Systematische auswahl von it lösunen zur planung teil 1
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Systematische auswahl von it lösunen zur planung teil 1

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Systematische auswahl von it lösunen zur planung teil 1 Document Transcript

  • 1. Systematische Auswahl von IT-Lösungen zur Planung Systematische Auswahl von IT-Lösungen zur Planung – Teil 1 – von Bernd Koschitzki, Claudia Maron, Karsten Oehler, Peter Schentler, Matthias Schmitt, Steffen Sindl, Markus Steiner und Helmut Willmann Effiziente Planung ist ohne IT-Unterstüt- erheblichen Einfluss auf das „geeignete” Sys- folgsfaktoren bei der Systemauswahl be- zung kaum denkbar, eine moderne Budge- tem. Zu nennen seien hier exemplarisch Um- schränken kann. Nach diesem Assessment tierung benötigt moderne Verfahren der Infor- felddynamik, Branche, Unternehmensgröße sollte das auszuwählende Unternehmen mationsunterstützung. Das muss keine neue und noch einige mehr, die wir im Verlauf des eine bessere Vorstellung über sein benötig- Software sein, schließlich gibt es seit Jahren Beitrages erläutern. Insofern haben sich unsere tes Planungssystem haben und damit auch etablierte, gute Lösungen. Allerdings ist es ge- Aktivitäten nicht nur darauf beschränkt, einen zielgerichteter in einen Auswahlprozess rade die Vielfältigkeit einer möglichen Unter- (weiteren) Anforderungskatalog zu entwickeln gehen. stützung, die den Unternehmen das Leben bei und diesen auf die verfügbaren Produktklassen der Auswahl schwer macht. Das Angebot anzuwenden. Wir werden vielmehr die Umfeld- reicht von der einfachen Tabellenkalkulation faktoren für eine Priorisierung der Anforde- Das Auswahlverfahren bis zur hoch spezialisierten Planungssoftware. rungen verwenden. Da dies aber nur exempla- risch erfolgen kann, ist in einer konkreten Aus- Es existieren umfassende Anforderungskata- Im Rahmen des ICV-Facharbeitskreises Moder- wahlsituation die Bedeutung jedes Kriteriums loge, die häufig bei der Softwareauswahl zum ne Budgetierung (www.controllerverein.de) hat im Hinblick auf die individuellen Umfeldfaktoren Einsatz kommen. Hier werden Seiten von allge- sich die Arbeitsgruppe IT der Aufgabe gestellt, des (softwareauswählenden) Unternehmens zu meinen Anforderungen gewälzt, ohne die indivi- Empfehlungen für eine effektive Softwareunter- hinterfragen. duellen Anforderungen genau zu berücksichti- stützung zu erarbeiten. Dabei ist schnell deut- gen. Dieses kostet auf beiden Seiten, Käufer und lich geworden, dass es die optimale Lösung Wir sehen Vorteile darin, dass nicht mehr hun- Verkäufer, unnötige Ressourcen. Hier wollen wir nicht gibt und auch nicht geben kann. Die derte von Fragen aus standardisierten Berater- ansetzen. Wir empfehlen, in einer Vorphase die individuellen Ausprägungen der Umfeldfaktoren fragebögen beantwortet werden müssen, son- Umfeldfaktoren zu analysieren, um Schwer-28 des auswählenden Unternehmens haben einen dern dass man sich auf die wesentlichen Er- punkte bei der Auswahl setzen zu können.
