Cursus: Digitaliseer al je documenten
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×
 

Cursus: Digitaliseer al je documenten

on

  • 12,194 views

Puilt jouw archiefkast uit met ordners waarin je jaaropgaven, salarisstroken, belastingaangiften, offertes, contracten, verzekeringspolissen, rekeningen en diploma’s bewaart? Als je de boel ...

Puilt jouw archiefkast uit met ordners waarin je jaaropgaven, salarisstroken, belastingaangiften, offertes, contracten, verzekeringspolissen, rekeningen en diploma’s bewaart? Als je de boel digitaliseert, bespaar je behoorlijk wat kastruimte. Bovendien kan je veel gemakkelijker belangrijke documenten terugvinden en digitaal gebruiken. In deze cursus lees je hoe je een papierloze administratie opzet.

Statistics

Views

Total Views
12,194
Slideshare-icon Views on SlideShare
4,996
Embed Views
7,198

Actions

Likes
0
Downloads
30
Comments
0

8 Embeds 7,198

http://computertotaal.nl 6616
http://mobile.computertotaal.nl 566
https://www.google.nl 4
http://admin.computertotaal.nl 3
http://computertotaal.301.terremark.idg.nl 3
http://www.google.nl 3
http://computertotaal.302.terremark.idg.nl 2
https://www.google.be 1
More...

Accessibility

Categories

Upload Details

Uploaded via as Adobe PDF

Usage Rights

© All Rights Reserved

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Processing…
Post Comment
Edit your comment

    Cursus: Digitaliseer al je documenten Cursus: Digitaliseer al je documenten Presentation Transcript

