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  • Geändert Folie 22: Qualitätspotenzial und Qualitätssicherung

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  • One page only – Berichte für Entscheider . so Controllerverein.com .Internationaler Controller Verein eV | Herwig Friedag | 2012 | Seite 1
  • One page only – Berichte für Entscheider oder so ? . Controllerverein.comInternationaler Controller Verein eV | Herwig Friedag | 2012 | Seite 2
  • Vorgehensweise: die Lernpyramideden Stoff lesen Lesen 10%den Stoff hören Worte hören 20%den Stoff sehen Bilder ansehen 30%Ergebnisse sehen Demonstration beobachten 50%den Stoff selbst erläutern Rede halten 70%selbst anwenden real TUN bzw. simulieren 90%Internationaler Controller Verein eV | Herwig Friedag | 2012 | Seite 3
  • Herwig R. FriedagJahrgang 1950, Dipl. Volkswirt, Dr. rer.pol.selbständiger Berater mit den Schwerpunkten: Einführung Balanced Scorecard in Unternehmen praxisnahe Workshops zur Balanced ScorecardInternationaler Controller Verein eV Leiter des Ausschusses für Öffentlichkeitsarbeit Mitveranstalter CIB / Controller NachwuchspreisLehrbeauftragter Humboldt Universität zu Berlin und Dr. Herwig R. Friedag Donau Universität Krems Friedag Consult Beskidenstr. 33, D 14129 Berlin Fon +49 30 80 40 40 00Hobbies: Neues entdecken, Reisen, Wandern, Fax +49 30 80 40 40 01 Fahrradtouren, Volleyball, Segeln consult @ friedag.com www.friedag.comInternationaler Controller Verein eV | Herwig Friedag | 2012 | Seite 4
  • Veröffentlichungen 2003 20041999, 2000, 2001 2002 2009 2000, 2002, 2004 2002, 2003, 2005, 2011Gesamtauflage > 75.000 Exemplare in CZ, D, FIN, PL, RUSInternationaler Controller Verein eV | Herwig Friedag | 2012 | Seite 5 2005
  • Vorstellung1. Gruppenzusammenstellung2. Festlegen GruppensprecherIn3. Vorstellung je eines Gruppenpartners/in mit Name und Ausbildung Arbeitgeber / verantwortlich für ... Worüber würden Sie sich bis Ostern freuen ?Zeit: Kennenlernen = 20 Minuten, danach je 1 Minute zum VorstellenInternationaler Controller Verein eV | Herwig Friedag | 2012 | Seite 6
  • ICV-Arbeitskreis Kärnten 2012-03-26 One page only 01 Ideen für ein gutes Reporting 02 Informationsbedarf des Kunden 03 OPO – Beispiele 04 Gruppenarbeit OPOInternationaler Controller Verein eV | Herwig Friedag | 2012 | Seite 7
  • 01 Ideen für ein gutes ReportingAufgaben eines Reports Controller sind Transparenz- verantwortliche und Partner des Managements zur Vorbereitung von Entscheidungen auf allen Führungsebenen (DIN SPEC 1086 ) Sinn und Zweck des Berichtswesens ist es: o Transparenz zu schaffen, o steuerungsrelevante Informationen zu generieren, o diese für den jeweiligen Nutzer aufzubereiten und zur Verfügung zu stellen,Internationaler Controller Verein eV | Herwig Friedag | 2012 | Seite 8
  • 01 Ideen für ein gutes ReportingAufgaben des Reports Das Berichtswesen hat sich an den Informationsbedarfen der einzelnen Empfänger auszurichten. Ein schlankes, verständliches und aussagekräftiges Berichtswesen ist dabei die Voraussetzung für Akzeptanz und Anwendung bei allen Empfängern.Internationaler Controller Verein eV | Herwig Friedag | 2012 | Seite 9
  • 01 Ideen für ein gutes ReportingAufgaben des Reports Je nach zeitlicher Dimensionierung können z.B. monatliche, Quartals- oder Jahresberichte erstellt werden, die die aktuellen Daten auflisten und die Abweichungen zu vorherigen Perioden sichtbar machen und kommentieren – und als Grundlage für eine Diskussion dienen.Internationaler Controller Verein eV | Herwig Friedag | 2012 | Seite 10