  • 2. CM Juli / August 2011Dazu legen wir folgenden Prozess zugrunde(s. Abbildung 1):1. Festlegung der strategischen Ziele bzw. des strategischen Nutzens, die nach Einführung einer modernen Unternehmensplanung er- reicht werden sollen.2. Festlegung bzw. Konkretisierung der Organi- sations- und IT-Ziele. Wenn eine generelle Outsourcing-Strategie bzw. SaaS-Strategie verfolgt wird, sieht die spätere Lösung deut- lich anders aus, als bei einer eher konserva- Abb. 1: Auswahlprozess tiven Ausrichtung. Die Diskussion um die geeignete Informations- ändert sich die Situation grundlegend. Die Aus-3. Klärung der grundsätzlichen Anforderungen systemunterstützung bezieht sich primär auf wirkungen von Änderungen sind dann kaum anhand von Umfeldfaktoren. Es sind auch den Bereich Gestaltungsempfehlungen. Dem- noch abzuschätzen. Während die Konfigurati- deshalb so vielfältige Werkzeuge am Markt, entsprechend sind auch die Faktoren „Einfach- onsflexibilität von Tabellenkalkulationssystemen weil die Planungsaufgabe in den Unterneh- heit“, „Flexibilität“ und „Integration“ für die Be- wohl praktisch uneingeschränkt ist, sind Ände- men sehr unterschiedlich wahrgenommen urteilung von Softwaresystemen von hoher Be- rungen zur Laufzeit aufgrund der mangelnden wird. deutung. Unser Faktorenkatalog orientiert sich Strukturierungsmöglichkeiten äußerst riskant. am beschriebenen Rahmen. Wir unterschieden Eine Übersicht über die Kriterien gibt Abbildung 3.4. Identifikation der aktuellen Problempunkte allerdings in Erweiterung zum bestehenden und Formulierung der Gestaltungsziele. Ty- Rahmen zwischen Konfigurations- und An- pische Gestaltungsziele können Beschleuni- passungsflexibilität. Konfigurationsflexibilität Werkzeugklassen gung, Transparenz oder höhere Datenquali- bezieht sich auf die erstmalige Einrichtung der tät sein. Lösung, während sich die Anpassungsflexibilität Nachfolgend findet sich eine kurze Beschrei- auf Änderungen im laufenden Beitrieb erstreckt. bung der Software-Klassen, die wir anhand ty-5. Auswahl der geeigneten Werkzeug-Katego- Diese Unterscheidung ist wichtig, da eine hohe pischer Vertreter analysiert haben: rie aufgrund der Schwerpunkte. Konfigurationsflexibilität häufig mit einer gerin- geren Anpassungsflexibilität verbunden ist. · Tabellenkalkulation: Die Tabellenkalkulati-6. Betrachtung verschiedener Anbieter inner- on dürfte das am häufigsten eingesetzte halb dieser Werkzeugklasse. Hier wird übli- Zunächst ist der Freiraum, den Tabellenkalkula- Werkzeug im Controlling sein. In diesem Pro- cherweise zwischen einer sogenannten tionen bieten, nur wenig beschränkt. Über so duktsegment dominiert seit Jahren Microsoft Long- und einer Shortlist unterschieden. Im genannte Add-In-Komponenten können Daten- Excel. Andere Anbieter (z. B. IBM mit Sym- ersten Schritt schaut man sich 4 bis 5 Pro- banken, Simulationswerkzeuge, Risikovertei- phony) oder OpenSource-Lösungen wie dukte an. Hierbei sollte man sich auf die lungen und vieles mehr eingebunden werden. OpenOffice gewinnen allerdings zunehmend wesentlichen Faktoren (z. B. die Top 5) fo- Ist das System jedoch erst einmal im Einsatz, an Bedeutung. kussieren. Anschließend geht man dann mit 2 oder 3 Anbietern (die Shortlist) in eine De- tailbetrachtung, wobei häufig ein ausführ- licher Workshop durchgeführt wird.Anforderungen an die IT-Unter-stützungDie fachlich-organisatorischen Anforderungender modernen Budgetierung sind bereits um-fassend beschrieben worden (siehe ICV-Fach-arbeitskreis „Moderne Budgetierung“ 2009).Ankerpunkt sind die Ebenen Gestaltungsemp-fehlungen und Fundamente (s. Abbildung 2). Abb. 2: Dimensionen der Modernen Budgetierung 29
