report ini dapat kita lihat pada gambar 1. gambar 1(un)tag Digunakan untuk memberi dan menghilangkan tanda √ secara satu per satu pada data yang akan kita cetak.Select all Digunakan untuk memberi tanda √ pada semua data yang ada untuk dicetak.Unselect all Digunakan untuk menghilangkan tanda √ pada semua data yang telah dipilih untuk dicetak.Hasil report ini dapat dicetak dalam 3 media yaitu :.Printer Report tersebut akan dicetak melalui printer yang telah ditentukan sebelumnya.Screen Report tersebut akan tampil di layar komputer saja.File Hasil report yang diinginkan akan berbentuk file dengan extention tertentu yang telah kita pilih. Pada option ini, kita diharuskan memberikan nama file dan menentukan format dari file tersebut. 233 | P a g e
  • 234. 35. GROUP ARRIVAL LISTProgram ini digunakan untuk menampilkan daftar kedatangan dari group master dalam range tanggaltertentu. Tampilan dari program report ini dapat kita lihat pada gambar 1. gambar 1Pada bagian ini terdapat beberapa field isian antara lain :From To Arrival Diisi dengan tanggal arrival dari group master yang akan ditampilkan kedatangannya, dari tanggal berapa sampai dengan berapa. Apabila hanya ingin menampilkan daftar arrival group master untuk satu tanggal arrival saja maka pada field from to arrival diisi dengan tanggal yang sama.From To Group Type Diisi dengan kode group type dari group master yang akan ditampilkan kedatangannya, dari kode group type apa sampai dengan apa. Apabila hanya ingin menampilkan daftar arrival group master untuk satu kode group type saja maka pada field from to group type diisi dengan kode group type yang sama.Hasil report ini dapat dicetak dalam 3 media yaitu :.Printer Report tersebut akan dicetak melalui printer yang telah ditentukan sebelumnya.Screen Report tersebut akan tampil di layar komputer saja.File Hasil report yang diinginkan akan berbentuk file dengan extention tertentu yang telah kita pilih. Pada option ini, kita diharuskan memberikan nama file dan menentukan format dari file tersebut. 234 | P a g e
  • 235. 36. GROUP BALANCE TODAYProgram ini digunakan untuk menampilkan informasi mengenai group master yang In House pada haritersebut, jumlah kamar dan pax dari group master tersebut, serta folio balance-nya. Tampilan dari programreport ini dapat kita lihat pada gambar 1. gambar 1Hasil report ini dapat dicetak dalam 3 media yaitu :.Printer Report tersebut akan dicetak melalui printer yang telah ditentukan sebelumnya.Screen Report tersebut akan tampil di layar komputer saja.File Hasil report yang diinginkan akan berbentuk file dengan extention tertentu yang telah kita pilih. Pada option ini, kita diharuskan memberikan nama file dan menentukan format dari file tersebut. 235 | P a g e
  • 236. 37. GROUP MASTER LISTProgram ini digunakan untuk menampilkan daftar group master dengan status yang telah ditentukan dandalam range tanggal arrival tertentu.Tampilan dari program report ini dapat kita lihat pada gambar 1. gambar 1Pada bagian ini terdapat beberapa field isian antara lain :From To Arrival Diisi dengan tanggal arrival dari group master yang akan ditampilkan, dari tanggal berapa sampai dengan berapa. Apabila ingin menampilkan daftar group master untuk satutanggal arrival saja maka pada field from to arrival diisi dengan tanggal yang sama.Status Field untuk menentukan status dari group master yang akan ditampilkan di report. Terdapat beberapa pilihanyaitu Register, Definite, Tentative, Waiting List, Inquiry, Cancel dan No Show.With Allotment Jika terdapat tanda pada kolom YES, maka pada report ditampilkan daftar group master yang pakai allotment. Jika terdapat tanda √ pada kolom NO, maka pada report tidak ditampilkan daftar group master yang pakai allotment.Sort By Field untuk menentukan report nantinya akan ditampilkan urut berdasarkan apa. Terdapat beberapa pilihan yaitu Arrival, Group Name, Rsv.No dan Customer.Sales ID Diisi dengan kode salesman yang mendatangkan group master tersebut.Customer Diisi dengan kode customer dari group master.Market Segment Diisi dengan kode market segment dari group master.Action Date Diisi dengan t anggal action yang ha rus dilakukan oleh group master. 236 | P a g e
  • 237. 38. GUEST CAR LISTProgram ini digunakan untuk menampilkan data plat nomor polisi untuk mobil tamu yang menginap.Tampilan dari program report ini dapat kita lihat pada gambar 1. gambar 1Pada bagian ini terdapat beberapa field isian antara lain :Include Definite : Jika dipilih maka tamu tamu yang mempunyai status Definite akan ditampilkan datanyaInclude CheckOut : Jika dipilih maka tamu tamu yang mempunyai status CheckOut akan ditampilkan datanyaSort By : Data akan diurutkan berdasarkan Room No, Reservation No, Guest Name dan Car IdHasil report ini dapat dicetak dalam 3 media yaitu :Printer Report tersebut akan dicetak melalui printer yang telah ditentukan sebelumnya.Screen Report tersebut akan tampil di layar komputer saja.File Hasil report yang diinginkan akan berbentuk file dengan extention tertentu yang telah kita pilih. Pada option ini, kita diharuskan memberikan nama file dan menentukan format dari file tersebut. Gambar 2 237 | P a g e
  • 238. 39. GROUP PRODUCTION / CANCELLATIONProgram ini digunakan untuk menampilkan produktivitas dari group master maupun cancellation darigroup master dalam range tanggal tertentu.Tampilan dari program report ini dapat kita lihat pada gambar 1. gambar 1Pada bagian ini terdapat beberapa field isian antara lain :Report Type Field isian untuk menentukan jenis report yang akan ditampilkan.Terdapat 2 pilihan yaotu Production dan Cancellation.Sort By Field isian untuk menentukan nantinya report akanditampilkan urut berdasarkan apa. Terdapat 2 pilihan yaitu Expected Arrival Date dan Cancelled Date.From To Arrival Date Diisi dengan tanggal arrival dari group master yang akanditampilkan production ataupun cancellationnya, dari tanggal berapa sampai dengan berapa. Apabila ingin menampilkan daftar production atau cancellation group master untuk satu tanggal arrival saja maka pada field from to arrival date diisi dengan tanggal yang sama.From To Cancel Date Diisi dengan tanggal cancel dari group master yang akan ditampilkan cancellationnya, dari tanggal berapa sampai dengan berapa. Apabila ingin menampilkan daftar cancellation group master untuk satu tanggal cancel saja maka pada field from to cancel date diisi dengan tanggal yang sama.Hasil report ini dapat dicetak dalam 3 media yaitu :.Printer Report tersebut akan dicetak melalui printer yang telah ditentukan sebelumnya.Screen Report tersebut akan tampil di layar komputer saja.File Hasil report yang diinginkan akan berbentuk file dengan extention tertentu yang telah kita pilih. Pada option ini, kita diharuskan memberikan nama file dan menentukan format dari file tersebut. 238 | P a g e
  • 239. 40. GUEST FOLIOS FORMProgram ini digunakan untuk mencetak folio-folio dari tamu dengan status tertentu pada tanggal yang telahditentukan. Tampilan dari program report ini dapat kita lihat pada gambar 1. gambar 1Pada bagian ini terdapat beberapa field isian antara lain :Status Field untuk menentukan status dari folio tamu yang akan kita tampilkan di report. Terdapat 5 pilihan yaitu All, In House, Check Out, House Use dan Departure.Sort by Field untuk menentukan report akan ditampilkan urut berdasarkan apa. Terdapat 3 pilihan yaitu berdasarkan Folio #, Name dan Room.Print Zero Balance Apabila kita pilih YES, maka folio tamu yang balancenya masih nol karena belum ada transaksi akan ditampilkan di report. Apabila kita pilih NO, maka folio tamu yang balancenya masih nol karena belum ada transaksi tidak akan ditampilkan di report.Balance Brought Forward Apabila kita pilih YES, maka jika sudah ada pembayaran terhadap folio tamu tersebut sebelum tanggal pencetakan folio, maka transaksi pembayaran tersebut akan ditampilkan juga di report. Apabila kita pilih NO, maka transaksi pembayaran terhadap folio tersebut tidak akan ditampilkan di report.Market Segment Diisi dengan kode market segment dari tamu yang akan ditampilkan folionya.Payment Term Diisi dengan kode jenis pembayaran yang digunakan oleh tamu yang akan ditampilkan folionya.Hasil report ini dapat dicetak dalam 3 media yaitu :.Printer Report tersebut akan dicetak melalui printer yang telah ditentukan sebelumnya.Screen Report tersebut akan tampil di layar komputer saja.File Hasil report yang diinginkan akan berbentuk file dengan extention tertentu yang telah kita pilih. Pada option ini, kita diharuskan memberikan nama file dan menentukan format dari file tersebut. 239 | P a g e
  • 240. 41. GUEST HISTORY MAILING LISTProgram ini digunakan untuk mencetak daftar alamat dari tamu yang sudah masuk dalam history. Tampilandari program ini dapat kita lihat pada gambar 1. gambar 1Pada bagian ini terdapat beberapa field isian antara lain :From – To History # Diisi dengan nomor history dari tamu yang akan ditampilkan, dari nomor history berapa sampai dengan berapa. Jika hanya akan menampilkan satu nomor history saja, maka pada field from – to history # diisi dengan nomor history yang sama.From – To Last Arrival Diisi dengan tanggal arrival terakhir dari tamu yang akan ditampilkan, dari tanggal arrival berapa sampai dengan berapa. Jika hanya akan menampilkan satu tanggal arrival saja, maka pada field from – to last arr diisi dengan tanggal arrival terakhir yang sama. Jika diisi, maka hanya tamu yang memiliki last arr dalam range seperti yang diisi saja yang akan ditampilkan di report.From – To Last Departure Diisi dengan tanggal departure terakhir dari tamu yang akan ditampilkan, dari tanggal departure berapa sampai dengan berapa. Jika hanya akan menampilkan satu tanggal departure saja, maka pada field from – to last dep diisi dengan tanggal departure terakhir yang sama. Jika diisi, maka hanya tamu yang memiliki last dep dalam range seperti yang diisi saja yang akan ditampilkan di report.From – To Birthday Diisi dengan tanggal lahir dari tamu yang akan ditampilkan, dari tanggal berapa sampai dengan berapa. Jika hanya akan menampilkan satu tanggal lahir saja, maka pada field from – to birthday diisi dengan tanggal lahir yang sama. Jika diisi, maka hanya tamu yang memiliki birthday dalam range seperti yang diisi saja yang akan ditampilkan di report.Customer Diisi dengan kode customer dari tamu yang akan ditampilkan. Jika diisi, maka hanya tamu yang memiliki kode customer seperti yang diisi saja yang akan ditampilkan di report. 240 | P a g e
  • 241. Religion Diisi dengan kode religion dari tamu yang akan ditampilkan. Jika diisi, maka hanya tamu yang memiliki kode religion seperti yang diisi saja yang akan ditampilkan di report.City Diisi dengan nama kota dari tamu yang akan ditampilkan. Jika diisi, maka hanya tamu yang berasal dari kota seperti yang diisi saja yang akan ditampilkan di report.Country Diisi dengan kode negara dari tamu yang akan ditampilkan. Jika diisi, maka hanya tamu yang memiliki kode negara seperti yang diisi saja yang akan ditampilkan di report.Print Address & Phone Jika terdapat tanda √ pada field ini, berarti alamat dari nomor telephone dari tamu yang sudah masuk history akan ditampilkan di report.Hasil report ini dapat dicetak dalam 3 media yaitu :.Printer Report tersebut akan dicetak melalui printer yang telah ditentukan sebelumnya.Screen Report tersebut akan tampil di layar komputer saja.File Hasil report yang diinginkan akan berbentuk file dengan extention tertentu yang telah kita pilih. Pada option ini, kita diharuskan memberikan nama file dan menentukan format dari file tersebut. 241 | P a g e
  • 242. 42. GUEST HISTORY MASTER LISTProgram ini digunakan untuk menampilkan daftar tamu yang sudah masuk dalam history. Tampilan dariprogram report ini dapat kita lihat pada gambar 1. gambar 1Pada bagian ini terdapat beberapa field isian antara lain :From – To Hist. No Diisi dengan nomor history dari tamu yang akan ditampilkan, dari nomor history berapa sampai dengan berapa. Jika hanya akan menampilkan satu nomor history saja, maka pada field from – to hist no diisi dengan nomor history yang sama.From – To Birthday Diisi dengan tanggal lahir dari tamu yang akan ditampilkan, dari tanggal berapa sampai dengan berapa. Jika hanya akan menampilkan satu tanggal lahir saja, maka pada field from – to birthday diisi dengan tanggal lahir yang sama. Jika diisi, maka hanya tamu yang memiliki birthday dalam range seperti yang diisi saja yang akan ditampilkan di report.From – To Last Arr Diisi dengan tanggal arrival terakhir dari tamu yang akan ditampilkan, dari tanggal arrival berapa sampai dengan berapa. Jika hanya akan menampilkan satu tanggal arrival saja, maka pada field from – to last arr diisi dengan tanggal arrival terakhir yang sama. Jika diisi, maka hanya tamu yang memiliki last arr dalam range seperti yang diisi saja yang akan ditampilkan di report.From – To Last Dep Diisi dengan tanggal departure terakhir dari tamu yang akan ditampilkan, dari tanggal departure berapa sampai dengan berapa. Jika hanya akan menampilkan satu tanggal departure saja, maka pada field from – to last dep diisi dengan tanggal departure terakhir yang sama. Jika diisi, maka hanya tamu yang memiliki last dep dalam range seperti yang diisi saja yang akan ditampilkan di report.Customer Diisi dengan kode customer dari tamu yang akan ditampilkan. Jika diisi, maka hanya tamu yang memiliki kode customer seperti yang diisi saja yang akan ditampilkan di report. 242 | P a g e
  • 243. Religion Diisi dengan kode religion dari tamu yang akan ditampilkan. Jika diisi, maka hanya tamu yang memiliki kode religion seperti yang diisi saja yang akan ditampilkan di report.City Diisi dengan nama kota dari tamu yang akan ditampilkan. Jika diisi, maka hanya tamu yang berasal dari kota seperti yang diisi saja yang akan ditampilkan di report.Country Diisi dengan kode negara dari tamu yang akan ditampilkan. Jika diisi, maka hanya tamu yang memiliki kode negara seperti yang diisi saja yang akan ditampilkan di report.Sort By Field untuk menentukan report ini nantinya akan diurutkan berdasarkan apa. Terdapat beberapa pilihan yaitu Name, Cust Name, Country dan Id Number.Hasil report ini dapat dicetak dalam 3 media yaitu :.Printer Report tersebut akan dicetak melalui printer yang telah ditentukan sebelumnya.Screen Report tersebut akan tampil di layar komputer saja.File Hasil report yang diinginkan akan berbentuk file dengan extention tertentu yang telah kita pilih. Pada option ini, kita diharuskan memberikan nama file dan menentukan format dari file tersebut. 243 | P a g e
  • 244. 43. GUEST IN HOUSEProgram ini digunakan untuk menampilkan informasi mengenai tamu yang sedang stay di hotel, dimanainformasi yang ditampilkan berdasarkan pada status reservasi, nama tamu, nama perusahaan ataupun tanggalarrivalnya.Tampilan awal dari program inquiry ini dapat kita lihat pada gambar 1. gambar 1Pada bagian ini terdapat beberapa field isian untuk menampilkan informasi mengenai tamu yang in house dihotel, antara lain :Status Diisi dengan status reservasi yang akan ditampilkan daftar tamunya.Name Diisi dengan nama tamu yang akan ditampilkan informasinya.Customer Diisi dengan kode customer dari tamu yang akan ditampilkan informasinya.Room No Diisi dengan nomor kamar yang akan ditampilkan informasinya.Group Diisi dengan kode group master yang akan ditampilkan daftar tamunya.Arrival Diisi dengan tanggal arrival dari tamu yang akan ditampilkan informasinya.Rsv Type Diisi dengan jenis reservasi yang akan ditampilkan daftar tamunya.Room Share Field untuk menentukan tamu yang melakukan share kamar akan ditampilkan informasinya atau tidak. Terdapat 3 pilihan yaitu Yes, No dan Both.Tampilan layar setelah kita mengisikan beberapa field isian akan tampak seperti pada gambar 2. 244 | P a g e
  • 245. gambar 2Untuk menampilkan informasi mengenai reservasi dari salah satu tamu, kita klik folder reservationinformation, yang tampak seperti pada gambar 3. gambar 3 245 | P a g e
  • 246. Untuk menampilkan informasi lainnya dari salah satu tamu, kita klik folder other information, yang tampakseperti pada gambar 4. gambar 4room Function ini digunakan untuk menampilkan informasi room dari tamu yang kita pilih. Tampilan layar selanjutnya akan tampak seperti pada gambar 5. gambar 5 246 | P a g e
  • 247. Resv Function ini digunakan untuk menampilkan informasi tentang reservasi dari tamu yang kita pilih. Tampilan layar selanjutnya akan tampak seperti pada gambar 6. gambar 6Spc Req Function ini digunakan untuk menampilkan informasi tentang special request dari tamu yang kita pilih. Tampilan layar selanjutnya akan tampak seperti pada gambar 7. gambar 7 247 | P a g e
  • 248. Rate Function ini digunakan untuk menampilkan informasi tentang rate yang dikenakan kepada tamu yang kita pilih.Tampilan layar selanjutnya akan tampak seperti pada gambar 8. gambar 8Message Function ini digunakan untuk menampilkan informasi tentang pesan yang diterima oleh tamu yang kita pilih.Tampilan layar selanjutnya akan tampak seperti pada gambar 9. gambar 9 248 | P a g e
  • 249. Notes Function ini digunakan untuk menampilkan informasi tentang catatan yang diberikan pada reservasi tamu yang kita pilih.Tampilan layar selanjutnya akan tampak seperti pada gambar 10. gambar 10Tracing Function ini digunakan untuk menampilkan informasi tentang tracing yang diberikan pada reservasi tamu yang kita pilih.Tampilan layar selanjutnya akan tampak seperti pada gambar 11. gambar 11 249 | P a g e
  • 250. Locator Function ini digunakan untuk menampilkan informasi tentang guest locator yang diberikan pada tamu yang telah kita pilih.Tampilan layar selanjutnya akan tampak seperti pada gambar 12. gambar 12 250 | P a g e
  • 251. 44. H/U & COMPLIMENTARY ROOMProgram ini digunakan untuk menampilkan daftar tamu yang House Use dan Compliment dalam rangetanggal tertentu. Tampilan dari program report ini dapat kita lihat pada gambar 1. gambar 1Pada bagian ini terdapat beberapa field isian antara lain :From To Customer Diisi dengan kode customer yang akan ditampilkan tamu yang house use dan compliment-nya, dari kode customer apa sampai dengan apa. Apabila ingin menampilkan tamu yang house use dan compliment dari satu kode customer saja maka pada field from to customer diisi dengan kode customer yang sama.From To Division Diisi dengan kode divisi yang menanggung biaya dari tamu yang house use dan compliment tersebut, dari kode divisi apa sampai dengan apa. Apabila ingin menampilkan tamu yang house use dan compliment dari satu kode divisi saja maka pada field from to division diisi dengan kode divisi yang sama.From To Date Diisi dengan tanggal dimana tamu yang house use dan compliment tersebut tinggal di hotel, dari tanggal berapa sampai dengan tanggal berapa.Sort By Field untuk menentukan report nantinya akan diurutkan berdasarkan apa. Terdapat beberapa pilihan yaitu Date, Division, Customer dan Status.Complimentary Jika terdapat tanda , maka pada report ditampilkan daftar tamu yang Compliment.House Use Jika terdapat tanda √ , maka pada report ditampilkan daftar tamu yang House Use.Hasil report ini dapat dicetak dalam 3 media yaitu :.Printer Report tersebut akan dicetak melalui printer yang telah ditentukan sebelumnya.Screen Report tersebut akan tampil di layar komputer saja.File Hasil report yang diinginkan akan berbentuk file dengan extention tertentu yang telah kita pilih. Pada option ini, kita diharuskan memberikan nama file dan menentukan format dari file tersebut. 251 | P a g e
  • 252. 45. HOTEL COMPARISONProgram ini digunakan untuk menampilkan perbandingan tingkat occupancy dan revenue dari hotel yangbersangkutan terhadap hotel-hotel yang dijadikan pesaing. Tampilan dari program report ini dapat kitalihat pada gambar 1. gambar 1Pada bagian ini terdapat beberapa field isian antara lain :From To Hotel Diisi dengan kode competitor yang akan ditampilkan occupancy dan revenuenya, dari kode competitor apa sampai dengan apa. Apabila hanya ingin menampilkan occupancy dan revenue dari satu kode competitor saja maka pada field from to hotel diisi dengan kode competitor yang sama.Date Diisi dengan tanggal comparison yang akan ditampilkan di report.Order by Field untuk menentukan report akan ditampilkan berdasarkan apa. Terdapat beberapa pilihan yaitu Hotel Id, Today Occupancy, Today Room Revenue, Today Total Revenue, MTD Occupancy, MTD Room Revenue dan MTD Total Revenue.Hasil report ini dapat dicetak dalam 3 media yaitu :.Printer Report tersebut akan dicetak melalui printer yang telah ditentukan sebelumnya.Screen Report tersebut akan tampil di layar komputer saja.File Hasil report yang diinginkan akan berbentuk file dengan extention tertentu yang telah kita pilih. Pada option ini, kita diharuskan memberikan nama file dan menentukan format dari file tersebut. 252 | P a g e
  • 253. 46. PAYMENT TERM MASTERProgram ini digunakan untuk menampilkan daftar tipe pembayaran yang dapat digunakan oleh tamu dihotel. Tampilan dari program report ini dapat kita lihat pada gambar 1. gambar 1Pada bagian ini terdapat beberapa field isian antara lain :From To Diisi dengan kode payment term yang akan ditampilkan, dari kode apa sampai dengan apa. Apabila ingin menampilkan satu kode payment term saja maka pada field from to diisi dengan kode payment term yang sama.Hasil report ini dapat dicetak dalam 3 media yaitu :.Printer Report tersebut akan dicetak melalui printer yang telah ditentukan sebelumnya.Screen Report tersebut akan tampil di layar komputer saja.File Hasil report yang diinginkan akan berbentuk file dengan extention tertentu yang telah kita pilih. Pada option ini, kita diharuskan memberikan nama file dan menentukan format dari file tersebut. 253 | P a g e
  • 254. 47. HOUSE LEDGER TRANSACTIONProgram ini digunakan untuk menampilkan data transaksi pembayaran dengan tipe charge to division atauhouse ledger yang dilakukan oleh kasir tertentu, pada tanggal yang telah ditentukan.Tampilan dari program report ini dapat kita lihat pada gambar 1. gambar 1Pada bagian ini terdapat beberapa field isian antara lain :Transaction Date Diisi dengan tanggal transaksi house ledger dari kasir yang akan ditampilkan di report.Cashier Diisi dengan kode kasir yang melakukan transaksi house ledger.Shift Diisi dengan shift kerja dari kasir pada saat melakukan transaksi house ledger.Hasil report ini dapat dicetak dalam 3 media yaitu :Printer Report tersebut akan dicetak melalui printer yang telah ditentukan sebelumnya.Screen Report tersebut akan tampil di layar komputer saja.File Hasil report yang diinginkan akan berbentuk file dengan extention tertentu yang telah kita pilih. Pada option ini, kita diharuskan memberikan nama file dan menentukan format dari file tersebut. 254 | P a g e
