Comment Bien Gérer Son Temps
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Comment Bien Gérer Son Temps

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12 Pages de synthèse pour apprendre à bien gérer son temps : efficacité, performance, procrastination, matrice d’Eisenhover, types d'objectifs et 2 exercices à appliquer tout de suite pour ...

12 Pages de synthèse pour apprendre à bien gérer son temps : efficacité, performance, procrastination, matrice d’Eisenhover, types d'objectifs et 2 exercices à appliquer tout de suite pour mieux vous organiser.

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  • Bien gérer son temps est la première chose à faire pour avoir de commencer un travail. Qu'allez-vous et comment allez-vous le faire et surtout dans quel but ?!

    Si vous n'êtes pas capable de répondre à ces questions, ne faites rien.

    Faites comme Einstein. lorsqu'Einstein devait accomplir un travail en une heure. il réfléchissait à une solution pendant 55 minutes et un moyen d'appliquer sa solution en 5 minutes. Théoriquement ça parait joli mais ça vaut le coup d'essayer de raisonner de la même manière. Pratiquement, posez vous quelques questions AVANT d'agir.

    Comme je me suis retrouvé dans le même genre de problème où je manquais de temps, j'ai essayé plusieurs techniques. Je les explique dans cet article : http://www.roadtoentrepreneur.com/organisation-temps

    Il existe des milliers de manière de bien gérer son temps. Je pense que chacun doit trouver celles qui lui conviennent le mieux.

    Jérémy Goldyn
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  • = Priorité 1 : Les problèmes (Urgent et Important) Cela ne peut attendre, il faut agir immédiatement. On trouve dans cette case les activités destinées à résoudre les problèmes (disfonctionnements ou crises accidentelles). Les tâches A sont à hautes valeur ajoutée. = Priorité 2 : La préparation (Important et Non urgent) Il s'agit de préparer l'avenir : réflexion stratégique, organisation, prévention, formation, etc. Les tâches B conditionnent les résultats, elles sont aisément planifiables. = Priorité 3 : Les déviations chronophages (Urgent mais non important) On trouve ici toutes les perturbations bien connues : visiteurs imprévus, appels téléphoniques, réponses à des courriers, etc… Les tâches C sont des tâches de routine (paperasserie, correspondance, tâches administratives, téléphone, etc.) qui pompent souvent plus de 50% du temps. Evitez de les résoudre toutes avant les tâches A et B (parce que les tâches C sont plus faciles que les tâches importantes ou s'imposent à nous naturellement par leur caractère "urgent"). En effet, la notion d'importance est souvent plus objective que la notion d'urgence et donc il faut lui accorder plus de crédit... Combien de clients ou collègues prétendent avoir besoin d'informations urgentes qu'ils ne liront peut-être que dans 15 jours ... s'ils les lisent. = Priorité 4 : les distractions (Non Urgent et Non important) Cette case n'est jamais vide : courrier, quelques communications téléphoniques, rangement, lectures non professionnelles.. Ce ne sont pas obligatoirement des activités à proscrire mais elles consomment beaucoup de temps. Vous ne devriez théoriquement pas avoir de tâches D.
  • = Priorité 1 : Les problèmes (Urgent et Important) Cela ne peut attendre, il faut agir immédiatement. On trouve dans cette case les activités destinées à résoudre les problèmes (disfonctionnements ou crises accidentelles). Les tâches A sont à hautes valeur ajoutée. = Priorité 2 : La préparation (Important et Non urgent) Il s'agit de préparer l'avenir : réflexion stratégique, organisation, prévention, formation, etc. Les tâches B conditionnent les résultats, elles sont aisément planifiables. = Priorité 3 : Les déviations chronophages (Urgent mais non important) On trouve ici toutes les perturbations bien connues : visiteurs imprévus, appels téléphoniques, réponses à des courriers, etc… Les tâches C sont des tâches de routine (paperasserie, correspondance, tâches administratives, téléphone, etc.) qui pompent souvent plus de 50% du temps. Evitez de les résoudre toutes avant les tâches A et B (parce que les tâches C sont plus faciles que les tâches importantes ou s'imposent à nous naturellement par leur caractère "urgent"). En effet, la notion d'importance est souvent plus objective que la notion d'urgence et donc il faut lui accorder plus de crédit... Combien de clients ou collègues prétendent avoir besoin d'informations urgentes qu'ils ne liront peut-être que dans 15 jours ... s'ils les lisent. = Priorité 4 : les distractions (Non Urgent et Non important) Cette case n'est jamais vide : courrier, quelques communications téléphoniques, rangement, lectures non professionnelles.. Ce ne sont pas obligatoirement des activités à proscrire mais elles consomment beaucoup de temps. Vous ne devriez théoriquement pas avoir de tâches D.

