Proceso administrativo
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  • 1. Proceso administrativoEl proceso administrativo es el conjunto de fases o etapas sucesivas de laadministración misma; estas fases se interrelacionan formando un procesointegral, consistente en cuatro etapas o funciones claves.El desempeño de las funciones constituye el llamado ciclo administrativo, como seobserva a continuación: Planificación Administración de un Control Organización negocio Dirección Figura 1. Ciclo administrativo.Por lo tanto, las Funciones del Administrador, como un proceso sistemático seentienden de la siguiente manera: Planear Organizar Dirigir Controlar Figura 2. Funciones del Administrador.En la siguiente imagen se presenta un resumen de las principales funciones que serealizan en cada etapa del proceso administrativo: Planificación Decisión sobre los objetos.
  • 2. Definición de planes para alcanzarlos. Programa de Actividades. Recursos y Actividades para alcanzar los objetivos. Organización Órganos y Cargos. Atribución de autoridades y responsabilidad. Designación de cargos. Dirección Comunicación, liderazgo y motivación de personal. Dirección para los objetivos. Definición de estándares para medir el desempeño. Controlar Corregir deslavaciones y garantizar que se realice la planeación. Figura 3. Funciones que se realizan en el proceso administrativo.Fuente: Chiavenato, I. (2001). Introducción a la teoría general de la administraciónEstos elementos del proceso administrativo se aplican en todo tipo deorganizaciones y empresas, así como se aplican también en la vida personal.Por ejemplo, cuando vas a organizar una fiesta o reunión con tus amigos: ¿quéacciones realizarías en cada etapa del proceso administrativo?Importancia del proceso administrativoEl proceso administrativo es muy importante para la toma de decisiones. Imaginaque eres el gerente de una empresa que está atravesando por problemas dedisminución de sus ventas, ¿cómo tomarías decisiones respecto a lo que se debehacer para incrementar las ventas?La toma de decisiones entraña un compromiso o resolución por hacer, dejar dehacer, o de adoptar o rechazar una actitud. Una toma de decisiones requierecreatividad y confianza. Es importante comprender que no hacer nada respecto aun asunto o a un problema es, por sí misma, una decisión.Pasos de la toma de decisiones:
  • 3. Paso 1.Reconocer el problema: ante la existencia de un problema, se necesita hacer unaelección, de lo contrario surgen obstáculos para alcanzar la meta empresarial.Paso 2.Identificar alternativas: se hace un esfuerzo sistemático por identificar lasopciones disponibles.Por lo general, existe un número limitado de restringidas, además, por el tiempo ylos monetarios. ejemplo, cuando vas a organizar una fiesta o reunión con tusamigos: ¿qué acciones realizarías en cada etapa del proceso administrativo?Paso 3.Especificar las fuentes de incertidumbre: se efectúa un análisis cuidadoso de losposibles sucesos que pueden ocurrir. Hasta donde sea posible, se prevén lasposibilidades o probabilidades asociadas a esos sucesos.Paso 4.Escoger un criterio: se elige el criterio conforme se van evaluando las alternativas.Pueden escogerse criterios tales como la utilidad, el margen de contribución, latasa de rendimiento o el que presente una mayor relación costo-beneficio.Paso 5.Considerar el riesgo: se toma en consideración el punto hasta donde la direcciónestá dispuesta a elegir una alternativa riesgosa. De manera equivalente, ladirección considera la proporción entre el riesgo y el rendimiento.¿Cuál es el mayor rendimiento que brindará una alternativa riesgosa para quepueda justificar su riesgo inherente?Paso 6.Evaluar alternativas: a la luz del menú de opciones del paso 2, las fuentes deincertidumbre identificadas en el paso 3, el criterio establecido en el paso 4 y laspreferencias del riesgo precisadas en el paso 5, se determina el resultado finalasociado con la alternativa.Paso 7.Elegir la mejor alternativa: la evaluación de alternativas en el paso 6, junto con unacuidadosa consideración de los objetivos y las metas de la empresa, tiene comoresultado la elección de una alternativa.Paso 8.Implementar el curso de acción seleccionado: se implementan las accionesaprobadas para iniciar la alternativa escogida. Ninguna decisión eficaz será posiblea menos que se lleven a cabo acciones eficaces que la hagan realidad.Planeación