  • 255. 48. HOUSEKEEPING REPORTProgram ini digunakan untuk menampilkan daftar status kamar dari nomor kamar tertentu yang ada di hotel.Tampilan dari program report ini dapat kita lihat pada gambar 1. gambar 1Pada bagian ini terdapat beberapa field isian antara lain :From- To Room Diisi dengan nomor kamar yang akan ditampilkan statusnya, dari nomor kamar berapa sampai dengan berapa. Apabila hanya ingin menampilkan status dari satu nomor kamar saja, maka pada field from – to room diisi dengan nomor kamar yang sama.Room Status Only Jika kita pilih YES, maka pada report akan ditampilkan informasi status kamar saja. Jika kita pilih NO, maka pada report akan ditampilkan informasi tambahan mengenai jumlah pax yang ada pada masing-masing kamar.Room Status Field untuk menentukan status kamar apa yang akan ditampilkan, dimana kita dapat memilih lebih dari satu status kamar untuk ditampilkan di report. Terdapat beberapa pilihan yaitu Vacant, Occupied, Maintenance dan Check Out.Vacant / Dirty Field untuk menentukan status kedua dari kamar yang akan ditampilkan. Terdapat beberapa pilihan yaitu Clean (hanya kamar yang kondisinya bersih saja yang ditampilkan), Dirty (hanya kamar yang kondisinya kotor saja yang ditampilkan) dan All (kedua status tersebut ditampilkan).Inspected / Not Inspected Field untuk menentukan status ketiga dari kamar yang akan ditampilkan. Terdapat beberapa pilihan yaitu Inspected (hanya kamar yang sudah diperiksa oleh supervisor saja yang ditampilkan), Not Inspected (hanya kamar yang belum diperiksa oleh supervisor saja yang ditampilkan) dan All (kedua status tersebut ditampilkan).Hasil report ini dapat dicetak dalam 3 media yaitu :Printer Report tersebut akan dicetak melalui printer yang telah ditentukan sebelumnya.Screen Report tersebut akan tampil di layar komputer saja.File Hasil report yang diinginkan akan berbentuk file dengan extention tertentu yang telah kita pilih. Pada option ini, kita diharuskan memberikan nama file dan menentukan format dari file tersebut. 255 | P a g e
  • 256. 49. LONG STAY GUEST LISTProgram ini digunakan untuk menampilkan daftar tamu yang telah In House dalam waktu yang cukup lamasampai dengan tanggal yang telah ditentukan dan kita dapat menentukan berapa long of stay dari tamu yangakan kita tampilkan di report. Tampilan dari program report ini dapat kita lihat pada gambar 1. gambar 1Pada bagian ini terdapat beberapa field isian antara lain :Reservation Type Field untuk menentukan jenis reservasi mana yang akan ditampilkan daftar tamu yang long stay. Terdapat 3 pilihan yaitu Group Member, Individual dan House Use. Pada field ini kita dapat memilih salah satu atau beberapa jenis reservasi untuk ditampilkan daftar tamu yang long stay.Minimum LOS Diisi dengan berapa long of stay minimal dari tamu yang akan ditampilkan di report.Print Remark Jika terdapat tanda √ maka pada report akan ditampilkan remark dari masing-masing tamu.Print Payment Instruction Jika terdapat tanda maka pada report akan ditampilkan payment instruction dari masing-masing tamu long stay.Print Special Attention Jika terdapat tanda maka pada report akan ditampilkan special attention pada masing-masing tamu yang ada.Print Room Rate Jika terdapat tanda √ maka pada report akan ditampilkan room rate dari masing-masing tamu.Hasil report ini dapat dicetak dalam 3 media yaitu :Printer Report tersebut akan dicetak melalui printer yang telah ditentukan sebelumnya.Screen Report tersebut akan tampil di layar komputer saja.File Hasil report yang diinginkan akan berbentuk file dengan extention tertentu yang telah kita pilih. Pada option ini, kita diharuskan memberikan nama file dan menentukan format dari file tersebut. 256 | P a g e
  • 257. 50. MARKET SEGMENT ROOM RATEProgram ini digunakan untuk menampilkan kode harga kamar market segment yang dipakai di hotelberdasarkan kode martket atau kategori market. Tampilan dari program report ini dapat kita lihat padagambar 1. gambar 1Pada bagian ini terdapat beberapa field isian antara lain “Sort By : Field untuk menentukan report nantinya akan diurutkan berdasarkan apa. Terdapat 2 pilihan yaitu : Market Code : jika dipilih maka report Market Rate Master akan diurutkan berdasarkan Kode Market, seperti tampak pada gambar 2. Gambar 2 Market Catagory : jika dipilih maka report Market Rate Master akan diurutkan berdasarkan Kode Katagori, seperti tampak pada gambar 3. 257 | P a g e
  • 258. Gambar 3Hasil report ini dapat dicetak dalam 3 media yaitu :Printer Report tersebut akan dicetak melalui printer yang telah ditentukan sebelumnya.Screen Report tersebut akan tampil di layar komputer saja.File Hasil report yang diinginkan akan berbentuk file dengan extention tertentu yang telah kita pilih. Pada option ini, kita diharuskan memberikan nama file dan menentukan format dari file tersebut. Gambar 4 Gambar 5 258 | P a g e
  • 259. 51. MONTHLY STATISTICProgram ini digunakan untuk menampilkan laporan statistik mengenai kamar dan tamu dalam periodetertentu. Tampilan dari program report ini dapat kita lihat pada gambar 1. gambar 1Pada bagian ini terdapat beberapa field isian antara lain :Year Diisi dengan tahun dari transaksi yang akan ditampilkan analisanya.Period Diisi dengan periode dari transaksi yang akan ditampilkan analisanya.Hasil report ini dapat dicetak dalam 3 media yaitu :Printer Report tersebut akan dicetak melalui printer yang telah ditentukan sebelumnya.Screen Report tersebut akan tampil di layar komputer saja.File Hasil report yang diinginkan akan berbentuk file dengan extention tertentu yang telah kita pilih. Pada option ini, kita diharuskan memberikan nama file dan menentukan format dari file tersebut. 259 | P a g e
  • 260. 52. NIGHT CLERK SUMMARYProgram ini digunakan untuk menampilkan analisa data market segment yang digunakan oleh tamu hotelpada saat menginap pada tanggal tertentu serta besarnya revenue yang didapat untuk masing-masing marketsegment tersebut. Tampilan dari program report ini dapat kita lihat pada gambar 1. gambar 1Pada bagian ini terdapat beberapa field isian antara lain :Date Diisi dengan tanggal analisa market segment yang akan ditampilkan.Currency Diisi dengan kode mata uang yang digunakan dalam transaksi di hotelHasil report ini dapat dicetak dalam 3 media yaitu :Printer Report tersebut akan dicetak melalui printer yang telah ditentukan sebelumnya.Screen Report tersebut akan tampil di layar komputer saja.File Hasil report yang diinginkan akan berbentuk file dengan extention tertentu yang telah kita pilih. Pada option ini, kita diharuskan memberikan nama file dan menentukan format dari file tersebut. 260 | P a g e
  • 261. 53. NO SHOW LISTProgram ini digunakan untuk menampilkan daftar tamu yang tidak datang ke hotel pada tanggal arrival yangtelah ditentukan. Tampilan dari program report ini dapat kita lihat pada gambar 1. gambar 1Pada bagian ini terdapat beberapa field isian antara lain :Reservation Type Field untuk menentukan tipe reservasi dari tamu no show yang akan ditampilkan di report. Terdapat 2 pilihan yaitu Individual dan Group Master.Including House Use Jika kita pilih YES, maka pada report akan ditampilkan juga tamu House Use yang no show. Jika kita pilih NO, maka tamu House Use yang no show tidak ditampilkan di report.Hasil report ini dapat dicetak dalam 3 media yaitu :Printer Report tersebut akan dicetak melalui printer yang telah ditentukan sebelumnya.Screen Report tersebut akan tampil di layar komputer saja.File Hasil report yang diinginkan akan berbentuk file dengan extention tertentu yang telah kita pilih. Pada option ini, kita diharuskan memberikan nama file dan menentukan format dari file tersebut. 261 | P a g e
  • 262. 54. OPEN NIGHT AUDIT REPORTProgram ini digunakan untuk menampilkan report-report yang dihasilkan oleh proses night audit, dimanareport tersebut akan ditampilkan melalui program microsoft word.Tampilan dari program ini dapat kita lihat pada gambar 1. gambar 1Pada program ini terdapat beberapa report hasil night audit yang mana report-report tersebut dapatditentukan melalui program HSM3100 – Night Audit Report Setup. Untuk menampilkan report yangdikehendaki, kita pilih dahulu nama reportnya kemudian double klik pada nama report tersebut. 262 | P a g e
  • 263. 55. OUTLET FOLIO PAYMENTProgram ini digunakan untuk menampilkan daftar transaksi pada outlet tertentu yang pembayarannyadimasukkan ke folio tamu yang bersangkutan.Tampilan dari program report ini dapat kita lihat pada gambar 1. gambar 1Pada bagian ini terdapat beberapa field isian antara lain :Date Diisi dengan tanggal transaksi outlet yang akan ditampilkan transaksi folio paymentnya.Outlet Diisi dengan kode outlet yang akan ditampilkan transaksi folio paymentnya.Cashier Diisi dengan kode kasir yang melakukan transaksi folio payment tersebut.Hasil report ini dapat dicetak dalam 3 media yaitu :Printer Report tersebut akan dicetak melalui printer yang telah ditentukan sebelumnya.Screen Report tersebut akan tampil di layar komputer saja.File Hasil report yang diinginkan akan berbentuk file dengan extention tertentu yang telah kita pilih. Pada option ini, kita diharuskan memberikan nama file dan menentukan format dari file tersebut. 263 | P a g e
  • 264. 56. PACKAGE CHARGE LISTProgram ini digunakan untuk menampilkan data charge dari package yang digunakan oleh kamar tertentudalam range tanggal yang telah ditentukan.Tampilan dari program report ini dapat kita lihat pada gambar 1. gambar 1Pada bagian ini terdapat beberapa field isian antara lainCharges Date Diisi dengan tanggal charge package rate yang akan ditampilkan.Hasil report ini dapat dicetak dalam 3 media yaitu :Printer Report tersebut akan dicetak melalui printer yang telah ditentukan sebelumnya.Screen Report tersebut akan tampil di layar komputer saja.File Hasil report yang diinginkan akan berbentuk file dengan extention tertentu yang telah kita pilih. Pada option ini, kita diharuskan memberikan nama file dan menentukan format dari file tersebut. 264 | P a g e
  • 265. 57. PACKAGE DISTRIBUTIONProgram ini digunakan untuk menampilkan distribusi dari package charge yang telah dilakukan. Tampilandari program report ini dapat kita lihat pada gambar 1. gambar 1Pada bagian ini terdapat beberapa field isian antara lain :Charges Date Diisi dengan tanggal charge package rate yang akan ditampilkan.Include Compliment Jika terdapat tanda √ , maka pada report ditampilkan juga distribusi package charge untuk kamar yang compliment.Charged Only Jika terdapat tanda , maka pada report hanya ditampilkan distribusi package charge untuk kamar yang menggunakan package rate saja.Group by Field isian untuk menentukan report nantinya akan dikelompokkan berdasarkan apa. Terdapat 2 pilihan yaitu berdasarkan Room dan Service.Hasil report ini dapat dicetak dalam 3 media yaitu :Printer Report tersebut akan dicetak melalui printer yang telah ditentukan sebelumnya.Screen Report tersebut akan tampil di layar komputer saja.File Hasil report yang diinginkan akan berbentuk file dengan extention tertentu yang telah kita pilih. Pada option ini, kita diharuskan memberikan nama file dan menentukan format dari file tersebut. 265 | P a g e
  • 266. 58. PACKAGE DISTRIBUTION TO BE CHARGEProgram ini digunakan untuk menampilkan data charge terhadap package rate yang akan dikenakan padamasing-masing kamar yang menggunakan package rate pada tanggal yang telah ditentukan. Report ini dapatdipakai untuk melihat apakah charge terhadap package rate dari masing-masing kamar yang menggunakansudah sesuai atau belum. Tampilan dari program report ini dapat kita lihat pada gambar 1. gambar 1Hasil report ini dapat dicetak dalam 3 media yaitu :Printer Report tersebut akan dicetak melalui printer yang telah ditentukan sebelumnya.Screen Report tersebut akan tampil di layar komputer saja.File Hasil report yang diinginkan akan berbentuk file dengan extention tertentu yang telah kita pilih. Pada option ini, kita diharuskan memberikan nama file dan menentukan format dari file tersebut. 266 | P a g e
  • 267. 59. PACKAGE RATEProgram ini digunakan untuk menampilkan daftar harga package yang berlaku di hotel. Tampilan dariprogram report ini dapat kita lihat pada gambar 1. gambar 1Pada bagian ini terdapat beberapa field isian antara lain :From To Package Diisi dengan kode package rate yang akan ditampilkan, dari kode package rate apa sampai dengan kode package rate apa. Apabila ingin menampilkan satu kode package rate saja maka pada field from to package diisi dengan kode package rate yang sama.From To Room Type Diisi dengan kode room type yang akan ditampilkan harga package ratenya, dari kode room type apa sampai dengan kode room type apa. Apabila ingin menampilkan harga package rate untuk satu kode room type saja maka pada field from to room type diisi dengan kode room type yang sama.From To Valid Date Diisi dengan tanggal berlakunya kode package rate yang akan ditampilkan, dari tanggal berapa sampai dengan tanggal berapa.All Jika terdapat tanda √ , maka pada report akan ditampilkan daftar charge package untuk semua hari.Sunday - Saturday Report ditampilkan sesuai hari yang dipilihSort By Field untuk menentukan report nantinya akan diurutkan berdasarkan apa. Terdapat beberapa pilihan yaitu Rate Code dan Room Type.Hasil report ini dapat dicetak dalam 3 media yaitu :Printer Report tersebut akan dicetak melalui printer yang telah ditentukan sebelumnya.Screen Report tersebut akan tampil di layar komputer saja.File Hasil report yang diinginkan akan berbentuk file dengan extention tertentu yang telah kita pilih. Pada option ini, kita diharuskan memberikan nama file dan menentukan format dari file tersebut. 267 | P a g e
  • 268. 60. PACKAGE USAGEProgram ini digunakan untuk menampilkan daftar package beserta statusnya yang sudah tercatatkan (input)pada reservasi hotel. Tampilan dari program report ini dapat kita lihat pada gambar 1. gambar 1Pada bagian ini terdapat beberapa field isian antara lain :From – To Package : Diisi dengan kode package dari kode package apa sampai dengan apa. (gambar 2). gambar 2Reservation Status : Untuk memilih status reservation pada tampilan packacge tersebut seperti Definite, Register, tentative, No Show, Chek OutHasil report ini dapat dicetak dalam 3 media yaitu :Printer Report tersebut akan dicetak melalui printer yang telah ditentukan sebelumnya.Screen Report tersebut akan tampil di layar komputer saja. (gambar 3)File Hasil report yang diinginkan akan berbentuk file dengan extention tertentu yang telah kita pilih. Pada option ini, kita diharuskan memberikan nama file dan menentukan format dari file tersebut. 268 | P a g e
  • 269. gambar 3 269 | P a g e
  • 270. 61. PAID IN LISTProgram ini digunakan untuk menampilkan daftar transaksi paid in yang dilakukan oleh kasir pada tanggalyang telah ditentukan. Tampilan dari program report ini dapat kita lihat pada gambar 1. gambar 1Pada bagian ini terdapat field isian yaitu :Transaction Date Diisi dengan tanggal transaksi paid in dari kasir yang akan ditampilkan di report.Hasil report ini dapat dicetak dalam 3 media yaitu :Printer Report tersebut akan dicetak melalui printer yang telah ditentukan sebelumnya.Screen Report tersebut akan tampil di layar komputer saja.File Hasil report yang diinginkan akan berbentuk file dengan extention tertentu yang telah kita pilih. Pada option ini, kita diharuskan memberikan nama file dan menentukan format dari file tersebut. 270 | P a g e
  • 271. 62. PAID OUT LISTProgram ini digunakan untuk menampilkan daftar transaksi paid out yang dilakukan oleh kasir pada tanggalyang telah ditentukan. Tampilan dari program report ini dapat kita lihat pada gambar 1. gambar 1Pada bagian ini terdapat field isian yaitu :Transaction Date Diisi dengan tanggal transaksi paid out dari kasir yang akan ditampilkan di report.Hasil report ini dapat dicetak dalam 3 media yaitu :Printer Report tersebut akan dicetak melalui printer yang telah ditentukan sebelumnya.Screen Report tersebut akan tampil di layar komputer saja.File Hasil report yang diinginkan akan berbentuk file dengan extention tertentu yang telah kita pilih. Pada option ini, kita diharuskan memberikan nama file dan menentukan format dari file tersebut. 271 | P a g e
  • 272. 63. PENDING FOLIOProgram ini digunakan untuk menampilkan data folio tamu yang sudah check out tapi masih memilikibalance atau masih belum di payment. Report ini sangat membantu night auditor untuk mengecekoutstanding charge dari tamu yang sudah check out agar tidak mengganggu proses night audit.Tampilan dari program ini dapat kita lihat pada gambar 1. gambar 1Hasil report ini dapat dicetak dalam 3 media yaitu :Printer Report tersebut akan dicetak melalui printer yang telah ditentukan sebelumnya.Screen Report tersebut akan tampil di layar komputer saja.File Hasil report yang diinginkan akan berbentuk file dengan extention tertentu yang telah kita pilih. Pada option ini, kita diharuskan memberikan nama file dan menentukan format dari file tersebut 272 | P a g e
  • 273. 64. RATE DISCREPANCY LISTProgram ini digunakan untuk menampilkan data perbedaan antara rate yang didapatkan oleh tamu denganrate yang seharusnya dikenakan kepada tamu tersebut.Tampilan dari program report ini dapat kita lihat pada gambar 1. gambar 1Pada bagian ini terdapat beberapa field isian antara lain :Rate Amount Field untuk menentukan rate akan ditampilkan secara +/+ (belum termasuk tax dan service) ataukah Nett (sudah termasuk tax dan service).Including Complimentary Jika terdapat tanda √ , maka pada report ditampilkan juga data rate discrepancy untuk kamar yang compliment.Hasil report ini dapat dicetak dalam 3 media yaitu :Printer Report tersebut akan dicetak melalui printer yang telah ditentukan sebelumnya.Screen Report tersebut akan tampil di layar komputer saja.File Hasil report yang diinginkan akan berbentuk file dengan extention tertentu yang telah kita pilih. Pada option ini, kita diharuskan memberikan nama file dan menentukan format dari file tersebut 273 | P a g e
  • 274. 65. REGISTERED GUEST LISTProgram ini digunakan untuk menampilkan daftar tamu yang sedang In House pada tanggal tertentu.Tampilan dari program report ini dapat kita lihat pada gambar 1. gambar 1Pada bagian ini terdapat beberapa field isian antara lain :From To Room Type Diisi dengan kode room type yang akan ditampilkan daftar tamunya, dari kode room type apa sampai dengan kode room type apa. Apabila ingin menampilkan daftar tamu dari satu kode room type saja maka pada field from to room type diisi dengan kode room type yang sama.From To Tower Diisi dengan kode tower yang akan ditampilkan daftar tamunya, dari kode tower apa sampai dengan apa. Apabila ingin menampilkan daftar tamu dari satu kode tower saja maka pada field from to tower diisi dengan kode tower yang sama.From To Floor Diisi dengan kode floor yang akan ditampilkan daftar tamunya, dari kode floor apa sampai dengan apa. Apabila ingin menampilkan daftar tamu dari satu kode floor saja maka pada field from to floor diisi dengan kode floor yang sama.Local Jika terdapat tanda √ , maka tamu dengan kode kebangsaan Indonesia akan ditampilkan di report. Jika tidak terdapat tanda √ , maka kita diharuskan memilih kode kebangsaan dari daftar tamu yang akan ditampilkan di report.Foreign Jika terdapat tanda√ , maka tamu dengan kode kebangsaan selain Indonesia akan ditampilkan di report. Jika tidak terdapat tanda √ , maka yang ditampilkan di report hanya daftar tamu yang memiliki kode kebangsaan Indonesia saja. 274 | P a g e
  • 275. From To Nationality Diisi dengan kode kebangsaan yang akan ditampilkan daftar tamunya, dari kode kebangsaan apa sampai dengan apa. Apabila ingin menampilkan daftar tamu untuk satu kode kebangsaan saja maka pada field from to nationality diisi dengan kode kebangsaan yang sama. Field ini akan aktif jika pada field local tidak terdapat tanda √From To Customer Diisi dengan kode customer yang akan ditampilkan daftar tamunya, dari kode customer apa sampai dengan apa. Apabila ingin menampilkan daftar tamu untuk satu kode customer saja maka pada field from to customer diisi dengan kode customer yang sama.Payment Term Diisi dengan jenis pembayaran yang digunakan oleh tamu dalam transaksi nanti. Jika diisi, maka yang ditampilkan di report hanya daftar tamu yang menggunakan jenis pembayaran tersebut saja.With Allotment Without Allotment Jika terdapat tanda , maka pada report ditampilkan daftar tamu yang menggunakan allotment. Jika terdapat tanda √ , maka pada report ditampilkan daftar tamu yang tidak menggunakan allotment.Group by Reservation Type Jika kita pilih YES, maka harus menentukan jenis reservasi mana yang akan ditampilkan daftar tamunya. Jika kita pilih NO, maka semua option jenis reservasi akan ditampilkan daftar arrivalnya.Reservation Type Field untuk menentukan jenis reservasi mana yang akan ditampilkan daftar tamunya. Terdapat 3 pilihan yaitu Group Member, Individual dan House Use. Pada field ini kita dapat memilih salah satu atau beberapa jenis reservasi untuk ditampilkan daftar tamunya.With Folio Only Jika kita pilih YES, bila ada 2 tamu dalam satu reservasi maka yang ditampilkan di report hanya tamu yang memiliki folio sharing 100% saja. Jika kita pilih NO, bila ada 2 tamu dalam satu reservasi maka keduanya akan ditampilkan di report.Special Request Diisi dengan kode special request dari reservasi yang akan ditampilkan daftar tamunya.Special Attention Diisi dengan kode special attention dari reservasi yang akan ditampilkan daftar tamunya.Print Detail Guest Jika terdapat tanda √ maka pada report akan ditampilkan detail guest dari masing-masing tamu.Print Balance Jika terdapat tanda √ maka pada report akan ditampilkan balance folio dari masing-masing tamu.Print Remark Jika terdapat tanda √ maka pada report akan ditampilkan remark dari masing-masing tamu.Print Payment Instruction Jika terdapat tanda √ maka pada report akan ditampilkan payment instruction dari masing-masing tamu.Print Special Request Jika terdapat tanda √ maka pada report akan ditampilkan special request dari masing-masing tamu.Print Special Attention Jika terdapat tanda √ maka pada report akan ditampilkan special attention pada masing-masing tamu yang ada.Print Room Rate Jika terdapat tanda √ maka pada report akan ditampilkan room rate dari masing-masing tamu.Print Deposit Jika terdapat tanda √ maka pada report akan ditampilkan deposit dari masing-masing tamu yang memiliki deposit.Sort By Field untuk menentukan report nantinya akan ditampilkan urut berdasarkan apa. Terdapat beberapa pilihan yaitu Room, Name, Tower, Room Type, Rsv.No dan Arrival.Detail Jika kita pilih, maka report akan ditampilkan dalam format detail.Summary Jika kita pilih, maka report akan ditampilkan dalam format ringkasan. 275 | P a g e
  • 276. Hasil report ini dapat dicetak dalam 3 media yaitu :Printer Report tersebut akan dicetak melalui printer yang telah ditentukan sebelumnya.Screen Report tersebut akan tampil di layar komputer saja.File Hasil report yang diinginkan akan berbentuk file dengan extention tertentu yang telah kita pilih. Pada option ini, kita diharuskan memberikan nama file dan menentukan format dari file tersebut 276 | P a g e
  • 277. 66. REGISTRATION CARDProgram ini digunakan untuk mencetak kartu registrasi bagi tamu setelah melakukan proses check in.Tampilan dari program report ini dapat kita lihat pada gambar 1. gambar 1Pada bagian ini terdapat beberapa field isian antara lain :Individual Jika kita pilih YES, maka daftar tamu yang ditampilkan adalah tamu individual saja. Jika kita pilih NO, maka daftar tamu yang ditampilkan adalah semua tamu baik individual maupun group.Include Jika kita pilih YES, maka rate yang dikenakan kepada tamu akan ditampilkan di report. Jika kita pilih NO, maka rate yang dikenakan kepada tamu tidak akan ditampilkan di report. Jika kita pilih Default, maka rate yang dikenakan akan ditampilkan di report.Resv # Diisi dengan nomor reservasi tamu yang akan dicetak registration cardnya.Group Diisi dengan kode group master dari tamu yang akan dicetak registration cardnya. Field ini hanya aktif bila pada option individual kita pilih NO.Customer ID Diisi dengan kode company dari tamu yang akan dicetak registration cardnya.Market Segment Diisi dengan kode market segment dari tamu yang akan dicetak registration cardnya.Package Diisi dengan kode package rate yang dipakai oleh tamu yang akan dicetak registration cardnya.Exp Arrival Diisi dengan tanggal kedatangan dari tamu yang akan dicetak registration cardnya.Guest With Folio Only Jika terdapat tanda √ maka yang ditampilkan hanya tamu yang memiliki folio saja. 277 | P a g e