  • 01 Ideen für ein gutes ReportingAufgaben des Reports Gerade für Controller ist das Berichtswesen ein wichtiges Werkzeug zur Planung und Koordination, da die Zahlen und Auswertungen der Vergangenheit die Möglichkeiten der zu treffenden Entscheidungen für die Zukunft maßgeblich beeinflussen. Daher ist Transparenz in Bezug auf die Finanzen, auf das Ergebnis und den Strategieprozess entscheidend.Internationaler Controller Verein eV | Herwig Friedag | 2012 | Seite 11
  • 01 Ideen für ein gutes ReportingAufgaben des Reports Übrigens: jeder Bericht kostet Geld: - Informationsbeschaffung, - Informationsaufbereitung und - Lesen / Verstehen Was kostet ein Bericht ?Internationaler Controller Verein eV | Herwig Friedag | 2012 | Seite 12
  • 01 Ideen für ein gutes ReportingReporting-Anforderungen Nicht mehr als 7 Informationseinheiten an den Empfänger  Warum 7 ? Eine Erklärung könnte die Bedeutung der Sieben in der Wahrnehmung der Menschen sein und stammt aus dem Gebiet der Kognitionspsychologie und wird Millersche Zahl genannt. Schon vor über dreihundert Jahren entdeckte John Locke das sogenannte „seven phenomena“, als er das Auffassungsvermögen eines Erwachsenen untersuchte. Er stellte fest, dass Testpersonen, die eine größere Anzahl von Gegenständen einen kurzen Augenblick lang sehen, bis zu sieben Objekten eine Trefferquote von fast hundert Prozent haben. Bei mehr als sieben Gegenständen kommt es zu einem schlagartigen Abfall der Quote.1) 1) Z. Giora: The Magical Number Seven. In: D. Robert (Hrsg.): Occident and Orient- Budapest 1988. S. 175 ff. aus: http://de.wikipedia.org/wiki/SiebenInternationaler Controller Verein eV | Herwig Friedag | 2012 | Seite 13
  • 01 Ideen für ein gutes ReportingReporting-Anforderungen Nicht mehr als 7 Informationseinheiten an den Empfänger  Warum 7 ? Die Millersche Zahl bezeichnet die von George A. Miller festgestellte Tatsache, dass ein Mensch gleichzeitig nur 7±2 Informationseinheiten (Chunks) im Kurzzeitgedächtnis präsent halten kann. Die Größe des Kurzzeitgedächtnisses ist genetisch determiniert und kann auch durch "Training" nicht gesteigert werden. 1) 1) http://de.wikipedia.org/wiki/Millersche_ZahlInternationaler Controller Verein eV | Herwig Friedag | 2012 | Seite 14
  • 01 Ideen für ein gutes ReportingReporting-Anforderungen Nicht mehr als 7 Informationseinheiten an den Empfänger  Auswirkungen in der Praxis Methoden zum Umgang mit komplexen Systemen (vgl. Fredmund Malik, Anforderungsmanagement, Softwareengineering) zielen immer auf das Zerlegen in überschaubare Einheiten ab. Die Grenze der Überschau- barkeit wird häufig bei Erreichen einer Anzahl von 7 Systemelementen erreicht. Daraus lassen sich verschiedene Effekte und Empfehlungen erklären: − Hierarchien werden ineffektiv, wenn mehr als 7 Mitarbeiter in einer Ebene einen direkten Vorgesetzten haben. − Wenn mehr als 7 Ziele gleichzeitig verfolgt werden, geht der Überblick verloren. − Besprechungen mit mehr als 7 Teilnehmern verlieren an Effizienz. − Eine Gliederungsebene in Dokumenten sollte nicht mehr als 7 Unterüberschriften haben. − Eine Website sollte maximal 7 Navigationspunkte haben.Internationaler Controller Verein eV | Herwig Friedag | 2012 | Seite 15
  • 01 Ideen für ein gutes ReportingReporting-Anforderungen Nicht mehr als 7 Informationseinheiten an den Empfänger Eine Informationseinheit kann auch aus Informationspaaren bestehen (z.B. strategisch – operativ, Input - Output)Internationaler Controller Verein eV | Herwig Friedag | 2012 | Seite 16
