Observatoire intranet-2011

Intranet 2011Présentation des résultats de l’enquête 2011Contribution, collaboration, conversation… Arctus – éclaireur en e-transformation 4, rue de l’Abbé Hazard 92000deNanterre www.arctus.com 1 Résultat – l’enquête 2011 - Page

Intranet 2011Tendances 2011Méthodologie de l’enquêtePrésentation des résultats 2011Socio-types de l’entrepriseProspective Résultat de l’enquête 2011 - Page 2

Tendances 2011 Principales tendances 2011 Contribution, collaboration, conversation… Après une ère de production de contenu dédié à l’intranet, L’évolution de la gouvernance est plus contrastée. On note nous sommes passés à un temps où le contenu est produit pour la gouvernance stratégique un niveau de maturité simultanément par un grand nombre d’acteurs dans abouti de la plupart des entreprises où les dirigeants, le l’organisation. La conversation s’installe, sous une plus souvent, s’engagent dans une réflexion stratégique multitude de formes : au travers du réseau social dans le cadre du déploiement du projet intranet avec une d’entreprise, via le chat, les blogs, la webconference ou la lecture systémique du sujet. La gouvernance du projet voix sur IP. L’intranet devient l’outil de tous, ce que intranet quant à elle se met progressivement en place. En confirment les trois premières tendances déjà identifiées en revanche, la gouvernance du dispositif intranet une fois 2010. déployé, marque le pas. Les règles sont le plus souvent implicites, la culture de l’oralité prédomine encore. La collaboration confirme sa montée en puissance dans toutes les organisations quelque soit leur taille ou leur La gestion des connaissances n’est plus en première ligne secteur d’appartenance. Les espaces sont plus nombreux, des priorités. Certes déjà en partie implantée dans les mieux outillés et abordent des thématiques transverses en grands groupes elle n’est pas la priorité en termes de priorité (projets, communautés d’intérêts, de pratiques,…). projet dans les plus petites entreprises. Son déploiement est en partie conditionné par l’évolution de la gouvernance. Le réseau social d’entreprise se déploie avec certitude dans l’ensemble des entreprises indépendamment de leur taille. L’année 2010 était donc bien l’an un du RSE. A l’ œuvre également de manière dynamique, la prise en compte de la mobilité de l’utilisateur avec le déploiement plus fréquent de projets d’accès distant à l’intranet et le travail plus systématique sur l’ergonomie pour rendre contenus et services facilement utilisables sur les smartphones ou tablet PC. Résultat de l’enquête 2011 - Page 3

Tendances 2011 Tendances de l’intranet 2011 La collaboration numérique est désormais bien installée. Gestion des connaissances Le réseau social d’entreprise prend sa place progressivement. Gouvernance Collaboration numérique La mobilité au service de l’usager se confirme. La gouvernance stratégique est identifiée. Intranet La gestion des connaissances est en retrait. Réseau social mobile Résultat de l’enquête 2011 - Page 4

Tendances 2011 La collaboration numérique est désormais bien installée Présence d’espaces collaboratifs dans 60% des intranet (+10% par rapport à 2010). Les espaces sont équipés d’outils pratiques Nombreux projets (Actualités, bibliothèques, Agenda…). Existence de Enrichi par pratiques des outils Les projets d’espaces collaboratifs déployés étendues pratiques d’ici un an sont toujours importants (20%) . 85% des intranets devraient en disposer enPrésence régulière 2012.de l’outil Collaboration Emergence de pratiques collaboratives numérique étendues dans les grandes entreprises et les plus petites structures. Résultat de l’enquête 2011 - Page 5

Tendances 2011 Le réseau social d’entreprise prend sa place progressivement La mise en place de fiches personnelles enrichies pour 45% des organisations d’ici un an est annoncée. Déjà 20% en sont équipées. Présentiels Les outils de mise en relation se déploient, ils Outils de devraient équiper 20% des intranets d’ici un mise en Sites we b an. relation personnels Installation progressive des présentiels et de Fiche personnelle la communication temps réel (chat, enrichie webconference, voix sur IP). Réseau Social d’entreprise Emergence des sites web personnels. Résultat de l’enquête 2011 - Page 6

Tendances 2011 La gouvernance stratégique est intégrée La direction générale est partie prenante dans le lancement des projets intranet dans plus de 50% des organisations. Propriété partagée La qualité des verbatims et la prise en compte Vision de la dimension systémique du projet systémique du Couverture confirme le niveau de maturité. projet globale de l’organisation Le développement de la copropriété de La DG est impliquée l’intranet continue de progresser. L’intranet concerne l’ensemble de Gouvernance l’entreprise dans tous les cas. Résultat de l’enquête 2011 - Page 7

Tendances 2011 La mobilité au service de l’usager se confirme 75% des entreprises proposent un accès distant (+10%) par rapport à 2010. L’objectif d’adaptation de l’intranet à la consultation sur terminal léger de 17% Adaptation aux annoncée dès 2010 pour cette année est IHM Mobiles Accès distant déployés confirmé. Multiplication par 2 d’ici un an. La mise à disposition d’outils (processus Applicatifs et outils génériques, applications métier, décisionnel) étendus est croissante. Intranet mobile Résultat de l’enquête 2011 - Page 8

