ipsCA facturacion electronica 2009- 20090301

Implantación de la facturación electrónica Mar. 2009

Introducción a la factura electrónica
Preguntas frecuentes de la AEAT
Otras preguntas frecuentes
Descripción de la solución
Consideraciones
Formato de ficheros y firmas
CA y soporte certificado
Integración con ERPs
Entrega de facturas
Arquitectura y descripción de los componentes de la solución
Fases para la implantación
Casos de clientes
ipsCA y sus clientes
Índice

Preguntas frecuentes
¿Qué es una factura electrónica?
Según la AEAT:
“ Documento tributario generado por medios informáticos en formato electrónico, que reemplaza al documento físico en papel, pero que conserva el mismo valor legal con unas condiciones de seguridad no observadas en la factura en papel.
Equivalente funcional de la factura en papel, que se puede transmitir desde el expedidor al destinatario por medios telemáticos.
En términos informáticos, consiste en un fichero con el contenido exigido por ley a cualquier factura, que se puede transmitir de emisor a receptor por medios telemáticos (de un ordenador a otro) y que posee unas características que aseguren la autenticidad e integridad.”
La factura electrónica tiene la misma validez legal que la factura en papel, a efectos tributarios

Preguntas frecuentes (II)
¿Cuáles son las normas legales que rigen la facturación electrónica?
La Orden EHA/962/2007 por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas. Otras disposiciones que afectan a la facturación en general, y tratan la facturación electrónica en algunos de sus artículos son:
Real Decreto 1496/2003. Reglamento que regula las obligaciones de facturación
Directiva 2006/112/CE, relativa al sistema común del impuesto sobre el valor añadido.

Preguntas frecuentes (III)
¿Cuáles son las ventajas de la facturación electrónica?
Entre las muchas ventajas de la facturación electrónica se encuentran:
Ahorro de costes
Mejora de la eficiencia
Integración con la aplicaciones de gestión internas, de la empresa
Optimización de la tesorería
Obtención de información en tiempo real
Reducción de tiempos de gestión
Agilidad en la toma de decisiones
Administración y contabilidad automatizadas.
Disminución de costes de los documentos en papel.
Control de acciones erróneas
Uso eficaz de los recursos financieros
Flujos de transacciones agilizados
En el futuro será obligatorio para la facturación a muchas Administraciones Públicas

Preguntas frecuentes (III): ROI
Algunas consultoras han estimado el ahorro de costes en:
Gartner Group:
Los costes suelen reducirse en un 66%
PriceWaterHouseCoopers:
Entre un 60 y un 80%
Asoc. Nacional de Empresas de Internet (ANEI):
Hasta un 40% de ahorro

Preguntas frecuentes (IV)
¿Necesito la autorización de mi cliente para poder facturarle electrónicamente?
Es necesario el consentimiento expreso del destinatario por cualquier medio, verbal o escrito.
En cualquier momento el destinatario que esté recibiendo facturas o documentos sustitutivos electrónicos podrá comunicar al proveedor su deseo de recibirlos en papel. En tal caso, el proveedor deberá respetar el derecho de su cliente.
El destinatario debe estar de acuerdo en los formatos en los que se va a facturar electrónicamente

Preguntas frecuentes (V)
¿Quién es el responsable último de la validez de la firma y de su correspondiente certificado?
El destinatario de la factura tiene la obligación de verificar la validez de la firma y por tanto el certificado firmante. Para ello dispondrá de los medios informáticos necesarios.
¿Qué tiene que hacer el destinatario de la factura electrónica una vez recibida?
El destinatario tiene que conservar de forma ordenada las facturas y permitir el acceso completo y sin demora. Esto significa:
Disponer del software que permita verificar la validez de esa firma .
Almacenar los ficheros de las facturas, así como las firmas asociadas a cada una de ellas, caso de no venir en el mismo fichero.
Permitir el acceso completo y sin demora, es decir, tener algún mecanismo que permita poder consultar las facturas en línea de modo que se visualicen , se puedan buscar cualquiera de los datos de los libros de Registro de IVA, se puedan realizar copias o descargas en línea de las facturas y se puedan imprimirlas en papel cuando sea necesario.

Preguntas frecuentes (VI)
¿Qué formatos son válidos para la factura electrónica?
Cuando se habla de formato se puede hacer referencia a varios aspectos diferentes: Por un lado está la estructura del fichero que soporta el contenido legal de la factura.
No existen un formato único para la factura electrónica. Puede usarse XML , PDF , HTML, DOC, XLS, JPEG, GIF o TXT entre otros. También se usa la palabra formato para referirnos a la estructura de la firma:
Igual que en el caso anterior no existe un formato único. Puede usarse PKCS7 , XadES , PDF , ...

