SharePoint 2013: Kollaborationsplattform bei Komax

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Die Komax Gruppe suchte nach einer Lösung, um die globale Zusammenarbeit und das Know-how-Management in der dezentralen Organisation zu verbessern. Sie führte eine umfassende Kollaborationsplattform …

Die Komax Gruppe suchte nach einer Lösung, um die globale Zusammenarbeit und das Know-how-Management in der dezentralen Organisation zu verbessern. Sie führte eine umfassende Kollaborationsplattform auf der Basis von Microsoft SharePoint 2013 ein.

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  • 1. Komax optimiert die globale Zusammenarbeit und dasKnow-how-Management mit Microsoft SharePoint 2013Die Komax Gruppe ist ein globales Technologieunternehmen, welches sichauf Märkte im Bereich der Automatisierung konzentriert. Um die globaleZusammenarbeit und den Informationsaustausch innerhalb der dezentralenOrganisation und mit Kunden zu erleichtern, führt Komax zusammen mitdem SharePoint-Spezialisten IOZ AG eine umfassende Kollaborationsplatt-form ein. Diese umfasst vordefinierte Workspaces für Projekte und Gremien,eine Dokumenten-Suche, die auch auf Netzlaufwerke zugreift, individuelleMitarbeiter-Profile mit Kompetenzen, eine visuelle Darstellung allerProzesse und Workflows zur Prozessautomatisierung.Als führende Herstellerin innovativer undqualitativ hochstehender Lösungen fürdie Kabelverarbeitung, für die Fertigungvon Modulen in der Photovoltaik sowiefür Anlagen zur Herstellung von Anwen-dungen im Bereich der Selbstmedikationunterstützt Komax wirtschaftliche undsichere Fertigungsabläufe insbesonderebei Automobilzulieferern, Solarpanelher-stellern und Pharmaunternehmen. Komaxbeschäftigt insgesamt 1‘350 Mitarbei-tende und erwirtschaftete im Jahr 2012einen Umsatz von rund 300 Mio. SchweizerFranken.Wissensplattform zur Unterstützungder interdisziplinären globalenZusammenarbeitKomax wuchs in den vergangenenJahren sowohl organisch als auchdurch Übernahmen. Daraus resultierteeine dezentrale Struktur mit weltweit24 Standorten. Die vorhandenen IT-Lösungen waren unter den gegebenenVoraussetzungen nicht mehr optimal.Deshalb wurde mit dem Auftrag dasZiel verfolgt, die Zusammenarbeitzwischen den Mitarbeitenden derverschiedenen Standorte zu erleichternund die Voraussetzungen für eineneffizienteren Informationsaustauschinnerhalb der Komax sowie mit denKunden zu schaffen.Instrumente für Zusammenarbeit undKnow-how-SucheGemeinsam mit dem SharePoint- und Cloud-Spezialisten IOZ baut Komax eine Plattformauf der Basis von Microsoft SharePoint 2013,die folgende Instrumente aufweist:Projekt- und Gremien-WorkspacesDiese Workspaces erleichtern die team-und standortübergreifende Zusam-menarbeit durch eine gemeinsameDokumentenablage, einen Projektplanund ein Diskussionsforum. Die Projekt-Workspaces erlauben zudem, Kundenin die Projekte einzubeziehen, indemsie, mit den entsprechenden Rechtenausgestattet, direkt auf Dokumente undInformationen zugreifen können.Leistungsstarke SucheViele Dokumente mit wertvollen Informa-tionen sind ausschliesslich lokal an denverschiedenen Standorten von Komaxabgespeichert. Um diese Quellen zuerschliessen, werden die Mitarbeitendenalle Speicherorte, die am Netzwerk vonKomax angeschlossen sind, mit der leis-tungsstarken Suche von SharePoint 2013durchsuchen können.Kompetenz-ProfileDamit auch die Erfahrungen aller Mitar-beitenden für Komax nutzbar werden,Kunde:Komax Holding AGPhone: +41 41 455 04 55Web: www.komaxgroup.comCountry: SchweizIndustry: ProduktionIOZ AGPhone: +41 41 925 84 00Web: www.ioz.chCountry: SchweizPartner:Verwendete Produkte:
  • 2. präsentieren sich alle Mitarbeitenden neumit einem individuellen Profil. Dieses ent-hält die Position und Aufgabenbereiche,erworbene Qualifikationen und Erfahrun-gen sowie diejenigen Projekte, in denensich der Mitarbeitende engagiert.ProzessdokumentationenAuch die Prozessdokumentationenenthalten viel Wissen. Sie zeigen, wie dieQualitätsstandards der Komax effizienterreicht werden. Auf der neuen Platt-form werden deshalb alle Prozesse vonKomax mit Hilfe von Microsoft VisioServices grafisch dargestellt, damit sichalle Mitarbeitenden schnell orientierenkönnen. Die Darstellung ist mit denDokumenten des Qualitätsmanagementsverknüpft, so dass sich die richtigenDokumente durch Klicken in der Pro-zessdarstellung aufrufen lassen. DieDurchsetzung der Qualitätsstandardswird neu mit Hilfe von zwei Workflowssichergestellt: Erstens werden dieProzessverantwortlichen vom Qualitäts-management automatisch zur Freigabeoder Korrektur der Dokumente innerhalbder Plattform aufgefordert. Erst wennderen Freigabe vorliegt, wird das Do-kument für alle Komax-Mitarbeitendenveröffentlicht. Zweitens wird mittels einesautomatischen Schulungsnachweisessichergestellt, dass alle Betroffenen überÄnderungen informiert werden und dieNachvollziehbarkeit gewährleistet ist.SharePoint 2013 erhöht dieTransparenz in Bezug auf die inder Organisation vorhandenenKompetenzen und ProzesseDie neue Plattform wird einerseits dieZusammenarbeit und andererseits dieSuche nach Informationen und Wissens-trägern nachhaltig erleichtern, indem sieTransparenz schafft:Die Workspaces werden sicherstellen,dass alle Berechtigten jederzeit sämtlichebenötigten Informationen und Dokumenteeinsehen und bearbeiten können –unabhängig von Standort oder Organi-sationseinheit. Projektleiter werden dieglobal verstreuten Experten von Komaxeinfach in ihre Projekte einbeziehenkönnen. Die Kunden werden sich selbstüber den Projektfortschritt informierenoder Details nachschlagen können. „Wirwerden unseren Kunden eine Zusammen-arbeit auf dem neusten Stand der Technikanbieten und so die Kundenbindung stär-ken“, fasst Ralf Oswald, Leiter Informatik,zusammen.Mit der leistungsstarken Suche werdendie Mitarbeitenden die Dokumente allerSpeicherorte der Komax Holding durch-suchen können. Dies verhindert, dassArbeiten aus Unwissenheit nochmals ge-leistet werden. Anhand der individuellenProfile werden die Mitarbeitenden zudemnicht-dokumentierte Informationen undErfahrungen der Experten entdeckenkönnen, um ihre Ziele schneller und bes-ser zu erreichen.Dank der neuen grafischen Aufbereitungder Prozessdokumentationen werden dieMitarbeitenden diese Informationen auchdann schnell und einfach finden, wennsie die korrekte Prozessbezeichnung nichtkennen. Der Qualitätsverantwortlichewiederum wird aufgrund der beidenneuen Workflows jederzeit wissen, wieweit die Freigabe und Quittierung einesaktualisierten Prozesses fortgeschrittenist. So kann er gezielt nachfassen undQualitätsoptimierungen deutlich schnellerweltweit realisieren.Dank der grafischen Aufbereitung sind Prozess-dokumentationen auch dann schnell und einfachzu finden, wenn Mitarbeitende die korrekteProzessbezeichnung nicht kennen.„Dank der Visualisierung der Prozesse mittels Visio Services auf unserem Intranet werdenMitarbeitende schneller den gesuchten Prozess finden und dank der Verknüpfung auchdie dazugehörenden Dokumente.“ Ralf Oswald, Leiter Informatik, Komax Holding AG„Die interne Zusammenar-beit und der Austausch mitunseren Kunden wird dankdem neuen Intranet mit seinerExtranet-Funktionalität vieleinfacher.“Ralf Oswald, Leiter Informatik, Komax Holding AG