  • 278. Setelah kita mengisikan beberapa field isian, kita klik tombol find dimana tampilan layar akan tampakseperti pada gambar 2. gambar 2Pada bagian ini kita dapat mencetak registration card untuk semua nomor reservasi yang ada ataupun hanyanomor reservasi tertentu saja. Untuk mencetak registration card terhadap nomor reservasi tertentu saja, kitaklik tombol untag all sehingga tanda√ hilang. Kemudian kita berikan tanda pada nomor reservasi yang kitapilih untuk dicetak registration cardnya.Hasil report ini dapat dicetak dalam 3 media yaitu :Printer Report tersebut akan dicetak melalui printer yang telah ditentukan sebelumnya.Screen Report tersebut akan tampil di layar komputer saja.File Hasil report yang diinginkan akan berbentuk file dengan extention tertentu yang telah kita pilih. Pada option ini, kita diharuskan memberikan nama file dan menentukan format dari file tersebut 278 | P a g e
  • 279. 67. RESERVATION ACTION MASTERProgram ini digunakan untuk menampilkan daftar kegiatan atau action yang harus dilakukan oleh suatugroup pada saat reservasi. Tampilan dari program report ini dapat kita lihat pada gambar 1. gambar 1Pada bagian ini terdapat beberapa field isian antara lain :From To Diisi dengan kode reservation action yang akan ditampilkan, dari kode reservation action apa sampai dengan apa. Apabila hanya ingin menampilkan satu kode reservation action saja maka pada field from to diisi dengan kode reservation action yang sama.Hasil report ini dapat dicetak dalam 3 media yaitu :Printer Report tersebut akan dicetak melalui printer yang telah ditentukan sebelumnya.Screen Report tersebut akan tampil di layar komputer saja.File Hasil report yang diinginkan akan berbentuk file dengan extention tertentu yang telah kita pilih. Pada option ini, kita diharuskan memberikan nama file dan menentukan format dari file tersebut 279 | P a g e
  • 280. 68. RESERVATION CONFIRMATIONProgram ini digunakan untuk mencetak konfirmasi terhadap suatu reservasi yang telah dilakukan. Adapunkonfirmasi yang dapat diberikan kepada customer antara lain Room Reservation, Accomodation NotAvailable, Booking Guarantee, Booking Condition, Release Booking dan No Show / Cancellation.Tampilan dari program report ini dapat kita lihat pada gambar 1. gambar 1Pada bagian ini terdapat beberapa field isian antara lain :Individual Field untuk menentukan apakah konfirmasi yang akan dicetak dari tipe reservasi individual atau tidak. Jika akan mencetak reservasi dengan tipe individual kita pilih YES.Group Diisi dengan kode group master yang akan dicetak konfirmasi reservasinya. Field ini akan aktif jika pada option Individual kita pilih NO.Exp. Arrival Diisi dengan estimasi tanggal kedatangan dari reservasi yang akan dicetak konfirmasinya.Customer ID Diisi dengan kode customer dari reservasi yang akan dicetak konfirmasinya.Mkt. Segment Diisi dengan kode market segment dari reservasi yang akan dicetak konfirmasinya.Package Diisi dengan kode package rate yang digunakan oleh reservasi yang akan dicetak konfirmasinya. 280 | P a g e
  • 281. Setelah beberapa field isian diatas diisi, maka kita klik tombol find ,dimana tampilan layar akan tampakseperti pada gambar 2. gambar 2Selanjutnya kita pilih nomor reservasi yang akan dicetak konfirmasinya, kemudian kita klik tombolcontinue, dimana tampilan layar akan tampak seperti pada gambar 3. gambar 3 281 | P a g e
  • 282. Pada bagian ini kita menentukan jenis surat konfirmasi reservasi apa yang akan kita cetak. Adapun jenissurat konfirmasi reservasi yang dapat dicetak antara lain Room Reservation(gbr4), Accomodation Not Available (gbr 5), Booking Guarantee (gbr 6), Booking Condition (gbr 7) , ReleaseBooking (gbr 8) dan No Show / Cancellation (gbr 9).Tampilan layar dari masing-masing jenis surat konfirmasi reservasi tersebut dapat kita lihat pada gambar 4,5, 6, 7, 8 dan 9. Setelah kita menentukan jenis dari surat konfirmasi yang akan dicetak, kita klik tombolcontinue ,dimana tampilan layar akan tampak seperti pada gambar 4. gambar 4 282 | P a g e
  • 283. gambar 5gambar 6 283 | P a g e
  • 284. gambar 7gambar 8 284 | P a g e
  • 285. gambar 9 285 | P a g e
  • 286. 69. RESERVATION EXTENDProgram ini digunakan untuk menampilkan daftar tamu yang waktu menginap (check in) diperpanjangsetelah tanggal departure. Tampilan dari program report ini dapat kita lihat pada gambar 1. gambar 1Pada bagian ini terdapat beberapa field isian antara lain :From to Date : Masukkan rentang tanggal extendHasil report ini dapat dicetak dalam 3 media yaitu :Printer Report tersebut akan dicetak melalui printer yang telah ditentukan sebelumnya.Screen Report tersebut akan tampil di layar komputer saja. (Gambar 2)File Hasil report yang diinginkan akan berbentuk file dengan extention tertentu yang telah kita pilih. Pada option ini, kita diharuskan memberikan nama file dan menentukan format dari file tersebut. Gambar 2 286 | P a g e
  • 287. 70. RESERVATION LISTProgram ini digunakan untuk menampilkan data reservasi dari individu ataupun perusahaan tertentu dalamrange tanggal arrival yang telah ditentukan.Tampilan dari program report ini dapat kita lihat pada gambar 1. gambar 1Pada bagian ini terdapat beberapa field isian antara lain :Rsv Status Field untuk menentukan status dari reservasi yang akan ditampilkan.Terdapat beberapa pilihan yaitu Definite, Tentative, Waiting List, In House dan Check Out. Pada field ini kita dapat memilih salah satu status ataupun semua status untuk ditampilkan di report.Rsv Type Field untuk menentukan tipe dari reservasi yang akan ditampilkan. Terdapat beberapa pilihan yaitu Group Member, Individual dan House Use. Pada field ini kitadapat memilih salah satu status ataupun semua status untuk ditampilkan di report.Nationality Field untuk menentukan nationality dari person yang ada dalam reservasi tersebut. Terdapat 2 pilihan yaitu Local dan Foreign. Pada field ini kita dapat memilih salah satu status ataupun semua status untuk ditampilkan di report.From To Nationality Diisi dengan kode nationality yang akan ditampilkan daftar reservasinya, dari kode nationality apa sampai dengan apa. Apabila ingin menampilkan daftar reservasi untuk satu kode nationality saja maka pada field from to nationality diisi dengan kode nationality yang sama.From To Customer Diisi dengan kode customer yang akan ditampilkan daftar reservasinya, dari kode customer apa sampai dengan apa. Apabila ingin menampilkan daftar reservasi untuk satu kode customer saja maka pada field from to customer diisi dengan kode customer yang sama.From To Arrival Diisi dengan range tanggal kedatangan dari daftar reservasi yang akan ditampilkan, dari tanggal berapa sampai dengan berapa. Apabila ingin menampilkan daftar reservasi untuk satu tanggal kedatangan saja maka pada field from to arrival diisi dengan tanggal kedatangan yang sama. 287 | P a g e
  • 288. Data Field untuk menentukan data reservasi akan ditampilkan berdasarkan apa. Terdapat 2 pilihan yaitu Create (diambil dari tanggal pembuatan reservasi) dan Update (diambil dari tanggal update terhadap data reservasi). Pada field ini kita dapat memilih salah satu status ataupun semua status untuk ditampilkan di report.FromToCreate/UpdateDate Diisi dengan range tanggal create atau update dari daftar reservasi yang akan ditampilkan, dari tanggal berapa sampai dengan berapa. Jika ingin menampilkan daftar reservasi untuk satu tanggal create atau update saja maka pada field from to create/update date diisi dengan tanggal yang sama.Sort by Field untuk menentukan report ini nantinya akan diurutkan berdasarkan apa. Terdapat beberapa pilihan yaitu Reservation, Data Type, Reservation Type dan Arrival Date.Print Field untuk menentukan format report yang akan dihasilkan, akan ditampilkan secara rinci (detail) ataukah ringkasan (summary).Hasil report ini dapat dicetak dalam 3 media yaitu :Printer Report tersebut akan dicetak melalui printer yang telah ditentukan sebelumnya.Screen Report tersebut akan tampil di layar komputer saja.File Hasil report yang diinginkan akan berbentuk file dengan extention tertentu yang telah kita pilih. Pada option ini, kita diharuskan memberikan nama file dan menentukan format dari file tersebut 288 | P a g e
  • 289. 71. RESERVATION NOTES LISTProgram ini digunakan untuk menampilkan daftar notes yang terdapat pada reservasi dalam range tanggaltertentu. Tampilan dari program report ini dapat kita lihat pada gambar 1. gambar 1Pada bagian ini terdapat beberapa field isian antara lain :From To Create/Update Date Diisi dengan tanggal create atau update dari notes yang akan ditampilkan, dari tanggal berapa sampai dengan tanggal berapa. Apabila hanya akan menampilkan notes untuk satu tanggal saja, maka pada field tersebut diisi dengan tanggal yang sama.Sort By Field untuk menentukan report akan ditampilkan urut berdasarkan apa. Terdapat beberapa pilihan yaitu New,Update dan All.Hasil report ini dapat dicetak dalam 3 media yaitu :Printer Report tersebut akan dicetak melalui printer yang telah ditentukan sebelumnya.Screen Report tersebut akan tampil di layar komputer saja.File Hasil report yang diinginkan akan berbentuk file dengan extention tertentu yang telah kita pilih. Pada option ini, kita diharuskan memberikan nama file dan menentukan format dari file tersebut 289 | P a g e
  • 290. 72. ROOM CHARGE LISTProgram ini digunakan untuk menampilkan data harga kamar yang telah dibebankan kepada tamu padatanggal yang telah ditentukan. Report ini didapat setelah kita menjalankan proses night audit. Tampilandari program report ini dapat kita lihat pada gambar 1. gambar 1Hasil report ini dapat dicetak dalam 3 media yaitu :Printer Report tersebut akan dicetak melalui printer yang telah ditentukan sebelumnya.Screen Report tersebut akan tampil di layar komputer saja.File Hasil report yang diinginkan akan berbentuk file dengan extention tertentu yang telah kita pilih. Pada option ini, kita diharuskan memberikan nama file dan menentukan format dari file tersebut 290 | P a g e
  • 291. 73. ROOM COUNT SHEETProgram ini digunakan untuk menampilkan harga kamar yang dikenakan kepada tamu yang masihmenginap dalam range tanggal yang telah ditentukan. Tampilan dari program report ini dapat kita lihatpada gambar 1. gambar 1Pada bagian ini terdapat beberapa field isian antara lain :Occupied Only Jika field ini dipilih, maka report hanya menampilkan harga kamar yang dikenakan kepada kamar yang terisi saja.Arrival Today Jika field ini dipilih, maka report hanya menampilkan harga kamar yang dikenakan kepada kamar yang check in pada tanggal tersebut.Rate Amount Field untuk menentukan rate akan ditampilkan secara +/+ (belum termasuk tax dan service) ataukah Nett (sudah termasuk tax dan service).Sort by Field untuk menentukan report akan ditampilkan urut berdasarkan apa. Terdapat beberapa pilihan yaitu Room, Room Type, Tower dan Market Segment.Hasil report ini dapat dicetak dalam 3 media yaitu :Printer Report tersebut akan dicetak melalui printer yang telah ditentukan sebelumnya.Screen Report tersebut akan tampil di layar komputer saja.File Hasil report yang diinginkan akan berbentuk file dengan extention tertentu yang telah kita pilih. Pada option ini, kita diharuskan memberikan nama file dan menentukan format dari file tersebut 291 | P a g e
  • 292. 74. ROOM LIST REPORTProgram ini digunakan untuk menampilkan daftar kamar beserta statusnya dalam range tanggal tertentu.Tampilan dari program report ini dapat kita lihat pada gambar 1. gambar 1Pada bagian ini terdapat beberapa field isian antara lain :Company Diisi dengan kode company dimana daftar kamar-kamar yang akan dicetak tersebut berada.From To Date Diisi dengan range tanggal dari daftar kamar yang akan ditampilkan, dari tanggal berapa sampai dengan tanggal berapa.From To Room Diisi dengan nomor kamar yang akan ditampilkan, dari nomor kamar berapa sampai dengan berapa. Apabila ingin menampilkan satu nomor kamar saja maka pada field from to room diisi dengan nomor kamar yang sama.From To Room Type Diisi dengan kode room type yang akan ditampilkan daftar kamarnya, dari kode room type apa sampai dengan kode room type apa. Apabila ingin menampilkan daftar kamar untuk satu kode room type saja maka pada field from to room type diisi dengan kode room type yang sama.From To Tower Diisi dengan kode tower yang akan ditampilkan daftar kamarnya, dari kode tower apa sampai dengan apa. Apabila ingin menampilkan daftar kamar untuk satu kode tower saja maka pada field from to tower diisi dengan kode tower yang sama.From To Floor Diisi dengan kode floor yang akan ditampilkan daftar kamarnya, dari kode floor apa sampai dengan apa. Apabila ingin menampilkan daftar kamar untuk satu kode floor sajamaka pada field from to floor diisi dengan kode floor yang sama. 292 | P a g e
  • 293. Current Status Field untuk menentukan status dari kamar-kamar yang akan ditampilkan. Terdapat beberapa pilihan yaitu All, Occupied, Vacant dan Maintenance.Sort by Field untuk menentukan report akan diurutkan berdasarkan apa. Terdapat beberapa pilihan yaitu Room, Room Type, Tower dan Floor.Print Descriptor Jika terdapat tanda √ maka pada report akan ditampilkan descriptor yang ada pada masing-masing kamar yang ada.Print Connectiong Room Jika terdapat tanda maka pada report akan ditampilkan connecting room yang ada pada masing-masing kamar yang ada.Display Field untuk menentukan apakah reservation number ataukah nama yang akan ditampilkan di report.Hasil report ini dapat dicetak dalam 3 media yaitu :Printer Report tersebut akan dicetak melalui printer yang telah ditentukan sebelumnya.Screen Report tersebut akan tampil di layar komputer saja.File Hasil report yang diinginkan akan berbentuk file dengan extention tertentu yang telah kita pilih. Pada option ini, kita diharuskan memberikan nama file dan menentukan format dari file tersebut 293 | P a g e
  • 294. 75. ROOM RATE AGREEMENTProgram ini digunakan untuk menampilkan daftar harga kamar yang telah disetujui antara pihak hoteldengan customer. Tampilan dari program report ini dapat kita lihat pada gambar 1. gambar 1Pada bagian ini terdapat beberapa field isian antara lain :From To Customer Diisi dengan kode customer yang akan ditampilkan rate agreement-nya, dari kode customer apa sampai dengan apa. Apabila ingin menampilkan rate agreement dari satu kode customer saja maka pada field from to customer diisi dengan kode customer yang sama.Sort By Field untuk menentukan report nantinya akan diurutkan berdasarkan apa. Terdapat beberapa pilihan yaitu Agreement dan Room Type.From To Agreement Diisi dengan nomor agreement yang akan ditampilkan, dari nomor agreement berapa sampai dengan nomor berapa. Apabila ingin menampilkan satu nomor agreement saja maka pada field from to agreement diisi dengan nomor agreement yang sama. Field ini akan aktif jika kita memilih sort by agreement.From To Room Type Diisi dengan kode room type yang akan ditampilkan rate agreement-nya, dari kode room type apa sampai dengan kode room type apa. Apabila ingin menampilkan rate agreement untuk satu kode room type saja maka pada field from to room type diisi dengan kode room type yang sama. Field ini akan aktif jika kita memilih sort by room type.From To Valid Date Diisi dengan tanggal berlakunya rate agreement yang akan ditampilkan, dari tanggal berapa sampai dengan tanggal berapa. 294 | P a g e
  • 295. Hasil report ini dapat dicetak dalam 3 media yaitu :Printer Report tersebut akan dicetak melalui printer yang telah ditentukan sebelumnya.Screen Report tersebut akan tampil di layar komputer saja.File Hasil report yang diinginkan akan berbentuk file dengan extention tertentu yang telah kita pilih. Pada option ini, kita diharuskan memberikan nama file dan menentukan format dari file tersebut 295 | P a g e
  • 296. 76. ROOM RATE MASTERProgram ini digunakan untuk menampilkan daftar harga kamar yang dipakai di hotel. Tampilan dariprogram report ini dapat kita lihat pada gambar 1. gambar 1Pada bagian ini terdapat beberapa field isian antara lain :From To Diisi dengan kode room rate yang akan ditampilkan, dari kode apa sampai dengan apa. Apabila ingin menampilkan satu kode room rate saja maka pada field from to diisi dengan kode room rate yang sama.Hasil report ini dapat dicetak dalam 3 media yaitu :Printer Report tersebut akan dicetak melalui printer yang telah ditentukan sebelumnya.Screen Report tersebut akan tampil di layar komputer saja.File Hasil report yang diinginkan akan berbentuk file dengan extention tertentu yang telah kita pilih. Pada option ini, kita diharuskan memberikan nama file dan menentukan format dari file tersebut 296 | P a g e
  • 297. 77. ROOM RABATEProgram ini digunakan untuk menampilkan daftar pengembalian transaksi payment room yang telah lewathari. Tampilan dari program report ini dapat kita lihat pada gambar 1. gambar 1Hasil report ini dapat dicetak dalam 3 media yaitu :Printer Report tersebut akan dicetak melalui printer yang telah ditentukan sebelumnya.Screen Report tersebut akan tampil di layar komputer saja. (Gambar 2)File Hasil report yang diinginkan akan berbentuk file dengan extention tertentu yang telah kita pilih. Pada option ini, kita diharuskan memberikan nama file dan menentukan format dari file tersebut. Gambar 2 297 | P a g e
  • 298. 78. ROOM SALES BY TYPEProgram ini digunakan untuk menampilkan laporan pendapatan untuk room berdasarkan tipe kamar padatanggal yang telah ditentukan. Tampilan dari program report ini dapat kita lihat pada gambar 1. gambar 1Hasil report ini dapat dicetak dalam 3 media yaitu :Printer Report tersebut akan dicetak melalui printer yang telah ditentukan sebelumnya.Screen Report tersebut akan tampil di layar komputer saja.File Hasil report yang diinginkan akan berbentuk file dengan extention tertentu yang telah kita pilih. Pada option ini, kita diharuskan memberikan nama file dan menentukan format dari file tersebut 298 | P a g e
  • 299. 79. ROOM SALES RECAPITULATIONProgram ini digunakan untuk menampilkan laporan statistik dan pendapatan khusus untuk room padatanggal yang telah ditentukan. Tampilan dari program report ini dapat kita lihat pada gambar 1. gambar 1Pada bagian ini terdapat field isian yaitu :Date Diisi dengan tanggal transaksi yang akan ditampilkan analisa statistik dan revenue untuk room.Hasil report ini dapat dicetak dalam 3 media yaitu :Printer Report tersebut akan dicetak melalui printer yang telah ditentukan sebelumnya.Screen Report tersebut akan tampil di layar komputer saja.File Hasil report yang diinginkan akan berbentuk file dengan extention tertentu yang telah kita pilih. Pada option ini, kita diharuskan memberikan nama file dan menentukan format dari file tersebut 299 | P a g e
  • 300. 80. ROOM SALES BY MARKET SEGMENTProgram ini digunakan untuk menampilkan laporan pendapatan untuk room berdasarkan market segmentpada tanggal yang telah ditentukan. Tampilan dari program report ini dapat kita lihat pada gambar 1. gambar 1Pada bagian ini terdapat beberapa field isian antara lain :Option Field untuk menentukan data pendapatan kamar akan ditampilkan secara Daily, Periodically atau Yearly.Print Apabila kita pilih NET, maka laporan pendapatan kamar yang ditampilkan sudahtermasuk tax dan service. Bila kita pilih +/+, maka laporan pendapatan kamar yang ditampilkan belum termasuk tax dan service.Date Diisi dengan tanggal transaksi yang akan ditampilkan analisa pendapatan kamarnya.Market Category Diisi dengan kategori dari market segment yang akan ditampilkan analisa pendapatan kamarnya.Market Code Diisi dengan kode market segment yang akan ditampilkan analisa pendapatan kamarnya. Field ini akan aktif jika pada option kita pilih yearly.Detail Jika kita pilih, maka report akan ditampilkan dalam format detail.Summary Jika kita pilih, maka report akan ditampilkan dalam format ringkasan.Hasil report ini dapat dicetak dalam 3 media yaitu :Printer Report tersebut akan dicetak melalui printer yang telah ditentukan sebelumnya.Screen Report tersebut akan tampil di layar komputer saja.File Hasil report yang diinginkan akan berbentuk file dengan extention tertentu yang telah kita pilih. Pada option ini, kita diharuskan memberikan nama file dan menentukan format dari file tersebut 300 | P a g e
  • 301. 81. ROOM SALES BY MARKET SEGMENT FORECASTProgram ini digunakan untuk menampilkan laporan perkiraan pendapatan yang akan datang untuk roomberdasarkan market segment pada tanggal yang telah ditentukan. Tampilan dari program report ini dapat kitalihat pada gambar 1. gambar 1Pada bagian ini terdapat beberapa field isian antara lain :From to Date : Diisi perkiraan tanggal analisa dari tanggal berapa sampai tanggal berapa. Tentunya isian tanggal ini lebih besar atau sama dengan tanggal systtemMarket Category : Diisi dengan kategori dari market segment yang akan ditampilkan analisa pendapatan kamarnya.Print : Laporan dicetak berdasarkan Nett atau +/+Hasil report ini dapat dicetak dalam 3 media yaitu :Printer Report tersebut akan dicetak melalui printer yang telah ditentukan sebelumnya.Screen Report tersebut akan tampil di layar komputer saja. (Gambar 2)File Hasil report yang diinginkan akan berbentuk file dengan extention tertentu yang telah kita pilih. Pada option ini, kita diharuskan memberikan nama file dan menentukan format dari file tersebut. 301 | P a g e
  • 302. Gambar 2 302 | P a g e
  • 303. 82. ROOM SALES BY SOURCE OF BUSINESSProgram ini digunakan untuk menampilkan laporan pendapatan untuk room berdasarkan source ofbusiness pada tanggal yang telah ditentukan.Tampilan dari program report ini dapat kita lihat pada gambar 1. gambar 1Pada bagian ini terdapat beberapa field isian antara lain :Option Field untuk menentukan data pendapatan kamar akan ditampilkan secara Daily, Periodically atau Yearly.Detail Jika kita pilih, maka report akan ditampilkan dalam formatdetail.Summary Jika kita pilih, maka report akan ditampilkan dalam format ringkasan.Print Apabila kita pilih NET, maka laporan pendapatan kamar yang ditampilkan sudah termasuk tax dan service. Bila kita pilih +/+, maka laporan pendapatan kamar yang ditampilkan belum termasuk tax dan service.Type Field untuk menentukan tipe dari source of business yang akan ditampilkan analisa pendapatan kamarnya. Terdapat 4 pilihan yaitu All, Primary, Secondary dan Tertier.Date Diisi dengan tanggal transaksi yang akan ditampilkan analisa pendapatan kamarnya.SOB Diisi dengan kode source of business yang akan ditampilkan analisa pendapatan kamarnya. Field ini akan aktif jika pada option kita Yearly dan pada type kita pilih selain All.Hasil report ini dapat dicetak dalam 3 media yaitu :Printer Report tersebut akan dicetak melalui printer yang telah ditentukan sebelumnya.Screen Report tersebut akan tampil di layar komputer saja.File Hasil report yang diinginkan akan berbentuk file dengan extention tertentu yang telah kita pilih. Pada option ini, kita diharuskan memberikan nama file dan menentukan format dari file tersebut 303 | P a g e
