Your SlideShare is downloading. ×
0
Internal Audit
Internal Audit
Internal Audit
Internal Audit
Internal Audit
Internal Audit
Internal Audit
Internal Audit
Internal Audit
Internal Audit
Internal Audit
Internal Audit
Internal Audit
Internal Audit
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

Thanks for flagging this SlideShare!

Oops! An error has occurred.

×
Saving this for later? Get the SlideShare app to save on your phone or tablet. Read anywhere, anytime – even offline.
Text the download link to your phone
Standard text messaging rates apply

Internal Audit

7,987

Published on

1 Comment
19 Likes
Statistics
Notes
No Downloads
Views
Total Views
7,987
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
1
Actions
Shares
0
Downloads
0
Comments
1
Likes
19
Embeds 0
No embeds

Report content
Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
No notes for slide

Transcript

  • 1. INTERNAL AUDITPersyaratan Audit Mutu : Klausul 8.2.2 Internal audit“Apa yang telah kita tetapkan, apakah telah dijalankan ?”1. Dilaksanakan oleh personil yang independen terhadap tanggung jawab atas aktifitas yang diaudit2. Komprehensif / harus meliputi semua aktivitas3. Terjadwal4. Tindakan perbaikan5. Dokumentasi hasil audit
  • 2. Tujuan Audit MutuMengetahui kesesuaian/ketidaksesuaian elemenmutu dengan persyaratanMenentukan efektivitas penerapan sistem mutuMemberi peeluang untuk perbaikan Sistem MutuMemenuhi persyaratan : undang-undangMendaftarkan Sistem Mutu kepada BadanSertifikasi
  • 3. Tingkatan Audit1. Management Audit : Tinjauan Management, penugasan, delegasi dan metode operasi Memeriksa sejauh mana kebijakan dan sasaran mutu tercapai.2. Quality Sistem Audit : Adalah pemeriksaan terhadap Sistem Mutu ( dokumentasi dan penerapannya). Tujuan : Mengetahui apakah dokumentasi dilaksanakan sesuai persyaratan dan dijalankan konsisten.
  • 4. 3. Proses Audit4. Produk Audit : Pemerikasaan terhadap elemen-elemen dari produk untuk dibandingkan dengan standar/spesifikasi produk5. Surveilleance Audit : Badan sertifikasi (Sertifikat diganti setiap 3 tahun / 6 x audit.)
  • 5. SIKLUS AUDIT1. Perencanaan Audit : hasil audit sebelumnya, aktifitas/area yang akan di audit, informasi awal / dokumen (prosedur, Flowchart) auditor,checklist.2. Pelaksanaan Audit ; persiapan auditor : tujuan,ruang lingkup, sasarannya apa, rencana audit menyususn chkecklist3. Analisis hasil/temuan audit : Auditee sadar akan permasalahannya, besar kecil masalah, pernah ditemukan pada audit sebelumnya.
  • 6. Temuan audit dikategorikan menjadi : Mayor ; kritis dan berdampak luas Minor ; tidak berdampak kritis atau luas Observasi/rekomendasi ; kecendrungan/potensi ketidaksesuaian yg dapat berdampak dimasa depan4. Laporan dan tindakan perbaikan, mencakup ; identifikasi laporan, tempat dan, tanggal pelaksanaan audit, nama auditor, dokumen referensi, ketidasesuaian, rekomendasi tindaklanjut,dan kesimpulan
  • 7. Hal-hal yang diauditDokumentasiPeralatan ; memadai, dirawat,dikalibrasi,digunakan dgn benarMaterial/komponen ; sesuai standar,memiliki sertifikat,Orang ; kompetensinya, dilatihmemilikitanggung jawab dan motivasiProses ; acuan kerja,disupervisi,lingkungan proses menunjang.
  • 8. Internal Audit ISO 9001 : 2008Contoh Kasus:Penanganan Keluhan Pelanggan di Rumah Sakit OmniInternasionalIni sangat terkait dengan system manajemen mutu,khususnya dalam hal prosedur penanganan keluhanpelanggan.Dalam System Manajemen Mutu ISO 9001:2008 masalahProsedur Penanganan KeluhanPelanggan terdapat pada klausul 7.2.3 tentang KomunikasiPelanggan.