  • 3. Systematische Auswahl von IT-Lösungen zur Planung · Klassische ERP-Lösung: In dem ERP-inte- grierten Ansatz und mit dem Einbezug einer Ergebnisplanung lassen sich umfassende Planungslösungen umsetzen. Es werden zum Teil sehr ausgefeilte Planungsfunktiona- litäten bereitgestellt. Verbreitete Produkte sind SAP ERP, INFOR LN und Microsoft Dy- namics NAV. · ERP mit dedizierter Planungsfunktionali- tät: Einige ERP-Produkte sind stark control- lingorientiert. In diesem Rahmen werden Funktionalitäten aus dem Istbereich direkt für Planungsfunktionen genutzt. So kann bei- spielsweise auf Basis der Lohnrechnung eine sehr detaillierte Personalkostenplanung und auf Basis der Anlagenbuchhaltung die Investi- tionsplanung inklusive Abschreibungsplanung durchgeführt werden. Plan-Istvergleiche fin- den dann direkt im ERP-System statt. Ein Bei- spiel dafür ist das CSS-Produkt eGecko. · Tabellenkalkulationserweiterungen mit enger ERP-Anbindung: Um die Nachteile einer relativ starren Eingabefunktionalität eines ERP-Systems abzumildern, sind Er- gänzungswerkzeuge entwickelt worden, die unter Verzicht einer eigenen Stammdaten- haltung Daten aus ERP übernehmen und eine Planung in der Tabellenkalkulation er- möglichen. Nach Abschluss der Eingaben werden die Daten zurück in das ERP-System übertragen. Anbieter dieser Werkzeugklasse ist beispielsweise die Firma Kern AG mit dem System OPO. Abb. 3: Kriterien für die Softwareauswahl · DW-basierte Planung: Obwohl Data-Ware- houses ursprünglich als nichtschreibend · OLAP-Systeme: Diese fokussieren sehr Planungssysteme werden Lösungen be- ausgelegt waren, eignen sie sich aufgrund stark auf die mehrdimensionale Datenhal- zeichnet, die das Kerngebiet des rechnungs- ihrer Speicher- und Verdichtungsmöglich- tung und sind in der Regel in die Tabellenkal- wesenorientierten Controllings (u. a. Er- keiten zur Planung. Dies haben einige Anbie- kulation integriert. Verbreitete Produkte sind folgs-, Bilanz- und Finanzplanung, Kosten- ter genutzt und das Data Warehouse um Pla- unter anderem Oracle (Hyperion) Essbase, planung) adressieren und hier bereits einen nungsfunktionalitäten angereichert. So wird IBM Cognos TM1, Infor ALEA und Jedox mehr oder weniger vordefinierten Rahmen das Data Warehouse um Workflow, Masken- Palo. Einige Produkte wie beispielsweise IBM vorgeben. Verbreitete Systeme sind Corpo- generator und Datenmanipulationsfunktio- Cognos TM1 bieten bereits deutlich mehr als rate Planner oder Professional Planner. nen erweitert. die pure analytische Datenspeicherung an. So wird exemplarisch eine Workflow-Unter- · Generische Planungssysteme: Diese un- stützung bei der Datenerfassung angeboten terstützen alle Arten der Planung und defi- Einschätzung der Werkzeugklassen nieren deutlich weniger in Bezug auf Pla- · Spezifische Planungssysteme: Wir unter- nungsverfahren vor. Typische Anbieter sind Zum Abschluss des ersten Teils wollen wir die scheiden zwischen spezifischen und gene- SAP BO BPC, Oracle (Hyperion) Planning Werkzeugklassen in Bezug auf den dargestell-30 rischen Planungssystemen. Als spezifische oder IBM Cognos Planning. ten Fragebogen noch etwas detaillierter be-