Tendances 2011 La gestion des connaissances est en retrait Les déclarations de projets de KM sont en recul (moteur de recherche évolué et taxonomie). Intégrer le taggage et l’archivage Peu de projets de cartographie des connaissances et de text mining. Peu d’outils Gestionnaire de text des mining connaissances à identifier La gestion du cycle de vie du document et le procédures de saisie obligatoire des Projet de métadonnées marquent le pas. KM en recul La gestion des Les gestionnaires de la connaissance sont peu connaissances valorisés. Résultat de l’enquête 2011 - Page 9

Méthodologie de l’enquêtePrésentation des résultats 2011Pour cette édition 2011 nous avons fait le Le réseau social (Viadeo et Twitter) est venuchoix d’intégrer de nouvelles questions pour utilement compléter nos outils deidentifier les modalités de traitement des recrutements classique comme en 2010.projets intranet dans l’entreprise. 50% des organisations ayant répondu en 2010Nous avons également enrichi le on accepté de contribuer à l’enquête 2011.questionnement autour de la gouvernance cequi peut induire un léger biais dans les Nous remercions les associations : ClubNet,réponses sur ce critère et partiellement AFCI, ADBS et Communication & Entrepriseexpliquer le recul des pourcentage sur ce (Ujjef) qui ont encore cette année fidèlementthème. relayé l’Observatoire de l’intranet.Enfin, nous avons proposé aux répondants de Enfin, le nombre croissant des répondantss’exprimer librement à de plus nombreuses chaque année, près de 400 en 2011, attestereprises. Ce verbatim plus riche nous donne de l’importance du sujet et de la prise deune indication complémentaire sur le niveau conscience du corps social à son endroit.de maturité des organisations et leurperception des enjeux. Résultat de l’enquête 2011 - Page 10

Méthodologie de l’enquêteMéthodologie de l’enquête• L’enquête s’est déroulée du 4 janvier au 4 avril 2011 sur le site www.observatoire-intranet.com. Au total 396 réponses valides ont été traitées pour 373 organisations.• 90% des répondants sont français. 10% en provenance de pays francophones d’Europe, d’Amérique et d’Afrique.• 25 entreprises du CAC 40• Le questionnaire, auto-administré, proposait 35 questions qui s’articulaient autour de cinq thèmes: – L’entreprise et son contexte – Les contenus de l’intranet – Les fonctionnalités et services – Le projet intranet – La gouvernance de l’intranet Résultat de l’enquête 2011 - Page 11

Résultats 2011 L’entreprise et son contexteRépartition des organisations par secteurs d’activité 2011 2010Evolution de la répartition entre secteurs d’activités des répondants - 2011 vs2010 :• Une stabilité globale de l’échantillon sans écart significatif, représentatif de l’activité économique,• Un léger recul de la contribution des administrations,• Une part croissante des acteurs du monde des services (près de + 13%). Résultat de l’enquête 2011 - Page 12

Résultats 2011 L’entreprise et son contexte Répartition des organisations par secteurs d’activitéAdministration : ministères,conseils généraux, régionaux etmairiesServices publics : enseignement,hôpitaux, universités,associations, activités artistiques,activités immobilièresServices marchands : services dusecteur privéIndustrie : tout type d’industrie Nous avons volontairement séparé les administration des services publics afin de mettre en exergue des comportements distincts entre ces deux sphères. Résultat de l’enquête 2011 - Page 13

Résultats 2011 L’entreprise et son contexteRépartition des organisations par secteurs d’activité Résultat de l’enquête 2011 - Page 14

Résultats 2011 L’entreprise et son contexteRépartition des organisations par secteurs d’activité Résultat de l’enquête 2011 - Page 15

Résultats 2011 L’entreprise et son contexte Effectifs de l’intranet (personnel concerné)Un échantillon stable d’une année sur l’autre. Les entreprises de plus de 1000salariés sont toujours plus largement représentées• Pas d’évolution significative en terme de poids par taille d’organisation,• On note une très légère progression des entreprises de la catégorie 1 et 4. Résultat de l’enquête 2011 - Page 16

Résultats 2011 L’entreprise et son contexte Structure de l’intranetOn assiste à une concentration de l’accès aux contenus en un point (intranet ou portail)Les démarches favorisant la convergence sont en augmentation : 65% des entreprisescontre 57% en 2010 proposent un intranet unique, les portails fédérateurs sont égalementun peu plus présents.A l’inverse, les accès décentralisés aux contenus sont en recul. Un des symptôme dudéploiement de la convergence. Résultat de l’enquête 2011 - Page 17

Résultats 2011 L’entreprise et son contexteNombre de sites intranet déployésRéductions de toutes les catégories au profit d’un site unique disponible dans 57% descas désormais, en évolution de 10% par rapport à 2010. La rationalisation est en courspour porter la convergence et fédérer les initiatives. Résultat de l’enquête 2011 - Page 18

Résultats 2011 L’entreprise et son contexteAntériorité du premier intranetLe premier intranet remonte en moyenne au début des années 2000. Résultat de l’enquête 2011 - Page 19

Résultats 2011 L’entreprise et son contexte Nombre de refontes majeures depuis le lancementLa majorité des entreprises en sont à leur deuxième version de l’intranet• 70% des intranets ont déjà vécu au moins une refonte majeure,• 40% en sont déjà au moins à la 3ème version. Résultat de l’enquête 2011 - Page 20

Résultats 2011 L’entreprise et son contexteLogiciels ou suites logicielles utilisés Le marché est encore loin de la rationalisation avec près d’une cinquantaine de solutions mentionnées A eux deux, Microsoft et IBM trustent toujours près d’un tiers du marché, avec respectivement 25% et 6%. Résultat de l’enquête 2011 - Page 21

