Comment s'adapter aux nouveaux besoins des entreprises en termes de projets collaboratifs et à la multitude des outils Web 2.0 qui sont offert aux entreprises ?Quel projet collaboratif comptez-vous mettre en œuvre ? Nos experts en projets collaboratifs illumineront votre lanterne en vous faisant part des bénéfices que vous apportent la mise en place de projets collaboratifs de type Wiki.

1. Webinaire
Projets collaboratifs :
Quels bénéfices pour votre entreprise ?
Tendances & retours d’expériences
Bertrand Dauvillier – Gabriel Séjournant
28 avril 2011
1

2. Bienvenue
Bienvenue à tous
La saga de webinaires Atlassian
Épisode 2 :
Projets collaboratifs : Quels bénéfices pour votre entreprise ?
Tendances & retours d’expériences
Présenté par
Bertrand Dauvillier Julie MAGGI Gabriel Séjournant
Confluence Business Marketing & Consultant en projets
Developper Communication collaboratifs
2

3. Déroulement du webinaire
Tous les participants sont en mode « mute » : il est donc inutile de parler. Si
vous rencontrez des difficultés, je vous invite à faire vos requêtes via le chat.
Une phase de questions / réponses de 15min est prévue à la fin de la
présentation.
Pour poser vos questions, rien de plus simple : utilisez la fenêtre prévu à cet
effet à n’importe quel moment durant la présentation. Les questions seront
triées pendant la présentation.
Cette présentation est enregistrée
3

4. Sommaire :
Tendance : Des usages, une convergence :
 Wiki
 GED
 CMS
 RSE
Une nouvelle façon de collaborer avec des outils web 2.0
 Un modèle : Wikipédia
 Logiques d’utilisation
 Apports et bénéfices
Changer sa façon de penser
 Un savoir construit par le collectif
 Les métadonnées une navigation transverse
 Un système ouvert
 Plus qu’un logiciel, une communauté
 Exemple d’utilisation d’un plugin
Quelques repères :
 Les 7 péchés capitaux
 Risques et Besoins
 Idées reçues
Quelques exemples de projets mis en place
4

5. Introduction :
• Utilisateurs
• Textes
• Commentaires • Sécurité
• Tableaux
• Étiquettes (labels) • Pages Modèles
• Images
…
• Power point
Méta Administration • Vidéos
données
Contenus
Fonctionnalités
• Activités récente
• Profil
• Suivi des nouveautés
• Favoris et pages favorites
…
RSE CMS Wiki GED
Confluence, un outil participatif, évolutif, paramétrable selon vos besoins
5

6. Usage Wiki :
Une page simple
et claire avec
pourtant…
4 intervenants
4 versions de la page,
modifiée et enrichie
progressivement
Des Commentaires
pour ajouter une
information
supplémentaire
distincte
6

7. Usage GED :
7

8. Usage GED :
Traçabilité
des
documents
par
versions,
auteurs,
dates
8

9. Usage CMS :
Des modèles de
pages pré établis
faciles à créer
Modèle Résultat
9

10. Usage RSE :
Un profil
Permet de suivre
l’activité d’un
utilisateur et de se
créer un réseau
personnalisé avec des
personnes partageant
des problématiques
proches
Une
communication
rapide et fluide
pour
désengorger les
boites mails
10

11. Usage RSE :
Une remontée des
informations
automatiques pour
des informations à
jour
Une humanisation
des collaborateurs.
Des profils saisis par
les utilisateurs, pour
une meilleure mise
en valeur.
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12. Sommaire :
Tendance : Des usages, une convergence :
 Wiki
 GED
 CMS
 RSE
Une nouvelle façon de collaborer avec des outils web 2.0
 Un modèle : Wikipédia
 Logiques d’utilisation
 Apports et bénéfices
Changer sa façon de penser
 Un savoir construit par le collectif
 Les métadonnées une navigation transverse
 Un système ouvert
 Plus qu’un logiciel, une communauté
 Exemple d’utilisation d’un plugin
Quelques repères :
 Les 7 péchés capitaux
 Risques et Besoins
 Idées reçues
Quelques exemples de projets mis en place
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13. Un modèle : Wikipédia
Outils collaboratifs « PRODUCTION »
les WIKIS
Le Wiki : outil collaboratif du web 2
Permet une représentation thématique / représentation chronologique (Blog)
Exemple phare : WIKIPÉDIA
- Un des sites les plus consultés au monde :
- 400 millions de visiteurs uniques en novembre 2010
- 5ème site le plus visité dans le monde
Wikipedia a déjà engendré des centaines de projets wikis
13