  • 4. CM Juli / August 2011trachten. In der Arbeitsgruppe existiert hierzu Einsatz in kleineren Unternehmen in einem we- und können nur mit viel Aufwand angepasstumfangreiche Dokumentation. Die hier aufge- nig dynamischen Umfeld sinnvoll ist, stoßen werden. Die Datenstrukturen und Dimensi-führten Bereiche spiegeln nur eine Zusammen- Tabellenkalkulationsprogramme bei zu- onstabellen sind vorgegeben und könnenfassung auf der Basis der wesentlichen Emp- nehmender Datenmenge bzw. zuneh- nicht einfach verändert werden. Dadurch kannfehlungen wider. menden Anforderungen an Anpassungsfle- der Planungsverantwortliche nicht flexibel auf xibilität und Einfachheit schnell an ihre strukturelle Veränderungen reagieren. Bei Un- Grenzen. ternehmen, die sehr dynamisch interne Struk-Tabellenkalkulationen turen verändern, stellt dies eine große Heraus- forderung dar.Die Tabellenkalkulation ist sicher die in der Klassische ERP-LösungBudgetierung am häufigsten eingesetzte Eine Integration der strategischen Planung wirdWerkzeugklasse. Doch ist das nur eine be- Die Entscheidung, ein umfassendes ERP-Sys- nur rudimentär unterstützt. Die Stärken in derqueme Lösung, die durchgeführt wird, weil die tem wie SAP als führendes Werkzeug für die Konzernplanung (Konsolidierung) können nurProgramme ohnehin vorhanden sind, oder Planung einzusetzen, hat den großen Vorteil, genutzt werden, wenn den legalen Einheiten eineignen sich Tabellenkalkulationsprogramme dass alle Standard-Funktionalitäten, die für die internationales, standardisiertes ERP-Systemtatsächlich in besonderer Weise für die Bud- operativen Prozesse zur Verfügung stehen, ge- zur Verfügung steht. Die Praxis zeigt jedoch,getierung? nutzt werden können. Diese müssen nicht re- dass die technischen Voraussetzungen oft nicht dundant in einem separaten Planungs- vorhanden sind.Tabellenkalkulationsprogramme spielen ihre werkzeug aufgebaut werden. Dies erspartStärken besonders hinsichtlich der Konfigura- viel Zeit und Aufwand, und zudem müssen dietionsflexibilität aus. Flexible Planungszeiträu- Governance-, Risk- und Compliance-Anfor- Tabellenkalkulationserweiterungen mitme wie beim Rolling Forecast, komplexe Daten- derungen nicht neu überprüft werden. enger ERP-Anbindungstrukturen oder auch unterschiedlichste Daten-analysen lassen sich in Programmen wie MS Alle vorhandenen Berichte, Ist-Informationen, Bei diesem Lösungsansatz behält das ERP-Excel problemlos, wenn auch unter teilweise er- Stammdaten und komplexe Leistungsbezie- System seine führende Rolle. Die Kombinationheblichem Zeitaufwand, einrichten. Leider sind hungen (Kostenstellen / Kostenstellenhierar- mit Excel ermöglicht die Nutzung aller Vorteiledie Programme bei weitem nicht so flexibel, chie, Projekte, Kostenarten, Produkte / Pro- der ERP-Werkzeugklasse und der Werkzeug-wenn es um nachträgliche Anpassungen der dukthierarchie, Verrechnungen etc.) können klasse Tabellenkalkulation. Die fehlende Adres-Datenmodelle geht. Besonders in einem dyna- genutzt werden. Somit ermöglicht das ERP die satenorientierung bei ERP-Systemen wird mitmischen Umfeld wird es sehr mühsam, Ände- Planung bis zur untersten Detaillierungsebene. der Excel-Integration mehr als kompensiert undrungen in Produktportfolio oder Kundenstruk- Auch die Nutzung des vorhandenen Berechti- führt zu einer Lösung, die den Kriterien einerturen regelmäßig „nachzuziehen”. gungskonzeptes erspart viel Zeit und sichert modernen Budgetierung an vielen Stellen ent- die Daten vor unberechtigtem Zugriff. spricht:Bezüglich Integration und Einfachheit gibt esbei Tabellenkalkulationsprogrammen Licht und Für die Konzernplanung können gesellschafts- · Planungsmasken zur Erfassung der DatenSchatten. Aufgrund der hohen Konfigurations- übergreifende, komplexe Beziehungen vali- können eigenverantwortlich durch die Con-flexibilität lassen sich mit entsprechendem Auf- diert und konsolidiert werden. Somit ist die troller gestaltet und mit Excel-Makros intelli-wand durchaus hoch integrierte Planungsmo- Binnenumsatzeliminierung (bei Sender-Emp- gent unterstützt werden. Der verantwortlichedelle abbilden, bei denen z. B. die Teilplanungen fänger-Beziehungen) kein Problem. Auch die Manager kann über eine vertraute