  • 01 Ideen für ein gutes ReportingReporting-Anforderungen Wie sollen die Informationseinheiten wirken ? (Kohärenz = Stimmigkeit) Sie müssen „stimmig“, d.h. für die Zielperson - verständlich, - handhabbar und - bedeutsam sein Nur solche Informationen liefern, die der Empfänger aucha) verstehen kann, b) für die er verantwortlich ist und c) wo er entscheidungsfähig istInternationaler Controller Verein eV | Herwig Friedag | 2012 | Seite 17
  • 01 Ideen für ein gutes ReportingSchlussfolgerungen Die Komplexität der Daten muss reduziert werden, um eindeutige und klare Ergebnisse zu erhalten. Anforderungen der Nutzer:  kurz und verständlich  immer einheitliche Datenbasis  gute Kommunikationsgrundlage  schnelle Abschluss- und AnalysezeitenInternationaler Controller Verein eV | Herwig Friedag | 2012 | Seite 18
  • ICV-Arbeitskreis Kärnten 2012-03-26 One page only 01 Ideen für ein gutes Reporting 02 Informationsbedarf des Kunden 03 OPO – Beispiele 04 Gruppenarbeit OPOInternationaler Controller Verein eV | Herwig Friedag | 2012 | Seite 19
  • 02 Informationsbedarf des KundenWer ist der Kunde des Controllers ?Internationaler Controller Verein eV | Herwig Friedag | 2012 | Seite 20
  • 02 Informationsbedarf des KundenWer ist der Kunde Für jeden Bericht sollte geklärt werden, welcher Empfänger welche Berichte und Informationen stets und regelmäßig braucht und in welcher Aggregation die Angaben gemacht werden.Internationaler Controller Verein eV | Herwig Friedag | 2012 | Seite 21
  • 02 Informationsbedarf des KundenWas will, was „muss“ der Kunde wissen ? Welche Entscheidungen liegen in seinem Verantwortungsbereich ?  klare Verantwortlichkeiten Was wird periodisch (monatlich, Quartal) benötigt ?  nicht mehr als 7 Kenngrößen(paare)  Test Kennzahlen kosten Geld  was ist der Kunde bereit zu zahlen ?Internationaler Controller Verein eV | Herwig Friedag | 2012 | Seite 22
  • 02 Informationsbedarf des KundenPlanung und Informationsbedarf Reports sind keine allgemeinen Berichte – daher muss vorab zusammen mit dem verantwortlichen Manager festgelegt werden: Plan mit Zahlen Korridore für die Zielerreichung Häufigkeit der Berichte als Entscheidungs-GrundlageInternationaler Controller Verein eV | Herwig Friedag | 2012 | Seite 23
  • 02 Informationsbedarf des KundenWelche Informationen sind wichtig ? Strategische, operative und dispositive Daten – entsprechend dem Geschäftsmodell: Strategisch = entwickeln: welche Potenziale wollen wir aufbauen ? Operativ = nutzen: was wollen wir damit erreichen ? Dispositiv = einsetzen: wie erfolgt die zeitliche Abfolge der Potenziale benötigte verfügbare Potenziale Entwicklungs- Potenziale Bedarf strategisch entwickeln operativ dispositiv nutzen einsetzenInternationaler Controller Verein eV | Herwig Friedag | 2012 | Seite 24
  • 02 Informationsbedarf des Kunden Exkurs: Was ist strategisch, was ist operativ ?langfristig ? kurzfristig ? Geldaufwand nichts tun ? strategisch operativ tun ? entwickeln Potenziale ausschöpfen Möglichkeiten Marketing + Aufträge / Vertrieb Kapazitäten entwickeln Fähigkeiten Kapazitäten nutzen Qualitätspotenzial Qualitätssicherung Mitarbeiterkompetenz Mitarbeitereinsatz Investorenbeziehung Liquiditätssicherung Partnerschaft Disposition der Partner Potenzialzufluss Geldzufluss Internationaler Controller Verein eV | Herwig Friedag | 2012 | Seite 25
  • 02 Informationsbedarf des KundenGruppenarbeit 2: ein sinnvoller SpaltenaufbauMonats-Reporting:PlanIstIst VorjahrAbweichung absolut oderAbweichung %Plan JahresendeErwartung JahresendeAbweichung absolut oderAbweichung %… und alles auf eine Seite? Wie kann reduziert werden?Internationaler Controller Verein eV | Herwig Friedag | 2012 | Seite 26