Consideraciones
Entrega de facturas
Casos de clientes
Índice

Escenarios de implantación de la factura electrónica Su empresa Cliente Emisión de facturas a clientes Recepción de facturas de proveedores Digitalización certificada de facturas Cliente Cliente
Comenzar a enviar a sus clientes facturas en formato electrónico:
generación de PDF o XML con los datos de la factura
Firma electrónica de la factura electrónica
Envío al cliente de la factura
1

Escenarios Su empresa Emisión de facturas a clientes Recepción de facturas de proveedores Digitalización certificada de facturas Proveedor
Comenzar a recibir las facturas de sus proveedores en formato electrónico:
Recepción de las facturas
Validación de las firmas electrónicas
Integración en con el ERP corporativo
2 Proveedor Proveedor

Escenarios Emisión de facturas a clientes Recepción de facturas de proveedores Digitalización certificada de facturas
Digitalizar todas las facturas históricas recibidas en papel y eliminación del papel
Escaneo de las facturas con un software homologado
Firma electrónica de las facturas y almacenaje de las mismas
Destrucción del papel
3

ERP Ciclo basico de Firma Información a firmar Certificado Software de Firma electrónica: el algoritmo de firma implementado en este software necesita como entrada del proceso de firma un certificado y la información a ser firmada.  El resultado es un documento firmado

Consideraciones
Entrega de facturas
Casos de clientes
Índice

Consideraciones: formato de Facturas
Los formatos estándar para las facturas electrónicas suelen ser:
Formato PDF
Amplio uso en la empresa privada
Fácilmente legible y portable
Estándar ISO, pensado para admitir firma electrónica
Validación gratuita (Adobe Reader)
Formato Facturae (AEAT) en XML
XML: integración de datos
Obligatorio, por ley, para las facturas emitidas a la administración pública
En proceso de adaptación a diferentes sectores de actividad

Dependiendo del formato de fichero se aplica un formato de firma:
PDF: En este caso la firma más comunmente usada es la firma PDF-PKCS#7, que en PDF admite la representación de la misma visualmente en el documento, donde habitualmente se emplea el logo de la empresa, la firma manuscrita del responsable, o un texto que muestre la información del firmante.
Los receptores del documento firmado pueden validar las firmas con un simple Adobe Reader
XML o Facturae: para los ficheros con formato XML lo más conveniente es emplear como formato de firma XAdES ( XML Advanced Electronic Signatures )
Para poder validar las firmas, los receptores del documento firmado deben poseer algún software que les permita hacerlo.
Principales formato de firma

Ejemplo de firma electrónica sobre PDF Propiedades de la firma: Autenticación : sé quien firmó el documento Integridad : el documento no ha sido modificado con posterioridad a la firma No repudio : el firmante no puede negar que fuera el quien lo firmó al comprobarse la validez del certificado en caducidad y estado de revocación Firma electrónica

Elementos principales de Facturae <?xml version="1.0" encoding="UTF-8" ?> - <xs:schema version="3.0" xmlns:ds=" http://www.w3.org/2000/09/xmldsig#" xmlns:xs=" http://www.w3.org/2001/XMLSchema" xmlns=" http://www.facturae.es/Facturae/2007/v3.0/Facturae" targetNamespace=" http://www.facturae.es/Facturae/2007/v3.0/ Facturae"> <xs:import namespace=" http://www.w3.org/2000/09/xmldsig#" schemaLocation=" http://www.w3.org/TR/2002/REC-xmldsigcore- 20020212/xmldsig-core-schema.xsd" /> <!—Raíz Facturae --> <xs:element name=" Facturae"> + <xs:annotation> - <xs:complexType> - <xs:sequence> + <xs:element name="FileHeader" type=" FileHeaderType"> + <xs:element name="Parties" type="PartiesType"> + <xs:element name="Invoices" type="InvoicesType"> + <xs:element name="Extensions" type=" ExtensionsType" minOccurs="0"> + <xs:element ref="ds:Signature" minOccurs="0"> </xs:sequence> </xs:complexType>  - <xs:complexType name="InvoicesType"> - <xs:sequence> + <xs:element name="Invoice" type="InvoiceType" maxOccurs=" unbounded"> </xs:sequence> </xs:complexType> <xs:complexType name=" InvoiceType"> - <xs:sequence> + <xs:element name="InvoiceHeader" type=" InvoiceHeaderType"> + <xs:element name="InvoiceIssueData" type=" InvoiceIssueDataType"> + <xs:element name="TaxesOutputs" type="TaxesType"> + <xs:element name="TaxesWithheld" type="TaxesType" minOccurs=" 0"> + <xs:element name="InvoiceTotals" type=" InvoiceTotalsType"> + <xs:element name="Items" type="ItemsType"> + <xs:element name="PaymentDetails" type=" VencimientosType" minOccurs="0"> + <xs:element name="LegalLiterals" type=" LegalLiteralsType" minOccurs="0"> + <xs:element name="AdditionalData" type=" AdditionalDataType" minOccurs="0"> </xs:sequence> </xs:complexType> </xs:schema>

