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Case Study Heraeus

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  • 1. DAS UNTERNEHMEN Das Unternehmen Heraeus ist ein Edelmetall- und Technologiekonzern und be- schäftigt an seinen rund um den Globus verteilten Standorten mehr als 11.000 Mitarbeiter. Das Geschäft des Familienkonzerns umfasst Produktion und Han- del mit hochwertigen Werkstoffen und Edelmetallen sowie die Beschäftigung mit komplexer Werkstofftechnik. Alle Bereiche von Heraeus haben neben ihren technologischen Wurzeln eines gemeinsam: Sie sind verbunden durch das umfassende Know-How im Umgang mit hochwertigen Werkstoffen und ihren spitzentechnologischen Anwendungen. Dies erfordert einen intensiven Aus- tausch über Unternehmens-, Länder- und Kontinentgrenzen hinweg. HERAUSFORDERUNG Die elektronische Kommunikation erfolgt bei Heraeus über alle modernen Kanäle, inklusive Mitarbeiterportal oder internetbasierter Telefonie. Bis 2007 be- trieb Heraeus sein Intranet und ein Portal für die Mitarbeiter getrennt voneinan- der. Während die Inhalte für das Intranet per Lotus Notes eingepflegt wurden, basierte das Portal auf einer SAP-Lösung. Da weder Mitarbeiter noch Unter- nehmensführung mit dieser Zweiteilung zufrieden waren, beschloss Heraeus den Wechsel auf eine einheitliche Plattform. ZIELE Nach eingehender Analyse von Istzustand und Bedarf wollten die Verantwort- lichen die bisher getrennte interne Kommunikation über das Intranet und das Firmenportal miteinander verknüpfen. „Die Entscheidung, eine weltweit ein- heitliche Informations-, Kommunikations- und Arbeitsplattform für unser Un- ternehmen zu schaffen, war eine strategisch wichtige Weichenstellung für den Konzern“, erklärt Martina Rauch, Leiterin Unternehmenskommunikation der Heraeus Holding GmbH. Ziel war es, Content-Management und Collaboration mit einer unternehmensweiten Suchfunktion innerhalb einer Plattform benut- zerfreundlich zu verknüpfen. Unter den auf dem Markt erhältlichen Lösungen entschied sich Heraeus für Microsoft Office SharePoint Server 2007. Volker Männle, Leiter Web & Office Technology des Unternehmens: „Wir haben im Vernetzte Welt - Mitarbeiterportal von Heraeus stärkt globale Zusammenarbeit ÜBERBLICK Unternehmen Heraeus ist ein weltweit tätiges Edelmetall- und Technologieun- ternehmen mit Sitz in Hanau bei Frankfurt. Das Unternehmen be- findet sich seit mehr als 155 Jah- ren in Familienbesitz. Ausgangssituation Die interne Informationsvertei- lung erfolgte über ein mit Lotus Notes entwickeltes Intranet. Ar- beitsplattform für die Digitalisie- rung von Geschäftsprozessen war ein Portal basierend auf SAP Net-Weaver. Der Betrieb von zwei getrennten Systemen wurde den steigenden Ansprüchen an die elektronische Zusammenarbeit- nicht mehr gerecht. Lösung Ein Portal auf Basis von Microsoft SharePoint 2007 holt mit seiner intuitiven Benutzerführung Mitar- beiter ab und animiert sie zur pragmatischen Zusammenarbeit. Nutzen Der Mehrwert der Lösung liegt im effizienteren täglichen Arbeiten. Durch die Einführung von Colla- boration-Räumen ist die interna- tionale Zusammenarbeit erheblich verbessert worden. ZITAT: VOLKER MÄNNLE, HERAEUS INFOSYSTEMS GMBH „Für SharePoint sprechen die vielen Optionen zur Zusammenar- beit, die tiefe Integration in Office und die einfache Bedienung.“ SUCCESS STORY
  • 2. Vorfeld die bestehenden Funktionalitäten mit den Anforderungen der Mitarbeiter und der Konzernbereiche verglichen und eine Priorisierung durchgeführt. Als klar war, was wir benötigen, haben wir uns für SharePoint entschieden.“ Den Ausschlag dafür gaben laut Männle vor allem die Bedienerfreundlichkeit, die hervorragenden Möglichkeiten zur vernetzten Zusammenarbeit in sogenannten Collaboration-Räumen sowie die tiefe Integration von SharePoint in Microsoft Office. „Hier hat uns das einfache und intuitive Zusammenspiel mit Program- men wie Microsoft Word, Excel und PowerPoint überzeugt“, erläutert der Projektleiter. Als Realisierungspartner wählte Heraeus unter anderem die Agenturen IPI und Glück & Kanja, die im Projekt demonstrierten, wie eine erfolgreiche Zusammen- arbeit aussieht. Auswahlkriterium für Glück & Kanja war die Positionierung im Infrastrukturbereich mit bewiesenem Know-How bei verschiedenen Enterprise Unternehmen sowie die Erfahrungen im Bereich AD, Security, Windows Server, Exchange und Sharepoint. Die IPI GmbH überzeugte als größter Spezialdienst- leister für SharePoint in Deutschland durch die umfangreiche Projekterfahrung im Bereich