  • 304. 83. ROOM TO BE CHARGE BEFORE NAProgram ini digunakan untuk menampilkan data charge terhadap rate yang akan dikenakan kepada masing-masing kamar, baik package rate maupun non package rate, pada tanggal yang telah ditentukan. Reportini dapat dipakai untuk melihat apakah rate yang akan dikenakan kepada masing-masing kamar sudah sesuaiatau belum.Tampilan dari program report ini dapat kita lihat pada gambar 1. gambar 1Hasil report ini dapat dicetak dalam 3 media yaitu :Printer Report tersebut akan dicetak melalui printer yang telah ditentukan sebelumnya.Screen Report tersebut akan tampil di layar komputer saja.File Hasil report yang diinginkan akan berbentuk file dengan extention tertentu yang telah kita pilih. Pada option ini, kita diharuskan memberikan nama file dan menentukan format dari file tersebut 304 | P a g e
  • 305. 84. ROOM TO SELLProgram ini digunakan untuk menampilkan jumlah kamar per masing-masing tipe kamar yang siap untukdijual selama beberapa hari ke depan.Tampilan dari program report ini dapat kita lihat pada gambar 1. gambar 1Pada bagian ini terdapat beberapa field isian antara lain :From Date Diisi dengan tanggal dimulainya data room to sell yangakan ditampilkan di report.Hasil report ini dapat dicetak dalam 3 media yaitu :Printer Report tersebut akan dicetak melalui printer yang telah ditentukan sebelumnya.Screen Report tersebut akan tampil di layar komputer saja.File Hasil report yang diinginkan akan berbentuk file dengan extention tertentu yang telah kita pilih. Pada option ini, kita diharuskan memberikan nama file dan menentukan format dari file tersebut 305 | P a g e
  • 306. 85. ROOM UPGRADE REPORTProgram ini digunakan untuk menampilkan daftar kamar yang pernah di update dalam range tanggaltertentu. Tampilan dari program report ini dapat kita lihat pada gambar 1. gambar 1Pada bagian ini terdapat beberapa field isian antara lain :From – To Date : Diisi dari tanggal berapa sampai tanggal berapa untuk menampilkan kamar yang pernah diupdateHasil report ini dapat dicetak dalam 3 media yaitu :Printer Report tersebut akan dicetak melalui printer yang telah ditentukan sebelumnya.Screen Report tersebut akan tampil di layar komputer saja. (Gambar 2)File Hasil report yang diinginkan akan berbentuk file dengan extention tertentu yang telah kita pilih. Pada option ini, kita diharuskan memberikan nama file dan menentukan format dari file tersebut. Gambar 2 306 | P a g e
  • 307. 86. SPECIAL GUEST LISTProgram ini digunakan untuk menampilkan daftar tamu dengan special attention pada tanggal yang telahditentukan.Tampilan dari program report ini dapat kita lihat pada gambar 1. gambar 1Pada bagian ini terdapat beberapa field isian antara lain :Reservation Type Field untuk menentukan jenis reservasi mana yang akan ditampilkan daftar tamu dengan special attention. Terdapat 3 pilihan yaitu Group Member, Individual dan House Use. Pada field ini kita dapat memilih salah satu atau beberapa jenis reservasi untuk ditampilkan daftar tamu dengan special attention.Reservation Status Field untuk menentukan satus dari reservasi yang akan ditampilkan daftar tamu dengan special attention. Terdapat 2 pilihan yaitu In House, dan Expected Arrival. Pada field ini kita dapat memilih salah satu atau beberapa status reservasi untuk ditampilkan daftar tamu dengan special attention.Arrival Date Diisi dengan tanggal kedatangan dari tamu yang akan ditampilkan special attentionnya.Print Notes Jika terdapat tanda √ maka pada report akan ditampilkan notes dari masing-masing tamu.Hasil report ini dapat dicetak dalam 3 media yaitu :Printer Report tersebut akan dicetak melalui printer yang telah ditentukan sebelumnya.Screen Report tersebut akan tampil di layar komputer saja.File Hasil report yang diinginkan akan berbentuk file dengan extention tertentu yang telah kita pilih. Pada option ini, kita diharuskan memberikan nama file dan menentukan format dari file tersebut 307 | P a g e
  • 308. 87. TODAY COMPLIMENTARY ROOMProgram ini digunakan untuk menampilkan daftar tamu yang House Use dan Compliment pada tanggalyang telah ditentukan.Tampilan dari program report ini dapat kita lihat pada gambar 1. gambar 1Pada bagian ini terdapat beberapa field isian antara lain :Type Field untuk menentukan tipe dari reservasi yang akan ditampilkan daftar tamunya di report. Terdapat 2 pilihan yaitu House Use dan Complimentary.Print Remark Jika kita pilih YES, maka pada report akan ditampilkan remark dari reservasi tamu tersebut. Jika kita pilih NO, maka remark dari reservasi tamu tidak akan ditampilkan di report.Detail List Jika kita pilih, maka report akan ditampilkan dalam format detail.Summary List Jika kita pilih, maka report akan ditampilkan dalam format ringkasan.Hasil report ini dapat dicetak dalam 3 media yaitu :Printer Report tersebut akan dicetak melalui printer yang telah ditentukan sebelumnya.Screen Report tersebut akan tampil di layar komputer saja.File Hasil report yang diinginkan akan berbentuk file dengan extention tertentu yang telah kita pilih. Pada option ini, kita diharuskan memberikan nama file dan menentukan format dari file tersebut 308 | P a g e
  • 309. 88. VALID ALLOTMENT AGREEMENTProgram ini digunakan untuk menampilkan daftar masa berlaku dari kontrak allotment yang dimilikioleh customer tertentu.Tampilan dari program report ini dapat kita lihat pada gambar 1. gambar 1Pada bagian ini terdapat beberapa field isian antara lain :From To Customer Diisi dengan kode customer yang akan ditampilkan allotment agreementnya, dari kode customer apa sampai dengan kode customer apa. Apabila ingin menampilkan daftar allotment agreement untuk satu kode customer saja maka pada field from to customer diisi dengan kode customer yang sama.From To Room Type Diisi dengan kode room type yang akan ditampilkan kontrak allotmentnya, dari kode room type apa sampai dengan kode room type apa. Apabila ingin menampilkan kontrak allotment dari satu kode room type saja maka pada field from to room type diisi dengan kode room type yang sama.From To Valid Date Diisi dengan range tanggal berlakunya kontrak allotment yang akan ditampilkan, dari tanggal berapa sampai dengan tanggal berapa.Hasil report ini dapat dicetak dalam 3 media yaitu :Printer Report tersebut akan dicetak melalui printer yang telah ditentukan sebelumnya.Screen Report tersebut akan tampil di layar komputer saja.File Hasil report yang diinginkan akan berbentuk file dengan extention tertentu yang telah kita pilih. Pada option ini, kita diharuskan memberikan nama file dan menentukan format dari file tersebut 309 | P a g e
  • 310. 89. VALID ROOM RATEProgram ini digunakan untuk menampilkan detail harga kamar yang dipakai di hotel, dimana ditampilkanharga yang dikenakan pada masing-masing tipe kamar dan masa berlakunya kode room rate tersebut.Tampilan dari program report ini dapat kita lihat pada gambar 1. gambar 1Pada bagian ini terdapat beberapa field isian antara lainSort By Field untuk menentukan report nantinya akan diurutkan berdasarkan apa. Terdapat beberapa pilihan yaitu Rate Code dan Room Type.From To Rate Code Diisi dengan kode rate yang akan ditampilkan daftar harganya, dari kode rate apa sampai dengan kode rate apa. Apabila ingin menampilkan daftar harga kamar untuk satu kode rate saja maka pada field from to rate code diisi dengan kode rate yang sama. Field ini akan aktif jika kita memilih sort by rate code.From To Room Type Diisi dengan kode room type yang akan ditampilkan harga kamarnya, dari kode room type apa sampai dengan kode room type apa. Apabila ingin menampilkan harga kamar untuk satu kode room type saja maka pada field from to room type diisi dengan kode room type yang sama. Field ini akan aktif jika kita memilih sort by room type.From To Valid Date Diisi dengan tanggal berlakunya room rate yang akan ditampilkan, dari tanggal berapa sampai dengan tanggal berapa.Hasil report ini dapat dicetak dalam 3 media yaitu :Printer Report tersebut akan dicetak melalui printer yang telah ditentukan sebelumnya.Screen Report tersebut akan tampil di layar komputer saja.File Hasil report yang diinginkan akan berbentuk file dengan extention tertentu yang telah kita pilih. Pada option ini, kita diharuskan memberikan nama file dan menentukan format dari file tersebut 310 | P a g e
  • 311. 90. WALK IN GUEST LISTProgram ini digunakan untuk menampilkan daftar tamu yang walk in pada hari yang telah ditentukan,dimana pada report ini ditampilkan daftar tamu walk in yang masih in house maupun yang sudah check out.Tampilan dari program report ini dapat kita lihat pada gambar 1. gambar 1Pada bagian ini terdapat beberapa field isian antara lain :Status Field untuk menentukan status dari tamu walk in yang akan ditampilkan di report. Terdapat 2 pilihan yaitu In House dan Check Out.Arrival Today Apabila kita beri tanda √ maka yang ditampilkan di report adalah tamu walk in yang In House pada hari tersebut saja. Apabila tidak terdapat tanda √ maka yang ditampilkan direport adalah tamu walk in yang sudah In House sampai dengan tanggal tersebut.Sort By Field untuk menentukan report nantinya akan ditampilkan urut berdasarkan apa. Terdapat beberapa pilihan yaitu Room, Tower, Room Type, Name, Rsv. No dan Arrival.Print Remark Jika terdapat tanda √ maka pada report akan ditampilkan remark dari masing- masing tamu.Print Payment Instruction Jika terdapat tanda √ maka pada report akan ditampilkan payment instruction dari masing-masing tamu.Print Special Request Jika terdapat tanda √ maka pada report akan ditampilkan special request dari masing-masing tamu.Print Room Rate Jika terdapat tanda √ maka pada report akan ditampilkan room rate dari masing-masing tamu.Detail Jika kita pilih, maka report akan ditampilkan dalam format detail.Summary Jika kita pilih, maka report akan ditampilkan dalam format ringkasan.Hasil report ini dapat dicetak dalam 3 media yaitu :Printer Report tersebut akan dicetak melalui printer yang telah ditentukan sebelumnya.Screen Report tersebut akan tampil di layar komputer saja.File Hasil report yang diinginkan akan berbentuk file dengan extention tertentu yang telah kita pilih. Pada option ini, kita diharuskan memberikan nama file dan menentukan format dari file tersebut 311 | P a g e
  • 312. INQUIRYTRO [Customer Service] 312 | P a g e
  • 313. 1. EXPECTED ARRIVAL Program ini digunakan untuk menampilkan informasi tamu yang akan datang dalam range tanggaltertentu. Tampilan awal dari program inquiry ini dapat kita lihat pada gambar 1. gambar 1Pada bagian ini terdapat beberapa field isian untuk menampilkan data tamu yang expected arrival,antara lain :Company : Diisi dengan kode company hotel yang bersangkutan.From – To Arrival : Diisi dengan tanggal arrival yang akan ditampilkan daftar tamunya, dari tanggal arrival berapa sampai dengan berapa. Apabila hanya ingin menampilkan informasi daftar tamu untuk satu tanggal arrival saja, maka pada field from – to arrival diisi dengan tanggal yang sama.Select : Field untuk menentukan apakah reservasi dari tamu yang sudah melakukan block kamar dan yang belum melakukan block kamar akan ditampilkan di report. Terdapat 3 pilihan yaitu Blocked (menampilkan yang sudah block kamar saja), Unblocked (menampilkan yang belum block kamar saja) dan All (menampilkan kedua-duanya).Share : Field untuk menentukan tamu yang melakukan share folio akan ditampilkan informasinya atau tidak. Terdapat 3 pilihan yaitu Yes, No dan Both.Non Group : Field untuk menentukan tamu yang akan ditampilkan informasinya dari group atau non group. Terdapat 3 pilihan yaitu Yes (ditampilkan tamu yang non group saja), No (ditampilkan tamu dari group saja) dan Both (ditampilkan kedua- duanya).Spc.Req : Field untuk menentukan tamu yang mendapatkan special request akan ditampilkan informasinya atau tidak. Terdapat 3 pilihan yaitu Yes (ditampilkan tamu yang mendapat special request saja), No (ditampilkan tamu yang tidak mendapatkan special request saja) dan Both (ditampilkan kedua-duanya).Tower : Diisi dengan kode tower yang akan ditampilkan data expected arrivalnya.From – To Floor : Diisi dengan kode floor yang akan ditampilkan daftar expected arrivalnya, dari kode floor berapa sampai dengan berapa. Apabila hanya ingin menampilkan daftar expected arrival dari satu kode floor saja, maka pada field from – to floor diisi dengan kode floor yang sama.Room Type : Diisi dengan kode tipe kamar yang akan ditampilkan daftar expected arrivalnya. Apabila kita isi, maka pada report akan ditampilkan daftar expected arrival dari kode tipe kamar tersebut saja.Pay By : Diisi dengan kode pembayaran yang digunakan oleh tamu. Apabila diisi, maka pada report akan ditampilkan daftar expected arrival dari kode pembayaran tersebut saja.Special Request : Diisi dengan kode special request yang didapatkan oleh tamu. Apabila diisi, maka pada report akan ditampilkan daftar expected arrival dari kode special request tersebut saja. Field ini akan aktif jika pada option Spc Req kita pilih Yes. 313 | P a g e
  • 314. Group : Diisi dengan kode group dari tamu. Apabila diisi, maka pada report akan ditampilkan daftar expected arrival dari kode group tersebut saja. Field ini akan aktif jika pada option Non Group kita pilih No.Status : Diisi dengan status dari reservasi yang akan ditampilkan daftar expected arrivalnya. Apabila diisi, maka pada report akan ditampilkan daftar expected arrival dengan status reservasi tersebut saja.Customer : Diisi dengan kode customer yang akan ditampilkan expected arrivalnya.Summary : Jika kita pilih YES, maka report akan ditampilkan dalam bentuk ringkasan. Jika kita pilih NO, maka report akan ditampilkan dalam bentuk rincian.Include Rate : Jika kita pilih YES, maka pada report akan ditampilkan rate dari tamu yang expected arrival tersebut. Jika kita pilih NO, maka pada report tidak ditampilkan rate dari tamu yang expected arrival tersebut.Remark : Jika dipilih YES, maka pada report akan ditampilkan remark dari reservasi tamu yang expected arrival. Jika dipilih NO, maka pada report akan tidak ditampilkan remark dari reservasi tamu yang expected arrival.Setelah mengisi beberapa field isian, kita klik tombol dan layar akan tampak seperti padagambar 2 dan gambar 3. gambar 2 314 | P a g e
  • 315. gambar 3Function ini digunakan untuk menampilkan informasi tentang pesanyang diterima oleh tamu yang kita pilih. Tampilan layar selanjutnyaakan tampak seperti pada gambar 4. gambar 4Function ini digunakan untuk menampilkan informasi tentang tracingyang diberikan pada reservasi tamu yang kita pilih. Tampilan layarselanjutnya akan tampak seperti pada gambar 5. 315 | P a g e
  • 316. gambar 5Function ini digunakan untuk menampilkan informasi tentang specialrequest dari tamu yang kita pilih. Tampilan layar selanjutnya akantampak seperti pada gambar 6. gambar 6 316 | P a g e
  • 317. 2. EXPECTED DEPARTURE Program ini digunakan untuk menampilkan informasi tamu yang akan pulang (check out) dalam rangetanggal tertentu. Tampilan awal dari program inquiry ini dapat kita lihat pada gambar 1. gambar 1Pada bagian ini terdapat beberapa field isian untuk menampilkan data tamu yang expected departure,antara lain :From – To Departure : Diisi dengan tanggal departure yang akan ditampilkan daftar tamunya, dari tanggal departure berapa sampai dengan berapa. Apabila hanya ingin menampilkan informasi daftar tamu untuk satu tanggal departure saja, maka pada field from – to departure diisi dengan tanggal yang sama.Share : Field untuk menentukan tamu yang melakukan share folio akan ditampilkan informasinya atau tidak. Terdapat 3 pilihan yaitu Yes, No dan Both.Non Group : Field untuk menentukan tamu yang akan ditampilkan informasinya dari group atau non group. Terdapat 3 pilihan yaitu Yes (ditampilkan tamu yang non group saja), No (ditampilkan tamu dari group saja) dan Both (ditampilkan kedua- duanya).Tower : Diisi dengan kode tower yang akan ditampilkan data expected departurenya.From – To Floor : Diisi dengan kode floor yang akan ditampilkan daftar expected departurenya, dari kode floor berapa sampai dengan berapa. Apabila hanya ingin menampilkan daftar expected departure dari satu kode floor saja, maka pada field from – to floor diisi dengan kode floor yang sama.Room Type : Diisi dengan kode tipe kamar yang akan ditampilkan daftar expected departurenya. Apabila kita isi, maka pada report akan ditampilkan daftar expected departure dari kode tipe kamar tersebut saja.Over Limit : Diisi dengan nilai batas saldo folio dari tamu. Apabila diisi, maka pada report akan ditampilkan daftar expected departure dari tamu yang memiliki nilai over limit folio sebesar yang diisi saja.Group : Diisi dengan kode group dari tamu. Apabila diisi, maka pada report akan ditampilkan daftar expected departure dari kode group tersebut saja. Field ini akan aktif jika pada option Non Group kita pilih No.Customer : Diisi dengan kode customer yang akan ditampilkan expected departurenya.Remark : Jika dipilih YES, maka pada report akan ditampilkan remark dari reservasi tamu yang expected departure. Jika dipilih NO, maka pada report akan tidak ditampilkan remark dari reservasi tamu yang expected departure.Balance Over Limit : Jika dipilih YES, maka pada report akan ditampilkan reservasi tamu yang expected departure dengan balance folio yang telah melebihi limit. Jika dipilih 317 | P a g e
  • 318. NO, maka pada report akan tidak ditampilkan reservasi tamu yang expected departure dengan balance folio yang telah melebihi limit.Setelah mengisi beberapa field isian, kita klik tombol dan layar akan tampak seperti padagambar 2 dan gambar 3. gambar 2 gambar 3 Function ini digunakan untuk menampilkan informasi tentang spscial attention yang diberikan kepada tamu yang kita pilih. Tampilan layar selanjutnya akan tampak seperti pada gambar 4. 318 | P a g e
  • 319. gambar 4 319 | P a g e
  • 320. HTI2300 ROOM HISTORYProgram ini digunakan untuk menampilkan data tamu yang pernah tinggal pada satu atau beberapakamar hotel dalam range tanggal yang telah ditentukan. Tampilan dari program ini dapat kita lihat padagambar 1. gambar 1Pada bagian ini terdapat beberapa field isian antara lain :Room No : Diisi dengan nomor kamar yang akan ditampilkan history-nya, dari kamar nomor berapa sampai dengan berapa. Apabila ingin menampilkan history dari satu nomor kamar saja, maka pada field room no diisi dengan nomor kamar yang sama.Inhouse : Diisi dengan range tanggal inhouse dari tamu di kamar tersebut yang akan ditampilkan history-nya. Apabila hanya ingin menampilkan hisoty kamar dari satu tanggal inhouse saja, maka pada field inhouse diisi dengan tanggal yang sama.Setelah kita menentukan kamar nomor berapa saja dan tanggal inhouse yang akan ditampilkan history-nya, kita klik tombol dimana tampilan layar akan tampak seperti pada gambar 2. 320 | P a g e
  • 321. gambar 2Gambar diatas menampilkan data history dari kamar 325, dimana tampil data tamu yang inhouse daritanggal 10 Februari 2009 sampai dengan tanggal 17 Februari 2009 pada kamar tersebut. Untuk melihatdetail history dari tamu yang tinggal pada kamar tersebut, kita klik tombol , dimana tampilanlayar akan tampak seperti pada gambar 3 dan 4. gambar 3 321 | P a g e
  • 322. gambar 4Untuk mengetahui detail informasi dari tamu tersebut, kita klik tombol , dimana tampilan layarakan tampak seperti gambar 5. gambar 5 322 | P a g e
  • 323. 3. GENERAL INFORMATIONProgram ini digunakan untuk memasukkan data-data yang berkaitan dengan nomor telepon dan alamat darimulai rumah sakit, gereja, travel agent, maskapai penerbangan dan sebagainya, yang dapat digunakansebagai sarana informasi bagi pihak hotel kepada tamu.Untuk memulai pengisian data, kita klik tombol maka tampilan layar akan tampak seperti pada gambar 1. gambar 1Pada bagian ini beberapa field yang harus diisi antara lain :Group Diisi dengan kode group untuk mengelompokkan data yang akan kitainput.Subject Diisi dengan nama dari data yang akan kita input.Phone Diisi dengan nomor telepon dari subject yang kita input.Notes Diisi dengan keterangan lengkap dari subject yang kita input.Setelah semua field yang diperlukan telah terisi, klik tombol save untuk menyimpan data yang telah dibuat.Bila ingin mengisikan data purpose of visit berikutnya, isikan kembali data pada field yang telah tersedia,lalu klik tombol save. Untuk mengakhiri pengisian, klik tombol cancel. 323 | P a g e
  • 324. Tampilan layar setelah klik tombol cancel akan tampak seperti pada gambar 2. gambar 2Apabila kita menginginkan untuk melakukan perubahan terhadap data purpose of visit yang telah disimpandi program ini, kita dapat melakukan hal tersebut dengan klik tombol . Pada program ini hanya beberapabagian field isian saja yang dapat diupdate, yaitu field isian yang open (dapat diupdate). 324 | P a g e
  • 325. Tampilan layar apabila kita klik tombol modify akan tampak seperti pada gambar 3. gambar 3Bila perubahan data telah dilakukan, klik tombol save untuk menyimpan data yang telah dibuat. Apabilasetelah kita klik tombol modify, namun kita tidak jadi untuk melakukan perubahan data, maka kita kliktombol cancel 325 | P a g e
  • 326. 4. LIST OF RESERVATION CHANGESProgram ini digunakan untuk menampilkan data perubahan yang telah dilakukan oleh user pada suatujenis transaksi tertentu.Tampilan dari program inquiry ini dapat kita lihat pada gambar 1. gambar 1Pada bagian ini terdapat beberapa field isian antara lain :Group Field untuk menentukan perubahan pada data transaksi apayang akan ditampilkan. Terdapat beberapa pilihan yaitu membership data, banquet reservation, golf reservation, hotel reservation, POS reservation dan apartment reservation.Changes Code Field untuk menentukan jenis data yang dirubah yang akan ditampilkan.User Id Diisi dengan kode user yang melakukan perubahan.Setelah beberapa field isian telah terisi, maka tampilan layar akan tampak seperti pada gambar 2. 326 | P a g e
  • 327. gambar 2Pada gambar diatas ditampilkan data perubahan terhadap customer address yang telah dilakukan oleh usertertentu, disertai dengan informasi mengenai tanggal dan jam dilakukannya perubahan data tersebut, sertaditampilkan juga perubahan datanya dari apa menjadi apa. 327 | P a g e
  • 328. 5. ROOM AVAILABLEProgram ini digunakan untuk menampilkan jumlah kamar yang masih tersedia untuk dijual pada tanggaltertentu yang ditampilkan urut berdasarkan tipe kamar yang ada.Tampilan dari program inquiry ini dapat kita lihat pada gambar 1. gambar 1Pada gambar di atas, ditampilkan room available dengan memperhitungkan allotment pada tanggal tertentu.Pada program ini terdapat juga beberapa function antara lain :Goto date Function ini digunakan untuk menampilkan availability room pada tanggal tertentu. Tampilan layar setelah kita klik function ini dapat kita lihat pada gambar 2. gambar 2Pada bagian ini kita harus mengisikan tanggal berapa yang akan ditampilkan informasi ketersediaankamarnya pada field Date, kemudian kita klik tombol ok.Detail Function ini digunakan untuk menampilkan availability room per tipe kamar dengan lebih rinci. Tampilan layar setelah kita klik function ini dapat kita lihat pada gambar 3. 328 | P a g e
  • 329. gambar 3Pada bagian ini, untuk menampilkan informasi ketersediaan kamar untuk tipe kamar yang lain, kita kliktombol dan , pada field Room Type. Sedangkan untuk menampilkan ketersediaan kamar untukdijual di tanggal lainnya, kita klik tombol pada field Date / Day.Total Function ini digunakan untuk menampilkan availability room untuk seluruh kamar yang ada. Tampilan layar setelah kita klik function ini dapat kita lihat pada gambar 4. gambar 4 329 | P a g e