Consideraciones: CAs y certificados
La Autoridad Certificante (CA)
Entidades homologadas por el Ministerio: FNMT, Camerfirma, Firma Profesional, CatCert, IZENPE
Dan fe de la autenticidad del poseedor de una identidad digital
El Certificado
Identidad digital de una persona física o jurídica
Estándar mundial X.509 v3 (OSI)
Ciclo de vida: emisión / caducidad / revocación
Emitidos por la CAs quienes facilitan saber su estado (CRLs, OCSP)
Soporte físico del certificado:
Almacén de la máquina
Soporte USB
Soporte tarjeta criptográfica
HSM,…

La factura electrónica: ERPs
Los ERPs suelen ser capaces de generar ficheros que facilitan la integración con otros sistemas:
PDF
CSV
XML
XML – Facturae
…

Consideraciones: integración con ERPs
Existen diferentes alternativas para la entrega de las facturas a los clientes:
Email: búsqueda de direcciones dentro de la propia factura
Portal de publicación de facturas
FTP
Notificación segura…

Consideraciones
Entrega de facturas
Casos de clientes
Índice

Sistema de emisión de facturación electrónica y facturae Autoridades Certificadoras TSA 1 2 2’ 3 3’ 3’’ 5 4 6

Características de la plataforma U-Sign Appliance
La plataforma ha sido desarrollada de acuerdo con la normativa legal vigente tanto para facturación electrónica como para firma de otro tipo de documentos con validez legal:
ipsCA figura registrada en la página de la AEAT como “ Desarrolladores para facturación electrónica con formato Facturae”
Soporte de los principales estándares de mercado: X.509, SOAP, XAdES, PDF, OCSP, CRL, TSA…
Posibilidad de alta disponibilidad
Escalable
Soporte al cliente

Funcionalidades adicionales Captura Pre-Firma Firma y certificados Entrega y custodia
Movimiento de ficheros
Carga de plantillas con datos
Transformación a PDF
Filtro
Sellado
Anexar ficheros
Troceo
PDF417
Gestión de certificados X.509
Firma y validación de diferentes formatos de ficheros: (PDF, XMLs,…) y firma (XAdES, PKCS#7, PDF,…)
Timestamping
Envío de emails y localización de direcciones
Impresión
Movimiento a carpetas de red
FTP
…
Las funciones principales de la plataforma se centran en la gestión de certificados y firma electrónica, sin embargo, la plataforma ofrece otras funcionalidades necesarias en el proceso de desmaterialización

Estándares soportados Certificados digitales ISO/ITU-T X.509v3 PKCS#7 RFC 2315 - PKCS #7: Cryptographic Message Syntax PDF Firma electrónica PDF según la IETF XAdES ETSI TS Basic Electronic Signature (XAdES-BES, EPES y T) http://uri.etsi.org/01903/v1.2.2/ts_101903v010202p.pdf TSA RFC 3162 Time-Stamp Protocol SHA1 NIST FIPS PUB 180-1 Secure Hash Algorithm CRL RFC 3280 - Certificate and Certificate Revocation List (CRL) Profile OCSP RFC 2560 - Consultas OCSP sobre la validez de los certificados utilizado SMTP RFC 2821 - Simple Mail Transfer Protocol FTP RFC 2585 - Operational Protocols: FTP

Consideraciones
Entrega de facturas
Casos de clientes
Índice

Fases para la implantación La duración estimada de la instalación, integración, pruebas y puesta en marcha del proyecto puede variar entre 1 día en su forma más simple, a 2 meses en las complejas. Solicitud del certificado a la CA seleccionada si no se dispone Notificación a clientes Integración.. Pruebas ..con ERP Puesta en marcha …
Factores determinantes en la duración de la implantación:
Adecuación del formato extraíble del ERP al formato deseado de factura electrónica
Sistema de envío/entrega de facturas
Sistema de almacenaje final de las facturas

FAQ de la AEAT
Otras dudas habituales
Consideraciones previas
Selección del formato
Entrega de facturas
Arquitectura de la solución
Descripción de los Componentes
Emisión de certificado
Notificación e integración con proveedores y clientes relevantes
Implantación
Puesta en marcha
Casos de clientes
Índice

