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Campusmanagement
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  • 1. Integriertes Campus Managementerfolgreich einführenDr. Thomas Lindner, Mitglieder der Geschäftsleitung, CAS Software AGDr. Ralph Becker, Senior Partner, Horváth & PartnersStuttgarter Controller Forum am 21.09.2010
  • 2. Neue Herausforderungen für Hochschulen Ausgangslage Ziele  Neue akademische Studienstrukturen und Abschlüsse (BA/MA) erzwingen  Effiziente Studienorganisation weitreichende organisatorische  Förderung der Qualität von Veränderungen in der Verwaltung Studium und Lehre  Deutlicher Anstieg des Verwaltungsaufwands  Schaffung optimaler  Wettbewerbsdruck: Steigende Rahmenbedingungen für Anforderungen der Studierenden an Lehrende, Studierende und Qualität, Umfang und Verfügbarkeit von Verwaltung Verwaltungs- und Serviceleistungen  Optimale, den kompletten  Anhaltender Effizienzdruck auf die Studierendenlebenszyklus Hochschulen zwingt zur kontinuierlichen Optimierung von Prozessen und Strukturen unterstützende Campus Management Software (CMS)  Neue Planungs- und Berichtsanforderungen  Integrierte Datenhaltung und  Notwendigkeit zur Modernisierung und flexibles Berichtswesen Harmonisierung der IT-Systeme
  • 3. Im Campus Management geht es um dieKernprozesse einer Hochschule
  • 4. Die Einführung von CM-Software ist weit mehr alsein IT-Projekt Vier Aspekte sind erfolgskritisch: Strategie 1. Einbettung in die Hochschulstrategie und ein übergreifendes Organisationsmodell 2. Optimierung von Strukturen und Prozessen vor der IT-Implementierung Organisation 3. Klare Definition und Durchsetzung neuer Aufgaben, Rollen und Verantwortlichkeiten 4. Intensive Kommunikation und aktives Management des Veränderungsprozesses Informationssysteme
  • 5. Transformation über Prozessmanagement ist einerfolgreicher und bewährter Ansatz CM-Prozesse Ausrichtung an der Hochschulstrategie Bewerbung/ Prozesstransformation Prozesssteuerung Zulassung Strategische Prozesscontrolling & Neugestaltung/ Kapazitäts- Studierenden- Reorganisation management management (Strukturoptimierung) Prozess- Prozesstransparenz organisation Veranstaltungs- (Analyse, & management Modellierung) -verant- Operative Perfor- wortung mancesteigerung Prüfungs- (reine Optimierung von Performance- management CM-Prozessen) Messung und Prozess-Cockpit Raummanage- ment Benchmarking
  • 6. Das Horváth & Partners VorgehensmodellBestands- Entwicklungs- Organisations- Anpassungs- Maßnahmen- u.aufnahme potenziale modelle bedarfe Umsetzungsplan Prozessanalyse und -dokumentation Projekt- und Change-Management
  • 7. Strukturiertes und transparentes Vorgehen sorgtfür Akzeptanz und Veränderungsbereitschaft Interviews und Workshops mit Fachbereichen Prozesse, Systeme und Strukturen1 und zentraler Verwaltung zur Statusaufnahme 2 analysieren und bewerten Prozessmodell Prozess-Funktionsmatrix Organisationsstruktur Integrationspotenzial Soll-Prozesse/-Strukturen, Standards, Rollen Kapazitätsplanung und Szenarienentwicklung3 4 durchführen und Verantwortlichkeiten, IT-Anforderungen entwickeln Soll-Prozesse Rollenkonzept Prognoserechnung AufwandsentwicklungProcess: IT_01_02 Perform ICT Change Management (1/3)Level 3 Status: October 07, 2009 | 11:10 Business Process Manager Update Pilot Study/ specification Perform pilot New business Design Information XOR study/ design XOR requirements Concept received concept Inform requestor MA_04_05 Business Optimize processes Business optimized Processes Pilot Study/ Business Design Internal 1 Case Concept ERP specialist Verify concept Rate and Prestudy/ ERP and list forward design Business case Create work consequences business case Teamleader concept received order and with IT to approriate XOR received assign to Create specialist approver specialist External purchase specialist order requisition IT_01_01 Perform pilot Update Functional gap Manage XOR study/ design XOR specification identified Incidents concept V Information XOR received Pilot Study/ Design Inform XOR Concept requestor Inform Approve Business case Approver XOR relevant business case rejected parties Business Case Business case approved Central Purchase oder Buyer PL_03_01 2 requisition Manage POR received Develop Internal IT Specialist Business Case incl. Costs for external services if needed Business Case Helpdesk SM_01_02 Report Information Incident received Status to Requestor