Comment Bien Gérer Son Temps Comment Bien Gérer Son Temps Presentation Transcript

  • Comment Bien Gérer Son Temps
    • « Manquer de Temps »
    • Equilibrer
    • Procrastiner
    • Répartir son Temps
    • Définir des Priorités
    • Préparer l’Avenir
    • 10 Conseils
  • « Je manque de Temps »
    • Tout le monde a 24h par jour : 86 400 secondes
    • « Gagner » ou « Perdre » du temps n’existe pas
    • La différence est dans la façon d’employer son temps
    • L’ efficacité d’une personne se mesure en fonction du temps nécessaire pour produire un résultat (« Performance ») :
      • Se développe grâce à l’expérience et à la planification
      • S’améliore grâce aux outils et à l’organisation
      • S’altère à cause de Croyances limitantes et Pensées négatives
      • Se renforce en pensant autrement, en faisant les bons choix
    • L’efficacité dépend des priorités, de la motivation, de la persévérance et de la concentration et de l’ action
  • Dangers / Solutions
    • Vouloir aller trop vite (« à chaque jour suffit sa peine »)
    • Procrastiner : « Remettre à demain ce que l’on peut faire le jour même »
    • Trouver le bon équilibre :
    • Prendre le temps de bien définir ses objectifs, ses priorités et Planifier
    • Etre réaliste et prévoir des imprévus (40% pour un cadre supérieur)
    • Connaître son rythme et celui de son environnement
    • Agir et Ajuster en continu
    Trop Lent Trop Rapide
  • Procrastiner
    • La procrastination c’est ce que nous faisons quand nous avons peur d‘agir.
    • Parfois pas une crainte très consciente, mais juste une sensation de malaise liée à la pensée de sortir de notre zone de confort et faire quelque chose qui est un peu difficile.
    • Tendances possibles qui amènent à remettre à plus tard les tâches ou activités :
      • Trouver toujours beaucoup de choses à faire , seulement pour éviter celles qui doivent impérativement être faites mais que vous n’aimez pas faire (tâches administratives, tâches ménagères, sport, appels téléphoniques, rédaction d’un compte rendu, …) ?
      • Se percevoir tout simplement trop occupé  (avoir une sensation de malaise en se couchant , « ha oui, j’aurais du faire cela, blablabla, je n’aurais pas le temps demain, je le ferai après-demain, etc … »)
      • Accepter toutes les demandes des autres , à toujours en faire plus pour donner une bonne image de vous, ne pas savoir dire « non »
  • Répartir son Temps
    • Comment répartissez-vous votre temps globalement ?
    • Travail : Sur quelles activités passez-vous le plus de temps ?
    • Quels sont les activités pour lesquelles vous pensez être le plus/le moins efficace ?
    • Exercice : Faire la liste de vos Activités :
      • Niveau d’Importance (0 à 10)
      • Niveau d’efficacité (0 à 10)
      • Emotion ressentie
    Vie professionnelle Dont travail repas transports pauses Vie personnelle Dont Famille Loisirs Amis Sommeil activité importance efficacité émotion A1 7 4  A2 3 8 
  • Définir ses Priorités
    • Tendance à traiter les tâches par ordre d'urgence
    • Problème : dans l'action tout devient urgent.
    • Quand traiter ce qui est important ?
    • Comment savoir ce qui est prioritaire ?
    • Importance : Un événement est important s'il se rattache aux fonctions et responsabilités majeures de votre poste / ou aux enjeux de votre objectif / de votre entreprise
      • Problème : ce qui apporte un résultat gratifiant / amour-propre est parfois considéré important pour soi alors qu’il est futile pour le projet / pour l’entreprise