  • 330. Pada bagian ini, bila ingin menampilkan ketersediaan kamar untuk dijual secara total di tanggal selanjutnya,kita klik tombol pada field Date/Day.Gropu Function ini digunakan untuk menampilkan jumlah kamar yang sudah di block oleh suatu group tertentu. Tampilan layar setelah kita klik function ini dapat kita lihat pada gambar 5. gambar 5Pada bagian ini, bila ingin menampilkan jumlah kamar yang telah di block oleh suatu group tertentu ditanggal selanjutnya, kita klik tombol pada field Date/Day.Event Function ini digunakan untuk menampilkan acara-acara yang akan dilaksanakan di hotel pada tanggal tertentu. Tampilan layar setelah kita klik function ini dapat kita lihat pada gambar 6. 330 | P a g e
  • 331. gambar 6With Allotnment Function ini digunakan untuk menampilkan availability room tanpa memperhitungkan allotment yang telah disepakati. Tampilan layar setelah kita klik function ini dapat kita lihat pada gambar 7. gambar 7 331 | P a g e
  • 332. 6. ROOM INFORMATIONProgram ini digunakan untuk menampilkan informasi detail mengenai suatu kamar tertentu yang berada dihotel. Tampilan dari program inquiry ini dapat kita lihat pada gambar 1. gambar 1Pada bagian ini kita harus mengisikan nomor kamar yang akan ditampilkan detail informasinya pada fieldRoom No, dengan klik tombol dan akan tampil layar seperti pada gambar 2. gambar 2Setelah kita menentukan nomor kamar yang akan ditampilkan informasi detailnya, tampilan layar akantampak seperti pada gambar 3. 332 | P a g e
  • 333. gambar 3Pada bagian ini ditampilkan informasi detail mengenai kamar tertentu, antara lain : o Tipe kamar dan jenis bed yang digunakan oleh kamar tersebut. o Letak dari kamar tersebut, di tower mana, lantai berapa dan section berapa. o Status kamar dari pihak FO dan HK, serta jumlah person yang ada didalam kamar tersebut menurut perhitungan dari pihak FO dan HK. o Remark dari reservasi, apabila kamar tersebut sudah digunakan oleh suatu nomor reservasi tertentu. o Nomor reservasi dari tamu yang masih stay di kamar tersebut hingga informasi ini ditampilkan, tamu yang sudah pernah tinggal di kamar tersebut serta tamu yang sudah melakukan block terhadap kamar tersebut.R Descr Function ini digunakan untuk menampilkan room descriptor dari kamar yang telah kita tampilkan detail informasinya. Tampilan layar selanjutnya akan tampak seperti pada gambar 4. 333 | P a g e
  • 334. gambar 4DIT Function ini digunakan untuk menampilkan direct in terminal yang digunakan padakamar tersebut. Tampilan layar setelah kita klik tombol ini akan tampak seperti pada gambar 5. gambar 5 334 | P a g e
  • 335. 7. ROOMING LIST Program ini digunakan untuk menampilkan informasi status dari semua kamar yang ada di hotel.Tampilan awal dari program inquiry ini dapat kita lihat pada gambar 1. gambar 1Pada bagian ini terdapat beberapa field isian antara lain :Company : Diisi dengan kode company hotel yang bersangkutan.Room Type : Diisi dengan kode tipe kamar yang akan ditampilkan daftar kamarnya. Apabila kita isi, maka pada report akan ditampilkan daftar kamar dengan kode tipe kamar tersebut saja.Status : Diisi dengan status dari kamar yang akan ditampilkan di report. Apabila diisi, maka pada report akan ditampilkan daftar kamar dengan status kamar tersebut saja.Room Descriptor : Diisi dengan kode room descriptor yang akan ditampilkan daftar kamarnya. Apabila diisi, maka pada report akan ditampilkan daftar kamar dengan kode room descriptor tersebut saja.Tower : Diisi dengan kode tower dari kamar yang akan ditampilkan di report. Apabila diisi, maka pada report akan ditampilkan daftar kamar dari kode tower tersebut saja.From – To Floor : Diisi dengan kode floor yang akan ditampilkan daftar kamarnya, dari kode floor berapa sampai dengan berapa. Apabila hanya ingin menampilkan daftar kamar untuk satu kode floor saja, maka pada field from – to floor diisi dengan kode floor yang sama.Bed Type : Diisi dengan kode jenis bed dari kamar yang akan ditampilkan daftarnya di report. Apabila diisi, maka pada report akan ditampilkan daftar kamar dengan kode jenis bed tersebut saja.From – To Room No. : Diisi dengan nomor kamar yang akan ditampilkan informasi statusnya, dari nomor kamar berapa sampai dengan berapa. Apabila hanya ingin menampilkan informasi status untuk satu nomor kamar saja, maka pada field from – to room no diisi dengan nomor kamar yang sama.From Date : Diisi dengan tanggal dimulainya informasi status kamar ini akan ditampilkan di report. 335 | P a g e
  • 336. Setelah mengisi beberapa field isian, kita klik tombol dan layar akan tampak seperti padagambar 2. gambar 2Pada bagian ini untuk menampilkan display layar selanjutnya, kita kklik tombol , dimanatampilan layar akan tampak seperti pad gambar 3. gambar 3 336 | P a g e
  • 337. System Supervisor [IT] 337 | P a g e
  • 338. 1. COMPANY MASTERProgram ini digunakan untuk memasukkan profile dari company yang akan menggunakan system ini, dimananantinya beberapa data pada program maintenance ini akan digunakan pada transaksi di program yanglainnya.Apabila kita baru pertama kali melakukan maintain terhadap data di program ini, maka akan muncultombol dan jika kita sudah pernah melakukan maintain data akan muncul tombol . Tampilanlayar dari program ini akan tampak seperti pada gambar 1, 2, 3 dan 4.Pada bagian List hanya memberikan informasi dari ID, Nama dan alamat hotel yang menggunakan produkRhapsody. gambar 1 Pada bagian company ini terdapat beberapa field isian antara lain :Company : Diisi dengan kode company dan nama company, yang nantinya akan digunakan dalam setiap transaksi pada system.Demo Version : Jika terdapat tanda , berarti system yang berjalan merupakan versi demo.Serial Number : Menampilkan nomor registrasi dari system yang akan digunakan pada company tersebut, dimana field ini secara otomatis akan terisi oleh system pada saat. install program pertama kali. : Diisi dengan tanggal batas waktu penggunaan versi demo dari Expired Date system tersebut. Apabila system yang digunakan bukan versi demo maka field ini tidak perlu diisi.Current Period : Diisi dengan periode transaksi yang sedang berjalan.Currency : Diisi dengan kode mata uang yang akan digunakan dalam transaksi di system nantinya.Suspend Account : Diisi dengan nomor account untuk suspend account yang mana nantinya akan menampung transaksi jurnal yang tidak balance antara debit dan credit.Retain Earning Account : Diisi dengan nomor account untuk retain earning yang akan 338 | P a g e
  • 339. menampung transaksi selisih nilai dari nomor-nomor account income statement (nilai untung atau rugi) terhadap tahun yang berjalan sesudah melakukan proses batch period end pada akhir tahun (year end).Centre Mode : Jika terdapat tanda , maka report income statement hanya menampilkan nomor account income statement yang mempunyai center.Sls/COGS Method : Field untuk menentukan dasar perhitungan cost of goods sales. Terdapat 3 pilihan yaitu Customer, Product/Service dan Customer product/service.Line of Business : Diisi dengan bidang usaha dari company tersebutTax Name : Diisi dengan nama pajak yang dimiliki oleh company.Tax Registrant & Date : Diisi dengan tanggal registrasi pajak tersebut.PKP No. : Diisi dengan nomor PKP.Transaction To Keep : Diisi dengan jangka waktu penyimpanan data transaksi dalam system.Analysis To Keep : Diisi dengan jangka waktu penyimpanan data analisa dalam system.Last Period End : Informasi kapan terakhir dilakukannya proses period end.Last Reorganize : Informasi kapan terakhir dilakukannya proses reorganize. gambar 2Pada bagian address ini terdapat beberapa field isian antara lain :Address Diisi dengan alamat dari company, kota, kode pos, negara serta propinsi dimana company tersebut berada.Phone Diisi dengan nomor telephone dari company tersebut.Facsimile Diisi dengan nomor fax dari company tersebut.e-mail Diisi dengan alamat e-mail dari company tersebut (bila ada).Attention Diisi dengan nama orang dari pihak company yang menjadi person in charge.Position Diisi dengan posisi atau jabatan orang tersebut di company yang bersangkutan. 339 | P a g e
  • 340. Gambar 3Pada bagian vision ini kita isikan visi dari company tersebut. Gambar 4Pada bagian mission, kita isikan misi dari company tersebut.Setelah semua field yang diperlukan telah terisi, klik tombol untuk menyimpan data yang telahdibuat. Function ini digunakan untuk menampilkan daftar user yang dapat melakukan transaksi pada company tersebut, dimana kode user ini diinput dalam program GSM0100 –User Table. Tampilan layar dari function ini dapat kita lihat pada gambar 5. 340 | P a g e
  • 341. gambar 5Jika pada kolom avaliable terdapat atau menampilkan kode user berarti user tersebut belum mempunyaiaccess untuk menggunakan program hal ini bisa terjadi ketika proses GSM0100-User Tabel belum diinputke company. Jika user tabel sudah terdaftar pada kolom selected maka user tersebut sudah mempunyaiaccess untuk menggunakan program tetapi belum diberi kewen. Selanjutnya klik tombolUntuk selanjutnya kita akan lakukan perintah dibawah ini : Function ini digunakan untuk menampilkan daftar user group yang akan mengelompokkan user berdasarkan bidang mereka masing-masing, dimana kode user group ini diinput dalam program GSM0200 – User Group Table. Tampilan layar dari function ini dapat kita lihat pada gambar 6. 341 | P a g e
  • 342. gambar 6Untuk melihat user siapa saja yang termasuk dalam user group tertentu, kita klik tombol ,dimana tampilan layar akan tampak seperti pada gambar 7. gambar 7Selanjutnya kita pilih salah satu user dengan cara :1. Pilih salah satu user yang terdapat pada kolom available2. Klik tombol , selanjutnya nama user akan menempati pada kolom Selected, seperti terlihat pada gambar 8 342 | P a g e
  • 343. Gambar 83. Klik tombol selanjutnya tampilan akan tampak seperti gambar 9 dibawah ini. Gambar 94. Klik tombol , selanjutnya tampilan akan tampak seperti gambar 10 dibawah ini 343 | P a g e
  • 344. 5. Klik tombol , selanjutnya tampilan akan tampak seperti gambar 11 Gambar 11 Pada field Folder Name, kita isi dengan nama folder seperti Batch, Inquiry, Maintenance, Report dan Transaction atau disesuaikan dengan kebutuhan user tersebut, selanjutnya klik tombol . Isikan folder susuai kebutuhan jika sudah selesai klik ,maka tampilan akan seperti pada gambar 12. 344 | P a g e
  • 345. Gambar 12 Selanjutnya klik tombol , maka tampilan akan tampak seperti gambar 13 Gambar 13 Pada gambar 13 diatas akan tampak folder yang telah kita buat tadi, yaitu Folder Batch dan Transaction pada Group FOM (Front Office Manager) Aplication Hospitality.6. Untuk menambahkan program yang didapatkan oleh user pada salah satu susunan program, kita klik tombol dan , dimana tampilan layar akan tampak seperti pada gambar 14. 345 | P a g e
  • 346. gambar 14Pada field Program, kita isi dengan cara klik tombol selanjutnya akan tampil daftar Program(sesuai dengan Group yang dipilih). Pilih salah satu sesuai kebutuhan, kemudian klik dan program idakan terisi secara otomatis.Selanjutnya klik tombol untuk menyimpan data yang dipilih. Jika sudah selesai klik , untukmengakhiri. maka tampilan akan seperti pada gambar 15. Gambar 15 Selanjutnya klik tombol , maka tampilan akan tampak seperti gambar 16 346 | P a g e
  • 347. Gambar 16 347 | P a g e
  • 348. 2. DEPARTMENT MASTERProgram ini digunakan untuk menginput daftar departemen yang ada di dalam perusahaan serta personelyang terkait dengan departemen tersebut.Untuk memulai pengisian data, kita klik tombol maka tampilan layar akan tampak seperti padagambar 1. gambar 1Pada bagian ini, beberapa field yang harus diisi antara lain :Departement Diisi dengan kode department yang akan dipakai serta keterangan dari kode department tersebut.Centre Code Diisi dengan kode center untuk department tersebut. Pilihan pada field ini didapat dari hasil maintain data di program SSM1500 – center master.Manager Id Diisi dengan kode user id dari manajer department tersebut.Everyone Field isian untuk menentukan apakah department tersebut dapat diakses oleh semua orang atau tidak. Apabila terdapat tanda  berarti department tersebut dapat diakses oleh semua orang, sedangkan bila kosong berarti hanya user yang menjadi member dari department itu saja yang bisa mengakses.Setelah semua field yang diperlukan telah terisi, klik tombol untuk menyimpan data yang telahdibuat. Untuk mengakhiri pengisian, klik tombol . Tampilan layar setelah klik tombol cancel akantampak seperti pada gambar 2. gambar 2 348 | P a g e
  • 349. Langkah selanjutnya, kita harus menentukan siapa saja member dari department tersebut yang nantinyabisa mengakses data-data di department itu, dengan klik tombol , dimana tampilan layar akantampak seperti pada gambar 3. gambar 3Untuk menentukan member dari department tersebut, kita klik kode user yang tersedia di kolomavailable, kemudian klik tombol . Setelah kode user sudah dipilih, klik tombol .Apabila kita menginginkan untuk melakukan perubahan terhadap data department yang telah disimpan diprogram ini, kita dapat melakukan hal tersebut dengan klik tombol . Pada program ini hanyabeberapa bagian field isian saja yang dapat diupdate, yaitu field isian yang open (dapat diupdate).Tampilan layar apabila kita klik tombol modify akan tampak seperti pada gambar 4. gambar 43. Bila perubahan data telah dilakukan, klik tombol untuk menyimpan data yang telah dibuat. Apabila setelah kita klik tombol modify, namun kita tidak jadi untuk melakukan perubahan data, maka kita klik tombol . 349 | P a g e
  • 350. 4. SALESMAN MASTERProgram ini digunakan untuk memasukkan data-data mengenai salesman yang ada pada perusahaan.Untuk memulai pengisian data, kita klik tombol maka tampilan layar akan tampak seperti pada gambar 1. gambar 1Pada bagian ini terdapat beberapa field isian antara lain :Salesman Id. Diisi dengan kode salesman yang akan dipakai.Salesman Name Diisi dengan nama dari salesman tersebut.Starting Date Diisi dengan tanggal dimulainya kode salesman tersebut akan digunakan.Ending Date Diisi dengan tanggal berakhirnya kode salesman tersebut dalam penggunaannya.Account Disable Jika terdapat tanda √, berarti kode salesman tersebut sudah tidak dapat digunakan lagi dalam transaksi.Setelah semua field yang diperlukan telah terisi, klik tombol save untuk menyimpan data yang telah dibuat.Untuk mengakhiri pengisian, klik tombol cancel. Tampilan layar setelah klik tombol cancel akan tampakseperti pada gambar 2. 350 | P a g e
  • 351. gambar 2Apabila kita menginginkan untuk melakukan perubahan terhadap data salesman yang telah disimpan diprogram ini, kita dapat melakukan hal tersebut dengan klik tombol modify . Pada program ini hanyabeberapa bagian field isian saja yang dapat diupdate, yaitu field isian yang open (dapat diupdate). Tampilanlayar apabila kita klik tombol modify akan tampak seperti pada gambar 3. gambar 3Bila perubahan data telah dilakukan, klik tombol save untuk menyimpan data yang telah dibuat. Apabilasetelah kita klik tombol modify, namun kita tidak jadi untuk melakukan perubahan data, maka kita kliktombol cancel 351 | P a g e
  • 352. 5. USER TABLEProgram ini dipergunakan untuk menginput data-data user yang diperbolehkan mengakses System.Untuk memulai pengisian data, kita klik tombol add new maka tampilan layar akan tampak seperti padagambar 1. gambar 1Pada bagian ini beberapa field yang harus diisi antara lain :User Id Diisi dengan kode user yang akan digunakan saat login ke system nanti.User Name Diisi dengan nama user yang bersangkutan.Description Diisi dengan keterangan terhadap user tersebut.Password Diisi dengan password atau kode sandi dari user yang akan digunakan saat login ke system nanti.Confirm Password Diisi lagi dengan password yang telah diisikan pada field password sebelumnya. Hal ini dimaksudkan untuk menghindari kesalahan dalam penulisan password oleh user.Disabled Field isian untuk menentukan apakah kode user tersebut masih dapat digunakan saat login atau tidak nantinya. Apabila terdapat tanda berarti kode user yang bersangkutan tidak dapat digunakan saat login ke system.User must Change password at next logon Field isian untuk menentukan apakah user harus merubah password saat pertama kali login ke realta global system. Apabila terdapat tanda berarti user harus merubah passwordnya saat pertama kali login ke system.User can not Change password Field isian untuk menentukan apakah user diperbolehkan untuk merubah password. Apabila terdapat tanda berarti user tidak diperbolehkan untuk merubah password miliknya.Password Expired Field isian untuk menentukan apakah password yang dimiliki oleh user tersebut akan dibatasi masa berlakunya atau tidak. Terdapat 2 option, yaitu Never password yang dimiliki tidak dibatasi masa berlakunya End Of password yang dimiliki dibatasi masa berlakunya sesuai dengan tanggal yang diisikan, password tidak dapat digunakan lagi setelah tanggal yang diisikan. 352 | P a g e
  • 353. Account Expired Field isian untuk menentukan apakah account dari user tersebut akan dibatasi masa berlakunya atau tidak. Terdapat 2 option yaitu Never account yang dimiliki tidak dibatasi masa berlakunya End Of account yang dimiliki akan dibatasi masa berlakunya sesuai dengan tanggal yang diisikan, account tidak dapat digunakan lagi setelah tanggal yang diisikan.Computer Name Diisi dengan nama komputer yang digunakan oleh user.IP Address Diisi dengan alamat IP dari komputer yang digunakan oleh user.Setelah semua field yang diperlukan telah terisi, klik tombol save untuk menyimpan data yang telah dibuat.Untuk mengakhiri pengisian, klik tombol cancel. Tampilan layar setelah klik tombol cancel akan tampakseperti pada gambar 2. gambar 2Langkah selanjutnya, kita harus menentukan company dari user tersebut, dengan klik tombol company.Kode company ini didapat dari hasil maintain di program SSM0100 –company master. Tampilan layarselanjutnya akan tampak seperti pada gambar 3. 353 | P a g e
  • 354. gambar 3Untuk menentukan company dari user tersebut, kita klik code company yang tersedia di kolom available,kemudian klik tombol . Setelah kode company sudah dipilih, klik tombol process. Tampilan layarsetelah kita klik tombol process akan tampak seperti pada gambar 4. gambar 4 354 | P a g e
  • 355. Kemudian kita harus menentukan level dari user tersebut dengan klik tombol level , dimana tampilan layarselanjutnya akan tampak seperti pada gambar 5. gambar 5Pada bagian ini kita isikan level dari user tersebut pada kolom User Level, kemudian kita klik tombol saveuntuk menyimpan data.Langkah selanjutnya, kita harus menentukan user tersebut termasuk dalam group apa, dengan klik tombolgroup, dimana tampilan layar akan tampak seperti pada gambar 6. gambar 6Untuk menentukan group dari user tersebut, kita klik code group yang tersedia di kolom available,kemudian klik tombol . Setelah kode group sudah dipilih, klik tombol . Tampilan layar setelah kita kliktombol process akan tampak seperti pada gambar 7. 355 | P a g e
  • 356. gambar 7Apabila kita menginginkan untuk melakukan perubahan terhadap data user yang telah disimpan di programini, kita dapat melakukan hal tersebut dengan klik tombol modify.Pada program ini hanya beberapa bagian field isian saja yang dapat diupdate, yaitu field isian yang open(dapat diupdate). Tampilan layar apabila kita klik tombol modify akan tampak seperti pada gambar 8. gambar 8Bila perubahan data telah dilakukan, klik tombol save untuk menyimpan data yang telah dibuat. Apabilasetelah kita klik tombol modify, namun kita tidak jadi untuk melakukan perubahan data, maka kita kliktombol cancel. 356 | P a g e
  • 357. 6. USER GROUP TABLEProgram ini digunakan untuk melakukan setup group-group serta program yang didapat oleh masing-masinggroup tersebut yang nantinya akan dipergunakan oleh user saat menjalankan System.Untuk memulai pengisian data, kita klik tombol add new maka tampilan layar akan tampak seperti padagambar 1. gambar 1Pada bagian ini, field yang harus diisi antara lain :User Group Id Diisi dengan kode dari group yang akan dibuat.User Group Name Diisi dengan nama dari kode group tersebut.Setelah semua field yang diperlukan telah terisi, klik tombol save untuk menyimpan data yang telah dibuat.Untuk mengakhiri pengisian, klik tombol cancel. Tampilan layar setelah klik tombol cancel akan tampakseperti pada gambar 2. 357 | P a g e
  • 358. gambar 2Langkah selanjutnya, kita harus menentukan user group tersebut termasuk dalam company mana, denganklik tombol company. Kode company ini didapat dari hasil maintain di program SSM0100 – companymaster. Tampilan layar selanjutnya akan tampak seperti pada gambar 3. gambar 3 358 | P a g e
  • 359. Untuk menentukan company dari user group tersebut, kita klik code company yang tersedia di kolomavailable, kemudian klik tombol . Setelah kode company sudah dipilih, klik tombol process. Tampilanlayar setelah kita klik tombol process akan tampak seperti pada gambar 4. gambar 4Setelah kita menentukan company dari user group tersebut, maka selanjutnya kita tentukan program-program apa saja yang ada dalam user group tersebut dengan klik tombol program . Tampilan layarselanjutnya akan tampak seperti pada gambar 5. 359 | P a g e
  • 360. gambar 5Pada bagian ini kita harus menentukan terlebih dahulu modul apa yang akan didapat oleh user grouptersebut.Untuk menentukan program-program dari user group tersebut, kita klik code program yang tersedia dikolom available, kemudian klik tombol . Setelah kode program sudah dipilih, klik tombol process.Tampilan layar setelah kita klik tombol process akan tampak seperti pada gambar 6. 360 | P a g e
  • 361. gambar 6Langkah selanjutnya kita harus menentukan access dari masing-masing program yang boleh dilakukan olehuser nantinya, dengan klik tombol access . Tampilan layar akan tampak seperti pada gambar 7.Untuk menentukan access apa yang akan didapat oleh user nantinya, kita klik kode access yang tersedia dikolom available, kemudian klik tombol . Setelah kode access sudah dipilih, klik tombol process.Tampilan layar setelah kita klik tombol process akan tampak seperti pada gambar 8. gambar 7 361 | P a g e
  • 362. gambar 8Apabila kita menginginkan untuk melakukan perubahan terhadap data user group telah disimpan di programini, kita dapat melakukan hal tersebut dengan klik tombol modify . Pada program ini hanya beberapa bagianfield isian saja yang dapat diupdate, yaitu field isian yang open (dapat diupdate). Tampilan layar apabila kitaklik tombol modify akan tampak seperti pada gambar 9. gambar 9Bila perubahan data telah dilakukan, klik tombol save untuk menyimpan data yang telah dibuat. Apabilasetelah kita klik tombol modify, namun kita tidak jadi untuk melakukan perubahan data, maka kita kliktombol cancel. 362 | P a g e
  • 363. 7. COUNTRY TABLEProgram ini digunakan untuk menginput daftar nama-nama negera beserta dengan propinsi atau state yangada dinegara tersebut.Untuk memulai pengisian data, kita klik tombol maka tampilan layar akan tampak seperti pada gambar 1. gambar 1Pada bagian ini, beberapa field yang harus diisi antara lain :Code Diisi dengan kode negara yang akan dipakai.Name Diisi dengan nama negara tersebut.Nationality Diisi dengan kebangsaan dari negara tersebut.Language Diisi dengan bahasa dari negara tersebut. Pilihan pada field ini didapat dari hasil maintain data di program GSM1000 – global table.Currency Diisi dengan kode mata uang dari negara tersebut. Pilihan pada field ini didapat dari hasil maintain data di program GSM0500 – currency table.Phone Diisi dengan kode telpon international negara tersebut.Time Difference Diisi dengan perbedaan waktu antara negara tersebut dengan Indonesia.Setelah semua field yang diperlukan telah terisi, klik tombol save untuk menyimpan data yang telah dibuat.Untuk mengakhiri pengisian, klik tombol . Tampilan layar setelah klik tombol cancel akan tampak sepertipada gambar 2. 363 | P a g e