    • Cursus: Documenten digitaliseren
    • InleidingPuilt jouw archiefkast uit met ordners waarin je jaaropgaven,salarisstroken, belastingaangiften, offertes, contracten,verzekeringspolissen, rekeningen en diploma’s bewaart? Als jede boel digitaliseert, bespaar je behoorlijk wat kastruimte.Bovendien kan je veel gemakkelijker belangrijke documententerugvinden en digitaal gebruiken. In deze cursus lees je hoe jeeen papierloze administratie opzet.
    • 01 Documenten scannenOp de meeste printers zit tegenwoordig ook een scanapparaat. Hiermee creëer je vaneen papieren vel gemakkelijk een digitale versie. Het loont de moeite om alles wat je perpost ontvangt voortaan onder je scanner te leggen. Daarnaast kan je ook alle papierendigitaliseren die je momenteel in ordners bewaart.Iedere fabrikant levert eigen software mee bij de scanner. Je selecteert in dit programmade gewenste scaninstellingen. Zo bepaal je onder meer in welk bestandsformaat je dedocumenten opslaat. Kies bij voorkeur voor pdf. Dit bestandsformaat wordt op groteschaal gebruikt, omdat het niet is gebonden aan een specifiek programma. Daarnaastkan de inhoud van pdf-documenten niet zomaar gewijzigd worden.Stel verder de gewenste resolutie in. Voor tekstdocumenten is een resolutie van 150 dpiveelal ruim voldoende. Een bescheiden resolutie zorgt ervoor dat de bestanden weinigopslagruimte opeisen. Selecteer ook het papierformaat en de opslaglocatie. Kies eenlogische bestandsnaam waarin je het document zo nauwkeurig mogelijk beschrijft. Het isslim om als eerste de datum in de bestandsnaam te vermelden, zodat de documentenop volgorde zijn gesorteerd.Verder bieden de meeste programma’s de mogelijkheid om meerdere A4’tjes in een pdf-document op te slaan. Nuttig voor het geval een verzekeringspolis of contract uitverschillende velletjes bestaat. Je kan eerst een voorbeeldscan maken om een idee tekrijgen van het eindresultaat. Tevreden? Scan het document dan definitief naar jouwharde schijf.
    • 02 Windows Faxen en scannenWil je geen extra software installeren? Windows Vista, 7 en 8 zijn standaarduitgerust met een programma om documenten te scannen. Wel heb je hiermeeminder mogelijkheden dan met de meeste andere scansoftware. Je vindt hetprogramma in het startmenu onder de naam Windows Faxen en scannen. XP-gebruikers downloaden het desgewenst gratis van de Microsoft-website (danmoet je dus alsnog extra software installeren).Zorg ervoor dat het scanapparaat is ingeschakeld. Klik in het programmalinksonder op Scannen en via Nieuwe scan opent er een nieuw dialoogvenster.Als het goed is, herkent het programma jouw scanner automatisch. Is dat niethet geval, dan klik je eerst op Wijzigen. Kies achter Profiel voor Documenten.Bij Kleurenindeling heb je de keuze tussen Kleur, Grijstinten of Zwart-wit.Helaas ondersteunt het programma geen pdf. Je slaat documenten daarom alsafbeelding op, bijvoorbeeld jpg of tiff. Dat is natuurlijk niet ideaal, maar voor eeneenvoudige administratie kan je daarmee volstaan.Kies de gewenste Resolutie, bijvoorbeeld 150 dpi. Klik op Voorbeeld enbestudeer het resultaat. Via de knop Zoeken maakt het programma eendefinitieve scan. Het bestand verschijnt in het overzicht van het programma. Klikerop met de rechtermuisknop, via Opslaan als geef je aan waar en onder welkenaam je het bestand wilt bewaren.
    • 03 TekstherkenningAls je documenten digitaliseert, kan je normaal gesproken de gescande tekst nietbewerken. De reden hiervoor is dat jouw scanner het A4’tje als afbeelding beschouwt.Gelukkig is het via OCR (Optical Character Recognition) wel mogelijk om papierenrekeningen, offertes en formulieren bewerkbaar te maken. Met deze technologie zet jegedrukte tekst namelijk om naar een aanpasbaar tekstbestand. Handig, want het stelt jein staat om documenten zo nodig te actualiseren, waarbij je geen zinnen hoeft over tetypen.Je hebt software nodig die in staat is om tekst te herkennen. Veel fabrikanten levereneen geschikt OCR-programma mee met de scanner. Als je bijvoorbeeld een Epson-printer hebt gekocht, doe je een beroep op ABBYY FineReader Sprint. Overigens is deprofessionele versie van ABBYY FineReader ook los verkrijgbaar voor 99 euro.Belangrijk is dat je het papieren vel zo recht mogelijk op de glasplaat legt. Zodra je hetprogramma opstart, selecteer je een taak. Voor de hand ligt de optie Scannen naarMicrosoft Word. Selecteer de juiste scanner in het overzicht en bevestig met OK. Laatde overige instellingen staan. Een resolutie van 300 dpi is ideaal voor het gebruik vanOCR. Als het A4’tje kleine letters bevat, selecteer je eventueel 600 dpi. Klik opVoorbeeld en bestudeer het resultaat. Als je tevreden bent, klik je op Scannen. Wil jemeerdere velletjes scannen naar één document, dan herhaal je dit proces. Zodra de taakis afgerond, klik je op Sluiten. De tekst van het papieren vel verschijnt op het scherm.Controleer of het programma alle woorden correct heeft geïnterpreteerd en voer zonodig wijzigingen door in het Word-document.
    • 04 Doorzoekbaar pdf-bestandOCR helpt je ook om doorzoekbare pdf-documenten te maken. Op deze manier is heteenvoudig om specifieke informatie in lange teksten te vinden. Ook hiervoor kan je metABBY FineReader Spint uit de voeten. Klik in het startvenster op Scannen naar PDF.Neem de instellingen door, waarna je bevestigt met Scannen. Herhaal deze handelingenals je verschillende A4’tjes in een pdf-document wilt stoppen. Klik op Sluiten en bewaarhet bestand ergens op jouw harde schijf. Open het bestand in Adobe Reader encontroleer of er geen fouten in de tekst staan. Via Bewerken / Werkbalk Zoeken tonenvind je voortaan eenvoudig trefwoorden in het pdf-document.
