Samenwerken en intellectueel eigendom - rapport

• Samenwerken en IPR 1 Delft, 16 december 2009

Projectgegevens Auteurs Marc Steen en Pepijn Vos Reviewers Mascha van Dort Projecttitel Samenwerken en IPR Projectnummer 035.33246 Rapportnummer 35157 Versie 0.1 Opleverdatum 14 december 2009 Opdrachtgever IIP Create (ICT Innovatieplatform Creatieve Industrie) Contactpersoon Anne Nigten Rubricering Vertrouwelijk Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden vermenigvuldigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke andere wijze dan ook, zonder voorafgaande toestemming van TNO. TNO geeft toestemming aan IIP Create om sheets 7 tot en met 40 te gebruiken binnen IIP Create. Indien dit rapport in opdracht werd uitgebracht, wordt voor de rechten en verplichtingen van opdrachtgever en opdrachtnemer verwezen naar de Algemene Voorwaarden voor onderzoeksopdrachten aan TNO, dan wel de betreffende terzake tussen de partijen gesloten overeenkomst. 2 Het ter inzage geven van het TNO-rapport aan direct belanghebbenden is toegestaan. Delft, 16 december 2009 © 2009

In deze presentatie worden de resultaten opgeleverd van het project ‘Samenwerken en intellectueel eigendom’ dat TNO heeft uitgevoerd voor IIP Create 1. Project • 1.1 Doel van het project • 1.2 Afgesproken en opgeleverde resultaten • 1.3 Aanpak 2. Resultaten • 2.1 Inventarisatie van vraagstukken en problemen (‘nul-meting’) • 2.2 Algemene richtlijnen • 2.3 Risico-scan • 2.4 Koffers (maatregelen) 3. Suggesties voor vervolg acties Bijlagen: • Interviewlijst • Deelnemerslijst Workshop PICNIC • Deelnemerslijst Workshop IIP Create 3 • Verslag Workshop IIP Create Delft, 16 december 2009

1.1 Doel van het project Doel van het project is een bijdrage te leveren aan het constructief inzetten van (IP-) maatregelen in samenwerkingen op het gebied innovatie binnen de creatieve industrie. Dit willen we doen door het ontwikkelen en beschikbaar maken van praktische richtlijnen en aanbevelingen over hoe constructief omgaan en met intellectual property rights (IPR of IE) en samenwerkingsvraagstukken–in brede zin. Dit willen we samen doen met experts op dit gebied en organisaties uit de creatieve industrie. 4 Delft, 16 december 2009

1.2 Afgesproken en opgeleverde resultaten In de offerte stonden de volgende ‘Resultaten’ gedefinieerd; deze zijn uitgewerkt als aangegeven: Inventarisatie van de (IP-) vraagstukken en problemen Uitgewerkt als: • ‘Nul-meting’ (context, focus, succes, vraagstukken/problemen, cases) • Zie: sheets 7 t/m 20 Blauwdrukken en besluitvormingsdiagram Uitgewerkt als: • Algemene richtlijnen • Risico-scan • Koffers (maatregelen) • Zie: sheets 21 t/m 40 Suggesties voor vervolgacties • Zie: sheets 41 t/m 47 5 Delft, 16 december 2009

1.3 Aanpak (1/2) Samenwerking met ‘het veld’ – cruciaal bij het uitvoeren van dit project. Hiermee proberen we optimaal aan te sluiten de behoeften van ‘het veld’. We hebben ‘het veld’ op verschillende manieren betrokken, zie volgende sheet. 6 Delft, 16 december 2009

1.3 Aanpak (2/2) Stappen Concrete aanpak Doel 1. Interviews Gesprekken met mensen van meer dan 20 Verkrijgen van inzicht in: bedrijven en organisaties uit de creatieve • Welke type samenwerkingen voorkomen industrie (zie bijlage voor de definitieve lijst) • Welke (IP-) vraagstukken worstelen creatieve bedrijven mee • Welke oplossingen gebruikt men nu al • Het ontwikkelen van de eerste toolbox 2. Workshop Een workshop op PICNIC’09 waaraan • Het toetsen en aanvullen van de inzichten die zijn PICNIC verschillende mensen uit de creatieve industrie verkregen op basis van de interviews hebben deelgenomen (zie bijlage voor de • Het verder ontwikkelen van de eerste toolbox definitieve lijst) 3. Workshop Een Co-creatie-workshop (nov. 09) in Verkrijgen van inzicht in: Co creatie opdracht van Nederlandse Uitgevers • welke type samenwerkingen komen voor Vereniging NUV), Centrum voor Merk en • welke (IP-) vraagstukken worstelen uitgeverijen en Communicatie (CMC), Koninklijk Verbond drukkerijen van Grafische Ondernemingen(KvGO), waarbij • welke oplossingen gebruikt men nu al ruim 30 drukkers en uitgeverijen participeerde 4. Workshop Een IIP Create Workshop (26 nov. 09) Kennis delen over: IIP Create Samenwerken en Intellectueel Eigendom waar • Samenwerken in de creatieve industrie en verschillende bedrijven en organisaties uit de vraagstukken/problemen die daarbij kunnen spelen creatieve industrie participeerde • Constructief inzetten van IP in samenwerking En toetsen of: • de vraagstukken/problemen herkenbaar zijn • de richtlijnen en ‘checklists’ bruikbaar zijn in de praktijk 5. Rapportage Verslaglegging en overdragen kennis 7 Delft, 16 december 2009

2.1 Inventarisatie van vraagstukken en problemen Op de volgende sheets wordt de huidige stand van zaken geschetst wat betreft ‘samenwerken en intellectueel eigendom’ in de creatieve industrie. Een soort ‘nulmeting’: • Context: kenmerken van de creatieve industrie wat betreft samenwerken en IP • Focus op complexe vormen van samenwerken • Succes: er zijn verschillende vormen en opvattingen over wat ‘succesvol samenwerken’ is • Vraagstukken/problemen: tijdens samenwerken; en afhankelijk van soort samenwerking • Cases, ter illustratie (gebaseerd op interviews en gebruikt tijdens workshop) 8 Delft, 16 december 2009

