Manual de Contratación IUE
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Manual de Contratación IUE Manual de Contratación IUE Document Transcript

  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 1 de 140 Tabla de contenido PRESENTACIÓN .................................................................................................... 4 1. CAPÍTULO I. MARCO CONCEPTUAL............................................................ 6 1.1. NORMATIVIDAD APLICABLE Y PRINCIPIOS DE LA CONTRATACIÓN . 6 1.1.1. Naturaleza Jurídica DE LA INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA DE ENVIGADO ...................................................................................................... 6 1.1.2. Fundamento legal del Manual ............................................................. 6 1.1.3. Principios orientadores de la contratación ........................................... 6 1.2. CAPACIDAD PARA CONTRATAR .......................................................... 12 1.2.1. Representación de LA INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA DE ENVIGADO .................................................................................................... 12 1.2.2. Facultades del ordenador del gasto................................................... 12 1.2.3. Comité Asesor Y Evaluador De Contratación .................................... 12 1.2.4. Conflicto de intereses ........................................................................ 13 1.2.5. Capacidad de los contratistas ............................................................ 14 1.2.6. Demostración de la existencia y representación legal ....................... 14 1.2.7. Inhabilidades e Incompatibilidades .................................................... 15 1.2.8. Inhabilidades e incompatibilidades sobrevinientes ............................ 15 2. CAPÍTULO II. DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN .................................. 16 2.1. ETAPAS DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN ..................................... 16 2.1.1. Etapa Preparatoria o de planeación y programación de la contratación.................................................................................................... 17 2.1.2. Actividades de la planeación y la programación del contrato ........... 18 3. CAPITULO III. MODALIDADES DE SELECCIÓN DEL CONTRATISTA ...... 35 3.1. LICITACIÓN PÚBLICA ............................................................................. 35 3.1.1. Etapa preparatoria: ............................................................................. 35 3.1.2. Etapa pre-contractual: ........................................................................ 38 3.2. LICITACIÓN PÚBLICA A TRAVÉS DE SUBASTA INVERSA PARA LA PRESENTACIÓN DE LA OFERTA DE MANERA DINÁMICA. .......................... 47 3.2.1. Etapa preparatoria ............................................................................. 47 3.2.2. Etapa Precontractual ......................................................................... 48 3.3. SELECCIÓN ABREVIADA ........................................................................ 50 3.3.1. Causales ............................................................................................ 50 3.3.2. Procedimiento de selección ............................................................... 51 3.3.3. Subasta inversa. ................................................................................ 51 Elaboró: Revisó: Aprobó: Equipo de trabajo Oficina Jefe Oficina Asesora Jefe Oficina Asesora Jurídica Asesora Jurídica Jurídica Firma: Firma: Firma: Fecha: 2010-04-14 Fecha: 2010-04-14 Fecha: 2010-04-14
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 2 de 140 3.3.4. Menor cuantía .................................................................................... 61 3.4. CONCURSO DE MERITOS ..................................................................... 70 3.5. SISTEMAS DEL CONCURSO DE MÉRITOS. .......................................... 71 3.5.1. Sistema de concurso con precalificación ............................................ 71 3.5.2. Procedimiento concurso abierto. ....................................................... 83 3.5.3. Del concurso de méritos para la escogencia de intermediarios de seguros. ......................................................................................................... 98 3.6. CONTRATACIÓN DIRECTA .................................................................. 111 4. CAPITULO IV. ETAPA CONTRACTUAL ...................................................... 115 4.1. ELABORACIÓN, SUSCRIPCIÓN Y CONTENIDO DEL CONTRATO. .. 115 4.2. PERFECCIONAMIENTO ........................................................................ 115 4.3. REQUISITOS PARA LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO ...................... 115 4.3.1. Excepciones al otorgamiento del mecanismo de cobertura del riesgo 116 4.3.2. Cláusula de Indemnidad .................................................................. 116 4.3.3. Publicación del contrato ................................................................... 117 4.4. ASPECTOS IMPORTANTES EN EL DESARROLLO DEL CONTRATO 118 4.4.1. Vigencia Del Contrato ...................................................................... 118 4.4.2. Entrega Del Anticipo O Del Pago Anticipado .................................... 118 4.4.3. Suspensión De La Ejecución Del Contrato ....................................... 118 4.4.4. Prórroga De La Vigencia .................................................................. 118 4.4.5. Adición de los contratos. .................................................................. 119 4.4.6. Cesión del contrato. ......................................................................... 119 4.4.7. Silencio Administrativo Positivo ........................................................ 120 4.5. INTERVENTORÍA O SUPERVISIÓN DEL CONTRATO ......................... 120 4.5.1. Interventor del contrato .................................................................... 120 4.5.2. Requisitos del Interventor................................................................. 121 5. CAPITULO V. ETAPA POST CONTRACTUAL ........................................... 122 5.1. LIQUIDACION DEL CONTRATO. .......................................................... 122 5.1.1. Liquidación de común acuerdo. ....................................................... 122 5.1.2. Liquidación Unilateral ....................................................................... 122 5.1.3. Acta De Liquidación ......................................................................... 123 5.2. SOLUCIÓN DE LAS CONTROVERSIAS CONTRACTUALES ............... 123 5.3. SANCIONES EN LAS ACTUACIONES CONTRACTUALES. ................. 124 5.3.1. Incumplimiento de las obligaciones del contratista relativas a mantener la suficiencia de la garantía. ..................................................... 124 5.3.2. Procedimiento para la imposición de sanción:.................................. 125 6. CAPITULO VI . REGÍMENES ESPECIALES ............................................... 126 6.1. DE LA CONTRATACIÓN CON ORGANISMOS INTERNACIONALES. .. 126 7. CAPÍTULO VIII. DISPOSICIONES VARIAS................................................ 127 7.1. SISTEMA DE CONTROL INTERNO ....................................................... 127
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 3 de 140 7.2. REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES DE LA CÁMARA DE COMERCIO. .................................................................................................... 127 7.3. INFORMACION QUE DEBE REPORTAR LA INSTITUCIÓN ................. 128 7.4. DE LA CALIFICACIÓN Y CLASIFICACIÓN DE LOS INSCRITOS. ......... 130 7.5. DE LA INFORMACIÓN SOBRE CONTRATOS, MULTAS Y SANCIONES A LOS INSCRITOS. ................................................................. 131 7.6. DE LA IMPUGNACIÓN DE LA CALIFICACIÓN Y CLASIFICACIÓN. ..... 131 7.7. MEJORA, MANTENIMIENTO O CUALQUIER TRABAJO MATERIAL SOBRE BIENES INMUEBLES ......................................................................... 134 7.8. CAMPO DE APLICACIÓN ...................................................................... 134 7.9. CUSTODIA DE DOCUMENTOS ............................................................ 134 7.10. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADICIONALES ............................... 135 7.11. APROBACIÓN ......................................... ¡Error! Marcador no definido. 7.12. VIGENCIA ................................................ ¡Error! Marcador no definido. 8. ANEXO 1 ...................................................................................................... 135 8.1. DEFINICIONES ...................................................................................... 135 9. NOTAS DE CAMBIO .................................................................................... 139 View slide
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 4 de 140 PRESENTACIÓN La Oficina Asesora Jurídica de LA INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA DE ENVIGADO ha elaborado el presente Manual de Contratación Administrativa, con el propósito de entregar a todos los servidores públicos de la entidad, una herramienta ilustrativa y de fácil consulta, para orientar y apoyar los procesos contractuales que realiza la Institución, de conformidad con las disposiciones de la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007 y sus decretos reglamentarios y complementarios. El Estatuto de Contratación Administrativa (Ley 80 de 1993) fue reformado con la expedición de la Ley 1150 del 16 de julio de 2007 y el Decreto 066 del 16 de enero de 2008, el que a su vez, con excepción de su artículo 83, fue derogado por el Decreto 2474 del 7 de julio de 2008. El mencionado Decreto 2474 de 2008 dispuso en su artículo 89 que “Las entidades estatales sometidas al Estatuto General de Contratación deberán contar con un manual de contratación, en el que se señalen los procedimientos internos, los funcionarios intervinientes, y todos los asuntos propios de la realización de los procesos de selección, así como de la vigilancia y control de la ejecución contractual, en los términos establecidos en el presente decreto.” Por consiguiente, LA INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA DE ENVIGADO, en cumplimiento de lo preceptuado por la ley, elabora el Manual de Contratación de la entidad, teniendo en cuenta los nuevos métodos de selección en la contratación pública y los aspectos previstos para las etapas: preparatoria, pre- contractual, contractual y de liquidación, los cuales deben ser tenidos en cuenta por todos los servidores públicos de la Institución al momento de realizar sus correspondientes procesos contractuales. Ha de tenerse presente que el Gobierno Nacional tiene pendiente por reglamentar el inciso 4º del parágrafo 5º del Artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 y el parágrafo transitorio del Artículo 17 del Decreto 2474 del 7 de julio de 2008, los cuales corresponden al uso de los acuerdos marco de precios para la adquisición de bienes y servicios. View slide
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 5 de 140 Con el fin no solo de dar aplicación a los lineamientos de ley sobre la materia, sino también de efectuar un estricto control y vigilancia de todos los procesos de contratación en los que sea parte LA INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA DE ENVIGADO, se expide el presente Manual de Contratación, en el cual se compilan los mecanismos de control y vigilancia de las actividades realizadas en las distintas etapas: precontractual, contractual y postcontractual, y en las fases de celebración, ejecución y liquidación de convenios en la Institución. El presente Manual está dirigido a todos los servidores públicos encargados de adelantar los procesos de la contratación pública en LA INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA DE ENVIGADO y tiene por objeto precisar la normatividad contractual, señalar los parámetros mínimos y los procedimientos que rigen la materia, todo lo cual facilitará la realización de los procesos contractuales y permitirá unificar criterios al respecto.
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 6 de 140 1. CAPÍTULO I. MARCO CONCEPTUAL 1.1. NORMATIVIDAD APLICABLE Y PRINCIPIOS DE LA CONTRATACIÓN 1.1.1. Naturaleza Jurídica DE LA INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA DE ENVIGADO Desde su creación, con la expedición del Acuerdo Nº 044 de 1996 del Honorable Concejo Municipal de Envigado, adoptando la forma de establecimiento público, dedicado a la enseñanza de la educación superior, aprobado por el Ministerio de Educación Nacional mediante Resolución Nº 5237 de 1996, con personería jurídica, patrimonio propio e independiente y autonomía administrativa y financiera, y organizada como Institución Universitaria según la Ley 30 de 1992. Conforme a lo dispuesto por la Ley 489 de 1998, la entidad se encuentra en el nivel descentralizado por servicios y de orden municipal. Dada la naturaleza jurídica de la entidad, en materia de contratación se rige por el Estatuto de Contratación Estatal. 1.1.2. Fundamento legal del Manual El contenido del presente Manual se fundamenta en los parámetros señalados por el Estatuto de Contratación Estatal, esto es, la Ley 80 de 1993 y Ley 1150 del 2007. Y los Decretos Reglamentarios, las Directivas Presidenciales, resoluciones y circulares internas expedidas por la Institución y todas las normas que lo modifican, complementan o adicionan, las cuales forman parte integral de este documento como anexo. Según lo establecido en el artículo 13 de la Ley 80 de 1993, a la contratación estatal le son aplicables las disposiciones comerciales y civiles pertinentes, en aquellas materias no reguladas por la misma y su fundamento responde a criterios de racionalidad en el uso de los recursos atendiendo la austeridad en el gasto público. 1.1.3. Principios orientadores de la contratación
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 7 de 140 En las contrataciones a las cuales se aplica este Manual se atenderán los principios consignados en la Constitución Política, en el Código Contencioso Administrativo, el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, en la Ley 489 de 1998, y especialmente los siguientes: PRINCIPIO OBJETIVO Buena fe Las actuaciones en la contratación deberán ceñirse a los postulados de la buena fe, la cual se presumirá en todas las gestiones que adelanten los funcionarios de LA INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA DE ENVIGADO y quienes contraten con esta Entidad. Calidad Es deber de los funcionarios que intervengan en la contratación, controlar y asegurar la calidad de todos los procesos que la componen, exigiendo los mejores estándares a los contratistas y desarrollando acciones para satisfacer las necesidades y expectativas de los clientes internos y externos de LA INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA DE ENVIGADO. Celeridad Las normas establecidas en este Manual, deberán ser utilizadas por los funcionarios de la Entidad como un mecanismo para agilizar las decisiones, y para que los trámites de la contratación se cumplan con eficiencia y eficacia. Los funcionarios de LA INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA DE ENVIGADO impulsarán los procesos de contratación encaminados a lograr que una vez iniciados, éstos puedan adjudicarse, celebrarse y ejecutarse a la mayor brevedad. Economía Los procesos de contratación se adelantarán de tal manera que la Institución pueda seleccionar la propuesta que mejor convenga a sus intereses para ejecutar el respectivo contrato, haciendo la mejor inversión en recursos técnicos, económicos y humanos; los recursos destinados para la contratación, deben ser administrados con austeridad de tiempo, medios y gastos; de la misma manera se adelantarán los trámites, evitando dilaciones y retardos injustificados en la ejecución de los contratos. Es la etapa de concepción del contrato o de definición de los requerimientos de una Planeación contratación. Todo trámite contractual deberá corresponder a una cuidadosa planeación, para contribuir en forma eficiente al logro de los objetivos Institucionales, estableciéndose previamente las necesidades de la Entidad para el cumplimiento del servicio público que le ha sido encomendado, la disponibilidad de los recursos suficientes para respaldar la contratación, las condiciones, los riesgos, plazos, valor y el esquema que implementará para establecer el seguimiento y control a la actividad, servicios o bienes contratados. Por ejemplo: cuando se contrata la compra de suministros, tal actuación debe corresponder al plan de necesidades y al plan anual de compras de LA INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA DE ENVIGADO, sin que deban ejecutarse producto de la improvisación, salvo casos de fuerza mayor o caso fortuito. Responsabilidad Los funcionarios que intervengan en la planeación, trámite, celebración, ejecución y liquidación de un contrato, están obligados a proteger los derechos de LA INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA DE ENVIGADO, del contratista y de terceras personas que puedan verse afectadas con el mismo. Dichos funcionarios deberán responder por sus actuaciones y omisiones antijurídicas e indemnizar los daños que se causen por razón de ellas. De igual manera, los contratistas deben garantizar la calidad de los trabajos, bienes o servicios contratados, y responder por ello. Transparencia LA INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA DE ENVIGADO, debe escoger al contratista a
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 8 de 140 PRINCIPIO OBJETIVO través de las modalidades de selección de licitación pública, selección abreviada, concurso de meritos y contratación directa, de conformidad con las reglas señaladas en el artículo 2 de la Ley 1150 de 2007. Los procesos contractuales que adelante la entidad deben dar aplicación a la selección objetiva prevista en el artículo 5° de la Ley 1150 de 2007, por consiguiente, los pliegos de condiciones deben tener en cuenta los criterios y reglas claras las cuales deben ser conocidas con oportunidad, para que los interesados conozcan los informes, conceptos y decisiones, y formulen las observaciones requeridas. Así de esta manera, el funcionario competente dispondrá lo necesario para que en el proceso de contratación se deje evidencia documental de las actuaciones y decisiones que ocurran dentro del mismo. Selección objetiva Es objetiva la selección en la cual la escogencia se haga al ofrecimiento más favorable a la entidad y a los fines que ella busca, sin tener en consideración factores de afecto o de interés y, en general, cualquier clase de motivación subjetiva. Por consiguiente los factores de escogencia y calificación que se establezcan en los pliegos de condiciones o sus equivalentes, tendrán en cuenta los siguientes criterios: 1. La capacidad jurídica y las condiciones de experiencia, capacidad financiera y de organización de los proponentes serán objeto de verificación de cumplimiento como requisitos habilitantes para la participación en el proceso de selección y no otorgarán puntaje, con excepción en los procesos para selección de consultores, pues se hará uso de factores de calificación destinados a valorar los aspectos técnicos de la oferta o proyecto. La exigencia de tales condiciones debe ser adecuada y proporcional a la naturaleza del contrato a suscribir y a su valor. La verificación documental de las condiciones antes señaladas será efectuada por las Cámaras de Comercio de conformidad con lo establecido en el artículo 6° de la ley 1150 de 2007, de acuerdo con lo cual se expedirá la respectiva certificación. 2. La oferta más favorable será aquella que, teniendo en cuenta los factores técnicos y económicos de escogencia y la ponderación precisa y detallada de los mismos, contenida en los pliegos de condiciones o sus equivalentes, resulte ser la más ventajosa para la entidad, sin que la favorabilidad la constituyan factores diferentes a los contenidos en dichos documentos. En los contratos de obra pública, el menor plazo ofrecido no será objeto de evaluación. La entidad efectuará las comparaciones del caso mediante el cotejo de los ofrecimientos recibidos y la consulta de precios o condiciones del mercado y los estudios y deducciones de la entidad o de los organismos consultores o asesores designados para ello. 3. Sin perjuicio de lo previsto en el numeral 1, en los pliegos de condiciones para las contrataciones cuyo objeto sea la adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes y común utilización, se podrá incluir como único factor de evaluación el menor precio ofrecido. 4 En los procesos para la selección de consultores se hará uso de factores de calificación destinados a valorar los aspectos técnicos de la oferta o proyecto. De conformidad con las condiciones que señale el reglamento, se podrán utilizar criterios de experiencia específica del oferente y del equipo de trabajo, en el campo de que se trate. En ningún caso se podrá incluir el precio, como factor de escogencia para la selección de consultores. La ausencia de requisitos o la falta de documentos referentes a la futura contratación o al proponente, no necesarios para la comparación de las propuestas no servirán de título suficiente para el rechazo de los ofrecimientos hechos. En consecuencia, todos aquellos requisitos de la propuesta que no afecten la asignación de puntaje, podrán ser
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 9 de 140 PRINCIPIO OBJETIVO solicitados por la entidad en cualquier momento y allegados a la misma en un plazo determinado sin que sobrepase la fecha fijada para la adjudicación. No obstante lo anterior, en aquellos procesos de selección en los que se utilice el mecanismo de subasta, deberán ser solicitados hasta el momento previo a su realización. Las certificaciones de sistemas de gestión de calidad no serán objeto de calificación, ni podrán establecerse como documento habilitante para participar en licitaciones o concursos. Documentación de Los funcionarios competentes deberán garantizar que las diferentes etapas del proceso de la contratación contratación queden registradas documentalmente. Los trámites y actuaciones administrativas, deben quedar soportadas en su totalidad en documentos y bajo los parámetros señalados por LA INSTITUCIÓN. Además, en cumplimiento del artículo 29 del Código Contencioso Administrativo, se debe conformar el expediente contractual con todos los documentos y actuaciones de cada contrato para su posterior examen, obtención de copias y certificaciones sobre el mismo. Por consiguiente, los contratos o convenios a suscribir por la entidad, tendrán una radicación única, la cual se enumerará en orden consecutivo por años, bajo la responsabilidad de la Oficina Asesora Jurídica de la Institución. Adicionalmente, los documentos contractuales deben quedar suscritos por los funcionarios y personas que lo elaboraron, proyectaron y/o intervinieron en su elaboración. Finalmente, toda la documentación original que soporta la contratación debe reposar en las áreas designadas a la Oficina Asesora Jurídica para la conformación y salvaguarda de los expedientes únicos de contrato; más los interventores, coordinadores y demás responsables en la contratación deberán poseer las copias del contrato para el ejercicio de sus respectivas funciones. Publicidad De conformidad con lo dispuesto en la Ley 527 de 1999, la sustanciación de las actuaciones, la expedición de los actos administrativos, los documentos, contratos y en general los actos derivados de la actividad precontractual y contractual, podrán tener lugar por medios electrónicos. Para el trámite, notificación y publicación de tales actos, podrán utilizarse soportes, medios y aplicaciones electrónicas, sin perjuicio de las publicaciones previstas en el numeral 3° del artículo 30 de la Ley 80 de 1993. Con el fin de materializar los objetivos, el Gobierno Nacional desarrollará el Sistema Electrónico para la Contratación Pública, SECOP, el cual dará aplicación a lo señalado en el artículo 3 de la Ley 1150 de 2007. Publicidad Publicidad del procedimiento en el SECOP: De conformidad con el Artículo 8 del Decreto 2474 de 2008, la Institución será responsable de garantizar la publicidad de todos los procedimientos y actos asociados a los procesos de contratación salvo los asuntos expresamente sometidos a reserva. La publicidad se hará en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública (SECOP) a través del Portal Único de Contratación, cuyo sitio Web será indicado por el administrador. Con base en lo anterior, se publicarán, entre otros, los siguientes documentos, según corresponda a cada modalidad de selección:
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 10 de 140 PRINCIPIO OBJETIVO 1. El aviso de la convocatoria pública, incluido el de convocatoria para la presentación de manifestaciones de interés cuando se trate de la aplicación de los procedimientos de precalificación para el concurso de méritos. El proyecto de pliego de condiciones y la indicación del lugar físico o electrónico en que se podrán consultar los estudios y documentos previos. Las observaciones y sugerencias al proyecto a que se refiere el numeral anterior, y el documento que contenga las apreciaciones de la entidad sobre las observaciones presentadas. La lista corta o la lista multiusos del concurso de méritos. El acto administrativo general que dispone la apertura del proceso de selección, para el cual no será necesaria ninguna otra publicación. 6. La invitación a ofertar que se formule a los integrantes de la lista corta o multiusos del concurso de méritos. 7. El pliego de condiciones definitivo y la constancia de envío de información a la Cámara de Comercio para la licitación pública. 8. El acta de la audiencia de aclaración de los pliegos de condiciones y en general las aclaraciones que se presenten durante el proceso de selección y las respuestas a las mismas. 9. El acta de la audiencia de revisión de la asignación de riesgos previsibles. 10. El acto administrativo de suspensión del proceso. 11. El acto de revocatoria del acto administrativo de apertura. 12. Las adendas a los pliegos de condiciones. 13. El informe de evaluación a que se refiere el numeral 8 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993, así como el de evaluación del concurso de méritos a que se refiere el artículo 69 del Decreto 2474 de 2008. 14. El informe de verificación de los requisitos habilitantes para acceder a la subasta inversa en la selección abreviada de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización; y la que corresponde en la conformación dinámica de la oferta a la que se refiere en artículo 14 del Decreto 2474 de 2008. 15. El acto administrativo de adjudicación del contrato. En los casos de licitación pública, también el acta de la audiencia pública de adjudicación. 16. El acto de declaratoria de desierta de los procesos de selección. 17. El contrato, las adiciones, modificaciones o suspensiones y la información sobre las sanciones ejecutoriadas que se profieran en el curso de la ejecución contractual o con posterioridad a esta. 18. El acta de liquidación de mutuo acuerdo, o el acto administrativo de liquidación unilateral. En caso de no contarse con los medios tecnológicos adecuados o de no encontrarse disponible el SECOP en el día en que deba realizarse la publicación de la convocatoria pública, la entidad publicará para cada proceso de licitación pública, selección abreviada y de concurso de méritos, un aviso en un diario de amplia circulación nacional, departamental o municipal, según el caso, o a falta de estos en otros medios de comunicación social que posean la misma difusión, informando el lugar en donde puedan ser consultados en forma gratuita tanto los proyectos de pliego de condiciones como la versión definitiva de los mismos y señalando la forma en que se dará publicidad a
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 11 de 140 PRINCIPIO OBJETIVO los demás actos del proceso. La no presentación del reporte o del plan de acción, acarreará la violación del artículo 8 del Decreto 2474 de 2008, y por ende la vulneración de los deberes funcionales de los responsables, la que se apreciará por las autoridades competentes de conformidad con lo previsto en el Código Disciplinario Único. Sin perjuicio de la publicación que del contrato celebrado se haga en el SECOP, deberán tenerse en cuenta las normas que regulan la publicación de los contratos en el Diario Único de Contratación Pública, o en su defecto en la Gaceta Oficial o por algún mecanismo determinado en forma general que permita a los habitantes conocer su contenido. La publicación electrónica de los actos y documentos señalados anteriormente deberá hacerse en la fecha de su expedición, o, a más tardar dentro de los tres (3) días hábiles siguientes. El plazo general de su permanencia se extenderá hasta dos (2) años después de la fecha de liquidación del contrato o de la ejecutoria del acto de declaratoria de desierta, según corresponda. La información general sobre las licitaciones públicas que LA INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA DE ENVIGADO pretenda abrir será remitida electrónicamente con antelación a la publicación del proyecto de pliego de condiciones, a la Cámara de Comercio correspondiente, con el fin de integrar el boletín mensual. Hecha esta remisión, el requisito de publicación se entenderá cumplido por parte de la entidad contratante. La publicación del boletín no es requisito para la apertura del proceso, ni conlleva la obligación de la entidad de dar curso al mismo. En todo caso, la entidad publicará con el proyecto de pliego de condiciones, la constancia de envío de la información a la respectiva Cámara de Comercio. Procesos en los cuales no se hacen publicaciones. No se harán las publicaciones en los procesos de selección de: 1. Enajenación de bienes del Estado a que se refiere el literal e) del numeral 2 del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007, reglamentado por el Decreto 4444 de 2008. 2. Adquisición de productos de origen o destinación agropecuaria que se ofrezcan en bolsas de productos a que se refiere el literal f) del numeral 2 del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007. 3. En la operación que se realice a través de las bolsas de productos a que se refiere el literal a) del numeral 2 del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007. Sin embargo, se publicarán los contratos que se celebren con los comisionistas para la actuación en la respectiva bolsa de productos en ambos casos. 4. En los procesos de selección cuando su valor sea inferior al 10% de la menor cuantía, sin perjuicio de que la entidad, a través del presente Manual de Contratación, establezca mecanismos de publicidad, y en todo caso de conformidad con lo previsto en el decreto No. 3576 de 2009. 5. Cuando se trate de la celebración de contratos en desarrollo de lo previsto en el literal h) del numeral 2 del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007, solo se publicará la información relacionada en los numerales 17 y 18 anteriormente precitados. 6. En la contratación directa prevista en el numeral 4 del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007 sólo se publicará el acto administrativo de justificación de la contratación directa, cuando el mismo se requiera, así como la información señalada en los numerales 17 y 18 ya citados.
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 12 de 140 PRINCIPIO OBJETIVO 1.2. CAPACIDAD PARA CONTRATAR 1.2.1. Representación de LA INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA DE ENVIGADO Únicamente pueden celebrar contratos en representación de LA INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA DE ENVIGADO, el Rector o quienes éste delegue de manera especial o general, por medio de escrito con fundamento en el artículo 211 de la Constitución Política, el artículo 12 de la ley 80 de 1993 adicionado por el artículo 21 de la Ley 1150 de 2007, los artículos 9 y siguientes de la ley 489 de 1998. 1.2.2. Facultades del ordenador del gasto Son facultades del funcionario ordenador del gasto: La adjudicación, la celebración, las prórrogas, modificaciones y actos que expida en la ejecución de la actividad contractual; la terminación del contrato (terminación bilateral, unilateral y anticipada, caducidad), la imposición de multas, la interpretación y la liquidación; en los casos en que el servidor público actúe por delegación, sus funciones deben desarrollarse dentro del marco señalado en el acto que le confiere la delegación. 1.2.3. Comité Asesor Y Evaluador De Contratación En la INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA DE ENVIGADO a través de la Resolución 825 de febrero 15 de 2009, se designaron los integrantes del Comité Asesor y Evaluador de Contratación y sus funciones.
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 13 de 140 El Comité Asesor y Evaluador es el encargado de evaluar y verificar la capacidad jurídica, operacional, administrativa, financiera, condiciones de experiencia, así como revisar y evaluar técnica, económica y legalmente las propuestas presentadas por los oferentes; ciñéndose exclusivamente a las reglas contenidas en el pliego de condiciones; para ello se puede valer de funcionarios de las diferentes dependencias, idóneos en las áreas correspondientes. El Decreto Reglamentario 2474 de 2008 establece que el comité asesor no está exento de responsabilidad por el ejercicio de la labor encomendada, responsabilidad que se evidencia frente al evento en el cual el Rector o su delegado no acoja sus recomendaciones, porque estos últimos deberán justificarlo en el acto administrativo con el que culmine el proceso. 1.2.4. Conflicto de intereses Los miembros del Consejo Directivo, Consejo Académico, el Rector y todos los demás funcionarios de LA INSTITUCIÓN deberán evitar cualquier conflicto entre sus intereses personales y los intereses de LA INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA DE ENVIGADO, al tratar con contratistas, compradores, vendedores y cualquier otra persona, natural o jurídica, nacional o extranjera, que realice o pretenda realizar negocios con LA INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA DE ENVIGADO o con las empresas en las cuales ésta tenga participación o intereses, directa o indirectamente. En caso de conflicto de intereses, el miembro del Consejo Directivo o Académico, el Rector o el funcionario de LA INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA DE ENVIGADO, deberá plantear el conflicto de intereses y abstenerse de participar de cualquier manera en el acto respectivo. Los conflictos de intereses tienen ocurrencia, en aquellas situaciones en virtud de las cuales el funcionario público o el miembro del respectivo Consejo en razón de sus funciones se enfrenta a distintas alternativas de conducta con relación a intereses incompatibles, ninguno de los cuales puede privilegiar en atención a sus obligaciones legales. Esto es, cuando en la decisión esté involucrado directa o indirectamente un interés dirigido a la obtención de posibles beneficios personales en su favor, de sus parientes o de cualquier otro tercero con el cual tenga una relación personal, profesional o económica, que resulten incompatibles con los intereses institucionales.
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 14 de 140 Así mismo se entiende que existe conflicto o coexistencia de interés cuando estén involucradas en la decisión las personas que controlen, o tengan grado de subordinación o participen como asesores u ostenten una posición dominante en la adopción o toma de decisiones. Al respecto, la Ley 734 de 2002 (Código Único Disciplinario) en el artículo 40 prevé: “Todo servidor público deberá declararse impedido para actuar en un asunto cuando tenga interés particular y directo en su regulación, gestión, control o decisión, o lo tuviere su cónyuge, compañero o compañera permanente, o algunos de sus parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, o su socio o socios de hecho o de derecho. Cuando el interés general, propio de la función pública, entre en conflicto con un interés particular y directo del servidor público deberá declararse impedido” 1.2.5. Capacidad de los contratistas Podrán celebrar contratos con LA INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA DE ENVIGADO las personas naturales o jurídicas consideradas legalmente capaces en las disposiciones legales vigentes, incluidos los consorcios y las uniones temporales, entendidos éstos de conformidad con lo establecido en la Ley 80 de 1993. Las personas jurídicas nacionales y extranjeras deberán acreditar que su duración no será inferior a la del plazo del contrato y un (1) año más, al igual que los consorcios y uniones temporales. 1.2.6. Demostración de la existencia y representación legal Las personas jurídicas deben demostrar su existencia y representación legal, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes. Esta representación legal, igual que el tiempo de constitución de una persona jurídica nacional o extranjera se demuestra a través del certificado de existencia y representación legal, expedido por la Cámara de Comercio del domicilio principal de la persona jurídica, conforme lo establecen los artículos 117, 484 y 486 del Código de Comercio; éste documento debe ser expedido con una antelación no inferior a treinta (30) días de la fecha fijada para la entrega de la documentación y las propuestas. Las personas jurídicas extranjeras - sin sucursal en Colombia - deberán presentar la propuesta mediante apoderado debidamente constituido, con domicilio en Colombia y ampliamente facultado para presentar la propuesta, para suscribir y ejecutar el contrato, así como para representarlas judicial o extrajudicialmente.