Résultats 2011 Contenus Métiers (fonctions) représenté(e)s dans l’intranetToutes les fonctions proposées dans l’édition 2011 sont présentes selon le même ordred’importance qu’en 2010 et dans les mêmes proportions. Résultat de l’enquête 2011 - Page 22

Résultats 2011 Contenus Types d’information proposés par l’intranetLes informations sur les clients et les partenaires gagnent trois points. L’entreprise setourne vers l’extérieur à mesure que la frontière entre l’interne et l’externes’amenuise.Au même titre que pour la représentativité des fonctions, plus les entreprises sontévoluées plus le type d’information disponible est riche Résultat de l’enquête 2011 - Page 23

Résultats 2011 Contenus Types de contenus proposés par l’intranet• Pas d’évolution significative pour ce qui concerne les types de contenus. On note que la vidéo est bien présente dans 1 intranet sur 2.• Les univers 3D en sont toujours à leur balbutiement.• Les contenus audio ne sont encore proposé que dans 20% des cas, ils ne se déploient pas. Résultat de l’enquête 2011 - Page 24

Résultats 2011 Fonctionnalités et Services Outils de communication et collaboration proposés• L’annuaire interne confirme sa première place, comme lors des éditions précédentes.• Les espaces collaboratifs sont présents dans 43% des cas pour l’ensemble de l’échantillon et devraient être mis à disposition dans 63% des intranets dans un an. C’est le chantier sur lequel les entreprises sont les plus engagés, suivi par les blogs, wikis, messagerie instantanée et forums. Résultat de l’enquête 2011 - Page 25

Résultats 2011 Fonctionnalités et servicesMise à disposition d’un réseau social d’entreprise (RSE)Le Réseau Social d’Entreprise se déploie inéluctablement.On note une explosion prévue de la fiche annuaire enrichie d’ici un an. C’est lapremière tendance dont le pourcentage d’intention de déploiement futur est supérieurà l’existant. Ces mêmes comportements sont affichés pour l’outil de mise en relationet le site web personnel. Résultat de l’enquête 2011 - Page 26

Résultats 2011 Fonctionnalités et services Outil de recherche proposé dans l’intranet• Le moteur de recherche est présent dans 8 intranets sur 10 aujourd’hui.• Les principaux chantiers prévus à un an portent sur le moteur de recherche multicritères.• Ces déclarations sont très proches de celles de 2010. Un certain délai dans le traitement de ces chantiers semble s’afficher. Résultat de l’enquête 2011 - Page 27

Résultats 2011 Fonctionnalités et services Outil de reconnaissance, syndication et interaction proposé dans l’intranet• Le SSO se déploie largement désormais puisqu’il est présent dans 52% des intranets. 2/3 des intranets devraient l’offrir d’ici un an.• Cette reconnaissance automatique est fondamentale car nécessaire pour permettre l’intégration avec le SI.• D’ici un an Alerte mails, RSS et Enquêtes en ligne devraient être disponibles dans près d’1/2. Résultat de l’enquête 2011 - Page 28

Résultats 2011 Fonctionnalités et services Fonctionnalités proposées dans lintranetConfirmation du socle de fonctionnalités de lintranet : Moteur de recherche, annuaire,Organigramme (sauf pour les plus petites structures), Base documentaire, Accès àdistance, Processus génériques. Résultat de l’enquête 2011 - Page 29

Résultats 2011 Fonctionnalités et services Outils métiers accessibles depuis l’intranetL’intranet est un espace désormais très intégré à l’entreprise puisqu’il porte largementles outils permettant à la fois la gestion des processus génériques et spécifiques. Résultat de l’enquête 2011 - Page 30

Résultats 2011 Fonctionnalités et services Accès à l’intranet de manière profiléeL’accès à l’intranet de manière profilée selon au moins un type est proposé dans 64%des cas• Les fréquences de profilage en fonction des critères respectent le même ordre d’importance qu’en 2010 avec des valeurs très comparables.• Priorité à la fonction, suivie par le métier, ce sont des organisations foncièrement tournées vers le contenu opérationnel, facilitatrices pour le déploiement de la collaboration. Résultat de l’enquête 2011 - Page 31

Résultats 2011 Fonctionnalités et services Type de personnalisation proposée par l’intranetPrès d’une entreprise sur deux propose au moins un type de personnalisation• Les contenus sont toujours plus fréquemment personnalisés que les fonctionnalités.• On ne note pas d’évolution de tendance dans ce domaine. Résultat de l’enquête 2011 - Page 32

Résultats 2011 Fonctionnalités et services Types d’espaces collaboratifs mis à dispositionPrès de 60% des organisations proposent aujourd’hui au moins un type d’espacecollaboratif. Elles devraient être 86% en 2012.Ce sont toujours les espaces projets qui sont les plus utilisés. Toutes les catégoriesprogressent par rapport à 2010. Résultat de l’enquête 2011 - Page 33

Résultats 2011 Fonctionnalités et servicesFonctionnalités de collaboration proposées• Les actualités passent devant le calendrier des évènements et gagnent 7 points preuve de l’usage qui est fait de ces espaces. Les bibliothèques documentaires augmentent de 8%.• Ceci confirme bien que les espaces créés sont utilisés de manière régulière et dynamique. Résultat de l’enquête 2011 - Page 34

