Organización Convención

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Organización Convención

  1. 1. I Convención Anual Socios ONG Bizkaia Idoia Mañes Esnaola Proyecto Fin de Master Comunicación, Organización de Eventos y Protocolo ESDEN
  2. 2. I Convención Anual Socios ONG Bizkaia Introducción Este documento es la presentación correspondiente al Proyecto Fin de Máster elaborado para el Máster en Comunicación, Organización de Eventos y Protocolo de ESDEN. El nombre de la ONG que se usó para el proyecto, así como el resto de marcas utilizadas han sido eliminadas por no contar con su consentimiento expreso. El proyecto no llegó a llevarse a cabo. Idoia Mañes
  3. 3. I Convención Anual Socios ONG Bizkaia Proyecto Fundamentación I Convención Anual de Socios ONG Bizkaia Conocimiento interno de la entidad Necesidad real de una nueva estrategia
  4. 4. Crear sentimiento de pertenencia Convencer de ser la ONG adecuada Fortalecer la imagen Fomentar la participación 2. Dossier técnico 3. Patrocinio 4. Planificación 5. Ejecución 1. Definición I Convención Anual Socios ONG Bizkaia 6. Finalización ONG Bizkaia I Convención Anual de Socios/as Aniversario Inmigración Descripción Objetivos
  5. 5. 2. Dossier técnico 3. Patrocinio 4. Planificación 5. Ejecución 1. Definición I Convención Anual Socios ONG Bizkaia 6. Finalización Fecha Lugar Perfil público objetivo Mediados de marzo Presentación Memoria Anual Palacio de Congresos Euskalduna Sala A3 Hombre 40 años Residente en Bilbao, Uribealdea y Margen Izquierda
  6. 6. 2. Dossier técnico 3. Patrocinio 4. Planificación 5. Ejecución 1. Definición I Convención Anual Socios ONG Bizkaia 6. Finalización Presupuesto Presupuesto basado en el patrocinio de empresas colaboradoras de la entidad: Total: 32.000 euros
  7. 7. 2. Dossier técnico 3. Patrocinio 4. Planificación 5. Ejecución 1. Definición I Convención Anual Socios ONG Bizkaia 6. Finalización D.A.FO. Debilidades Amenazas Oportunidades Fortalezas Falta de experiencia Escaso tiempo Escasa implicación de Dirección Conocimiento interno de ONG Herramientas adecuadas Ilusión y ganas Posicionarse como Expertos Reconocimiento de ONG
  8. 8. 2. Dossier técnico 3. Patrocinio 4. Planificación 5. Ejecución 1. Definición I Convención Anual Socios ONG Bizkaia 6. Finalización Enfoque estratégico interno Enfoque estratégico externo Reto interno Sólida imagen de ONG Socios/as con antigüedad Elevado número de asistentes Experiencia y credibilidad Reconquistar a los/as socios/as antigüos Convencer a los/as nuevos/as socios/as Fortalecer la imagen de la entidad Relacionar a los/as socios/as Fomentar la participación Repercusión social
  9. 9. 2. Dossier técnico 3. Patrocinio 4. Planificación 5. Ejecución 1. Definición I Convención Anual Socios ONG Bizkaia 6. Finalización Enfoque creativo Ambiente cálido y cercano Transparencia Participación Aniversario inmigración Sentimiento de orgullo
  10. 10. 2. Dossier técnico 3. Patrocinio 4. Planificación 5. Ejecución 1. Definición I Convención Anual Socios ONG Bizkaia 6. Finalización Objetivos Crear un sentimiento de orgullo y pertenencia Mejor percepción de la entidad Medición de objetivos Encuestas de satisfacción Número de asistentes y demanda Repercusión mediática Descripción del evento
  11. 11. 2. Dossier técnico 3. Patrocinio 4. Planificación 5. Ejecución 1. Definición I Convención Anual Socios ONG Bizkaia 6. Finalización Descripción del evento Programa general 1. Llegada de invitados y reparto documentación 2. Puzzle 3. Danza boliviana 4. Bienvenida 5. Presentación de la jornada 6. Vídeo resumen del año 7. Presentación de la memoria anual 8. Concurso “Conozco ONG” 9. Presentación proyectos 10. Almuerzo 11. Concurso “Conozco ONG 12. Mesa redonda 13. Discurso “Personaje Famoso” 14. Homenaje socio antiguo 15. Agradecimientos y foto de familia
  12. 12. Plan de comunicación 2. Dossier técnico 3. Patrocinio 4. Planificación 5. Ejecución 1. Definición I Convención Anual Socios ONG Bizkaia 6. Finalización Comunicación interna Objetivos Dar a conocer el evento Asistencia de 100 socios/as Sentimiento de pertenencia Acciones Emails a trabajadores/as y voluntarios/as Cartas invitación Invitaciones y llamadas Dossier informativo Cartas de agradecimiento
  13. 13. Plan de comunicación 2. Dossier técnico 3. Patrocinio 4. Planificación 5. Ejecución 1. Definición I Convención Anual Socios ONG Bizkaia 6. Finalización Comunicación externa Objetivos Fortalecer la imagen Apariciones positivas en MdC Atraer nuevos socios/as Acciones Notas de prensa Publicidad en prensa Publicidad en radio Banner en web patrocinadores Contacto con ponentes e invitado Contacto con patrocinadores
  14. 14. Plan de comunicación 2. Dossier técnico 3. Patrocinio 4. Planificación 5. Ejecución 1. Definición I Convención Anual Socios ONG Bizkaia 6. Finalización Plan de medios Cadena Ser Radio Euskadi Cadena Ser Radio Euskadi 12 de marzo El Correo Deia 20 minutos 13 de marzo 855,66 € Presupuesto Total