2.1 Context (1/2) Creatieve bedrijven creëren tekst, muziek, campagne, website, game, etc., vaak in samenwerking met of in opdracht van één of meerdere bedrijven. In deze samenwerking staan vaak de creatieve processen centraal. Kenmerk van creatieve processen is dat deze vaak moeilijk te ‘managen zijn, omdat vooraf vaak alleen de contouren van het eindresultaat gedefinieerd zijn en de concrete invulling hiervan dient nog ‘ opnieuw’ gecreëerd te worden. Hierdoor behoud je onzekerheid over het eindresultaat en het proces om daartoe te komen. Dit heeft tot gevolg dat de betrokken partijen gezamenlijk een onzeker proces in gaan, waarbij het proces, de investeringen, resultaat en opbrengsten onzeker zijn. Verder zijn de producten die creatieve bedrijven zowel inbrengen in het creatieve samenwerkingsproces als de output die genereert worden in dit proces kennisintensief. Hierdoor worden creatieve bedrijven en hun partners vaak geconfronteerd met IP-vraagstukken. Denk hierbij aan vraagstukken over wie is eigenaar van deze kennis(-producten) en onder welke voorwaarden mag wie hiervan hoe gebruik maken. Men weet niet altijd hoe hier op constructief mee om te gaan. Het niet constructief omgaan hiermee leidt er vaak toe dat de samenwerking niet eens wordt gestart, of stroef gaan lopen of zelfs falen. 9 Delft, 16 december 2009

2.1 Context (2/2) De samenwerkingsverbanden die plaatsvinden zijn heel divers, o.a. qua groot/klein; gevestigd/jong; creatief/technisch; commercieel/not-for-profit, etc. Dit heeft implicaties op zowel de specifieke (IP-)vraagstukken die (gaan) spelen als wel de maatregelen die genomen kunnen worden. Samenwerken is een belangrijk vehikel die creatieve bedrijven gebruiken om hun expertise te combineren met hun partners om een bijdrage te leveren aan het ontwikkelen van nieuwe producten/ diensten. Echter, bedrijven worden in het proces van het opzetten en managen van een samenwerking geconfronteerd worden met allerlei (IP-) hindernissen en waarmee niet altijd voldoende handvaten heeft hoe hier constructief mee om te gaan. Dit leidt er toe dat samenwerken niet altijd als succesvol wordt ervaren. 10 Delft, 16 december 2009

2.1 Focus op complexe vormen van samenwerken Twee of meerdere autonome organisaties die middels samenwerken iets nieuws creëren (bv. concept, product,dienst). In deze samenwerking worden resources van de partners ingezet en gecombineerd om te komen tot een gezamenlijk resultaat. Denk bij resources aan bijv. specifieke kennis, expertise, skills, materialen, technologie, voorzieningen en geld. (ver-)Kopen Intensieve Bilaterale - Multi-partner opdrachtgever- samenwerking samenwerking opdrachtnemer 11 Delft, 16 december 2009

2.1 Succes: verschillende vormen en opvattingen Gelijk Tevreden Financieel Strategisch Doel bereikt Soepel Snelheid Fair Individueel Proces Fun Kennis resultaat Flexibiliteit Conflicten Succes Kansen voor Collectief Kennis toekomst Relatie resultaat Vertrouwen Strategisch Financieel opgebouwd 12 Delft, 16 december 2009

2.1 Vraagstukken/problemen tijdens samenwerken Managen en Selecteren Vormgeven evalueren partner(s) samenwerking samenwerking Bepalen strategie/doel Picture by leadfood: http://www.flickr.com/photos/mom320/3506217462/sizes/s/ 13 Delft, 16 december 2009

2.1 Vraagstukken/problemen tijdens samenwerken Managen en Selecteren Vormgeven evalueren partner(s) samenwerking samenwerking • Niet helder krijgen wat • Niet goed weten welke • Niet goed weten waarop Bepalen voor partner je zoekt ‘juridsche’ en hoe te monitoren strategie/doel samenwerkingsvorm (bv • Niet goed weten hoe • Hoe om te gaan met JV, contract, B.V., • Niet scherp krijgen een geschikte partners conflicten • Niet scherp krijgen licensing) welke functie je wil wat je eventueel zou te vinden • Niet weten hoe willen bereiken met • Niet goed weten hoe vervullen op de markt • Niet weten hoe en vertrouwen te behouden samenwerken investering en waarop partners te en te verbeteren • Niet scherp krijgen opbrengsten te verdelen van je doelen/ ambities • Niet goed kunnen selecteren • Hoe voldoende beslissen welke • Eigendoms- en gebruiks- • Niet goed weten hoe commitment te behouden • Niet scherp krijgen activiteiten je samen issues (van ingebrachte ‘veilig’ aftasten met en waar te borgen wat je sterkte/ zwaktes met een partner(s) wil kennis en gecreëerde zijn en wat de kansen/ uitvoeren, of je juist zelf potentiële partners kennis) • Communicatie- bedreigingen in de wil doen of die juist wil • Omgaan dilemma problemen • Hoe slim onder te markt zijn uitbesteden. openheid van ideeën handelen • Coördinatie- en • Niet scherp krijgen vs. beschermen van afstemmings-problemen ideeën • Niet goed weten wat je strategie-/ waarover afspraken te • Problemen aangaande innovatiedoelen zijn maken kennisdelen/ - • Niet scherp krijgen bescherming • Niet goed weten wat wel/ wat je business model niet vast te leggen in is contracten • Niet helder krijgen of • Hoe omgaan met wan-/ en welke rol IP heeft in vertrouwen issues het realiseren organisatiedoelen (IP- • Niet goed weten hoe de 14 beleid) samenwerking te Delft, 16 december 2009 organiseren