Résultats 2011 Fonctionnalités et services Niveau d’appropriation des outils collaboratifs• On constate une appropriation progressive des outils collaboratifs au profit du déploiement plus systématique de ces outils dans toutes les organisations.• Désormais, plus de 50% des entreprises déclarent recourir à la collaboration en ligne de manière ponctuelle.• Il reste encore 8% de réfractaire en recul de 4 points. Résultat de l’enquête 2011 - Page 35

Résultats 2011 Fonctionnalités et services Prise en compte des handicapsUn peu plus d’un quart des entreprises prennent en compte les handicapsPas d’évolution sur ce point par rapport à l’année 2010, les recommandations du W3Csont les plus suivies. Certains handicaps sont pris en compte de manière prioritaire, etnotamment les handicaps visuels. Résultat de l’enquête 2011 - Page 36

Résultats 2011 Fonctionnalités et services Possibilité de consultation à distance de l’intranetL’objectif de 75% des intranets accessible à distance devrait être atteint d’ici 2012.Les entreprises sont 6% de plus par apport à 2010 à disposer de cet accès.En revanche l’objectif pour ce qui concerne l’accessibilité depuis un smart phone de 17%en 2011 (édition 2010) a bien été atteint. Il devrait doubler encore d’ici l’an prochain. Résultat de l’enquête 2011 - Page 37

Résultats 2011 Fonctionnalités et servicesTop 10 des fonctionnalitésTop 10 des services en 2011 Top 10 : Progressions 2011/20101. Annuaire interne 1. Identification automatiquement par2. Moteur de recherche simple (plein l’intranet (Single Sign-On) texte, indexé) 2. Lecture sur PDA ou Smartphone3. Base documentaire 3. Messagerie instantanée4. Organigramme 4. Présentiel (indicateur de présence)5. Gestion de processus générique 5. RSS (syndication de contenu)6. Identification automatiquement par 6. Accès distant (Ordinateur portable, l’intranet (Single Sign-On) PC personnel)7. FAQ 7. Espaces de travail collaboratif8. Espaces de travail collaboratif 8. Fiche annuaire enrichie9. Gestion de processus spécifiques (compétences, expériences, centres (ex. workflow/applications métiers) d’intérêts)10.Alertes mail 9. Forums 10.Wikis Résultat de l’enquête 2011 - Page 38

Résultats 2011 Fonctionnalités et servicesTop 10 des projetsTop 10 : Projets Top 5 : Progressions projets1. Fiche annuaire enrichie 1. Fiche annuaire enrichie (compétences, expériences, centres (compétences, expériences, centres d’intérêts) d’intérêts)2. Espaces de travail collaboratif 2. Lecture sur PDA ou Smartphone3. RSS (syndication de contenu) 3. Présentiel (indicateur de présence)4. Moteur de recherche multicritères 4. FAQ (date, auteur, thèmes, etc.) 5. Organigramme5. Wikis6. Blogs7. Forums8. Outil de mise en relation (par affinité, par intérêt, par proximité)9. Gestion de processus spécifiques (ex. workflow/applications métiers)10.Messagerie instantanée Résultat de l’enquête 2011 - Page 39

Résultats 2011 Projet IntranetImplication des différents acteurs dans le projet intranetLes utilisateurs ne sont que 25% a être sollicités avant la réalisation du projet. C’est àcette phase que la direction générale est la plus fortement mobilisée (54%).En moyenne les managers semblent être la catégorie la plus sollicitée à toutes les phasesdu projet.Les utilisateurs sont avant tout sollicités après l’ouverture du projet (52%). Résultat de l’enquête 2011 - Page 40

Résultats 2011 Projet Intranet Sponsors du projet intranetDirection de la communication et direction générale sont sponsors dans 1/3 des casrespectivement.Les DSI se positionnent en troisième place suivies loin derrière par les DRH. Résultat de l’enquête 2011 - Page 41

Résultats 2011 Projet Intranet Eléments définis en amont du déploiementSeules 50% des entreprises déclarent réaliser un cadrage initial avant le lancement d’unprojet ce qui est trop peu.Ils sont aussi 43% à avoir choisi leur solution technique avant l’expression des besoins,là encore un choix qui ne va pas dans le sens de l’utilisateur. Résultat de l’enquête 2011 - Page 42

Résultats 2011 Projet IntranetPérimètre du projet intranetLa taille des répondants nous a incité à qualifier le périmètre pris en compte dans lesréponses. Ce sont avant tout des projets d’envergure au niveau groupe et/ou entreprisequi sont traités.Le déploiement d’un intranet est bien considéré comme un « projet d’entreprise »désormais pour tous. Résultat de l’enquête 2011 - Page 43

Résultats 2011 Gouvernance et stratégie de l’Intranet« Propriété » de l’intranetOn note une évolution de la responsabilité avec un retrait de 10 points pour laDirection de la communication qui se déploie vers la DG et la DSI.Les projets deviennent plus stratégiques. Pas d’évolution significative pour les autresacteurs ou groupes d’acteurs. Résultat de l’enquête 2011 - Page 44

Résultats 2011 Gouvernance et stratégie de l’IntranetFormalisation de règles ou processusLa formalisation des règles autour de l’intranet n’est encore pas entrée dans lesmœurs.En revanche on peut noter un progrès dans le déploiement de la Netiquette qui se glisseentre la charte graphique et la charte éditoriale contrairement aux années précédents.Les valeurs restent basses sur tous les critères. Résultat de l’enquête 2011 - Page 45

