HR-Prozesse mit SharePoint optimieren

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- Wie optimiere ich unsere HR Prozesse? …

- Wie optimiere ich unsere HR Prozesse?
- Was läuft häufig falsch?
- Was kann man besser machen?
- Musterbeispiele
- Demo
- Tools

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  • Referat am 2. BPM Praxistag (17.9.14 Luzern): 'Automatisierung von Personalprozessen'
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  • 1. Wie optimiere ich unsere HR Prozesse? HR-Prozesse mit SharePoint optimieren 03. April 2014
  • 2. © Collaboration Days 2014 2 Agenda Einleitung • Zum Referenten • IOZ AG Praxisbeispiel • Problemsituation • Musterlösung Demo Weg zur Lösung • Organisatorisch • Methodisch • Technisch Fragen
  • 3. © Collaboration Days 2014 3 Referent: Marco Lötscher SharePoint Projektleiter & Consultant bei IOZ AG seit 2011 http://www.ioz.ch
  • 4. © Collaboration Days 2014 4 Sitz: Sursee Anzahl Mitarbeitende: 41 http://www.ioz.ch
  • 5. © Collaboration Days 2014 5 Collaboration Days 2014 Was meinen wir eigentlich mit HR Prozessen optimieren?
  • 6. © Collaboration Days 2014 6 Praxisbeispiel Morgen fängt unsere neue Bereichsleiterin an. Ihr neuer Arbeitsplatz steht hoffentlich bis dann bereit? Morgen!? Könnt ihr das nicht etwas früher mitteilen? Ich hab doch das Eintrittsformular schon lange ausgefüllt
  • 7. © Collaboration Days 2014 7 Praxisbeispiel Da fehlt doch wieder die Hälfte. Könnt ihr den eure Arbeit nicht richtig machen?
  • 8. © Collaboration Days 2014 8 Praxisbeispiel Ich hab doch die Excelliste mit mit den aktuellen Eintritten an den Hausdienst gemailt? Ich hab von nichts gewusst!?! Leider haben es meine Kollegen verschlafen ihnen den Notebook und die Schlüssel vorzubereiten.
  • 9. © Collaboration Days 2014 9 Collaboration Days 2014 Was ist hier falsch gelaufen?
  • 10. © Collaboration Days 2014 10 Praxisbeispiel Morgen fängt unsere neue Bereichsleiterin an. Ihr neuer Arbeitsplatz steht hoffentlich bis dann bereit? Morgen!? Könnt ihr das nicht etwas früher mitteilen? Ich hab doch das Eintrittsformular schon lange ausgefüllt
  • 11. © Collaboration Days 2014 11 Praxisbeispiel Da fehlt doch wieder die Hälfte. Könnt ihr den eure Arbeit nicht richtig machen?
  • 12. © Collaboration Days 2014 12 Praxisbeispiel Ich hab doch die Excelliste mit mit den aktuellen Eintritten an den Hausdienst gemailt? Ich hab von nichts gewusst!?! Leider haben es meine Kollegen verschlafen ihnen den Notebook und die Schlüssel vorzubereiten.
  • 13. © Collaboration Days 2014 13 Was oft nicht optimal läuft und wie sich das auswirken kann Unpräzise, unvollständige Angaben Viele Systemgrenzen Redundanzen Fehleranfällig Fehlende Transparenz Ineffizient Reaktive Dienstleistung Unnötige Schuldzuweisungen Unzufriedene und gestresste Mitarbeiter
  • 14. © Collaboration Days 2014 14 Collaboration Days 2014 Wie könnte das besser laufen?