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 15 de 140 1.2.7. Inhabilidades e Incompatibilidades No podrán participar en procedimientos de selección ni celebrar contratos con LA INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA DE ENVIGADO, las personas naturales o jurídicas que se hallen incursas en alguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad señaladas en la Constitución Política, la Ley, los Reglamentos de la Entidad, y especialmente, las contempladas en los artículos 8°, y 9° de la Ley 80 de 1993, el Artículo 60 de la Ley 610 de 2000, el artículo 5 de la ley 828 de 2003, y las adicionadas por el artículo 18 de la Ley 1150 del 16 de julio de 2007, el parágrafo del artículo 19 y artículo 74 del Decreto 2474 del 7 de julio de 2008. El artículo 32 de la Ley 1150 de 2007, derogó el parágrafo 2 del artículo 50 de la Ley 789 de 2002, modificado por el artículo 1 de la Ley 828 de 2003, por consiguiente, dará aplicación a la cláusula excepcional de la caducidad administrativa del contrato cuando se persista en el incumplimiento por concepto de los aportes al sistema de seguridad social integral y parafiscales. 1.2.8. Inhabilidades e incompatibilidades sobrevinientes Cuando la inhabilidad o incompatibilidad sobrevenga en un proponente dentro de un procedimiento de selección, se entenderá que renuncia a la participación en dicho procedimiento y a los derechos surgidos del mismo. Si sobreviene inhabilidad o incompatibilidad en el contratista, éste debe ceder el contrato previa autorización escrita de LA INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA DE ENVIGADO o, si ello no es posible, renunciará a su ejecución. Si la inhabilidad o incompatibilidad sobreviene en uno de los miembros de un consorcio o unión temporal Contratista, aquél debe ceder su participación a un tercero, previa autorización escrita de LA INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA DE ENVIGADO. En ningún caso puede haber cesión del contrato entre quienes integran el consorcio o unión temporal.
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 16 de 140 2. CAPÍTULO II. DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN 2.1. ETAPAS DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN El proceso de contratación se desarrollará en cuatro (4) etapas, que se detallan así: PREPARATORIA: En esta etapa, se realiza la planeación del contrato a celebrar por la entidad y por tanto se concentra en la planificación y el análisis de conveniencia y oportunidad de la contratación, los estudios de factibilidad, los estudios de conveniencia, los documentos y estudios previos, las autorizaciones que el contrato demande, la apropiación presupuestal, capacidad e idoneidad de los contratistas y demás presupuestos que deben materializarse con la debida antelación a la apertura de los procesos de selección, lo que a su turno constituye la base sustancial de cualquier procedimiento de escogencia de contratista la cual debe adelantar para cualquier clase de contrato. PRE-CONTRACTUAL: Define los trámites que debe realizar la administración dependiendo de la clase de contrato a realizar; de conformidad con el artículo 2º de la ley 1150 de 2007 y 2º del Decreto 2474 de 2008, la entidad debe seleccionar a los contratistas, a través de las siguientes modalidades: 1. Licitación Pública 2. Selección abreviada 3. Concurso de meritos 4. Contratación directa. Cada procedimiento de selección debe ajustarse a lo señalado en la ley 1150 de 2007 y el Decreto 2474 del 7 de julio de 2008, dependiendo del contrato y atendiendo las reglas puntuales para cada uno de ellos. CONTRACTUAL: Es el período comprendido entre la iniciación y la liquidación del contrato, esto es, el perfeccionamiento del contrato, legalización, ejecución y supervisión de los contratos. DE LIQUIDACIÓN: Precisa el procedimiento para la elaboración y suscripción de actas de liquidación de los contratos, con el fin de culminar el proceso de contratación.
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 17 de 140 2.1.1. Etapa Preparatoria o de planeación y programación de la contratación La concepción del contrato se inicia con el proceso de planeación del negocio contractual. La INSTITUCIÓN podrá celebrar contratos sólo en la medida en que verifique con certeza que: Se ajustan a las necesidades de la entidad para el cumplimiento del servicio público que tiene encomendado. Se dispone de recursos suficientes para solventar las prestaciones que se dejarán a cargo del contratista. Se cuenta con los estudios de soporte requeridos para estructurar los alcances técnicos y jurídicos del contrato, así como para definir las condiciones (objeto, especificaciones técnicas, plazo y valor) en que debe ser ejecutado. Se conocen los riesgos que implican para las partes la ejecución del objeto contractual y ha asignado en la minuta respectiva, por cuenta de cuál de éstas corren, ha obtenido los bienes (predios, equipos, edificaciones), permisos y licencias que demande la iniciación o ejecución del contrato, o ha dado inicio al trámite para su obtención oportuna de acuerdo con el cronograma de ejecución contractual y, ha definido el esquema para hacer seguimiento y control a la actividad del contratista”. Así entonces, se tiene que el antecedente e insumo principal del proceso preparatorio contractual es el Plan de Compras de la Institución, resultado de la labor de planeación realizada por los funcionarios competentes, donde se señalan finalmente las prioridades de acción de la Entidad, en términos de cómo hacer realidad las estrategias, programas y proyectos que se imponen como directrices y objetivos de LA INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA DE ENVIGADO. Anualmente, todos los actores públicos tienen la obligación de registrar en el Sistema de información para la vigilancia de la Contratación Estatal, SICE sus planes de compras (Decreto 111 de 1996, Ley 598 de 2000, Artículos 5° y 6° del Decreto 3512 de 2003, Resolución 5313 de 2002 artículos 22 y siguientes).
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 18 de 140 Estos planes deben estar expresados en función del Catálogo Único de Bienes y Servicios, CUBS, es decir, de los códigos únicos que identifican los productos que forman parte del universo posible que el Estado puede contratar. Asimismo, los planes de compras, deben consultar la base de datos que contiene el Registro Único de Precios de Referencia, RUPR de los diferentes bienes y servicios que la Entidad desea adquirir. El procedimiento de actualización del Sistema se realiza por Internet. Con la expedición de la Ley 1150 de 2007, la Contraloría General de la Republica, a través de la circular No. 001 del 17 de enero de 2008, estableció que las entidades deberán continuar registrando la información contractual de conformidad con lo establecido en la Ley 598 de 2000 y los Artículos 13 y 14 del Decreto 3512 de 2003, hasta tanto el Gobierno Nacional disponga las funcionalidades tecnológicas para dar cumplimiento a la contratación pública electrónica prevista en el Artículo 3° de la Ley 1150 de 2007. 2.1.2. Actividades de la planeación y la programación del contrato Es el ordenamiento secuencial y cronológico de todas las actividades y eventos involucrados en el proceso de contratación, desde la etapa de planeación hasta la iniciación de la ejecución del contrato. La planeación comprende las siguientes actividades que se cumplirán con independencia de la modalidad de selección que se determine: Estudios previos. Registro en el Sistema de Información para la vigilancia de la Contratación Estatal, SICE. Análisis del mercado. Evaluación y aprobación por el Comité de Contratación. Registro Único de Precios de Referencia, RUPR. Establecer los ítems. Determinar los permisos, licencias y autorizaciones requeridos. Determinar el impacto social ambiental. Consulta sobre impuestos. Elaboración del presupuesto. Determinación del Sistema de Precios. Selección de la forma de pago. Estimación de los costos por ajustes e imprevistos. Determinación y procedimiento de selección del contratista.
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 19 de 140 Verificación de la apropiación presupuestal. Programación de la contratación. Programación del desarrollo del contrato. 2.1.2.1. Determinar las condiciones del contrato a celebrar Para este efecto se analizarán los siguientes aspectos: a) El objeto de la contratación, b) La factibilidad, conveniencia y oportunidad de la contratación, c) La clase de contrato que se pretende celebrar y su alcance. d) d) La magnitud, complejidad y condiciones particulares de la contratación, lugar de ejecución, disponibilidad de recursos, fuentes de información, análisis del mercado, estrategias de contratación, entre otros. e) El perfil de los proponentes, de acuerdo con las necesidades de contratación y teniendo encuenta las siguientes variables que apliquen: condición (representante, comercializador, distribuidor, fabricante, en el caso de contrataciones de compra), experiencia contractual, zona de ubicación, la idoneidad y experiencia en el área a contratar (para contratar prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión de la entidad ) entre otras. Es necesario que al identificar y analizar estos aspectos se contemplen todas las variables (internas y externas) que puedan incidir en el proceso de contratación, por ello, se considera una buena práctica en la gestión contractual que se mantenga la interacción con la dependencia que plantea la necesidad generadora de la contratación y de esta forma minimizar cambios o modificaciones durante el desarrollo del proceso de contratación y en el contrato. 2.1.2.2. Estudios previos Los estudios en los cuales se analice la conveniencia y la oportunidad de realizar la contratación de que se trate, tendrán lugar de manera previa a la apertura de los procesos de selección.
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 20 de 140 En desarrollo de lo señalado en los numerales 7 (estudios oportunidad y conveniencia) y 12 (estudios técnicos) del artículo 25 de la Ley 80 de 1993, los estudios y documentos previos estarán conformados por los documentos definitivos que sirvan de soporte para la elaboración del proyecto de pliego de condiciones de manera que los proponentes puedan valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por la Institución, así como el de la distribución de riesgos que la entidad propone. Los estudios y documentos previos se pondrán a disposición de los interesados de manera simultánea con el proyecto de pliego de condiciones y deberán contener los siguientes elementos mínimos: 1. La descripción de la necesidad que la entidad estatal pretende satisfacer con la contratación. 2. La descripción del objeto a contratar, con sus especificaciones y la identificación del contrato a celebrar. 3. Los fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de selección. 4. El análisis que soporta el valor estimado del contrato, indicando las variables utilizadas para calcular el presupuesto de la respectiva contratación, así como su monto y el de posibles costos asociados al mismo. En el evento en que la contratación sea a precios unitarios, la entidad contratante deberá soportar sus cálculos de presupuesto en la estimación de aquellos. En el caso del concurso de méritos no publicará el detalle del análisis que se haya realizado en desarrollo de lo establecido en este numeral. En el caso del contrato de concesión no se publicará ni revelará el modelo financiero utilizado en su estructuración. 5. La justificación de los factores de selección que permitan identificar la oferta más favorable, de conformidad con la legislación vigente (Art. 12 Decreto 2474 de 2008 y las normas que lo modifiquen o adicionen) 6. El soporte que permita la tipificación, estimación, y asignación de los riesgos previsibles que puedan afectar el equilibrio económico del contrato. 7. El análisis que sustenta la exigencia de garantías destinadas a amparar los perjuicios de naturaleza contractual o extracontractual, derivados del incumplimiento del ofrecimiento o del contrato según el caso, así como la pertinencia de la división de aquellas, de acuerdo con la reglamentación sobre el particular. Estos elementos mínimos deben ser complementados de acuerdo a la modalidad de selección a realizar, así: Modalidad de causal Mecanismo Requisitos adicionales a estudios previos selección
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 21 de 140 Ficha técnica: incluirá las características y especificaciones en términos de desempeño y calidad y contendrá como mínimo: a. Subasta inversa o Denominación del bien o servicio o Denominación técnica del bien o servicio Selección o Unidad de medida abreviada Adquisición de o Descripción general. bienes o servicio El precio máximo de la s de comisión que la entidad características estatal pagará al comisionista técnicas y que por cuenta de ella adquirirá uniformes b. Bolsas de los bienes y/o servicios a través Productos de bolsa. o El precio máximo de compra de los bienes y/o servicios a adquirir a través de la bolsa.
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 22 de 140 Los estudios previos podrán ajustarse o modificarse por la entidad con posterioridad a la apertura del proceso de selección. En caso que la modificación de los elementos mínimos señalados impliquen cambios fundamentales en los mismos, se deberá revocar el acto administrativo de apertura con fundamento en el numeral 2 del artículo 69 del C.C.A. Los estudios y documentos previos son los definitivos al momento de la elaboración y publicación del proyecto de pliegos de condiciones, sin perjuicio de los ajustes que puedan darse en el curso del proceso de selección; y permanecerán a disposición del público por lo menos durante el desarrollo del proceso de selección. En el caso de contratos en los que se involucre diseño y construcción, la entidad deberá poner a disposición de los oferentes además de los elementos mínimos a los que hace referencia el presente artículo, todos los documentos técnicos disponibles para el desarrollo del proyecto. La planeación, elaboración y contenido de los estudios previos estará a cargo del Jefe de la respectiva dependencia acompañado del visto bueno del superior jerárquico, salvo que éste coincida con la persona del señor rector de la Institución. 2.1.2.3. Determinar las garantías De conformidad con el Artículo 2 del Decreto 4828 del 24 de diciembre de 2008, se entiende por mecanismo de cobertura del riesgo el instrumento otorgado por los oferentes o por el contratista de una entidad pública contratante a favor de ésta o a favor de terceros, con el objeto de garantizar entre otros: La seriedad de su ofrecimiento El cumplimiento de las obligaciones que para aquel surjan del contrato y de su liquidación. La responsabilidad extracontractual que pueda surgir para la administración por las actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas o subcontratistas. Los demás riesgos a que se encuentre expuesta la administración según el contrato.
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 23 de 140 El mecanismo de cobertura de riesgos es por regla general indivisible y solo en los eventos previstos en el Decreto 4828 de 2008, la garantía otorgada podrá ser dividida por etapas contractuales. Cuando el ofrecimiento sea presentado por un proponente plural bajo la figura de unión temporal, consorcio o contrato de asociación futura, la garantía deberá ser otorgada por todos los integrantes del proponente plural. Clases de garantías Estarán de acuerdo con en el Decreto No. 4828 de 2008; y demás normas, que lo modifiquen, adicionen o reglamenten. En los procesos de contratación, los oferentes o contratistas podrán otorgar, como mecanismos de cobertura del riesgo, cualquiera de las garantías contempladas en el Estatuto General de Contratación y demás Decretos Reglamentarios. Lo anterior sin perjuicio de que la responsabilidad extracontractual de la administración derivada de las actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas o subcontratistas solo puede ser amparada mediante póliza de seguros. El monto, vigencia y amparos o coberturas de las garantías se determinarán teniendo en cuenta el objeto, la naturaleza y las características de cada contrato, los riesgos que deban cubrir y las reglas del decreto 4828 de 2008 y demás normas complementarias. Cláusula de Indemnidad: En todos los contratos se deberá incluir una cláusula de indemnidad conforme a la cual, será obligación del contratista mantener a la INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA DE ENVIGADO indemne de cualquier reclamación proveniente de terceros que tenga como causa las actuaciones del contratista. Excepciones al otorgamiento del mecanismo de cobertura del riesgo. Las garantías no serán obligatorias en los contratos de empréstito, en los interadministrativos, en los de seguros y en los contratos cuyo valor sea inferior al diez por ciento (10%) de la menor cuantía para cada entidad, en el cual corresponderá a la entidad contratante determinar la necesidad de exigirla atendiendo a la naturaleza del objeto del contrato y a la forma de pago.
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 24 de 140 La entidad podrá abstenerse de exigir la garantía de seriedad de la oferta para participar en procesos cuyo objeto sea la enajenación de bienes, en los procesos de subasta inversa para la adquisición de los bienes y servicios de características técnicas y uniformes y de común utilización, así como en los concursos de méritos en los que se exige la presentación de una propuesta técnica simplificada. Aprobación de la garantía de cumplimiento: Antes del inicio de la ejecución del contrato, la entidad contratante aprobara la garantía siempre y cuando reúna las condiciones legales y reglamentarias propias de cada instrumento y ampare los riesgos establecidos para cada caso. Incumplimiento de las obligaciones del contratista relativas a mantener la suficiencia de la garantía: Una vez iniciada la ejecución del contrato, en caso de incumplimiento del contratista de la obligación de obtener la ampliación de la garantía o de la obligación de obtener su renovación o de la obligación de restablecer su valor o de aquella de otorgar una nueva garantía que ampare el cumplimiento de las obligaciones que surjan por razón de la celebración, ejecución, y liquidación del contrato, la entidad contratante podrá declarar la caducidad del mismo. La planeación, elaboración y contenido de los mapas de riesgos y sus respectivas pólizas que los amparen estará a cargo del Jefe de la respectiva dependencia acompañado del visto bueno del superior jerárquico, salvo que éste coincida con la persona del señor rector de la Institución. 2.1.2.4. Registro en el Sistema de Información para la vigilancia de la Contratación Estatal, SICE. Como método de análisis de mercado la ley 598 de 2000 creó el Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, SICE, el Registro Único de Precios de Referencia, RUPR y estableció en el Catálogo Único de Bienes y Servicios, CUBS los códigos que identifican los productos que forman parte del universo de bienes y servicios que el Estado puede contratar, por lo que su uso es obligatorio para efectos de la contratación que requieran las entidades públicas; aspectos estos reglamentados por el Decreto No. 3512 de 2003.
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 25 de 140 Por otra parte, los acuerdos, circulares y demás actos administrativos emanados de la Contraloría General de la República establecen la obligatoriedad de las entidades estatales que contratan con sujeción a la ley 80 de 1993 y sus decretos reglamentarios, de ingresar y hacer uso de los recursos informáticos del SICE, tanto a nivel central como de dependencias a nivel regional. Al ingresar al SICE además de su registro, las entidades deberán elaborar, registrar y actualizar sus planes de compras. LA INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA DE ENVIGADO en cumplimiento de tal disposición efectuó el registro en el Portal del SICE, del Plan de Compras, a 31 de enero de la respectiva anualidad, de conformidad con el Acuerdo 002 del 2004, fecha a partir de la cual se hacen exigibles las obligaciones establecidas en el Decreto 3512 del 2003. La Contraloría General de la República a través de la circular No.001 del 17 de enero de 2008, sobre la vigencia del SICE y su articulación con el SECOP de acuerdo a lo señalado en el artículo 3° de la Ley 1150 de 2007, dispuso que el Decreto 3512 de 2003, se mantiene vigente y las entidades y particulares que manejan recursos públicos y los proveedores que contraten con las mismas deben cumplir y tener en consideración las siguientes directrices: a) Las entidades registradas en el SICE continúan inscritas en el Sistema el cual permanece vigente, y cuando el proceso de articulación entre el SICE y el SECOP se adelante, ingresarán al SICE por medio del portal SECOP según las instrucciones que se acordarán entre el SICE y el SECOP. b) Las entidades que se rigen por el Estatuto de Contratación Administrativa o adelantan procesos con sujeción al mismo, deberán: Consultar el precio indicativo en el portal del SICE para todos los procesos contractuales sin importar la cuantía. La consulta del precio indicativo en los procesos de selección abreviada se hará antes de la subasta inversa o de la rueda de adquisición en Bolsa de productos.
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 26 de 140 Tienen la obligación de exigir que los proveedores que aporten en sus ofertas, los números de certificado de registro de precio de referencia definitivos para bienes, servicios y obra pública codificados a nivel de especificaciones y propiedades, es decir a nivel de ítem (quinto nivel de desagregación) o números de certificado de registro de precio temporal para bienes codificados a nivel de subclase o grupo. Lo anterior de conformidad con el Acuerdo 05 de 2005, expedido por el Comité para la Operación del SICE, deberán exigir a los proveedores el número de certificado de registro de precios en todos los procesos contractuales cuyo valor sea igual o superior al 10% de la menor cuantía. Por consiguiente, la Institución a través de la Oficina de Informática registrando en el portal del SICE los contratos perfeccionados, dentro de los primeros cinco (5) días hábiles del mes siguiente al de su perfeccionamiento, en cumplimiento de las obligaciones emanadas del Decreto 3512 de 2003, y de conformidad con lo señalado en el Acuerdo No. 011 del 3 de septiembre de 2007, expedido por el Comité para la operación del SICE, y en armonía de la Resolución 1299 de noviembre 27 de 2009 y Resolución 1484 de abril 05 2010, la Circular No. 001 del 17 de Enero de 2008, expedida por la Contraloría General de la República. Así mismo deberá registrar, en el Portal del SICE, la información básica de las compras efectuadas, diligenciando el formato que se encuentra disponible para tal efecto. Competencias para operativizar el SICE en la I.U.E: Rector: Por ser el representante legal de la Institución es quien crea al Administrador SICE de la Institución, con el fin de que este último cree los diferentes perfiles del SICE en la Entidad. Según la organización interna de la IUE, el rector de la Institución delega las siguientes funciones:
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 27 de 140 Oficina de Informática: El Administrador SICE de la IUE. Este servidor público es el soporte para la correcta utilización del aplicativo y para todos los servidores públicos que en la IUE tienen acceso al mismo. Tiene la facultad de crear, habilitar y deshabilitar usuarios dentro de la Institución. El Administrador SICE de la IUE, es convocado a curso-taller en aulas informáticas en donde se desarrollarán prácticas y ejercicios sobre las funcionalidades de la aplicación, con el fin de que se convierta en multiplicador al interior de la Institución. El registro de los contratos corresponderá a esta Oficina y deberá hacerse dentro de los cinco (05) primeros días de cada mes. Jefe de Servicios Generales: Es quien registra y administra el Plan de Compras, el cual será ajustado cuando la entidad así lo requiera; estará además a cargo de la generación de certificados de consulta obligatoria y de la consulta de certificados de registro de precios. Administrador de Bienes y Servicios: Consulta de precios indicativos teniendo en cuenta el 10% de la menor cuantía. Jefe de Oficina Asesora Jurídica: Ésta Oficina deberá enviar durante los cinco últimos días hábiles de cada mes a la Oficina de Informática los contratos perfeccionados, y se encargará de resolver las dificultades jurídico-conceptuales de cada contrato. Jefe Oficina Asesora de Control Interno: El Sistema le permitirá consultar las alarmas generadas al momento de registrar contratos, alarmas que contribuirán con el trabajo de auditoría interna. No obstante lo anterior, esta Oficina deberá enviar un informe bimensual sobre el estado de las alarmas y las acciones correctivas, preventivas y de mejora para la no ocurrencia de los hechos generadores de tales alarmas. Estos servidores públicos serán los responsables frente al SICE del cumplimiento de las obligaciones relacionadas con los procesos contractuales y precontractuales. La entidad es autónoma para asignar los anteriores perfiles, sin embargo cada uno de ellos lleva consigo un alto grado de responsabilidad no delegable en funcionarios de menor jerarquía no previstos en el presente manual.
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 28 de 140 2.1.2.5. Registro Único de Precios de Referencia, RUPR El Registro Único de Precios de Referencia, RUPR, es la base de datos que contiene los precios de referencia de los diferentes bienes y servicios de uso común o de uso en contratos de obra que los proveedores están en capacidad de ofrecer a la administración pública y los que la Institución desea y puede adquirir. El procedimiento de actualización del Sistema se realiza por Internet. 2.1.2.6. Establecer los ítems Con base en el alcance de la contratación, se deberá: a) Definir los correspondientes ítems, asignándoles una numeración consecutiva, b) Hacer una descripción clara y concisa de las características y especificaciones de cada ítem, y cuando sea necesario, c) Determinar una unidad de medida de uso común y la cantidad requerida por cada ítem. 2.1.2.7. Determinar los permisos, licencias y autorizaciones requeridos Con base en el objeto y alcance del contrato proyectado, se efectuará una relación de los permisos, licencias y autorizaciones que deben obtenerse de las entidades nacionales, departamentales, distritales o municipales, y se precisará a quien corresponde realizar los trámites necesarios para la obtención. Adicionalmente, se preverá lo correspondiente a la obtención de permisos, licencias, autorizaciones sanitarias, cálculo de tasas retributivas y demás requisitos que contemple la legislación ambiental, los cuales se deben obtener en la oportunidad legal respectiva.
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 29 de 140 2.1.2.8. Determinar el impacto socio ambiental Ni el estatuto de contratación estatal (ley 80 de 1993), ni la legislación ambiental, (ley 99 de 1993), establecen de manera expresa en qué momento durante el proceso de selección deben obtenerse las licencias ambientales, en los proyectos que las requieran. No obstante, las licencias ambientales se deben obtener antes de la apertura del proceso de selección, salvo que las mismas constituyan parte del objeto del contrato. Los interesados deben conocer en el momento de la elaboración de las ofertas, las obligaciones que las licencias imponen para ser cumplidas durante la ejecución de los proyectos. Su desconocimiento puede implicar erogaciones pecuniarias. Es importante tener en cuenta que se vulnera el principio de planeación cuando la adjudicación del contrato se efectúa sin contar con la licencia ambiental en los casos que se requiera. Son objeto de licencia ambiental los proyectos, obras y actividades expresamente enunciadas en el artículo 8º y 9º del Decreto 1220 del 2005 y el artículo 1° del Decreto 500 del 20 de febrero de 2006. 2.1.2.9. Análisis de Mercado El análisis de Mercado se podrá realizar entre otras formas, a través de cotizaciones escritas solicitadas en forma verbal o escrita, estableciendo expresamente que ni la formulación de la solicitud ni la presentación de la cotización generan compromiso u obligación por parte de LA INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA DE ENVIGADO, pues no corresponden a un procedimiento de selección. La información deberá constar en medio documental (fax, correo electrónico, grabación magnetofónica o digital, entre otros). En todo caso, el antecedente deberá archivarse en la carpeta de contratación. El análisis de mercado se podrá utilizar para: La elaboración del presupuesto oficial para una contratación La elaboración de las listas de precios o tarifas unitarias, para la aprobación previa de los funcionarios autorizados
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 30 de 140 La realización de acuerdos de precios La determinación del alcance y características de la contratación 2.1.2.10. Elaboración del Presupuesto Con la información recopilada de acuerdo con los numerales anteriores, se elaborará el presupuesto del DE LA INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA DE ENVIGADO el cual deberá comprender todos los costos directos e indirectos e impuestos de ley. Este presupuesto se debe proyectar para la fecha de presentación de las propuestas. La revisión y aprobación del presupuesto de LA INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA DE ENVIGADO será responsabilidad del Consejo Directivo de la Institución. El presupuesto de LA INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA DE ENVIGADO deberá ser informado a todos los participantes en el proceso de contratación, así como también se deberán indicar las consecuencias que se derivan, en el caso de que las propuestas no se ajusten al mismo. En las contrataciones en las cuales no se puedan precisar las cantidades de trabajo, bienes o servicios, se deberá hacer una proyección de los costos de acuerdo con los antecedentes, con el fin de determinar el procedimiento de selección y el funcionario competente para verificar la existencia de apropiación presupuestal suficiente. Con la información obtenida según lo indicado anteriormente, se debe proceder a: 2.1.2.11. Determinación del Sistema de Precios Según la clase, magnitud y características del contrato, se debe seleccionar el (los) Sistema (s) de Precios (precio global, tarifas o precios unitarios, gastos autorizados, gastos reembolsables, precio base en la fórmula, entre otros) más conveniente (s) para LA INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA DE ENVIGADO, definiendo si serán fijos o ajustables.
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 31 de 140 2.1.2.12. Selección de la forma de pago De acuerdo con las características del contrato se debe escoger la forma y periodicidad de los pagos al Contratista lo mismo que el tipo de moneda que se vaya a utilizar. Se deben respetar el orden de presentación de los pagos por parte de los contratistas. Solo por razones de interés público, el ordenador del gasto podrá modificar dicho orden dejando constancia de la actuación. Para el efecto, la entidad, debe llevar un registro de presentación por parte de los contratistas, de los documentos requeridos para hacer efectivos los pagos derivados de los contratos, de tal manera que estos puedan verificar el estricto respeto al derecho de turno. Dicho registro será público. Lo dispuesto anteriormente, no se aplicará respecto de aquellos pagos cuyos soportes hayan sido presentados en forma incompleta o se encuentren pendientes del cumplimiento de requisitos previstos en el contrato del cual se derivan. Anticipo o pago anticipado. Se debe analizar la conveniencia de otorgar un anticipo o un pago anticipado, cuyo porcentaje será determinado por el funcionario competente; de preferencia se acudirá al anticipo, siendo éste el método más usual y más frecuentemente utilizado y sólo de manera excepcional se analizará la conveniencia de otorgar un pago anticipado, de conformidad con la Directiva Presidencial No. 012 de 2002 y la Directiva No. 04 del 4 de Abril de 2003. En la parte referente al manejo de pagos anticipados en la contratación estatal, señala que las entidades no pactarán pagos anticipados, salvo casos excepcionales plenamente justificados y motivados. Para el caso de los anticipos se establece como criterio que la entrega de recursos se realice utilizando instrumentos financieros que aseguren el manejo transparente de los recursos y su destinación exclusiva al contrato. Para establecer la forma de pago es importante aclarar que existe diversidad conceptual entre el “pago anticipado” y “anticipo”:
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 32 de 140 El anticipo se toma como recursos que la entidad entrega al contratista incluso antes de la ejecución del contrato con el fin de financiarlo y no como pago por los trabajos o labores cometidas y por tanto es una inversión sujeta a control por parte de LA INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA DE ENVIGADO. Por su parte, el pago anticipado sí hace parte del precio y su entrega comporta la extinción parcial de la obligación de la remuneración a cargo de la entidad sólo que de manera adelantada a la realización del contrato o como primer contado. Vale la pena aclarar que, en tratándose de convenios o contratos interadministrativos, la limitación a que se refiere el parágrafo del artículo 40 de la ley 80 de 1993 no tiene aplicabilidad, pues son acuerdos que se pueden celebrar en forma directa, cualquiera sea su monto, sin que haya obstáculo alguno para ello por permitirlo la ley; basta que se busque la satisfacción de los servicios o, el cumplimiento de las funciones a cargo de las entidades comprometidas. por lo mismo, también es posible ampliar su valor sin límite distinto de los propios del régimen presupuestal pues si es posible celebrar varios acuerdos o convenios, no existe ninguna justificación para que en lugar de suscribir diferentes documentos se amplíe un contrato celebrado. En los eventos que la Entidad pacte el pago anticipado y la entrega de anticipos, debe tener en cuenta que su monto no podrá exceder del cincuenta por ciento (50%) del valor del respectivo contrato, de conformidad con el inciso primero del parágrafo del art. 40 de la ley 80 de 1993. 2.1.2.13. Estimación de los costos por ajustes e imprevistos Se debe efectuar un estimativo de los costos que se puedan ocasionar por la aplicación de la cláusula de reajuste que se pacte, y prever la apropiación para los costos por eventuales retardos en el pago, y por los que se originen en la posible revisión de los precios por razón de los cambios o alteraciones de las condiciones iniciales cuando se trate de riesgos que LA INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA DE ENVIGADO asuma expresamente.