2.1 Vraagstukken/problemen afhankelijk van soort samenwerking Verdeling Relatie/ Hoogte Wat (geld, mankracht,, Cultuur- over partners verhouding materiaal, technologie, ideeën) verschillen Aard Verschil in Belangen Risico’s investering Investering tussen partners Samenstelling Bekend/ onbekende Hoogte Aantal relaties Diverse Duur samenwerkingen ad hoc/ structureel Activiteiten Resultaat Model Idee Vermarkten Context product/ dienst genereren Testen Concept Techniek Beeld Selecteren Concepten Internationaal Kennis/ advies Idee Game Ontwikkelen Subsidie Dynamiek Geld Muziek Reputatie 15 Delft, 16 december 2009

2.1 Cases, ter illustratie • Gebaseerd op interviews (geanonimiseerd, uiteraard) • Gebruikt in de IIP Create workshop, 26 november 2009 16 Delft, 16 december 2009

2.1 Case A Anton werkt bij een relatief klein, creatief ontwerpbureau. Anton ontmoet op een receptie Jaap, commercieel directeur van high-end winkelketen De Bezige Bij. Jaap wil een nieuwe marketing campagne, met als belangrijk onderdeel een innovatieve, interactieve website. Jaap zoekt contact met jullie ontwerpbureau om het creatieve ontwerp te maken voor de campagne en de website. Jaap zoekt ook contact met Wim, van WebTech, een middelgroot technisch bureau, met wie ze eerder hebben samengewerkt, om de website technisch te realiseren. Tijdens een eerste orienterend overleg (Anton, Jaap, Wim) is ook een juridisch specialist van De Bezige Bij aanwezig, die de indruk wekt van alles te willen vastleggen op papier. Tegelijkertijd pleit de commercieel directeur voor ‘out of the box’ denken en voor het vrijelijk uiten en delen van creatieve ideeën. 17 Delft, 16 december 2009

2.1 Case B Bert werkt als zelfstandig ontwerper en pakt vaak opdrachten samen met anderen op. Bert komt in contact met Jacqueline, directeur new business van Jagt, uitzendbureau voor hoger opgeleiden. Ze wil een nieuwe doelgroep bereiken via innovatieve dienst-concepten. Jacqueline kan op dit moment nog geen opdracht geven, maar ze wil wel een keer verder praten. Ze straalt een sfeer uit van ‘laten we creatief zijn’ en ‘liever geen juridisch gezeur’. Bert legt contact met Dirk-Jan, zelfstandig marketing-consultant. Hun plan is om samen enkele concepten te ontwikkelen voor Jagt (Bert het creatieve deel, Dirk-Jan het business deel) en om die daarna aan Jagt te presenteren, in de hoop dat er dan een opdracht uit komt. Bert heeft niet eerder met Dirk-Jan samengewerkt en krijgt de indruk dat Dirk-Jan veel verstand heeft van contracten en dergelijke. 18 Delft, 16 december 2009

2.1 Case C Cees werkt bij middelgroot ontwerpbureau. Onlangs kwam hij op een workshop Antoin Vermeeren tegen, technisch directeur van Jansens, internationaal opererende producent van consumenten elektronica. Antoin is op zoek naar creatieve ideeën voor nieuwe producten. Hij wil gebruikmaken van hun gepatenteerde technologie en producten ontwikkelen voor sport en fitness, een nieuwe markt voor hen. Hij wil inhoudelijk advies over die nieuwe markt vragen aan Simon, zelfstandig gevestigde consultant, die ook werkt voor een groot bedrijf in de sport en fitness. Voor het ontwikkelen en visualiseren van de ideeën vraagt hij de hulp van Cees. Tijdens een eerste oriënterende bijeenkomst (Antoin, Cees, Simon) vertelt Antoin dat hij een project wil waarin we ‘open met elkaar omgaan’. Er is ook een jurist aanwezig vanuit Jansens. 19 Delft, 16 december 2009

2.1 Case D D is een los-vast samenwerkingsverband van vier pas-afgestudeerde ‘jonge honden’. Twee van hen hebben een innovatieve game bedacht en een demo gebouwd van enkele scènes. Ze willen verder met het concept en zoeken contact met Gamezzz, een groot game bedrijf. Gamezzz zou de game verder kunnen ontwikkelen, bijvoorbeeld op hun game-engine, en ze hebben contacten om de game te distribueren. De ‘jonge honden’ van D zijn graag bezig met ontwikkelen. Overigens wil één van de twee vooral ‘naam maken’ en de ander wil er eigenlijk wel rijk van worden. Ze hebben geen ervaring met juridische kwesties. Over twee weken is een eerste bespreking met Gamezzz. Ze werken aan een synopsis en storyboards om hun game te presenteren. 20 Delft, 16 december 2009

2.1 Case E Eveline werkt als zelfstandig ontwerper. Onlangs presenteerde ze tijdens een min of meer openbare lezing een concept voor een nieuwe vorm van interactie met computers. Ze had dat concept op eigen kosten ontwikkeld, samen met Wendy, haar ´buurvrouw´ in het bedrijfs- verzamelgebouw. Dat was de eerste keer dat ze samenwerkten. Na de lezing benadert Natascha Eveline (Wendy is er niet bij). Natascha werkt als manager new business bij Pavem, een internationale producent van computer accessoires, en ze is altijd op zoek naar concepten voor nieuwe producten. Tijdens de kennismaking klikte het tussen Natascha en Eveline. Volgende week hebben ze een eerste afspraak, op het kantoor van Pavem. 21 Delft, 16 december 2009