  • 364. gambar 2Untuk menginput data propinsi atau state dari negara tersebut, kita klik tombol state lalu klik tombol Addnew . Tampilan layar kemudian akan tampak seperti pada gambar 3. gambar 3Pada bagian ini, beberapa field yang harus diisi antara lain :Code Diisi dengan kode state yang akan dipakai.Name Diisi dengan nama dari state tersebut. 364 | P a g e
  • 365. Phone Diisi dengan kode telepon dari state tersebut.Time Difference Diisi dengan perbedaan waktu antara state tersebut dengan tempat hotel berada.Setelah semua field yang diperlukan telah terisi, klik tombol save untuk menyimpan data yang telah dibuat.Untuk mengakhiri pengisian, klik tombol cancel . Tampilan layar setelah klik tombol cancel akan tampakseperti pada gambar 4. gambar 4Apabila kita menginginkan untuk melakukan perubahan terhadap data country yang telah disimpan diprogram ini, kita dapat melakukan hal tersebut dengan klik tombol modify .Pada program ini hanya beberapa bagian field isian saja yang dapat diupdate, yaitu field isian yang open(dapat diupdate). Tampilan layar apabila kita klik tombol modify akan tampak seperti pada gambar 5. Gambar 5 365 | P a g e
  • 366. Bila perubahan data telah dilakukan, klik tombol save untuk menyimpan data yang telah dibuat. Apabilasetelah kita klik tombol modify, namun kita tidak jadi untuk melakukan perubahan data, maka kita kliktombol cancel. 366 | P a g e
  • 367. 8. SOURCE OF BUSINESS MASTERProgram ini digunakan untuk memasukkan data source dari mana reservasi tamu tersebut didapatkan.Untuk memulai pengisian data, kita klik tombol maka tampilan layar akan tampak seperti pada gambar 1. gambar 1Pada bagian ini beberapa field yang harus diisi antara lain :Type Field isian untuk menentukan tipe dari source tersebut apakah sebagai primary atau sebagai secondary.Code Diisi dengan kode source yang akan digunakan.Description Diisi dengan keterangan dari kode source tersebut.Setelah semua field yang diperlukan telah terisi, klik tombol save untuk menyimpan data yang telah dibuat.Bila ingin mengisikan data source of business berikutnya, isikan kembali data pada field yang telah tersedia,lalu klik tombol save. Untuk mengakhiri pengisian, klik tombol cancel. Tampilan layar setelah klik tombolcancel akan tampak seperti pada gambar 2. 367 | P a g e
  • 368. Gambar 2Selanjutnya kita harus menentukan source of business secondary yang dimiliki oleh source of businessprimary yang ada, dengan klik tombol child, dimana tampilan layar selanjutnya akan tampak seperti padagambar 3. gambar 3Untuk menentukan source of business secondary yang masuk dalam source of business primary tersebut,pilih terlebih dahulu source of business secondary yang tersedia di kolom available, kemudian klik tombol . Setelah semua source of business secondary yang termasuk dalam source of business primary sudahdipilih, klik tombol process.Untuk mengeluarkan source of business secondary yang sudah dipilih keluar source of business primary,pilih terlebih dahulu source of business secondary yang ada di kolom selected, kemudian klik tombol . 368 | P a g e
  • 369. Kemudian klik tombol process. Tampilan layar setelah kita klik tombol process akan tampak seperti padagambar 4. gambar 4Apabila kita menginginkan untuk melakukan perubahan terhadap data-data yang telah disimpan di programini, kita dapat melakukan hal tersebut dengan klik tombol modify.Pada program ini hanya beberapa bagian field isian saja yang dapat diupdate, yaitu field isian yang open(dapat diupdate). Tampilan layar apabila kita klik tombol modify akan tampak seperti pada gambar 5. gambar 5Bila perubahan data telah dilakukan, klik tombol save untuk menyimpan data yang telah dibuat. Apabilasetelah kita klik tombol modify, namun kita tidak jadi untuk melakukan perubahan data, maka kita kliktombol cancel. 369 | P a g e
  • 370. 9. PAYMENT TYPE MASTERProgram ini digunakan untuk menentukan tipe pembayaran yang akan digunakan di outlet beserta batasan-batasan yang diperkenankan. Program ini nantinya akan berkaitan dengan program PSM0100 (pos systemparameter), PST0100 (retail transaction) serta PST0200 (restaurant transaction).Untuk memulai pengisian data, kita klik tombol maka tampilan layar akan tampak seperti padagambar 1. gambar 1Pada bagian ini beberapa field yang harus diisi antara lain :Code Diisi dengan kode dari tipe payment yang akan dibuat.Description Diisi dengan keterangan dari kode tersebut.Valid From Diisi dengan tanggal dimulainya tipe payment tersebut berlaku.Valid To Diisi dengan tanggal berakhirnya tipe payment tersebut.Allowed Payment Merupakan pilihan untuk menentukan kode tipe payment tersebut nantinya dapat dibayar dengan jenis payment apa. Terdapat beberapa pilihan antara lain : - Cash - Credit Card - City Ledger - Room folio - Group Master Folio - Banquet Folio - Apartment Folio - Package - Deposit - House Ledger - House Use - Complimentary - Entertain - Golf Personal Folio - Golf Group FolioSetelah semua field yang diperlukan telah terisi seperti isian pada gambar 2. 370 | P a g e
  • 371. gambar 2Klik tombol untuk menyimpan data yang telah dibuat. Bila ingin mengisikan data payment typeberikutnya, isikan kembali data pada field yang telah tersedia, lalu klik tombol save. Untuk mengakhiripengisian, klik tombol . Tampilan layar setelah klik tombol cancel akan tampak seperti pada gambar3. gambar 3Apabila kita menginginkan untuk melakukan perubahan terhadap data service yang telah disimpan diprogram ini, kita dapat melakukan hal tersebut dengan klik tombol . Pada program ini hanyabeberapa bagian field isian saja yang dapat diupdate, yaitu field isian yang open (dapat diupdate). Tampilanlayar apabila kita klik tombol modify akan tampak seperti pada gambar 4. 371 | P a g e
  • 372. Bila perubahan data telah dilakukan, klik tombol untuk menyimpan data yang telah dibuat.Apabila setelah kita klik tombol modify, namun kita tidak jadi untuk melakukan perubahan data, maka kitaklik tombol . gambar 4Setelah kita membuat kode payment type, selanjutnya kita harus menentukan di outlet mana saja, kodepayment type tersebut akan digunakan. Untuk memulainya, klik tombol kemudian klik tombol dan layar akan tampak seperti pada gambar 5. gambar 5Pada bagian ini field yang harus diisi antara lain : 372 | P a g e
  • 373. Outlet Diisi dengan kode dari outlet yang akan menggunakan kode payment type tersebut. Kode outlet ini di dapat dari hasil maintain di program PSM1000 (outlet master).With Approval Merupakan pilihan apakah pada saat menggunakan kode payment type ini untuk transaksi akan memerlukan approval atau tidak.Setelah field yang diperlukan telah terisi, klik tombol untuk menyimpan data yang telah dibuat.Bila ingin mengisikan outlet berikutnya, isikan kembali data pada field yang telah tersedia, lalu klik tombolsave. Untuk mengakhiri pengisian, klik tombol . Tampilan layar pada bagian list setelah kliktombol cancel akan tampak seperti pada gambar 6. gambar 6Langkah selanjutnya, kita harus menentukan untuk service category apa saja yang dipakai pada kodepayment type yang digunakan pada outlet itu. Untuk memulai pengisian service category, klik tombol lalu klik tampilan layar akan tampak seperti pada gambar 7. 373 | P a g e
  • 374. gambar 7Pada bagian ini beberapa field yang harus diisi antara lain :Service Category 1 Diisi dengan kode service category 1 yang telah dimaintain di program PSM0700 (service category 1 & 2 table).Service Category 2 Diisi dengan kode service category 2 yang telah dimaintain di program PSM0700 (service category 1 & 2 table).Cost Price Merupakan pilihan apakah harga yang akan diambil untuk kode payment type ini harga dasar (cost price) atau harga jual di outlet. Apabila pada field ini terdapat tanda , berarti yang diambil adalah harga cost price.% Discount Diisi dengan jumlah persentase discount yang akan dikenakan apabila jenis payment type tersebut merupakan payment type discount.Including Merupakan pilihan apakah harga untuk payment type yang dipilih sudah termasuk service charge dan tax atau tidak termasuk. Apabila terdapat tanda , berarti harga sudah termasuk service charge ataupun tax1.Namun kita dapat juga melakukan beberapa isian sekaligus, klik tombol selanjutnya tampilan layarakan tampak seperti pada gambar 8 374 | P a g e
  • 375. gambar 8Untuk pengisian field field seperti Discount, Time, service dan tax sama seperti penjelasan sebelumnya.Namun untuk pengisian category dapat kita lakukan seperti petintah berikut ini : 1. Klik category yang telah dipilih sebelumnya, kemudian tekan tombol , selanjutnya category akan ditampilkan pada window selected 2. Lakukan perintah tersebut diatas untuk memilih category category yang lain, sehingga tampilan seperti tampak pada gambar 9 gambar 9Selanjutnya klik tombol , jika proses telah selesai klik tombol dan tampilanpada option list akan tampak seperti pada gambar 10. 375 | P a g e
  • 376. gambar 10 376 | P a g e
  • 377. 10. SERVICE CATEGORY 1 & 2 TABLEProgram ini digunakan untuk menentukan kategori 1 serta kategori 2 yang akan dipakai dalampengelompokan service-service di outlet. Program ini nantinya akan berkaitan dengan program PSM0200(payment type master) dan PSM1000 (outlet master).Untuk memulai pengisian data, kita klik tombol maka tampilan layar akan tampak seperti padagambar 1. gambar 1Pada bagian ini beberapa field yang harus diisi antara lain :Code Diisi dengan kode dari kategori 1 yang akan digunakanDescription Diisi dengan keterangan dari kode yang akan digunakan.Type Merupakan pilihan, kategori 1 tersebut termasuk dalam type outlet apa. Pilihan type ini didapat dari hasil maintain di program PSM1900 (outlet type table) yang harus dimaintain terlebih dahulu.Setelah semua field yang diperlukan telah terisi, klik tombol untuk menyimpan data yang telahdibuat. Bila ingin mengisikan data kategori 1 berikutnya, isikan kembali data pada field yang telah tersedia,lalu klik tombol save. Untuk mengakhiri pengisian, klik tombol . Tampilan layar setelah klik tombolcancel akan tampak seperti pada gambar 2. gambar 2Setelah kita maintain data kategori 1, selanjutnya kita harus maintain juga kategori 2 yang akan digunakan.Untuk memulai pengisian data kategori 2, klik tombol kemudian klik tombol dan tampilanlayar akan tampak seperti pada gambar 3. 377 | P a g e
  • 378. gambar 3Pada bagian ini field yang harus diisi antara lain :Code Diisi dengan kode dari kategori 2 yang akan digunakan.Description Diisi dengan keterangan dari kategori 2 yang akan digunakan.Setelah semua field yang diperlukan telah terisi seperti tampak pada tampilan gambar 4 gambar 4Klik tombol untuk menyimpan data yang telah dibuat. Bila ingin mengisikan data kategori 2berikutnya, isikan kembali data pada field yang telah tersedia, lalu klik tombol save. Untuk mengakhiripengisian, klik tombol . Tampilan layar pada field list setelah klik tombol cancel akan tampakseperti pada gambar 5. 378 | P a g e
  • 379. gambar 5 379 | P a g e
  • 380. 11. SERVICE CATEGORY 3 MASTERProgram ini digunakan untuk menentukan kategori 3 yang akan dipakai dalam pengelompokan service-service di outlet tertentu.Pada bagian ini kita tentukan dahulu kode outlet yang akan kita setup kategorinya, dengan klik tombolpada field Outlet. Untuk memulai pengisian kategori 3, kita klik tombol maka tampilan layar akantampak seperti pada gambar 1. gambar 2Pada bagian ini terdapat beberapa field isian antara lain :Code Diisi dengan kode kategori 3 yang akan digunakan pada outlet tersebut.Description Diisi dengan keterangan dari kode kategori 3 tersebut.Setelah semua field yang diperlukan telah terisi, klik tombol untuk menyimpan data yang telahdibuat. Bila ingin mengisikan data kategori 3 berikutnya, isikan kembali data pada field yang telah tersedia,lalu klik tombol save. Untuk mengakhiri pengisian, klik tombol . Tampilan layar setelah klik tombolcancel akan tampak seperti pada gambar 2. gambar 2Selanjutnya kita akan menentukan kode service mana saja yang akan masuk dalam kode kategori 3 tersebut,dengan klik tombol dimana tampilan layar akan tampak seperti pada gambar 3. 380 | P a g e
  • 381. gambar 3Untuk menentukan kode service mana saja yang masuk dalam kategori 3 itu, pilih terlebih dahulu kodeservice yang tersedia di kolom available, kemudian klik tombol .Setelah semua kode service yang masuk dalam kategori 3 sudah dipilih, klik tombol . Untukmengeluarkan kode service yang sudah dipilih keluar dari kategori 3, pilih terlebih dahulu kode service yangada di kolom selected, kemudian klik tombol dan klik . 381 | P a g e
  • 382. 12. SERVICE TABLEProgram ini digunakan untuk mempersiapkan data-data services yang akan digunakan untuk transaksi dioutlet. Semua data services yang akan dipakai di masing-masing outlet akan diinput di program ini.Sedangkan di program berikutnya PSM1000 (outlet master) services yang telah dimaintain di program iniakan di assign ke masing-masing outlet.Untuk memulai pengisian data, kita klik tombol maka tampilan layar akan tampak seperti padagambar 1. gambar 1Pada bagian ini terdapat beberapa field yang harus diisi, antara lain :Code Diisi dengan kode service yang akan digunakan.Description Diisi dengan keterangan dari kode service tersebut.Short Name Diisi dengan nama pendek dari kode service tersebut.Open Service Merupakan pilihan apakah service tersebut sifatnya open atau tidak. Bila terdapat tanda , maka service tersebut bersifat open dan user dapat melakukan perubahan terhadap description serta harga apabila service tersebut digunakan dalam transaksi di outlet.Mat. Cost Diisi dengan harga pokok atau harga dasar dari service tersebut yang nantinya akan digunakan sebagai cost price only.Add. Cost Diisi dengan biaya lain-lain yang mengikuti service tersebut apabila ada.Cooking Time Diisi dengan waktu yang dibutuhkan untuk memasak service tersebut.Pada program ini terdapat 3 field isian untuk price yang price 1, price 2 dan price 3, dimana pada masing-masing field price kita diharuskan mengisikan tanggal mulai berlakunya price serta nominal dari pricetersebut. Untuk price 2 dan price 3 bersifat optional, artinya bisa diisi ataupun tidak bergantung kepentingandari company.Valid From Diisi dengan tanggal mulai berlakunya harga tersebut.Price Diisi dengan harga jual service tersebut di outlet. 382 | P a g e
  • 383. Currency Diisi dengan mata uang yang akan digunakan dalam transaksi.Serv Chg Merupakan pilihan apakah harga service tersebut sudah termasuk service charge (include) ataukah harga service tersebut belum termasuk service charge (exclude) ataukah harga service tersebut tidak dikenakan service charge (none).Tax1 Merupakan pilihan apakah harga service tersebut sudah termasuk tax1 (include) ataukah harga service tersebut belum termasuk tax1 (exclude) ataukah harga service tersebut tidak dikenakan tax1 (none).Tax2 Merupakan pilihan apakah harga service tersebut sudah termasuk tax2 (include) ataukah harga service tersebut belum termasuk tax2 (exclude) ataukah harga service tersebut tidak dikenakan tax2 (none).Setelah semua field yang diperlukan telah terisi, klik tombol untuk menyimpan data yang telahdibuat. Bila ingin mengisikan data service berikutnya, isikan kembali data pada field yang telah tersedia, laluklik tombol save. Untuk mengakhiri pengisian, klik tombol . Tampilan layar setelah klik tombolcancel akan tampak seperti pada gambar 2.Apabila kita menginginkan untuk melakukan perubahan terhadap data service yang telah disimpan diprogram ini, kita dapat melakukan hal tersebut dengan klik tombol . Pada program ini hanyabeberapa bagian field isian saja yang dapat diupdate, yaitu field isian yang open (dapat diupdate). Tampilanlayar apabila kita klik tombol modify akan tampak seperti pada gambar 3.Bila perubahan data telah dilakukan, klik tombol untuk menyimpan data yang telah dibuat.Apabila setelah kita klik tombol modify, namun kita tidak jadi untuk melakukan perubahan data, maka kitaklik tombol . 383 | P a g e
  • 384. gambar 2gambar 3 384 | P a g e
  • 385. 13. OUTLET MASTERProgram ini digunakan untuk mempersiapkan data-data yang berkaitan dengan outlet seperti nama outlet,pembagian time zone, penentuan approval serta service apa saja yang akan dijual di outlet tersebut.Untuk memulai pengisian data, kita klik tombol maka tampilan layar akan tampak seperti padagambar 1. gambar 1Pada bagian entry ini beberapa field yang harus diisi antara lain :Code Diisi dengan kode dari outlet yang akan dipakai.Description Diisi dengan keterangan dari kode outlet tersebut.Short Name Diisi dengan nama pendek dari kode outlet tersebut.Type Diisi dengan type dari outlet tersebut. Pilihan type outlet didapat dari hasil maintain di program PSM1900 – outlet type table.Using Tables Merupakan pilihan apakah outlet tersebut akan menggunakan meja atau tidak. Apabila terdapat tanda berarti outlet tersebut menggunakan meja.Number of Diisi dengan berapa jumlah kursi yang ada di outlet bila outletSeat tersebut menggunakan meja.Inventory Diisi dengan kode warehouse tempat menyimpan barang-barang yangWarehouse akan digunakan oleh outlet tersebut. Pilihan warehouse ini didapat dari hasil maintain di program SSM7900 – warehouse master.Department Diisi dengan kode department dari outlet tersebut. Pilihan deparment ini didapat dari hasil maintain di program SSM0400 – Department Master.Default Field isian untuk menentukan default dari payment yang akanPayment dipergunakan, namun saat transaksi nanti payment ini dapat dirubah sesuai dengan kondisi yang ada. Pilihan payment ini didapat dari hasil maintain di program HSM1700 – payment term master.Next Order No Field isian untuk menentukan nomor order untuk transaksi berikutnya. Bila diisi, maka nomor yang diisikan tersebut yang akan dipakai saat ada transaksi di outlet tersebut. Bila dikosongkan, maka 385 | P a g e
  • 386. saat ada transaksi, penomoran akan diberikan secara otomatis oleh system.% Service Diisi dengan berapa persen jumlah service charge yang akanCharge dikenakan terhadap harga setiap service yang dijual di outlet tersebut. Hal ini berkaitan dengan maintain di program PSM0900 – service table, apakah harge service tersebut sudah termasuk service dan tax atau belum.% Tax1 Diisi dengan berapa persen jumlah tax1 yang akan dikenakan terhadap harga setiap service yang dijual di outlet tersebut. Hal ini berkaitan dengan maintain di program PSM0900 – service table, apakah harge service tersebut sudah termasuk service dan tax atau belum.% Tax2 Diisi dengan berapa persen jumlah tax2 yang akan dikenakan terhadap harga setiap service yang dijual di outlet tersebut. Hal ini berkaitan dengan maintain di program PSM0900 – service table, apakah harge service tersebut sudah termasuk service dan tax atau belum.Using Time Field isian untuk menentukan apakah transaksi di outlet nantinyaZone akan dibagi berdasarkan time zone. Apabila terdapat tanda berarti outlet tersebut menggunakan pembagian time zone dan selanjutnya harus menentukan pada jam berapakah masing-masing time zone tersebut berlaku.Group of Field isian untuk menentukan kode audit distribution yang akanCharge menampung data transaksi apabila ada transaksi di outlet tersebut.Pada program ini kita juga dapat menentukan apakah saat ada transaksi seperti cancel bill memerlukanapproval atau tidak. Tampilan layar untuk bagian approval akan tampak seperti pada gambar 2. gambar 2Pada program ini transaksi yang dapat diberi approval antara lain : - Change Service - Remove Service - Cancel Payment - Cancel Bill - Duplicate Bill - Cancel Order with Bill - Cancel Order without BillTerdapat 3 pilihan untuk menentukan approval terhadap transaksi tersebut :Without approval Artinya bila terjadi transaksi-transaksi seperti diatas, maka tidak diperlukan approval untuk melakukannya. 386 | P a g e
  • 387. With approval Artinya bila terjadi transaksi-transaksi seperti diatas, maka diperlukan approval dari supervisor untuk melakukannya.Not allowed Artinya bila terjadi transaksi-transaksi seperti diatas, maka user tidak diperbolehkan untuk melakukannya. Pada folder Print Setting seperti yang tampak pada gambar 3, ini beberapa field yang harus diisi antara lain : Field isian untuk menentukan apakah dalam setiap transaksi di outletPrint Bill tersebut harus melakukan print bill. Bila terdapat tanda berarti setiap transaksi harus melakukan print bill. Bill Type Field isian untuk menentukan type dari bill yang akan digunakan, apakah roll atau slip. Bill Length Field untuk menentukan berapa panjang maksimal bill yang akan dicetak. Print Field isian untuk menentukan apakah dalam setiap transaksi perlu Settlement melakukan print settlement. Ada 3 pilihan yaitu never (setiap ada transaksi tidak perlu melakukan print settlement), always (setiap ada transaksi harus selalu melakukan print settlement) dan optional (setiap ada transaksi terdapat pilihan untuk melakukan print settlement atau tidak). Bill Message Field untuk menentukan apakah dalam setiap bill yang akan dicetak terdapat message. Bila ingin menampilkan message di bill, maka kita harus melakukan maintain message tersebut di program SSM1200 – message master. Bila dikosongkan maka bill yang dicetak tidak terdapat message. File Name Field untuk menentukan nama file format report yang akan digunakan untuk mencetak bill, settlement, payment serta folio. gambar 3Setelah semua field yang diperlukan telah terisi, klik tombol untuk menyimpan data yang telahdibuat. Untuk mengakhiri pengisian, klik tombol . Tampilan layar setelah klik tombol cancel akantampak seperti pada gambar 4, 5 dan 6. 387 | P a g e
  • 388. gambar 4gambar 5 388 | P a g e
  • 389. gambar 6Pada program ini kita dapat juga menentukan service category apa saja yang ada di outlet tersebut. Untukmemulai pengisian service category yang akan dipakai kita klik tombol lalu klik tombol .Tampilan layar selanjutnya akan tampak seperti pada gambar 7. gambar 7Pada bagian ini beberapa field yang harus diisi antara lain :Category 1 Diisi dengan kode category 1 yang akan dipakai. Pilihan category 1 ini didapat dari hasil maintain di program PSM0700 – service category 1 & 2 table.Category 2 Diisi dengan kode category 1 yang akan dipakai. Pilihan category 1 ini didapat dari hasil maintain di program PSM0700 – service category 1 389 | P a g e
