SAP Business One - Add-On Ring

Soluzione info-bit in dettaglio LAdd-On RING per SAP Business One nasce per rispondere velocemente alle esigenze delle aziende italiane ed è orientato allambito amministrativo e contabile. È un Add-On sviluppato tramite SDK (UI/DI) in ambiente .NET e architettura Layered a tre livelli. GLI STRUMENTI PER LE PMI ITALIANEAutomazione dellestampe fiscali con Crystal ReportArchiviazione dei Documenti Funzioni di Controllo

STAMPE FISCALICON CRYSTAL REPORT Le informazioni sulle modalità del pagamento verranno poi stampate e archiviate. Definizione iniziale dei registri IVA necessari allazienda. La stampa periodica degli stessi è semplice, guidata ed evita errori di selezione. Gestione automatica della numerazione pagine. Riepilogo per codici IVA che viene stampato in coda alla stampa dei registri con i totali parziali e totali. Possibilità di suddividere nella stampa Liquidazione IVA i codici INTRA dalle Autofatture e/o Reverse Charge. Gestione automatica del PLAFOND. Stampa riepilogo annuale del PLAFOND. La liquidazione IVA contiene anche il riepilogo per codice IVA che è necessario per le aziende con più di un sezionale per acquisti e/o vendite. Liquidazione Mensile e Annuale. Stampe in PDF Le stampe vengono generate in formato PDF. Al termine dellelaborazione di ogni singola stampa, viene aperto Acrobat Reader (che è un prerequisito richiesto), esso viene utilizzato sia come anteprima che come punto di partenza per stampare, archiviare, inviare per eMail, etc. gli strumenti per le pmi italiane - ring - 2

GESTIONE PLAFOND Dalla Tabella Gruppo Imposte, Identificare i codici IVA legati al PLAFOND e selezionare nellapposita colonna Y’ Al termine della liquidazione IVA mensile viene stampato automaticamente anche il PLAFOND. GESTIONE DEI MODELLI DOCUMENTO DA FATTURA IN ENTRATA Questa funzionalità permette di selezionare un modello di documento esistente associato al BP direttamente da Fattura in entrata. Questo facilità linserimento delle fatture in entrata che sono ripetitive nellarco dei mesi. Dopo avere scelto il BP in Fattura da Fornitore compariranno se presenti lelenco dei modelli disponibiliper il BP selezionato. AUTORIZZAZIONI BP PER UTENTE Le autorizzazioni BP per utente consentono di limitare agli utenti di SAP laccesso a determinati Business Partners. Tale limitazione entra in gioco ogni volta che in SAP viene caricato un BP che per lutente loggato non è tra quelli consentiti e riguarda non solo lanagrafica ma qualsiasi altro documento, elenco o report (oppor- tunamente configurati) che interessa un BP. Le restrizioni sono attive in tutto lambiente SAP-B1, dalle form di gestione dei BP, nellhelp dei BP, durante linserimento dei vari documenti e nei vari report, sia a video che in stampa. Le Restrizioni sono inoltre attive nellhelp BP e nei report.3 - ring - gli strumenti per le pmi italiane

ARCHIVIAZIONE DOCUMENTI Scansione e Archiviazione dei documenti durante la loro registrazione. (Entrata Merci, Fatture in entrata, Note di credito acquisti, Fatture anticipo fornitore, Fatture in uscita, Nota di credito vendite, Prima nota). Ad ogni documento è possibile associare uno o più allegati. Lallegato è ottenuto tramite scansione ed è formato da una o più pagine, loperazione di scansione è gestita interamente dallAdd-On RING. Ogni documento può avere un Attributo. Estrazione allegati dai report (analisi acquisti, registri IVA). Per ogni documento tramite il Tasto destro del mouse si accede alle funzionalità di Archiviazione. Durante la scansione di un nuovo allegato è possibile inserire una descrizione e associare un attributo. Estrazione allegati dai report E possibile estrarre i documenti scansionati utilizzando i report standard di SAP, ad esempio lanalisi acquisti per fornitore e trasformare tutti gli allegati in un UNICO DOCUMENTOPDF. Estrazione allegati dal report Registri IVA Questa funzionalità di estrazione permette di ottenere facilmente un unico file PDF contenente tutti gli originali dei documenti che hanno per esempio un determinato codice Iva e ricevuti in un determinato periodo, oppure tutti i documenti di una certa serie oppure appartenenti ad una determinata transazione (fatture cliente, fornitore, depositi etc.) Estrazione allegati dai Mastrini Contabili Come per la query sui registri IVA, anche per i mastrini contabili è possibile ottenere un unico file Pdf. gli strumenti per le pmi italiane - ring - 4