  • 9. kalau seandainya Anda kebetulan menjadi Internal Auditor ISO 9001di Rumah Sakit Omni Internasional tsb, apa yang akan Anda lakukanjika Anda mendapat tugas untuk mengaudit bagian yg terkait denganpenanganan keluhan pelanggan ini?Perlu diingatkan, bahwa tujuan audit ISO 9001 adalah mengevaluasikepatuhan, dalam hal ini kepatuhan terhadapstandard internasional ISO 9001, kepatuhan terhadapsystem manajemen mutu organisasi, dan kepatuhan terhadap hukumdan perundang-undangan yg terkait (jika ada).Terkait dengan keluhan pelanggan, standard internasionalISO 9001:2008 klausul 7.2.3.c mengatakan bahwa“organisasi harus menetapkan dan mengimplementasikan pengaturan(arrangements) untuk berkomunikasi dengan pelanggan dalamkaitannya dengan umpan balik pelanggan, termasuk keluhanpelanggan”.
  • 10. Saran : Hal yang harus dilakukan adalah mengikuti prosedur audit yg ada di perusahaan ini. Prosedur Internal Audit-nya minimal mencakup kegiatan-kegiatan / langkah-langkah berikut:- Pastikan departemen atau bagian apa yg bertugas menangani keluhan pelanggan.- Beritahukan kepada unit tersebut bahwa Anda akan melakukan audit di unit tsb. Jelaskan apa maksud dan tujuannya, kapan waktu (hari dan Jam). Bila perlu siapa saja auditornya.- Siapkan kelengkapan sarana / prasarana audit yg diperlukan.- Dapatkan dokumen yg terkait dengan prosedur penanganan keluhan pelanggan, jika ada.- Dapatkan hasil audit sebelumnya terhadap unit ini, jika ada.
  • 11. - Pada saat audit, pastikan bahwa prosedur penanganan keluhan pelanggan atau prosedur komunikasi pelanggan sudah ditetapkan.- Pastikan bahwa prosedur tsb sudah memadahi / mencukupi. Misalnya, bagaimana jika keluhan pelanggan disampaikan melalui email. Bagaimana jika melalui surat. Bgaimana jika keluhan hanya disampaikan secara lisan. Dsb.- Pastikan bahwa prosedur yang ada mampu ”memuaskan” pelanggan. Memuaskan dalam hal ini termasuk tindak lanjut atas keluhan tsb. Juga, barangkali apakah perlu adanya ”pembuktian” atas kebenaran keluhan tsb atau tidak? Sampai pada ”penyelesaian” terhadap kebenaran keluhan pelanggan.
  • 12. - Pastikan bahwa prosedur tsb terdokumentasi, dalam arti sudah ditetapkan, diimplementasikan dan dipelihara. Pastikan bahwa tujuan, sasaran, program terkait unit tsb sudah ditetapkan, diimplementasikan, dan dievaluasi sesuai kurun waktu yang telah ditetapkan. Pastikan bahwa penyimpangan yg terjadi, jika ada, sudah diidentifikasi penyebabnya sampai ke ”Root-cause”nya.- Pastikan bahwa sudah dilakukan corrective action (dan preventive action, jika memungkinkan) atas penyimpangan tsb.- Pastikan bahwa corrective action yg telah dilakukan adalah efektif, dan preventive action yg dibuat adalah sesuai dan akan mampu mencegah berulangnya kejadian serupa di kemudian hari.
  • 13. Dari hasil audit ini, tulis temuan audit diform audit yg telah disiapkan. Misalnya:ditemukan bahwa prosedur atau instruksikerja dalam hal penanganan keluhanpelanggan ternyata belum ditetapkan. Bilaini yg terjadi, maka bisa dikategorikansebagai temuan NC ( Non Conformity), danhal tsb harus mendapat perhatian seriusdari manajemen. Jika temuannya adalahtidak diimplementasikannya prosedur atauIK yg sudah ditetapkan, ini juga bisadikategorikan NC.
  • 14. Dari temuan tsb, bicarakan dengan auditeemengenai kapan temuan tsb bisa di-Closed, dalam arti diperbaiki? Tetapkantarget waktu dan personil yg bertanggung-jawab untuk melakukan perbaikan.Tahap terakhir adalah melakukan verifikasipada tanggal yg sudah ditetapkan untukmemastikan bahwa Action Plan yg sudahdituangkan dalam form temuan audit tsb sudahdilaksanakan.

×