14. Un modèle : Wikipédia
14

15. Logiques d’utilisation :
Plusieurs logiques d’utilisation doivent être possibles
Accéder& Trouver & Diffuser & Valoriser &
contribuer interroger alerter évaluer
Je recherche des J’accède à la liste Je contacte les
Contacter acteurs sur des des contacts bonnes personnes
critères précis pertinents
Je définis mon profil Je suis informé
Ecouter de centres d’intérêt & directement via
domaines d’expertise E-mail
Je consulte les J’exporte et je
S’informer contributions réutilise le
qui m’intéressent Je contacte l’auteur contenu pertinent
de la contribution
qui m’intéresse
Je recherche les J’accède et je lis les J’apporte mes
Rechercher connaissances connaissances utiles commentaires et
pertinentes pour moi mon appréciation
Solliciter Je recherche les Je pose L’expert est sollicité
. débats similaires sur une question dynamiquement L’expert me répond
une expertise. le forum
Les autres acteurs
intéressés sont
informés et répondent
Je créé une L’expert est sollicité L’expert peut
apporter un
Contribuer nouvelle publication pour validation commentaire
Les personnes Les abonnés peuvent
intéressées sont commenter et
alertées par e-mail évaluer la contribution
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16. Apports et bénéfices :
Pour l’entreprise Pour les collaborateurs
• Espace de travail pour chaque entité, départements
• Une information centralisée
• Amélioration de la productivité des équipes car
baisse des pertes de temps liés à la lenteur de la • Un process de validation amélioré
circulation des informations et documents
• Une mise en valeur de ses connaissances
• Gains de productivité grâce à l’expérience
collaborateur • Une humanisation des collaborateurs
• Communication performante et directe : baisse des • Meilleur suivi de l’information
• Gestion des versions
pertes, des déformations et des transformations des
informations
• Recherche des informations rapide et efficace
•Fin de la duplication des informations
• Maintien de la sécurité / protection des
informations
• Plus d’implication des collaborateurs dans les projets
• Gestion des droits flexibles
• Gestion de la visibilité des informations flexible
• Création de domaines d’expertise
•Amélioration de la relation Client / Partenaires
•Travail sur l’image de marque et la notoriété de la
société
• Implication des clients et partenaires dans
l’avancement des projets
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17. Sommaire :
Tendance : Des usages, une convergence :
 Wiki
 GED
 CMS
 RSE
Une nouvelle façon de collaborer avec des outils web 2.0
 Un modèle : Wikipédia
 Logiques d’utilisation
 Apports et bénéfices
Changer sa façon de penser
 Un savoir construit par le collectif
 Les métadonnées une navigation transverse
 Un système ouvert
 Plus qu’un logiciel, une communauté
 Exemple d’utilisation d’un plugin
Quelques repères :
 Les 7 péchés capitaux
 Risques et Besoins
 Idées reçues
Quelques exemples de projets mis en place
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18. Le web 2.0, vers une nouvelle
façon de penser :
Méthode classique Méthode collaborative
Une organisation
hiérarchique
Une hiérarchie des
informations
Une même information n’aura pas le même degré
d’importance selon les individus mais le besoin d’y
avoir accès reste constant.
C’est donc une nouvelle façon de concevoir
l’information et son partage qui se met en place
18

19. Un savoir construit
par le collectif :
Liste des différentes contributeurs
L’intérêt de l’entreprise est
commun à l’ensemble des
collaborateurs.
Son savoir est son patrimoine,
enrichi par les expériences
Commentaires
individuelles.
Un sujet peut être traité de
plusieurs points de vue :
• Commercial
• RH
• Opérationnel
Les informations habituellement
explosées et difficiles d’accès
sont enrichies et réunies
Étiquettes (labels) / thématiques Rating, notation par les
La pertinence des informations lecteurs
vient de l’estimation des
utilisateurs et des métadonnées
fluidifiant le process de
validation
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20. Les métadonnées vers une
navigation transverse :
Les méta données vers une navigation transverse
Liste de contenus
créés par un
utilisateur
Le sens ne provient pas
seulement du contenu mais
aussi de son contexte.
Les métadonnées permettent Liste de contenus
une navigation souple avec des récemment mis à jour
liens dépassant ceux de la
hiérarchie.
Les informations obtenues Labels en rapport
permettent de mieux rebondir avec la page créée
et d’obtenir des informations
complémentaires selon les
centres d’intérêts et les
problématiques.
Pages avec un label
commun
20

