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ITDC Consultores - Errores comunes en la gestion de proyectos.
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ITDC Consultores - Errores comunes en la gestion de proyectos.

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ITDC Consulting Group es una empresa dinámica enfocada en crear y ejecutar poderosas soluciones de negocios a través de la Consultoría en Innovación y Estrategia, Dirección de Proyectos, Gestión de …

ITDC Consulting Group es una empresa dinámica enfocada en crear y ejecutar poderosas soluciones de negocios a través de la Consultoría en Innovación y Estrategia, Dirección de Proyectos, Gestión de Procesos, Gestión de Mercadeo (Electrónico) y Desarrollo Organizacional, ofreciendo servicios personalizados que le permitan ejecutar sus estrategias y proyectos, alineados a las mejores prácticas a nivel mundial.

Nuestro enfoque integrado combina conocimiento y la innovación de múltiples disciplinas, con conocimiento del negocio y experiencia en la industria, lo que nos permite ayudar a nuestros clientes a superar sus expectativas.

Contamos con un equipo de profesionales capacitado, certificado y con amplia experiencia en las diversas áreas de servicio que brindamos, lo que nos permite ofrecerles a nuestros clientes la continuidad del servicio brindado en todo momento.

Ofrecemos servicios de: consultoría, asesoramiento, capacitación y outsourcing de personal.