Résultats 2011 Gouvernance et stratégie de l’IntranetFormalisation des procédures en lien avec lintranetLes procédure de contributions commencent à se déployer plus systématiquement et lasaisie de métadonnées obligatoires se développe également.En revanche le traitement du cycle de vie du document (saisie, publication, archivage,suppression) dans l’intranet est encore abordé de façon parcellaire. Résultat de l’enquête 2011 - Page 46

Résultats 2011 Gouvernance et stratégie de l’IntranetProfils de postes définis en amont du déploiement del’intranet Les réponses à cette nouvelle question indiquent que les contributeurs disposent de profils de poste dans 1/3 des cas ce qui est peu. Résultat de l’enquête 2011 - Page 47

Résultats 2011 Gouvernance et stratégie de l’IntranetDispositif de mesureLa gouvernance reste un chantier à instruire. Les pourcentages n’évoluent pas parrapport à 2010. Résultat de l’enquête 2011 - Page 48

Résultats 2011 Gouvernance et stratégie de l’IntranetEvaluation lors de l’entretien annuelCette nouvelle question fait apparaître la prise en compte des responsables éditoriauxdans une faible proportion.On voit ici que l’expertise associée à l’intranet n’est encore que très faiblementvalorisée. Résultat de l’enquête 2011 - Page 49

Socio-types de l’entrepriseA propos des socio-types• Pour classifier les différents stades de maturité des intranets, nous avons pris le parti d’évaluer les réponses en prenant en compte le niveau de services proposé dans les sites, couplé au niveau de gouvernance implémenté.•• Nous avons isolé 7 grands types de sites : – conservateur, – atypique, – bâtisseur, – en mouvement, – avant-gardiste, – technophile, – champion.• En regard de chacun de ces profils nous avons décrit l’intranet correspondant complété par des précisions apportées par les répondants. Résultat de l’enquête 2011 - Page 50

Socio-types de l’entrepriseLes socio-types de l’entreprise• Plus l’entreprise est de taille importante plus son niveau de maturité par rapport à l’intranet est abouti.• Ainsi, les entreprises de moins de 1000 salariés sont « conservateurs » à 57,9% contre 10,3% pour les entreprises de plus de 5000 salariés.• Les « atypiques » se trouvent d’abord dans les entreprises de taille inférieure à 1000 salariés avec 52,2% des répondants.• Les « bâtisseurs » sont équitablement repartis dans toutes les tailles d’organisations• Le profil dominant dans les grand groupes (>5000) est celui des « avant-gardistes » (68,8%) contre 12,5% pour les entreprises intermédiaires et 18,8% pour les plus petites structures.• Les entreprises « en mouvement » sont des organisations? en allant des plus grandes (effectif>5000) aux plus petites (effectif<1000) respectivement représentées à hauteur de : 26,6%, 43,1% et 30,3%.• Les « technophiles », peu nombreux, sont soit présents dans les petites ou les grandes structures. Résultat de l’enquête 2011 - Page 51

Socio-types de l’entrepriseLes socio-types de l’entreprise en 2011Chaque organisation est positionnée sur la matrice en fonction de son degré de maturité en termede fonctionnalités proposées et de gouvernance implémentée dans l’intranet. Gouvernance100 % Atypique Champion (0 %) (0,4 %) Bâtisseur (29,5 %)66 % Atypique Avant-gardiste (5,8 %) (4 %)33 % Conservateur En mouvement Technophile (31,7 %) (27,5 %) (1,3 %) Fonctionnalités 33 % 66 % 100 % Résultat de l’enquête 2011 - Page 52

Socio-types de l’entrepriseLes socio-types de l’entreprise en 2010Chaque organisation est positionnée sur la matrice en fonction de son degré de maturité en termede fonctionnalités proposées et de gouvernance implémentée dans l’intranet. Gouvernance100 % Atypique Champion (0 %) (0,4 %) Bâtisseur (30,3 %)66 % Atypique Avant-gardiste (11,4 %) (2,7 %)33 % Conservateur En mouvement Technophile (37,5 %) (17,8 %) (0 %) Fonctionnalités 33 % 66 % 100 % Résultat de l’enquête 2011 - Page 53

Socio-types de l’entrepriseLe profil conservateur Mots clés : contenus textuels, non collaboratif, accès expert, contribution centralisée 31,7% Peu enclin à faire évoluer vos habitudes de communication, d’échange et de capitalisation en matière de savoir, vous n’avez pas encore investi le 2010 : 37,5% territoire de l’intranet sous l’angle des services qu’il peut vous apporter, du moins pas de manière Les conservateurs représentent 31,7% des répondants. extensive. Les contenus proposés, le plus souvent textuels, couvrent un périmètre spécifique de C’est encore la catégorie la plus importante composée l’entreprise et ne sont pas ou peu enrichis de d’organisations dans le premier tiers en termes de niveau métadonnées. La base de gestion documentaire, quand d’avancement pour la gouvernance tout comme pour les elle existe, est technique et réservée aux experts, services proposés dans l’intranet. Ce groupe est en recul l’intranet est centralisé dans son administration et de près de 6 points l’ensemble de son contenu est accessible à tous. Vous pourriez tirer un vrai bénéfice en envisageant Au premier stade de l’intranet, ce groupe constitue un l’accroissement des services proposés dans l’intranet, vivier d’entreprises qui doivent évoluer vers un statut plus en étendant son périmètre de couverture, en avancé. Ces organisations appartiennent plus souvent au enrichissant les services proposés (moteur de secteur public. recherche, annuaire,…) et en offrant des services de collaboration et une contribution décentralisée. Résultat de l’enquête 2011 - Page 54