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 33 de 140 2.1.2.14. Verificación de la apropiación presupuestal Para iniciar el trámite de contratación es indispensable que se haya incluido el correspondiente rubro dentro del Presupuesto de Gastos de Funcionamiento o de Inversiones aprobado para LA INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA DE ENVIGADO. Antes de la iniciación del procedimiento de selección se deberá obtener el Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP), que garantice la existencia de apropiación suficiente para atender los desembolsos de la respectiva contratación durante la vigencia fiscal correspondiente. Esta apropiación deberá comprender el valor del presupuesto oficial, el IVA, el 4 por mil, los valores por concepto de imprevistos, actualización de precios y, en fin, todos los desembolsos que se pudieran prever a causa de la ejecución y liquidación del contrato. Cuando el desarrollo del contrato abarque más de una vigencia fiscal, se debe prever el cumplimiento de lo indicado en el Estatuto Orgánico del Presupuesto y demás normas presupuestales. La omisión de la verificación de apropiación presupuestal suficiente y/o de la obtención de autorización para afectar vigencias futuras, constituye falta disciplinaria gravísima de conformidad con la ley 734 de 2002. La Vicerrectoría Administrativa y Financiera de LA INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA DE ENVIGADO, a través de circulares o de los medios de comunicación que considere más idóneos, deberá mantener actualizados a todos los funcionarios que intervienen en la contratación acerca de la normatividad que sea aplicable en materia de presupuesto y en especial la sujeción al programa anual de caja, PAC. Por otra parte, para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización a través de bolsa de productos, se tiene que para determinar el valor del correspondiente certificado de disponibilidad presupuestal, de LA INSTITTUCIÓN UNIVERSITARIA DE ENVIGADO deberá tener en cuenta además del valor del contrato de comisión, el de la operación que por cuenta suya celebrará el comisionista a través de la bolsa, así como todo pago que deba hacerse por causa o con ocasión de aquella, incluyendo las garantías y demás pagos establecidos en el reglamento de la bolsa en donde se vaya a realizar la negociación.
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 34 de 140 Así mismo, para la selección a través del concurso de meritos, se tiene que con base en los requerimientos técnicos, la entidad estimará el costo de los servicios de consultoría requeridos teniendo en cuenta rubros tales como los montos en “personas/tiempo”, el soporte logístico, los insumos necesarios para la ejecución de los servicios, los imprevistos y la utilidad razonable del contratista. El presupuesto oficial amparado por la disponibilidad presupuestal respectiva se determinará con base en el resultado de la estimación de los costos a que se refiere el inciso anterior. El detalle de la estimación será puesto a disposición del proponente que se ubique en el primer puesto de la lista de elegibles, y servirá de base para la revisión de la propuesta económica. En el caso de requerirse una Propuesta Técnica Detallada (PTD), la entidad podrá contar con una disponibilidad presupuestal con un valor superior a la estimación precitada, respaldada en el respectivo certificado. En tal caso, las propuestas económicas de los proponentes podrán sobrepasar el costo estimado del contrato sin que en ninguna circunstancia superen la disponibilidad presupuestal amparada por el certificado, so pena de ser rechazadas en el momento de su verificación.
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 35 de 140 3. CAPITULO III. MODALIDADES DE SELECCIÓN DEL CONTRATISTA De conformidad con el artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, y el artículo 2° del Decreto 2474 del 7 de julio de 2008, el DE LA INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA DE ENVIGADO escogerá a los contratistas a través de las siguientes modalidades de selección: 1. Licitación Pública 2. Selección Abreviada 3. Concurso de Méritos 4. Contratación Directa 3.1. LICITACIÓN PÚBLICA Se entiende por licitación pública el procedimiento mediante el cual la entidad estatal formula públicamente una convocatoria para que, en igualdad de oportunidades, los interesados presenten sus ofertas y seleccione entre ellas la más favorable. La escogencia del contratista se efectuará por regla general a través de {esta modalidad de selección 3.1.1. Etapa preparatoria: Se debe inicialmente hacer la planeación del contrato a celebrar por la entidad, para lo cual deberá adicionalmente, hacer: FASE REQUISITO Publicación en el SECOP TÉRMINO Elaboración de estudios y documentos previos. Se publicarán de manera No tiene 1. Los estudios previos deben contener los simultánea con el requisitos señalados en el artículo 3 del Decreto proyecto de pliego de 2474/2008, a saber: condiciones (artículo 8 de la ley 1150 de 2007 y parágrafo 3 artículo 8 del decreto 2474 de 2008)
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 36 de 140 FASE REQUISITO Publicación en el SECOP TÉRMINO 1. La descripción de la necesidad que la entidad estatal pretende satisfacer con la contratación. 2. La descripción del objeto a contratar, con sus especificaciones y la identificación del contrato a celebrar. 3. Los fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de selección. 4. El análisis que soporta el valor estimado del contrato. (Documentos que soporten el sondeo de precios). 5. La justificación de los factores de selección que permitan identificar la oferta más favorable. 6. El soporte que permita la tipificación, estimación, y asignación de los riesgos previsibles que puedan afectar el equilibrio económico del contrato. 7. El análisis que sustenta la exigencia de garantías destinadas a amparar los perjuicios de naturaleza contractual o extracontractual, derivados del incumplimiento del ofrecimiento o del contrato según el caso. 8. Cualquier otro requisito necesario para cada proceso específico. 9. Elaborar propuesta de cronograma de la etapa precontractual, contractual y postcontratual Modificación a estudios y documentos previos Incluso con 2. (parágrafo 2 artículo 3 del Decreto 2474 de 2008) Si posterioridad a la (solo si se requiere) apertura del proceso de selección Disponibilidad presupuestal (Requisito necesario 3. para los estudios previos-numeral 6 artículo 25 No se publica No tiene de la Ley 80 de 1993) Si Antes de la 4. Publicación en la Cámara de Comercio La publicación se publicación del respectiva (Parágrafo 4 del artículo 8 del Decreto prueba con la simple proyecto de pliego 2474 de 2008) constancia del envío de de la información a la condiciones. Cámara de Comercio Remisión por correo electrónico por cualquier otro 5. medio idóneo el proyecto a cada uno de los No aplica No aplica miembros del comité de contratación por parte de la dependencia interesada en la contratación (Resolución No. 825 del 17 de febrero de 2009)-) Reunión de los miembros del comité contratación 6. para aprobar el proyecto de pliegos de condiciones y No aplica No tiene su respectiva publicación.
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 37 de 140 FASE REQUISITO Publicación en el SECOP TÉRMINO Dentro de los diez 7. Publicación de avisos informativos sobre (10) a proceso en un diario de amplia circulación No se publica veinte (artículo 30, numeral 3° de la Ley 80 de 1993, (20) días artículo 9 decreto 2170 de 2002 y numeral 6 del calendario anteriores artículo 24 de la Ley 80 de 1993) a la apertura, hasta 1 aviso. Aviso de convocatoria: 8. SI a) información necesaria para dar a conocer el (En la fecha de su Junto con la objeto a contratar. expedición o a más publicación de los b) la modalidad de selección que se utilizará. tardar dentro de los estudios c) el presupuesto oficial del contrato 3 días hábiles previos y el d) d) lugar físico o electrónico donde siguientes, parágrafo 3 proyecto de pliego puede consultarse el proyecto de pliego artículo 8 decreto de de condiciones y los estudios y 2474 de 2008) condiciones. documentos previos (artículo 4 Decreto 2474/2008). La convocatoria pública se puede reportar al SECOP de manera simultánea con la publicación del aviso informativo en el diario de amplia circulación. Publicación del proyecto de pliego de SI Cuando menos 9. condiciones (inciso 2 artículo 9 decreto 2474 de (Se publica de manera con diez (10) días 2008) simultánea con los hábiles de antelación estudios y documentos a la fecha del acto previos que ordena su apertura. Presentación y recepción de observaciones al 10. proyecto de pliegos de condiciones. (inciso final No aplica Durante el término artículo 9 del Decreto 2474 de 2008) Para la de publicación del recepción de observaciones la entidad podrá proyecto de pliego realizar una audiencia pública. de condiciones. Publicación de las observaciones presentadas al 11. proyecto de pliego de condiciones y de las SI. Antes del acto que respuestas a las mismas, elaboradas por el Comité dispone la apertura de Contratación ( numeral 3 artículo 8 del decreto (En la fecha de su del proceso 2474 de 2008 y artículo 8 de la Ley 1150 de 2007). expedición o a más de tardar dentro de los 3 selección. días hábiles siguientes, parágrafo 3 artículo 8 decreto 2474 de 2008)
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 38 de 140 NOTA: De conformidad con lo señalado en el parágrafo 2 del artículo 7 del Decreto 2474 de 2008, para efecto de lo dispuesto en el artículo 30 de la Ley 80 de 1993, se entenderá que han conocido el respectivo pliego de condiciones del proceso licitatorio, quienes hayan presentado observaciones al mismo o hayan asistido a la audiencia de reparto de riesgos a que se refiere el artículo 4 de la Ley 1150 de 2007, cuando ésta se realiza con anterioridad a la apertura del proceso. La publicación de los proyectos de pliegos de condiciones no genera obligación para la entidad de dar apertura al proceso de selección. 3.1.2. Etapa pre-contractual: En esta etapa se realizarán los trámites que correspondan a la realización efectiva del proceso de selección, la elaboración de los pliegos de condiciones definitivos, los que a su vez se basarán en la información que arrojó la etapa anterior. De esta manera se definirán y establecerán requisitos y criterios para la selección de la mejor propuesta para LA INSTITTUCIÓN UNIVERSITARIA DE ENVIGADO. FASE REQUISITO Publicación en el SECOP TERMINO Acto administrativo de apertura al proceso de selección. SI (En la fecha de su Este ha de contener: (artículo 5 Decreto 2474 de expedición o a más tardar 2008) dentro de los 3 días hábiles - El objeto de la contratación a realizar siguientes, parágrafo 3 No tiene 12. - La modalidad de selección que artículo 8 decreto 2474 de corresponda a la contratación. 2008) - El cronograma del proceso (indicando fechas y lugares donde se llevará a cabo las audiencias) - El lugar físico o electrónico en que se puede consultar el pliego de condiciones documentos y estudios previos. - La convocatoria para las veedurías ciudadanas. - El certificado de disponibilidad presupuestal - La asignación del número de procedimiento de contratación. - Los demás que se consideren pertinentes.
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 39 de 140 FASE REQUISITO Publicación en el SECOP TERMINO Acto de suspensión del proceso de selección. No superior a 15 días Habrá lugar a este acto cuando se presenten SI hábiles, circunstancias de interés público o general que (En la fecha de su mediante puedan afectar la normal culminación del expedición o a más tardar acto proceso. dentro de los administrativo 3 días hábiles motivado. Igualmente, cuando en el desarrollo del proceso de siguientes, numeral 10 y Este término 13. selección se den las causales del artículo 69 del podrá ser parágrafo 3 del C.C.A., esto es: Cuando sea manifiesta su oposición artículo 8 decreto 2474 mayor si la a la constitución y la ley; Cuando no esté conforme de entidad lo con el interés público o social o atente contra él; 2008) requiere de .Cuando con ello se cause agravio injustificado a lo cual dará una persona. cuenta en el acto que lo señale. Surgida alguna o algunas de las anteriores casuales la entidad revocará el acto administrativo que haya ordenado la apertura del proceso de selección. (Parágrafo 1 y 2 artículo 5 del Decreto 2474 d008). Pliego de condiciones definitivo. Sin perjuicios de los requisitos exigidos en el SI numeral 5 del artículo 24 de la Ley 80 de 1993, En la fecha de su No tiene. contendrá cuando menos: expedición o a más tardar - La descripción detallada y completa del dentro de los objeto a contratar, el cual se presenta en 3 días hábiles documento separado siguientes, Numeral 7 y Del pliego de condiciones como anexo y será parágrafo 3 del público. artículo 8 decreto 2474 de
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 40 de 140 FASE REQUISITO Publicación en el SECOP TERMINO - la estimación, tipificación y asignación de los 2008) riesgos previsibles involucrados en la contratación (inciso 1 artículo 4 de la ley 1150 de 2007) - fecha en la cual se revisará la asignación de 14. riesgos con el fin de establecer su distribución definitiva (inciso 2 artículo 4 ley 1150 de 2007) - El plazo máximo para expedir adendas. - Los fundamentos del proceso de selección, su modalidad, términos, procedimientos y demás reglas objetivas que gobiernan la presentación de las ofertas, evaluación, ponderación de las mismas y la adjudicación del contrato. - Las razones y causas que generarían el rechazo de la propuesta o la declaratoria de desierto del proceso. - Las condiciones de celebración del contrato, presupuesto, forma de pago, garantías y demás asuntos relativos. - Plazo para elaborar los estudios técnicos, económicos y jurídicos necesarios para la evaluación de las - propuestas y solicitar al proponente las aclaraciones y explicaciones indispensables. (numeral 7-artículo 30 de la Ley 80/ 1993. - Los demás requisitos que se requieran de acuerdo al objeto a contratar. No podrá ser objeto de cobro los pliegos de condiciones y no se podrá exigir valor alguno para participar (numeral 4 Parágrafo 4 artículo 2 de la Ley 1150 de 2007. La entidad no podrá señalar taxativamente los requisitos o documentos subsanables o no, ni permitir que se subsane la falta de capacidad para presentar oferta, ni que se acrediten circunstancias ocurridas con posterioridad al cierre del proceso (artículo 10 del decreto 2474 de 2008) Adendas. SI Como La entidad señalará en el pliego de En la fecha de su máximo el condiciones el plazo máximo para expedirse expedición o a más tardar día hábil dentro de los anterior a la adendas, o, 3 días hábiles siguientes. fecha del a falta de tal previsión, señalará al cierre del adoptarlas la extensión del término de cierre que proceso. 15. resulte necesaria, en uno y en otro caso, para (Numeral 12 y parágrafo 3 del artículo 8 decreto
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 41 de 140 FASE REQUISITO Publicación en el SECOP TERMINO que los proponentes cuenten 2474 de con el tiempo suficiente que les permita ajustar 2008) sus propuestas a las modificaciones realizadas. No podrá expedirse la modificación realizada el mismo día en que se tiene previsto el cierre del proceso de selección En el evento en que se modifiquen los plazos y términos del proceso de selección la adenda debe incluir el nuevo cronograma estableciendo los cambios que ello implique en el contenido del acto de apertura del proceso. (artículo 7 Decreto 2474 de 2008) Los interesados en participar como oferentes, se deberán inscribir como se señale en los pliegos de Hasta un día condiciones. hábil de Aplica celebrada la De acuerdo al cronograma respectivo los aspirantes audiencia a proponentes deberán manifestar su interés 15 a expreso en participar u ofertar el bien y/o servicio requerido. En el evento de superar el número máximo de proponentes, se dará aplicación a lo establecido en el pliego de condiciones y la Ley, a efectos de fijar el tope máximo de participantes, lo anterior constará en un acta. La celebración del evento anterior requerirá el aval del Jefe de la Oficina de Control Interno. Audiencia para precisar el contenido y alcance del pliego de condiciones. En dicha audiencia se El levantará un acta suscrita por los intervinientes. SI determinado En la fecha de su en el pliego Como resultado de lo debatido en la audiencia y expedición o a más tardar de cuando resulte conveniente el ordenador del dentro de los 3 días condiciones. gasto expedirá las modificaciones pertinentes a hábiles siguientes se 16. dichos documentos y prorrogará si fuere publica el acta de la necesario el plazo de la licitación hasta por seis audiencia (numeral 8 y (6) días hábiles. parágrafo 3 del artículo 8 decreto 2474 de 2008) Lo anterior no impide que dentro del plazo de la licitación cualquier interesado pueda solicitar aclaraciones adicionales que la entidad deberá responder mediante comunicación escrita a quien hizo la solicitud. Audiencia para la estimación, tipificación y asignación Dependiendo de la Antes de de los riesgos previsibles. complejidad del objeto, la 17. en audiencia de presentación Audiencia para revisión y asignación de riesgos Art. 4 prepliegos en acta de ofertas Ley 1150 de 2007. separada. El día, la hora y Cierre el lugar señalados en el pliego de
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 42 de 140 FASE REQUISITO Publicación en el SECOP TERMINO 18. Cuando lo estime conveniente la entidad o lo soliciten No aplica condiciones. las dos terceras partes de las personas interesadas, el plazo se podrá prorrogar antes de su vencimiento, por un término superior a la mitad del inicialmente fijado. Evaluación de las propuestas. el acto administrativo debe ser motivado. - La oferta presentada debe ser evaluada de manera objetiva aplicando las reglas contenidas en los pliegos de condiciones y no se rechazará una propuesta por ausencia de requisitos o falta de documentos que verifiquen las condiciones del proponente o soporten el contenido de la oferta y que no constituyan los factores de escogencia establecidos por la entidad en el pliego de condiciones de conformidad con los numerales 2, 3 y 4 del artículo 5 de la Ley 1150 de 2007 }. Se rechazará la oferta del proponente que dentro del término previsto en el pliego o en la solicitud no responda al requerimiento que haga la entidad para subsanar. SI - De conformidad con lo señalado en el parágrafo 1 Para el informe de evaluación El determinado del artículo 33 de la Ley 1150 de 2007, en tanto no (numeral 13 del artículo 8 del en el pliego de entre en vigor el artículo 6 las entidades verificaran la Decreto 2474 de 2008) condiciones información de los proponentes a que se refiere el numeral 1 del artículo 5 ibídem, sin perjuicio de que se exija el certificado del Registro Único de Proponentes para efectos de determinar la clasificación y calificación de los proponentes cuando 19. correspondan ( artículo 11 decreto 2474 de 2008). -. Se debe tener en cuenta lo señalado en el artículo 5 de la Ley 1150 de 2007 y el artículo 10 del decreto 2474 de 2008. -. El ofrecimiento más favorable a la entidad a que se refiere el artículo 5 de la Ley 1150 de 2007, en los procesos de licitación será: a). La ponderación de los elementos de calidad y precio soportados en puntajes y formulas señaladas en los pliegos de condiciones b). La ponderación de los elementos de calidad y precio que representen la mejor relación costo – beneficio para la entidad, para lo cual el pliego de condiciones establecerá:
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 43 de 140 FASE REQUISITO Publicación en el SECOP TERMINO Las condiciones técnicas y económicas mínimas de la oferta. Evaluación de las propuestas. el acto administrativo debe ser motivado. - La oferta presentada debe ser evaluada de manera objetiva aplicando las reglas contenidas en los pliegos de condiciones y no se rechazará una propuesta por ausencia de requisitos o falta de documentos que verifiquen las condiciones del proponente o soporten el contenido de la oferta y que no constituyan los factores de escogencia establecidos por la entidad en el pliego de condiciones de conformidad con los numerales 2, 3 y 4 del artículo 5 de la Ley 1150 de 2007. Se rechazará la oferta del proponente que dentro del término previsto en el pliego o en la solicitud no responda al requerimiento que haga la entidad para subsanar. SI - De conformidad con lo señalado en el parágrafo 1 Para el informe de evaluación El determinado del artículo 33 de la Ley 1150 de 2007, en tanto no (numeral 13 del artículo 8 del en el pliego de entre en vigor el artículo 6 las entidades verificaran la Decreto 2474 de 2008) condiciones información de los proponentes a que se refiere el numeral 1 del artículo 5 ibídem, sin perjuicio de que se exija el certificado del Registro Único de Proponentes para efectos de determinar la clasificación y calificación de los proponentes cuando 19. correspondan ( artículo 11 decreto 2474 de 2008). -. Se debe tener en cuenta lo señalado en el artículo 5 de la Ley 1150 de 2007 y el artículo 10 del decreto 2474 de 2008. -. El ofrecimiento más favorable a la entidad a que se refiere el artículo 5 de la Ley 1150 de 2007, en los procesos de licitación será: a). La ponderación de los elementos de calidad y precio soportados en puntajes y formulas señaladas en los pliegos de condiciones b). La ponderación de los elementos de calidad y precio que representen la mejor relación costo – beneficio para la entidad, para lo cual el pliego de condiciones establecerá: 1. Las condiciones técnicas y económicas mínimas de la oferta.
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 44 de 140 FASE REQUISITO Publicación en el SECOP TERMINO 2. Las condiciones técnicas adicionales que para la Entidad representen ventajas de calidad o de funcionamiento. Dichas condiciones podrán consistir aspectos tales como el uso de tecnología o materiales que genere mayor eficiencia, rendimiento o duración del bien, obra o servicio. 3. Las condiciones económicas adicionales que para la Entidad representen ventajas cuantificables en términos monetarios, como por ejemplo, la forma de pago, descuentos por adjudicación de varios lotes, descuentos por variaciones en programas de entregas, mayor garantía del bien o servicio respecto de la mínima requerida, impacto económico sobre las condiciones preexistentes en la Entidad directamente relacionadas con el objeto a contratar, mayor asunción de riesgos previsibles identificados, entre otras. 4. Los valores monetarios que se asignarán a cada ofrecimiento técnico o económico adicional, de manera que permitan la ponderación de las ofertas presentadas. En ese sentido, cada variable se cuantificará monetariamente, según el valor que represente el beneficio a recibir de conformidad con lo establecido en los estudios previos. Para efectos de comparación de las ofertas la entidad calculará la relación costo beneficio de cada una de ellas, restando del precio total ofrecido los valores monetarios de cada una de las condiciones técnicas y económicas adicionales ofrecidas, obtenidos conforme con lo señalado en el presente artículo. La mejor relación costo- beneficio para la entidad estará representada por aquella oferta que, aplicada la metodología anterior, obtenga la cifra más baja. La adjudicación recaerá en el proponente que haya presentado la oferta con la mejor relación costo – beneficio y el contrato se suscribirá por el precio total ofrecido. Para la evaluación de las propuestas la entidad debe proceder a través del Comité de contratación, encargado de recomendar tanto en la parte técnica como asesorar el sentido de la decisión. Si no se acoge la recomendación efectuada por el comité evaluador deberá ser justificado en el acto administrativo con que culmine el proceso. Ofertas con valor artificialmente bajo: Cuando
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 45 de 140 FASE REQUISITO Publicación en el SECOP TERMINO de conformidad con la información a su alcance la entidad estime que el valor de una oferta resulta artificialmente bajo, requerirá al oferente para que explique las razones que sustenten el valor por él ofertado. Oídas las explicaciones, el comité asesor recomendará el rechazo o la continuidad de la oferta en el proceso, explicando sus razones. Procederá la recomendación de continuidad de la oferta en el proceso de selección, cuando el valor de la misma responde a circunstancias objetivas del proponente y su oferta, que no ponen en riesgo el proceso, ni el cumplimiento de las obligaciones contractuales en caso de que se adjudique el contrato ha dicho proponente. Traslado del informe de evaluación. Cinco días El comité de contratación mediante acta entregará el hábiles informe de evaluación al funcionario responsable del contados a respectivo proceso contractual, a fin de que No aplica partir de la 20. publicación permanezca en su dependencia, por 5 días del informe de hábiles para que los oferentes hagan evaluación observaciones. Los oferentes no podrán adicionar, completar o mejorar sus propuestas.(numeral 8 artículo 30 de la Ley 80 de 1993 Adjudicación: La licitación se adjudicará en audiencia pública. En dicha audiencia participará el Rector de la Institución o su delegado, y además podrán intervenir los miembros del comité de contratación, los funcionarios que hayan elaborados los estudios previos , los proponentes y demás personas que deseen asistir.(numeral 10 artículo 30 de la Ley 80 de 1993, inciso 1 del artículo 9 de la Ley 1150 de 2007). SI El Esta audiencia se realizará conforme a las determinado 21. reglas señaladas para tal efecto por la entidad, Acta de audiencia, en el pliego de teniendo en cuenta las siguientes consideraciones: resolución de condiciones adjudicación. (numeral 15 1. En la audiencia los oferentes podrán del artículo 8 del Decreto pronunciarse previamente a la adopción de la 2474 de 2008) decisión definitiva, sobre las respuestas dadas por la entidad a las observaciones presentadas respecto del informe de evaluación. En ningún caso, esta posibilidad implica una nueva oportunidad para mejorar o modificar la oferta.
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 46 de 140 FASE REQUISITO Publicación en el SECOP TERMINO En caso de presentarse pronunciamientos que a juicio de la entidad requieran de análisis y cuya solución podría incidir en el sentido de la decisión a adoptar, la audiencia podrá ser suspendida por el término necesario para la verificación de los asuntos debatidos y la comprobación de lo alegado. 2. Se podrá conceder el uso de la palabra por una única vez al oferente que así lo solicite, con el objeto de replicar las observaciones que sobre la evaluación de su oferta se hayan presentado por los intervinientes. 3. Toda intervención deberá ser hecha por la persona o las personas previamente designadas por el oferente, y estará limitada a la duración máxima que la entidad haya señalado con anterioridad en el pliego de condiciones. 4. Durante la audiencia los asistentes deberán observar una conducta respetuosa hacia los servidores públicos y los demás presentes. Quien preside la audiencia podrá tomar las medidas necesarias para preservar el orden y correcto desarrollo de la misma, pudiendo excluir de ella, a quien con su comportamiento altere su normal curso. 5. Se podrá prescindir de la lectura del borrador del acto administrativo de adjudicación del proceso, si la entidad ha dado a conocer oportunamente su texto con la debida antelación para su lectura por parte de los oferentes. 6. Terminadas las intervenciones de los asistentes a la audiencia, se procederá a adoptar la decisión que corresponda y se notificará al proponente el dicha audiencia y a los presentes de conformidad con el artículo 9° de la Ley 1150 de 2007. El acto de adjudicación no tendrá recurso por vía gubernativa (parágrafo 1 del artículo 77 de la Ley 80 de 1993). Declaratoria de desierta de la licitación. SI Procede por motivos o causas que impidan la escogencia objetiva y se declarará en acto (numeral 16 del artículo 8 del El determinado administrativo explicando las razones de la decisión. Decreto 2474 de 2008) en el pliego de condiciones 22. Cuando un proceso de licitación pública haya sido declarado desierto, la entidad deberá iniciar la selección abreviada dentro de los 4 meses siguientes a dicha declaración. . (Literal d numeral 2 artículo 2 Ley 1150 de 2007)
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 47 de 140 NOTA: El acto de adjudicación es irrevocable y obliga a la entidad y al adjudicatario. No obstante lo anterior si dentro del plazo comprendido entre la adjudicación del contrato y la suscripción del mismo, sobreviene una inhabilidad o incompatibilidad o si se demuestra que el acto se obtuvo por medios ilegales, éste podrá ser revocado, caso en el cual, la entidad podrá mediante acto administrativo motivado adjudicar el contrato dentro de los quince (15) días siguientes al proponente calificado en segundo lugar, siempre y cuando su propuesta sea igualmente favorable para la entidad. (Inciso final numeral 12 artículo 30 de la Ley 80 de 1993 y el inciso 3 del artículo 9 de la Ley 1150 de 2007). 3.2. LICITACIÓN PÚBLICA A TRAVÉS DE SUBASTA INVERSA PARA LA PRESENTACIÓN DE LA OFERTA DE MANERA DINÁMICA. De conformidad con el inciso segundo del numeral 1 del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007, se entiende por subasta inversa para la presentación de la oferta, la puja dinámica efectuada electrónicamente, mediante la cual los oferentes, durante un tiempo determinado, ajustan su oferta respecto de aquellas variables susceptibles de ser mejoradas, con el fin de lograr el ofrecimiento que representa la mejor relación costo-beneficio para la entidad, de acuerdo con lo señalado en el pliego de condiciones. 3.2.1. Etapa preparatoria FASE REQUISITO Publicación en el SECOP TERMINO Desde la elaboración de los estudios previos Los términos 1 -11 hasta la publicación del proyecto de Igual con lo previsto en la son iguales a pliegos de condiciones se hará de igual manera fase 1 a 10 señalado en la los previstos como se señalan las fases comprendidas entre la 1 y etapa preparatoria de en las fases la 11 de la etapa preparatoria de la licitación pública. licitación publica de la 1 a la 11 señalado en la etapa preparatoria de licitación publica
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 48 de 140 3.2.2. Etapa Precontractual Publicación en el FASE REQUISITO TERMINO SECOP Acto administrativo de apertura del proceso de Igual con lo previsto Igual con lo 12-13 selección. en las fases 12 y13 previsto en la señalado en la etapa fase 12 y 13, Los requisitos señalados con anterioridad. (artículo precontractual de ya señalado 5 Decreto 2474 de 2008) hasta el acto de licitación publica anteriormente. suspensión del proceso de selección, de conformidad con lo señalado en s fases 12 y13. Pliego de condiciones definitivo. 14 SI señalará si en el proceso de licitación de que se trate procede la presentación total o parcial de la En la fecha de su No tiene. oferta de manera dinámica mediante subasta expedición o a más inversa. Tal método sólo se empleará cuando se tardar dentro de los 3 aplique la alternativa de evaluación de la mejor días hábiles relación de costo-beneficio a que se refiere el literal b) siguientes, (Numeral 7 del numeral 3 del artículo 12 del Decreto 2474 de y parágrafo 3 del 2008. artículo 8 decreto 2474 de 2008) Presentación de documentos: En la fecha señalada en el pliego de condiciones los oferentes presentarán los documentos que acrediten la capacidad jurídica y el cumplimiento de las condiciones exigidas en relación con la experiencia, capacidad administrativa, operacional y financiera requerida por la entidad. En el caso de una conformación dinámica parcial de la oferta, a los documentos señalados se acompañará el componente de la oferta que no es objeto de conformación dinámica. (inciso 4 artículo 14 decreto 2474 de 2008). Verificación de documentos. La entidad dentro del plazo previsto en el pliego de condiciones verificará el cumplimiento de los requisitos y condiciones señalados en el numeral anterior, con el fin de determinar cuáles de los oferentes pueden continuar en el proceso de selección. Con los oferentes habilitados, en la fecha y hora previstas en el pliego de condiciones, se realizará la subasta inversa para la conformación dinámica de la oferta. (inciso 5 artículo 14 del decreto 2474 de 2008)
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 49 de 140 Publicación en el FASE REQUISITO TERMINO SECOP 15-20 Desde las Adendas hasta el traslado del informe igual con lo previsto . de evaluación se debe regular por los parámetros en la fase 16 a 21, señalados desde la fase 15 a la 20 de la etapa señalado en la precontractual en licitación pública en el pliego de etapa precontractual condiciones verificará el cumplimiento de los licitación publica requisitos y condiciones señalados en el numeral anterior, con el fin de determinar cuáles de los oferentes pueden continuar en el proceso de selección. Con los oferentes habilitados, en la fecha y hora previstas en el pliego de condiciones, se realizará la subasta inversa para la conformación dinámica de la oferta. (inciso 5 artículo 14 del decreto 2474 de 2008. Desde las Adendas hasta el traslado del informe de evaluación se debe regular por los parámetros señalados desde la fase 15 a la 20 de la etapa precontractual en licitación publica 21 Subasta. En dicha subasta, los proponentes, en relación con aquellos aspectos de la oferta que SI Una vez incluyan variables dinámicas de conformidad con el Inciso 1 del artículo 8 finalizada la pliego de condiciones, presentarán un proyecto de del fase de oferta inicial, que podrá ser mejorado mediante la Decreto 2474 de 2008 verificación del realización de posturas sucesivas, hasta la cumplimiento conformación de su oferta definitiva, entendiendo de los por esta, la última presentada para cada variable requisitos y dentro del lapso de la subasta. condiciones. Se tomará como definitiva la propuesta de oferta inicial que haya realizado el oferente que no hizo uso de su derecho a presentar posturas, una vez concluido el tiempo previsto para el efecto. En ningún caso el precio ofrecido será la única variable sometida a conformación dinámica. La herramienta electrónica que se emplee deberá permitir que en todo momento el proponente conozca su situación respecto de los demás competidores y únicamente en relación con el cálculo del menor costo evaluado. Si la subasta recae únicamente sobre algunas variables, las que no admiten mejora deben haber sido previamente evaluadas y alimentadas en el sistema, de manera que este pueda ante cualquier lance efectuar el cálculo automático del menor costo evaluado.