    • 05 SimpleOCROndersteunt het meegeleverde programma van jouw scanner geen OCR? Geenprobleem, want er bestaat ook alternatieve software, zoals ABBY FineReader Pro,Readiris en Nuance OmniPage. Helaas dien je voor veel OCR-programma’s te betalen.SimpleOCR vormt hierop een uitzondering. Je downloadt het programma vanafwww.simpleocr.com.Na de installatie geef je aan of je getypte of handgeschreven teksten wilt digitaliseren.Kies hier voor Machine Print. Selecteer onder Language de optie Nederlands. ViaSelect kom je in het hoofdscherm terecht. Ga naar Tools / Options en stel de gewenstescaninstellingen in. Je selecteert onder meer het juiste scanapparaat en de resolutie.Bepaal onder het tabblad Save as of je de tekst als doc- of txt-bestand wilt bewaren.Onder File Locations geef je aan in welke map SimpleOCR de bestanden opslaat.Zodra je alle instellingen hebt doorgenomen, sluit je het venster met OK. Klik vervolgensbovenaan op Add Page. Markeer Scanner en bevestig met OK.SimpleOCR gaat het A4’tje nu scannen. Bekijk het voorbeeld en klik op Continue. Voegdesgewenst met Add Page nog meer pagina’s aan het document toe. Handig is dat jemet de optie Picture region kunt aangeven welke afbeeldingen je naar het doc-bestandwilt omzetten. Via Convert to tekst controleer je of het programma de woorden goedinterpreteert. SimpleOCR is onzorgvuldiger dan commerciële OCR-software, duswaarschijnlijk zijn er behoorlijk wat correcties noodzakelijk. Overigens komt hetprogramma zelf met suggesties op de proppen. Na afloop sla je met File / Save As hettekstbestand op.
    • 06 Online OCRJe kunt pdf-bestanden ook op een later moment converteren naar een bewerkbaartekstbestand. Je hoeft dan geen OCR-software te gebruiken, terwijl je evengoed allerleizaken in het document aanpast. De conversie voer je online uit op de websitewww.onlineocr.net.Gebruik de knop Bladeren om het pdf-bestand te selecteren waarvan je de inhoud wiltbewerken. Via Upload verzend je het document naar de server. De bestandsgroottemag niet groter zijn dan 4 MB. Kies onder Recognition language voor DUTCH enselecteer het gewenste uitvoerformaat. Je hebt hierbij keuze tussen een doc-, xls- en txt-bestand. Voer de juiste code in, waarna je klikt op Recognize. De tekst verschijnt inbeeld. Controleer of alles klopt en voeg zo nodig spaties toe. Klik ten slotte opDownload Output File om het bestand op jouw computer te bewaren.Zonder account mag je maximaal vijftien conversies uitvoeren per uur. Daarnaast kan jealleen pdf-documenten omzetten die uit één pagina bestaan. Als je een accountaanmaakt, heb je geen last van deze beperkingen.
    • 07 Papierloos bankierenRekeningafschriften hoef je in principe niet te scannen. Bij iedere bank kan je dienamelijk downloaden, zodat je al een digitale versie bij de hand hebt. Dat scheelt je heelwat werk!Log in op de website van jouw bank en zoek het gedeelte met af- en bijschrijvingen op.Als het goed is, kom je ergens een downloadfunctie tegen. Zo niet, zoek dan even injouw persoonlijke instellingen of bel naar de klantenservice van jouw bank. Je geeft aanvoor welke periode je afschriften wilt downloaden. Je kiest bijvoorbeeld het meestrecente afschrift of je vult een datum in. Vervolgens downloaden de afschriften als pdf-bestand naar uw computer.
    • 08 EvernoteHet is belangrijk om jouw gedigitaliseerde administratie overzichtelijk op te bergen, zodatje alles snel terugvindt. Evernote is hiervoor een ideaal hulpmiddel. In dit programma kanje allerlei informatie eenvoudig ordenen, waaronder dus jouw volledige administratie. Jebewaart de bestanden op een online server, dus het programma zorgt meteen voor eenveilige kopie. Naast jouw pc, heb je ook toegang tot jouw administratie met eensmartphone en tablet. De makers bieden namelijk ondersteuning voor iOS, Android,BlackBerry en Windows Phone.Surf naar www.evernote.com om het installatiebestand te downloaden. Na de installatiemaak je een account aan. Met een gratis account sla je honderdduizend notities op vanmaximaal 25 MB. Daar kan je dus wel even mee vooruit, aangezien je aan iedere notitieeen pdf-bestand toevoegt. Houd er wel rekening mee dat gratis gebruikers maximaal 60MB per maand naar de online server van Evernote kunnen verzenden. Via Gebruikrechtsboven houd je de uploadlimiet in de gaten. Wens je meer opslagruimte, dan kandat tegen betaling.
    • 09 Pdf-documenten toevoegenJe ordent simpel pdf-bestanden in Evernote. Klik Bovenaan op Nieuwe notitie. In hetrechterdeelvenster stop je de notitie vol met allerlei informatie. Als eerste voeg je eenpdf-bestand toe. Je sleept het pdf-bestand met bijvoorbeeld jouw energierekening vanuitWindows Verkenner naar het deelvenster. De inhoud van het document is gelijkzichtbaar binnen Evernote. Geef de notitie een logische titel. Verder is het slim om labelsaan de notitie te koppelen. Dit zijn trefwoorden (tags) waarmee je bepaalde onderwerpensnel terugvindt.Als je bijvoorbeeld consequent bij iedere notitie het jaartal als label opgeeft, vraag jeeenvoudig de volledige administratie van ieder jaar op. Handig als je bijvoorbeeld jeaangifte inkomstenbelasting gaat indienen, want je hebt vlot alle relevante informatie bijde hand. Je herhaalt bovenstaande stappen om alle pdf’jes (en afbeeldingen) uit jouwadministratie aan Evernote toe te voegen. Alle labels verschijnen aan de linkerkant.Evernote is in staat om de inhoud van pdf’jes te doorzoeken. Voorwaarde is wel dat depdf-bestanden met een OCR-programma zijn gescand. Gebruik de zoekfunctiebovenaan in Evernote om de gewenste documenten te vinden.
    • Deze presentatie wordt je aangeboden in samenwerking met de redactie vanComputer!Totaal, het grootste computermagazine van de Benelux. Kijk voor meerinformatie over abonnementen op onderstaande url. www.computertotaal.nl/abonneren www.facebook.com/computertotaal www.twitter.com/computertotaal