  • 390. & 2 table.% Revenue Field isian untuk menentukan berapa persen jumlah revenue yang akan diperoleh oleh outlet tersebut bila ada transaksi untuk category tersebut.Journal Group Field isian untuk menentukan journal group apa yang akan menampung data transaksi bila ada transaksi terhadap category tersebut.Tax 1 Field isian untuk menentukan journal group tax 1 apa yang akan menampung data transaksi bila ada transaksi terhadap category tersebut.Tax 2 Field isian untuk menentukan journal group tax 2 apa yang akan menampung data transaksi bila ada transaksi terhadap category tersebut.Base On Bagian Base On digunakan untuk menentukan pembagian revenue untuk pihak ketiga akan berdasarkan sales atau profit. Pilih pada field Sales, Service Charge, Tax 1, Tax 2 dan Discount dengan Price bila ingin pembagian revenue untuk pihak ketiga berdasarkan sales dan pilih dengan Profit bila ingin pembagian revenue untuk pihak ketiga berdasarkan profit.Setelah semua field yang diperlukan telah terisi, klik tombol untuk menyimpan data yang telahdibuat. Bila ingin mengisikan category berikutnya, isikan kembali data pada field yang telah tersedia, laluklik tombol save. Untuk mengakhiri pengisian, klik tombol . Tampilan layar setelah klik tombolcancel akan tampak seperti pada gambar 8. gambar 8Pada bagian PSM1500 – outlet category ini kita juga dapat menentukan service-service apa saja yangtermasuk dalam category tersebut yang akan dijual di outlet ini. Untuk memulai pengisian services tersebutklik tombol lalu klik tombol dan tampilan layar akan tampak seperti pada gambar 9. 390 | P a g e
  • 391. gambar 9 Pada bagian entry ini beberapa field yang harus diisi antara lain : Diisi dengan kode service yang akan dijual di outlet tersebut. PilihanService service ini didapat dari hasil maintain di program PSM0900 – service table. Kitch Prn Field isian untuk menentukan di printer mana order akan tercetak bila ingin menggunakan kitchen printer. Product Field isian untuk menentukan kode product dari service tersebut. Kode product ini nantinya yang akan digunakan dalam proses pengadaan barang dan merupakan hasil dari maintain di program SSM7300 – product master. Mat. Cost Diisi dengan harga pokok atau harga dasar dari service tersebut yang nantinya akan digunakan sebagai cost price only.Pada bagian price akan berisi setup harga yang akan dikenakan untuk service tersebut dan setup harga inimengambil hasil setup saat maintain di program PSM0900 – service table.Setelah semua field yang diperlukan telah terisi, klik tombol untuk menyimpan data yang telahdibuat. Bila ingin mengisikan services berikutnya, isikan kembali data pada field yang telah tersedia, laluklik tombol save. Untuk mengakhiri pengisian, klik tombol . Tampilan layar untuk field pricesetelah klik tombol cancel akan tampak seperti pada gambar 10 dan tampilan layar untuk field list tampakseperti pada gambar 11. 391 | P a g e
  • 392. gambar 10Kembali ke program PSM1000 – outlet master, pada program ini kita harus menentukan penomoran mejaapabila setup outlet tersebut menggunakan meja. Namun sebelum menentukan penomoran meja, kita harusmenentukan terlebih dahulu pembagian section pada outlet tersebut, yang nantinya akan menentukan tabletersebut masuk dalam section apa. Untuk memulai menentukan section, kita klik tombol lalu kliktombol dan selanjutnya tampilan layar akan tampak seperti pada gambar 12. gambar 11 392 | P a g e
  • 393. gambar 12Pada bagian ini field yang harus diisi antara lain :Code Diisi dengan kode section yang akan dipakai.Description Diisi dengan keterangan dari kode section tersebut.Setelah semua field telah terisi, klik tombol untuk menyimpan data yang telah dibuat. Bila inginmengisikan section berikutnya, isikan kembali data pada field yang telah tersedia, lalu klik tombol save.Untuk mengakhiri pengisian, klik tombol . Tampilan layar setelah klik tombol cancel akan tampakseperti pada gambar 13. gambar 13Kembali ke tampilan program PSM1000 – outlet master, setelah melakukan setup section, langkah selanjutnya kitaharus membuat penomoran table yang akan digunakan di outlet tersebut. Untuk memulai pengisian nomor tablekita klik tombol lalu klik tombol dan tampilan layar akan tampak seperti pada gambar 14. gambar 14 393 | P a g e
  • 394. Pada bagian ini field yang harus diisi antara lain :Code Diisi dengan nomor meja yang akan digunakan.Section Diisi dengan kode section dimana meja tersebut berada.Setelah semua field telah terisi, klik tombol untuk menyimpan data yang telah dibuat. Bila inginmengisikan nomor table berikutnya, isikan kembali data pada field yang telah tersedia, lalu klik tombol save.Untuk mengakhiri pengisian, klik tombol . Tampilan layar bagian list setelah klik tombol cancelakan tampak seperti pada gambar 15. gambar 15Setelah maintain nomor table di PSM1100 – outlet table seperti gambar diatas, kita melanjutkan kembalimaintain di PSM1200 – outlet section seperti pada gambar 11. Langkah selanjutnya adalah melakukanassignment table ke dalam section yang telah ditentukan. Untuk memulai pengisian kita klik tomboldan layar akan tampil seperti pada gambar 16. gambar 16 394 | P a g e
  • 395. Untuk menentukan table mana saja yang masuk dalam section tersebut, pilih terlebih dahulu kode table yangtersedia di kolom available, kemudian klik tombol . Maka tampilan gambar akan tampak seperti padagambar 17. gambar 17Setelah semua kode table yang termasuk dalam section sudah dipilih, klik tombol . Untukmengeluarkan kode table yang sudah dipilih keluar dari section, pilih terlebih dahulu kode table yang ada dikolom selected, kemudian klik tombol . Kemudian klik tombol .Selain menentukan assignment table, kita dapat juga menentukan waiter maupun waitres yang akan bertugasdi section tersebut. Untuk mengisikan data waiter yang akan bertugas di section tersebut, kita klik tombol dan tampilan layar akan tampak seperti pada gambar 18. gambar 18 395 | P a g e
  • 396. Untuk menentukan waiter siapa saja yang masuk dalam section tersebut, pilih terlebih dahulu kode waiteryang tersedia di kolom available, kemudian klik tombol . Setelah semua kode waiter yang termasukdalam section sudah dipilih, klik tombol . Untuk mengeluarkan kode waiter yang sudah dipilih keluardari section, pilih terlebih dahulu kode waiter yang ada di kolom selected, kemudian klik tombol .Kemudian klik tombol .Pada program PSM1000 – outlet master ini kita dapat pula menentukan tipe pembayaran yang akandigunakan di outlet beserta batasan-batasan yang diperkenankan, dimana data dari tipe pembayaran inidiambil dari hasil maintain di program PSM0200 – Payment Type Master. Untuk memulai pengisian datatipe pembayaran kita klik tombol lalu klik tombol dan tampilan layar akan tampak sepertipada gambar 19. gambar 19Pada bagian ini terdapat beberapa field isian antara lain :Payment Type Diisi dengan kode payment type yang akan dipakai pada outlet tersebut.With Approval Field untuk menentukan apakah untuk penggunaan payment type ini memerlukan approval dari supervisor atau tidak. Apabila terdapat tanda berarti setiap kali akan menggunakan payment type ini harus memerlukan approval dari supervisor.Setelah semua field telah terisi, klik tombol untuk menyimpan data yang telah dibuat. Bila inginmengisikan payment type berikutnya, isikan kembali data pada field yang telah tersedia, lalu klik tombolsave. Untuk mengakhiri pengisian, klik tombol . Tampilan layar bagian list setelah klik tombolcancel akan tampak seperti pada gambar 20. 396 | P a g e
  • 397. gambar 20Langkah selanjutnya, kita harus menentukan untuk service category apa saja yang termasuk pada kodepayment type yang akan digunakan pada outlet itu. Untuk memulai pengisian service category, klik tombol lalu klik tampilan layar akan tampak seperti pada gambar 21. gambar 21Pada bagian ini beberapa field yang harus diisi antara lain :Service Diisi dengan kode service category 1 yang telah dimaintain di programCategory 1 PSM0700 (service category 1 & 2 table).Service Diisi dengan kode service category 2 yang telah dimaintain di programCategory 2 PSM0700 (service category 1 & 2 table).Cost Price Merupakan pilihan apakah harga yang akan diambil untuk kode payment type ini harga dasar (cost price) atau harga jual di outlet. Apabila pada field ini terdapat tanda , berarti yang diambil adalah 397 | P a g e
  • 398. harga cost price.% Discount Diisi dengan jumlah persentase discount yang akan dikenakan apabila jenis payment type tersebut merupakan payment type discount.Including Merupakan pilihan apakah harga untuk payment type yang dipilih sudah termasuk service charge dan tax atau tidak termasuk. Apabila terdapat tanda , berarti harga sudah termasuk service charge ataupun tax1.Start – End Diisi dengan waktu digunakannya payment type tersebut, dari jamTime berapa sampai dengan jam berapa. Biasanya field ini diisi untuk payment type yang digunakan untuk happy hour.Setelah field yang diperlukan telah terisi, klik tombol untuk menyimpan data yang telah dibuat.Bila ingin mengisikan service category berikutnya, isikan kembali data pada field yang telah tersedia, laluklik tombol save. Untuk mengakhiri pengisian, klik tombol . Tampilan layar pada bagian listsetelah klik tombol cancel akan tampak seperti pada gambar 22. gambar 22Pada bagian ini kita dapat juga menggunakan function untuk mempercepat penginputan dataservice category yang termasuk dalam payment type tersebut. Tampilan layar setelah kita klik tombol Rapiddapat kita lihat pada gambar 23. 398 | P a g e
  • 399. gambar 23Pada bagian ini terdapat beberapa field isian antara lain :Cost Price Merupakan pilihan apakah harga yang akan diambil untuk kode payment type ini harga dasar (cost price) atau harga jual di outlet. Apabila pada field ini terdapat tanda , berarti yang diambil adalah harga cost price.% Discount Diisi dengan jumlah persentase discount yang akan dikenakan apabila jenis payment type tersebut merupakan payment type discount.Including Merupakan pilihan apakah harga untuk payment type yang dipilih sudah termasuk service charge dan tax atau tidak termasuk. Apabila terdapat tanda , berarti harga sudah termasuk service charge ataupun tax1.Start – End Diisi dengan waktu digunakannya payment type tersebut, dari jamTime berapa sampai dengan jam berapa. Biasanya field ini diisi untuk payment type yang digunakan untuk happy hour.Setelah mengisi field isian diatas, kita tentukan terlebih dahulu service category 2 yang tersedia di kolomavailable, kemudian klik tombol . Setelah semua service category 2 yang termasuk dalam payment typesudah dipilih, klik tombol . Untuk mengeluarkan service category 2 yang sudah dipilih keluar daripayment type, pilih terlebih dahulu service category 2 yang ada di kolom selected, kemudian klik tombol . Kemudian klik tombol .Berkaitan dengan program PST3300 – Taking Order (3), pada program ini terdapat beberapa functiontambahan, antara lain : Function ini digunakan untuk memaintain data special request yang dapat dipilih pada saat input order di program PST3300. Untuk memulai pengisian data kita klik tombol , dimana tampilan layar akan tampak seperti pada gambar 24. 399 | P a g e
  • 400. gambar 24Pada bagian ini terdapat field isian yaitu : Diisi dengan keterangan atas special request yang akan dipakaiDescription pada program PST3300 nantinya.Setelah field yang diperlukan telah terisi, klik tombol untuk menyimpan data yang telah dibuat. Bilaingin mengisikan special request berikutnya, isikan kembali data pada field yang telah tersedia, lalu kliktombol save. Untuk mengakhiri pengisian, klik tombol . Tampilan layar pada bagian list setelah kliktombol cancel akan tampak seperti pada gambar 25. gambar 25 Function ini digunakan untuk memaintain data category 2 yang dapat dipilih pada saat input order di program PST3300. Untuk memulai pengisian data kita klik tombol , dimana tampilan layar akan tampak seperti pada gambar 26. 400 | P a g e
  • 401. gambar 26Pada bagian ini terdapat beberapa field isian antara lain :Category 1 Diisi dengan kode category 1 yang akan dipakai. Pilihan category 1 ini didapat dari hasil maintain di program PSM0700 – service category 1 & 2 table.Category 2 Diisi dengan kode category 2 yang akan dipakai. Pilihan category 1 ini didapat dari hasil maintain di program PSM0700 – service category 1 & 2 table.Seq. No. Diisi dengan nomor urut sequence yang ingin digunakan untuk category tersebut agar nantinya di program PST3300 dapat tampil urut sesuai dengan nomor sequence yang telah diisikan.Setelah field yang diperlukan telah terisi, klik tombol untuk menyimpan data yang telah dibuat.Bila ingin mengisikan taking order category berikutnya, isikan kembali data pada field yang telah tersedia,lalu klik tombol save. Untuk mengakhiri pengisian, klik tombol . Tampilan layar pada bagian listsetelah klik tombol cancel akan tampak seperti pada gambar 27. gambar 27 401 | P a g e
  • 402. Pada bagian ini kita dapat juga menggunakan function untuk mempercepat penginputan datataking order category. Tampilan layar setelah kita klik tombol Rapid dapat kita lihat pada gambar 28. gambar 28Untuk memulai pengisian data, kita tentukan terlebih dahulu service category 2 yang tersedia di kolomavailable, kemudian klik tombol . Setelah semua service category 2 yang akan ditampilkan sudahdipilih, klik tombol . Untuk membatalkan pemilihan atas service category 2, pilih terlebih dahuluservice category 2 yang ada di kolom selected, kemudian klik tombol . Kemudian klik tombol .Langkah selanjutnya, kita tentukan services yang termasuk pada service category 2 tersebut. Untuk itu kitaklik tombol kemudian klik , dimana tampilan layar akan tampak seperti pada gambar 29. gambar 29 402 | P a g e
  • 403. Pada bagian ini terdapat beberapa field isian antara lain :Category 1 Diisi dengan kode category 1 dari service yang akan dijual pada outlet tersebut..Category 2 Diisi dengan kode category 2 dari service yang akan dijual pada outlet tersebut..Service Diisi dengan kode service yang akan dijual pada outlet tersebut.Seq. No. Diisi dengan nomor urut sequence yang ingin digunakan untuk service tersebut agar nantinya di program PST3300 dapat tampil urut sesuai dengan nomor sequence yang telah diisikan.Setelah field yang diperlukan telah terisi, klik tombol untuk menyimpan data yang telah dibuat.Bila ingin mengisikan service berikutnya, isikan kembali data pada field yang telah tersedia, lalu klik tombolsave. Untuk mengakhiri pengisian, klik tombol . Tampilan layar pada bagian list setelah kliktombol cancel akan tampak seperti pada gambar 30. gambar 30Pada bagian ini kita dapat juga menggunakan function untuk mempercepat penginputan dataservice. Tampilan layar setelah kita klik tombol Rapid dapat kita lihat pada gambar 31. 403 | P a g e
  • 404. gambar 31Untuk memulai pengisian data, kita tentukan terlebih dahulu service yang tersedia di kolom available,kemudian klik tombol . Setelah semua service yang akan ditampilkan sudah dipilih, klik tombol . Untuk membatalkan pemilihan atas service, pilih terlebih dahulu service yang ada di kolomselected, kemudian klik tombol . Kemudian klik tombol . 404 | P a g e
  • 405. 14. OUTLET APPROVALProgram ini digunakan untuk setup siapa saja yang berhak memberikan approval pada outlet tertentu.Program ini nantinya akan berkaitan dengan program PST0200 – Restaurant Transaction dan PST0100 –Retail Transaction. gambar 1Gambar diatas merupakan tampilan awal dari program outlet approval. Untuk memulai input data, kitaisikan dulu kode outlet yang akan diisi person yang berhak untuk memberikan approval. Tampilan layarkemudian akan tampak seperti pada gambar 2. gambar 2Untuk memulai pengisian data, kita klik tombol maka tampilan layar akan tampak seperti padagambar 3. 405 | P a g e
  • 406. gambar 3Untuk menentukan siapa yang berhak melakukan approval di outlet tersebut, kita klik tombol , yangkemudian akan muncul nama-nama dari user yang sudah dimaintain di program GSM0100 – user table.Setelah menentukan nama user, selanjutnya kita tentukan user tersebut dapat memberikan approval untukjenis transaksi apa saja, dengan memberikan tanda pada pilihan transaksi yang telah tersedia.Setelah semua field yang diperlukan telah terisi, klik tombol untuk menyimpan data yang telahdibuat. Bila ingin memasukkan nama user selanjutnya, isikan data user tersebut pada field yang telahtersedia, lalu klik tombol save untuk menyimpan data. Untuk mengakhiri pengisian, klik tombol .Tampilan layar pada bagian list setelah klik tombol cancel akan tampak seperti pada gambar 4. gambar 4 406 | P a g e
  • 407. Sales & Marketing 407 | P a g e
  • 408. 1. CUSTOMER CONTACT PERSON TABLEProgram ini digunakan untuk memasukkan data-data contact person dari customer baik yang sudah menjadicustomer ataupun yang masih prospek, yang nantinya dapat digunakan dalam mailing list ataupun top key.Tampilan dari program ini dapat kita lihat pada gambar 1. gambar 1Sebelum kita mengisikan data contact person dari customer, kita tentukan terlebih dahulu customer manayang akan kita input data contact personnya dan akan diambil dari customer atau prospect denganmengisikan kode customer pada field . Setelah mengisikan kodecustomer, kita klik tombol dan tampilan layar akan tampak seperti pada gambar 2. 408 | P a g e
  • 409. gambar 2Pada bagian ini terdapat beberapa field yang harus diisi antara lain :Person Status : Field untuk menentukan status dari contact person tersebut dalam struktur organisasi customer. Terdapat 2 pilihan yaitu Boss dan Secretary.Person Title : Field untuk menentukan title dari contact person tersebut. Terdapat beberapa pilihan yaitu Mr, Mrs dan Miss.First Name : Diisi dengan nama depan dari contact person tersebut.Last Name : Diisi dengan nama belakang dari contact person tersebut.Position : Diisi dengan jabatan contact person tersebut dalam struktur organisasi customer.Division : Diisi dengan nama divisi dimana contact person tersebut bertugas.Address : Diisi dengan alamat dari contact person tersebut.City : Diisi dengan nama kota dimana contact person tersebut tinggal.Zip Code :Diisi dengan kode pos tempat tinggal contact person tersebut.Phone # :Diisi dengan nomor telephone dari contact person tersebut.Email Address :Diisi dengan alamat email dari contact person tersebut.Mail To :Field untuk menentukan korespondensi via surat akan dialamatkan kemana. Terdapat 2 pilihan yaitu Office dan Residence.Person Religion : Diisi dengan agama dari contact person tersebut.Person Nationality : Diisi dengan kode kewarganegaraan dari contact person tersebut.Person Birth Date : Diisi dengan tanggal lahir dari contact person tersebut.Spouse Title : Diisi dengan title pasangan dari contact person tersebut.Spouse First Name : Diisi dengan nama depan pasangan dari contact person tersebut.Spouse Last Name : Diisi dengan nama belakang pasangan dari contact person tersebut.Spouse Birth Date : Diisi dengan tanggal lahir pasangan dari contact person tersebut.Secretary Code : Diisi dengan nama sekretaris dari contact person apabila pada field person status dipilih boss.Notes : Diisi dengan keterangan terhadap contact person tersebut.Setelah semua field yang diperlukan telah terisi, klik tombol untuk menyimpan data yang telah dibuat.Bila ingin mengisikan data contact person berikutnya, isikan kembali data pada field yang telah tersedia, lalu klik 409 | P a g e
  • 410. tombol save. Untuk mengakhiri pengisian, klik tombol dan tampilan layar akan tampak seperti padagambar 3. gambar 3Pada program ini terdapat juga beberapa tombol function antara lain : Function ini digunakan untuk memasukkan data hobby dari contact person yang ada pada customer tersebut. Tampilan layar setelah kita klik tombol ini dan klik tombol akan tampak seperti pada gambar 4. gambar 4Pada bagian ini terdapat field yang harus diisi yaituHobby Flag Field untuk menentukan hobby dari contact person atau hobby dari spousenya yang akan diinput pada program ini.Hobby Diisi dengan kode hobby yang disenangi oleh contact person tersebut. 410 | P a g e
  • 411. Setelah field yang diperlukan telah terisi, klik tombol untuk menyimpan data yang telah dibuat. Bilaingin mengisikan data hobby dari contact person berikutnya, isikan kembali data pada field yang telahtersedia, lalu klik tombol save. Untuk mengakhiri pengisian, klik tombol dan tampilan layar akantampak seperti pada gambar 5. gambar 5 Function ini digunakan untuk memasukkan data membership club yang diikuti oleh contact person tersebut. Tampilan layar setelah kita klik tombol ini dan klik tombol akan tampak seperti pada gambar 6. gambar 6Pada bagian ini terdapat field yang harus diisi yaituClub Diisi dengan kode club membership yang diikuti oleh contact person.Setelah field yang diperlukan telah terisi, klik tombol untuk menyimpan data yang telah dibuat.Bila ingin mengisikan data club berikutnya dari contact person, isikan kembali data pada field yang telahtersedia, lalu klik tombol save. Untuk mengakhiri pengisian, klik tombol . Function ini digunakan untuk memasukkan data contact person ke dalam mailing list perusahaan. Setelah kita klik tombol ini 411 | P a g e
  • 412. akan tampak tampilan layar seperti pada gambar 7, dimana pada bagian tersebut system menanyakan apakah kita benar akan memasukkan data contact person ke dalam mailing list table. Jika kita benar kita klik tombol YES, jika tidak kita klik tombol NO. gambar 7 Function ini digunakan untuk memasukkan data contact person sebagai top key perusahaan. Setelah kita klik tombol ini akan tampak tampilan layar seperti pada gambar 8. gambar 8Pada bagian ini terdapat beberapa field isian antara lain :Valid From Diisi dengan tanggal berlakunya status top key bagi contact person tersebut di perusahaan.Valid To Diisi dengan tanggal berakhirnya status top key bagi contact person tersebut di perusahaan.Top Key Area Diisi dengan wilayah bagi contact person tersebut.Setelah field yang diperlukan telah terisi, klik tombol untuk menyimpan data yang telah dibuat.Tampilan layar setelah kita memasukkan data tambahan terhadap contact person tadi akan tampak sepertipada gambar 9. 412 | P a g e
  • 413. gambar 9 413 | P a g e
  • 414. 2. TOP KEY MASTERProgram ini digunakan untuk memasukkan data person yang menjadi top key bagi perusahaan.Untuk memulai pengisian data, kita klik tombol maka tampilan layar akan tampak seperti padagambar 1. gambar 1Pada bagian ini terdapat beberapa field isian antara lain :Area : Diisi dengan kode area dari top key yang akan diinput datanya.Title : Diisi dengan title dari person tersebut.First Name : Diisi dengan nama depan dari person tersebut.Surname Name : Diisi dengan nama belakang dari person tersebut.Position : Diisi dengan jabatan person tersebut dalam struktur organisasi customer.Address : Diisi dengan alamat dari person tersebut.City : Diisi dengan nama kota dimana person tersebut tinggal.Zip Code : Diisi dengan kode pos tempat tinggal person tersebut.Phone No : Diisi dengan nomor telephone dari person tersebut.Fax : Diisi dengan nomor faxcimilie dari person tersebutMail To : Field untuk menentukan korespondensi via surat akan dialamatkan kemana. Terdapat 2 pilihan yaitu Office dan Residence.Place Birth : Diisi dengan tempat dimana person tersebut lahir.Date of Birth : Diisi dengan tanggal lahir dari person tersebut.Religion : Diisi dengan agama dari person tersebut.Nationality : Diisi dengan kode kewarganegaraan dari person tersebut.Customer Id : Diisi dengan kode customer dimana person tersebut bekerja.Customer Name : Diisi dengan nama perusahaan dimana person tersebut bekerja. Field ini akan terisi mengikuti cust id yang dipilih.Customer Address : Diisi dengan alamat perusahaan dimana person tersebut bekerja. Field ini akan terisi mengikuti cust id yang dipilih. 414 | P a g e