Struktureinzelner Funktionsbereiche oder auch Projekt- Integration von Teilplanungen (Personal, Inves- alle notwendigen und gegenseitig abhän-planungen integriert werden. Allerdings lässt titionen, Kosten etc.) und verschiedenen Pla- gigen Planungsinformationen (Mitarbeiter /die Einfachheit der Handhabung solch komple- nungsmodellen (z. B. rollierende Planung, Personalkosten, Investitionen / AfA etc.) ein-xer Systeme sowohl für Planer als auch für Forecast) wird mit Hilfe einer Versionsverwal- tragen. Dies ermöglicht eine Integration allerPlanungsverantwortliche sehr zu wünschen tung unterstützt und sorgt für die notwendige Teilplanungen und zusätzlich wird die maß-übrig, ganz zu schweigen von der mit wachsen- Datenkonsistenz. nahmenorientierte Projektplanung unter-der Komplexität exponentiell abnehmenden stützt.Performanz. Der große Nachteil von ERP-Systemen liegt häufig bei der fehlenden Adressaten- · Der Manager (Planer) hat das Ergebnis sei-Zusammenfassend lässt sich feststellen, dass orientierung. Die Erfassung der Planungser- ner Planung immer im Blick und kann ver-der Einsatz von Tabellenkalkulationsprogram- gebnisse ist nicht für Führungskräfte geeignet schiedene Szenarien durchspielen, Stunden-men in der Budgetierung nur in gewissen Kon- und muss durch die Controller über verschie- sätze simulieren und das finale Ergebnis anstellationen bezüglich der oben beschriebenen dene Planungstransaktionen schrittweise er- das System übergeben. Dies kann offlineUmfeldfaktoren zu empfehlen ist: Während ein folgen. Die Planungsmasken sind relativ starr oder online (innerhalb SAP) erfolgen. 31
  • 5. Systematische Auswahl von IT-Lösungen zur Planung · Ist-Daten (Historie) oder Ergebnisse aus plate gelesen, Planung übergeben bzw. frei- und das Planungssystem sind ERP-gestützte der strategischen Planung können automa- gegeben) verfolgt werden. Lösungen sehr komfortabel zu bedienen und tisch in das Planungstemplate integriert der Einarbeitungsaufwand für die Planung werden. Auch qualitative Informationen Da das ERP-System führend bleibt, werden die wird reduziert. Die Oberfläche ist mittels (Textfelder) werden erfasst, dokumentiert Nachteile hinsichtlich Datenstrukturen, Dimen- Maskendesigner userspezifisch konfigurier- und über Planungstabellen mit den ent- sionen und fehlender Flexibilität bei dyna- bar. Planungszeiträume sind in der Regel frei sprechenden quantifizierten Informationen mischen Veränderungen der internen Struk- definierbar und auch rollierend möglich. verknüpft. turen nicht wesentlich verbessert. Der volle Nutzen einer integrierten Konzernplanung Die Mehrzahl der modernen ERP-Lösungen · Bottom-up erstellte Planungsergebnisse kann auch hier nur bei einer völligen Har- ist wahlweise als Rich-Client oder als Weblö- können auf allen Führungsebenen (z. B. Kos- monisierung und Standardisierung des sung verfügbar. Wenn ein Workflowsystem im tenstellenhierarchie) sofort und mit der not- ERP-Systems ausgeschöpft werden. Dies ist ERP vorhanden ist, besteht zudem eine starke wendigen Datenkonsistenz und eliminiertem aber aktuell in der Praxis eher ein theoretisches Prozessunterstützung. Standardplanungsmo- Binnenumsatz (bei Sekundärkosten) zur Ver- Modell, wird jedoch in der Zukunft bei Konzern- delle sind vorhanden und orientieren sich an fügung gestellt werden. strukturen von zunehmender Bedeutung sein. Ist-Auswertungen. Die Planung verschie- dener Dimensionen ist möglich, aber nicht so · Eine integrierte Statusverwaltung zeigt zu je- komfortabel wie im OLAP-Bereich. der Zeit den Fortschritt des Planungspro- ERP mit dedizierter Planungsfunktionalität zesses. Über Ampelfunktionen der Pla- Durch die