La gestión de riesgos en proyectos
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Artículo de Miguel Recio, profesor del Master Executive en Dirección y Gestión de Tecnologías de la Información

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La gestión de riesgos en proyectos La gestión de riesgos en proyectos Document Transcript

  • INNOVACIÓN EMPRESARIAL www.ide-cesem.comSEPTIEMBRE - NOVIEMBRE 2009 NÚMERO 27Haciendo tus Proyectos Realidad
  • FORMACIÓN TEORÍA PRÁCTICA MIGUEL RECIO, EXPERTO EN DIRECCIÓN DE PROYECTOS Y PROFESOR DE IDE-CESEM La gestión de riesgos en proyectos La creciente complejidad y multidisciplinaridad de los proyectos, junto con la involucración de agentes tanto internos como externos a nuestra empresa u organismo, hacen que prácticamente todas las actividades que se desarrollan a lo largo de la vida de un proyecto estén asociadas con algún riesgo. La presencia de estos riesgos, junto con la posibilidad de producirse errores en sistemas complejos, hace necesaria una adecuada gestión de riesgos, que implica un compromiso, por parte de los profesionales y gestores, para adoptar una actitud pro- activa orientada al uso de metodologías que permitan identificar los problemas, y las causas que los originan, con el fin de desarrollar estrategias que los prevengan o reduzcan su repetición. La gestión eficaz de los riesgos en proyectos implica una cuya necesidad ha determinado la existencia de nuestro combinación entre el aprendizaje de aquellas cosas que proyecto) y su entorno o contexto. Esta primera fase del han ido mal (reactivo) y la prevención ante riesgos poten- ciclo de gestión de riesgos nos servirá como referente y ciales para evitar que impacten en el proyecto(proactivo). hará más eficaz el abordaje de las siguientes fases. Esta combinación es un proceso tan efectivo como costoso Las metodologías y herramientas que se emplean como de implementar. Bajo este enfoque combinado proactivo apoyo en esta primera fase persiguen alinear cada uno de y reactivo, el presente artículo aborda de forma progresiva los procesos que componen el proyecto con sus objetivos las fases, técnicas y herramientas con que se lleva a cabo la y con las necesidades de los clientes del mismo. gestión de riesgos en proyectos en la actualidad. Será tras esta fase cuando comenzaremos a disponer de El riesgo y el ciclo de la gestión de riesgos la información necesaria para posteriormente identifi- car riesgos ligados a nuestro proyecto, su planificación y Emplearemos como referente la siguiente definición de ejecución, su enfoque (o falta de enfoque) al cliente y su riesgo: “posibilidad de que se produzca un resultado in- necesidad, sus procesos constituyentes y la relación e in- deseable -o la ausencia de un resultado deseable- a lo teracción entre ellos, etc. largo del ciclo de vida del proyecto”. Consecuentemente, nos referiremos a la Gestión de Riesgos como “aquella ac- tividad de identificación, análisis y respuesta a los riesgos acaecidos o que puedan llegar a producirse, con el obje- tivo de prevenir que ocurran en el futuro o minimizar sus consecuencias”. El proceso de gestión de riesgos puede visualizarse en la Figura 1, como una secuencia cíclica de fases. En los res- tantes apartados de este artículo se describe el propósito de cada una de estas fases, junto con las metodologías y herramientas sobre las que se apoyan. Figura 1: Diagrama de flujo con las fases del proceso de gestión de riesgos en proyectos. Fase 1: Análisis de situación y contexto Para poder conocer los “puntos débiles” de una estructura (por ejemplo un puente), debemos conocer a fondo sobre qué bases se asentará, los elementos que la componen, y de qué forma están conectados unos con otros. De la mis- ma forma, para poder gestionar los riesgos de un proyecto Fase 2: Identificación de riesgos debemos previamente conocer en profundidad sus obje- tivos, actividades que lo constituyen, sus clientes (aquellos Una vez conocido en profundidad nuestro proyecto, nues- 40