  • 8. CAS Education – A Smart Company of CAS Software AG CAS Education ist eine Geschäftseinheit der CAS Software AG • Seit 10 Jahren liegt der Fokus auf spezialisierten Lösungen für den Bildungsbereich • Marktführende Position im Bildungsbereich • Branchenspezifische Lösungen für Hochschulen und Schulen CAS Software AG – in Zahlen • Gründung 1986 • Aktionäre Vorstand und Mitarbeiter • Fokus Kunden- und Informationsmanagement • Mitarbeiter 202 (CAS), >330 (CAS-Gruppe quotal) • Umsatz >33 Mio. € (quotal) • Wachstum >20% jährlich seit 2002, zuletzt 26% in 2009 • Innovation über 25% des Umsatzes in neue Lösungen • Marktposition in mehreren Märkten in führender Position, u. a. deutscher CRM-Spezialist für den Mittelstand • Verbreitung 150.000 Anwender Stuttgarter Controller Forum
  • 9. Campus Management Stuttgarter Controller Forum
  • 10. Leitgedanken der CAS-Methode Zielorientierung: Die Zukunft bestimmt die Software Aufbau auf Best Practices: Von den Besten lernen Akzeptanz explizit schaffen Stufenweise Einführung: Schritt für Schritt zum Ziel Gesamtkosten minimieren Stuttgarter Controller Forum
  • 11. Zielorientierung:Die Zukunft bestimmt die Software Ziele der Hochschule Aktuelle Prozesse Profil der Hochschule Stuttgarter Controller Forum
  • 12. Wie weit sind Sie? Die Hochschule hat ein aktuelles Leitbild, Ziele, einen Anspruch an die Weiterentwicklung der nächsten Jahre? Sie haben die Prozesse in Verwaltung und den Fakultäten verstanden, die von Campus Management betroffen sind? Sie haben diese Prozesse so umgestaltet, dass Sie zu Leitbild/Zielen/Weiterentwicklungsansprüchen passen? Sie wissen, wie Sie diese neuen Prozesse durch Software unterstützen wollen? Stuttgarter Controller Forum
  • 13. Aufbau auf Best Practices: Von den Besten lernen kulturelle Unterschiede zwischen Fakultäten Wettbewerbsgründe Starke Individuen Unabhängigkeit der Erfindung Stuttgarter Controller Forum
  • 14. Akzeptanz explizit schaffen Gefälligkeit der Oberflächen An den Druckpunkten gewinnen Ergonomie Schlüsselanwender einbeziehen Explizites Change Management Stufenplan Stuttgarter Controller Forum
  • 15. Stufenweise Einführung „Big Bang“ • geringere Kosten für Zwischenlösungen Stufenplan • geringere Gefahr der Überforderung • geringere Gefahr des Irrtums bei der Spezifikation • geringeres Risiko durch Laufzeit des Projekts Stuttgarter Controller Forum
  • 16. Projektdesign• Schwerpunktsetzung bzw. Priorisierung der vielfältigen Anforderungen• Bewertung der Prozesse in drei Dimensionen: Zentralität Dezentralität Häufige Singularität Regelmäßigkeit Hohes Niedriges Optimierungspotenzial Optimierungspotenzial Potenzial Stuttgarter Controller Forum
  • 17. Prozessportfolio:Häufigkeit vs. Optimierungspotenzial hohes Potenzial Bewerbung Zulassung Gebührenmanagement Prüfungsmanagement Studienmanagement Studierendenmanagement niedriges Raumverwaltung Potenzial Veranstaltungsplanung zentral dezentral Stuttgarter Controller Forum
  • 18. Prozessportfolio: abgeleitete Empfehlungen Zentral DezentralWichtig Ideal für den Start! Nicht zu viele in eine Stufe.(hohes Schafft Akzeptanz! Change Management!Potenzial)Unwichtig Überwiegt der Nutzen die(niedriges Später! Aufwände?Potential) Stuttgarter Controller Forum
  • 19. Gesamtkosten optimieren Individuelle Programmierung Standardlösung Stuttgarter Controller Forum
  • 20. Abwägung: Wie viel Standard soll es sein? Anpassung der Software Anpassung der Prozesse Stuttgarter Controller Forum
  • 21. Individualisierung einer Standardlösung Hochschule Software-Hauseigene Prozesse Personal Geld Standard-Lösung• Vermittelbarkeit der Anwendung an die Nutzer• Vermeidung von Frustration• Ablösen von „Nebenbuchhaltungen“• Schaffung eines Mehrwerts für die Mitarbeiter Stuttgarter Controller Forum
  • 22. Häufig übersehene Kosten eigener Ressourceneinsatz interner Helpdesk Kosten durch unzureichende Nutzerakzeptanz (oder deren Beseitigung) Kosten durch Fehlentscheidungen Stuttgarter Controller Forum
  • 23. Zusammenfassung:Leitgedanken der CAS-Methode Zielorientierung: Die Zukunft bestimmt die Software Aufbau auf Best Practices: Von den Besten lernen Akzeptanz explizit schaffen Stufenweise Einführung: Schritt für Schritt zum Ziel Gesamtkosten minimieren Stuttgarter Controller Forum
  • 24. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeitwww.cas.de