  • 415. City : Diisi dengan nama kota dimana perusahaan tersebut berada. Field ini akan terisi mengikuti cust id yang dipilih.Phone : Diisi dengan nomor telephone dari perusahaan dimana person tersebut bekerja. Field ini akan terisi mengikuti cust id yang dipilih.Fax : Diisi dengan nomor faxcimilie dari perusahaan dimana person tersebut berkerja. Field ini akan terisi mengikuti cust id yang dipilih.Valid From : Diisi dengan tanggal berlakunya status top key bagi person tersebut di perusahaan.Valid To : Diisi dengan tanggal berakhirnya status top key bagi person tersebut di perusahaan.Source Type : Field untuk menentukan sumber didapatkannya person tersebut dalam top key master ini. Terdapat 2 source yaitu Customer dan Top Key.Setelah field yang diperlukan telah terisi, klik tombol untuk menyimpan data yang telah dibuat.Bila ingin mengisikan data top key berikutnya, isikan kembali data pada field yang telah tersedia, lalu kliktombol save. Untuk mengakhiri pengisian, klik tombol dan tampilan layar akan tampak sepertipada gambar 2. gambar 2 415 | P a g e
  • 416. 3. CUSTOMERProgram ini digunakan untuk memasukkan data customer baik yang sudah disetujui menjadi customerperusahaan maupun yang masih menjadi prospek. Pada program ini kita dapat juga memasukkan informasimengenai contact person, rate serta allotment dari customer tersebut. Informasi detail lainnya mengenaicustomer ini dapat diinput juga melalui program SSM7100 – Customer/Tenant Master.Untuk memulai pengisian data, kita klik tombol maka tampilan layar akan tampak seperti padagambar 1. gambar 1Pada bagian ini terdapat pula 5 folder isian yaitu :Folder 1 : Entry Menampilkan data customer yang sudah diinput.Folder 2 : Customer Untuk menginput data customer seperti customer id, customer name, customer category, currency serta market segment. Tampilan dari folder customer ini dapat dilihat pada gambar 1.Folder 3 : Address – Phone – Attention Untuk menginput data alamat customer beserta nomor telphone dan faxcimili serta alamat email dari customer. Tampilan dari folder address-phone-attention ini dapat dilihat pada gambar 2.Folder 4 : Notes Untuk menginput catatan ataupun keterangan tentang customer tersebut. Tampilan dari folder notes ini dapat kita lihat pada gambar 3. 416 | P a g e
  • 417. Folder 5 : Balance & Tax Information Untuk menampilkan informasi mengenai balance, credit limit serta tax yang dikenakan pada customer tersebut.Pada folder customer seperti yang tampak pada gambar 1, terdapat beberapa field isian antara lain :Customer : Diisi dengan kode customer dan nama dari customer tersebut.Category : Diisi dengan category dari customer tersebut, yang nantinya digunakan untuk mengelompokkan customer saat pencetakan report.Salesman : Diisi dengan kode salesman yang menangani transaksi antara customer dengan perusahaan anda.Line Of Business : Diisi dengan bidang usaha dari customer tersebut.Market Segment : Diisi dengan market segment dari customer tersebut.Customer Type : Field isian untuk menentukan tipe dari customer tersebut. Terdapat 2 pilihan yaitu : 1 – Sales/Marketing Customer tersebut masih dalam tahap pengenalan. 2 – Prospek Customer tersebut masih prospek, belum merupakan customer reguler dimana perusahaan anda melakukan pendekatan agar dapat melakukan transaksi customer tersebut.Corporate : Field isian untuk menentukan apakah customer tersebut masuk dalam kelompok corporate atau tidak. Apabila customer merupakan customer dalam kelompok corporate maka kita harus memberikan tanda pada field ini.Credit Card : Field isian untuk menentukan apakah customer tersebut masuk dalam kelompok credit card atau tidak. Apabila customer merupakan customer dalam kelompok credit card maka kita harus memberikan tanda pada field ini.Employee : Field isian untuk menentukan apakah customer tersebut masuk dalam dalam kelompok employee atau tidak. Apabila customer merupakan customer dalam kelompok employee maka kita harus memberikan tanda pada field ini.Travel Agent : Field isian untuk menentukan apakah customer tersebut masuk dalam kelompok travel agent atau tidak. Apabila customer merupakan customer dalam kelompok travel agent maka kita harus memberikan tanda pada field ini.Selanjutnya isilah field field diatas seperti terlihat pada gambar 2 417 | P a g e
  • 418. gambar 2 gambar 3Pada folder address-phone-attention seperti yang tampak pada gambar 3, terdapat beberapa field isian antaralain :Address Diisi dengan alamat dari customer, kota, kode pos, negara serta propinsi dimana customer tersebut berada.Phone Diisi dengan nomor telephone dari customer tersebut.Facsimile Diisi dengan nomor fax dari customer tersebut.e-mail Diisi dengan alamat e-mail dari customer tersebut (bila ada).Selanjutnya isilah field field diatas seperti terlihat pada gambar 4 418 | P a g e
  • 419. gambar 4 gambar 5Pada folder notes seperti yang tampak pada gambar 5, terdapat field isian yaitu :Notes Diisi dengan keterangan lengkap mengenai customer tersebut.Setelah semua field yang diperlukan telah terisi, klik tombol untuk menyimpan data yang telahdibuat. Untuk mengakhiri pengisian, klik tombol . Tampilan layar setelah klik tombol cancel untuklayar isian customer dan address akan tampak seperti pada gambar 6 dan 7. 419 | P a g e
  • 420. gambar 6 gambar 7Pada program ini terdapat juga beberapa function yang dapat digunakan antara lain : Function ini digunakan untuk memasukkan data contact person dari customer tersebut. Tampilan layar setelah kita klik tombol ini dan klik tombol dapat kita lihat pada gambar 8. 420 | P a g e
  • 421. gambar 8Pada bagian ini terdapat beberapa field isian antara lain :Person Status : Field untuk menentukan status dari contact person tersebut dalam struktur organisasi customer. Terdapat 2 pilihan yaitu Boss dan Secretary.Person Title : Field untuk menentukan title dari contact person tersebut. Terdapat beberapa pilihan yaitu Mr, Mrs dan Miss.First Name : Diisi dengan nama depan dari contact person tersebut.Last Name : Diisi dengan nama belakang dari contact person tersebut.Position : Diisi dengan jabatan contact person tersebut dalam struktur organisasi customer.Division : Diisi dengan nama divisi dimana contact person tersebut bertugas.Address : Diisi dengan alamat dari contact person tersebut.City : Diisi dengan nama kota dimana contact person tersebut tinggal.Zip Code : Diisi dengan kode pos tempat tinggal contact person tersebut.Phone # : Diisi dengan nomor telephone dari contact person tersebut.Email Address : Diisi dengan alamat email dari contact person tersebut.Mail To : Field untuk menentukan korespondensi via surat akan dialamatkan kemana. Terdapat 2 pilihan yaitu Office dan Residence.Person Religion : Diisi dengan agama dari contact person tersebut.Person Nationality : Diisi dengan kode kewarganegaraan dari contact person tersebut.Person Birth Date : Diisi dengan tanggal lahir dari contact person tersebut.Spouse Title : Diisi dengan title pasangan dari contact person tersebut.Spouse First Name : Diisi dengan nama depan pasangan dari contact person tersebut.Spouse Last Name : Diisi dengan nama belakang pasangan dari contact person tersebut.Spouse Birth Date : Diisi dengan tanggal lahir pasangan dari contact person tersebut.Secretary Code : Diisi dengan nama sekretaris dari contact person apabila pada field person status dipilih boss.Notes : Diisi dengan keterangan terhadap contact person tersebut.Setelah semua field yang diperlukan telah terisi (lihat SSM0200-Customer Contact Person Table), kliktombol untuk menyimpan data yang telah dibuat. Bila ingin mengisikan data contact person 421 | P a g e
  • 422. berikutnya, isikan kembali data pada field yang telah tersedia, lalu klik tombol save. Untuk mengakhiripengisian, klik tombol . Function ini digunakan untuk memasukkan data sales call dari salesman terhadap customer tersebut. Tampilan layar setelah kita klik tombol ini dan klik tombol dapat kita lihat pada gambar 9. gambar 9Pada bagian ini terdapat beberapa field isian antara lain :Salesman ID Diisi dengan kode salesman yang melakukan sales call.Call Date Diisi dengan tanggal dilakukannya sales call tersebut.Contact Name Diisi dengan nama contact person dari customer yang dihubungi oleh salesman.Position Diisi dengan posisi dari contact person.Phone Number Diisi dengan nomor telphone dari contact person tersebut.Action Diisi dengan kegiatan yang dilakukan oleh salesman terhadap customer tersebut.Call Activity Type Field untuk menentukan jenis dari call activity yang dilakukan oleh salesman. Terdapat beberapa pilihan yaitu Telemarketing dan Sales Call.Next Call Date Diisi dengan tanggal dilakukannya sales call berikutnya terhadap customer tersebut.Next Action Diisi dengan kegiatan apa yang akan dilakukan saat sales call berikutnya.Notes Diisi dengan keterangan mengenai sales call tersebut.Setelah semua field yang diperlukan telah terisi, klik tombol untuk menyimpan data yang telahdibuat. Bila ingin mengisikan data sales call berikutnya, isikan kembali data pada field yang telah tersedia,lalu klik tombol save. Untuk mengakhiri pengisian, klik tombol . Function ini digunakan untuk memasukkan data top key dari customer tersebut. Tampilan layar setelah kita klik tombol ini dan klik tombol dapat kita lihat pada gambar 10. 422 | P a g e
  • 423. gambar 10Pada bagian ini terdapat beberapa field isian antara lain :Area : Diisi dengan kode area dari top key yang akan diinput datanya.Title : Diisi dengan title dari person tersebut.First Name : Diisi dengan nama depan dari person tersebut.Surname Name : Diisi dengan nama belakang dari person tersebut.Position : Diisi dengan jabatan person tersebut dalam struktur organisasi customer.Address : Diisi dengan alamat dari person tersebut.City : Diisi dengan nama kota dimana person tersebut tinggal.Zip Code : Diisi dengan kode pos tempat tinggal person tersebut.Phone No : Diisi dengan nomor telephone dari person tersebut.Fax : Diisi dengan nomor faxcimilie dari person tersebutMail To : Field untuk menentukan korespondensi via surat akan dialamatkan kemana. Terdapat 2 pilihan yaitu Office dan Residence.Place Birth : Diisi dengan tempat dimana person tersebut lahir.Date of Birth : Diisi dengan tanggal lahir dari person tersebut.Religion : Diisi dengan agama dari person tersebut.Nationality : Diisi dengan kode kewarganegaraan dari person tersebut.Customer Address : Diisi dengan alamat perusahaan dimana person tersebut bekerja. Field ini akan terisi mengikuti cust id yang dipilih.City : Diisi dengan nama kota dimana perusahaan tersebut berada. Field ini akan terisi mengikuti cust id yang dipilih.Phone : Diisi dengan nomor telephone dari perusahaan dimana person tersebut bekerja. Field ini akan terisi mengikuti cust id yang dipilih.Fax : Diisi dengan nomor faxcimilie dari perusahaan dimana person tersebut berkerja. Field ini akan terisi mengikuti cust id yang dipilih.Valid From : Diisi dengan tanggal berlakunya status top key bagi person tersebut di perusahaan.Valid To : Diisi dengan tanggal berakhirnya status top key bagi person tersebut di perusahaan.Source Type : Field untuk menentukan sumber didapatkannya person tersebut dalam top key master ini. Terdapat 2 source yaitu Customer dan Top Key. 423 | P a g e
  • 424. Setelah semua field yang diperlukan telah terisi (Lihat SMM0500-Tope Key Master), klik tomboluntuk menyimpan data yang telah dibuat. Bila ingin mengisikan data top key berikutnya, isikan kembali datapada field yang telah tersedia, lalu klik tombol save. Untuk mengakhiri pengisian, klik tombol . Function ini digunakan untuk memasukkan data rate yang didapatkan oleh customer tersebut. Tampilan layar setelah kita klik tombol ini dan klik tombol dapat kita lihat pada gambar 11. gambar 11Pada bagian ini terdapat beberapa field isian antara lain :Agreement Number : Diisi dengan nomor agreement yang sudah disetujui oleh kedua belah pihak.Agreement Date : Diisi dengan tanggal agreement tersebut.Valid From : Diisi dengan tanggal berlakunya agreement tersebut.Valid To : Diisi dengan tanggal berakhirnya agreement tersebut.Setelah semua field yang diperlukan telah terisi, klik tombol untuk menyimpan data yang telahdibuat. Kemudian kita klik tombol untuk memasukkan data detail agreement yang telah disetujui,dimana tampilan layar akan tampak seperti pada gambar 12. 424 | P a g e
  • 425. gambar 12Pada bagian ini terdapat beberapa field isian yaitu :Room Type : Diisi dengan tipe kamar yang dipilih oleh customer pada saat akan menginap nantinya.Rate Type : Field untuk menentukan jenis dari rate yang akan digunakan oleh customer. Terdapat 2 pilihan yaitu Room Only (hanya harga kamar saja) dan Package (termasuk services).Package : Diisi dengan kode package yang akan dikenakan kepada customer nantinya. Field ini akan aktif jika pada option rate type dipilih package.Currency : Diisi dengan kode mata uang yang digunakan dalam transaksi tersebut.Amount Type : Field untuk menentukan apakah harga yang dikenakan akan +/+ (belum termasuk tax dan service) atau Nett (sudah termasuk tax dan service).Kemudian kita harus mengisikan detail harga kamar yang dikenakan kepada customer tersebut seperti yangterlihat pada folder table di gambar 13. 425 | P a g e
  • 426. gambar 13Pada bagian ini terdapat beberapa field isian antara lain :Adult 1 : Diisi dengan harga untuk orang dewasa pertama.Adult 2 : Diisi dengan harga untuk orang dewasa kedua.Add. Adult : Diisi dengan harga bila ada tambahan orang dewasa.Child : Diisi dengan harga untuk anak-anak.Setelah semua field yang diperlukan telah terisi, klik tombol untuk menyimpan data yang telahdibuat. Bila ingin mengisikan data detail agreement berikutnya, isikan kembali data pada field yang telahtersedia, lalu klik tombol . Untuk mengakhiri pengisian, klik tombol . Function ini digunakan untuk memasukkan data jatah kamar yang didapat oleh customer tersebut dalam range tanggal tertentu. Tampilan layar setelah kita klik tombol ini dapat kita lihat pada gambar 14. 426 | P a g e
  • 427. gambar 14Pada bagian ini terdapat beberapa field isian antara lain :Agreement Number : Diisi dengan nomor agreement yang sudah disetujui oleh kedua belah pihak.Agreement Date : Diisi dengan tanggal agreement tersebut.Valid From : Diisi dengan tanggal berlakunya agreement tersebut.Valid To : Diisi dengan tanggal berakhirnya agreement tersebut.Notes : Diisi dengan keterangan terhadap allotment ini.Setelah semua field yang diperlukan telah terisi seperti terlihat pada tampilan gambar 15, klik tombol untuk menyimpan data yang telah dibuat. Kemudian kita klik tombol dan untukmemasukkan data detail allotment agreement yang telah disetujui, dimana tampilan layar akan tampakseperti pada gambar 16. gambar 15 427 | P a g e
  • 428. gambar 16Pada bagian ini terdapat beberapa field isian antara lain :Room Type : Diisi dengan tipe kamar yang dipilih oleh customer pada saat akan menginap nantinya.Valid From : Diisi dengan tanggal berlakunya agreement tersebut.Valid To : Diisi dengan tanggal berakhirnya agreement tersebut.Cut Off Date : Diisi dengan jumlah kamar yang diberikan kepada customer sampai batas waktu yang telah ditentukan.Room Contract : Diisi dengan jumlah kamar yang diberikan kepada customer tersebut dalam range tanggal yang telah ditentukan.Room Estimate : Diisi dengan jumlah kamar yang kemungkinan dapat digunakan oleh customer tersebut.Setelah semua field yang diperlukan telah terisi, klik tombol untuk menyimpan data yang telahdibuat. Bila ingin mengisikan data detail agreement berikutnya, isikan kembali data pada field yang telahtersedia, lalu klik tombol . Untuk mengakhiri pengisian, klik tombol . Function ini digunakan untuk menampilkan reservasi yang telah dilakukan oleh customer tersebut dalam range tanggal tertentu. Pada funtion ini kita perlu mengisikan range tanggal reservasi kemudian kita klik tombol . Tampilan layar setelah kita klik tombol find dapat kita lihat pada gambar 17. Untuk melihat detail data reservasinya, kita klik tombol . 428 | P a g e
  • 429. gambar 17 Function ini digunakan untuk menampilkan data tamu yang berasal dari customer yang sudah pernah menginap di hotel. Function ini digunakan untuk menampilkan summary dari produktivitas customer dalam periode tertentu. Function ini digunakan untuk memasukkan komisi yang akan didapatkan oleh customer. Tampilan layar setelah kita klik tombol ini dan dapat kita lihat pada gambar 18. gambar 18Pada bagian ini terdapat beberapa field isian antara lain :Valid From Diisi dengan tanggal berlakunya komisi bagi customer tersebut.Commision Diisi dengan persentase komisi yang didapatkan oleh customer tersebut dari total revenue yang didatangkan. 429 | P a g e
  • 430. Setelah semua field yang diperlukan telah terisi seperti terlihat pada gambar 19 gambar 19Klik tombol untuk menyimpan data yang telah dibuat. Bila ingin mengisikan data detail agreementberikutnya, isikan kembali data pada field yang telah tersedia, lalu klik tombol save. Untuk mengakhiripengisian, klik tombol . Function ini digunakan untuk memasukkan data customer tersebut ke dalam modul general information sehingga dapat diakses oleh pihak yang membutuhkan informasi mengenai customer tersebut. 430 | P a g e
  • 431. 4. SALES CALLProgram ini digunakan untuk memasukkan data kegiatan yang telah dan akan dilakukan oleh salesman padatanggal tertentu.Untuk memulai pengisian data, kita klik tombol maka tampilan layar akan tampak seperti padagambar 1. gambar 1Pada bagian ini terdapat beberapa field isian antara lain :Customer ID : Diisi dengan kode customer yang telah atau akan dijadikan tujuan dari sales call tersebut.Customer Type : Field untuk menentukan jenis dari customer tersebut. Terdapat 2 pilihan yaitu Customer dan Prospect.Salesman ID : Diisi dengan kode salesman yang melakukan sales call.Call Date : Diisi dengan tanggal dilakukannya sales call tersebut.Contact Name : Diisi dengan nama contact person dari customer yang dihubungi oleh salesman.Position : Diisi dengan posisi dari contact person.Phone Number : Diisi dengan nomor telphone dari contact person tersebut.Action : Diisi dengan kegiatan yang dilakukan oleh salesman terhadap customer tersebut.Call Activity Type : Field untuk menentukan jenis dari call activity yang dilakukan oleh salesman. Terdapat beberapa pilihan yaitu Telemarketing, Sales Call, Entertain dan Site Inspection.Next Call Date : Diisi dengan tanggal dilakukannya sales call berikutnya terhadap customer tersebut.Next Action : Diisi dengan kegiatan apa yang akan dilakukan saat sales call berikutnya.Notes : Diisi dengan keterangan mengenai sales call tersebut.Setelah semua field yang diperlukan telah terisi seperti terlihat pada gambar 2 431 | P a g e
  • 432. gambar 2Klik tombol untuk menyimpan data yang telah dibuat. Bila ingin mengisikan data sales callberikutnya, isikan kembali data pada field yang telah tersedia, lalu klik tombol save. Untuk mengakhiripengisian, klik tombol dimana tampilan layar akan tampak seperti pada gambar 3. gambar 3Apabila kita menginginkan untuk melakukan perubahan terhadap data sales call yang telah disimpan diprogram ini, kita dapat melakukan hal tersebut dengan klik tombol . Pada program ini hanyabeberapa bagian field isian saja yang dapat diupdate, yaitu field isian yang open (dapat diupdate). Tampilanlayar apabila kita klik tombol modify akan tampak seperti pada gambar 4. 432 | P a g e
  • 433. gambar 4Bila perubahan data telah dilakukan, klik tombol untuk menyimpan data yang telah dibuat.Apabila setelah kita klik tombol modify, namun kita tidak jadi untuk melakukan perubahan data, maka kitaklik tombol . 433 | P a g e
  • 434. 5. CUSTOMER CONTACT PERSONProgram ini digunakan untuk menampilkan daftar contact person dari masing-masing customer yang telahditentukan. Tampilan dari program ini dapat kita lihat pada gambar 1. gambar 1Pada bagian ini terdapat beberapa field isian antara lain :Customer Flag : Field untuk menentukan contact person dari customer dengan status apa yang akan ditampilkan. Terdapat 3 pilihan yaitu Customer, Prospect dan All.From – To Customer : Diisi dengan kode customer yang akan ditampilkan data contact personnya, dari customer apa sampai dengan apa. Jika hanya ingin menampilkan contact person dari satu customer saja, maka pada field from – to customer diisi dengan kode customer yang sama.Print with Address and Notes : Field untuk menentukan apakah dalam report ini akan ditampilkan juga alamat dan notes dari contact person tersebut. Jika ingin menampilkan alamat dan notes kita pilih YES dan jika tidak ingin menampilkan kita pilih NO.Hasil report ini dapat dicetak dalam 3 media yaitu :Printer Report tersebut akan dicetak melalui printer yang telah ditentukan sebelumnya.Screen Report tersebut akan tampil di layar komputer saja. (Gambar 2)File Hasil report yang diinginkan akan berbentuk file dengan extention tertentu yang telah kita pilih. Pada option ini, kita diharuskan memberikan nama file dan menentukan format dari file tersebut. 434 | P a g e
  • 435. gambar 2 435 | P a g e
  • 436. 6. TOP KEY MASTER REPORTProgram ini digunakan untuk menampilkan daftar top key pada area yang telah ditentukan. Tampilan dariprogram ini dapat kita lihat pada gambar 1. gambar 1Pada bagian ini terdapat beberapa field isian antara lain :Top Key Area Code : Diisi dengan kode area dari top key yang akan ditampilkan di report.From – To Top Key Code : Diisi dengan kode top key yang akan ditampilkan, dari kode top key berapa sampai dengan berapa. Jika hanya ingin menampilkan satu kode top key saja, maka pada field from – to top key code diisi dengan kode top key yang sama.Hasil report ini dapat dicetak dalam 3 media yaitu :Printer Report tersebut akan dicetak melalui printer yang telah ditentukan sebelumnya.Screen Report tersebut akan tampil di layar komputer saja.File Hasil report yang diinginkan akan berbentuk file dengan extention tertentu yang telah kita pilih. Pada option ini, kita diharuskan memberikan nama file dan menentukan format dari file tersebut. Gambar 2 436 | P a g e
  • 437. 7. SALES CALL REPORTProgram ini digunakan untuk menampilkan aktivitas yang telah dilakukan oleh salesman dalam rangetanggal tertentu. Tampilan dari program report ini dapat kita lihat pada gambar 1. gambar 1Pada bagian ini terdapat beberapa field isian antara lain :From – To Date : Diisi dengan tanggal aktivitas salesman yang akan ditampilkan, dari tanggal berapa sampai dengan berapa. Jika hanya ingin menampilkan satu tanggal aktivitas saja maka pada field from – to date diisi dengan tanggal yang sama.By Salesman : Field untuk menentukan laporan ini akan ditampilkan berdasarkan salesman.From – To Sales : Diisi dengan kode sales yang akan ditampilkan aktivitasnya, dari kode sales berapa sampai dengan berapa. Jika hanya ingin menampilkan satu kode sales saja maka pada field from – to sales diisi dengan kode sales yang sama.By Customer : Field untuk menentukan laporan ini akan ditampilkan berdasarkan customer dimana sales tersebut melakukan aktivitas.From – To Customer : Diisi dengan kode customer yang akan ditampilkan aktivitas dari sales, dari kode customer apa sampai dengan apa. Jika hanya ingin menampilkan satu kode customer saja maka pada field from – to customer diisi dengan kode customer yang sama. 437 | P a g e
  • 438. Hasil report ini dapat dicetak dalam 3 media yaitu :Printer Report tersebut akan dicetak melalui printer yang telah ditentukan sebelumnya.Screen Report tersebut akan tampil di layar komputer saja. ( Gambar 2 )File Hasil report yang diinginkan akan berbentuk file dengan extention tertentu yang telah kita pilih. Pada option ini, kita diharuskan memberikan nama file dan menentukan format dari file tersebut. Gambar 2 438 | P a g e

×