1. Krasznay Csaba és Nagy Tibor 2011. április 20. Elektronikus iratok hitelességi kérdései

2. Fogalmak Elektronikus dokumentum: elektronikus eszköz útján értelmezhető adategyüttes. (Eat.) Irat: valamely szerv működése vagy személy tevékenysége során keletkezett vagy hozzá érkezett, egy egységként kezelendő rögzített információ, adategyüttes, amely megjelenhet papíron, mikrofilmen, mágneses, elektronikus vagy bármilyen más adathordozón; tartalma lehet szöveg, adat, grafikon, hang, kép, mozgókép vagy bármely más formában lévő információ vagy ezek kombinációja; Okirat:Az elektronikus okirat olyan elektronikus irat, mely nyilatkozattételt, illetőleg nyilatkozat elfogadását, vagy nyilatkozat kötelezőnek elismerését foglalja magában.

3. Fogalmak (Ppt.) Közokirat: Az olyan papír alapú vagy elektronikus okirat, amelyet bíróság, közjegyző vagy más hatóság, illetve közigazgatási szerv ügykörén belül, a megszabott alakban állított ki, mint közokirat teljesen bizonyítja a benne foglalt intézkedést vagy határozatot, továbbá az okirattal tanúsított adatok és tények valóságát, úgyszintén az okiratban foglalt nyilatkozat megtételét, valamint annak idejét és módját. Ugyanolyan bizonyító ereje van az olyan okiratoknak is, amelyet más jogszabály közokiratnak nyilvánít. Magánokirat: A magánokirat az ellenkező bebizonyításáig teljes bizonyítékul szolgál arra, hogy kiállítója az abban foglalt nyilatkozatot megtette, illetőleg elfogadta, vagy magára kötelezőnek ismerte el, feltéve, hogy bizonyos feltételek valamelyike fennáll.

4. Elektronikus aláírás és okirati típusok Ha a magánokiraton levő aláírás valódisága nem vitás vagy bizonyított, illetve a legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírás ellenőrzésének eredményéből más nem következik, az aláírást megelőző szöveget - elektronikus okirat esetén az aláírt adatokat - az ellenkező bizonyításáig meg nem hamisítottnak kell tekinteni, kivéve, ha az okirat rendellenességei vagy hiányai ezt a vélelmet megdöntik. Az eredeti papír alapú vagy elektronikus közokiratéval azonos bizonyító ereje van annak a közokiratról készített elektronikus okiratnak, amelyet a közokirat kiállítására jogosult ügykörén belül, a megszabott alakban készített el, és amelyen minősített elektronikus aláírást, valamint - ha jogszabály így rendelkezik - időbélyegzőt helyezett el. Az eredeti közokiratéval azonos bizonyító ereje van annak az elektronikus okiratnak is, amelyet a közokirat kiállítására jogosult külön jogszabályban meghatározott eljárási rend szerint készített el, illetve amelyet törvény elektronikus közokiratnak nyilvánít. A magánokiratról a közokirat kiállítására jogosult által ügykörén belül, a megszabott közokirati alakban készített okirat - ideértve az elektronikus okiratot, valamint az elektronikus magánokiratról készített papír alapú okiratot is - teljesen bizonyítja, hogy annak tartalma az eredeti okiratéval megegyezik. Elektronikus okirat esetében e bizonyító erő megállapításának feltétele az is, hogy a közokirat kiállítására jogosult az okiratot minősített elektronikus aláírással és - ha jogszabály így rendelkezik - időbélyegzővel lássa el, vagy azt külön jogszabály által meghatározott eljárás szerint készítse el. A magánokiratról közokirati alakban készített okirat bizonyító ereje - a magánokirat tartalmát illetően - megegyezik az eredeti okiratéval. a kiállító minősített elektronikus aláírásával aláírt elektronikus okirat tartalma az ügyvéd által készített elektronikus okiratéval megegyezik; Gazdálkodó szervezet által kiállított vagy őrzött okiratról készült elektronikus okirat akkor bizonyítja teljes bizonyító erővel azt, hogy tartalma megegyezik az eredeti okiratéval, ha az okiratról elektronikus okiratot készítő azt minősített elektronikus aláírással és - ha jogszabály így rendelkezik - időbélyegzővel látta el