  15. 15. 2. Dossier técnico 3. Patrocinio 4. Planificación 5. Ejecución 1. Definición I Convención Anual Socios ONG Bizkaia 6. Finalización Categoría de patrocinio Presupuesto solicitado Patrocinador principal Patrocinadores Patrocinador principal 8.000 € + Gastos de envío Patrocinadores 8.000 €
  16. 16. 2. Dossier técnico 3. Patrocinio 4. Planificación 5. Ejecución 1. Definición I Convención Anual Socios ONG Bizkaia 6. Finalización Prestaciones Dossier informativo Acreditaciones Invitaciones Carteles y Plotters Gráficas en prensa Cuñas de radio Notas de prensa Cartas de agradecimiento Derecho de uso del logo de la Convención Reconocimiento como colaborador
  17. 17. 2. Dossier técnico 3. Patrocinio 4. Planificación 5. Ejecución 1. Definición I Convención Anual Socios ONG Bizkaia 6. Finalización Tabla de tareas Seguimiento Tabla semanal para ONG Bizkaia
  18. 18. 2. Dossier técnico 3. Patrocinio 4. Planificación 5. Ejecución 1. Definición I Convención Anual Socios ONG Bizkaia 6. Finalización Riesgos Recibir archivos con antelación Incompatibilidad archivos informáticos Firma de contrato con detalles Conflicto patrocinadores Llamadas telefónicas Escasos asistentes Indicarles menor tiempo Exceso en intervenciones Envío de taxi Retraso invitado honor Sustituto o disculpas Ausencia ponentes No incluir en programación Ausencia grupo danza Tiempo de margen Retraso de invitados Tiempo de margen Retrasos de imprenta Revisión equipos Fallos técnicos
  19. 19. Medios materiales Medios humanos Personal organización (8) Personal ONG (16) Profesionales(4) 2. Dossier técnico 3. Patrocinio 4. Planificación 5. Ejecución 1. Definición I Convención Anual Socios ONG Bizkaia 6. Finalización Logística
  20. 20. 2. Dossier técnico 3. Patrocinio 4. Planificación 5. Ejecución 1. Definición I Convención Anual Socios ONG Bizkaia 6. Finalización Presupuesto GASTOS 3% Imprevistos 16% Gastos generales 16% I.V.A. Total 37027,3 Personal 8000 Profesionales 11304 Espacios 4651 Documentación 3437 Publicidad 856
  21. 21. 2. Dossier técnico 3. Patrocinio 4. Planificación 5. Ejecución 1. Definición I Convención Anual Socios ONG Bizkaia 6. Finalización Presupuesto INGRESOS Total 37120 Patrocinio 8000 x4 16% I.V.A.
  22. 22. 2. Dossier técnico 3. Patrocinio 4. Planificación 5. Ejecución 1. Definición I Convención Anual Socios ONG Bizkaia 6. Finalización Protocolos Ponentes Recordatorio dos días antes y envío de indicaciones Recibimiento en puerta de entrada y Sala VIP 1. Un miembro de inmigración de ONG 2. Un representante del Observatorio Vasco de Inmigración 3. Un representante de otra ONG 4. Una persona inmigrantes beneficiada con las ayudas de ONG Bizkaia.
  23. 23. 2. Dossier técnico 3. Patrocinio 4. Planificación 5. Ejecución 1. Definición I Convención Anual Socios ONG Bizkaia 6. Finalización Protocolos Invitado de honor Envío de taxi Recibimiento en puerta del Palacio Sala VIP Bailarines bolivianos Convocarles con varias horas de antelación Disponibilidad de vestuarios Socio homenajeado Mismo trato que el resto de socios/as En su defecto, un familiar En su ausencia, el siguiente socio/a más antiguo
  24. 24. 2. Dossier técnico 3. Patrocinio 4. Planificación 5. Ejecución 1. Definición I Convención Anual Socios ONG Bizkaia 6. Finalización Protocolos Asistentes no invitados Comprobación en base de datos Acreditaciones en blanco Idioma En documentos: castellano y euskera En convención: castellano Almuerzo Restaurante Jauregia Mesas redondas sin orden adjudicado Minuta para cada comensal
  25. 25. 2. Dossier técnico 3. Patrocinio 4. Planificación 5. Ejecución 1. Definición I Convención Anual Socios ONG Bizkaia 6. Finalización Post-evento Medios de comunicación Nota de prensa Socios Carta de agradecimiento, balance y fotos Buzón sugerencias Patrocinadores Carta de agradecimiento Dossier con balance y evaluación
  26. 26. 2. Dossier técnico 3. Patrocinio 4. Planificación 5. Ejecución 1. Definición I Convención Anual Socios ONG Bizkaia 6. Finalización Post-evento Palacio Euskalduna y Restaurante Jauregia Carta de agradecimiento Ponentes e invitado Carta de agradecimiento ONG Bizkaia Evaluación final
  27. 27. 2. Dossier técnico 3. Patrocinio 4. Planificación 5. Ejecución 1. Definición I Convención Anual Socios ONG Bizkaia 6. Finalización Reunión interna Reunión con cliente Documentos Memoria interna Memoria Económica Memoria para Clliente Histórico
  28. 28. I Convención Anual Socios ONG Bizkaia Conclusiones Reto para la empresa organizadora Trabajo hacia los/as socios/as Necesidad de la nueva estrategia Oportunidad de tener una visión “real” Agradecimientos Ainhoa Resa Gotzon González Profesores

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