    • Urgence : Un événement est considéré comme urgent si le fait de ne pas le traiter rapidement va entraîner des conséquences nuisibles, irréversibles (avec impossibilité ultérieure de traiter à nouveau l'événement ou de le récupérer d'une manière ou d'une autre)
      • Problèmes : La hiérarchie / Le hasard et les imprévus / La "reconnaissance du ventre" (rémunération) / La limite dans le temps
  • Mes Priorités Matrice d’Eisenhover 3 C) Déviations chronophages 1 (A) Problèmes 4 D) Distractions 2 B) Préparation de l'avenir d° Urgence d° Importance Non Important Important Urgent Non Urgent
  • Mes Priorités
    • Mener d'abord à bien les tâches A et n'en prévoir qu'une ou à la rigueur deux par jour.
    • Alterner les tâches A avec d'autres tâches B ou C en tenant compte de votre rythme.
    • Dans votre planification n'oubliez pas de réserver du temps libre (40 à 50% en principe de prudence) pour les imprévus importants de type A.
    3 C) Déviations chronophages 1 (A) Problèmes 4 D) Distractions 2 B) Préparation de l'avenir Non Important Important Urgent Non Urgent 3 C) Déviations chronophages 1 (A) Problèmes 4 D) Distractions 2 B) Préparation de l'avenir Non Important Important Urgent Non Urgent Matrice en « réalité » Matrice « idéale »
  • Affecter des Priorités
    • Autre Technique :
      • Dès qu’un « événement / une idée / quelque chose à faire » surgit :
    Je le fais tout de suite Je programme maintenant dans mon Agenda Je ne le ferai jamais Urgent et Important Rapide à faire Téléphoner / Faxer / Mail Petite réunion de 5mn Important Prend plus de 5 mn Nécessite ressources et planification Sinon serait dans liste (1) Non Important Ni Urgent Sinon serait dans liste (2) (accepter de se dire qu’on ne le fera « jamais » si ce n’est pas programmé) 1 2 3
  • Préparer l’Avenir
    • 3 types objectifs :
      • Objectifs de préservation
      • Objectifs d'amélioration
      • Objectifs d'innovation
    • Tous trois peuvent être définis pour le court ou le long terme et être plus ou moins importants.
    • Les objectifs de préservation peuvent être définis pour la santé, les relations, le confort, etc ...
    • Les objectifs d' amélioration sont fixés lorsqu'une situation donnée est sur le point de ne plus fournir entière satisfaction ou, le cas échéant, est déjà devenue insatisfaisante.
    • Les objectifs d' innovation entrent normalement en jeu là où un pas important doit être franchi: changement de profession, apprentissage d'une nouvelle langue, etc.
  • Exercice
    • Faire 4 listes de vos objectifs
    1 2 3 4
      • Objectifs d'amélioration
      • Objectifs de préservation
      • Objectifs d'innovation
      • « Hasards »
    Préserver Améliorer Innover ?
  • 10 conseils pratiques
    • Lisez tout votre courrier en une seule fois dans la journée (emails : 2 fois maximum)
    • Triez : Gardez seulement les papiers nécessaires, jetez les autres
    • Contacts : Tenez votre répertoire à jour (utilisez un PDA)
    • Outils / Matériels : Investissez dans du bon matériel (papeterie, informatique, bureau, fauteuil)
    • Communication :
      • Soyez concis et précis, à l’oral et à l’écrit
      • Sachez clore une conversation – Apprenez à dire NON
      • Confirmez vos messages oraux par écrit
    • Collaborateurs : Pensez à préserver leur temps
    • Pauses : Accordez-vous des pauses détente dans la journée
    • Rangez votre bureau chaque soir avant de partir
    • Hexalto
    • Catalyseur de Talents, de Succès et de Leadership
    • Jean-Guy Perraud
    • 44, rue Cluseret - 92 150 SURESNES - 01 47 28 79 66 - 06 60 14 81 67
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