21. Le 2.0 un système ouvert :
Le 2.0 un système ouvert
Intérieur Extérieur
Intranet
Wiki
Autres outils Confluence
Extranet
Applications métiers
« La connaissance est le seul bien qui s’accroit lorsqu’on le partage »
Socrate
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22. Plus qu’un logiciel,
une communauté :
Confluence est extensible via un système de plugins :
Plus de 300 plugins disponibles.
Certains sont payants, d’autres gratuits.
On peut classer les plugins en grandes familles :
Mise en forme de texte (Composition plugin, LaTeX, Scaffolding, …)
Ajout de fonctionnalités (Ad hoc Workflows, Copy page Tree, …)
Dynamisation (Rate Plugin, IM Presence, Sticky Notes, …)
Intégration (Remote API, Confluence CLI, …)
Recherche avancée (InstantSearch, Advanced Search, …)
Layouts et thèmes (Clickr, Intranet Theme, Theme Builder, …)
Intégration de systèmes externes (Twitter, Salesforce, Wave, Flash, …)
Modèles de pages (Software Development, Human Resources, …)
Outils graphiques (balsamiq Mockups, gliffy, …)
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23. Exemple d’utilisation d’un
plugin :
23

24. Sommaire :
Tendance : Des usages, une convergence :
 Wiki
 GED
 CMS
 RSE
Une nouvelle façon de collaborer avec des outils web 2.0
 Un modèle : Wikipédia
 Logiques d’utilisation
 Apports et bénéfices
Changer sa façon de penser
 Un savoir construit par le collectif
 Les métadonnées une navigation transverse
 Un système ouvert
 Plus qu’un logiciel, une communauté
 Exemple d’utilisation d’un plugin
Quelques repères :
 Les 7 péchés capitaux
 Risques et Besoins
 Idées reçues
Quelques exemples de projets mis en place
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25. Les 7 péchés capitaux :
1. L’orgueil (superbia) :
Un logiciel n’est pas une solution miracle, une mise à disposition n’implique pas
nécessairement une implication des utilisateurs; il est nécessaire de s’impliquer et
de convaincre
2. L’avarice (avaritia) :
Avec les réseaux sociaux d’entreprise, le savoir, la connaissance sont partagés et il s’agit
bien de lutter contre les volontés éparses d’appropriation et de conservation de
l’information à des fins uniquement personnelles.
3. L’envie (invidia) :
Sans aller jusqu’à l’abnégation (ce que personne ne demande, ni même ne souhaite), il
nous faut apprendre à considérer l’apport de l’autre comme autant
d’avantages et ne pas en rester à des attitudes envieuses guidées par un arrivisme aussi
dangereux qu’inefficace.
4. La colère (ira) :
N’est jamais bonne conseillère, c’est bien connu.
Dans le modèle 2.0, la patience et le respect de l’autre trouvent une pleine signification.
Qu’on se le dise, le 2.0 n’est pas un modèle pour les autocrates, ni les colériques
(souvent les mêmes) de tout poil!
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26. Les 7 péchés capitaux :
5. l’impureté (luxuria) :
L’entreprise 2.0 peut être source de satisfaction pour ceux qui y participent mais
il ne faut pas considérer cette satisfaction, ni même le fait « d’être 2.0″ comme un fin en
soi.
L’entreprise 2.0 est un modèle de développement des organisations bâti autour de la
valorisation de l’humain.
Les objectifs de tout à chacun sont différents et leur réalisation se fait à un rythme bien
loin de celui d’une quête sensuelle effrénée !
6. La gourmandise (gula) :
Il faut savoir rester dans (et garder) la mesure.
Les projets disproportionnés, démesurés ou plus simplement ceux mis en oeuvre sans
méthode, avec un certain aveuglement (ou au moins de la méconnaissance) sont voués à
l’échec!
7. La paresse (acedia) :
L’entreprise 2.0 est un modèle basé sur une implication personnelle (quelquefois au delà
du rôle), donc de l’ENGAGEMENT !
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27. Risques et besoins :
Un outil collaboratif reste avant tout un outil :
•Il doit s’inscrire dans une stratégie de
communication globale
Le principal risque d’un outil collaboratif réside
dans son aspect « collaboratif » et donc il n’est •Il doit avoir une utilité clairement défini
pas à la merci d’un manque de participation : pour des populations d’utilisateurs
•Un outil en plus, du travail en plus •Il doit être conçu pour répondre aux
attentes et au besoins des utilisateurs
•Un outil inconnu, donc compliqué
•La participation des utilisateurs se fait en
•Un outil imposé par la direction amont de la mise à disposition
•Un outil de surveillance •Même simple, un nouvel outil représente un
changement des habitudes, il faut donc
•La peur d’être dépossédé de son former les gens
expertise
•Un outil participatif, nécessite chaque
•Un outil inadaptés aux besoins individu, ceux-ci doivent donc être
encouragés, pas réprimandé :
•Des débordements comportementaux • Pour la quantité de publication
• Pour la qualité de leur publication
•Un essoufflement rapide
•C’est un outil utile mais souvent
complémentaire, un responsable de
l’administration peut aussi être amené à
relancer les intervenants
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28. Idées reçues :
Idées reçues Réalité
• La visualisation est simple
• Les fonctionnalités de bases sont simples
• Le paramétrage est plus complexe
• Une utilisation avancée nécessite une
Le wiki : familiarité avec les nouvelles technologies
1. « C’est simple il n’y qu’à l’installer » Comme tout nouvel outil, il nécessite une adaptation
et un changement des habitudes qui peuvent être
facilités par une formation
Appliquer la règle des « 90-9-1 » :
• 90% des utilisateurs se connectent et lisent
2. « C’est génial tout le monde va • 9 % sont des contributeurs réguliers
participer » • 1% sont des contributeurs actifs et réguliers
Il est préférable de laisser la porte ouverte au plus
grand nombre et ne pas appliquer trop de restrictions
d’accès
3. « Maintenant avec les logiciels open
source, tout est gratuit » « Open source » le code est libre de droit, donc
modifiable, mais une licence d’utilisation peut être
vendue. Les fonctionnalités de bases sont fournies
mais des fonctionnalités complémentaires
nécessitent des développements.
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29. Sommaire :
Tendance : Des usages, une convergence :
 Wiki
 GED
 CMS
 RSE
Une nouvelle façon de collaborer avec des outils web 2.0
 Un modèle : Wikipédia
 Logiques d’utilisation
 Apports et bénéfices
Changer sa façon de penser
 Un savoir construit par le collectif
 Les métadonnées une navigation transverse
 Un système ouvert
 Plus qu’un logiciel, une communauté
 Exemple d’utilisation d’un plugin
Quelques repères :
 Les 7 péchés capitaux
 Risques et Besoins
 Idées reçues
Quelques exemples de projets mis en place
29