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 50 de 140 Publicación en el FASE REQUISITO TERMINO SECOP Adjudicación. Al término de la subasta, se SI Al término 22 adjudicará el contrato a quien haya presentado la En la fecha de la Subasta oferta con la mejor relación costo- beneficio, de de su expedición conformidad con lo previsto en el artículo 12 del o a más tardar decreto 2474 de 2008. dentro de los 3 días hábiles siguientes, parágrafo 3 del artículo 8 decreto 2474 de 2008) 3.3. SELECCIÓN ABREVIADA La selección abreviada corresponde a la modalidad de selección objetiva prevista para aquellos casos en que por las características del objeto a contratar, las circunstancias de la contratación o la cuantía o destinación del bien, obra o servicio, puedan adelantarse procesos simplificados para garantizar la eficiencia de la gestión contractual. 3.3.1. Causales 3.3.1.1. La adquisición o suministro de bienes y ser vicios de características técnicas uniformes y de común utilización. Son bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización aquellos que poseen las mismas especificaciones técnicas, con independencia de su diseño o de sus características descriptivas, y comparten patrones de desempeño y calidad objetivamente definidos. Por bienes y servicios de común utilización entiéndanse aquellos generalmente requeridos por las entidades y ofrecidos masivamente en el mercado, en condiciones equivalentes para quien los solicite en términos de prestaciones mínimas y suficientes para la satisfacción de las necesidades de quien los adquiere. No se consideran de características técnicas uniformes y de común utilización las obras públicas y los servicios intelectuales.
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 51 de 140 Por diseño o características descriptivas debe entenderse el conjunto de notas distintivas que simplemente determinan la apariencia del bien o que resultan accidentales a la prestación del servicio, pero que no inciden en la capacidad del bien o servicio para satisfacer las necesidades de la entidad adquirente, en la medida en que no alteran sus ventajas funcionales. No se individualizarán los bienes o servicios de carácter homogéneo mediante el uso de marcas, salvo que la satisfacción de la necesidad de que se trate así lo exija, circunstancia esta que deberá acreditarse en los estudios previos elaborados por la entidad, sin que la justificación pueda basarse en consideraciones puramente subjetivas. Si una vez efectuada la calificación correspondiente, la oferta de un proponente extranjero se encuentra en igualdad de condiciones con la de un proponente nacional, se adjudicará al nacional. 3.3.2. Procedimiento de selección Sin consideración a la cuantía del contrato a realizar, si el bien o servicio requerido por la entidad es de condiciones técnicas uniformes y de común utilización deberá hacerse uso de procedimientos de subasta inversa, compra por acuerdo marco de precios o adquisición a través de bolsas de productos. Sin embargo si los bienes y servicios del respectivo contrato no exceden el diez por ciento (10%) de la menor cuantía, Se aplicará el procedimiento definido en el Decreto No. 3576 de 2009. En caso de que estos bienes o servicios estén sometidos a situaciones de control de precios mínimos, la entidad deberá valorar la factibilidad de llevar a cabo una subasta inversa, o aplicar la modalidad de selección que corresponda. 3.3.3. Subasta inversa. Una subasta inversa es una puja dinámica efectuada presencial o electrónicamente, mediante la reducción sucesiva de precios durante un tiempo determinado, de conformidad con lo señalado en el Decreto 2474 de 2008 y en los respectivos pliegos de condiciones.
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 52 de 140 3.3.1.1.1 Etapa preparatoria Publicación en el FASE REQUISITO TERMINO SECOP Elaboración de estudios y documentos previos. Los 1. estudios previos deben contener los requisitos Se publicarán de No tiene señalados en el artículo 3 del Decreto 2474/2008, a manera simultánea con saber: el proyecto de pliego de condiciones (artículo 8 1. La descripción de la necesidad que la entidad de la ley 1150 de 2007 estatal pretende satisfacer con la contratación. y parágrafo 3 artículo 8 2. La descripción del objeto a contratar, con sus del decreto 2474 de especificaciones y la identificación del contrato a 2008) celebrar. 3. Los fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de selección. 4. El análisis que soporta el valor estimado del contrato. (documentos que soporten el sondeo de precios). 5. La justificación de los factores de selección que permitan identificar la oferta más favorable. 6. El soporte que permita la tipificación, estimación, y asignación de los riesgos previsibles que puedan afectar el equilibrio económico del contrato. 7. El análisis que sustenta la exigencia de garantías destinadas a amparar los perjuicios de naturaleza contractual o extracontractual, derivados del incumplimiento del ofrecimiento o del contrato según el caso. 8. Cualquier otro requisito necesario para cada proceso específico. 9. Elaborar propuesta de cronograma de la etapa precontractual, contractual y postcontratual 2 Modificación a estudios y documentos previos si (parágrafo 2 artículo 3 del Decreto 2474 de 2008). Incluso con posterioridad a la apertura del proceso de selección 3 Modificación a estudios y documentos previos No se pública No tiene (parágrafo 2 artículo 3 del Decreto 2474 de 2008) (solo si se requiere) Aviso de convocatoria: debe contener los SI 4. requisitos señalados en el artículo 4 Decreto (En la fecha de su Antes de la 2474/2008, señalados en la etapa preparatoria de la expedición o a más publicación del selección abreviada. tardar dentro de los proyecto de 3 días hábiles pliegos de siguientes, parágrafo 3 condiciones artículo 8 decreto 2474 de 2008)
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 53 de 140 Publicación en el FASE REQUISITO TERMINO SECOP Remisión del proyecto del pliego de condiciones por Con una 5. correo electrónico o por cualquier otro medio idóneo a No aplica antelación de 2 cada uno de los miembros del comité de días a la contratación por parte de la dependencia que impulsa reunión del el proceso de la contratación Comité de Contratación Reunión de los miembros del comité contratación para 6. recomendar la aprobar del proyecto de pliegos de condiciones y su respectiva publicación. Publicación del pliego de condiciones, previo visto Si 7. bueno de la Oficina Asesora Jurídica de la Institución. Presentación y recepción de observaciones al Como se indica 8. proyecto de pliegos de condiciones. (inciso final en el pliego de artículo 9 del Decreto 2474 de 2008) condiciones. 9 Observaciones y respuestas. Si Dentro de los (En la fecha de su 10 días hábiles Reunido el Comité de Contratación se procederá a expedición o a más siguientes a la analizar y dar respuesta motivada a cada una de las tardar dentro de los 3 fecha límite de observaciones presentadas al proyecto de pliego de días hábiles siguientes, la recepción de condiciones parágrafo 3 artículo 8 las decreto 2474 de 2008) observaciones 3.3.2.1.1 Etapa precontractual FASE REQUISITO Publicación en el SECOP TERMINO 10 Acto administrativo de apertura al proceso SI No tiene de selección. (En la fecha de su expedición o a más Este debe ser proyectado por la dependencia tardar dentro de los 3 responsable y avalado por la Oficina Asesora días hábiles siguientes, Jurídica de la Institución, el cual ha de contener: parágrafo 3 artículo 8 (artículo 5 Decreto 2474 de decreto 2474 de 2008). 2008) - El objeto de la contratación a realizar - La modalidad de selección que corresponda a la contratación. - El cronograma del proceso (indicando fechas y lugares donde se llevará a cabo las audiencias)
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 54 de 140 FASE REQUISITO Publicación en el SECOP TERMINO - El lugar físico o electrónico en que se puede consultar el pliego de condiciones, documentos y estudios previos. - La convocatoria para las veedurías ciudadanas. - El certificado de disponibilidad presupuestal - La asignación del número de procedimiento de contratación. En caso de ser necesaria la suspensión o No aplica 11. revocatoria de la actuación administrativa, se acogerá lo establecido en la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007, el artículo 5 en sus parágrafos 1 y 2 del Decreto 2474 de 2008 y el Artículo 63 del Código Contencioso Administrativo. Pliego de condiciones definitivo. Sin En la fecha de su No tiene 12. perjuicios de los requisitos exigidos en el expedición o a más numeral 5 del artículo 24 de la Ley 80 de 1993, tardar dentro de los 3 contendrá cuando menos: días hábiles - La descripción detallada y completa del siguientes, Numeral 7 y objeto a contratar, el cual se presenta en parágrafo 3 del artículo documento separado del pliego de 8 decreto 2474 de condiciones como anexo y será público. 2008) - la estimación, tipificación y asignación de los riesgos previsibles involucrados en la contratación (inciso 1 artículo 4 de la ley 1150 de 2007) - fecha en la cual se revisará la asignación de riesgos con el fin de establecer su distribución definitiva (inciso 2 artículo 4 ley 1150 de 2007) - El plazo máximo para expedir adendas. - Los fundamentos del proceso de selección, su modalidad, términos, procedimientos y demás reglas objetivas que gobiernan la presentación de las ofertas, evaluación, ponderación de las mismas y la adjudicación del contrato. - Las razones y causas que generarían el rechazo de la propuesta o la declaratoria de desierto del proceso. - Las condiciones de celebración del contrato, presupuesto, forma de pago, garantías y demás asuntos relativos. - Plazo para elaborar los estudios técnicos, económicos y jurídicos necesarios para la evaluación de las propuestas y solicitar al proponente las aclaraciones y explicaciones indispensables. (numeral 7-
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 55 de 140 FASE REQUISITO Publicación en el SECOP TERMINO artículo 30 de la Ley 80/ 1993. - - Los demás requisitos que se requieran de acuerdo al objeto a contratar. - No podrá ser objeto de cobro los pliegos de condiciones y no se podrá exigir valor alguno para participar (numeral 4 - parágrafo 4 artículo 2 de la Ley 1150 de 2007. La entidad no podrá señalar taxativamente los requisitos o documentos subsanables o no, ni permitir que se subsane la falta de capacidad para presentar oferta, ni que se acrediten circunstancias ocurridas con posterioridad al cierre del proceso (artículo 10 del decreto 2474 de 2008) Adendas. La entidad señalará en el pliego de condiciones el plazo máximo para expedirse SI Como adendas, o, a falta de tal previsión, señalará al En la fecha de su máximo el adoptarlas la extensión del término de cierre expedición o a más día hábil que resulte necesaria, en uno y en otro caso, para tardar dentro de los 3 anterior a la que los proponentes cuenten con el tiempo días hábiles fecha del suficiente que les permita ajustar sus siguientes,(Numeral 12 y cierre del propuestas a las modificaciones realizadas. No parágrafo 3 del artículo 8 proceso. 12. podrá expedirse la modificación realizada el decreto 2474 de 2008) mismo día en que se tiene previsto el cierre del proceso de selección. (artículo 7 del Decreto 2474 de 2008) En el evento en que se modifiquen los plazos y términos del proceso de selección la adenda debe incluir el nuevo cronograma estableciendo los cambios que ello implique en el contenido del acto de apertura del proceso. (artículo 7 del Decreto 2474 de 2008). 13 Audiencia para precisar el contenido y alcance del pliego de condiciones. En dicha Si El audiencia se levantará un acta suscrita por los En la fecha de su determinado intervinientes. expedición o a más en el pliego tardar dentro de los 3 de Como resultado de lo debatido en la audiencia y días hábiles siguientes condiciones. cuando resulte conveniente el ordenador del se publica el acta gasto expedirá las modificaciones pertinentes de la audiencia (numeral a dichos documentos y prorrogará si fuere 8 y parágrafo 3 del necesario el plazo de la licitación hasta por artículo 8 decreto 2474 seis (6) días hábiles. de 2008) Lo anterior no impide que dentro del plazo de la licitación cualquier interesado pueda solicitar aclaraciones adicionales que la entidad deberá responder mediante comunicación escrita a quien hizo la solicitud.
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 56 de 140 FASE REQUISITO Publicación en el SECOP TERMINO 13 Cierre. El termino que debe transcurrir entre la El fecha a partir de la cual se puede presentar establecido propuestas y la de su cierre. Se debe señalar en el pliego en los pliegos de condiciones. de condiciones Cuando lo estime conveniente la entidad interesada o lo soliciten las dos terceras partes de las personas que se hayan inscrito pliego de condiciones, dicho plazo se podrá prorrogar, antes de su vencimiento, por un término superior a la mitad del inicialmente fijado. (numeral 5 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993) Contenido de la propuesta inicial. En el 14 momento señalado en el pliego de condiciones, No aplica No tiene los proponentes presentarán una propuesta completa, incluyendo la información sobre la capacidad jurídica y las condiciones de experiencia, capacidad financiera y de organización de los proponentes y una propuesta inicial de precio, la cual sólo será abierta al momento de inicio de la puja. En caso de que el proponente no haga nuevas posturas de precio durante el certamen, dicho precio inicial se considerará su propuesta final. (artículo 21 decreto 2474 de 2008). Evaluación de las propuestas. se debe 15 tener en cuenta lo previsto en el numeral 7 SI El del artículo 24 de la Ley 80 de 1993, numeral determinado 3 del parágrafo 2 del artículo 2 de la Ley 1150 de Numeral 14 y parágrafo en el 2007, numeral 6 del artículo 30 de la Ley 80 3 del artículo 8 del pliego de de 1993, artículo 11 del Decreto 2474 de 2008, decreto 2474 de 2008. condiciones numeral 1 y 3 del artículo 5 de la Ley 1150 de 2007, parágrafo 1 y 2 del artículo 5 de la Ley 1150 de 2007, artículo 10 del decreto 2474 de 2008, artículo 13 del Decreto 2474 de 2008, señalados en la etapa precontractual de la licitación pública. La oferta más favorable a la entidad será aquella con el menor precio (numeral 1 del artículo 12 del decreto 2474 de 2008) En caso de que el pliego de condiciones permita la presentación de ofertas en varias monedas, para efectos de evaluación y comparación, la entidad convertirá todos los precios a la moneda única indicada en el pliego, utilizando los parámetros señalados para tal efecto en los mismos.
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 57 de 140 FASE REQUISITO Publicación en el SECOP TERMINO Para la evaluación de las propuestas la Entidad designará un comité asesor, conformado por servidores públicos o por particulares contratados para el efecto de conformidad con lo dispuesto en el artículo 82 del decreto 2474 de 2008, que deberá realizar dicha labor de manera objetiva, ciñéndose exclusivamente a las reglas contenidas en el pliego de condiciones. El comité evaluador, el cual estará sujeto a las inhabilidades e incompatibilidades y conflicto de intereses legales, recomendará a quien corresponda el sentido de la decisión a adoptar de conformidad con la evaluación efectuada. El carácter asesor del comité no lo exime de la responsabilidad del ejercicio de la labor encomendada. En el evento en el cual la entidad no acoja la recomendación efectuada por el comité evaluador, deberá justificarlo en el acto administrativo con el que culmine el proceso. (parágrafo 2 del artículo 12 del Decreto 2474 de 2008) Para que una subasta pueda llevarse a cabo deberán resultar habilitados para presentar lances de precios por lo menos dos (2) proponentes. El resultado de la verificación de los requisitos habilitantes se publicará de conformidad con lo señalado en el artículo 8° del decreto 2474 de 2008. En dicho informe se señalarán los proponentes que no se consideran habilitados y a los cuales se les concederá un plazo para que subsanen la ausencia de requisitos o la falta de documentos habilitantes, so pena del rechazo definitivo de sus propuestas. Luego de verificados y subsanados los requisitos habilitantes, si a ello hubiere lugar, las entidades procederán a llevar a cabo la subasta dentro de los plazos fijados en los pliegos de condiciones. Si sólo un oferente resultare habilitado para participar en la subasta, la entidad ampliará el plazo para la presentación de los documentos habilitantes y la oferta inicial de precio, por el término indicado en los pliegos de condiciones, el cual en ningún caso podrá ser mayor de la mitad del inicialmente previsto. Durante la prórroga cualquier interesado podrá
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 58 de 140 FASE REQUISITO Publicación en el SECOP TERMINO presentar oferta, incluyendo aquellos proponentes que fueron considerados no hábiles para participar en la subasta. Traslado del informe de evaluación. Se debe Un término 16. tener en cuenta los numerales 2 y 4 del No aplica razonable artículo 24 de la Ley 80 de 1993 y las reglas menor de 5 de subsanabilidad señalados en el artículo 10 del días hábiles Decreto 2474 de 2008. contados a partir de la publicación del informe de evaluación. // Hasta la adjudicación o hasta el momento determinado por la entidad en el pliego de condiciones. Subasta. Para llevarla a cabo deben 17. resultar habilitados para presentar lances de SI. Una vez precio por lo menos dos (2) proponentes. finalizada Inciso 1 del artículo 8 la fase de Una vez publicado el informe de del Decreto 2474 de verificación verificación de requisitos habilitantes, se 2008. del procederá a llevar a cabo la subasta dentro de cumplimient los plazos fijados en los pliegos de condiciones. o b de los requisitos y co Las subastas podrán tener lugar por ítems o por lotes, entendidos estos como un conjunto de bienes agrupados con el fin de ser adquiridos como un todo, cuya naturaleza individual corresponde a la de aquellos de características técnicas uniformes y de común utilización. Modalidades de subasta inversa. a) Subasta inversa electrónica: tendrá lugar en línea a través del uso de recursos tecnológicos y siempre se utilizará esta modalidad menos que la entidad certifique que no cuenta con la infraestructura tecnológica, caso en el cual podrá llevar a cabo el procedimiento de subasta de manera presencial.(parágrafo 1
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 59 de 140 FASE REQUISITO Publicación en el SECOP TERMINO artículo 23 decreto 2474 de 2008) Para el desarrollo de las subastas electrónicas inversas las entidades podrán utilizar la plataforma tecnológica que ponga en funcionamiento el Secop o contratar con terceros su realización, de no contar con una propia, que en todo caso deberá garantizar la autenticidad y la integridad de los mensajes de datos. En los dos últimos casos la solución deberá generar reportes sobre el desarrollo del certamen en los formatos y parámetros tecnológicos señalados por el administrador del Secop, así como realizar en este último la totalidad de las publicaciones a que se refiere la presente subsección. Los márgenes mínimos de mejora de oferta, solo serán validos los lances si superan el margen mínimo de mejora en relación con el precio de arranque o el último lance valido ocurrido durante la subasta. Inciso 2 artículo 24 Decreto 2474 de 2008.) b). subasta inversa presencial. Los lances de presentación de las propuestas durante ésta se harán con la presencia física de los proponentes y por escrito. En la subasta presencial solo serán validos los lances que observando el margen mínimo mejoren el precio de arranque o el menor lance de la ronda anterior según el caso. Procedimiento: Antes de iniciar la subasta, a los proponentes se les distribuirán sobres y formularios para la presentación de sus lances. En dichos formularios se deberá consignar únicamente el precio ofertado por el proponente o la expresión clara e inequívoca de que no se hará ningún lance de mejora de precios. La subasta inversa presencial se desarrollará en audiencia pública bajo las siguientes reglas:  La entidad abrirá los sobres con las ofertas iniciales de precio y comunicará a los participantes en la audiencia, únicamente, cuál fue la menor de ellas
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 60 de 140 FASE REQUISITO Publicación en el SECOP TERMINO  La entidad otorgará a los proponentes un término común señalado en los pliegos de condiciones para hacer un lance que mejore la menor de las ofertas iniciales de precio a que se refiere el literal anterior;  Los proponentes harán sus lances utilizando los sobres y los formularios suministrados;  Un funcionario de la entidad recogerá los sobres cerrados de todos los participantes; e) La entidad registrará los lances válidos y los ordenará descendentemente. Con base en este orden, dará a conocer únicamente el menor precio ofertado;  Los proponentes que no presentaron un lance válido no podrán seguir presentándolos durante la subasta;  La entidad repetirá el procedimiento descrito en los anteriores literales, en tantas rondas como sea necesario, hasta que no se reciba ningún lance que mejore el menor precio ofertado en la ronda anterior;  Una vez adjudicado el contrato, la entidad hará público el resultado del certamen incluyendo la identidad de los proponentes. En caso de existir empate se adjudicará el contrato al que presentó la menor propuesta inicial. De persistir el empate, se desempatará por medio de sorteo. Adjudicación. se debe tener en cuenta el numeral 7 del artículo 24 de la Ley 80 de 1993, SI El 18. numeral 8 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993, resolución de determinado numeral 9 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993, adjudicación.(numeral 15 por la parágrafo 1 del artículo 8 del Decreto entidad en 2474 de 2008) los pliegos del artículo 77 de la Ley 80 de 1993, inciso3 del de artículo 9 de la Ley 1150 de 2007, señalados condiciones. en la etapa precontractual de la licitación pública. Si solo un oferente resultare habilitado para participar a la subasta y si vencido el plazo para la presentación de documentos habilitantes para que exista pluralidad de proponentes, no se alcanza dicha pluralidad, la entidad adjudicará el contrato al
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 61 de 140 FASE REQUISITO Publicación en el SECOP TERMINO proponente habilitado siempre que su oferta no exceda del presupuesto oficial indicado en los pliegos de condiciones. En caso de que se rechace la oferta cuando el valor sea artificialmente bajo, la entidad podrá optar de manera motivada por adjudicar el contrato a quien haya ofertado el segundo mejor precio o podrá declarar desierto el proceso. En ningún caso se determinará precios artificialmente bajos a través de mecanismos electrónicos o automáticos. Adjudicado el contrato la entidad hará público el desarrollo y resultado de la subasta incluyendo la identidad de los proponentes. Para la suscripción del contrato por medios electrónicos el representante legal o apoderado del proponente ganador podrá firmar el contrato y sus anexos y los enviará al Secop y a la entidad, utilizando los medios de autenticación e identificación señalados en los pliegos de condiciones. En este caso, la remisión del contrato firmado electrónicamente se hará al correo electrónico que la entidad haya señalado en los pliegos de condiciones. Declaratoria de desierta de la licitación. SI El Procede por motivos o causas que impidan la resolución de determinado 19. escogencia objetiva y se declarará en acto declaratoria desierta en el administrativo explicando las razones de la (numeral 16 del artículo 8 pliego de decisión. del Decreto 2474 de condiciones 2008) 3.3.4. Menor cuantía Se entiende por menor cuantía los valores que se relacionan en el literal b) del numeral 2 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, teniendo en cuenta el presupuesto anual de las entidades públicas expresado en salarios mínimos legales mensuales vigentes.
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 62 de 140 Dado que el presupuesto anual de la Institución, es inferior a 120.000 SMLMV, se entiende que la menor cuantía no supera los 280 SMLMV. Tal como lo establece el inciso 6° del literal b) numeral 2° del Artículo 2° de la Ley 1150 de 2007. La Oficina Asesora Jurídica de consuno con la Oficina Financiera de la Institución, informarán anualmente por medio de correo electrónico y la Intranet, el monto de la menor cuantía para La INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA DE ENVIGADO. 3.3.4.1 Etapa preparatoria. FASE REQUISITO Publicación en el SECOP TERMINO Elaboración de estudios y documentos previos. Los estudios previos deben contener los requisitos señalados en el artículo 3 del Decreto 2474/2008, a saber: 1. La descripción de la necesidad que la entidad estatal pretende satisfacer con la contratación. Se publicará de 2. La descripción del objeto a contratar, con sus manera simultánea especificaciones y la identificación del contrato a con el proyecto de No tiene celebrar. pliego de condiciones 3. Los fundamentos jurídicos que soportan la (artículo 8 de la Ley modalidad de selección. 1150 de 2007 y 4. El análisis que soporta el valor estimado del parágrafo 3 1. contrato. artículo 8 del decreto 5. La justificación de los factores de selección que 2474 de 2008 ) permitan identificar la oferta más favorable. 6. El soporte que permita la tipificación, estimación, y asignación de los riesgos previsibles que puedan afectar el equilibrio económico del contrato. 7. El análisis que sustenta la exigencia de garantías destinadas a amparar los perjuicios de naturaleza contractual o extracontractual, derivados del incumplimiento del ofrecimiento o del contrato según el caso. 8. Cualquier otro requisito necesario para cado proceso específico. Modificación a estudios y documentos previos Si Incluso con 2. (parágrafo 2 artículo 3 del Decreto 2474 de 2008) posterioridad a (solo si se requiere) la apertura del proceso de selección 3. Disponibilidad presupuestal (numeral 6 artículo No se publica No tiene 25 de la Ley 80 de 1993) 4. Aviso de convocatoria: debe contener los SI
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 63 de 140 FASE REQUISITO Publicación en el SECOP TERMINO requisitos señalados en el artículo 4 Decreto (En la fecha de su Antes de la 2474/2008, señalados en la etapa preparatoria de la expedición o a más publicación del licitación pública. tardar dentro de proyecto de los 3 días hábiles pliegos de siguientes, parágrafo condiciones 3 artículo 8 decreto 2474 de 2008) Dentro de los 5. Proyecto de pliego de condiciones. Remisión del No aplica 2 días hábiles proyecto a cada uno de los miembros del comité siguientes de contratación. debe realizar las observaciones y aclaraciones Convocatoria escrita del presidente del comité a sus 6. integrantes recomendando al ordenador del gasto la No aplica No tiene publicación del proyecto de pliegos de condiciones. Cuando menos 7. Publicación del proyecto de pliego de SI con cinco condiciones (inciso 2 artículo 9 decreto 2474 de (se publica de (5) días 2008) manera simultánea hábiles de con los estudios y antelación a la documentos previos) fecha del acto que ordena su apertura. Cuando menos 8. Presentación y recepción de observaciones al No aplica con cinco proyecto de pliegos de condiciones. (inciso final (5) días artículo 9 del Decreto 2474 de 2008) hábiles a partir de la publicación del proyecto de pliego de condiciones. Observaciones y respuestas. Publicación de las 9. observaciones presentadas al proyecto de pliego SI de condiciones y de las respuestas a las (En la fecha de su Antes del observaciones al proyecto de pliegos de expedición o a más acto que condiciones ( numeral 3 artículo 8 del decreto tardar dentro de los 3 dispone la 2474 de 2008 y artículo 8 de la Ley 1150 de 2007) días hábiles apertura del siguientes, parágrafo 3 proceso de artículo 8 decreto selección 2474 de 2008)
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 64 de 140 3.3.1.4.2. Etapa Precontractual. FASE REQUISITO Publicación en el SECOP TERMINO SI Acto administrativo de apertura al proceso de (En la fecha de su selección el cual contendrá los requisitos expedición o a más No tiene 10. previstos en el artículo 5 Decreto 2474 de 2008, y tardar dentro de los 3 señalados en la fase 13 de la etapa días hábiles siguientes, precontractual de licitación pública, numeral 7 del numeral 5 y parágrafo 3 artículo 24 de la Ley 80 de 1993. artículo 8 decreto 2474 de 2008) No superior a 11. Acto de suspensión del proceso de selección. SI 15 días Procede por las circunstancias señaladas en el (En la fecha de su hábiles, parágrafo 1 y 2 artículo 5 del Decreto 2474 de expedición o a más mediante acto 2008, los cuales explicados en la fase 14 de tardar dentro de los administrativo la etapa precontractual de la licitación pública. 3 días hábiles motivado. siguientes, numeral 10 y parágrafo 3 del Este término artículo 8 decreto 2474 podrá ser de 2008) mayor si la entidad lo requiere de lo cual dará cuenta en el acto que lo señale. 12. Pliego de condiciones definitivo, Debe contener los requisitos exigidos en los numerales 5 y 6 del artículo 24 de la ley 80 de 1993, numeral 1 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993, numeral 7 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993, parágrafo 4 del artículo 2 de la ley 1150 de 2007, el inciso 1 del artículo 4 de la ley 1150 de 2007, el artículo 5 de la Ley 1150 de 2007, artículo 6 del Decreto 2474 de 2008, el inciso final del artículo 10 del Decreto 2474 de 2008, señalados en la fase 15 de la etapa precontractual de la licitación pública. Al pliego se anexará el proyecto de minuta del contrato a celebrarse y los demás documentos necesarios. Adicionalmente: La entidad podrá establecer en el pliego de condiciones que la oferta sea presentada de manera dinámica mediante subasta inversa de conformidad con lo señalado en el artículo 14 del Decreto 2474 de 2008. Se debe señalar el mecanismo para que los posibles oferentes manifiesten su interés de participar, además de la expresión clara
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 65 de 140 FASE REQUISITO Publicación en el SECOP TERMINO del interés a participar, debe contener el señalamiento de formas de contacto y comunicación eficaces a través de los cuales la entidad podrá informar directamente a cada interesado sobre la fecha y hora de la audiencia pública de sorteo en caso que la misma tenga lugar. (numeral 3 del artículo 44 del Decreto 2474 de 2008). En el pliego se debe señalar el termino para presentar propuestas que en ningún caso podrá ser inferior a cinco días hábiles (numeral 2 del artículo 44 del Decreto 2474 de 2008.) Adendas. La entidad señalará en el pliego de 13. condiciones el plazo máximo para expedirse adendas, o, a falta de tal previsión, señalará al SI adoptarlas la extensión del término de cierre que En la fecha de su Como máximo resulte necesaria, en uno y en otro caso, para expedición o a más el día hábil que los proponentes cuenten con el tiempo tardar dentro de los anterior a la suficiente que les permita ajustar sus propuestas a 3 días hábiles fecha del cierre las modificaciones realizadas. No podrá siguientes,(Numeral 12 del proceso. expedirse la modificación realizada el mismo día en y parágrafo 3 del que se tiene previsto el cierre del proceso de artículo 8 decreto 2474 selección. (artículo 7 del Decreto 2474 de 2008) de 2008) En el evento en que se modifiquen los plazos y términos del proceso de selección la adenda debe incluir el nuevo cronograma estableciendo los cambios que ello implique en el contenido del acto de apertura del proceso. (artículo 7 del Decreto 2474 de 2008). 14. Manifestación de interés en participar No aplica Dentro de los 3 - Es un requisito habilitante para la presentación de días hábiles la respectiva oferta y tiene como fin conformar la siguientes al lista de posibles oferentes. acto de - Si no se presenta interés dentro del término apertura del previsto la entidad podrá declarar el proceso proceso. desierto. Conformación de lista de posibles oferentes y 15 audiencia de sorteo. SI Día hábil Inciso 3 del Artículo 45 siguiente al En caso que el número de posibles oferentes sea del Decreto 2474 vencimiento del superior a diez (10), la entidad podrá dar paso al de 2008 término para la sorteo de consolidación de oferentes para manifestación escoger entre ellos un número no inferior a este de interés. que podrá presentar oferta en el proceso de selección. Cuando el número de posibles oferentes sea inferior o igual a diez (10), la entidad deberá
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 66 de 140 FASE REQUISITO Publicación en el SECOP TERMINO adelantar el proceso de selección con todos ellos. En caso de realizarse el sorteo de consolidación de oferentes, el plazo señalado en el pliego de condiciones para la presentación de ofertas comenzará a contarse a partir del día de la realización del sorteo (numeral 4 artículo 44 decreto 2474 de 2008) Sorteo de consolidación de oferentes. Se podrá utilizar el mecanismo de sorteo en audiencia pública para definir el número de participantes en el proceso de selección correspondiente cuando el número de manifestación de interés sea superior a 10. será responsabilidad del representante legal de la entidad adoptar las medidas necesarias con el propósito de garantizar la pulcritud del respectivo sorteo. (Numeral 2 parágrafo 2 del numeral 2 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007) Cuando la entidad haya decidido realizar sorteo entre quienes manifestaron interés en participar en número superior a diez (10), se seguirá el procedimiento señalado en el pliego de condiciones para tal efecto. En todo caso, se tomarán las medidas necesarias para garantizar la pulcritud del mismo. En todo caso, la audiencia del sorteo se podrá realizar a partir del día hábil siguiente al vencimiento del término para manifestar interés, previa comunicación a todos aquellos que lo manifestaron, de acuerdo con lo señalado en el pliego de condiciones. De todo lo anterior, la entidad deberá dejar constancia escrita en acta que será publicada en el Secop. En aquellos casos en que la entidad no cuente con la infraestructura tecnológica y de conectividad, el acta será comunicada a todas y cada una de las personas que participaron de la respectiva audiencia. Cierre. El termino que debe transcurrir entre 16. fecha a partir de la cual se puede presentar No aplica No podrá ser propuestas y la de su cierre. Se debe señalar en los inferior a 5 pliegos de condiciones. días hábiles Cuando lo estimen conveniente la entidad interesada o lo soliciten las dos terceras partes de las personas que hayan retirado pliego de condiciones, dicho plazo se podrá prorrogar, antes de su vencimiento, por un término superior a la mitad del inicialmente fijado. (numeral 5 del
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 67 de 140 FASE REQUISITO Publicación en el SECOP TERMINO artículo 30 de la Ley 80 de 1993) El pliego de condiciones señalará el término para presentar propuestas, que en ningún caso podrá ser inferior a 5 días hábiles. En caso de realizarse el sorteo de consolidación de oferentes el plazo señalado en el pliego de condiciones para la presentación de ofertas comenzará a contarse a partir del día de la realización del sorteo. 17. Evaluación de las propuestas. SI Aplica para el informe No podrá ser Se debe tener en cuenta lo previsto en el numeral 7 de evaluación, en la mayor que el del artículo fecha de su término 24 de la Ley 80 de 1993, numeral 6 del artículo expedición o a más señalado para 30 de la Ley 80 de 1993, artículo 11 del Decreto tardar dentro de los 3 la 2474 de 2008, Artículo 5 de la Ley 1150 de 2007, días hábiles presentación artículo 10 del decreto 2474 de 2008, artículo 13 del siguientes. de la Decreto 2474 de 2008, inciso 3 del numeral 3 (parágrafo 3 del propuesta. artículo 44 del Decreto 2474 de 2008, numeral 4 artículo 8 y el inciso parágrafo 2 del artículo 2 de la Ley 1150 de final del numeral 4 del 2007. artículo 44 del Decreto 2474 de 2008) Vencido el término para la presentación de ofertas, la entidad procederá a la evaluación de las mismas en las condiciones señaladas en el pliego de condiciones, y adjudicará en forma motivada al oferente que haya presentado la oferta más favorable para la entidad, teniendo en cuenta las siguientes alternativas: a) La ponderación de los elementos de calidad y precio soportados en puntajes o fórmulas señaladas en el pliego de condiciones; b) La ponderación de los elementos de calidad y precio que representen la mejor relación de costo-beneficio para la entidad, para lo cual el pliego de condiciones establecerá: I. Las condiciones técnicas y económicas mínimas de la oferta. II. Las condiciones técnicas adicionales que para la entidad representen ventajas de calidad o de funcionamiento. Dichas condiciones podrán consistir en aspectos tales como el uso de tecnología o materiales que generen mayor eficiencia, rendimiento o duración del bien, obra o servicio. III. Las condiciones económicas adicionales que para l entidad representen ventajas cuantificables en términos monetarios, como por
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 68 de 140 FASE REQUISITO Publicación en el SECOP TERMINO ejemplo la forma de pago, descuentos por adjudicación de varios lotes, descuentos por variaciones en programas de entregas, valor o existencia del anticipo, mayor garantía del bien o servicio respecto de la mínima requerida, impacto económico sobre las condiciones preexistentes en la entidad directamente relacionadas con el objeto a contratar, mayor asunción de riesgos previsibles identificados, entre otras. IV. Los valores monetarios que se asignarán a cada ofrecimiento técnico o económico adicional, de manera que permitan la ponderación de las ofertas presentadas. En ese sentido, cada variable se cuantificará monetariamente, según el valor que represente el beneficio a recibir de conformidad con lo establecido en los estudios previos. Para efectos de comparación de las ofertas la entidad calculará la relación costo beneficio de cada una de ellas, restando del precio total ofrecido los valores monetarios de cada una de las condiciones técnicas y económicas adicionales ofrecidas, obtenidos conforme con lo señalado en el presente artículo. La mejor relación costo- beneficio para la entidad estará representada por aquella oferta que, aplicada la metodología anterior, obtenga la cifra más baja. La adjudicación recaerá en el proponente que haya presentado la oferta soportada en puntajes o que representen la mejor relación costo- beneficio. El contrato se suscribirá por el precio total ofrecido. El término de evaluación de las propuestas no podrá ser mayor que el plazo señalado para la presentación de las mismas, salvo que mediante acto motivado, la entidad lo extienda hasta por un término igual al inicialmente previsto. Para la evaluación de las propuestas la Entidad designará un comité evaluador (parágrafo 2 del artículo 12 del Decreto 2474 de 2008).
