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Un documento informatico, una volta sottoscritto con firma
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le forme da rispettare
L’argomento attualmente trova fondamento negli artt. 4...
La conservazione sostitutiva di documenti
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Art. 3 della Delibera CNIPA n. 11/2004
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La distruzione del documento analogico
L’art. 4 del Decreto Ministeriale del 23 gennaio 2004.
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Costituisce uno dei primi documenti, insieme all’atto di
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I contenuti in sintesi:
• Versione e data del manuale;
• Organigramma e dati del cliente;
• Definizioni dei termini tecnic...
La figura del responsabile della conservazione
sostitutiva
Art. 44, comma 1 bis, Cad
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Delega dei compiti del RdC
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festival ICT 2013: Informazioni in azienda protette ed efficaci in regime di digitalizzazione e conservazione sostitutiva

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festival ICT 2013: Informazioni in azienda protette ed efficaci in regime di digitalizzazione e conservazione sostitutiva

  1. 1. Informazioni in azienda protette ed efficaci in regime di digitalizzazione e conservazione sostitutiva Avv. Valentina Frediani Titolare Studio Legale Frediani, Partner DI & P Srl
  2. 2. La validità giuridica dei documenti informatici Un documento informatico, una volta sottoscritto con firma elettronica qualificata o con firma digitale, nel rispetto delle regole tecniche che garantiscano l’identificabilità dell’autore, l’integrità e l’immodificabilità, ha efficacia prevista dall’art. 2702 c.c. L’utilizzo del dispositivo di firma si presume riconducibile al titolare, salvo che questi dia prova contraria. Le scritture private di cui all’art. 1350, primo comma, numeri da 1 a 12, c.c. se fatte con documento informatico, sono sottoscritte a pena di nullità, con firma elettronica qualificata o con firma digitale.
  3. 3. La conservazione elettronica dei documenti e le forme da rispettare L’argomento attualmente trova fondamento negli artt. 43, 44 e 44 bis del Cad. In particolare: il sistema di conservazione sostitutiva va inteso come un insieme di regole, procedure organizzative e strumenti informatici che concorrono a garantire il raggiungimento degli obiettivi stabiliti dall’art. 44, comma 1, Cad, ossia: a)l’identificazione certa del soggetto che ha formato il documento; b) l’integrità del documento; c) il rispetto delle misure di sicurezza previste dagli articoli da 31 a 36 del decreto legislativo n. 196/2003.
  4. 4. La conservazione sostitutiva di documenti informatici Art. 3 della Delibera CNIPA n. 11/2004 Il processo di conservazione sostitutiva dei documenti informatici, anche sottoscritti, e, eventualmente, anche delle loro impronte, avviene mediante memorizzazione su supporti ottici e termina con l’apposizione, sull’insieme dei documenti o su una evidenza informatica contenente una o più impronte dei documenti o di insieme di essi, del riferimento temporale e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione che attesta il corretto svolgimento del processo.
  5. 5. La distruzione del documento analogico L’art. 4 del Decreto Ministeriale del 23 gennaio 2004. La distruzione del documento cartaceo potrà avvenire solo successivamente al completamento del processo di conservazione. La norma subordina tale facoltà infatti al preventivo completamento della procedura di conservazione digitale.
  6. 6. Il manuale della conservazione sostitutiva Costituisce uno dei primi documenti, insieme all’atto di nomina del responsabile della conservazione, ad essere acquisito dai verificatori in sede di controllo. La lettura del manuale permette di ottenere una serie di informazioni quali la tipologia di documenti assoggettata a conservazione sostitutiva, le modalità con cui si struttura il relativo processo, i supporti di memorizzazione dei documenti nonché la Certification Authority utilizzate ai fini del rilascio di firma digitale e marca temporale. Un nuovo obbligo introdotto dalle novità normative?
  7. 7. I contenuti in sintesi: • Versione e data del manuale; • Organigramma e dati del cliente; • Definizioni dei termini tecnici utilizzati; • Normativa e prassi di riferimento; • Individuazione dei soggetti responsabili con indicazione del soggetto responsabile della conservazione e degli eventuali delegati; • Descrizione delle procedure di gestione documentale e di conservazione sostitutiva dei documenti, con descrizione del flusso che alimenta l’intero processo e delle operazioni da effettuare per garantire la leggibilità nel tempo dei documenti conservati attraverso i cc.dd. riversamenti; • Obblighi del soggetto responsabile della conservazione sostitutiva; • Procedure di sicurezza adottate; • Procedure di gestione della privacy; • Procedure di gestione di cc.dd. eventi catastrofici (c.d. Disaster Recovery), al fine di garantire la continuità del processo di conservazione in caso di guasti agli elaboratori elettronici o al dispositivo di firma digitale, ovvero di compromissione del software. • Verifica ed attestazione della conformità del sistema ai requisiti previsti da uno standard o da una norma di riferimento;
  8. 8. La figura del responsabile della conservazione sostitutiva Art. 44, comma 1 bis, Cad Il sistema di conservazione sostitutiva dei documenti informatici è gestita da un responsabile che dovrà operare d’intesa con il responsabile della tutela dei dati personali Art. 44, comma 1 ter, Cad Il responsabile può delegare ad altri soggetti le proprie attività e può altresì chiedere la conservazione dei documenti informatici o la certificazione della conformità del relativo processo di conservazione a quanto stabilito dall’art. 43 e dalle regole tecniche ivi previste, nonché ad altri soggetti pubblici o privati che offrono idonee garanzie organizzative e tecnologiche
  9. 9. Delega dei compiti del RdC Attraverso un atto di delega, il responsabile del procedimento di conservazione sostitutiva può demandare, in tutto o in parte, lo svolgimento delle proprie attività ad una o più persone che, per competenza ed esperienza, garantiscano la corretta esecuzione delle operazioni
  10. 10. Grazie! Avv. Valentina Frediani, Studio Legale Frediani - Partner DI & P Srl
  11. 11. Sede legale e amministrativa: Via Cividale, 51 – Montecatini Terme (PT) 51016 Tel. +39 0572 78166 Fax +39 0572 294540 Partita Iva e Codice Fiscale: 01651060475 www.consulentelegaleinformatico.it www.consulentelegaleprivacy.it www.consulentelegalevideosorveglianza.it www.consulentelegale231.it www.consulenteconservazionesostitutiva.it Le nostre sedi: Montecatini Terme (PT), Roma, Verona, Lucca Per richieste progetti e preventivi: amministrazione@consulentelegaleinformatico.it Per organizzare eventi e corsi di formazione: segreteria@consulentelegaleinformatico.it Seguici su:
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