Op de volgende slides worden adviezen gegeven om de huidige situatie te verbeteren: om mensen in de creatieve industrie te helpen beter samen te werken en constructief om te gaan met intellectueel eigendom. Deze adviezen worden gegeven in praktische vormen: • 2.2 Algemene richtlijnen • 2.3 Risico-scan • 2.4 Koffers (maatregelen) 22 Delft, 16 december 2009

Algemene richtlijnen Algemene richtlijnen voor mensen in de creatieve industrie, voor het opzetten en managen van een samenwerking en voor het constructief omgaan met intellectueel eigendom. 23 Delft, 16 december 2009

2.2 Algemene richtlijnen • Duidelijk voor jezelf hebben wat je wilt bereiken met samenwerken— samenwerken is een manier, maar niet altijd de makkelijkste manier • Duidelijk grenzen stellen wanneer je wel/niet wilt samenwerken • Samenwerken moet een win-win situatie opleveren • Gaat over vertrouwen en elkaar iets gunnen • Zorg voor duidelijkheid over: individuele en gezamenlijke doelen, investeringen, risico’s, resultaten, opbrengsten, IP • ‘Fair’ verdelen • Goede voorbereiding is van groot belang • Wederzijdse flexibiliteit in de samenwerking helpt om beter om te gaan met ‘tegenslagen’ en veranderingen • Afspraken maken betekent helderheid en transparantie creëren • Systematisch doorlopen van het proces van opzetten, vormgeven en managen van een samenwerking, kan helpen om onverwachte ergernissen te voorkomen in latere fases 24 Delft, 16 december 2009

Risico-scan en Koffers Tools die mensen in de creatieve industrie kunnen gebruiken om een samenwerking met de partners op te zetten en vorm te geven—eventueel samen met de gekozen samenwerkingspartners. Doel is om specifieke problemen/ risico’s te identificeren (Risico-scan) en passende maatregelen te nemen om de samenwerking succesvol te laten verlopen (Koffers). M.n. toepasbaar tijdens vormgeven van de samenwerking waarbij al gekozen is voor bepaalde samenwerkingspartner(s). • Risico-scan: Problemen en risico’s inventariseren voor een specifieke situatie • Koffers: Bepaal maatregelen om problemen op te lossen en/of risico’s te verkleinen 25 Delft, 16 december 2009

2.3 Risico-scan Situaties (case) Voorbeeld: Bij samenwerking 1 Problemen en risico’s met internationale partners… … is er een relatief 2 groot risico van problemen met/in de communicatie 26 Delft, 16 december 2009

2.3 Risico-scan: instructies Opdracht: Voor specifieke case/ situatie: Welke problemen en risico’s zouden zich kunnen voordoen en waarom? Stappen: • Risico-scan (deel 1): Kruis aan: ‘Kenmerken van samenwerken’ (bovenste rij) • Risico-scan (deel 1): Identificeer relevante problemen en risico’s. Er zijn reeds ‘kruisjes’ gezet, als handreiking (uiteraard kun je deze voorgestelde ‘kruisjes’ weglaten of nieuwe ‘kruisjes plaatsen) • Risico-scan (deel 2): Bepaal de ‘zwaarte’ van problemen en risico’s (op een schaal van 1 tot en met 5) met een toelichting • Kies één of enkele problemen of risico’s uit, om centraal te stellen 27 Delft, 16 december 2009

2.3 Risico-scan (deel 1) Kenmerken van samenwerking: Samenwerkings- Multi-partner Internationa Asymmetrische Diversiteit in Concurrentie Zeer lange Specifiek Onbekend Zeer kenmerken samenwerking (> le partnerrelaties disciplines (partners samenwerkin intellect e partners vernieuwd 2 partners) samenwerki (groot- klein (de partners bieden g (bv kennis, bij samenwer ng verhouding hebben vergelijkbare technologi betrokken kingsresul (Partners uit tussen diverse producten/ e) wordt taat als verschil- partners) achtergronde diensten aan ingebracht doel lende n)) op de markt) of landen) verkregen in de samenwer Potentiële risico’s/ king vraagstukken Conflicten over X X X X X X X X investering en verdeling opbrengsten Kennisdeling/- X X X uitwisseling Intellectueel eigendom X X X X X (IP) Vertrouwen en X X commitment Communicatie X X X X X Externe veranderingen X Technische en markt X risico’s Culturele/ X X X X organisatorische fricties 28 Delft, 16 december 2009

2.3 Risico-scan (deel 2) Risico’s Hoe groot is de kans? Toelichting Heel klein niet vs heel groot (0-5) Conflicten investering en en verdeling van opbrengsten: • Conflicten over welke partner wat investeert/ inbrengt in de samenwerking 0..1..2..3..4..5 • Conflicten over welke partner welke deel van de opbrengsten krijgt 0..1..2..3..4..5 Kennisdeling/ -uitwisseling: • Risico dat de partner jouw unieke kennis verkrijgt (die je eigenlijk niet wil 0..1..2..3..4..5 delen) • Risico dat de partners niet transparant zijn over welke relevante kennis zij 0..1..2..3..4..5 hebben • Risico dat de partners niet alle relevante kennis deelt (kennis achterhoud) 0..1..2..3..4..5 • Risico dat de kennis zoveel wordt (af-) beschermt dat kennisdeling moeizaam gaat 0..1..2..3..4..5 Intellectuele eigendom: • Conflicten over wat de partners mogen doen met de kennis/ expertise/ 0..1..2..3..4..5 technologie die de partners inbrengen in de samenwerking • Conflicten over wie mag wat gebruiken met idee/ concepten die tijdens de 0..1..2..3..4..5 samenwerking (extra) zijn ontwikkeld • Conflicten over wie is de eigenaar van het eindproduct van de 0..1..2..3..4..5 samenwerking • Conflicten over wie mag wat doen met het eindproduct uit de 0..1..2..3..4..5 samenwerking Vertrouwen en commitment: • Voldoende commitment o.a. top mngt van alle partners 0..1..2..3..4..5 • Voldoende vertrouwen dat combinatie van expertise van de partners te 0..1..2..3..4..5 samen voldoende is om de einddoelen te realiseren • Vertrouwen in elkaar om dit project te realiseren 0..1..2..3..4..5 29 Delft, 16 december 2009