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 69 de 140 FASE REQUISITO Publicación en el SECOP TERMINO Un término 18. Traslado del informe de evaluación. Se debe tener No aplica razonable no en cuenta los numerales 2 y 4 del artículo 24 de mayor al de la Ley 80 de 1993 y las reglas de presentación de subsanabilidad señalados en el artículo 10 del las ofertas, Decreto 2474 de 2008. Licitación pública. contado a partir de la publicación del informe de evaluación. // Hasta la adjudicación o hasta el momento determinado por la entidad en el pliego de condiciones. 19. Adjudicación. se debe tener en cuenta el SI El numeral 8 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993, resolución de determinado numeral 9 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993, adjudicación.(numeral por la entidad parágrafo 1 del artículo 77 de la Ley 80 de 1993, 15 del artículo 8 del en los pliegos inciso3 del artículo 9 de la Ley 1150 de Decreto 2474 de 2008) de condiciones. 2007, señalados en la etapa precontractual de la Declaratoria de desierta de la convocatoria. Procede por motivos o causas que impidan la escogencia objetiva y se declarará en acto administrativo explicando las razones de la decisión. 20. Declaratoria de desierta de la convocatoria. SI El Procede por motivos o causas que impidan la resolución de determinado escogencia objetiva y se declarará en acto declaratoria desierta en el pliego administrativo explicando las razones de la (numeral 16 del artículo de condiciones decisión. 8 del Decreto 2474 de 2008) En caso de declararse desierto el proceso de selección abreviada de menor cuantía, la entidad podrá iniciarlo de nuevo prescindiendo de la publicación del proyecto de pliegos de condiciones. De ser necesario se modificarán los elementos de la futura contratación que hayan sido determinantes de la declaratoria desierta, sin que en ningún caso se cambie el objeto de la contratación, sin perjuicio de ajustes en las cantidades y el presupuesto.
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 70 de 140 3.4. CONCURSO DE MERITOS A través de la modalidad de selección de concurso de meritos se contratarán los servicios de consultoría a que se refiere el numeral 2 del artículo 32, presas, muelles, canales, puertos, carreteras, vías urbanas y rurales de la Ley 80 de 1993, a saber: Los estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión. Los estudios de diagnósticos, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos. Las asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión: Entiéndase las llevadas a cabo con ocasión de la construcción, el mantenimiento y la administración de construcciones de edificios y viviendas de toda índole, de puentes, aeropuertos, ferrocarriles, teleféricos, acueductos, alcantarillados, riesgos, drenajes y pavimentos; oleoductos, gasoductos, poliductos, líneas de conducción y transporte de hidrocarburos; líneas de transmisión eléctrica, y en general todas aquellas actividades relacionadas con la ingeniería a que se refiere el artículo 2° de la Ley 842 de 2003. Lo anterior sin perjuicio de que la entidad pueda realizar contratos de prestación de servicios profesionales, para apoyar la labor de supervisión de los contratos que le es propia, siempre que las actividades no puedan realizarse con personal de planta, o requiera conocimientos especializados de conformidad con lo señalado en el numeral 3 del artículo 32 de la Ley 80 de 1993. Los que tienen por objeto la interventoría, asesoría, gerencia de obra o de proyectos, dirección, programación y la ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos. Los proyectos de arquitectura (Decreto 2326 de 1995) (Concurso abierto). Escogencia de intermediarios de seguros. Cuando del objeto de la consultoría a contratarse se desprenda la necesidad de adquirir bienes y servicios accesorios a la misma, la selección se hará a través del concurso de méritos, sin perjuicio de la evaluación que la entidad realice de las condiciones de calidad y precio de aquellos, de acuerdo a lo señalado en el artículo 12 del decreto 2474 de 2008.
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 71 de 140 Si el objeto contractual involucra servicios de consultoría y otras obligaciones principales, como por ejemplo en el caso de ejecución de proyectos que incluyen diseño y construcción de la obra, la escogencia del contratista debe adelantarse mediante licitación pública, selección abreviada o contratación directa, según corresponda. Cuando el presupuesto estimado de los servicios de consultoría no supere el 10% de la menor cuantía de la Institución, se podrá seleccionar al consultor o al proyecto, haciendo uso del procedimiento, señalado en este manual. 3.5. SISTEMAS DEL CONCURSO DE MÉRITOS. 3.5.1. Sistema de concurso con precalificación La precalificación consiste en la conformación de una lista limitada de oferentes para uno o varios procesos de concurso de méritos y puede ser de dos clases: a. Lista corta: aquella que se hace para un sólo proceso de concurso de méritos. b. Lista multiusos: La que se realiza para varios concursos de méritos determinados o determinables. Etapa Preparatoria. Publicación en el FASE REQUISITO TERMINO SECOP Elaboración de justificación previa. Se publicarán de No tiene Para tales efectos serán de recibo, los estudios y manera simultánea 1. documentos previos que hagan la justificación de la con el proyecto de contratación. pliego de condiciones ( artículo 8 de la ley 1150 de 2007 y parágrafo 3 Artículo 8 del decreto 2474 de 2008) y páginas web que han sido dispuestas por la Ley. Modificación a estudios y documentos previos (parágrafo 2 Si Incluso con 2. artículo 3 del Decreto 2474 de 2008) (Solo si se requiere). posterioridad a la apertura del proceso de selección
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 72 de 140 Publicación en el FASE REQUISITO TERMINO SECOP Solicitud al señor Rector para que el asunto sea incluido para su estudio en el Comité de Contratación; para lo cual tres días hábiles 3 ha de anexarse los estudios y los documentos previos. Y No aplica previos a sesión darlos a conocer a los miembros del Comité de del Comité de contratación, con una antelación no menor a tres días Contratación hábiles. Remisión del estudio y los documentos previos a los No se publica Dos días hábiles 4 miembros del Comité de Contratación, a través de correo previos a la electrónico o cualquier otro medio idóneo por parte del reunión del funcionario que impulsa el proceso de contratación. Comité Resolución No. 825 del 17 de febrero de 2009) Reunión de los miembros del comité contratación para No aplica No aplica que se analice la necesidad, oportunidad, pertinencia, economía y transparencia contractual y proceda a recomendar o no la consultoría. 5 La decisión tomada deberá quedar registrada en un acta que estará a cargo de la Vicerrectoría Administrativa y Financiera la cual deberá ser realizada inmediatamente. De ser aprobado, se continúa, para la inclusión en el plan de compras si es del caso. De ser rechazada, se archiva el proceso. Solicitud del certificado de Disponibilidad presupuestal. No se publica No tiene 6 Previa aprobación del proceso contractual por el Ordenador del gasto, corresponderá al funcionario que impulse dicho proceso solicitar a la Oficina No aplica No tiene Asesora Jurídica la aprobación para la publicación dl 7 Pliego de condiciones. Una vez aprobados los respectivos pliegos de Páginas web que Si aplica de acuerdo 8. condiciones, la documentación será llevada por el han sido el cronograma funcionario encargado de impulsar la contratación, a dispuestas por la la Oficina de Informática quien le asignará el consecutivo Ley al proceso precontractual y procederá a publicar en página web Institucional. Y se creará el correspondiente e-mail. 3.
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 73 de 140 Publicación en el FASE REQUISITO TERMINO SECOP Observaciones y respuestas. La aceptación o el rechazo 9. de las observaciones se harán de manera motivada para SI Antes del acto lo cual la entidad agrupará aquellas de naturaleza común. (En la fecha de su que dispone la expedición o a más apertura del tardar dentro de proceso de los 3 días selección el hábiles siguientes, parágrafo 3 artículo cual es fijado 10 Publicación de las observaciones presentadas al 8 decreto 2474 de en los pliegos de proyecto de pliego de condiciones y de las 2008) condiciones respuestas a las observaciones al proyecto de pliegos de condiciones ( numeral 3 artículo 8 del decreto 2474 de 2008 y artículo 8 de la Ley 1150 de 2007) 11 Convocatoria pública para la presentación de SI Antes del acto expresiones de interés. (En la fecha de su administrativo expedición o a más de apertura del Con el fin de realizar la precalificación para la tardar dentro de los proceso de integración de la lista corta o de la lista 3 días hábiles selección y dentro multiusos la entidad realizará una convocatoria pública siguientes) Numeral del plazo fijado en a través del SECOP. 1 del artículo 8 y el el aviso de parágrafo 3 del convocatoria El aviso de convocatoria incluirá la siguiente Decreto 2474 de información: 2008 1.- La fecha límite para presentar la expresión de interés. 2. Los criterios que se tendrán en cuenta para conformar la lista limitada de oferentes. 3. La indicación de si se trata de una lista corta o de una lista multiusos. 4. La indicación de los requisitos habilitantes mínimos y proporcionales que se exigen a los integrantes de la lista limitada de oferentes. 5.- en el aviso de convocatoria se debe especificar la forma de valorar la información allegada de los interesados con base en los siguientes criterios: a) .Experiencia general, relevante y suficiente en las áreas requeridas en el objeto a contratar que asegure la idoneidad del futuro proponente para su ejecución.
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 74 de 140 Publicación en el FASE REQUISITO TERMINO SECOP b) Estructura y organización del interesado en SI cuanto a los recursos técnicos, humanos y físicos de (En la fecha de su Antes del acto que dispone. expedición o a más administrativo tardar dentro de los de apertura del c) La capacidad intelectual, el cumplimiento de 3 días hábiles proceso de contratos anteriores y similares, las buenas siguientes) Numeral selección y prácticas, reconocimiento o cualquier otro 1 del artículo 8 y el dentro del plazo elemento de juicio que le permita a la entidad parágrafo 3 del fijado en el contratante identificar precalificados que puedan Decreto 2474 de aviso de ejecutar exitosamente los servicios de consultoría. 2008 convocatoria. Los interesados en conformar la lista expresarán su interés por escrito, dentro del término señalado para ello en el aviso de convocatoria y acompañarán dicha manifestación con la documentación que soporte el cumplimiento de los requisitos habilitantes del interesado. (Artículo 63 Decreto 2474 de 2008). De igual manera al momento de presentar su expresión de interés en precalificar para ser incluido en la lista corta y al presentar su propuesta el proponente debe declarar que él, sus directivos y el equipo de trabajo con que se ejecutarán los servicios contratados no se . encuentren incursos en conflicto de interés. Con la manifestación de interés se entiende presentada la declaración por parte del interesado de no encontrarse incurso en alguna de las inhabilidades o incompatibilidades señaladas en el artículo 8 de la Ley 80 de 1993, ni en conflicto de interés que pueda afectar el normal desarrollo del contrato.
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 75 de 140 Publicación en el FASE REQUISITO TERMINO SECOP Conformación de la lista corta y multiusos. 12 a) lista corta: El comité asesor verificará el cumplimiento de los requisitos habilitantes y valorará la información allegada con la expresión de interés a partir de los criterios señalados en el aviso de convocatoria pública teniendo en cuenta los intereses de la entidad y los fines de la contratación. Para una propuesta técnica detallada (PTD) se conformará la lista con un numero plural de precalificados que no podrá exceder de seis (6). Para la Propuesta técnica simplificada. (PTS). Se conformará la lista con un numero plural de precalificados que no exceda de diez (10.) Si no se logra integrar la lista con dos interesados, la entidad debe revisar las condiciones y hará los ajustes necesarios en los criterios de conformación y dará paso a una nueva convocatoria. Si nuevamente no se logra conformar la lista corta y se presenta un solo interesado, podrá llevarse a cabo el proceso siempre y cuando cumpla con los requisitos habilitantes exigidos y la oferta satisfaga los requerimientos contenidos en los pliegos de condiciones.
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 76 de 140 Publicación en el FASE REQUISITO TERMINO SECOP b) Conformación de la Lista Multiusos: SI Numeral 4 del artículo 8 El señalado en el - Precalificación que hace la entidad de los y artículo 64 del decreto pliego de condiciones. interesados en participar en varios concursos de 2474 de 2008. meritos determinados o determinables que tengan por objeto común o similar. - Se exige en la presentación de propuestas técnicas simplificadas. - Tiene una vigencia máxima seis (6) meses. - Debe contener mínimo veinticinco (25) integrantes. Las condiciones de habilitación de los interesados será verificado al momento de elaborar la lista multiusos, sin perjuicio de la posibilidad de actualizar el soporte de las mismas durante su vigencia. Esta lista multiusos se publica en el SECOP con el fin de comunicarla a los interesados y contra esta decisión solo procede el recurso de reposición, previa notificación de los interesados.
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 77 de 140 Etapa Precontractual FASE REQUISITO Publicación en el SECOP TERMINO SI 12. Acto administrativo de apertura al proceso de selección (En la fecha de su el cual contendrá los requisitos previstos en el artículo expedición o a más No tiene 5 Decreto 2474 de tardar dentro de los 3 2008, el numeral 7 del artículo 24 de la Ley 80 días hábiles de 1993, y señalados en la fase 13 de la etapa siguientes, parágrafo 3 precontractual de licitación pública. artículo 8 decreto 2474 de 2008) 13. Invitación a presentar propuestas. La entidad junto SI El determinado en el con la expedición del acto administrativo de (Numeral 6 del pliego de apertura, enviará a los integrantes de la lista corta o artículo 8 condiciones la multiusos, una carta de invitación a presentar del decreto 2474 de propuesta, que contendrá: 2008) 1. El nombre de la entidad contratante 2. La fecha, hora y lugar físico o electrónico donde pueden consultarse el pliego de condiciones y los estudios y documentos previos No superior a 15 14. Acto de suspensión del proceso de selección. Procede SI días hábiles, por las circunstancias señaladas en el parágrafo 1 (En la fecha de mediante acto y 2 artículo 5 del Decreto 2474 de 2008, los cuales su expedición o a administrativo fueron señalados en la fase 14 de la etapa más tardar dentro de motivado. precontractual de la licitación pública. los 3 días hábiles siguientes, numeral Este término podrá 10 y parágrafo 3 del ser mayor si la artículo 8 decreto entidad lo requiere 2474 de 2008) de lo cual dará cuenta en el acto que lo señale. 15. Pliego de condiciones definitivo y publicación. SI No tiene Deberá contener lo señalado en el proyecto de pliego En la fecha de condiciones y las observaciones que se hayan de su realizado al mismo, definidos en el numeral 7 expedición o a más precitado tardar dentro de los 3 días hábiles siguientes, Numeral 7 y parágrafo 3 del artículo 8 y numeral 2 del artículo 66 del decreto 2474 de 2008)
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 78 de 140 FASE REQUISITO Publicación en el SECOP TERMINO Adendas. La entidad señalará en el pliego de condiciones el plazo máximo para expedirse adendas, SI Como máximo el día 16. o, a falta de tal previsión, señalará al adoptarlas la En la fecha hábil anterior a la extensión del término de cierre que resulte de su fecha del cierre del necesaria, en uno y en otro caso, para que los expedición o a más proceso. proponentes cuenten con el tiempo suficiente que tardar dentro de los 3 les permita ajustar sus propuestas a las días hábiles siguientes modificaciones realizadas. No podrá expedirse la (Numeral 12 y modificación realizada el mismo día en que se parágrafo 3 del tiene previsto el cierre del proceso de selección. artículo 8 decreto (artículo 7 del Decreto 2474 de 2008) 2474 de 2008) En el evento en que se modifiquen los plazos y términos del proceso de selección la adenda debe incluir el nuevo cronograma estableciendo los cambios que ello implique en el contenido del acto de apertura del proceso. (artículo 7 del Decreto 2474 de 2008). Cierre. El termino que debe transcurrir entre la fecha a No aplica Para presentar 17. partir de la cual se puede presentar propuestas y la propuestas el de su cierre. Se debe señalar en los pliegos de término se cuenta a condiciones. partir de la expedición del acto Cuando lo estimen conveniente la entidad interesada o administrativo de lo soliciten las dos terceras partes de las personas que apertura. hayan retirado pliego de condiciones, dicho plazo se podrá prorrogar, antes de su vencimiento, por un término superior a la mitad del inicialmente fijado. (numeral 5 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993) Los interesados deben presentar su propuesta en dos sobres sellados de conformidad con lo señalado en el pliego de condiciones. Uno de los sobres tendrá la oferta económica y el otro la oferta técnica junto con la documentación exigida.
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 79 de 140 FASE REQUISITO Publicación en el SECOP TERMINO 18. Evaluación de las propuestas. se debe tener en SI El determinado en cuenta lo previsto en el numeral 7 del artículo 24 Informe de evaluación los pliegos de de la Ley 80 de 1993, numeral 3 del parágrafo 2 del Numeral 13 y condiciones artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, numeral 6 del parágrafo 3 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993, artículo 11 del artículo 8 del decreto Decreto 2474 de 2008, parágrafo 1 y 2 del 2474 de 2008. artículo 5 de la Ley 1150 de 2007, artículo 10 del decreto 2474 de 2008, 13 del decreto 2474 de 2008, señalados en la etapa precontractual de la licitación pública. En los procesos para la selección de consultores se hará uso de factores de calificación destinados a valorar los aspectos técnicos de la oferta o proyecto de conformidad con lo señalado en el decreto 2474 de 2008. De igual manera se podrán utilizar criterios de experiencia específica del oferente y del equipo de trabajo en el campo que se trate. En ningún caso se podrá incluir el precio como factor de escogencia para la selección de consultores. En caso de que el pliego de condiciones permita la presentación de ofertas en varias monedas, para efectos de evaluación y comparación, la entidad convertirá todos los precios a la moneda única indicada en el pliego, utilizando los parámetros señalados para tal efecto en los mismos. Para la evaluación de las propuestas se debe contar con la participación del comité asesor Se deben verificar los requisitos habilitantes.
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 80 de 140 FASE REQUISITO Publicación en el SECOP TERMINO La experiencia de los socios de una persona jurídica se puede acumular a la de ésta cuando ella no cuenta con más de cinco años de constituida. La acumulación se hará en proporción a la participación de los socios en el capital de la persona jurídica. En los consorcios o uniones temporales la experiencia será la sumatoria de las experiencias de los integrantes que la tengan de manera proporcional a su participación en el mismo, salvo que en el pliego de condiciones se haya señalado un tratamiento distinto en razón al objeto a contratar. En el caso de sociedades que se escindan la experiencia se podrá trasladar a cada uno de los socios escindidos y se contabilizará según disponga el pliego de condiciones del proceso. Criterios para evaluación la propuesta técnica: Se tendrán en cuenta los siguientes factores de evaluación: 1. Experiencia específica del proponente en relación directa con los servicios previstos en los requerimientos técnicos, y proporcional al alcance y tipo de los mismos, cuya exigencia se valorará en relación con la realización de proyectos de naturaleza e impacto similares. 2. Propuesta metodológica y plan con cargas de trabajo para la ejecución de la consultoría. 3. Formación y experiencia de los profesionales y expertos del equipo de trabajo. Para la ponderación de las propuestas técnicas detalladas (PTD) se debe: La entidad asignará un porcentaje inferior al cincuenta y un por ciento (51%) del total del puntaje al criterio de formación y experiencia de los Informe de evaluación Traslado del informe de evaluación técnica profesionales y expertos del equipo de trabajo. Numeral 13 y Por un término no 19. parágrafo 3 del superior a 3 días El porcentaje restante se repartirá entre la experiencia artículo 8 del decreto hábiles específica del proponente a la experiencia señalada 2474 de 2008 en el numeral 1 y la propuesta señalada en el numeral 2. Esto teniendo en cuenta que el porcentaje asignado al número 1 sea superior al criterio numero 2, y en Ningún caso el puntaje del numero 2 sea inferior al diez (10)%. Para la ponderación de la propuesta técnica simplificada SI (PTS), solo tendrá en cuenta lo previsto en el Informe de evaluación numeral 1 y 3 señalados anteriormente, y el Numeral 13 y parágrafo El determinado en porcentaje asignado al numeral 3 no será inferior al 3 del artículo 8 del los pliegos de 60%. decreto condiciones 2474 de 2008. Se debe verificar que el equipo de trabajo presentado este en capacidad real y efectiva de
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 81 de 140 FASE REQUISITO Publicación en el SECOP TERMINO 20. Apertura de la propuesta económica del primer elegible y verificación de la consistencia de la No tiene El termino señalado propuesta económica. en el pliego de condiciones Se debe valorar la propuesta económica teniendo en cuenta los parámetros señalados en el pliego de condiciones y en el artículo 70 del Decreto 2474 de 2008. La apertura del sobre con la propuesta económica y la revisión de su consistencia con la oferta técnica se llevarán a cabo de conformidad con las siguientes reglas: 1. Una vez concluida la evaluación técnica, la entidad, en audiencia pública, dará a conocer el orden de calificación de las propuestas técnicas. 2. En presencia del proponente ubicado en el primer lugar en el orden de calificación, la entidad procederá a abrir el sobre que contiene la propuesta económica del proponente. 3. Si el valor de la propuesta excede la disponibilidad presupuestal, la misma será rechazada y se procederá a abrir la propuesta económica del siguiente oferente según el orden de calificación, y así sucesivamente. 4. La entidad verificará la consistencia de la propuesta económica respecto de las actividades descritas en la propuesta técnica, con el fin de efectuar las clarificaciones y ajustes que sean necesarios. Como resultado de estos ajustes no podrán modificarse los requerimientos técnicos mínimos. 5. Si de la verificación de la propuesta económica del proponente se identifica que la misma no es consistente con su propuesta técnica, se dará por terminada la revisión, se rechazará y se procederá a abrir el sobre económico de la ubicada en el siguiente orden de elegibilidad, y se repetirá el procedimiento indicado en el numeral anterior. 6. La entidad y el proponente elaborarán un acta de los acuerdos alcanzados en esta revisión, con el fin de que se incluyan en el respectivo contrato.
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 82 de 140 FASE REQUISITO Publicación en el SECOP TERMINO Adjudicación. se debe tener en cuenta el numeral 7 21. del artículo 24 de la Ley 80 de 1993, numeral 8 del SI El determinado artículo 25 de la Ley 80 de 1993, numeral 9 del artículo resolución de por la entidad en 30 de la Ley 80 de 1993, parágrafo 1 del artículo 77 de adjudicación.(numeral los pliegos de la Ley 80 de 1993, inciso3 del artículo 9 de la Ley 15 del artículo 8 del condiciones. 1150 de 2007, señalados en la etapa Decreto 2474 de 2008) precontractual de la licitación pública. Del resultado de la audiencia pública de revisión de las propuestas económicas y técnicas se adjudicará el contrato al consultor seleccionado por medio de resolución. Declaratoria de desierta de la licitación. Procede por 22. motivos o causas que impidan la escogencia objetiva y SI se declarará en acto administrativo explicando las razones de la decisión. 23 resolución de El determinado Se podrá iniciar un nuevo proceso prescindiendo declaratoria desierta en el pliego de de la publicación del proyecto de pliego de (numeral 16 del condiciones condiciones. De ser necesario se modificarán los artículo 8 del Decreto elementos de la futura contratación que hayan sido 2474 de 2008) determinantes en la declaratoria desierta, sin que en ningún caso se cambie el objeto de la contratación, sin perjuicio de ajustes en las cantidades y presupuesto. En el evento de haberse conformado lista corta para el proceso fallido, será posible hacer uso de la misma en tanto cumpla con las exigencias del pliego de condiciones para su utilización.
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 83 de 140 3.5.2. Procedimiento concurso abierto. Etapa Preparatoria. Publicación en el FASE REQUISITO SECOP TERMINO Elaboración de Estudios y documentos previos: 1. a) Propuesta técnica simplificada (PTS): debe Se publicará de No tiene cumplir los requisitos señalados en el artículo 3 del manera simultánea con Decreto 2474/2008, parágrafo 1 del artículo 2 de la el proyecto de pliego Ley 1150 de 2007, numeral 7 del artículo 25 de la Ley de condiciones 80 de 1993, numeral 1 del artículo 30 de la ley 80 de (artículo 8 de la Ley 1993, inciso 1 numeral 12 del artículo 25 de la ley 80 1150 de 2007 y de 1993, explicados en la licitación pública. parágrafo 3 artículo 8 del decreto 2474 de b). Para los proyectos de arquitectura. Debe 2008 ) contener los requisitos señalados en el artículo 3 del decreto 2474 de 2008, el parágrafo 1 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, numeral 7 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993, numeral 1 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993 y adicionalmente debe contar con los requisitos señalados en el Decreto 2326 de 1995, a saber: - Definir la modalidad del concurso de arquitectura que corresponde a las necesidades y requerimientos, ya sea por ideas o anteproyectos. a. De ideas. Es el acto mediante el cual la Entidad solicita al Organismo Asesor elaborar las bases del concurso con el fin de obtener soluciones a nivel de esquema básico de diseño o conceptos generales de un tema urbanístico y/o arquitectónico. b. De anteproyecto. Es el acto mediante el cual la Entidad solicita al Organismo Asesor elaborar las bases del concurso con el fin de obtener soluciones a nivel de anteproyecto de un tema arquitectónico y/o de diseño urbano, tales como edificación nueva, restauración, remodelación, proyectos urbanos, elementos del espacio público.