Socio-types de l’entrepriseLe profil atypiqueMots clés : centralisation de lacontribution, déploiement d’indicateurs,procéduresVous êtes concernés avant tout par le contrôle et 5,8%l’organisation du système que vous avez mis enplace. Ceci se traduit par le déploiement d’unegouvernance avancée voire très en pointe. Les règles 2010 : 11,4%déployées peuvent freiner l’expansion de votreintranet. Pour capitaliser sur le travail de Près de 5,8% de l’échantillon des répondants disposentformalisation des rôles des différents acteurs, sur la d’un intranet « Atypique ».mise en place de règles de gestion, l’identificationdes indicateurs de performance de votre site, vous Ces intranets offrent un niveau de service basique etdevriez partager avec les différents acteurs une gouvernance relativement plus évoluée. Ils sont doncpotentiels afin de permettre une contribution en cela « Atypiques » . En recul de plus de 5 points ils ontprogressivement décentralisée qui justifie migrés vers des profils de « Bâtisseurs » après avoirl’activation des principes de gouvernance dessinés. Il étendu le nombre et la qualité des fonctionnalitéss’agit ici avant tout de mettre des hommes en face proposées dans l’intranet.des structures et des règles que vous avez dessinées.Une fois l’appropriation effective, vous pourrezavancer vers la mise à disposition de services plusélaborés dans l’intranet. Résultat de l’enquête 2011 - Page 55

Socio-types de l’entrepriseLe profil en mouvementMots clés : maturité digitale, servicescollaboratifs, contenus indexésVous avez capté la tendance des trois dernières 27,5%années qui impose la mise en place de servicescollaboratifs via l’intranet dans l’entreprise. Les 2010 : 17%principales fonctionnalités comme l’annuaire, lamessagerie, les agendas partagés sont disponibles. Il Les organisations du travail dont l’ intranet est « Enest également possible d’accéder à des outils pour le mouvement » représentent 27,5% de l’échantillon. Cettetraitement de processus génériques (notes de frais, catégorie en progression de presque 10 points par rapportcongés en ligne) et spécifiques (applications à 2010 est issue des catégories atypiques etmétiers). Les contenus sont souvent multimédias et conservateurs.facilement localisables grâce à leur indexationélaborée. Pour gagner en maturité, il devient Ces acteurs proposent un niveau de service qui se situenécessaire de réfléchir au déploiement de la dans le deuxième tiers, avec en revanche unegouvernance de votre intranet. Grâce à la mise en gouvernance balbutiante.place de processus vous pourrez, de manière fluideet évolutive, décentraliser la contribution et Leur évolution naturelle doit les amener vers un intranetrenforcer le déploiement de la transversalité de de « Bâtisseur » une fois leur gouvernance plusvotre intranet. Votre Direction générale devrait être structurée.sensibilisée à ces enjeux. Résultat de l’enquête 2011 - Page 56

Socio-types de l’entrepriseLe profil bâtisseurMots clés : déploiement évolutif, systèmede gouvernance, collaboration étendueL’approche robuste que vous avez choisie face aux 29,5%nouvelles technologies vous permet le déploiementévolutif de votre intranet en phase avec la culture et 2010 : 30,3%l’organisation que vous avez su mettre en placenotamment grâce au déploiement d’un système de Ils sont plus de 29,5% dans l’échantillon à disposer d’ungouvernance déjà sophistiqué qui s’illustre dans une intranet de « Bâtisseur » avec un niveau de service et deresponsabilité partagée de l’intranet (plusieurs gouvernance en correspondance c’est-à-dire de niveaudirections) avec une mobilisation identifiée de la évolué. Leur représentation est quasiment stable pardirection générale dans ce projet considéré comme rapport à 2010.stratégique. Les acteurs de l’intranet sont clairementidentifiés et reconnus, les services de collaboration Ces entreprises construisent le système intranet sur dessont déjà largement proposés. Vous pourriez bases solides et se donnent les moyens d’une évolutiondésormais accéder à un stade plus élevé en optimisée pour leur intranet.proposant en complément des fonctionnalitésstandards des fonctionnalités avancées, en étendant Ils tendent vers la prochaine étape pour le déploiementla collaboration à tous les niveaux de l’entreprise, et d’un système « Avant-gardiste » avec un niveau de serviceen mettant en place un pilotage par les indicateurs. encore plus riche. Résultat de l’enquête 2011 - Page 57

Socio-types de l’entrepriseLe profil technophileMots clés : profiling, espaces collaboratifs,gestion des connaissancesAmateur par essence de nouvelles technologies, vous 1,3 %avez su capter l’importance du déploiement desnouveaux outils dans l’entreprise. Votre intranet 2010 : 0%propose une gamme étendue de services disponiblesde manière profilée et accessibles aussi bien dans le Cette année 1,3% des répondants ont été identifiésdomaine de la collaboration qu’en matière de gestion comme présentant un intranet de « Technophile » contredes connaissances. Pour que cette « vitrine aucun en 2010.technologique » s’enracine dans l’entreprise il estessentiel désormais de se pencher sur l’organisation Ce profil correspond à des organisations qui ont déployéà mettre en place pour optimiser le service aux un niveau de service très abouti en travaillant à peineutilisateurs. Avec une gouvernance structurée, leur gouvernance.l’ensemble des fonctionnalités, et notamment leréseau social, pourra prendre toute son ampleur, Ce résultat nous conforte dans l’idée que l’entrepriserelayé par une capitalisation du savoir agrégée dans reste en contrôle et ne laisse pas le foisonnementles espaces collaboratifs. technologique se déployer sans règles, en tous cas en France . Résultat de l’enquête 2011 - Page 58