2.3 Risico-scan (deel 2) Risico’s Hoe groot schat je het Uitleg risico in: Score 0-5 (Zeer laag tot zeer hoog) Communicatie: • Risico dat de partners elkaar niet goed begrijpen 0..1..2..3..4..5 • Risico dat de partners niet open zijn over doelen en belangen 0..1..2..3..4..5 0..1..2..3..4..5 Externe veranderingen: • Risico dat veranderingen in de omgeving (bijv. technologisch 0..1..2..3..4..5 ontwikkelingen, concurrenten, marktvraag) op treden die invloed zijn op de doelen/ resultaat, het proces en voorwaarden van de samenwerking • Risico dat veranderingen bij de partner(s) plaatsvinden die van invloed zijn op de inbreng/ belang en voorwaarden waaronder de partner in de 0..1..2..3..4..5 samenwerking • Risico dat veranderingen in samenwerking, partner of omgeving van invloed zijn op de samenstelling van partners in de samenwerking 0..1..2..3..4..5 Technische/ markt- risico: • Risico’s dat het gewenste eindresultaat niet behaald kan worden door 0..1..2..3..4..5 bijvoorbeeld technisch problemen • Risico’s dat er niet voldoende revenu gegenereerd kan worden uit de 0..1..2..3..4..5 markt o.b.v. van het eind resultaat Culturele/ organisatorische: 0..1..2..3..4..5 • Risico dat door verschillen in werkprocessen, cultuur, procedures tussen partners de samenwerking 30 Delft, 16 december 2009

Belangrijkste problemen en risico’s Toelichtingen 31 Delft, 16 december 2009

2.4 Koffers Voorbeeld: Problemen en Een risico van risico’s problemen met communicatie… … kun je oplossen 3 door extra tijd te besteden aan afstemmen 4 Maatregelen Jur. Afs. Gov. Rel. 32 Delft, 16 december 2009

2.4 Koffers Juridisch Afspraken Governance Relationeel Set van juridische Set van issues Set van Set van manieren maatregelen waarover afspraken organisatorische hoe om te gaan met kunnen worden maatregelen die relationele gemaakt met genomen kunnen aspecten samenwerkingspart worden ners Biedt de Biedt de Schept Biedt de mogelijkheid om mogelijkheid om voorwaarden mogelijkheid de een juridische helderheid te waaronder/ deze aspecten te stappen te creëren/ waarbinnen de monitoren, te ondernemen als verwachting af te samenwerkingsacti bespreken en zaken niet stemmen tussen viteit worden indien nodig te gebeuren zoals partners uitgevoerd en verbeteren 33gewenst gemanaged Delft, 16 december 2009

2.4 Koffers: instructies Opdracht:Voor gekozen problemen/risico’s: Selecteer passende maatregelen en licht toe: waarom deze maatregelen gekozen en hoe deze maatregelen toepassen Stappen: • Koffers kiezen: Bepaal voor de gekozen problemen/risico’s: welke koffers je nodig zou kunnen hebben. Er zijn reeds ‘kruisjes’ gezet, als handreiking (uiteraard kun je deze voorgestelde ‘kruisjes’ weglaten of nieuwe ‘kruisjes’ plaatsen) • Bekijk de inhoud van de Koffers en bedenk en bespreek welke specifieke maatregelen je zou willen/moeten inzetten • Bedenk en bespreek waarom je deze maatregelen kiest en maak een plan, zo concreet mogelijk, hoe je deze maatregelen wilt inzetten 34 Delft, 16 december 2009

2.4 Koffers kiezen Potentiële risico’s/ vraagstukken Conflicten over investering en verdeling opbrengsten X X Kennisdeling/- uitwisseling X X X Intellectueel eigendom (IP) X X X Vertrouwen en commitment X Communicatie X X X Externe veranderingen X X Technische en markt risico’s X X Culturele/ organisatorische fricties X X Juridisch Afspraken Governance Relationeel 35 Delft, 16 december 2009

2.4 Koffers Een set van juridische maatregelen (IP en contracten), dit biedt de mogelijkheid om een juridische stappen Juridisch te ondernemen als zaken niet gebeuren zoals gewenst Tips: 1. IP-afspraken over ‘in te brengen’ en ‘mogelijk te creëren intellect’: • Bedenk goed hoe IP kan bijdragen aan jouw prestaties als bedrijf • Copyright (auteursrecht) • Bedenk goed wat de IP-consequenties, bijv. het monitoren mis-use van IP en • Brands, models, drawings het aanvechten van mis-use (merken, modellen, tekeningen) • Patents (octrooi) • Contracten geven geen 100% zekerheid • ‘Free Culture’ • e veel tijd besteden aan contracten T kan er voor zorgen dat energie uit de samenwerking gaat 2. Contractueel (juridisch) vastleggen van afspraken • Dikke contracten niet altijd beter en safer. Geven geen garantie voor geen problemen) 36 Delft, 16 december 2009