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 84 de 140 Publicación en el FASE REQUISITO SECOP TERMINO La entidad debe designar a uno de sus servidores público como asesor quien debe elaborar el programa Se publicará de No tiene de necesidades manera simultánea con y requerimientos materia del concurso. Este debe el proyecto de pliego ser un arquitecto matriculado. de condiciones (artículo 8 de la Ley -. Señalar el presupuesto para el cubrimiento de 1150 de 2007 y los costos (art.16) el cual se determina el valor de parágrafo 3 artículo 8 la cuantía de los contratos de consultoría por el del decreto 2474 de resultado de los costos del trabajo de diseños, 2008 ) planos etc. más los costos de los estudios o labores técnicas fundamentales que apoyan el objeto del concurso. -. Señalar las obligaciones de la entidad, como acordar los honorarios, entregar al organismo asesor el programa de necesidades y requerimientos material concurso, entre otros, mirar el artículo 4. -. Señalar las obligaciones del organismo asesor. (art.5 y 9) -.Determinar la forma de selección, obligaciones, composición del jurado calificador (artículos, 6, 10, 11 y 12, 13) Requisitos de los proponentes. (artículo 8) Modificación a estudios y documentos previos Incluso con 2. (parágrafo 2 artículo 3 del Decreto 2474 de 2008) Si posterioridad a la apertura del proceso de selección
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 85 de 140 Publicación en el FASE REQUISITO TERMINO SECOP Disponibilidad presupuestal : 3. a) Propuesta técnica simplificada (PTS). Se debe No se publica No tiene tener en cuenta el numeral 6 artículo 25 de la Ley 80 de 1993 y Con base en los requerimientos técnicos, la entidad estimará el costo de los servicios de consultoría requeridos teniendo en cuenta rubros tales como: - Los montos en “personas/tiempo” - El soporte logístico, - Los insumos necesarios para la ejecución de los servicios, - Los imprevistos - La utilidad razonable del contratista. El presupuesto oficial amparado por la disponibilidad presupuestal respectiva se determinará con base en el resultado de la estimación de los costos precitados. El detalle de la estimación será puesto a disposición del proponente que se ubique en el primer puesto de la lista de elegibles, y servirá de base para la revisión económica. b) Proyectos de arquitectura. Se debe contar con la respectiva partida o disponibilidad presupuesta el cual deberá garantizar el cubrimiento de los costos que se generen en el proceso de selección. (Artículo 16 del decreto 2326 de 1995 y numeral 6 artículo 25 de la Ley 80 de 1993). Conformar el comité asesor. Se debe conformar 4. el comité asesor para el desarrollo del concurso de No aplica Antes de meritos por el sistema abierto, quien se encargará la elaboración del de asesorar a la entidad en todo el proceso desde la proyecto de pliego validación de los contenidos de los requerimientos de condiciones. técnicos hasta la evaluación y calificación de las ofertas técnicas de conformidad con el pliego de condiciones y la verificación de la propuesta económica. (artículo 58 Decreto 2474 de 2008)
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 86 de 140 Publicación en el FASE REQUISITO TERMINO SECOP SI Aviso de convocatoria: (En la fecha Antes de de su la publicación 5. Propuesta técnica simplificada (PTS) y para proyectos expedición o a más del de arquitectura, debe contener los requisitos tardar dentro de los proyecto de señalados en el artículo 4 Decreto 2474/2008. 3 días pliegos de hábiles siguientes, condiciones numeral 1 y parágrafo 3 artículo 8 decreto 2474 de 2008) Proyecto de pliegos de condiciones: Se definirá en el pliego de condiciones : SI. 6. Se publicará de manera propuesta Técnica a) propuesta técnica simplificada (PTS) simultánea con los simplificada estudios y documentos (PTS) El pliego de condiciones y requerimientos técnicos: previos cuando menos Debe contener los requisitos señalados en el numeral 5 con cinco del artículo 24 de la Ley 80 de 1993. (5) días hábiles de Adicionalmente los previstos en el artículo 6 y 56, 67, antelación a la 68 y 70 del decreto 2474 de 2008, a saber: fecha del acto que ordena 1.- La descripción técnica detallada y completa del la apertura objeto a contratar, los requerimientos técnicos, esta del proceso. información se debe presentar en documento separable del pliego de condiciones como anexo técnico, el cual será publico salvo expresa reserva. 2.- Los fundamentos del proceso de selección, su modalidad, términos, procedimientos, y las demás reglas objetivas que gobiernan la presentación de las ofertas así como la evaluación y ponderación de las mismas, y la adjudicación del contrato. Proyectos de 3.- Las razones y causas que generarían el arquitectura no rechazo de las propuestas o la declaratoria de desierto tiene. del proceso. 4.- Las condiciones de celebración del contrato, presupuesto, forma de pago, garantías, y demás asuntos relativos al mismo.
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 87 de 140 Publicación en el FASE REQUISITO TERMINO SECOP 5.- Los objetivos, metas y alcance de los servicios que se requieren SI. Propuesta Técnica Se publicará de manera simplificada (PTS) 6.- La descripción detallada de los servicios requeridos simultánea con los cuando menos y de los resultados o productos esperados, los cuales estudios y documentos con cinco (5) podrán consistir en informes, diagnósticos, diseños, previos datos, procesos, entre otros, según el objeto de la días hábiles de consultoría. antelación a la fecha del acto 7.- El cronograma de la ejecución del contrato de que ordena la consultoría. apertura del proceso. 8.- El listado y ubicación de la información disponible para ser conocida por los proponentes, con el fin de facilitarles la preparación de sus propuestas, tales como estudios, informes previos, análisis o documentos definitivos. 9.- La determinación del tipo de propuesta que se exige en el proceso de concurso de meritos. Proyectos de arquitectura no 10.-En ningún caso se tendrá el precio como tiene. factor de escogencia o selección. 11.- indicar el porcentaje mínimo que una oferta debe recibir para ser considerada elegible, así como las condiciones máximas que acreditan en desarrollo de lo previsto en los numerales 1 y 3 del artículo 68 del Decreto 2474 de 2008, de manera que las que superen esos límites no sean tenidas en cuenta. 12. señalar los criterios de evaluación de la propuesta técnica. 13.- la propuesta económica deberá incluir las tareas a contratar que comprenden, entre otros: a) La remuneración del personal del consultor, la cual podrá incluir, según el caso, sueldos, cargas por concepto de seguridad social, viáticos, etc. b) Gastos reembolsables indicados en los pliegos de condiciones. c) Gastos generados por la adquisición de herramientas o insumos necesarios para la realización de la labor. d) Gastos de administración. e) Utilidades del consultor. f) Gastos contingentes.
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 88 de 140 Publicación en el FASE REQUISITO TERMINO SECOP 14.- se debe señalar los criterios de desempate de forma clara y objetiva reservándose como última medida la del sorteo. y extranjera. Las actividades y productos descritos en la propuesta técnica pero no costeadas en la propuesta económica, se consideran incluidas en los precios de las actividades o productos costeados. Los precios deberán ser desglosados por actividad y de ser necesario, por gastos en moneda nacional b) Para los proyectos de arquitectura. Los pliegos de condiciones de que trata la Ley 80/93, son las bases del concurso y deberán contener como mínimo: (art. 15 decreto 2326/95) a) Los requisitos objetivos que se deben reunir para participar en el concurso de Arquitectura. La Entidad Estatal Promotora podrá elaborar directamente los términos de referencia o bases del concurso o encargar su elaboración a una entidad con conocimientos especializados como lo es la Sociedad Colombiana de Arquitectos. b) La modalidad del concurso de Arquitectura; c) Las condiciones que deben reunir los Proponentes; d) El nombre de la Entidad Estatal Promotora y de su asesor. e) El nombre programa de necesidades y requerimientos materia del concurso que debe elaborar; f) El nombre del asesor como lo ordena el número 2 del artículo. 4º. del Decreto 2326 de 1995. g) El nombre del asesor del Organismo Asesor; h) El lugar, fecha, hora y forma de entrega de las propuestas. i) El lugar de entrega o envío de las consultas. j) La definición acerca del número de rondas del concurso k) Los premios y sus valores, de acuerdo con el Reglamento de Honorarios de la Sociedad Colombiana de Arquitectos. l) El plazo para la firma del contrato a celebrarse entre la Entidad Estatal Promotora y el ganador del concurso, en desarrollo de lo establecido en el número 12, artículo 3 de la Ley 80/93. No deberán presentar la garantía de seriedad de los ofrecimientos hechos a que hace referencia el numeral 19 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993. (art.17 Decreto 2326/95)
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 89 de 140 Publicación en el FASE REQUISITO TERMINO SECOP Propuesta Técnica 7. Publicación del proyecto de pliego de condiciones simplificada (PTS) (inciso 2 cuando menos artículo 9 decreto 2474 de 2008) SI con cinco (5) días (se publica de hábiles de La publicación del proyecto de pliegos de manera simultánea con antelación a la condiciones no genera obligación para la entidad de los estudios y fecha del acto dar apertura al proceso de selección. documentos previos) que ordena la apertura del proceso. Proyectos de arquitectura no tiene. Propuesta Técnica 8. Presentación y recepción de observaciones al proyecto simplificada (PTS) de pliegos de condiciones. (inciso final artículo 9 cuando menos del Decreto con cinco (5) días 2474 de 2008) hábiles de antelación a la El pliego de condiciones definitivo podrá incluir los fecha del acto temas planteados en las observaciones siempre que No aplica que ordena la se estimen relevantes. apertura del proceso. Proyectos de arquitectura no tiene Observaciones y respuestas. La aceptación o el 9 rechazo de las observaciones se hará de manera SI Antes del acto motivada para lo cual la entidad agrupará aquellas de (En la fecha que dispone la naturaleza común. de su expedición apertura del o a más tardar dentro proceso de Publicación de las observaciones presentadas al de los 3 días selección el cual proyecto de pliego de condiciones y de las respuestas a hábiles siguientes, es fijado en los las observaciones al proyecto de pliegos de condiciones parágrafo 3 artículo pliegos de ( numeral 3 artículo 8 del decreto 2474 de 2008 y 8 decreto 2474 de condiciones artículo 8 de la Ley 1150 de 2007) 2008 y artículo 8 de la Ley 1150 de 2007)
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 90 de 140 4.1.2.1.1.2. Etapa Precontractual. FASE REQUISITO Publicación en el SECOP TERMINO SI 10. Acto administrativo de apertura al proceso de (En la fecha de su No tiene selección el cual contendrá los requisitos previstos expedición o a más en el artículo 5 Decreto 2474 de 2008, el numeral 7 tardar dentro de los 3 del artículo 24 de la Ley 80 de 1993, y señalados en la días hábiles fase 13de la etapa precontractual de licitación pública. siguientes, parágrafo 3 artículo 8 decreto 2474 de 2008) No superior 11. Acto de suspensión del proceso de selección. SI a 15 días Procede por las circunstancias señaladas en el (En la fecha hábiles, parágrafo 1 y 2 artículo 5 del Decreto 2474 de 2008, de su expedición o mediante acto los cuales fueron señalados en la fase 14 de la etapa a más tardar dentro administrativo precontractual de la licitación pública. de los 3 días motivado. hábiles siguientes, numeral Este término 10 y parágrafo 3 podrá ser del artículo 8 decreto mayor si la 2474 de entidad lo 2008) requiere de lo cual dará cuenta en el acto que lo señale. SI propuesta 12. Pliego de condiciones definitivo y publicación. En la fecha de Técnica Deberá contener lo señalado en el proyecto de pliego su expedición o a simplificada de condiciones y las observaciones que se hayan más tardar dentro (PTS) cuando realizado al mismo, definidos en el numeral 7 de los 3 días menos con precitado. hábiles siguientes, cinco (5) días Numeral 7 y hábiles de parágrafo 3 del antelación a la artículo 8 y numeral fecha del acto 2 del artículo 66 del que ordena la decreto apertura del 2474 de 2008) proceso. Proyectos de arquitectura no tiene
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 91 de 140 FASE REQUISITO Publicación en el SECOP TERMINO 13. Adendas. La entidad señalará en el pliego de SI Como máximo condiciones el plazo máximo para expedirse adendas, En la fecha de el día hábil o, a falta de tal previsión, señalará al adoptarlas la su expedición o a anterior a la extensión del término de cierre que resulte más tardar dentro fecha del cierre necesaria, en uno y en otro caso, para que de los 3 días del proceso. los proponentes cuenten con el tiempo suficiente hábiles siguientes que les permita ajustar sus propuestas a las (Numeral 12 y modificaciones realizadas. No podrá expedirse la parágrafo 3 del modificación realizada el mismo día en que se tiene artículo 8 decreto 2474 de 2008) 14. Previsto el cierre del proceso de selección. (artículo 7 del Decreto 2474 de 2008) En el evento en que se modifiquen los plazos y términos del proceso de selección la adenda debe incluir el nuevo cronograma estableciendo los cambios que ello implique en el contenido del acto de apertura del proceso. (artículo 7 del Decreto 2474 de 2008). 15. Audiencia para precisar el contenido y alcance del Si Numeral 8 y Dentro de los 3 pliego de condiciones para los proyectos de Parágrafo 3 del días hábiles arquitectura. artículo 8 del decreto siguientes al 2474 de 2008 inicio del plazo Dentro de los tres días hábiles siguientes al inicio del para la plazo para la presentación de propuestas y a solicitud presentación de cualquiera de las personas que retiraron los de propuestas pliegos de condiciones se celebrará una audiencia y a solicitud de con el objeto de precisar el contenido y alcance de los cualquiera de mencionados documentos y de oír a los las personas interesados, de lo cual se levantará un acta suscrito que retiraron por los intervinientes. pliegos de condiciones. Con el resultado de la audiencia el jefe de la entidad expedirá las modificaciones pertinentes a dichos documentos y prorrogara el plazo hasta seis días hábiles si es necesario. (numeral 4 artículo 30 de la Ley 80 de 1993). Esta audiencia se practicará en la Regional de la sociedad Colombiana de Arquitectos correspondiente al lugar donde se desarrolla la labor objeto del concurso de arquitectura.(numeral 6 artículo 5 del decreto 2326 de 1995)
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 92 de 140 FASE REQUISITO Publicación en el SECOP TERMINO 16. Cierre. El termino que debe transcurrir entre la fecha a No aplica Para presentar partir de la cual se puede presentar propuestas y propuestas el la de su cierre. Se debe señalar en los pliegos de término se condiciones. cuenta a partir de la Cuando lo estimen conveniente la entidad expedición del interesada o lo soliciten las dos terceras partes acto de las personas que hayan retirado pliego de administrativo condiciones, dicho plazo se podrá prorrogar, antes de apertura. de su vencimiento, por un término superior a la mitad del inicialmente fijado. (numeral 5 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993) Proyectos de arquitectura, se debe presentar la propuesta: Cumpliendo con los requerimientos de fecha, hora, lugar y forma de presentación de la propuesta. (artículo 8 decreto 2326 de 1995). 17. Evaluación de las propuestas. se debe tener SI El en cuenta lo previsto en el numeral 7 del artículo Informe de evaluación determinado 24 de la Ley 80 de 1993, numeral 3 del parágrafo Numeral 13 y en los pliegos 2 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, numeral 6 del parágrafo 3 del de condiciones artículo 30 de la Ley 80 de 1993, artículo 11 del artículo 8 del Decreto 2474 de 2008, parágrafo 1 y 2 del artículo 5 decreto 2474 de 2008. de la Ley 1150 de 2007, artículo 10 del decreto 2474 de 2008, 13 del decreto 2474 de 2008, señalados en la etapa precontractual de la licitación pública. En los procesos para la selección de consultores se hará uso de factores de calificación destinados a valorar los aspectos técnicos de la oferta o proyecto de conformidad con lo señalado en el decreto 2474 de 2008.
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 93 de 140 FASE REQUISITO Publicación en el SECOP TERMINO De igual manera se podrán utilizar criterios de experiencia específica del oferente y del equipo SI El de trabajo en el campo que se trate. En ningún Informe de evaluación determinado caso se podrá incluir el precio como factor de Numeral 13 y en los pliegos escogencia para la selección de consultores. parágrafo 3 del de artículo 8 del condiciones En caso de que el pliego de condiciones permita la decreto 2474 de 2008. presentación de ofertas en varias monedas, para efectos de evaluación y comparación, la entidad convertirá todos los precios a la moneda única indicada en el pliego, utilizando los parámetros señalados para tal efecto en los mismos. Para la evaluación de las propuestas se debe contar con la participación del comité asesor Se deben verificar los requisitos habilitantes. La experiencia de los socios de una persona jurídica se puede acumular a la de ésta cuando ella no cuenta con más de cinco años de constituida. La acumulación se hará en proporción a la participación de los socios en el capital de la persona jurídica. En los consorcios o uniones temporales la experiencia será la sumatoria de las experiencias de los integrantes que la tengan de manera proporcional a su participación en el mismo, salvo que en el pliego de condiciones se haya señalado un tratamiento distinto en razón al objeto a contratar. En el caso de sociedades que se escindan, la experiencia se podrá trasladar a cada uno de los socios escindidos y se contabilizará según disponga el pliego de condiciones del proceso. Criterios para evaluación la propuesta técnica: Se tendrán en cuenta los siguientes factores de evaluación: 1. Experiencia específica del proponente en relación directa con los servicios previstos en los requerimientos técnicos, y proporcional al alcance y tipo de los mismos, cuya exigencia se valorará en relación con la realización de proyectos de naturaleza e impacto similares. 2. Propuesta metodológica y plan con cargas de trabajo para la ejecución de la consultoría. 3. Formación y experiencia de los profesionales y expertos del equipo de trabajo.
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 94 de 140 FASE REQUISITO Publicación en el SECOP TERMINO Para la ponderación de la propuesta técnica simplificada (PTS), solo tendrá en cuenta lo SI previsto en el numeral 1 y 3 señalados Informe de evaluación El determinado anteriormente, y el porcentaje asignado al numeral 3 Numeral 13 y en los pliegos no será inferior al 60%. parágrafo 3 del de artículo 8 del decreto condiciones Se debe verificar que el equipo de trabajo 2474 de 2008. presentado este en capacidad real y efectiva de cumplir con la carga y el plan de trabajo de la consultoria. Evaluación de la propuesta técnica e informe de evaluación: El comité asesor valorará el merito de cada una de las propuestas en función de su calidad de acuerdo a lo señalado en el pliego de condiciones y los criterios de evaluación de la propuesta técnica, y entregará a la entidad su informe de evaluación el cual debe contener el análisis efectuado por el comité y el puntaje final de las propuestas. La mejor propuesta será el que tenga el puntaje más alto. Este informe debe estar suscrito por cada uno de los miembros del comité. Para los proyectos de arquitectura. - La entidad debe recibir las propuestas de los proponentes y entregarlas al jurado calificador para su estudio, calificación y concepto. ( numeral 10 artículo 4 decreto 2326 de 1995) - Se debe verificar los requisitos habilitantes (artículo 11 Decreto - 2474 de 2008) - No se puede rechazar por ausencia de requisitos o falta de documentos que no afecten la asignación de puntaje. - Los certificados de calidad no se califican y no puede ser documento habilitante. - El jurado calificador debe emitir el concepto de las propuestas presentadas acorde con el número de premios definidos para el concurso de arquitectura (artículo 6 decreto 2326 de 1995) - Se debe dejar constancia de los criterios que el jurado calificador desarrollo para obtener el concepto emitido. - Se deben tener en cuenta las reglas de subsanabilidad (art. 10 decreto 2474 de 2008)
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 95 de 140 FASE REQUISITO Publicación en el SECOP TERMINO 17. SI Traslado del informe de evaluación. Informe de evaluación Propuesta Numeral 13 y técnica a) propuesta técnica simplificada (PTS) (un parágrafo 3 del simplificada término no superior a 3 días) artículo 8 del decreto (PTS) Por un 2474 de 2008 término no b) Proyectos de arquitectura. El concepto superior a 3 permanecerá en secretaria de la entidad por un días hábiles término de cinco días hábiles para que los oferentes SI presenten observaciones, sin embargo no se podrá Concepto del Proyectos de adicionar, modificar o mejorar sus propuestas. jurado arquitectura calificador. cinco (5) días hábiles 18. Propuesta técnica Simplificada: No tiene El termino Apertura de la propuesta económica del primer señalado en el elegible y verificación de la consistencia de la pliego de propuesta económica. condiciones Se debe valorar la propuesta económica teniendo en cuenta los parámetros señalados en el pliego de condiciones y en el artículo 70 del Decreto 2474 de 2008. La apertura del sobre con la propuesta económica y la revisión de su consistencia con la oferta técnica se llevarán a cabo de conformidad con las siguientes reglas: 1. Una vez concluida la evaluación técnica, la entidad, en audiencia pública, dará a conocer el orden de calificación de las propuestas técnicas. 2. En presencia del proponente ubicado en el primer lugar en el orden de calificación, la entidad procederá a abrir el sobre que contiene la propuesta económica del proponente. 3. Si el valor de la propuesta excede la disponibilidad presupuestal, la misma será rechazada y se procederá a abrir la propuesta económica del siguiente oferente según el orden de calificación, y así sucesivamente.
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 96 de 140 FASE REQUISITO Publicación en el SECOP TERMINO 4. La entidad verificará la consistencia de la propuesta económica respecto de las actividades descritas en la propuesta técnica, con el fin de efectuar las clarificaciones y ajustes que sean necesarios. Como resultado de estos ajustes no podrán modificarse los requerimientos técnicos mínimos. 5. Si de la verificación de la propuesta económica del proponente se identifica que la misma no es consistente con su propuesta técnica, se dará por terminada la revisión, se rechazará y se procederá a abrir el sobre económico de la ubicada en el siguiente orden de elegibilidad, y se repetirá el procedimiento indicado en el numeral anterior. 6. La entidad y el proponente elaborarán un acta de los acuerdos alcanzados en esta revisión, con el fin de que se incluyan en el respectivo contrato. 19. Adjudicación. Propuesta Técnica Simplificada (PTS): Se debe tener en cuenta el numeral 7 del SI Propuesta artículo 24 de la Ley 80 de 1993, numeral 8 del resolución de Técnica artículo 25 de la Ley 80 de 1993, numeral 9 del adjudicación.(numeral Simplificada artículo 30 de la Ley 80 de 1993, parágrafo 1 del 15 del artículo 8 del (PTS) El artículo 77 de la Ley 80 de 1993, inciso3 del artículo 9 Decreto 2474 de determinado por de la Ley 1150 de 2007, señalados en la etapa 2008) la entidad en los precontractual de la licitación pública. pliegos de condiciones.
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 97 de 140 FASE REQUISITO Publicación en el SECOP TERMINO Del resultado de la audiencia pública de revisión de las propuestas económicas y técnicas se adjudicará el contrato al consultor seleccionado por medio de acto administrativo motivado. Proyectos de arquitectura: El organismo asesor en acto público donde se efectúe la proclamación del fallo, apoyará a la entidad y en ese mismo acto se abrirán los sobres que contiene la identificación de los ganadores en los términos de las bases del concurso y se procederá la adjudicación en audiencia pública mediante resolución motivada y en la misma audiencia los interesados podrán pronunciarse sobre la respuesta dada por la entidad. (artículo 5 numeral 9 decreto 2326 de 1995 y numeral 10 del artículo 30 de la ley 80 de 1993, subrogado por el artículo 9 de la Ley 1150 de 2007) El plazo para efectuar la adjudicación y la firma del contrato debe estar señalado en el pliego de condiciones (numeral 9 art.30/ley 80 de 1993) 20. El acto de adjudicación no tendrá recurso por la vía gubernativa, este podrá impugnarse ante la SI Proyecto de jurisdicción de lo contencioso administrativo. resolución de arquitectura no (parágrafo 1 artículo 77 ley 80 de 1993) adjudicación.(numeral mayor a quince 15 del artículo 8 del (15) días Si en el plazo señalado en los pliegos de condiciones Decreto hábiles a partir el ganador no firmare el contrato, la Entidad lo 2474 de 2008) del término en podrá hacer con el Proponente que obtuvo el que deben segundo o tercer puesto, pero respetando el rendir el fallo. orden de calificación del Jurado Calificador. En caso de rechazo la decisión deberá ser motivada.
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 98 de 140 FASE REQUISITO Publicación en el SECOP TERMINO 21 Declaratoria de desierta del concurso. Procede por motivos o causas que impidan la escogencia objetiva SI y se declarará en acto administrativo explicando las resolución de El determinado razones de la decisión. declaratoria desierta en el pliego (numeral 16 del de condiciones Se podrá iniciar un nuevo proceso artículo 8 prescindiendo de la publicación del proyecto de del Decreto 2474 de pliego de condiciones. De ser necesario se 2008) modificarán los elementos de la futura contratación que hayan sido determinantes en la declaratoria desierta, sin que en ningún caso se cambie el objeto de la contratación, sin perjuicio de ajustes en las cantidades y presupuesto. 3.5.3. Del concurso de méritos para la escogencia de intermediarios de seguros. - La selección de intermediarios de seguros se realizará por concurso de méritos y deberá realizarse en forma previa a la escogencia de la entidad aseguradora. En casos excepcionales debidamente justificados por la entidad estatal, podrá efectuarse esta selección - de manera concomitante. - La entidad adjudicará a un solo intermediario de seguros el manejo integral del plan de seguros. No obstante, si sus necesidades así lo ameritan, podrán adjudicar a otro intermediario un ramo o un grupo de ramos de seguros requeridos. En ningún evento habrá - más de dos intermediarios por cada entidad estatal. - La vinculación del intermediario con la entidad estatal se prolongará hasta la fecha de vencimiento de los seguros expedidos o renovados con su intervención, dentro de un mismo proceso de selección, sin perjuicio de que la entidad contratante, con el cumplimiento previo de las formalidades legales, proceda a la terminación de la relación. 4.1.3.1. Procedimiento Etapa Preparatoria Publicación en el FASE REQUISITO TERMINO SECOP Desde la elaboración de los estudios previos hasta No se publica No tiene 1-5 el aviso de convocatoria los mismos requisitos para el concurso de meritos con precalificación. ( 1 a 5)
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 99 de 140 Publicación en el FASE REQUISITO TERMINO SECOP Proyecto de pliegos de condiciones. SI. Se definirá en el pliego de condiciones el tipo de Se publicará de Si es una Propuesta propuesta técnica que se solicitará a los posibles manera simultánea Técnica Detallada proponentes, y pueden ser: con los estudios y (PTD) cuando documentos previos menos con 10 días Propuesta técnica simplificada (PTS): cuando la hábiles de entidad suministra los requerimientos técnicos de la antelación a la metodología exacta para la ejecución de la consultoría, fecha del acto así como el plan y cargas de trabajo para la misma. se que ordena la podrá seleccionar por concurso abierto o precalificación apertura del proceso. con lista corta o lista multiusos. 6 Propuesta técnica detallada (PTD): cuando los servicios de consultoría señalados en los requerimientos técnicos para el respectivo concurso Si es una propuesta de meritos pueda desarrollarse con diferentes Técnica simplificada enfoques o metodologías. Para este caso solo procede (PTS) cuando el sistema de precalificación con lista corta. menos con cinco (5) días hábiles de El pliego de condiciones y requerimientos técnicos: antelación a la fecha debe contener los requisitos señalados en el numeral 5 del acto que ordena del artículo 24 de la Ley 80 de 1993. la apertura del proceso. Adicionalmente los previstos en el artículo 6 y 56, 68 y 70 del decreto 2474 de 2008, a saber: 1.- La descripción técnica detallada y completa del objeto a contratar, los requerimientos técnicos, esta información se debe presentar en documento separable del pliego de condiciones como anexo técnico, el cual será publico salvo expresa reserva. 2.- Los fundamentos del proceso de selección, su modalidad, términos, procedimientos, y las demás reglas objetivas que gobiernan la presentación de las ofertas así como la evaluación y ponderación de las mismas, y la adjudicación del contrato.
