Guide de la collection "Voici le Rotaract", par Cyril Noirtin

1. " Partn ers in Se rvi ce "
Voici le Rotaract - Le Manuel des commissions
Introduction : Les quatre voies du Service
La mission de service du Rotaract se reflète dans les quatre domaines d'actions
définis par le “Règlement intérieur recommandé aux clubs” (Action intérieure,
professionnelle, d'intérêt public et internationale).
Le développement des activités liées aux des quatre voies de service est la clé
du succès pour le club Rotaract. Chaque voie de service a son intérêt et sa
valeur. Elles permettent au club d'avancer et de s'exprimer selon ses objectifs
et sa stratégie.
• Un club sans projet d'activités internationales est enfermé dans sa propre
communauté
• Un club qui ne mène pas d'action d'intérêt public est banni de la réalité de la
vie quotidienne
• Un club qui n'encourage pas l'action professionnelle s'éloigne des principes
de base du Rotary et du Rotaract
• Un club qui n'a pas organisé une action intérieure solide court le risque de
devenir insignifiant.
Pour assurer la bonne marche et la croissance du club, les commissions
doivent fonctionner efficacement et en harmonie les unes avec les autres.
“ Un programme de club équilibré, qui tire
avantage des quatre Voies de Service est le
meilleur moyen pour bâtir l'avenir avec action et
vision. ”
Luis Vicente GIAY
Président du Rotary International, 1996/97

2. " Partn ers in Se rvi ce "
Voici le Rotaract - Le Manuel des commissions
Informations générales
1. Rôle du président de commission
L'objectif principal du président de commission est de veiller à ce que la
commission assume ses obligations. Pour cela il doit :
• choisir avec soin les membres de la commission
• founir les directives et l'orientation nécessaire
• fixer les réunions, et veiller à ce qu'elles soient productives
• tenir les membres de la commission responsables de la tâche qu'ils ont
acceptée
• informer le président de club Rotaract des activités de la commission
• témoigner sa reconnaissance à ceux qui assument leur charge
particulièrement bien.
2. Recruter les membres de la commission
Les membres des commissions du club sont parfois nommés par le président
du club ou élus à ce poste. Dans d'autres cas, il revient au président de la
commission la délicate charge de les choisir. L'effectif du club foisonne de
volontaires prêts à servir, mais aux qualités différentes. Il faut choisir les
personnes les plus qualifiées pour la mission de la commission.
Une personne qui s'intéresse au domaine confié à la commission apportera un
dynamisme qui justifie sa nommination. Un autre facteur à ne pas négliger: la
dynamique de groupe. Il faut tenir compte de la personnalité de chacun,
essayer d'équilibrer l'effectif de la commission, et limiter l'effectif des
commissions au nombre strictement nécessaire pour remplir les objectifs fixés.
N'oublions pas que les commissions servent au maintien des effectifs. En
offrant aux membres du club la possibilité de faire partie d'une commission,
on contribue à assurer leur intérêt pour les activités du club.

3. " Partn ers in Se rvi ce "
Voici le Rotaract - Le Manuel des commissions
3. Direction et motivation
Fournir au Rotaractiens des directives précises permet d'éviter les malentendus
et erreurs. Les membres d'une commission attendent bien plus qu'une simple
explication de leurs responsabilités. Ils doivent avoir une vision claire de la
mission générale de la commission et de la manière dont leur travail y
contribuera.
Une des façons de motiver les membres est de leur rappeler les bénéfices qui
découleront de leurs efforts. Il faut également souligner les efforts de tout
membre de la commission. C'est là un moyen remarquable d'inciter les autres à
l'action.
4. Les réunions
Il est important que les commissions se réunissent suffisamment souvent pour
que les projets aboutissent. Il faut suivre les progrès et prévoir les
changements de dernières minute.
Chaque commission décidera de la fréquence de ses réunions sans oublier
toutefois que les Rotaractiens sont des jeunes adultes qui peuvent être très
occupés et qui travaillent bénévolement pour le Rotaract. Les réunions doivent
donc être courtes mais productives.
Le président de la commission doit donc :
• Communiquer, à l'avance, l'ordre du jour des réunions et prendre
personnellement contact avec les membres
• Ne pas dévier de l'ordre du jour. Si un nouveau sujet est introduit, et selon
son importance, le réserver pour la fin, ou l'inscrire à l'ordre du jour de la
prochaine réunion
• Donner à chaque membre la possibilité d'exprimer son opinion, mais
maintenir la discussion sur le sujet et s'assurer que personne ne monopolise la
parole
• Inciter ceux qui n'ont pas encore contribué à la discussion à exprimer leurs
opinions et idées
• avant de clore, récapituler la discussion. Tous les Rotaractiens présents à la
réunion doivent savoir ce que l'on attend d'eux.