Mitarbeiterportale. Während die Aufgabe der IPI GmbH darin be- stand das Konzept auf SharePoint umzusetzen und zu ergänzen, sorgte Glück & Kanja für den Betrieb einer hochverfügbaren SharePoint-Umgebung mit dem Schwerpunkt auf maximaler Performance und einer sicheren Anbindung der Benutzer ohne VPN-Zugang. Ebenso war die Agentur verantwortlich für die Be- reitstellung einer Infrastruktur zur Anbindung von externen Usern auf Extranet- Workspaces unter Berücksichtigung der internen Sicherheitsanforderungen. LÖSUNG Zu den Inhalten des Portals gehören Unternehmensmeldungen und -informa- tionen, persönliche Seiten mit Aufgaben, Kalender oder Favoritenlisten sowie virtuelle Arbeitsräume und Datenbanken. Dabei ist das Portal von jedem Ort der Welt aus zu erreichen. Projektleiter können etwa auch auf Geschäftsreisen Änderungen an ihren Portalseiten durchführen. Männle erklärt: „Der Zugang erfolgt in aller Regel aus dem Firmennetzwerk heraus über den Internet Explo- rer. Aber auch der Zugriff auf das Portal von außerhalb des Heraeus-Netzwerks ist möglich, für die nötige Sicherheit sorgt eine SecurIDKarte.“ Die Karte vergibt Codes für den geschützten Zugang vom Internet aus. Das kleine Gerät in der Größe eines Schlüsselanhängers erzeugt dafür jeweils einen sechsstelligen Zahlencode, der mit dem Nutzernamen eingegeben werden muss. Auch für externe Partner ist der Zugang zum Portal nun möglich. Männle erklärt: „Wir richten momentan virtuelle Arbeitsräume ein, die aus dem Internet erreichbar sind. Nutzer von außen kommen in diese Räume mit Zugangsberechtigung und Passwort.“ Das hilft Mitarbeitern, die häufig mit externen Partnern kooperieren, erheblich bei der Arbeit. Die Partner erhalten einen gesicherten Zugang zu den „Extranet Workspaces“ auf dem Portal, in denen deshalb auch hochsensible Daten liegen können. TECHNIK IM ÜBERBLICK Microsoft Office SharePoint Server 2007 SharePoint bringt Mitarbeiter global auf einer Plattform zu- sammen, die dem einheitlichen Unternehmens-CI unterliegt und sowohl Dokumente als auch Infor- mationen und Mitarbeiter sinnvoll vernetzt. SUCCESS STORY
  • 3. NUTZEN Die Einführung des neuen Mitarbeiterportals war für alle Beteiligten sehr zufrie- denstellend. „Mehr als 6000 Anwender arbeiten inzwischen weltweit auf dieser Plattform“, erläutert Kommunikationschefin Rauch. Die Nutzer gaben nach den ersten Erfahrungen mit der neuen Technologie für die elektronische Kommuni- kation ein insgesamt sehr positives Feedback. Den für die tägliche Arbeit nötigen Abstimmungsbedarf über Unternehmens- und Ländergrenzen hinweg verbessert SharePoint heute für alle Anwender. Auch die virtuellen Arbeitsräume im Portal werden zunehmend genutzt. Diese Workspaces können die Mailflut mit angehängten Excel-Sheets und PowerPoint-Präsentationen eindämmen – und damit den gesamten Datenverkehr. SharePoint bietet dem Unternehmen nun die Chance, weitere noch auf Basis von Lotus Notes genutzte Anwendungen in das neue System zu integrieren. Es wurden bereits weitere, zuvor Notes/Domino-basierte Formularanwendungen in SharePoint mit InfoPath als Eingabeformular migriert. Ebenso wurden Anwen- dungen wie die SAP-Dokumentation, Business-Excellence-Websites/ Hand- bücher, Patentdatenbank, Störungsmeldungen, der Speiseplan, FAQs und die Abkürzungsdatenbank von Notes nach SharePoint überführt. Der Vorteil für den Anwender: Er hat eine einheitliche Oberfläche für sämtliche Anwendungen. Einfachheit und Produktivität der einzelnen Anwendungen steigen so automa- tisch für jeden User. Die Zusammenarbeit der Agentur IPI und Glück & Kanja wurde vom Kunden im gesamten Projekt als sehr gut befunden. Die Partner arbeiteten professionell zusammen und fanden auch für komplexe Aufgaben stets einen Lösungsweg. Nach dem erfolgreichen Abschluss des Heraeus-Projektes entschlossen sich IPI und Glück & Kanja ihre Zusammenarbeit zu vertiefen und durch eine Part- nerschaft zu besiegeln. SUCCESS STORY WEITERE INFORMATIONEN Referenzkunde Heraeus Holding GmbH Volker Männle Heraeusstraße 12-14 63450 Hanau www.heraeus.de Realisierungspartner Glück & Kanja Consulting AG Michael Breither Christian-Pless-Strasse 11-13 63069 Offenbach Fon: +49 (0) 69 800706 0 Fax: +49 (0) 69 29922830 E-Mail: michael.breither@glueck- kanja.com Web: www.glueckkanja.com IPI GmbH Holger Dümpelmann Untere Industriestraße 5 91586 Lichtenau Fon: +49 (0) 9827 92787-0 Fax: +49 (0) 9827 92787-9000 E-Mail: h.duempelmann@ipi- gmbh.com Web: www.ipi-gmbh.com

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