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 100 de 140 Publicación en el FASE REQUISITO TERMINO SECOP 3.- Las razones y causas que generarían el SI. Si es una rechazo de las propuestas o la declaratoria de desierto Se publicará de Propuesta del proceso. manera simultánea Técnica Detallada con los estudios y (PTD) cuando 4.- Las condiciones de celebración del contrato, documentos previos menos con 10 presupuesto, forma de pago, garantías, y demás días hábiles de asuntos relativos al mismo. antelación a la fecha del acto 5.- Los objetivos, metas y alcance de los servicios que ordena la que se requieren apertura del proceso. 6.- La descripción detallada de los servicios requeridos y de los resultados o productos esperados, los cuales podrán consistir en informes, diagnósticos, diseños, datos, procesos, entre otros, según el objeto de la consultoría. 7.- El cronograma de la ejecución del contrato de Si es una consultoría. propuesta Técnica simplificada 8.- El listado y ubicación de la información (PTS) cuando disponible para ser conocida por los proponentes, menos con cinco con el fin de facilitarles la preparación de sus propuestas, tales como estudios, informes previos, (5) días hábiles análisis o documentos definitivos. de antelación a la fecha del acto 9.- La determinación del tipo de propuesta que se que ordena la exige en el proceso de concurso de meritos. apertura del proceso. 10.-En ningún caso se tendrá el precio como factor de escogencia o selección. 11.- indicar el porcentaje mínimo que una oferta debe recibir para ser considerada elegible, así como las condiciones máximas que acreditan en desarrollo de lo previsto en los numerales 1 y 3 del artículo 68 del Decreto 2474 de 2008, de manera que las que superen esos límites no sean tenidas en cuenta. 12. señalar los criterios de evaluación el cual contendrá las siguientes reglas:
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 101 de 140 Publicación en el FASE REQUISITO TERMINO SECOP a) La valoración de la experiencia especifica del proponente señalada en el numeral 1 del artículo 68 del decreto 2474 de 2008, incluirá el manejo de programas de seguros iguales o similares al requerido por la entidad, detallando los ramos y las primas. b). La valoración de la propuesta metodológica y plan y cargas de trabajo a que se refiere el numeral 2 del artículo 68 del decreto 2474 de 2008, valorará el plan de administración de riesgos, el cual comprenderá tanto el análisis de los riesgos como la propuesta para el manejo de los mismos teniendo en cuenta los siguientes factores: Propuesta de cobertura y condiciones. Esta contemplará el plan de trabajo a desarrollar para estructurar los pliegos de condiciones que darán lugar a la selección de la aseguradora con la cual la entidad estatal contratará su programa de seguros, incluyendo en este los criterios técnicos generales que se utilizarán para la estructuración del programa de seguros. En ningún caso se solicitará dentro de los pliegos la descripción de coberturas, límites, deducibles, cláusulas adicionales, procedimiento para atención de siniestros, etc. Programa de prevención de pérdidas. El proponente deberá ofrecer el programa de prevención de pérdidas que permita disminuir los riesgos de la entidad estatal, entendido este como las actividades y recomendaciones tendientes a detectar, prevenir, minimizar o eliminar todos aquellos riesgos potenciales que puedan materializar los riesgos cubiertos por una póliza de seguro. Este programa contemplará la propuesta para minimizar los factores de riesgo y el cronograma de actividades. La valoración de la formación y experiencia de los profesionales expertos del equipo de trabajo a la que se refiere el numeral 3 del artículo 68 del decreto 2474 de 2008, incluirá además el tiempo y clase de dedicación del personal al servicio de la entidad estatal, expresada en horas/hombre/mes (permanente, compartida, exclusiva)
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 102 de 140 Publicación en el FASE REQUISITO TERMINO SECOP Oferta de soporte técnico. Conjunto de recursos distintos al humano que el corredor ofrece tener al servicio de la entidad estatal en función directa del objeto del contrato. Para la ponderación de las propuestas técnicas la entidad asignará un porcentaje no inferior al cuarenta por ciento (40%) del total del puntaje al criterio a que se refiere el numeral 3 del presente artículo. El porcentaje restante será repartido entre la experiencia específica del proponente a la que se refiere el numeral 1 del presente artículo, la propuesta metodológica y el plan y cargas de trabajo referidos en el numeral 2 ídem, y la oferta de soporte técnico a la que se refiere el numeral 4 ibídem, teniendo en cuenta que el porcentaje asignado al criterio del numeral 1 sea superior al asignado al criterio señalado en el numeral 2, y este a su vez sea superior al porcentaje señalado al criterio del numeral En ningún caso el porcentaje asignado a este último sea inferior al diez por ciento (10%). No podrá exigirse como condición o tenerse como criterio para la evaluación de las propuestas la entrega de equipos y la instalación en comodato de los mismos, la realización de cursos de capacitación, la asignación de personal en las oficinas de la propia entidad estatal u otros aspectos o actividades que no correspondan al objeto directo de la selección. 13.- la propuesta económica deberá incluir las tareas a contratar que comprenden, entre otros: a. La remuneración del personal del consultor, la cual podrá incluir, según el caso, sueldos, cargas por concepto de seguridad social, viáticos, etc. b. Gastos reembolsables indicados en los pliegos de condiciones. c. Gastos generados por la adquisición de herramientas o insumos necesarios para la realización de la labor. d. Gastos de administración. e. Utilidades del consultor. f. Gastos contingentes.
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 103 de 140 Publicación en el FASE REQUISITO TERMINO SECOP 14.- se debe señalar los criterios de desempate de forma clara y objetiva reservándose como última medida la del sorteo. Los precios deberán ser desglosados por actividad y de ser necesario, por gastos en moneda nacional y extranjera. Las actividades y productos descritos en la propuesta técnica pero no costeadas en la propuesta económica, se consideran incluidas en los precios de las actividades o productos costeados. 15.-Se debe señalar expresamente si se adjudicará a un solo intermediario de seguros el mando integral del plan de seguros, sin embargo se podrá adjudicar a otro intermediario un ramo o grupo de ramos de seguros requeridos. 16- Se anexará el proyecto de minuta del contrato a celebrarse y los demás documentos que sean necesarios. Publicación del proyecto de pliego de condiciones Si es una Propuesta (inciso 2 artículo 9 decreto 2474 de 2008) SI Técnica Detallada (se publica de (PTD) cuando La publicación del proyecto de pliegos de condiciones no manera simultánea menos con 10 días genera obligación para la entidad de dar apertura con los estudios y hábiles. documentos previos) al proceso de selección. Si es una propuesta Técnica simplificada 7 (PTS) cuando menos con cinco (5) días hábiles de antelación a la fecha del acto que ordena la apertura del proceso.
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 104 de 140 Publicación en el FASE REQUISITO TERMINO SECOP Si es una Presentación y recepción de observaciones al No aplica Propuesta proyecto de pliegos de condiciones. (inciso final Técnica Detallada 8 artículo 9 del Decreto 2474 de 2008) (PTD) cuando menos con 10 El pliego de condiciones definitivo podrá incluir días hábiles. los temas planteados en las observaciones Si propuesta siempre que se estimen relevantes. Técnica simplificada (PTS) cuando menos con cinco (5) días hábiles de antelación a la fecha del acto que ordena la apertura del proceso. Observaciones y respuestas. La aceptación o el rechazo de las observaciones se hará de manera SI Antes del acto motivada para lo cual la entidad agrupará aquellas (En la fecha de que dispone la de naturaleza común. su apertura del expedición o a proceso de 9 Publicación de las observaciones presentadas al más tardar dentro selección el cual proyecto de pliego de condiciones y de las respuestas de los 3 días es fijado en los a las observaciones al proyecto de pliegos de hábiles pliegos de condiciones ( numeral 3 artículo 8 del decreto 2474 siguientes, parágrafo condiciones de 2008 y artículo 8 de la Ley 1150 de 2007) 3 artículo 8 decreto Convocatoria pública para la presentación de 2474 de 2008) expresiones de interés Con el fin de realizar la precalificación para la Integración de la lista corta o de la lista multiusos la entidad realizará una convocatoria pública a través del SECOP.
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 105 de 140 Publicación en el FASE REQUISITO TERMINO SECOP 10 El aviso de convocatoria incluirá la siguiente información: SI Antes del acto (En la fecha de su expedición o a la que dispone más tardar dentro 1.- La fecha límite para presentar la expresión de siguientes, apertura del interés. parágrafo 3 proceso de 2. Los criterios que se tendrán en cuenta para artículo 8 decreto selección el cual conformar la lista limitada de oferentes. 2474 de 2008) es fijado en los 3. La indicación de si se trata de una lista corta o pliegos de de una lista multiusos. condiciones 4. La indicación de los requisitos habilitantes mínimos y proporcionales que se exigen a los integrantes de la lista limitada de oferentes. 5.- en el aviso de convocatoria se debe especificar la forma de valorar la información allegada de los interesados con base en los siguientes criterios: a) experiencia general, relevante y suficiente en las áreas requeridas en el objeto a contratar que asegure la idoneidad del futuro proponente para su ejecución. b) Estructura y organización del interesado en cuanto a los recursos técnicos, humanos y físicos de que dispone. c) La capacidad intelectual, el cumplimiento de contratos anteriores y similares, las buenas prácticas, reconocimiento o cualquier otro elemento de juicio que le permita a la entidad contratante identificar precalificados que puedan ejecutar exitosamente los servicios de consultoría Los interesados en conformar la lista expresarán su interés por escrito, dentro del término señalado para ello en el aviso de convocatoria y acompañarán dicha manifestación con la documentación que soporte el cumplimiento de los requisitos habilitantes del interesado. (Artículo 63 Decreto 2474 de 2008). De igual manera al momento de presentar su expresión de interés en precalificar para ser incluido en la lista corta y al presentar su propuesta el proponente debe declarar que él, sus directivos y el equipo de trabajo con que se ejecutarán los servicios contratados no se encuentren incursos en conflicto de interés. .
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 106 de 140 Publicación en el FASE REQUISITO TERMINO SECOP Con la manifestación de interés se entiende presentada la declaración por parte del interesado de no encontrarse incurso en alguna de las inhabilidades o incompatibilidades señaladas en el artículo 8 de la Ley 80 de 1993, ni en conflicto de interés que pueda afectar el normal desarrollo del contrato. Conformación de la lista corta y multiusos. SI El señalado en (Numeral 4 del el pliego de a) lista corta: El comité asesor verificará el artículo 8 y artículo condiciones. 11 cumplimiento de los requisitos habilitantes y 64 del decreto 2474 valorará la información allegada con la expresión de 2008.) de interés a partir de los criterios señalados en el aviso de convocatoria pública teniendo en cuenta los intereses de la entidad y los fines de la contratación. Para una propuesta técnica detallada (PTD) se conformará la lista con un numero plural de precalificados que no podrá exceder de seis (6). Para la Propuesta técnica simplificada. (PTS). Se conformará la lista con un numero plural de precalificados que no exceda de diez (10.) Si no se logra integrar la lista con dos interesados, la entidad debe revisar las condiciones y hará los ajustes necesarios en los criterios de conformación y dará paso a una nueva convocatoria Si nuevamente no se logra conformar la lista corta y se presenta un solo interesado, podrá llevarse a cabo el proceso siempre y cuando cumpla con los requisitos habilitantes exigidos y la oferta satisfaga los requerimientos contenidos en los pliegos de condiciones. El comité asesor debe preparar el informe de lista corta que servirá de base para adoptar la decisión que la integre. Contra la decisión de la conformación de la lista corta procede el recurso de reposición previa notificación de los interesados. (Art. 77 Ley 80/1993)
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 107 de 140 Publicación en el FASE REQUISITO TERMINO SECOP b) Conformación de la Lista Multiusos: - Precalificación que hace la entidad de los interesados en participar en varios concursos de meritos determinados o determinables que tengan por objeto común o similar. - Se exige en la presentación de propuestas técnicas simplificadas. - Tiene una vigencia máxima seis (6) meses. - Debe contener mínimo veinticinco (25) integrantes. Las condiciones de habilitación de los interesados será verificado al momento de elaborar la lista multiusos, sin perjuicio de la posibilidad de actualizar el soporte de las mismas durante su vigencia. Esta lista multiusos se publica en el SECOP con el fin de comunicarla a los interesados y contra esta decisión solo procede el recurso de reposición, previa notificación de los interesados. Reglas de funcionamiento. Para evitar la concentración de adjudicaciones en los mismos miembros de la lista multiusos, se realizará el siguiente procedimiento para su elección: a) De la lista que se obtiene conformada por sus 25 integrantes, se rotará la participación de los proponentes en el orden en que vayan siendo seleccionados. b) Se debe verificar que cumplan con las especificaciones requeridas para el cumplimiento del objeto contractual. c) En el caso en que el seleccionado de la lista no cumpla con los requisitos exigidos, se escogerá el que sigue en la lista y se verificará el cumplimiento de requisitos.
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 108 de 140 4.1.3.1.2. Etapa precontractual FASE REQUISITO Publicación en el SECOP TERMINO Acto administrativo de apertura al proceso de selección 12-17 al cierre son los mismos requisitos señalados para el concurso de meritos con precalificación. 18 Evaluación de las propuestas. se debe tener en SI El determinado en cuenta lo previsto en el numeral 7 del artículo 24 de la (Informe de los pliegos de Ley 80 de 1993, numeral 3 del parágrafo 2 del evaluación Numeral condiciones artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, numeral 6 del 13 y parágrafo 3 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993, artículo 11 del artículo 8 del Decreto 2474 de 2008, parágrafo 1 y 2 del artículo 5 decreto 2474 de de la Ley 1150 de 2007, artículo 10 del decreto 2474 2008.) de 2008, 13 del decreto 2474 de 2008, señalados en la etapa precontractual de la licitación pública. En los procesos para la selección de consultores se hará uso de factores de calificación destinados a valorar los aspectos técnicos de la oferta o proyecto de conformidad con lo señalado en el decreto 2474 de 2008. De igual manera se podrán utilizar criterios de experiencia específica del oferente y del equipo de trabajo en el campo que se trate. En ningún caso se podrá incluir el precio como factor de escogencia para la selección de consultores. En caso de que el pliego de condiciones permita la presentación de ofertas en varias monedas, para efectos de evaluación y comparación, la entidad convertirá todos los precios a la moneda única indicada en el pliego, utilizando los parámetros señalados para tal efecto en los mismos. Para la evaluación de las propuestas se debe contar con la participación del comité asesor
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 109 de 140 FASE REQUISITO Publicación en el SECOP TERMINO Se deben verificar los requisitos habilitantes. La experiencia de los socios de una persona jurídica se puede acumular a la de ésta cuando ella no cuenta con más de cinco años de constituida. La acumulación se hará en proporción a la participación de los socios en el capital de la persona jurídica. En los consorcios o uniones temporales la experiencia será la sumatoria de las experiencias de los integrantes que la tengan de manera proporcional a su participación en el mismo, salvo que en el pliego de condiciones se haya señalado un tratamiento distinto en razón al objeto a contratar. En el caso de sociedades que se escindan la experiencia se podrá trasladar a cada uno de los socios escindidos y se contabilizará según disponga el pliego de condiciones del proceso. Criterios para evaluación la propuesta técnica: Se tendrán en cuenta los factores de evaluación señalados en el pliego de condiciones ya precitados. Evaluación de la propuesta técnica e informe de evaluación: El comité asesor valorará el merito de cada una de las propuestas en función de su calidad de acuerdo a lo señalado en el pliego de condiciones y los criterios de evaluación de la propuesta técnica. Y entregará a la entidad su informe de evaluación el cual debe contener el análisis efectuado por el comité y el puntaje final de las propuestas. La mejor propuesta será el que tenga el puntaje más alto. Este informe debe estar suscrito por cada uno de los miembros del comité. 19 Traslado del informe de evaluación técnica Informe de Por un término no evaluación Numeral superior a 3 días 13 y parágrafo 3 hábiles del artículo 8 del decreto 2474 de 2008
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 110 de 140 FASE REQUISITO Publicación en el SECOP TERMINO Apertura de la propuesta económica del primer 20 elegible y verificación de la consistencia de la El termino señalado propuesta económica. Se debe valorar de No tiene en el pliego de conformidad con lo señalado en la fase 21 del condiciones concurso con precalificación. Adjudicación. se debe tener en cuenta el numeral 7 del 21 artículo 24 de la Ley 80 de 1993, numeral 8 del artículo SI 25 de la Ley 80 de 1993, numeral 9 del artículo 30 de resolución de El determinado la Ley 80 de 1993, parágrafo 1 del artículo 77 de la adjudicación.(numeral por la entidad en Ley 80 de 1993, inciso3 del artículo 9 de la Ley 1150 de 15 del artículo 8 del los pliegos de 2007, señalados en la etapa precontractual de la Decreto 2474 de condiciones. licitación pública. 2008) Del resultado de la audiencia pública de revisión de las propuestas económicas y técnicas se adjudicará el contrato al consultor seleccionado por medio de acto administrativo motivado. La entidad adjudicará a un solo intermediario de seguros el manejo integral del plan de seguros, no obstante si la necesidad lo amerita podrá adjudicar a otro intermediario un ramo o grupo de ramos de seguros requeridos. Declaratoria de desierta de la licitación. Procede por motivos o causas que impidan la escogencia SI El determinado objetiva y se declarará en acto administrativo Resolución de en el pliego de explicando las razones de la decisión. declaratoria desierta condiciones 22 (numeral 16 del Se podrá iniciar un nuevo proceso prescindiendo de artículo 8 del Decreto la publicación del proyecto de pliego de 2474 de 2008) condiciones. De ser necesario se modificarán los elementos de la futura contratación que hayan sido determinantes en la declaratoria desierta, sin que en ningún caso se cambie el objeto de la contratación, sin perjuicio de ajustes en las cantidades y presupuesto. En el evento de haberse conformado lista corta para el proceso fallido, será posible hacer uso de la misma en tanto cumpla con las exigencias del pliego de condiciones para su utilización.
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 111 de 140 3.6. CONTRATACIÓN DIRECTA Procede el uso de la modalidad de selección de contratación directa, en las siguientes causales: a) Urgencia Manifiesta b) Contratación de empréstitos c) Contratos interadministrativo d) Los contratos para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas, para esta clase de contrato se tendrán en cuenta la definición que de tales se tiene en el decreto ley 591 de 1991, ley 1286 de 2008 y las demás normas que las modifiquen o adicionen. En todo caso en el acto administrativo que de inicio al proceso, el jefe de la entidad o su delegado justificará la contratación que se pretenda realizar en aplicación de esta causal. e) Contratación directa cuando no existe pluralidad de oferentes en el mercado, y se da en los siguientes casos. f) Para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que sólo puedan encomendarse a determinadas personas naturales. Para la prestación de servicios profesionales la entidad podrá contratar directamente con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato y que haya demostrado la idoneidad; sin que sea necesario que haya obtenido previamente varias ofertas, de lo cual el ordenador del gasto deberá dejar constancia escrita. Los servicios profesionales y de apoyo a la gestión corresponden a aquellos de naturaleza intelectual diferentes a los de consultoría que se derivan del cumplimiento de las funciones de la entidad. Para la contratación de trabajos artísticos que solo pueden encomendarse a determinadas personas naturales, la entidad justificará dicha situación en el respectivo contrato. Se excluirá el trámite ante el comité de contratación, donde la escogencia del contratista, será exclusiva del ordenador del gasto. g) El arrendamiento o adquisición de inmuebles.
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 112 de 140 Sin perjuicio de lo dispuesto en las leyes de reforma urbana y reforma agraria, la Institución podrá adquirir, previas las autorizaciones a que haya lugar, bienes inmuebles mediante negociación directa. Para efectos de la adquisición de inmuebles, la Institución solicitará un avalúo comercial que servirá como base de la negociación. Dicho avalúo podrá ser adelantado por el Instituto Geográfico Agustín Codazzi, o por la Lonja de Propiedad Raíz, competente, debidamente inscrita en el Registro Nacional de Avaluadores y adscrito a Fedelonjas. De igual manera, la Institución deberá realizar un estudio previo, que contemple diferentes alternativas en el sector, en el evento que en el mismo se encuentren inmuebles de similares características, caso en el cual deberán ser comparadas para elegir la de menor costo de acuerdo a las características técnicas requeridas. Se entiende que la causal a que se refiere el arrendamiento y adquisición de inmuebles, comprende la posibilidad para la entidad estatal de hacerse parte de proyectos inmobiliarios, prescindiendo del avalúo a que se refiere el artículo 83 del Decreto 2474 de 2008, debiendo en todo caso adquirir el inmueble en condiciones de mercado. 5.1. Procedimiento 5.1.1. Etapa preparatoria. Elaboración de los análisis de conveniencia y oportunidad, obtención del Certificado de disponibilidad presupuestal (CDP), elaboración de los estudios, diseños y proyectos necesarios, y demás documentos requeridos para la contratación. Los estudios y documentos previos, constarán en el expediente de la respectiva contratación y deberán contener los requisitos establecidos en el artículo 3 del Decreto 2474 de 2008: La descripción de la necesidad que la entidad estatal pretende satisfacer con la contratación. La descripción del objeto a contratar, con sus especificaciones y la identificación del contrato a celebrar. Los fundamentos Jurídicos que soportan la modalidad de selección. El análisis que soporta el valor estimado del contrato, indicando las variables utilizadas para calcular el presupuesto de la respectiva contratación.
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 113 de 140 La justificación de los factores de selección que permitan identificar la oferta más favorable. El soporte que permita la tipificación, estimación y asignación de los riesgos previsibles que puedan afectar el equilibrio económico del contrato. El análisis que sustenta la exigencia de garantías destinadas a amparar los perjuicios de naturaleza contractual o extracontractual, derivados del incumplimiento del ofrecimiento o del contrato según el caso, así como la pertinencia de la división de aquellas, de acuerdo con la reglamentación sobre el particular. Proyecto de pliegos de condiciones, No será obligatorio el uso o publicación de pliegos de condiciones. (Parágrafo 1 del artículo 6 del Decreto 2474 de 2008). 5.1.2. Etapa precontractual. Acto administrativo, el cual se define como acto complejo, compuesto de: la orden de presupuesto (cdp y rp) suscrito por el Rector; además del estudio previo de la contratación directa, acompañado del visto bueno rectoral. Elaboración de estudios y documentos previos. Los estudios previos deben contener los requisitos señalados en el artículo 3 del Decreto 2474/2008, a saber: 1. La descripción de la necesidad que la entidad estatal pretende satisfacer con la contratación. 2. La descripción del objeto a contratar, con sus especificaciones y la identificación del contrato a celebrar. 3. Los fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de selección. 4. El análisis que soporta el valor estimado del contrato. (documentos que soporten el sondeo de precios). 5. La justificación de los factores de selección que permitan identificar la oferta más favorable. 6. El soporte que permita la tipificación, estimación, y asignación de los riesgos previsibles que puedan afectar el equilibrio económico del contrato. 7. El análisis que sustenta la exigencia de garantías destinadas a amparar los perjuicios de naturaleza contractual o extracontractual, derivados del incumplimiento del ofrecimiento o del contrato según el caso. 8. Cualquier otro requisito necesario para cada proceso específico.
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 114 de 140 9. Elaborar propuesta de cronograma de la etapa precontractual, contractual y postcontratual. La indicación del lugar en donde se podrán consultar los estudios y documentos previos, salvo en caso de contratación por urgencia manifiesta. Para los casos de contratación de empréstitos, no se requiere acto administrativo de apertura y los estudios que soportan la contratación, no serán públicos. Para la Urgencia Manifiesta, el acto administrativo que la declara hará las veces de acto administrativo de justificación directa, y no requerirá de estudios previos. Para los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión a que se refiere el artículo 82 del decreto 2474 de 2008, no será necesario el acto administrativo de justificación de contratación.
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 115 de 140 4. CAPITULO IV. ETAPA CONTRACTUAL En los procesos de selección por licitación, selección abreviada, concurso de méritos y directa, se establecen los mismos pasos referentes al desarrollo de la etapa contractual, los cuales se entrarán a señalar. 4.1. ELABORACIÓN, SUSCRIPCIÓN Y CONTENIDO DEL CONTRATO. El funcionario encargado de impulsar el contrato, elaborará el proyecto del mismo, bajo los modelos y minutas del SGI (Procesos – apoyo - Adquisición de bienes y servicios – formatos) y de acuerdo con lo señalado en el estudio previo y en la propuesta presentada por el contratista. El proyecto de contrato será enviado por medio de correo electrónico al Jefe de la Oficina Asesora Jurídica, solicitando concertación para la atención del asunto, quien responderá asignando el momento para emitir el visto bueno del proyecto para la suscripción del contrato. En ningún caso, la aprobación del proyecto de contrato podrá superar los tres (3) días hábiles, contados a partir del día siguiente del recibo. Salvo que medie autorización del Rector. 4.2. PERFECCIONAMIENTO Los contratos estatales se perfeccionan cuando se logre acuerdo sobre el objeto y la contraprestación y éste se eleve a escrito. De conformidad con lo previsto en la Ley de presupuesto, también es un requisito de perfeccionamiento el registro presupuestal. 4.3. REQUISITOS PARA LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO Constitución y aprobación de las garantías: Las garantías previstas en el contrato deberán ser presentadas por el Contratista dentro del término estipulado en el mismo y serán revisadas y aprobadas por la Oficina Asesora Jurídica cuando a ello hubiere lugar. En los procesos de contratación, los oferentes o contratistas podrán otorgar, como mecanismos de cobertura del riesgo, cualquiera de las siguientes garantías:
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 116 de 140 a) Póliza de Seguros b) Fiducia mercantil en garantía c) Garantía bancaria a primer requerimiento d) Endoso en garantía de títulos valores o suscripción de títulos valores e) Depósito de dinero en garantía El monto, vigencia y amparos o coberturas de las garantías se determinarán teniendo en cuenta el objeto, la naturaleza y las características de cada contrato, los riesgos que se deban cubrir y las reglas del decreto 4828 de 2008. 4.3.1. Excepciones al otorgamiento del mecanismo de cobertura del riesgo Las garantías no serán obligatorias en los contratos de empréstito, en los interadministrativos, en los de seguro, y en los contratos cuyo valor sea inferior al diez (10%) de la menor cuantía prevista para la Institución, caso en el cual corresponderá a ésta, determinar la necesidad de exigirla, atendiendo a la naturaleza del objeto del contrato y a la forma de pago. La Institución podrá abstenerse de exigir la garantía de seriedad de la oferta para participar en procesos cuyo objeto sea la enajenación de bienes, en los de subasta inversa para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización, así como en los concursos de méritos en los que se exige la presentación de una propuesta técnica simplificada. 4.3.2. Cláusula de Indemnidad En todos los contratos se deberá incluir una cláusula de indemnidad conforme a la cual, será obligación del contratista mantener a la INSTITTUCIÓN UNIVERSITARIA DE ENVIGADO indemne de cualquier reclamación proveniente de terceros que tenga como causa las actuaciones del contratista.
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 117 de 140 4.3.3. Publicación del contrato De conformidad con lo previsto en las normas que rigen la materia, deberán publicarse en el Diario Único de Contratación Pública, o en su defecto en la Gaceta Oficial de la respectiva entidad territorial o por algún mecanismo determinado en forma general por la autoridad administrativa territorial, que permita a los habitantes conocer su contenido, todos los contratos que celebren las entidades estatales sometidas al Estatuto General de la Contratación Pública, cuyo valor sea igual o superior a cincuenta (50) salarios mínimos legales mensuales vigentes. No se publicarán los contratos cuya cuantía sea inferior al 10% de la menor cuantía aún cuando excedan en su valor los cincuenta (50) salarios mínimos legales mensuales vigentes. En consecuencia, en los eventos en que se requiere de publicación, el contratista deberá diligenciar lo relativo a ésta. El pago de los derechos de publicación en un diario de alta circulación del ente territorial, lo deberá hacer el Contratista, según lo establecido en el contrato, dentro de los diez (10) días siguientes al pago de los derechos de publicación. El funcionario competente deberá enviar el Extracto Único de Publicación a la Imprenta Nacional de Colombia. Dentro de los diez (10) primeros días de cada mes, el funcionario competente o quien éste designe deberá enviar a la Imprenta Nacional una relación de los contratos celebrados en el mes inmediatamente anterior. Los contratos interadministrativos no requieren de publicación en el Diario Oficial. Nota: La Oficina Asesora Jurídica deberá enviar copia del contrato, y la aprobación de la póliza al interventor del contrato y este enviara copia al contratista. Acreditar pago aportes parafiscales y seguridad social. El contratista debe acreditar que se encuentra al día en el pago de aportes parafiscales y al Sistema de Seguridad Social Integral, así como los propios de LA INSTITTUCIÓN UNIVERSITARIA DE ENVIGADO, ICBF y Cajas de Compensación Familiar, cuando corresponda. De igual manera, este requisito deberá acreditarse para la realización de cada pago derivado del contrato estatal.
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 118 de 140 El servidor público que sin justa causa no verifique el pago de los aportes parafiscales relativos al Sistema de Seguridad Social Integral incurrirá en causal de mala conducta, que será sancionada con arreglo al régimen disciplinario vigente. 4.4. ASPECTOS IMPORTANTES EN EL DESARROLLO DEL CONTRATO 4.4.1. Vigencia Del Contrato La vigencia del contrato empezará a contarse desde la fecha en que se firma el acta de inicio y se extenderá hasta el término señalado para la liquidación del mismo. 4.4.2. Entrega Del Anticipo O Del Pago Anticipado Una vez cumplidos los requisitos de ejecución el funcionario responsable del contrato deberá tramitar la factura u orden de pago del Anticipo o Pago Anticipado, según el caso, pero su monto no podrá exceder del cincuenta por ciento (50%) del valor del respectivo contrato, una vez sean presentadas y aprobadas por la Oficina Asesora Jurídica las pólizas que por estos conceptos corresponda. 4.4.3. Suspensión De La Ejecución Del Contrato La suspensión del contrato constará por escrito, mediante acta aprobada por el Rector, suscrita por ambas partes e interventor del mismo, en la cual se conste la interrupción o suspensión temporal, las razones que la sustentan y la fecha exacta de reiniciación del mismo. Para efectos del plazo extintivo del contrato, no se contabilizará el tiempo de suspensión. 4.4.4. Prórroga De La Vigencia El plazo para la ejecución del contrato estará sujeto a prorrogas de la vigencia conforme con la ley, caso en el cual deberán ampliarse las respectivas garantías.
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 119 de 140 Si el Contratista se retrasa en la ejecución, por causas que le sean atribuibles, la Institución podrá prorrogar el plazo para la ejecución del contrato, por el término que estime razonable, sin perjuicio de que se apliquen las multas contractualmente pactadas. En este caso, el Contratista debe asumir los mayores costos que se causen durante la prórroga e indemnizar los perjuicios que ocasione a la Institución. En los casos de prórroga, se deberá suscribir un acta de modificación al contrato inicial. En estos eventos, deberá ampliarse la vigencia de las garantías por el término y bajo las condiciones señaladas en el acta y previo el cumplimiento de los mismos requisitos de legalización estipulados en el contrato inicial. 4.4.5. Adición de los contratos. De conformidad con el Estatuto de la Contratación Pública, los contratos no podrán en ningún caso, adicionarse en más del cincuenta por ciento (50%) de su valor inicial. La adición requiere la modificación de la respectiva garantía, el cumplimiento de los mismos requisitos de legalización establecidos para el contrato inicial. En los contratos a precios o tarifas unitarias, la mayor cantidad de obra no dará lugar a la celebración de adición y se pagará a través de las Actas de obra mensuales que dan cuenta del recibo a satisfacción de la obra, con cargo a los mismos recursos del contrato inicial y a los precios convenidos para el respectivo ítem, sin perjuicio de los límites por razón de la disponibilidad presupuestal. 4.4.6. Cesión del contrato. Los contratos estatales son intuito personae, y en consecuencia, una vez celebrados no podrán cederse sin previa autorización escrita de la entidad contratante.
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 120 de 140 Por ello, en el contenido del contrato es posible establecer la figura de la cesión para que en el evento en que el contratista no pueda seguir asumiendo la ejecución del compromiso formalizado, pueda proponer a la Institución, a través de una comunicación escrita, una tercera persona que continúe con la ejecución del contrato. Dicha persona debe reunir como mínimo las mismas características del contratista que propone la cesión, anexar todos los documentos que acrediten dichas condiciones, contar con el concepto técnico favorable y la autorización expresa y escrita del Rector. 4.4.7. Silencio Administrativo Positivo El funcionario competente Interventor o el responsable del contrato se deberán pronunciar dentro del término de tres (3) meses siguientes a la fecha de recibo de las solicitudes que se presenten en el curso de la ejecución del contrato, con el fin de evitar la ocurrencia del silencio administrativo positivo de que trata el numeral 16 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993. 4.5. INTERVENTORÍA O SUPERVISIÓN DEL CONTRATO La interventoría del contrato, tiene como objetivo controlar y vigilar las acciones del contratista y hacer cumplir el objeto contractual, con las especificaciones técnicas, las actividades administrativas, legales, financieras y presupuestales establecidas en los contratos. 4.5.1. Interventor del contrato Es la persona designada por el Rector, o contratada por la Institución, para realizar esa actividad. En los contratos de obra, la Institución solicitará a la Secretaría de Obras Públicas del Municipio de Envigado la designación de un funcionario idóneo para llevar a cabo tal interventoría, o en su defecto se celebrará un contrato de prestación de servicios. La contratación del Interventor debe adelantarse simultáneamente con la suscripción del contrato, para permitir que sea oportuno el inicio de las actividades asignadas, en especial la vigilancia y los requisitos exigidos para el perfeccionamiento del contrato de obra.