4. " Partn ers in Se rvi ce "
Voici le Rotaract - Le Manuel des commissions
5. Etablir et atteindre ses objectifs
Les objectifs que se fixe une commission détermineront la direction que
prendra le groupe mais également, dans une certaine mesure, le type d'activités
que le club va entreprendre. L'élaboration des objectifs est donc une tâche
délicate, à effectuer en consultation avec le président du club afin qu'ils
s'intègrent avec ceux du club et du district.
De bons objectifs seront :
• quantifiables : les résultats peuvent être évalués objectivement et il est
possible de déterminer si on a atteint son objectif.
• réalisables
• ambitieux : Des objectifs fixés trop bas ne permettent pas d'utiliser
pleinement les compétences de chacun, ni de profiter de leur dynamisme. Le
niveau d'intérêt des membres risque d'en souffrir.
• partagés : Les objectifs partagés ont plus de chances d'être atteints car ceux
impliqués dans la réalisation ont aussi pris part à leur élaboration.
Une fois que les objectifs ont été determinés on formulera un plan d'action qui
va répondre aux questions suivantes :
• Quelles tâches devront être exécutées pour accomplir cet objectif ?
• Quand seront-elles exécutées ?
• A qui peut-on faire appel ?
• Comment s'assurer que l'enthousiasme pour le projet et le niveau de
participation parmi les membres de la commission et du club ne failliront pas ?
• Quels critères sont à utiliser pour mesurer les progrès ?
• Enfin, de quels moyens dispose le club pour accroître les chances de succès
?

5. " Partn ers in Se rvi ce "
Voici le Rotaract - Le Manuel des commissions
6. Les commissions ne travaillent pas toutes seules !
Le club Rotaract fait partie d'un district du Rotary International qui participe à
l'activté d'un ou plusieurs Groupes Multidistrict d'Information.
Il existe de nombreux services ou outils proposés par le RI ou les GMI.
Le Rotary International ne se contente pas seulement de fournir publications et
informations. Il peut dans certains cas fournir des équipements, des fonds, ou
des dons en nature. Vérifier si le projet a droit à une des subventions de la
Fondation Rotary; une insertion dans le Fichier des projets d'Action d'intérêt
public mondial (Fichier AIPM) ou à une insertion dans le Réseau
d'information des dons en nature.
Si vous avez plutôt besoin de conseils, faites appel :
• aux responsables du district
• aux services des G.M.I.
• aux membres de la commission du Rotary club chargés du même domaine
d'action
• aux centres de services du R.I.
• aux Interactiens
Il se peut que votre commune, des associations de bénévolats ou organismes
d'aide publique mettent à disposition d'autres moyens. N'hésitez pas à les
consulter.

6. " Partn ers in Se rvi ce "
Voici le Rotaract - Le Manuel des commissions
Action intérieure
L'Action intérieure, premier domaine d'action du Rotary et du Rotaract, est
considérée par beaucoup comme le rouage le plus important du mécanisme du
club. Ceci est d'autant plus vrai que tout mauvais fonctionnement du club a
des conséquences directes sur la bonne marche des trois autres domaines
d'action. En outre elle ne concerne que les aspects internes du club - le
maintien de son activité et de son dynamisme - et se distingue
fondamentalement des trois autres, essentiellement orientées vers l'extérieur, à
savoir vers la communauté locale et internationale.
Le but de l'Action intérieure est de permettre une bonne gestion du club.
Cet objectif ne peut être atteint que par un taux élevé de présence de tous les
membres aux réunions régulières, par le recrutement de nouveaux membres,
par la participation à la vie sociale du club, à ses programmes et commissions
ou à son comité ainsi qu'aux activités destinées au public.
L'action intérieure regroupe les domaines suivants :
• Assiduité :
Appartenir au Rotaract permet de lier des connaissances dans une atmosphère
de camaraderie tout en ayant la possibilité de travailler à des projets d'entraide
et d'avoir ainsi une influence sur la vie de sa région. De toute évidence, pour
en retirer le maximum, le Rotaractien se doit d'assister régulièrement aux
réunions de son club.
Il faut donc inciter les membres à se rendre aux réunions du club, du district,
ainsi qu'aux rencontres nationales et internationales, et de compenser leurs
absences en visitant d'autres clubs Rotaract.