Socio-types de l’entrepriseLe profil avant-gardisteMots clés : réseau social, géo-management,cartographie des connaissancesVotre attirance naturelle pour les nouvelles 4%technologies vous a conduit à intégrer dans l’intranetles outils les plus avancés du marché : moteur derecherche indexé, réseau social, géo-management, 2010 : 2,7%cartographie des connaissances. Les espacescollaboratifs sont proposés aussi bien par directionque par projet, ils peuvent comprendre tous les Les intranets « Avant-gardistes » correspondent à 4% deoutils d’interaction disponibles : blog, wikis, l’échantillon. Les entreprises qui le constituent sontannuaire dédié, planning. La gouvernance mise en actives dans le domaine IT, télécoms), dans l’industrie etplace est parfaitement intégrée dans le les dans les autres services marchands. Ce sont trèsfonctionnement de l’entreprise au quotidien. Le suivi majoritairement des entreprises de plus de 10 000des usages de l’intranet est également une réalité salariés.qui vous permet d’envisager une évolution adaptativede votre site. Vous allez pouvoir tirer tout le Les moyens dont elles disposent tant au plan financierbénéfice du travail déjà accompli en y associant un que sectoriel expliquent leur positionnement.pilotage par les indicateurs statistiques et en Elles proposent une intégration très avancée des servicesmettant en place un mécanisme d’évaluation des web dans leur intranet et un niveau de gouvernance déjàmanagers en fonction de leur contribution à bien établi qui gagnerait à se structurer encore un peul’intranet. afin d’atteindre l’ultime stade de « Champion ». Le groupe est en progression légère de 1,3 points. Résultat de l’enquête 2011 - Page 59

Socio-types de l’entrepriseLe profil championMots clés : réseau social étendu,capitalisation du savoir, pilotage par lesindicateursStructurellement en avance, vous êtes à la recherche 0%systématiquement de tous les nouveaux usages etservices que peuvent apporter les nouvellestechnologies. Vous êtes donc doté d’un intranet qui 2010 : 0,4%propose l’ensemble des fonctionnalités existantesaujourd’hui à l’ensemble de vos salariés en fonction La catégorie de « Champion » n’est pas représentée dansde leur profil. Vous avez sous-tendu ce déploiement l’échantillon des répondants cette année.technique par la mise en place de procéduresabouties qui permettent une gestion fluide del’intranet. La structure existante permet de Cette catégorie correspond à des intranets disposants àcapitaliser le savoir. Bien entendu des outils de la fois d’une gouvernance et d’un niveau de service abouticollaboration et de gestion des connaissances sont (dernier tiers sur les deux critères).accessibles à tous selon des règles bien formalisées.Chaque individu est un contributeur potentiel àl’intranet au travers de son espace personnel Il s’agit encore d’acteurs d’exception qui devraient êtreaccessible dans le réseau social ou via ses suggestions progressivement rejoint par un certain nombresur les contenus. Vous pilotez votre intranet par les d’entreprises « Bâtisseurs » ou « Avant-gardistes ».indicateurs et pouvez vous adapter rapidement auxusages. Vous êtes déjà un acteur du Web 3.0. Résultat de l’enquête 2011 - Page 60

Socio-types moyens Socio-types de l’entreprise Gouvernance 100 % Atypique Champion (0 %) (0 %) Bâtisseur (29,5 %) 66 % Atypique Avant-gardiste (5,8 %) (4 %) Moins de 1000 personnes De 1001 à 5000 personnes Plus de 5000 personnes31 % 33 % 1 329 % 29 % Conservateur 1 En 2 2 mouvement Technophile27 % 28 % 3 (31,7 %) 4 (27,5 %) (1,3 %) 1. Administration publique 33 % 66 % 100 % 2. Industrie 32 % 37 % 42 % Fonctionnalités 1. Plus de 5000 personnes 3. Services marchands 35 % 40 % 48 % 2. De 1001 à 5000 personnes 4. Services publics 3. Moins de 1000 personnes Résultat de l’enquête 2011 - Page 61

ProspectiveSynthèse• Les constats de l’édition 2011 de l’Observatoire confirment la maturité de l’intranet avec néanmoins des progressions de niveaux divers en fonction des axes et la prise en compte systémique du dispositif sociotechnique qu’il représente dans cinq dimensions : – Technologie • L’atomisation des solutions disponibles (>50) sur le marché répond à la diversité de forme des organisations du travail, comme des objectifs qu’elles visent . Elle atteste aussi d’un niveau de maturité du marché encore à l’adolescence. • Plusieurs solutions permettent d’atteindre le même objectif (dans des configurations différentes). – Processus/procédures • Peu importe la solution utilisée, l’efficience du dispositif repose sur la formalisation et le respect des processus et des procédures en lien avec l’intranet. On voit ici que des progrès importants sont à mener pour permettre au dispositif déployé de prendre toute sa mesure. – Management • L’implication managériale, facteur d’acculturation des équipes et d’incitation aux bonnes pratiques de chacun semble se mettre en place, au niveau des équipes de directions. Mais le management intermédiaire doit être plus systématiquement associé aux projets intranet afin de garantir le déploiement en profondeur et dans la durée des nouveaux usages voulus par les équipes dirigeantes et demandées par les utilisateurs. – Interaction • Résultante des points précédents, la finalité attendue de l’intranet vise la « socialisation », autrement dit l’utilisation permanente de ces technologies dans une dynamique permanente d’interaction, de contribution et de partage. L’installation du réseau social d‘entreprise confirme au même titre que le déploiement de la collaboration la prise en compte de cet axe. – Évaluation • La mise en place d’indicateurs (utilisation des ressources, usages, pratiques, etc.) induit l’évolution vers la notion de « pilotage par les indicateurs ». Elément indispensable d’une gouvernance bien comprise et bien déployée, cet axe est aujourd’hui encore l’outil le moins utilisé. Résultat de l’enquête 2011 - Page 62