direkte Verbindung von Ist- und nungsobjekte (z. B. Kostenstellen, Projekte) Durch Nutzung einer einheitlichen Oberfläche Plandaten und Nutzung gleicher Logik kön- kann zentral der Status (z. B. Planungstem- für die operative Transaktionsverarbeitung nen Analysen einfach individuell eingerichtet und versandt werden. Überall ist ein Drill-down Autoren bis auf die Ursprungsbelege möglich. Das Repor- ting ist mittels Reportdesigner frei gestaltbar. Bernd Koschitzki Die Datenstrukturen sind im Rahmen der Vor- ist Geschäftsführer bei CSS GmbH Dresden. gaben des Ist-Systems frei definierbar. Über alle Dimensionen gibt es mehrere Hierarchien. Auf Basis der Ist-Details ist auch in der Planung jeder Detailierungsgrad möglich. Grundlegende Planungsmethode ist Bottom-up. Top-down Claudia Maron wird nicht in gleicher Weise unterstützt wie durch OLAP-Lösungen. ist Leiterin Unternehmensplanung bei DATEV eg. Es gibt nur ein Berechtigungssystem für Pla- nung und Ist. Berechtigungen können sowohl auf Felder in den Masken wie auch auf Daten- satzebene vergeben werden. Die Rechteverga- be erfolgt durch einfache Zuordnung von Rollen. Dr. Karsten Oehler Die Integration von strategischer und ope- rativer Planung und die Unterstützung ver- ist Leiter Fachvertriebsberatung BA bei IBM Deutschland GmbH. schiedener Planungsarten (auch Liquiditätspla- nung, Projekte, Personal, Investitionen, Absatz und Gemeinkosten) nebeneinander sind sehr gut gelöst. Sofern auch das Personalwesen zum ERP gehört, ist eine direkte Verbindung zu Dr. Peter Schentler Zielvereinbarungen, Personalrating und Lohnabrechnung möglich. Unstrukturierte Da- ist Managing Consultant im Competence Center Controlling & ten wie Dokumente etc. werden im Zusammen- Finanzen bei Horváth & Partners Management Consultants in Wien. spiel mit eigenem oder fremdem Dokumenten- managementsystem integriert. Kommentare werden mit User und Zeitstempel direkt im Sys-32 tem hinterlegt.
  • 6. CM Juli / August 2011Das grundlegende Problem dieser Lösungen Eine enge Integration zwischen einzelnen Teil- tungsfähig, so dass die Grenze zu den gene-ergibt sich direkt aus dem Vorteil der Integra- planungen ist aufgrund der komplexen Model- rischen Planungssystemen mehr und mehrtion. Wenn man es nutzen möchte, werden lierung von Treiberbeziehungen nur schwer verschwindet. So stehen häufig „out of the box“die Vorteile nur wirksam, sofern das kom- möglich. Bis zu einer geringen Umfeldkomplexi- automatische Verteilungs- und Kopierfunk-plette ERP-System ausgetauscht wird. Im tät ist eine Integration noch realisierbar, dies tionen zur Verfügung.Gegensatz zu anderen Lösungen, die sich in die findet aber seine Grenzen in einer eventuell not-bestehende IT-Umgebung einfügen, sind die wendigen Echtzeitberechnung. Auch Workflow-Komponenten sind gelegentlichentstehenden Kosten und der organisatorische bei OLAP-Werkzeugen anzutreffen, aber nichtAufwand deshalb unverhältnismäßig hoch. Komplexe Planungsmodelle für Simulati- alle OLAP-Datenbanken unterstützen einen onen sind weniger zu empfehlen. Zum einen Workflow. Allerdings sind erfahrene Berater in ist die Modellierung recht „vielschichtig” und der Lage, dies mit den durch die AnwendungDatawarehouse-basierte Planung zum anderen müssen in der Regel mehrere Kal- bereitgestellten Funktionen wie Regel-Engine, kulationsprogramme hintereinander ausgeführt flexible Eingabemasken usw. umzusetzen.Datawarehouse-Lösungen zeichnen sich in der werden, was einer Echtzeitsimulation entge- Eine große Stärke von OLAP-basiertenRegel durch eine hohe Skalierbarkeit aus. Dies gensteht. Planungssystemen ist die gute individu-ist einleuchtend, denn Data-Warehouse-An- elle