  • 15. © Collaboration Days 2014 15 Musterlösung 1. Personalabteilung füllt ein zentrales elektronisches Formular mit den Informationen zum Benutzereintritt aus 2. Der Vorgesetzte erhält eine elektronische Aufgabe die noch fehlenden Informationen zu ergänzen. 3. Die IT und diverse andere Parteien führen ihre Aufgaben aus (wo möglich natürlich automatisiert) 4. Der Vorgesetzte bestätigt die korrekte Umsetzung aller Aufgaben. 5. Am ersten Arbeitstag steht für den neuen Mitarbeiter/in alles schön bereit
  • 16. © Collaboration Days 2014 16 Demo
  • 17. © Collaboration Days 2014 17 Demo
  • 18. © Collaboration Days 2014 18 Demo Pendente Personalmutationen Aktuelle Mitarbeiterliste Aufgabenliste zu den «HR-Prozessen» Aufgabenliste zu den «Beschaffungen & Anträgen»
  • 19. © Collaboration Days 2014 19 Demo
  • 20. © Pendente Aufgaben «Meine» Mitarbeiter Collaboration Days 2014 20 Demo
  • 21. © Collaboration Days 2014 21 Demo
  • 22. © Collaboration Days 2014 22 Demo
  • 23. © Collaboration Days 2014 23 Demo
  • 24. © Collaboration Days 2014 24 Demo
  • 25. © Collaboration Days 2014 25 Demo
  • 26. © Collaboration Days 2014 26 Recap Unpräzise, unvollständige Angaben Viele Systemgrenzen Redundanzen Fehleranfällig Fehlende Transparenz Ineffizient Reaktive Dienstleistung Unnötige Schuldzuweisungen Unzufriedene und gestresste Mitarbeiter Checklisten und Auswahllisten für Formulare können von betroffenen stellen selber gepflegt werden Alle Daten zentral (z.B. keine Excel in Mails) gewohnte Umgebung mit Outlook, der Rest ist geführt (Link zu Word & Aufgaben) Workflow Status, Prozessvisualisierung Ablauf ist auf maximale Effizient optimiert
  • 27. © Collaboration Days 2014 27 Collaboration Days 2014 Ganz einfach, oder?
  • 28. © Collaboration Days 2014 28 Herausforderungen Projekt Scope definieren ○ Wo fangen wir an? ○ Wo hören wir auf? ○ Mit welchem Detailierungsgrad? Benutzerakzeptanz ○ Bereitschaft zur Veränderung ist nicht bei allen gleich ausgeprägt ○ Nicht alle Beteiligten freuen sich über Prozesstransparenz Technisch ○ Abwägen vom Einsatz von Boardmitteln und Standardkonzepten gegenüber von Eigenentwicklungen
  • 29. © Collaboration Days 2014 29 Herangehensweise Organisatorisch ○ Ziele setzen ○ Prozessanalyse ○ Anforderungen definieren ○ Benutzerakzeptanz Massnahmen Technisch ○ Technologie und Tool auswählen ○ Applikationsarchitektur festlegen ○ Rollen- & Berechtigungsmodell implementieren ○ Deployment & Rollout
  • 30. © Collaboration Days 2014 30 Mögliche Bereiche von Zielsetzungen Standardisierung Transparenz Prozesssicherheit Reduktion von Medienbrüchen Senkung der Kosten Wartbarkeit (auf Änderungsdynamik reagieren können)
  • 31. © Collaboration Days 2014 31 Prozessanalyse IST-Analyse ○ Alle Beteiligten festhalten ○ Kritischen Pfad ermitteln ○ Genug Zeit budgetieren SOLL-Prozesse modellieren ○ Prototyping ○ Parallelisieren von Aufgaben wo immer möglich ○ Information an Beteiligte so früh wie möglich liefern ○ Auf Agilität Rücksicht nehmen ○ Sinnvollen Scope festlegen
  • 32. © Collaboration Days 2014 32 IST-Aufnahme
  • 33. © Collaboration Days 2014 33 SOLL-Prozess
  • 34. © Collaboration Days 2014 34 Anforderungen definieren Eintritts-, Mutations- und Austrittsprozesse ○ Administrative Aufgaben vor dem Eintritt ○ Aufgaben am Eintrittstag ○ Probezeit ○ Einführungstermine koordinieren ○ Informationen ○ Erinnerungen ○ Eskalationen ○ Stellvertretungsregelungen Beschaffung und Anträge ○ Zutritt zu Gebäuden ○ Berufskleider und Ausrüstungen ○ Fahrzeugbeschaffung ○ Mobiliarbeschaffung ○ Bereitstellung Telefonie ○ IT Hardwarebeschaffung ○ Softwarebereitstellung & Zugriffsrechte & Accounterstellung
  • 35. © Collaboration Days 2014 35 Benutzerakzeptanz Massnahmen Alle Beteiligten Stellen müssen einbezogen werden Frühzeitig Demo Sessions durchführen Beteiligte zu Veränderungsentscheiden heranführen Befragung durchführen Personalabteilung als Schlüsselrolle Application Owner festlegen Einführungsbegleitung Feedback sammeln Verbesserungen in Aussichtstellen und umsetzen
  • 36. © Collaboration Days 2014 36 Collaboration Days 2014 Mit welchen Tools setzen wir dies um?