  • FORMACIÓNtros procesos, nuestros clientes y nuestro entorno, es- relevantes?. De nuevo en esta fase, el enfoque será unatamos en disposición de abordar la identificación de los combinación de análisis reactivo (análisis de causa raíz,riesgos del proyecto. posterior a un evento adverso) y proactivo (a priori). En la figura 3 se muestra un ejemplo de una matriz de riesgosUna identificación de riesgos exclusivamente reactiva, en que se determina la relevancia de cada riesgo en base apost-evento adverso, no es suficiente, y deberá comple- su probabilidad e impacto, se le cataloga como muy grave,mentarse con una identificación de riesgos potenciales, importante, apreciable o marginal, y se proponen, conse-a priori, a fin de prevenir que estos originen finalmente cuentemente, diferentes tipos de medidas.eventos adversos. Figura 3: Ejemplo de matriz de riesgosLas fuentes de información habituales en esta fase serán:profesionales con experien-cia en las diferentes funcio-nes y procesos de nuestroproyecto, otros expertos ex-ternos, documentos, infor-mes, protocolos, encuestasa clientes, reclamaciones, au-ditorías, etc.Los tipos de riesgos que de-berán identificarse son tanvariados como lo son losprocesos, agentes y recursosque constituyen el propioproyecto. Una forma eficazde plantear el proceso deidentificación de riesgos esproponer un conjunto decategorías o ámbitos de ries-gos, claramente definidas, yproporcionar algunos ejem-plos tipo que puedan servirde referente inicial.Figura 2: Conjunto de categorías de riesgos en proyec- Fase 4: Planificación de respuestastos. Conocemos qué riesgos afectan a nuestro proyecto y, tras anali- zarlos, también sabemos cuáles de ellos son los más relevantes, cuáles son sus causas y qué fac- tores tienen influencia. Nos dis- ponemos en esta fase a planificar nuestra respuesta a estos riesgos, conscientes de que no podemos afrontar el 100% de ellos y tra- tando de responder a preguntas como: ¿cómo podemos prevenir- los o minimizarlos?, ¿qué nivel de riesgo aceptamos?, ¿cómo vamos a reaccionar si suceden?. La respuesta a estas preguntas va a depender de múltiples factores de cada empresa u organización,Fase 3: Análisis y evaluación de riesgos tales como: su estrategia y objetivos, sus recursos disponi- bles, su cultura de gestionar los riesgos, su tipo de clien-Una vez identificados los riesgos de nuestro proyecto, y te,…, y no se podría establecer una guía que recomendasedado que nuestros recursos para gestionarlos son limi- una única respuesta para cada riesgo.tados, nos preguntaremos: ¿cuáles de ellos son los más 41
  • FORMACIÓN Fase 5: Despliegue de la gestión de riesgos En ocasiones, la gestión de riesgos se entiende como una labor meramente burocrática. De esta manera, no se saca provecho alguno para mejorar la forma en que hacemos las cosas, y los problemas y riesgos se convierten en cró- nicos. Si hemos trabajado para conocer y analizar nuestros puntos débiles, es una buena idea sacar partido de ello y robustecer nuestro proyecto. Entendemos por despliegue el proceso de comunicación, asignación y delegación de responsabilidades, tareas, pro- cedimientos e indicadores relacionados con el plan de gestión de riesgos, trabajando en equipo e involucrando a las personas y grupos que, en primera línea, se encargarán de su gestión y seguimiento. En esta fase, cada área/persona del equipo del proyecto, se encargará de: comunicar todo lo relacionado con los ries- gos que involucran a su área de responsabilidad dentro del proyecto, habilitar procesos de detección e información de riesgos, detallar procedimientos y designar responsa- bles para cada plan de respuesta (a priori y a posteriori) y dotarse de los recursos necesarios para gestionarlos. Fase 6: Implementación y seguimiento En esta fase cada miembro del equipo del proyecto abor- da la gestión de riesgos como parte del desempeño de sus funciones y de su trabajo diario. Lleva a cabo un segui- miento y gestiona sus riesgos, e incorpora las “lecciones aprendidas” a sus procesos con el fin de robustecerlos. El papel de la comunicación y el respaldo a una cultura de gestión de riesgos y mejora continua en esta Fase 6 es crí- tico (“no matar al mensajero”). En la figura 4 se muestra la evolución esperable de la gestión de riesgos en una empresa u organización. No obstante, con estas consideracio- nes, sí que podemos agrupar las res- puestas en tres tipos: evitar el riesgo, mitigar el riesgo (reduciendo su pro- babilidad de producirse, o reducien- do su impacto caso de producirse, o mejorando nuestra capacidad de detectarlo si llega a ocurrir) y acep- tar el riesgo. Independientemente de las respues- tas adoptadas, vamos a afrontar un cierto nivel de riesgo en nuestro proyecto. Para aquellos riesgos más relevantes no prevenidos a priori, deberemos preparar de antemano Planes de Contingencia que permi- tan reaccionar con presteza y efica- cia si dichos riesgos finalmente ocu- rren. 42