  • ICV-Arbeitskreis Kärnten 2012-03-26 One page only 01 Ideen für ein gutes Reporting 02 Informationsbedarf des Kunden 03 OPO – Beispiele 04 Gruppenarbeit OPOInternationaler Controller Verein eV | Herwig Friedag | 2012 | Seite 27
  • 03 OPO – BeispieleWelche Informationen sind für den einzelnenManager wichtig ? Dies hängt von der Verantwortlichkeit des jeweiligen Managers ab Was für den Manager wichtig ist, muss mit diesem individuell besprochen werdenInternationaler Controller Verein eV | Herwig Friedag | 2012 | Seite 28
  • 03 OPO – BeispieleWas folgt daraus für das Controlling ? Es gibt für jeden verantwortlichen Manager standardmässig nur einen Report – mit nur einer Seite und nur max. 7 Kenngrößen(paaren) Weitere Auswertungen jeweils nur auf AnforderungInternationaler Controller Verein eV | Herwig Friedag | 2012 | Seite 29
  • 03 OPO – BeispieleWelche Informationen sind wichtig ?1. Strategische und 2. operative Daten – entsprechend dem GeschäftsmodellØ Problemstellung: welche Ziele konnten warum nicht erreicht werden / wurden übererfüllt ?Ø Welche Maßnahmen werden von wem verantwortlich bis wann durchgeführt, um die Probleme zu lösen ?Ø Wo besteht Entscheidungsbedarf ?Internationaler Controller Verein eV | Herwig Friedag | 2012 | Seite 30
  • 03 OPO – BeispieleOPO-StrukturempfehlungInternationaler Controller Verein eV | Herwig Friedag | 2012 | Seite 31
  • 03 OPO – BeispieleOPO-Beispiele: Fussballverein-DeutschlandInternationaler Controller Verein eV | Herwig Friedag | 2012 | Seite 32
  • 03 OPO – BeispieleOPO-Beispiele: Ernährungsindustrie – DInternationaler Controller Verein eV | Herwig Friedag | 2012 | Seite 33
  • 03 OPO – BeispieleOPO-Beispiele: ICVInternationaler Controller Verein eV | Herwig Friedag | 2012 | Seite 34
  • 03 OPO – BeispieleGrafiken oder Zahlen ? Quelle: http://www.op-inside.de/page31/page6/assets/OP-Cockpit.swfInternationaler Controller Verein eV | Herwig Friedag | 2012 | Seite 35
  • 03 OPO – BeispieleGrafiken oder Zahlen ?Dem Berichtswesen muss eine einheitliche, verbindlicheNomenklatur zu Grunde liegen: Gleiche Begriffe sind gleich zubenennen, auch wenn sie an unterschiedlicher Stelle auftauchen.Unterschiedliche Begriffe sind unterschiedlich zu benennen.Ein einheitliches Glossar festzulegen ist eine organisatorischeAufgabe beim Aufbau des Berichtswesens. Wie sollten Grafiken aufgebaut werden  Hichert-Kurzfassung http://www.controllerverein.com/Tooltipps.173153.htmlInternationaler Controller Verein eV | Herwig Friedag | 2012 | Seite 36
  • ICV-Arbeitskreis Kärnten 2012-03-26 One page only 01 Ideen für ein gutes Reporting 02 Informationsbedarf des Kunden 03 OPO – Beispiele 04 Gruppenarbeit OPOInternationaler Controller Verein eV | Herwig Friedag | 2012 | Seite 37
  • GruppenarbeitAuswahl des Zielkunden (Unternehmen / Mitarbeiter) Unternehmensdaten Verantwortungsbereich PersönlichkeitsprofilInternationaler Controller Verein eV | Herwig Friedag | 2012 | Seite 38
  • GruppenarbeitGruppenarbeit 2: Was sind die relevanten Themengebiete im ausgewählten Unternehmen ? Für was ist die ausgewählte Zielperson verantwortlich ? Welche Inhalte sind für die Steuerung des Verantwortungs- bereiches der ausgewählten Zielperson relevant? Welche Kenngrößen würden Sie berichten ... (weniger ist mehr) ... Bitte begründen Sie die AuswahlInternationaler Controller Verein eV | Herwig Friedag | 2012 | Seite 39
  • One page only – so erfreuen Sie Ihren Chef / Ihr Management . Controllerverein.comInternationaler Controller Verein eV | Herwig Friedag | 2012 | Seite 40