La factura electrónica: experiencias reales
Experiencias reales:
Empresa matriz de una red de franquicias del sector salud: Emite alrededor de 16.000 facturas al año. Ahorro estimado CADA AÑO: 60.000 €
La impresión: tinta, impresora de todas las facturas
Las hojas preimpresas
Sobres
Franqueo de los envíos
Costes del tiempo que dedica el personal en el manipulado
Costes del tiempo que dedica el personal al envío
Almacenaje de papel
Algunos de nuestros clientes

FAQ de la AEAT
Otras dudas habituales
Consideraciones previas
Selección del formato
Entrega de facturas
Arquitectura de la solución
Descripción de los Componentes
Emisión de certificado
Notificación e integración con proveedores y clientes relevantes
Implantación
Puesta en marcha
Casos de clientes
Índice

ipsCA, la empresa
Empresa íntegramente española pionera en Europa en su actividad desde 1995.
Más de 8.000 clientes en todo el mundo usan nuestras soluciones incluyendo pymes, consultoras, grandes empresas y entidades bancarias.
Mas de 350 socios y partners internacionales y nacionales, entre los que destacan firmas como Adobe, Microsoft, Actividentity, Realsec, HP, Sun Microsystems, Nokia, Lotus, Netscape y la FNMT.
Autoridad Certificadora Raíz en todos los productos Microsoft desde el año 1999.
Líder en España en soluciones de firma electrónica
IpsCA es miembro activo de numerosos grupos de trabajo relacionados con los Servicios de Certificación Digital y DNI electrónico, firma y factura electrónica: ASIMELEC, CEN eInvoicing 2 workshop (EU), MITYC, EXBBPP …

ipsCA, cartera de productos y servicios
ipsCA divide sus actividades en 3 áreas:
Autoridad Certificadora
Soluciones integrales basadas en firma electrónica y custodia con valor probatorio:
Factura electrónica
Firma de contratos
Custodia digital
Notificación telemática
Adaptación a la LISI
Compulsa electrónica
Visado Digital
Formularios telemáticos
…
Soluciones de identidad digital

ipsCA, algunos de nuestros clientes

Peticiones de demo de ipsCA http://www.ipsca.com/es/DemoArea/ipsCA-U-Sign-firma-electronica/firma_electronica_demo_ipsCA.asp

Gestión de incidencias de clientes http://support.ipsca.com/support/

ipsCA - Referencias de clientes por verticales

e-Administrac.: Formularios telemáticos e-Administrac.: gestión de subvenciones e-Administrac.: Digitalización certificada Verticales y referencias de clientes Sistema de F.E. dentro del workflow interno en el proceso de revisión de las solicitudes de subvención. Servicio de portafirmas con un repositorio central de documentos y firma en puestos clientes de los técnicos Sistemas de e-administración, donde la administración pone a disposición del ciudadano y/o empresas la presentación de solicitudes y formularios que pueden presentarse telemáticamente Sistema que agiliza la gestión de documentos entregados en papel por los ciudadanos a la administración para su distribución entre los distintos organismos registrando y digitalizando dichos documentos con F.E.

Factura Electrónica Visado Digital Empresas de Trabajo temporal Sistemas de emisión de facturas electrónicas con plena validez legal y recepción con validación de las firmas de las facturas recibidas. Integración con ERPs y portales de clientes corporativos. Digitalización del proceso de visado de los Colegios Profesionales. Los proyectos son firmados por parte de los colegiados y enviados al Colegio, donde tras su revisión se visan con F.E.. Sistemas online de firma de Contratos de Puesta a Disposición (CPDs) entre la ETT y sus clientes. Verticales y referencias de clientes

Tasaciones electrónicas Sistema de gestión de la emisión de los informes de tasación y generación y firma del informe final con firma electrónica Recetas electrónicas El sistema de receta electrónica se concibe para permitir a médicos y veterinarios generar y firmar electrónicamente las recetas que antes se utilizaban en papel Workflows de firma Sistema worklow integrado con un sistema de firma electrónica VALORACIONES Y TASACIONES HIPOTECARIAS Verticales y referencias de clientes

Entidades financieras Sistema de firma electrónica de las transacciones realizadas por los clientes de una entidad bancaria de forma segura con Firma Electrónica. Hospitales Sistema de firma de informes médicos, radiografías y análisis en hospitales Aseguradoras Firma de certificados por parte de la aseguradora bajo demanda a sus aseguradoras Verticales y referencias de clientes

Voto electrónico Voto electrónico en junta de los accionistas o miembros de una asociación u organismo Identidad Digital PKI envirements inside companys for identify their employees in the corporate systems Verticales y referencias de clientes

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ipsCA facturacion electronica 2009- 20090301

by IPSCA on Oct 06, 2010

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