ProspectiveProspective• Au-delà des tendances que cette édition, et par rapport aux résultats de l’Observatoire 2010, les mouvements à l’œuvre dessinent trois courants d’évolutions majeurs : – Un déplacement de la gravité informationnelle • Les métiers et fonctions de l’entreprise représentés dans l’intranet sont toujours significatifs, mais on assiste à un déplacement du contenu éditorial vers le contenu collaboratif. • Ce contenu est pour nous dans un premier temps un agent de médiation pour permettre aux acteurs de l’entreprise d’échanger entre eux à propos d’un sujet commun. • Ce partage autour de la données est un préalable au partage de données plus personnelles (compétences, expériences, etc..) dont le partage est possible via le réseau social d’entreprise. – Vers la convergence numérique • Le recul du nombre de sites intranet mis à disposition dans les organisations constitue un premier signal • La perception des structures et de l’organisation n’importe plus, c’est le service à l’utilisateur qui focalise l’attention • La conjonction de fonctionnalités en un lieu désormais : mail, vidéo, audio, webconference, messagerie instantanée, voix sur IP, attestent du processus en cours • Ceci est rendu possible notamment grâce à la webisation des application et bien sûr, le cloud computing – La gouvernance de l’intranet : nouveau modèle à inventer • On le voit, l’échantillon des répondants est globalement en progrès. Un déplacement « vers la droite » des socio-types , sur l’axe des fonctionnalités indique bien un niveau de service enrichi à l’endroit de l’utilisateur. • Cependant la gouvernance ne progresse pas. L’entreprise est désormais confrontée inéluctablement à la mise en place d’une organisation associée à la production de son projet intranet où tous les acteurs : de l’usager au top management doivent être associé à sa conception. • La gouvernance du projet se doit d’être étendue à la vie du dispositif intranet où, les règles d’usage, les organes stratégiques et opérationnels associé à l’animation de l’intranet, la description des expertises requises pour le fonctionnement et leur reconnaissance, la conception et le suivi des indicateurs sont les outils qui permettront à l’intranet d’évoluer vers un espace à la fois reflet de l’entreprise et de son utilisateur. Résultat de l’enquête 2011 - Page 63

ProspectiveRéalité « systémique » de l’intranet Rich media (web TV, web radio, podcasting, etc.) Réseau social Géo-management (SIG) et nomadisme Interaction Taggage (RSS) Profilage Multi-canal : Clients-légers Personnalisation (smartphones, etc.) CMS (Propriétaire ou Management de proximité Open Source) Moteur de recherche Management par les indicateurs Outils et espaces (Publication - Collaboration Technologie Évaluation Management - Gestion d’équipe & reporting) de travail Wikis Évaluation des contributions Blogs Conduite du changement Intranet multi-canal Processus Procédures Gouvernance Charte éditoriale, charte Mécanismes de gouvernance d’usage, nétiquette, etc. Organisation décentralisée (Principes de publication - Principes de collaboration - Principes d’administration) Résultat de l’enquête 2011 - Page 64

L’effet Intranet : Synthèse « Always on » Any time Anywhere Relation au temps Any device Indicateurs Collaboration Culture E-management Identité Relation à Relation Compétences Interaction la stratégie au travailApproche systémique Evaluation Intranet Co-construction Peopleware Inter culturalité Réseau social d’entreprise Nomadisme Relation à Relation Communautés d’intérêt Multi-canal l’espace aux Communautés de pratique Virtualité autres Entreprise étendue Transversalité Résultat de l’enquête 2011 - Page 65

Les rédacteurswww.observatoire-intranet.comIsabelle Reyre, directrice associée - ArctusCo-fondatrice d’Arctus, Isabelle Reyre dispose de 20 ansd’expérience en communication technique et sciences humainesexercés d’abord dans de grandes entreprises (L’Oréal, CCF, BNPParibas, KBC). Ecole de Commerce, MBA, Analyste financierdiplômée, formation au coaching et à l’approche systémique.Marc Lippa, consultant expérimenté - ArctusIngénieur Civil des Mines, Marc Lippa est expert en conduite deprojets liés aux TIC.Il possède une connaissance approfondie du secteur industriel,secteur dans lequel il a assumé durant 15 ans des responsabilitésdans le management commercial, dans le management duprocessus de l’innovation et de projets innovants et dans laconduite de projet SI et web. Arctus – éclaireur en e-transformation 4, rue de l’Abbé Hazard 92000 – Nanterre www.arctus.com Résultat de l’enquête 2011 - Page 66

En savoir pluswww.observatoire-intranet.com Arctus – éclaireur en e-transformation 4, rue de l’Abbé Hazard 92000 – Nanterre www.arctus.com Résultat de l’enquête 2011 - Page 67

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Observatoire intranet-2011

by IBM_Lotus on May 25, 2011

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