Abbildung von Treiberabhängigkeiten.wendungen können große Datenmengen Insbesondere wenn es hier um komplexereeffizient speichern. Somit sind insbesondere OLAP-basierte Planung Abhängigkeiten geht, die nach Möglichkeitgroße Unternehmen in der Lage, einen umfas- auch noch zur Echtzeit aufgelöst werden, kannsenden Planungsprozess zu unterstützen. Teilweise sind OLAP-basierte Systeme im Be- OLAP seine Stärken in der schnellen Berech- zug auf Planungskomfort mittlerweile sehr leis- nung ausspielen.DW-basierte Lösungen sind meist zentralistischaufgebaut. Damit ist eine übergreifende Steue- Autorenrung möglich und eine Workflowunterstützungin der Regel gegeben. Allerdings führt der kon- Dr. Matthias Schmittsequente Zentralismus erfahrungsgemäß dazu,dass solche Lösungen nur bei einer hohen ist freiberuflicher Unternehmensberater und beschäftigt sichStandardisierbarkeit der Planungsmethoden mit Controlling-Themen aller Art.zum Einsatz kommen können. Häufig bleibendabei aber individuelle Anforderungen auf derStrecke. Steffen SindlGängige Planungskomfortfunktionen wie bei-spielsweise eine automatische Wertevertei- ist Inhaber der Firma Sindl Controllingsysteme.lung oder eine Vorbelegung lassen sich reali-sieren, müssen aber relativ aufwändig konfi-guriert werden. Hierzu stehen Planungsspra-chen zur Verfügung, die konventionellenProgrammiersprachen ähneln und spezifische Markus SteinerFunktionen wie Kopieren oder Justieren be-reitstellen. ist Berater bei Detecon AG, Schweiz.Die Konfiguration lässt in der Regel vieleFreiräume. Über diverse Zusatzwerkzeugelassen sich individuelle Planungsanforderungenabdecken. Allerdings führt ein zu hoher Be-reichsindividualismus auch zu einer hohen Helmut WillmannKomplexität, was sich negativ auf spätere mög-liche Anpassungen auswirkt. ist bei Sick AG, CU Controlling-Services.Im Rahmen des Planungsprozesses ist es vonVorteil, dass Ist-Belege für die Analyse zur Ver-fügung stehen, wenn sie in das Data Ware-house eingestellt worden sind. 33
  • 7. Systematische Auswahl von IT-Lösungen zur Planung Zwar ist die Konfigurationsflexibilität ausge- stellung einer integrierten Ergebnis-, Finanz- Eine Workflow-Unterstützung wird gewöhnlich sprochen hoch, da auf generischen Würfel- und Bilanzplanung ein großes Plus dieser Lö- geboten. Damit können auch komplexere Pla- strukturen geplant wird, aber bei der Anpas- sungen. Sollen diese Modelle aber in sich wei- nungsprozesse unterstützt werden. sungsflexibilität sind einige Einschränkungen zu ter detailliert oder weiter „unterbaut“ werden, beachten. So besteht beispielsweise keine au- stößt man unter Umständen an Grenzen. Betriebswirtschaftliche Inhalte werden häufig tomatische Verknüpfung zwischen Elementen über Vorlagen bereitgestellt. Diese sind zwar und Kalkulationsscript. Löscht oder ändert man Die Integration von strategischer und ope- nicht so bewährt wie eine programmierte Vor- etwa ein Dimensionselement, ist nicht sicher- rativer Planung ist oft nur in Ansätzen rea- definition (z. B. die Logik der integrierten Er- gestellt, dass die Kalkulation anschließend lisiert. Auch wird eine Konzernplanung nur bei folgs- und Finanzplanung), können aber leichter noch korrekt arbeitet. Bei einem komplexen den darauf spezialisierten Anbietern umfassend angepasst werden. Dies ist insbesondere für Würfelgefüge kann dies unter Umständen zu unterstützt, während bei vielen Anbietern Kon- Unternehmen interessant, die bereits über ei- Integritätsproblemen führen. solidierungsbedürfnisse nur mit größerem Auf- nen hohen Reifegrad verfügen. wand umgesetzt werden können. Eine enge Integration wird durch die mögliche Die Modellierungsbandbreite ist hoch, so