  • 4. La planeación es el primer paso del proceso administrativo. Es el proceso deprever el futuro y proponer estrategias para desarrollarse y crecer en el contextofuturo. Implica desarrollar los objetivos y elegir uno o más cursos de acción paralograrlos. La planeación en la organización comprende los siguientes pasos:A. Establecer los objetivos de la empresa.B. Definir la situación actual y determinar con qué recursos se cuenta.C. Elegir uno o más cursos de acción para alcanzar los objetivos.D. Iniciar las actividades necesarias para traducir los planes en acciones.E. Replantear sobre la marcha para corregir deficiencias existentes.Uno de los aspectos más importantes de la planeación relacionada con la toma dedecisiones, implica manejar adecuadamente las variables controlables pertinentesy aprovechar la ventaja de las variables no controlables pertinentes que puedaninfluir en el éxito operacional a largo plazo.Las variables pueden ser clasificadas bajo 3 categorías:1. Externas (tales como la competencia, el PIB, la población, los aspectosmacroeconómicos, etc.) o Internas (por ejemplo, los métodos de venta de laempresa, la publicidad que se utiliza, la estructura de costos que maneja laempresa).2. De acuerdo al tiempo (corto plazo, mediano plazo y largo plazo).3. Controlables o no controlables. Conforme al análisis de estas variables seplantean las estrategias convenientes para el futuro de la empresa.Las variables no controlables deben ser proyectadas y planificadas para lograr elpleno provecho de sus consecuencias favorables previstas, y manejaradecuadamente las consecuencias desfavorables.Tipos de planesA continuación se describirán los principales tipos de planes que se utilizan en unaorganización:a) Propósito o misión:Consiste en determinar qué se debe hacer para llegar al futuro deseable. Se tratade definir el rumbo y generar los compromisos necesarios para lograrlo.b) Objetivos:Son los fines hacia donde debe dirigirse toda actividad. Los objetivos dan direccióna los esfuerzos que realiza la organización. Se formulan para la organización, perotambién para cada uno de los departamentos y además, suponen la definición delos objetivos de las personas que contribuyen a su logro.¿Cómo deben ser los objetivos?
  • 5. De acuerdo con el autor DoménecBiosca, en su libro Dirigir con eficacia, losobjetivos deben tener las siguientes características:• Claros, entendibles por quien los tiene que desarrollar.• Públicos, para facilitar la coordinación entre cliente y proveedor interno.• Medibles, para saber si se consiguen.• Alcanzables, para que sea factible lograrlos.• Flexibles, para que puedan ser adaptados a cada realidad.• Auditables, para poder comprobar su medida.• Premiables, para que la conducta esforzada y exitosa se repita.• Tener plazo, para saber cuándo hacerlo.• Tener prioridad, para saber qué hacer y en qué orden.• Pactables, para que comprometan.• Coherentes con la estrategia de la empresa.• Motivantes, para que motiven a las personas.Si no respetamos estas características, corremos el riesgo de fracasar.Fuente: Biosca, D. (2000). Dirigir con eficacia. En Garza, J. G. (Ed.), Administracióncontemporánea (p. 92). México: McGraw-Hill.c) Políticas:Son enunciados generales que guían las acciones y decisiones de lasorganizaciones. Son los criterios de acción emprendidos por la empresa.Existen muchos tipos de políticas; por ejemplo: las políticas para contrataringenieros si cuentan con el título universitario; las políticas para motivar alpersonal para que realice sugerencias para mejorar la cooperación; las políticaspara cubrir las vacantes del personal; las políticas para fijar precios competitivos alos productos, la política de vender sólo al contado, entre muchas otras.d) Planes estratégicos y planes tácticos:Los planes por lo general se clasifican en planes estratégicos y planes operativos (otácticos), como se muestra en el siguiente cuadro:
  • 6. Tipo Dimensión del Características tiempo Se concentra en los objetivos de la empresa y sus estrategias globales; afectan Estratégico (desarrollado Largo plazo a todas las funciones de la por la alta administración) (más de un año) administración; entraña consecuencias de alcance general y de largo plazo. Afina los objetivos de la empresa para desarrollar programas, políticas y expectativas de desempeño; Táctico u operativos implica tiempos entre el (desarrollado Corto plazo mediano y el corto plazo; se participativamente por (hasta un año) concentra en los niveles de todos los niveles de la autoridad y responsabilidad administración) asignadas; proporciona información sobre el presupuesto para efectos de los informes de desempeño. Tabla 1. Planes estratégicos y planes tácticos.e) Programas:Los programas son actividades que perduran en la organización, pues surealización no tiene una fecha límite en la que pueda darse por concluida o queprovoque su caducidad. Por ejemplo, se habla de programas de capacitación, definanciamiento, de captación de recursos, etc., porque son actividadespermanentes o recurrentes en la empresa.f) Proyectos:Los proyectos tienen objetivos delimitados por el tiempo. Tienen un principio,pero deben tener una fase de conclusión. Por ejemplo, el proyecto de construir unedificio, el proyecto de diseñar un producto, el proyecto de instalar un negocio enuna ciudad, etc.g) Presupuestos:Considerado como plan, un presupuesto es la expresión de los resultadosesperados en términos numéricos. Además de su uso en la planeación, elpresupuesto también se utiliza para el control y la coordinación de acciones.Algunos ejemplos de presupuestos son:• Presupuesto de operación: incluye la planeación de las operaciones para elsiguiente periodo.• Presupuesto de capital: demuestra la planeación de los cambios en losactivos fijos.• Presupuesto financiero: establece el origen y aplicación de fondos, trataacerca de los movimientos de efectivo.h) Procedimientos
  • 7. Detallan la forma exacta en que debe desarrollarse una actividad, son guías deacción más que de pensamiento. Son aquellos planes formulados dentro de laspolíticas establecidas, cuya finalidad es la de señalar la secuencia cronológica máseficiente, destinada a obtener los mejores resultados en cada función concretarealizada dentro de una empresa o grupo social. En el procedimiento debeincluirse la descripción de cómo cada una de las series de tareas se deben llevar acabo.Ejemplos de procedimientos son: el conjunto de instrucciones específicas paraprocesar las órdenes de los clientes en un restaurante; todos los pasos que hay quedar para la constitución de una empresa mercantil.i) Métodos:Un método es una descripción de cómo un paso del procedimiento puede llevarse acabo de la mejor forma posible, ejemplo: la técnica específica en la aplicación de untest de aptitudes es un método; mientras que la secuencia de pasos para emplearpersonal constituye un procedimiento. Con el empleo de métodos adecuados ungerente podrá lograr mayor eficiencia, comparar fácilmente los rendimientos,laborar bases para determinar la capacidad efectiva del personal, lograr calidaduniforme de productos o servicios, etc.j) Reglas:Dentro del procedimiento tenemos las reglas; las cuales son aplicables al“procedimiento” y al “método”; las reglas por tanto, son normas que se refieren auna acción específica y definida; es decir, una regla dice con exactitud qué se debey qué no se debe hacer.Referencias Chiavenato, I. (2001). Introducción a la teoría general de la administración. México: McGraw-Hill Interamericana. Garza, J. G. (2000). Administración contemporánea (2a. ed.). México: McGraw- Hill. Robbins, S. R., y de Cenzo, D. (1996). Fundamentos de administración. México: Prentice Hall. Stoner, J., y Freeman, E. (1998). Administración. México: Prentice Hall. Thompson, M., y Antezana, J. (2006). El proceso administrativo. Recuperado el 30 de junio de 2009, de http://www.promonegocios.net/administracion/procesoadministrativo.ht ml