CONTROLLI AGGIUNTIVI Tutti i controlli sono inseriti nella stored procedure Transaction Notification, questo permette di averli sempre attivi anche nel caso in cui lAdd-On sia spento. Il controllo avviene per singola serie e impedisce di creare documenti (fatture/Note di credito) con data antecedente allultima inserita. Blocca registrazioni di fatture in entrata con riferimento doppio per lo stesso fornitore Viene controllato il campo Nr. fattura del fornitore per il periodo contabile di riferimento, se viene trovato un documento con lo stesso numero ne viene impedito linserimento. Il controllo standard di SAP è solo un warning e non fa differenza tra più periodi contabili diversi. Consenti solo documenti di acquisto con data di registrazione nellintervallo Le fatture in entrata potranno avere una data Controllo sui CODICI IVA validi in base alla serie di numerazione dei di registrazione compresa nel Range Indicato. Documenti Il cambio di periodo viene autorizzato dalla responsabile dellufficio amministrazione che Questo controllo permette di evitare lerrato utilizzo dei codici IVA in sarà lunica ad avere accesso alla funzione di Documenti (Fatture di acquisto / vendita / note di credito) che hanno parametrizzazione in Ring. Questo viene reso determinate Serie di Numerazione. possibile tramite le autorizzazioni supplementari o aggiuntive. Le serie di numerazione in SAP definiscono i vari Registri IVA Acquisti e Vendite, la normativa Italiana impone delle regole che possono variare in base Consenti solo documenti di vendita con al registro iva. Queste regole in SAP sono però governate dalla tabella dei codici Iva, appare quindi evidente che viene lasciata alla buona operatività data di registrazione nellintervallo dellutente lassociazione tra una serie e i relativi codici Iva che permettono il Le fatture in uscita potranno avere una data di corretto comportamento. registrazione compresa nel Range Indicato. Il cambio di periodo viene autorizzato dalla responsabile dellufficio amministrazione che sarà lunica ad avere accesso alla funzione di parametrizzazione in Ring. Questo viene reso possibile tramite le autorizzazioni supplementari o aggiuntive. Blocca i documenti con data di registrazione superiore ad oggi più x giorni Blocca i documenti la cui data di registrazione supera dei giorni indicati dalla data odierna. I documenti attualmente gestiti sono: Prima nota, pagamenti in ingresso e in uscita. In parametrizzazione documenti occorre Selezionare i codici IVA che abilitare il flag Consentire data di saranno Bloccati per la serie di registrazione futura. Questo controllo documenti selezionata. implementa la funzionalità standard di SAP che permette di inserire documenti con data futura, ma ne limita il range. Controllo sui codici IVA validi in base alla serie di numerazione dei Documenti Questo controllo permette di evitare lerrato utilizzo dei codici IVA in Documenti che hanno determinate Serie di Numerazione’. Blocca le registrazioni di prima nota con serie appartenenti ad un determinato gruppo Se alzato impedisce che per errore vengano create delle prime note con il progressivo delle fatture di Vendita o Acquisto. Impostare la serie dei progressivi al gruppo che si desidera bloccare. Il Flag deve rimanere di default alzato.5 - ring - gli strumenti per le pmi italiane

GESTIONE CONAI Gestione CONAI e preparazione report per la dichiarazione periodica (Modulo 6.2 import) Gli acquisti Intracomunitari di materiale richiedono da parte dellacquirente la compilazione Trimestrale di un report con lelenco delle Fatture di acquisto del periodo per permettere il calcolo del valore CONAI da Versare. Identificazione delle fatture di acquisto CONAI Dal Report Acquisti è possibile attivare i Filtri Aggiuntivi per visualizzare solo le Fatture con lattributo CONAI.PAGAMENTI MASSIVI IN USCITA Tramite questa funzione è possibile generare in modo massivo i Pagamenti in Uscita con la possibilità di selezionare la singola scadenza, indicando eventualmente limporto se minore di quello in scadenza. Posso selezionare il conto della banca con cui pagare le scadenze selezionate. Confermando la registrazione dei pagamenti verranno creati in automatico i Pagamenti in Uscita come se fossero generati manualmente. gli strumenti per le pmi italiane - ring - 6