  • 37. © Collaboration Days 2014 37 Kernkomponenten einer SharePoint Workflow Lösung Site Architektur Workflow Instanzen ○ Listen Workflows ○ Wiederverwendbare Workflows Workflow Aufgaben Listen Workflow Historie Liste Formulare InfoPath Eigenentwicklungen Workflow Designer Tool SharePoint Designer Visual Studio
  • 38. © Collaboration Days 2014 38 Drittanbieter Produkte
  • 39. © Collaboration Days 2014 39 Applikationsarchitektur festlegen Aufgaben Workflows Formulare Benachrichtigungen Schnittstellen & Automatisierung SharePoint Basis - Portal - Rollenbezogene Ansichten - Formularbibliotheken - Hilfslisten & Stammdaten Berechtigungs- & Rollenmodell - Statusabhängige Ansichten - Rollenbezogene Ansichten - Dynamische Anzeige nach Abhängigkeiten - Validierungen - Aufteilung in Sub- Workflows - Wiederverwendbare Module - Texte - Übersetzungen - Web Service Anbindung - LDAP - MS-SQL od. Oracle - Elektronisches Personaldossier - Einfache SharePoint Aufgabe - Genehmigungsaufgabe - Aufgabenformular Design
  • 40. © Collaboration Days 2014 40 Applikationsarchitektur festlegen Lösung nicht in die Collaboration- oder Publishing Sites einbauen Eigenständiges Prozess- oder Applikationsportal bereitstellen Lösung wie eine eigenständige Applikation managen SharePoint Limitationen berücksichtigen http://technet.microsoft.com/en-us/library/cc262787.aspx Dimensionierung und Skalierung der Workflows Wartung & Pflege muss bereits in der Konzeption berücksichtigt werden ○ Prozess update ○ Prozess Abbruch ○ Ausnahmefälle ○ Administration
  • 41. © Collaboration Days 2014 41 Rollen- & Berechtigungsmodell Beschränkungen grundsätzlich nur wo gut begründet ○ Komplexität reduzieren ○ Performance gewährleisten ○ Wenn doch nötig Berechtigungen nur bei laufenden Prozessen «trennen» Wenn möglich Standardkonzepte anwenden ○ SharePoint Aufgaben verwenden Alle Einschränkungsmöglichkeiten einbeziehen ○ SharePoint Berechtigungen ○ Workflow Aufgaben Berechtigungen ○ Formularansichten ○ Zielgruppenbeschränkungen (Target Audience)
  • 42. © Collaboration Days 2014 42 Deployment & Rollout Systematisch Testen Deploymentprozess definieren und anwenden Dokumentieren Testumgebung nutzen
  • 43. © Collaboration Days 2014 43 Collaboration Days 2014 Fragen?
  • 44. © Collaboration Days 2014 44 Besten Dank