2.4 Koffers Set van issues waarover afspraken kunnen worden gemaakt met samenwerkingspartners, dit biedt de mogelijkheid Afspraken om helderheid te creëren/ verwachting af te stemmen tussen partners Issues • Doel/ eindresultaat/ scope Tips: • Redenen voor / belang om te samenwerken • Afspraken maken betekent • Aansprakelijkheid eindresultaat helderheid creëren/ verwachtingen (bijv. aangaande uniekheid) af te stemmen • Omgaan met risico’s en risico-verdeling (bijv gelijk vs ongelijke verdeling) • Investeringen (wat, hoeveel en hoe) • Opbrengstenverdeling (hoe, wie en wanneer) • Papier is geduldig (bijv lump sum, royalities, licenties) • Eigendom/ rechten van ingebrachte expertise en (tussen)resultaten • Vertrouwelijkheid • Geschillenregeling • Ontbinding (Exit-strategies) en/of wisseling partnersamenstelling • Exclusiviteit • Duur en beëindiging van de afspraken • Afspraken over “Governance” • Afspraken over “Relationeel” 37 Delft, 16 december 2009

2.4 Koffers Set van organisatorische maatregelen die genomen kunnen Governance worden, dit schept voorwaarden waaronder/ waarbinnen de samenwerkingsactiviteit worden uitgevoerd en gemanaged Hard issues: Tips: • Structuurproces (welke activiteiten, welke volgorde, welke afhankelijk • Bedenk goed welke (samenwerk-) heden om samenwerkingsdoelen te realiseren) gedragingen je wel/niet wil stimuleren • Taakverdeling (wie doet wat, eventueel samen of niet) faciliteren • Coördinatiestructuur (één van de partners, allen of een derden partij) • Communicatiestructuur • Bekijk per (hard-) issue hoe je dit gedrag (wie communiceert met wie of juist niet, wanneer waarover) kan stimuleren/ faciliteren • (gezamenlijke) besluitvorming (Wie maakt welke beslissingen en hoe) • Motivatie/ beloning (Wie hoe stimuleren/ belonen) • Locatie van werk (bijvb. gescheiden vs. op 1 locatie) • Monitoring/ evaluatie (Wat, hoevaak, wanneer) 38 Delft, 16 december 2009

2.4 Koffers Set van manieren hoe om te gaan met relationele aspecten, dit biedt de mogelijkheid deze aspecten te monitoren, Relationeel te bespreken en indien nodig te verbeteren Zachte issues: Tips: • Creëren / verhogen vertrouwen • Open communiceren / transparantie • Vertrouwen en commitment zijn erg belangrijk • Communiceren, communiceren, communiceren • Commitment • Wantrouwen en commitment is moeilijk • regelmatig communiceren/ feeling objectief te bepalen, te meten. Is je gevoel houden met top management van de partners • Communicatie, communicatie • regelmatig vragen hoe de partners erin staan • Tussentijds evalueren • Naast resultaten voortgang ook het proces/ relatie evalueren • Allert op bepaalde signalen, bijv. • Uitstellen • Schuivende deadlines 39 • Lange moeizame besluitvormingen Delft, 16 december 2009 • Wisselende/ twijfelende resources

2.4 Koffers: een voorbeeld Risico van communicatie-problemen reduceren Juridisch Afspraken Governance Relationeel In geval van Vooraf extra Iemand Extra alert op contracten of uitgebreid bespreken verantwoordelijk communicatieproblee juridische van verwachtingen maken om dit punt m signalen overeenkomsten: over proces, en extra te bewaken zorg voor passende resultaat, en Transparant ‘vertalingen’ management van de Regelmatig toetsen communiceren, samenwerking of verwachtingen zaken vaker expliciet over proces, maken voortgang en resultaat gelijk lopen Zoveel mogelijk werken op 1 locatie 40 Vaker overleggen Delft, 16 december 2009

Gekozen probleem of risico: Koffers Wat? Hoe en waarom? Juridisch Afspraken Governance Relationeel 41 Delft, 16 december 2009

3. Suggesties voor vervolgacties Mensen in de creatieve industrie moeten en willen professioneler omgaan met het opzetten en managen van samenwerking en intellectueel eigendom. Ze hebben behoefte aan: • Kennis over hoe om te gaan met bepaalde vraagstukken • Training om bepaalde skills te ontwikkelen, bijv. onderhandelen • Overzicht van organisaties die kunnen helpen met bepaalde vraagstukken • Tools die hen ondersteunen in het proces van het opzetten en managen van samenwerken Bepaalde kennis en trainingen zijn reeds voorhanden, maar niet alle mensen in de creatieve industrie weten de weg te vinden naar organisaties die daarbij kunnen helpen. Hier zijn vooral goede verwijzingen nodig (3.1). Daarnaast dienen de tools verder ontwikkeld te worden (3.2). Daarna kunnen de tools ter beschikking worden gesteld richting ‘het veld’. Tot slot wordt een voorstel gedaan voor vervolgactiviteiten (3.3). 42 Delft, 16 december 2009

3.1 Verwijzingen Goede verwijzingen zijn nodig, bijv. bij onderstaande onderwerpen: Samenwerkingsconstructies: Samenwerking kun je in allerlei vormen organiseren, bijv. als gezamenlijke BV, als CV, etc. Er is behoefte aan kennis over verschillende constructies, en voor- en nadelen. Deze kennis is waarschijnlijk aanwezig via bijv. KvK of Syntens. Onderhandelings-skills: Bij het opzetten en managen van samenwerking en bij het maken van afspraken komt veel onderhandelen kijken. Er is behoefte aan trainingen op dit gebied. Waarschijnlijk zijn dergelijke trainingen beschikbaar via bijv. beroeps-verenigingen, KvK of Syntens. ‘Een idee is slechts een idee’: Een idee is slechts een idee in het begin van een proces, en door samenwerken kun je een idee uitwerken tot een product. Soms zijn 'creatieven' geneigd om (te) veel waarde te hechten aan hun ideeën, en zijn ze zich onvoldoende van bewust van de investeringen die anderen moeten doen, bijv. in het uitwerken en op de markt brengen. Pas dan is er waarde. Beroeps-verenigingen, Syntens of Octrooicentrum kunnen wellicht een rol spelen in bewustwording. 43 Delft, 16 december 2009