FATTURE DI ACQUISTO E DI VENDITA IN BOZZA Questa funzionalità permette la registrazione completa di una fattura di acquisto o di vendita senza però confermarla in modo definitivo. Questo permette di effettuare la modifica e/o eliminazione di un documento anche La Form è identica a quella della fattura in dopo la sua registrazione, fino a quando cioè non viene trasformato in entrata, solo che compare il button Crea definitivo. Bozza al posto del button Aggiungere. E possibile utilizzare la funzione di Archiviazione del documento anche per le Fatture in Bozza. I PDF verranno poi trasformati in definitivi durante il passaggio massivo da Bozze a documento definitivo. Durante il passaggio da Provvisorio a Definitivo, sul PDF originale vengono riportati i riferimenti al Protocollo / Data Registrazione / Conto. Trasformazione Massiva Bozze Dopo avere chiuso il mese è possibile Trasformare le bozze documento in documenti definitivi. AUTORIZZAZIONI UTENTE Con lAdd-On Ring vengono introdotte nuove autorizzazioni utente che permetto di essere più granulari nel permettere lutilizzo di determinate funzionalità.7 - ring - gli strumenti per le pmi italiane

DISPLAY MASTRINI CONPRIMA NOTA IN BOZZAQuesta funzionalità permette di visualizzare il mastrino di un contoincludendo le eventuali prime note in Bozza. Il Display Mastrini legge i filtri impostati nella form di consultazione dei mastrini standard di SAP. Si attiva con il tasto destro del mouse. La videata che compare ha una colonna che permette di sapere se la riga ha origine da una prima nota provvisoria oppure definitiva.PROCESSO DI CONTROLLO DELLEFATTURE IN ENTRATATramite questo processo si intende rendere possibile il controllo elautorizzazione al pagamento delle fatture in ingresso. Controllo Fatture Ogni fattura in entrata ha un ufficio di riferimento interno allazienda, di solito è il luogo da cui è partito lordine di acquisto, questo processo permette ai vari responsabili di verificare che la fattura fornitore rispetti gli accordi inizialmente definiti, sia in termine di prodotto che di prezzo. Autorizzazione Questo verrà operativamente fatto AUTORIZZANDO il pagamento della fattura che nei casi in cui non vi sia corrispondenza con un Ordine di Acquisto verrà creata con il Flag di Pagamento BLOCCATO. gli strumenti per le pmi italiane - ring - 8

UTILITY Aggiunta colonna descrizione IVA e descrizione COGE Per le Fatture in entrata di tipo servizio è stata aggiunta una colonna che rappresenta la descrizione del Conto COGE selezionato. Mastrini Contabili per partita Permette di ottenere una stampa associando le fatture con i pagamenti e gli incassi. Per conservare un margine di competitività è necessario snellire i processi ... Con RING avrai la capacità di utilizzare al 100% SAP Business One con strumenti ad hoc per la gestione contabile e amministrativa Italiana9 - ring - gli strumenti per le pmi italiane

IN BREVE ... RiepilogoStampe fiscalicon Crystal Report e gestione plafondArchiviazione documenti e gestione attributi degliallegatiControlli aggiuntivi ai processiGestione dei modelli documento da fattura in entrataGestione autorizzazioni BP per utenteGestione CONAI e preparazione del report per ladichiarazione periodica (modulo import)Pagamenti massivi in uscitaOneri bancari per pagamenti in entrataFatture di acquisto e vendita in bozzaControllo fatture: Processo di controllo delle fatture inentrataInvio documenti: invio automatico di documenti viaeMail ai BP con creazione di una nuova attività sul BP ascopo statistico/log Partire senza doversi preoccupare di ciò che il Cliente dà per scontato! Via del Fabricone, 17/G - 24060 Gorlago Bergamo Telefono (+39) 035 4251142 - Fax (+39) 035 953415 Email sap@info-bit.com - Web www.info-bit.com 1991 2011 - I nostri primi vent’anni di idee Made in Italy

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by INFO-BIT on Jul 12, 2011

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