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 121 de 140 4.5.2. Requisitos del Interventor. Cuando la Interventoría sea contratada, el Interventor debe observar el cumplimiento de los requisitos exigidos por la ley y en especial la Reglamentación que para el efecto determine la Institución.
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 122 de 140 5. CAPITULO V. ETAPA POST CONTRACTUAL 5.1. LIQUIDACION DEL CONTRATO. El procedimiento de liquidación del contrato se realizará dentro del término fijado del mismo, o dentro del que acuerden las partes para el efecto. De no existir tal término, la liquidación se realizará dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la expiración del término previsto para la ejecución del contrato. Los contratos, serán objeto de liquidación de común acuerdo con el Contratista. Si las partes no llegan a un acuerdo se procederá a la Liquidación Unilateral del mismo. 5.1.1. Liquidación de común acuerdo. En esta etapa se podrán acordar con el Contratista los ajustes, revisiones y reconocimientos a que haya lugar. En el acta constarán los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que se llegue para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse a paz y a salvo. El Rector impartirá las aprobaciones correspondientes. Y se hará de mutuo acuerdo dentro del término fijado en el contrato o dentro del que acuerden las partes para el efecto, si no existe termino se realizará dentro de los 4 meses siguientes a la expiración del termino de ejecución. Los contratistas tendrán derecho a efectuar salvedades a la liquidación por mutuo acuerdo, y en este evento la liquidación unilateral solo procederá en relación con los aspectos que no hayan sido objeto de acuerdo. 5.1.2. Liquidación Unilateral En aquellos casos en que el contratista no se presente a la liquidación previa notificación o convocatoria que le haga la entidad, o las partes no lleguen a un acuerdo sobre su contenido, la Institución tendrá la facultad de liquidar en forma unilateral dentro de los dos (2) meses siguientes, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 136 del Código Contencioso Administrativo.
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 123 de 140 Si vencido el plazo anteriormente establecido no se ha realizado la liquidación, la misma podrá ser realizada en cualquier tiempo dentro de los dos años siguientes al vencimiento del término a que se refieren los incisos anteriores, de mutuo acuerdo o unilateralmente, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 136 del C.C.A. No requiere liquidación los contratos de compraventa de bienes muebles y en general, todos aquellos cuya ejecución no se prolongue en el tiempo. 5.1.3. Acta De Liquidación El Interventor del contrato, dentro del término establecido, proyectará el acta de liquidación, con sus respectivos soportes para la suscripción del Rector, contratista y visto bueno del interventor. En el acta de liquidación constarán los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse a paz y salvo. El proyecto de Acta de Liquidación de los contratos se deberá tener en cuenta entre, otros los siguientes documentos: a) Relación en donde la Oficina de Tesorería informe del valor pagado. b) La carpeta que maneja el interventor. c) Informe final de interventoría. d) Contrato inicial, prórrogas, adiciones y modificaciones en general. e) Los demás documentos que se requieran para la liquidación del contrato. El interventor del contrato debe remitir a la Oficina Asesora Jurídica, todos los documentos soporte que sean necesarios para completar el expediente contractual. 5.2. SOLUCIÓN DE LAS CONTROVERSIAS CONTRACTUALES La Institución procurará solucionar en forma ágil, rápida y directa las diferencias y discrepancias surgidas de la actividad contractual. Para tal efecto, podrá emplear los mecanismos de solución de controversias contractuales previstos en la Ley 80 de 1993, tales como: conciliación, amigable composición y transacción, sin perjuicio de que las partes de mutuo acuerdo puedan pactar la cláusula compromisoria.
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 124 de 140 5.3. SANCIONES EN LAS ACTUACIONES CONTRACTUALES. El debido proceso será un principio rector en materia sancionatoria de las actuaciones contractuales. En desarrollo de lo anterior y del deber de control y vigilancia sobre los contratos que suscriba la Institución, ésta tendrá la facultad de imponer las multas que hayan sido pactadas en el contrato con el objeto de conminar al contratista a cumplir con sus obligaciones. Para tal efecto el interventor comunicará la situación a la Oficina Asesora Jurídica quien proyectará el respectivo acto administrativo que será suscrito por el Rector. Esta decisión deberá estar precedida de notificación y de audiencia del contratista y deberá tener un procedimiento mínimo que garantice el debido proceso y el derecho de defensa. La imposición de sanciones, sólo procede mientras se halle pendiente la ejecución de las obligaciones a cargo del contratista. Así mismo, se podrá declarar el incumplimiento con el propósito de hacer efectiva la cláusula penal pecuniaria incluida en el contrato. La cláusula penal y las multas así impuestas, se harán efectivas directamente por la Institución, pudiendo acudir para el efecto, entre otros, a los mecanismos de compensación de las sumas adeudadas al contratista, cobro de la garantía, o a cualquier otro medio legal para obtener el pago, incluyendo el de la jurisdicción coactiva. 5.3.1. Incumplimiento de las obligaciones del contratista relativas a mantener la suficiencia de la garantía. Una vez iniciada la ejecución del contrato, en caso de incumplimiento del contratista de la obligación de obtener la ampliación de la garantía o de la obligación de obtener su renovación o de la obligación de restablecer su valor o de aquella de otorgar una nueva garantía que ampare el cumplimiento de las obligaciones que surjan por razón de la celebración, ejecución, y liquidación del contrato, la entidad contratante podrá declarar la caducidad del mismo.
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 125 de 140 5.3.2. Procedimiento para la imposición de sanción: El Rector mediante acto administrativo debe explicar las razones de hecho y de derecho por las cuales se impone la sanción y debe notificarlo de conformidad con lo señalado en el Código Contencioso Administrativo. Contra el acto administrativo procede el recurso de reposición ante el mismo funcionario que lo expidió. Este recurso se podrá interponer en la diligencia de notificación personal o dentro de los 5 días siguientes a ella, o a la desfijación del edicto con el fin de garantizar el derecho de defensa al contratista. Transcurrido los términos sin que se hubiese interpuesto el recurso de reposición la decisión quedará en firme. Por el contrario, si el contratista interpone el recurso de reposición, su escrito debe cumplir los requisitos señalados en el artículo 52 del C.C.A., si no se presenta con los requisitos podrá ser rechazado de conformidad con el artículo 53 ibídem. La decisión resolverá todas las cuestiones que hayan sido planteadas y las que aparezcan con motivo del recurso aunque no lo haya sido antes.(Art. 59 C.C.A.). El Rector podrá confirmar, aclarar, modificar o revocar la decisión tomada teniendo en cuenta las pruebas y las circunstancias de hecho y derecho que fundamentan su decisión.
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 126 de 140 6. CAPITULO VI . REGÍMENES ESPECIALES 6.1. DE LA CONTRATACIÓN CON ORGANISMOS INTERNACIONALES. Los contratos o convenios financiados en su totalidad o en sumas iguales o superiores al cincuenta por ciento (50%) con fondos de los organismos de cooperación, asistencia o ayudas internacionales, podrán someterse a los reglamentos de tales entidades, No obstante, la información de la ejecución de los contratos debe reportarse a los organismos de control y al SECOP. Así como los contratos o convenios celebrados con personas extranjeras de derecho público u organismos de derecho internacional, cuyo objeto sea: a. Desarrollo de programas de promoción, prevención y atención en salud; b. Contratos y convenios para la operación de la OIT; c. Para la operación del programa mundial de alimentos d. Para apoyar programas de apoyo educativo a la población desplazada y vulnerable adelantados por la UNESCO y la OIM, y; e. Contratos financiados con los fondos multilaterales de crédito y entes gubernamentales extranjeros. La Institución no podrá celebrar contratos o convenios para la administración o gerencia de sus recursos propios o de aquellos que les asignen los presupuestos públicos, con organismos de cooperación, asistencia o ayuda internacional. En todo Proyecto de cooperación que involucre recursos estatales, se deberá cuantificar en moneda nacional los aportes en especie de la entidad, organización o persona cooperante, así como los de la Institución. Las contralorías ejercerán el control fiscal sobre los proyectos y contratos celebrados con organismos multilaterales. No será aplicable el estatuto de contratación en los contratos de ciencia, tecnología e innovación, que se regirán por la Ley 29 de 1990, modificada por la ley 1286 de 2009 y las disposiciones normativas existentes.
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 127 de 140 7. CAPÍTULO VIII. DISPOSICIONES VARIAS 7.1. SISTEMA DE CONTROL INTERNO La aplicación de los métodos y procedimientos, al igual que la calidad, eficacia, eficiencia y efectividad del control interno referido a la contratación, será responsabilidad del funcionario competente en la ejecución del proceso y de los demás funcionarios que intervengan en la gestión contractual, y se deberá ejercer de conformidad con la Ley y la reglamentación interna de la Institución. 7.2. REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES DE LA CÁMARA DE COMERCIO. Todas las personas naturales o jurídicas nacionales o extranjeras domiciliadas o con sucursal en Colombia, que aspiren a celebrar contratos con las entidades estatales, se inscribirán en el Registro único de Proponentes del Registro Único Empresarial de la Cámara de Comercio con jurisdicción en su domicilio principal. No se requerirá de este registro, ni de calificación ni de clasificación, en los siguientes casos: Contratación directa. Contratos para la prestación de servicios de salud. Contratos cuyo valor no supere el diez por ciento (10%) de la menor cuantía de la respectiva entidad. Enajenación de bienes del Estado. Contratos que tengan por objeto la adquisición de productos de origen o destinación agropecuaria que se ofrezcan en bolsas de productos legalmente constituidas. Los actos y contratos que tengan por objeto directo las actividades comerciales e industriales propias de las empresas industriales y comerciales del Estado y las sociedades de economía mixta y los contratos de concesión de cualquier índole.
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 128 de 140 En los casos anteriormente señalados, corresponderá a las entidades contratantes cumplir con la labor de verificación de las condiciones de los proponentes. La certificación expedida por la cámara de comercio es plena prueba de la calificación y clasificación del proponente y de los requisitos habilitantes que en ella constan según el decreto No. 4881 de 2008. En consecuencia, la Institución no podrá solicitar información que se encuentre certificada en el registro único de proponentes, y verificarán directamente la que no conste en el mismo. En dicho registro constará la información relacionada con la experiencia, capacidad jurídica, financiera y de organización del proponente, que se establecerá de conformidad con los factores de calificación y clasificación que defina el reglamento. El puntaje resultante de la calificación de estos factores se entenderá como la capacidad máxima de contratación del inscrito. Durante los quince (15) primeros días de cada mes, la Institución deberá enviar a la Cámara de Comercio de su domicilio, la información concerniente a los contratos, su cuantía, cumplimiento, multas y sanciones relacionadas con los contratos que hayan sido adjudicados, los que se encuentren en ejecución y los ejecutados. 7.3. INFORMACION QUE DEBE REPORTAR LA INSTITUCIÓN De conformidad con lo establecido en el artículo 14 del Decreto 4881 de 2008, la Institución deberá remitir por medios electrónicos a las Cámaras de Comercio que tengan jurisdicción en el lugar del domicilio del inscrito, a más tardar el quince de cada mes, la siguiente información correspondiente al inscrito sobre contratos que hayan sido adjudicados, en ejecución y ejecutados, multas y sanciones en firme: a. Código de la cámara de comercio; b. Fecha de reporte; c. NIT; d. Nombre de la entidad oficial; e. Código de la ciudad o municipio; f. Dirección de la Institución que reporta la información; g. Nombre del funcionario; h. Cargo del funcionario que reporta la información;
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 129 de 140 i. Número de inscripción del proponente; j. Número de identificación del proponente; k. Nombre del proponente; l. Número de contrato; m. Fecha de adjudicación del contrato n. Fecha de iniciación del contrato; n. Fecha de terminación del contrato; o. Clasificación del contrato; p. Indicador de cumplimiento; q. Cuantía del contrato; r. Valor de la multa; s. Descripción de la sanción; t. Identificación del acto administrativo que impone la sanción o la multa; y u. Fecha del acto administrativo que impone la sanción, multa o cláusula penal pecuniaria. Dentro de la información que las entidades estatales deben suministrar a las cámaras de comercio que tengan jurisdicción en el lugar del domicilio del inscrito, está la concerniente con las multas pagadas y las sanciones cumplidas o revocadas. La certificación de esta información sólo podrá ser modificada por orden de la entidad estatal que haya suministrado la información. En todo caso, la información sobre multas y sanciones se mantendrá en el registro hasta por cinco (5) años contados a partir de su reporte. El servidor público encargado de remitir la información que incumpla esta obligación incurrirá en causal de mala conducta, de acuerdo con lo establecido en el artículo 6.2 de la Ley 1150 de 2007. La Superintendencia de Industria y Comercio determinará a través de circular, las especificaciones técnicas para el reporte electrónico de información que las entidades estatales están obligadas a suministrar a las cámaras de comercio sobre contratos en ejecución, multas y sanciones de los inscritos. La información remitida por las entidades estatales en virtud del presente artículo, no será verificada por las cámaras de comercio. Por lo tanto las controversias respecto de la información remitida por las entidades estatales, deberán surtirse ante la entidad estatal correspondiente y no podrán debatirse ante las cámaras de comercio. Las cámaras no certificarán la información remitida por las entidades estatales relativa a los contratos adjudicados y ejecutados; la cual tampoco será tenida en cuenta como documentos sujetos a verificación documental.
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 130 de 140 Dentro de los seis (6) meses siguientes a la expedición del decreto 4881 de 2008, es decir a partir del 1º de julio de 2009, las entidades públicas informarán a las cámaras de comercio, de acuerdo con la instrucción que reciban de la Superintendencia de Industria y Comercio, sobre multas y sanciones impuestas a contratistas que no estaban obligados a inscribirse en el Registro Único de Proponentes antes del 16 de enero de 2009. La Entidad Estatal realizará el reporte a las cámaras de comercio que tengan jurisdicción en el lugar del domicilio del inscrito. Se deberá reportar la información de los últimos cinco (5) años contados a partir del 16 de enero de 2009. De conformidad con el parágrafo transitorio del artículo 14 del Decreto 4881 de 2008, las Entidades Estatales deberán reportar la información de que trata el inciso primero del artículo 17 del Decreto 4881 de 2008 y anotada en el numeral 7.7.1 del presente Manual, correspondiente al periodo comprendido entre el 16 de enero del 2009 al 31 de marzo de 2009 a más tardar el 16 de abril de 2009. A partir de esta fecha se reportara mensualmente la información correspondiente al mes inmediatamente anterior en los términos previstos en el presente decreto. Las Cámaras de Comercio se abstendrán de inscribir la información de periodos anteriores a los señalados en el presente artículo. 7.4. DE LA CALIFICACIÓN Y CLASIFICACIÓN DE LOS INSCRITOS. Corresponderá a los proponentes calificarse y clasificarse en el registro de conformidad con los documentos aportados. Las cámaras de comercio harán la verificación documental de la información presentada por los interesados al momento de inscribirse en el registro. La calificación y clasificación certificada será plena prueba de las circunstancias que en ella se hagan constar. En tal sentido, la verificación de las condiciones establecidas en el numeral 1 del artículo 5 de la Ley 1150 de 2007, se demostrará exclusivamente con el respectivo certificado del RUP en donde deberán constar dichas condiciones. En consecuencia, el DE LA INSTITTUCIÓN UNIVERSITARIA DE ENVIGADO en los procesos de contratación no podrán exigir, ni los proponentes aportar documentación que deba utilizarse para efectuar la inscripción en el registro.
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 131 de 140 No obstante lo anterior, sólo en aquellos casos en que por las características del objeto a contratar se requiera la verificación de requisitos del proponente adicionales a los contenidos en el Registro, la entidad podrá hacer tal verificación en forma directa. Cuando la información presentada ante la Cámara de Comercio no sea suficiente, sea inconsistente o no contenga la totalidad de los elementos señalados en el reglamento para su existencia y validez, esta se abstendrá de realizar la inscripción, renovación o modificación que corresponda, sin perjuicio de las acciones legales a que haya lugar. La información deberá mantenerse actualizada y renovarse en la forma y con la periodicidad que señala el Decreto Reglamentario No.4881 de 2008. 7.5. DE LA INFORMACIÓN SOBRE CONTRATOS, MULTAS Y SANCIONES A LOS INSCRITOS. LA INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA DE ENVIGADO enviará mensualmente a la Cámara de Comercio de su domicilio, la información concerniente a los contratos, su cuantía, cumplimiento, multas y sanciones relacionadas con los contratos que hayan sido adjudicados, los que se encuentren en ejecución y los ejecutados. Las condiciones de remisión de la información y los plazos de permanencia de la misma son los señalados en el Decreto 4881 de 2008. 7.6. DE LA IMPUGNACIÓN DE LA CALIFICACIÓN Y CLASIFICACIÓN. Realizada la verificación de la calificación y clasificación de los proponentes, la Cámara publicará el acto de inscripción, contra el cual cualquier persona podrá interponer recurso de reposición ante la respectiva Cámara de Comercio, durante los treinta (30) días siguientes a la publicación, sin que para ello requiera demostrar interés alguno. Para que la impugnación sea admisible deberá prestarse caución bancaria o de compañía de seguros para garantizar los perjuicios que se puedan causar al inscrito. Contra la decisión que resuelva el recurso de reposición, no procederá apelación.
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 132 de 140 En firme la calificación y clasificación del inscrito, cualquier persona podrá demandar su nulidad en desarrollo de la acción prevista en el artículo 84 del Código Contencioso Administrativo. Para el efecto será competente el Juez de lo Contencioso Administrativo en única instancia. La presentación de la demanda no suspenderá la calificación y clasificación del inscrito, ni será causal de suspensión de los procesos de selección en curso en los que el proponente sea parte. El proceso se tramitará por el procedimiento ordinario a que se refiere el Código Contencioso Administrativo. Adoptada la decisión, la misma solo tendrá efectos hacia el futuro. Cuando en desarrollo de un proceso de selección la entidad advierta la existencia de posibles irregularidades en el contenido de la información del Registro, que puedan afectar el cumplimiento de los requisitos exigidos al proponente dentro del proceso de que se trate, podrá suspender el proceso de selección e impugnar ante la Cámara de Comercio la clasificación y calificación del inscrito, para lo cual no estarán obligadas a prestar caución. Para el trámite y adopción de la decisión las Cámaras de Comercio tendrán un plazo de treinta (30) días. De no haberse adoptado una decisión en el término anterior, la entidad reanudará el proceso de selección de acuerdo con la información certificada en el RUP. En el evento en que la Cámara de Comercio establezca la existencia de graves inconsistencias que hayan alterado en su favor la calificación y clasificación del inscrito, se le cancelará la inscripción en el registro quedando en tal caso inhabilitado para contratar con las entidades estatales por el término de cinco (5) años, sin perjuicio de las acciones penales a que haya lugar. En caso de reincidencia la inhabilidad será permanente. Las mismas sanciones previstas en el inciso anterior se predicarán en el evento en que el Juez de lo Contencioso Administrativo declare la nulidad del acto de inscripción. La información contenida en el registro es pública y su consulta será gratuita. Para poder participar en los procesos de selección de los contratos de obra y demás que señale el reglamento, la capacidad residual del proponente o K de contratación deberá ser igual o superior al que la entidad haya establecido para el efecto en los pliegos de condiciones.
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 133 de 140 Para establecer la capacidad residual del proponente o K de contratación, se deberán considerar todos los contratos que tenga en ejecución el proponente al momento de presentar la oferta. El desarrollo y ejecución del contrato podrá dar lugar a que los valores que sean cancelados al contratista se consideren para establecer el real K de contratación, en cada oportunidad. El Gobierno Nacional reglamentará la materia. 7.5 REQUISITOS HABILITANTES DE PERSONAS EXTRANJERAS De conformidad con lo establecido en el artículo 52 del Decreto 4881 de 2008, las entidades contratantes deberán verificar directamente la información sobre la capacidad jurídica, y las condiciones de experiencia, capacidad financiera y de organización de los proponentes, para el caso de las personas naturales extranjeras sin domicilio en el país o de personas jurídicas extranjeras que no tengas establecida sucursal en Colombia, a las que no se les podrá exigir el registro único de proponentes como requisito para participar en los procesos de selección de contratistas que realicen. Para tan efecto, deberán señalar en el respectivo pliego de condiciones las condiciones que se exigen, los parámetros de verificación y los documentos que para tal efecto deberán ser presentados. En ningún caso las exigencias que se le hagan a los proponentes extranjeros podrán ser más gravosas que para los proponentes nacionales o extranjeros que deben tener registro único de proponentes, ni se podrán exigir documentos o información que no sea equivalente con la que tendrían que presentar ante la cámara de comercio en caso que debieran realizar su inscripción en el RUP. 7.6. UTILIZACIÓN DE MEDIOS ELECTRÓNICOS En todos los trámites regulados en el presente Manual, se podrán utilizar los medios electrónicos, con el cumplimiento de los requisitos señalados en la Ley de Comercio Electrónico y en las normas que la reglamenten, la modifiquen o complementen, y de conformidad con las directrices internas de LA INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA DE ENVIGADO.
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 134 de 140 7.7. MEJORA, MANTENIMIENTO O CUALQUIER TRABAJO MATERIAL SOBRE BIENES INMUEBLES Según lo previsto en el artículo 20 del Decreto 1737 de 1998, no se podrán iniciar los trámites para la contratación, cuando el objeto de la contratación sea la realización de cualquier trabajo material sobre bienes inmuebles, que implique mejoras útiles o suntuarias, tales como el embellecimiento, la ornamentación o la instalación o adecuación de acabados estéticos. Solamente procede cuando el contrato tenga por objeto una mejora necesaria para mantener la estructura física de dichos bienes. De conformidad con lo previsto en el artículo 9º del Decreto 2209 de 1998: “Sólo se podrán iniciar trámites para la contratación o renovación de contratos de suministro, mantenimiento o reparación de bienes muebles y para la adquisición de bienes inmuebles, cuando el Secretario General, o quien haga sus veces, determine en forma motivada que la contratación es indispensable para el normal funcionamiento de la entidad o para la prestación de los servicios a su cargo.” 7.8. CAMPO DE APLICACIÓN Este Manual será de aplicación obligatoria por parte de todas las dependencias y funcionarios de LA INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA DE ENVIGADO. En los procesos de contratación, se aplicaran las normas de la Ley 80 de 1993, la ley 1150 de 2007, el Decreto 2474 de 2008 y demás decretos reglamentarios. Cualquier aclaración que surja en cuanto a la normatividad aplicable a un proceso contractual, deberá ser consultada con la Dirección Jurídica de la Dirección General de la Entidad. 7.9. CUSTODIA DE DOCUMENTOS Los originales de los contratos, sus pólizas y demás documentos contractuales, estarán bajo la custodia de la Oficina de archivo Igualmente, el Funcionario interventor o área destinataria del contrato deberá incluir en el archivo del contrato toda la información de la etapa precontractual.
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 135 de 140 7.10. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADICIONALES Ningún funcionario distinto al Rector de LA INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA DE ENVIGADO podrá dictar normas, controles, ni desarrollar procedimientos adicionales o distintos a los previstos en el presente Manual. 8. ANEXO 1 8.1. DEFINICIONES Los términos utilizados en el texto del presente Manual de Contratación se deben entender en el lenguaje técnico correspondiente, o en su defecto, en su sentido natural y obvio, según el uso general de los mismos, a menos que se indique de otra forma en el presente Manual. Los términos que denoten el singular también incluyen el plural y viceversa, siempre y cuando el contexto así lo requiera. Para efectos de este Manual de Contratación en particular, los términos que a continuación se relacionan tendrán el significado que seguidamente se les asigna, salvo que expresamente se determine otra cosa, y sin perjuicio de lo que al respecto hayan expresado la Ley, la jurisprudencia y la doctrina. Acta de Inicio: Es el documento en el cual se deja constancia de la iniciación de la ejecución del objeto contratado, previo cumplimiento de los requisitos de legalización que permiten la iniciación formal de actividades, suscrito entre el contratista y el Interventor o Supervisor del contrato según el caso y el Rector de la Institución. Acta de Liquidación: Es el documento suscrito por LA INSTITTUCIÓN UNIVERSITARIA DE ENVIGADO y el contratista, con el visto bueno del Supervisor o Interventor, en el que se refleja el balance de ejecución del contrato o corte de cuentas entre las partes, en el cual se deja constancia de los pagos efectuados por LA INSTITTUCIÓN UNIVERSITARIA DE ENVIGADO, los ajustes, reconocimientos, revisiones, multas aplicadas, los descuentos realizados, los acuerdos, conciliaciones, transacciones a que llegaren las partes, saldo a favor o en contra del Contratista y las declaraciones de las partes acerca del cumplimiento de sus obligaciones para que puedan declararse a paz y salvo.
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 136 de 140 Acta final de recibido a entera satisfacción: Es el documento en el cual se deja constancia del recibo del objeto contratado, por parte de LA INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA DE ENVIGADO. Acta de Suspensión: Es el documento expedido por quienes suscribieron el contrato, mediante el cual se acuerda la interrupción temporal del mismo, cuando se presenta una circunstancia especial que lo amerite, previo visto bueno de la Interventoría o del Supervisor, según el caso. En la misma deberán incluirse las razones que sustentan la suspensión del contrato así como la fecha exacta de la reiniciación del mismo. Adenda: Documento mediante el cual se aclaran o modifican las bases de la contratación (Pliegos de Condiciones, Términos de Referencia, Invitaciones u otros documentos) y que forma parte de las mismas. Análisis de Mercado: Es el trámite que consiste en la averiguación no vinculante para LA INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA DE ENVIGADO, del valor del objeto que se pretende contratar y/o de las condiciones de la contratación (características técnicas del negocio, precisiones sobre el alcance, forma de pago, etc.) en el mercado. Anticipo: Son los dineros que entrega LA INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA DE ENVIGADO al Contratista para que sean administrados e invertidos por éste, de conformidad con las condiciones que se establezcan en los Pliegos de Condiciones, en los Términos de Referencia o en el contrato. Dichos dineros sólo se irán convirtiendo en parte de pago y, por tanto, ingresarán al patrimonio del Contratista, en la medida en que se vayan amortizando. Certificado de Disponibilidad Presupuestal - CDP: Es el documento mediante el cual se certifica que existe apropiación suficiente y libre de afectación para atender los desembolsos de la respectiva contratación, durante la vigencia fiscal correspondiente. Certificado de existencia y representación legal: Es el documento por medio del cual las personas jurídicas deben demostrar su existencia y representación legal, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes. Esta representación legal, igual que el tiempo de constitución de una persona jurídica nacional o extranjera se demuestra a través del certificado de existencia y representación legal, expedido por la Cámara de Comercio del domicilio principal de la persona jurídica.
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 137 de 140 Certificado de Registro Presupuestal - RP: Es el documento que certifica la operación mediante la cual se perfecciona el compromiso y se afecta en forma definitiva la apropiación. Cláusulas Excepcionales: Son las cláusulas no usuales en el derecho común de terminación, modificación e interpretación unilaterales, de sometimiento a las leyes nacionales y de caducidad. Contratista: Persona natural o jurídica, privada o pública, nacional o extranjera, que individualmente o en conjunto con otra(s) se obliga(n) a una determinada prestación, según las especificaciones del objeto del contrato, a cambio de una contraprestación. Vicerrectoría Administrativa y Financiera: Es la dependencia de la Rectoría del DE LA INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA DE ENVIGADO encargada del proceso de contratación. Oficina Asesora Jurídica: Es la dependencia de la Rectoría de LA INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA DE ENVIGADO que asesora y establece los lineamientos generales en materia de contratación. Estatuto General de Contratación de la Administración Pública: Es la Ley 80 de 1993 y las normas que la modifiquen, reglamenten, sustituyan o adicionen. Interventor: Es la persona natural o jurídica que representa a LA INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA DE ENVIGADO en el contrato para ejercer la inspección y vigilancia en la correcta ejecución del objeto contractual. Puede ser un servidor público designado por el funcionario competente, o quien fuere contratado por LA INSTITTUCIÓN UNIVERSITARIA DE ENVIGADO, para que verifique y controle las obligaciones emanadas de un contrato, de manera que el contratista cumpla su finalidad, dentro del plazo previsto y el presupuesto asignado. En el evento de un posible incumplimiento por parte del contratista, el interventor deberá informar inmediatamente y por escrito al Rector de la Institución, con copia al a oficina Asesora Jurídica y a la Compañía de Seguros. Licitación Pública: Es el procedimiento mediante el cual se formula invitación pública para que, en igualdad de oportunidades, los interesados presenten sus ofertas y se seleccione objetivamente entre ellas la más favorable.
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 138 de 140 Manual de Contratación: Es el documento que sirve de guía para la ejecución de la contratación en LA INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA DE ENVIGADO, sin perjuicio de las normas específicas legales o reglamentarias que sean aplicables. Modificación del contrato: Es el acuerdo que suscriben las partes, previo concepto del Interventor o del Supervisor, si fuere necesario realizar cambios o variaciones en el contrato. Ordenador del Gasto: Es el funcionario de LA INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA DE ENVIGADO que por disposición legal o por delegación está facultado para contratar en representación de LA INSTITUCIÓN, y en consecuencia, para proferir todos los actos que demande la selección del contratista y la celebración, iniciación, ejecución, terminación y liquidación del contrato respectivo. El ordenador del gasto responderá por la dirección y manejo de la actividad contractual y podrá delegar, trasladar esa responsabilidad a otros funcionarios. Pago Anticipado: Es el reconocimiento por parte del DE LA INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA DE ENVIGADO de su obligación de cancelar parte del valor convenido, lo cual realiza antes de que se haya iniciado la ejecución de las obligaciones a cargo del Contratista. Dichos dineros son de propiedad del Contratista desde el momento en que LA INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA DE ENVIGADO realice su transferencia, razón por la cual el Contratista dispone totalmente de la administración y manejo de los mismos. Partes: Son LA INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA DE ENVIGADO y el Contratista. Perfeccionamiento: Los contratos del Estado se perfeccionan cuando se logre acuerdo sobre el objeto y la contraprestación y éste se eleve a escrito. Plazo de ejecución: Es el período o término que se fija para el cumplimiento de las obligaciones de las partes derivadas del contrato. Plazo de vigencia del contrato: Es el período comprendido entre el perfeccionamiento hasta la liquidación del contrato. Pliego de Condiciones: Conjunto de requerimientos jurídicos, técnicos y económicos que se establecen para una contratación y que están contenidos en el documento así denominado.
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 139 de 140 9. NOTAS DE CAMBIO FECHA BREVE DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO VERSIÓN aaaa-mm-dd Se hizo una revisión general y los ajuste correspondientes a todos 01 2010-04-14 los numerales de este manual.
  • Código: M-BS-01 MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN Versión: 01 ADMINISTRATIVA Página 140 de 140