3.2 Tools verder uitwerken: in samenwerking met… De tools (richtlijnen, risico scan en maatregelen) zouden verder moeten worden uitgewerkt zodat mensen in de creatieve industrie ze kunnen toepassen—tot en met bijv. modelcontracten. Bij het verder uitwerken, en bij het uitdragen daarvan richting de creatieve industrie, kan TNO samenwerken met bijv. • Experts: Syntens, Octrooicentrum, BBIE (Benelux-Bureau voor Intellectuele Eigendom), Kennisland, IViR (Instituut voor Informatierecht), Juristen – m.n. voor specifieke, IP gerelateerde kennis • Branche organisaties: BNO (Beroepsorganisatie Nederlandse Ontwerpers), Virtueel Platform, Design in Business, Kunstenaars en CO, IPCICO (Interregionaal Platform Creatieve Industrie Cultureel Ondernemerschap) – m.n. voor samenwerking met ‘het veld’ • Opleidingen: Hogeschool voor de Kunsten Utrecht, Hogeschool Amsterdam – bijv. voor opleiding van toekomstige ‘creatieven’ 44 Delft, 16 december 2009

3.2 Tools verder uitwerken: aandacht voor open innovatie en co-creatie Bij het verder uitwerken van de tools zullen we ook aandacht besteden aan intellectueel eigendom in ‘open innovatie’ of ‘co-creatie’ trajecten Creatieve processen vinden steeds vaker in het public domain plaats of in ‘open innovatie’ of ‘co-creatie’ omgeving waar diverse partners aanwezig zijn (op internet, in living labs, online, etc.). Het is dan niet altijd duidelijk wie eigenaar is van de kennis/ideeën die hier worden gegenereerd en hoe deze gebruikt mogen worden. Er zouden richtlijnen moeten worden ontwikkeld om makkelijker afspraken te maken. Bijvoorbeeld een set van richtlijnen voor samenwerken en kennis delen tijdens een gezamenlijk, creatief proces van samenwerken (crowdsourcing, co-design, blogs, etc.). Wellicht kunnen we ons daarbij laten inspireren door ‘creative commons’ (licenties voor gebruik van auteursrechtelijk beschermde ‘werken’); is overigens wel anders, want we hebben het hier over het regelen van eigendom en gebruik van ideeën/concepten tijdens een creatief proces. Wat we zouden kunnen gebruiken, zijn de laagdrempelige symbolen, met enkele regels ‘normale tekst’ en daarachter meer uitgebreide juridische teksten. 45 Delft, 16 december 2009

3.2 Tools verder uitwerken: andere onderwerpen Voor het verder ontwikkelen van de tools is het nodig om nog enige kennis te ontwikkelen, o.a. over onderstaande onderwerpen: • Maken van concrete afspraken: In het proces van samenwerken dienen de partners op allerlei gebieden afspraken te maken. Er is een sterke behoeften aan inzicht in: in welke situaties moet je afspraken maken; waarover moet je afspraken maken; moet je afspraken vastleggen; wanneer in het proces; etc. • Afspraken over investeringen, eigendom en opbrengsten: Er moeten afspraken worden gemaakt over hoe investeringen, eigendom en opbrengsten verdeeld. Creatieve bedrijven weten niet altijd welke modellen je kunt hanteren (bijv. lump sum, roylaties); voor- en nadelen; en hoe je kunt kiezen tussen deze modellen. • Vertrouwen en commitment in samenwerkingen: Vertrouwen en commitment zijn ‘zachte’ componenten die zeer belangrijk zijn voor het welslagen van samenwerkingen. Meer kennis is nodig over: de rol van vertrouwen en commitment in samenwerking en hoe je deze kunt behouden en verhogen? 46 Delft, 16 december 2009

3.3 Vragen vanuit IIP Create Een eerder idee vanuit IIP Create was om TNO te vragen om drie fasen uit te voeren: • Fase 1: Inventarisatie • Fase 2: Tools ontwikkelen, in samenwerking met ‘het veld’ • Fase 3: Tools uitdragen, richting ‘het veld’ Fase 1 hebben we zojuist afgerond (deze rapportage). In Fase 2 kan TNO zich m.n. richten op het ontwikkelen van de tools en daarbij nauw samenwerken met specialisten en met organisaties uit de creatieve industrie. Op die manier kunnen we de tools optimaal laten aansluiten bij ‘het veld’. In Fase 3 kan TNO zich m.n. richten op het uitdragen van de tools richting mensen die samenwerkingen starten vanuit programma’s die IIP Create coördineert. Daarnaast ligt er een belangrijke rol voor IIP Create, bijv. het ontwikkelen van een communicatieplan om de tools uit te dragen richting ‘het veld’ en om door te verwijzen naar andere organisaties. Mogelijk daarbij worden geleerd van de website: www.own-it.org. 47 Delft, 16 december 2009

Bijlagen • Overzicht interviews: experts, bedrijven, organisaties • Deelnemers PICNIC workshop, 25 september 2009 • Deelnemers IIP Create/TNO workshop, 26 november 2009 • Verslag IIP Create/TNO workshop, 26 november 2009 48 Delft, 16 december 2009

Overzicht interviews (1/3) Organisatie Personen Kort gesproken Uitgebreid Verslag gesproken Experts IVIR Natali Helberger Ja Kennisland Paul Keller, Martijn Arnoldus Ja (Marc) Ja Vrije Universiteit Brian Tjemkes Ja (Pepijn) Erasmus Universiteit Martijn Rink (afstudeerder) Ja (Pepijn) Ja, afstudeerrapport TNO Arjan Rensma Ja (Pepijn) Octrooicentrum Yp Kroon, Ja (Pepijn) Jan Aernout Broekhuysen, Wouter Kanneworff Extra: IPCICO Tammo ter Hark Ja (Miguel) 49 Delft, 16 december 2009