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  • 1. Errores Comunes en la Gestión de Proyectos y Cómo Evitarlos Por: Lic. Marlen Haayen – MBA, PMP. Socia Fundadora ITDC
  • 2. Errores Comunes Organización Gestión Comunicación Ejecutante Tiempo Recurso Alcance Riesgos
  • 3. Errores de Gestión Errores Seleccionar al PM con Inmediatez o Conocimientos escasos en Gestión de Proyectos ¿Cómo evitarlos? •Elija un Gestor de Proyectos cuya experiencia, conocimiento y habilidad esté acorde con los requisitos del proyecto. Carencia de Habilidades Blandas •Seleccione a un gestor de proyectos que combine los conocimientos técnicos y de gestión con el liderazgo, la negociación y comunicación fluída y honesta. Uso de Microgestión • En lugar de vigilar al equipo del proyecto, infórmeles desde el inicio el procedimiento de actualización, progreso del proyecto y que espera de ellos; cree un ambiente de confianza en todo momento. Falta de Conocimiento de los Poderes •Identifique entre los interesados claves, su nivel de poder e influya de manera positiva en ellos para el logro de los objetivos del proyecto. Obtenga el respaldo de alguien a nivel superior e involúcrelo personalmente en el proyecto.
  • 4. Errores de la Alta Dirección Errores ¿Cómo evitarlos? Escaso Apoyo de la Organización Ejecutante •Sensibilice a la organización con la cultura de proyectos, empodere al Gerente de Proyectos y logre el compromiso a todo nivel. No realice acciones que le quiten autoridad al Gerente de Proyectos. Falta de Ejecución de Múltiple Proyectos •Establezca un Portafolio de Proyectos enfocados al logro de Objetivos Estratégicos y aplique un Método de Priorización de Proyectos para evitar varios proyectos abiertos al mismo tiempo. Falta de Flexibilidad Objetivos Difusos • Evalúe periódicamente el comportamiento del proyecto y lo que está por venir, busque mejores formas de hacer el trabajo futuro. Escuche sugerencias a lo largo del camino y no se aferre estrictamente al plan inicial. •Desarrolle el EDT/WBS en forma conjunta con el equipo. El PM deberá detectar el problema, su impacto, buscar posibles soluciones y alertar al cliente interno (y externo) si es necesario.
  • 5. Errores en la Comunicación Errores Retroalimentación a Todo el Equipo No se informan adecuadamente los avances ¿Cómo evitarlos? •Gánese la confianza de los integrantes del equipo y cree sentido de pertenencia, para que informen cada vez que ven un posible problema venir. Fomente actividades de integración y escuche empáticamente. Elija un día y hora para reunirse cada semana que se adecue al equipo y aférrese a él, prográmelas con anticipación, para que todos se mantengan en la misma sintonía. Si empieza una nueva fase, informe a los nuevos integrantes. •Establezca un formato de informe consensuado con los receptores… Elija el software de gestión de proyectos con lo que todos los miembros del equipo se sientan cómodos de usar, capacítelos en su uso y establezca el procedimiento de seguimiento de los proyectos.
  • 6. Errores en el Alcance Errores Cambios Frecuentes Gestión Inadecuada para Aprobación y Seguimiento de Cambios ¿Cómo evitarlos? •Obtenga un profundo conocimiento del alcance del proyecto desarrollar el EDT/WBS con el equipo de proyecto. Divulgar desde el inicio el Procedimiento de Gestión de Cambios y la Configuración que deberán seguir todos los integrantes de Equipo del Proyecto. •Cuando surja un posible cambio, siga el procedimiento establecido para asegurar los detalles pertinentes del cambio –posibles alternativas de solución, cuánto va a costar, por qué es necesario, su impacto al proyecto, niveles de autorización- antes de su aprobación.
  • 7. Errores de Tiempo Errores Optimismo en las Estimaciones No involucrar al equipo de proyecto en las estimaciones iniciales ¿Cómo evitarlos? •Utilice herramientas tecnológicas que permitan ver claramente las sobrecarga de trabajo y disponibilidad de recursos. Planificar el trabajo de los recursos a un 80% de capacidad, para contar con tiempo extra de contingencia en el proyecto. El 20% de contingencia deberá ser manejado exclusivamente por el Gerente de Proyectos. Después de finalizada una etapa, analice las causas de las variaciones en tiempo y haga los ajustes para planes de proyectos similares para el futuro. •Incluya a los integrantes del equipo que realizarán las actividades, en las estimaciones iniciales, porque ellos son los que hacen el trabajo. Al equipo realizar las estimaciones, se obtendrá mayor entendimiento del trabajo a realizar, se fortalecerá el sentimiento de pertenencia y compromiso hacia el proyecto.
  • 8. Errores de Tiempo Errores No se involucró a la gente adecuada Prioridad del proyecto vs operación ¿Cómo evitarlos? •Defina con anticipación el perfil de las personas que requiere el proyecto. Es importante que las personas posean habilidades de liderazgo, trabajo en equipo, comunicación y toma de decisiones; profundo conocimiento del negocio, la cultura de la organización y los procesos relacionados. •Sensibilice a los integrantes del equipo en la importancia del proyecto y en los beneficios que recibirá tanto la organización como cada uno de los integrantes del equipo. Logre que sientan orgullo por formar parte del equipo y ejecuten las actividades de acuerdo a las fechas planeadas. En algunos casos, dependiendo de la envergadura del proyecto, cree una oficina propia del proyecto, para separar a las personas de la operativa normal del proyecto.
  • 9. Errores de Riesgo Errores No se identificaron los riesgos adecuadamente Falta de Planes de Contingencia por fallas o situaciones que puedan detener el cierre del proyecto ¿Cómo evitarlos? •Elabore un procedimiento de gestión de riesgos. Revise cada paquete de trabajo al inicio y analice los posibles problemas que se puedan presentar a futuro con sus impactos. Cada semana, al iniciar la reunión de revisión de avance del proyecto, revise los riesgos identificados al inicio y nuevos posibles problemas, impactos y soluciones, y anticípese, planee como responderá. •Establezca Planes de Contingencia con fechas de entrega, ante cualquier situación que pueda detener el avance durante la fase final de Puesta en Producción y Cierre del Proyecto, y que pueda resolverse durante el período de garantía o post-producción.
  • 10. Conclusiones Los errores y los problemas en los proyectos son inevitables. Es importante que cuente con una herramienta que le permita identificar la raíz del problema, busque alternativas de solución en equipo, analice sus ventajas y desventajas, seleccione la más conveniente y ejecute de manera proactiva su solución. No asuma, busque ayuda en su equipo y con los expertos. Recuerde que el proyecto es el Jefe y todos debemos trabajar en función de él y para él, para el logro de los objetivos del proyecto. Errar es de humanos, lo importante es apegarnos lo más posible al plan para evitar desviaciones y aprender de los errores. Documente las lecciones aprendidas y compártalas con su equipo y con el resto de la organización para aprendan de su experiencia.
  • 11. Contáctenos Cuando… • • • • • • • Tenga que realizar proyectos críticos… Necesite contar con el mejor recurso en gestión de proyectos… Desee desarrollarle competencias a sus empleados… Requiera la asesoría experta sobre proyectos y procesos… Necesite implementar sistemas rápidos y eficientes… Requiera que realicen el mejor trabajo con usted… Quiera hacer que las cosas pasen…

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