Echtzeitverknüpfung erreicht. So lassen sich Die Integration mit anderen IT-Systemen ist dass beliebige Teilplanungen im System abge- auch komplexe Planungssysteme gut integrie- oft nur mit größerem Programmieraufwand bildet werden können. Komplexe Modellie- ren. Eine weitere Stärke liegt im Aufbau kom- möglich, wobei die durch Assistenten ge- rungsanforderungen können unter Umständen plexer Simulationsmodelle. Je stärker die stützten Importwerkzeuge hier inzwischen aufwändiger zu implementieren sein. Echtzeitkalkulation ausgeprägt ist, desto eine sehr gute Qualität haben. Verbindungen leichter lassen sich umfassende Simulati- zu Anreizsystemen sind in der Regel nicht vor- onsmodelle aufbauen. Einige Anbieter unter- gesehen. Zusammenfassung stützen dies durch weitere spezielle Funktionen Spezifische Planungssysteme lösen bei wie lokale Simulationsvarianten. kleineren und mittleren Unternehmen oft In diesem ersten Beitrag haben wir mit der Dis- Excel-Planungslösungen ab und bieten hier kussion eines Anforderungskatalogs und einer aufgrund der gut strukturierten und weitest- groben Marktbetrachtung die Grundlagen für Spezifische Planungssysteme gehend vordefinierten betriebswirtschaft- eine qualifizierte Auswahl geschaffen. Im zwei- lichen Intelligenz einen deutlichen Mehrwert. ten Teil, im September- / Oktober-CM, werden Spezifische Planungssysteme punkten vor Bei großen Unternehmen stoßen diese Lö- wir wesentliche Umfeldfaktoren vorstellen und allem beim Prinzip Einfachheit. Durch vorde- sungen bei zu großer Komplexität ggf. an ihre die Wirkungen auf den Anforderungskatalog finierte Eingabestrukturen werden die Eingabe- Grenzen. skizzieren, um eine individuelle Priorisierung anforderungen der Planer einfach und wirt- der Anforderungen zu ermöglichen. schaftlich unterstützt. Auch ist der Bereich Re- porting und Analyse bereits betriebswirtschaft- Generische Planungssysteme lich vorgedacht, so dass hier direkt einsetzbare Literatur Instrumente zur Verfügung stehen, die noch in- Generische Planungssysteme unterstützen die dividualisierbar bzw. erweiterbar sind. Die Pro- Eingabe in der Regel komfortabel. Die Masken ICV-Facharbeitskreis „Moderne Budgetierung” gramme sind zumeist intuitiv bedienbar, der können leicht angepasst werden. Auch der Be- (Hrsg.): Der Controlling-Berater, Band 3, Frei- Komfort für die Planer ist hoch und der für die nutzerkomfort im Bezug auf die top-down und burg im Breisgau 2009 Bedienung der Systeme notwendige Schu- bottom-up-Planung ist allgemein hoch. So ist lungsaufwand oftmals im Vergleich zu anderen die Eingabe auf allen Ebenen möglich. Zahl- Systemklassen deutlich geringer. reiche Verteilungsfunktionen stehen zur Verfü- Im Prinzip Flexibilität gibt es bei spezifischen gung, ohne dass zusätzlich programmiert oder Planungssystemen Einschränkungen, da z. B. konfiguriert werden muss. Individuelle Pla- die Oberflächen der Programme definiert und nungssichten für spezifische Fragestellungen die Eingabemasken im Wesentlichen nicht än- können leicht implementiert werden. derbar sind. Durch inzwischen in dieser Sys- temklasse verbreitete Excel-Add-ins kann Die Besonderheit dieser Systeme ist, dass dieser Nachteil aber umgangen werden, da gleichermaßen Konfigurations- und Anpas- (von) den Planenden hier flexibel Eingabemas- sungsflexibilität hoch sind. So lassen sich in ken erstellt werden können. der Regel Systementscheidungen nachträglich relativ problemlos revidieren. Dies findet jedoch Im Prinzip Integration ist die inhaltliche Konsis- meistens seine Grenze in der organisatorischen34 tenz der oftmals vordefinierten Modelle zur Er- Machbarkeit. Teil 2 folgt im September- / Oktober-CM