Overzicht interviews (2/3) Personen Kort gesproken Uitgebreid gesproken Verslag Bedrijven For inspiration Ianus Keller Ja (Marc) Ja only Submarine Bruno Felix Nee (wel diverse malen geprobeerd contact te leggen) Waag Society Bart Tunnissen en Ja (Marc) Ja Marleen Stikker V2 Boris Debackere Nee (wel diverse malen geprobeerd contact te leggen) Mediamatic Willem Velthoven Ja (Marc) Ja HKU Jeroen van Mastrigt Case, op PICNIC Philips Hans Robertus Ja (Marc) Ja Extra: Create Law Olivier Oosterbaan Op PICNIC Act2 Mike Pearse Case, op PICNIC Flex Jeroen K. Verbrugge Ja (Pepijn) Ja 50 Delft, 16 december 2009

Overzicht interviews (3/3) Personen Kort gesproken Uitgebreid gesproken Verslag Organisaties Syntens Erwin Bos, Ja (Pepijn) Ja Dirk van Vreeswijk, Wilfred Backers SenterNovem Nee (wel veel info van web) Virtueel Platform Floor van Nee (in volgende fase Spaendonck zullen we wel contact hebben) Design in Business Hans Ja (Pepijn) Kamphuis Kunstenaars en CO Marceline Ja (Miguel) Ja Loudon Hogeschool Sabine Ja, input van gekregen Amsterdam Niederer Extra: BNO Anouk Ja (Pepijn) Ja Siegelaar 51 Delft, 16 december 2009

Deelnemers PICNIC workshop, 25 september 2009 CIB Digitaal Erfgoed Nederland, Marco Streefkerk ICT Regie, Erik van Pelt Amsterdam Livinglab Active Video HKU, Jeroen van Mastrigt, David Crombie Irene Kress (ZZP’er) Cap Gemini Imidiate project & Filas, Carlo Donzella Create Law, Olivier Oosterbaan Act2, Mike Pearse 52 Delft, 16 december 2009

Deelnemers Workshop IIP Create, 26 november 2009 Iris Hollaender, Hogeschool Utrecht Joost van Eeden, 4XM joost waltjen, industrieel ontwerper Bram Appelman, Werkblik communicatieprojecten jolijn fiddelaers, Creative Concepts / Textile Design / Collection Development Robert Admiraal, StudioAdmiraal Karen van der Moolen, Waag Society Catharina Van Wijngaarden, Pedagoge talitha huges, Interieurarchitect Anouk Siegelaar, BNO Lena Shafir, Bureau Etcetera Annemarit van Broekhoven, OntwerpstudioAvB Lenthe Vermeulen, Sam Reclame & Communicatie Erik Driessen, designgoed Marco van Heerde, IBISAKI copy concept projects Bart Tunnissen, Waag Society Winanda Hendriks, PRFUM Dave de Lange, met PRFUM Marco Streefkerk, DEN (Digitaal Erfgoed Nederland) Arianne Bijma, Syntens Jan Odijk, Universiteit Utrecht / STEVIN Jan van der Meer, Ericsson Martin van Brakel, Slumdog Miljonairs Robert Span, de CLERCQ advocaten · notarissen · belastingadv Eva Nieuwdorp, Taskforce Innovatie Regio Utrecht Olivier Oosterbaan, Create Law Hans Kamphuis, DEB Marc Fonteijn, 31Volts Klaas Kuitenbrouwer, Virtueel Platform Erik de Vos, Kracht Advocatuur 53 Delft, 16 december 2009

Verslag Workshop IIP Create, 26 november 2009 Er waren ca. 30 deelnemers, driekwart ondernemers uit de creatieve industrie. Sprekers: • Dirk van Vreeswijk, Syntens: ‘Samenwerken in de creatieve industrie’ Cruciaal voor samenwerken: vertrouwen, win-win, goede afspraken en elkaar iets gunnen • Yp Kroon, Octrooicentrum: ‘Intellectueel eigendom in de creatieve industrie’ Er zijn allerlei manieren om IP te regelen, kies een passende manier • Marc Steen en Pepijn Vos, TNO: ‘Samenwerken en intellectueel eigendom’ Wanneer noem je samenwerken succesvol? Welke hordes kun je tegenkomen? In sub-groepen gewerkt aan vijf specifieke cases. Daarbij werd gebruikgemaakt van twee tools: Risico-scan (checklist); en Koffers (maatregelen). Bevindingen: • De gepresenteerde vraagstukken, problemen en cases zijn herkenbaar voor mensen uit de praktijk -- vooral ook de grote diversiteit in situaties, vraagstukken en problemen. • Herkenbaar ook dat er verschillende doelen kunnen zijn voor samenwerken, en dat er verschillende opvattingen zijn over wanneer je samenwerking succesvol zou noemen. • De algemene richtlijnen en de checklists zijn bruikbaar voor mensen uit de praktijk -- vooral om onderwerpen vast te stellen waar je je op moet voorbereiden en waarover je afspraken zou moeten maken met elkaar. • De checklists helpen om mogelijke vraagstukken en problemen systematisch door te nemen, en om specifieke situaties, bijv. een afspraak volgende week met A en B over onderwerp C, voor te bereiden. 54 Delft, 16 december 2009

http://iipcreate.com	169
http://www.slideshare.net	20
http://old.iipcreate.com	6
http://translate.googleusercontent.com	3
http://www.iipcreate.nl	1

Samenwerken en intellectueel eigendom - rapport

by IIP CREATE

Accessibility

Categories

Upload Details

Usage Rights

5 Embeds 199

Statistics

Samenwerken en intellectueel eigendom - rapport Presentation Transcript