30. Retours d’expérience :
Utilisation de Confluence pour partager
des informations dans des call-centers
Une grande entreprise de téléphonie mobile ainsi que ses différentes filiales
assure un suivi de la relation client primordial via ses call-center. Afin de
gagner du temps par rapport à des GED classiques et afin de pouvoir ajouter
des informations pratiques rapidement, Confluence a été choisi.
C’est aussi un moyen de communiquer au plus grand nombre les
informations ponctuelles d’incidents techniques et d’offres promotionnelles.
Les conseillers ont ainsi gagné du temps avec des informations à jour,
organisée par criticité et par filiales.
Les clients ont obtenus des informations précises lors de difficultés
rencontrées. Le service Client est mieux noté car plus efficace.
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31. Retours d’expérience :
Utilisation de Confluence pour centraliser
son savoir et ses expériences
Une société spécialisée dans la collecte et le traitement de déchets est
organisée avec des antennes partout en France, elle s’adresse aux entreprises
produisant tous types de déchets.
Subissant un fort turn over, il était devenu nécessaire de capitaliser sur les
connaissances individuelles acquises ainsi que sur les retour d’expériences.
Confluence a permit de créer un outil de gestion de connaissances et à ainsi
aider à l’élaboration de réponses commerciales avec un savoir auparavant
inaccessible ou introuvable.
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32. Retours d’expérience :
Utilisation de Confluence en interne et
avec ses clients.
Une société de marketing web a décidé d’utiliser Confluence pour créer une
documentation à jour au sein de ses équipes de développement
D’autre part Confluence va être utilisé pour partager la documentation validée
avec ses clients et pouvoir échanger avec eux de façon plus directe.
La documentation est mise à jour presque instantanément par l’ensemble des
acteurs et ainsi décharge des personnes auparavant chargé de la rédaction.
Les retours client permettent d’identifier les attentes ou les informations
encore imprécises.
Cela a permis de structurer les services et les rôles entre les équipes autour
d’une proximité nouvelle avec les utilisateurs.
32

33. Retours d’expérience :
Utilisation de Confluence comme FAQ pour
l’application métier
Une société de gestion de droits de produits immatériels est organisée en
fédérations régionales ce qui complique la communication et l’assistance
utilisateurs.
Dotée d’une application aussi complexe que la loi et la fiscalité le permet, les
difficultés d’utilisations par les utilisateurs métiers sont nombreuses.
Afin d’éviter une assistance téléphonique régulière et répétitive pour ceux
dont c’est la charge, Confluence à été utilisé pour récupérer les procédures,
les mettre à jour, les rendre disponibles, accessibles et actualisées.
La personne en charge de l’assistance métiers a ainsi pu se concentrer sur sa
tache première, la mise à jour des procédures, laissant les utilisateurs les
consulter.
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34. Questions
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35. Prochain webinaire
Rendez-vous très prochainement pour la suite :
La saga de webinaires Atlassian
Épisode 3 :
Confluence in a box
A très bientôt
35

36. Crédits :
Atlassian
infgov.net/2011/03/22/entreprise-2-0
Alcatel-Lucent
Ideo Technologies
Knowings
Wikipedia
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