5. Belső, új iratok kezelése Elektronikus iratokkal leggyakrabban a belső működés során lehet találkozni. Általában ezek iktatása, hiteles kezelése nem történik meg, így a felelősségvállalás, a letagadhatatlanság nem kikényszeríthető. De vajon szükséges ez? Minél formálisabb a belső működési rend (előterjesztések, feljegyzések, láttamozások, stb.), annál komolyabban jelenik meg a felelősségvállalás kérdése. A hosszú távú megőrzés ebben az esetben nem feltétlenül elsődleges szempont. Lehetséges megoldás: belső dokumentumkezelő portál, belső PKI által kibocsátott tanúsítványokkal történő aláírásokkal. Előnye: a vállalatoknál általánosan elterjedt megoldásokkal megvalósítható, a műszaki megvalósítás költséges relatív alacsony, csak belső szabályozást igényel.

6. Belső, elektronikusra konvertált iratok Az irattárak átkonvertálása hiteles módon jól szabályozott terület, a 13/2005. (X. 27.) IHM rendelet a papíralapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolat készítésének szabályairól írja le a megoldást. Négy részterületre tér ki: A papíralapú dokumentumról történő elektronikus másolatkészítés általános szabályai Elektronikus másolatkészítés a közokirat kiállítására jogosult által Elektronikus másolatkészítés gazdálkodó szervezet által kiállított vagy őrzött okiratról Gazdálkodó szervezet által számviteli bizonylatról történő elektronikus másolatkészítés Fő elvek: Az eredetivel megegyező képi vagy tartalmi megfelelő másolatot kell előállítani Az eredetivel megegyezőséget vállalni kell és ezt az információt metaadatokkal kell leírni Elektronikus aláírással és bizonyos esetekben időbélyeggel kell ellátni Egy aláírási csomagban több dokumentum is lehet A probléma a hosszú távú hitelességgel van.

7. Belső, elektronikusra konvertált iratok A digitális archiválásról a 114/2007. (XII. 29.) GKM rendelet a digitális archiválás szabályairól rendelkezik. Eszerint archiválni lehet az elektronikus aláírás technikájával, zárt rendszerrel vagy elektronikus adatcsere rendszerrel. Fő követelmény a sértetlenség, a hozzáférés-védelem és az olvashatóság. Megoldási lehetőségek: Bármilyen okirat esetén javasolt az egy ügymenethez tartozó iratok egy elektronikus aláírási csomagba helyezése, és ezt vagy belső elektronikus aláírási megoldással, vagy külső archiválási szolgáltatóval megőriztetni (11 éven túl) A nem okirati dokumentumok esetén a belső szabályozás és a zárt rendszer használata a célravezető, betartva a rendeletek elveit.

8. Ügyféltől származó elektronikus iratok A probléma kétfelé ágazik: iratokat kaphatunk hagyományos dokumentum formátumban és webes űrlapon keresztül is. A hitelesség kérdése az első esetben könnyen megoldható elektronikus aláírással, de a második esettel mi legyen? Honnan lesz az ügyfeleknél tömegesen elektronikus aláírás? És hogyan lehet a tömeges küldeményeket feldolgozni? Megoldási lehetőségek: Tömeges adatszolgáltatás webes űrlapon keresztül, majd ebből egy összegző egy oldalas kivonat készítése, és beküldése akár papíralapon is -> a papír ugyan nem szűnt meg, de mennyisége jelentősen csökkent. Az egységes állampolgári kártya bevezetésével valószínűleg tömegesen kerül BALE az állampolgárokhoz. Ha állami szolgáltatások épülnének elektronikus aláírásra, az a magánszektorban is használható lenne. Bizonyos szoftvermegoldásokkal lehetőség van az elektronikusan aláírt dokumentumok automatikus fogadására, ellenőrzésére és továbbítására a dokumentumkezelő rendszerbe.

9. Hivatalos szervtől származó iratok A közigazgatás egyes intézményei képesek és kötelesek elektronikus aláírással ellátott iratokat küldeni. Ennek a kultúrája azonban csekély. A probléma az, hogy a nagyszámú hiteles elektronikus kiadmányozás, esetleg a burst jellegű küldés technológiai nehézségekbe ütközik. Megoldási lehetőségek: Bizonyos munkatársak számára kell engedélyezni az elektronikus kiadmányozást, őket kell oktatni és eszközzel ellátni. Ez belső szabályozást igényel. Tömeges küldés az előző pontban vázolt szoftveres megoldással valósítható meg, csak automatikus ellenőrzés helyett automatikus aláírást kell létrehozni.