7. " Partn ers in Se rvi ce "
Voici le Rotaract - Le Manuel des commissions
• Camaraderie :
La camaraderie est le fondement du Rotaract mis en relief par sa devise “ la
Camaraderie par le Service ”.
L'Action intérieure a donc pour but de favoriser la camaraderie entre les
membres du club et d'encourager leur participation aux activités d'entraide
ainsi qu'aux fonctions sociales.
Il est important que cette notion d'amitié chaleureuse englobe non seulement
les membres du club mais également les Rotaractiens des autres clubs.
Les devoirs de la commission vont de l'accueil des invités à la prise en charge
des nouveaux venus, sans négliger le contact avec d'autres Rotaract clubs. De
nombreux clubs utilisent des moyens variés : soirée avec conjoints, pique-niques,
activités sportives, manifestations culturelles, Journées de l'amitiés ou
programmes pour rendre hommage aux membres de longue date.
L'amitié n'a pas de frontières. Le club Rotaract peut participer à de nombreux
projets visant à renforcer l'amitié entre les différents pays. La participation à
des manifestations internationales sont d'autant d'occasions permettant de
tisser des liens d'amitiés à travers le globe. Un club peut également opter de
participer à un Echange de groupes du Rotaract ou encore à l'opération Toit
Rotaract (Home Hospitality) permettant l'hébergement d'un Rotaractien de
passage pour une nuit.
• l'Information Rotaract :
Les rédacteurs des revues et magazines pour le Rotaract (les journaux de
district, Rotaract France Magazine, les revues européennes publiées par
E.R.I.C., etc..) seront toujours heureux de recevoir toute information
concernant les activités du club dans les quatre domaines d'action. La
contribution de chaque club est importante; elle peut susciter l'intérêt chez
d'autres clubs pour de nouveaux projets d'entraide.
Il faut aussi encourager tous les membres du club à prendre connaissance des
informations contenues dans ces différentes publications. On peut par exemple
confier à un membre de la commission la responsabilité de préparer une “
revue de presse ” pour le club sur le contenu de chaque numéro. On peut
également utiliser ces revues pour informer des Rotaractiens potentiels.

8. " Partn ers in Se rvi ce "
Voici le Rotaract - Le Manuel des commissions
Enfin tout club Rotaract devrait avoir un bulletin. Il est l'instrument
d'information qui avive l'intérêt des Rotaractiens pour leur club et le Rotaract
en général. Il annonce les programmes à venir, contient un compte rendu des
réunions, informe les Rotaractiens sur le Rotaract et le Rotary et se fait l'écho
des nouvelles sur le club et ses membres.
Il faut également envisager d'échanger le bulletin avec celui d'autres clubs.
• Accroissement de l'effectif et l'admission de nouveaux membres
Pour qu'un club soit à même d'oeuvrer pour sa commune et de répondre à ses
besoins, il est indispensable qu'il accueille de nouvelle personnes de façon
régulière. Il est essentiel que la commission d'Action intèrieure s'assure que le
club réagit positivement aux questions liées à son expansion et qu'il ne s'est
pas fixé de limites arbitraires en ce qui concerne le nombre total de ses
membres, sachant bien évidemment qu'une augmentation en quantité ne doit
pas être synonyme de baisse de qualité. La commission devra donc examiner
les candidatures afin de déterminer si les candidats remplissent les critères
pour devenir Rotaractiens. Il appartiendra ensuite à la commission de
soumettre au comité ses conclusions avant le vote du club.
Le développement de l'effectif est un devoir pour tous. La commission devra
donc :
- Encourager les Rotaractiens à soumettre des candidats potentiels
- Organiser un programme d'action pour l'expansion du club
- Souligner l'importance de l'expansion aux assemblées du club et lors de
discussions de groupe.
- Rappeller régulièrement au membre les objectifs de croissance fixés par le
club

9. " Partn ers in Se rvi ce "
Voici le Rotaract - Le Manuel des commissions
L'orientation des nouveaux membres
Nombreux sont les clubs qui enregistrent une diminution de leur effectif à
cause d'un mauvais système de communication. C'est pourquoi la mise en
place d'un mécanisme efficace d'intégration des nouveaux membres demeure
une des plus importantes responsabilités de l'Action intèrieure. Les nouveaux
membres passent par deux phases d'assimilation : la formation avant
l'admission et les six premiers mois en tant que Rotaractiens.
La formation : Inviter les candidats à une réunion amicale destinée à
expliquer ce qu'est le Rotaract et ce que cela signifie d'être Rotaractien.
Expliquer la nature et le fonctionnement du Rotaract, les bénéfices et les
responsabilités inhérentes à l'appartenance à un club.
La période post-admission : Les nouveaux membres doivent, pendant cette
période critique, que constituent les six mois qui suivent leur entrée au club,
s'informer sur le Rotaract. Dans cette optique, il est conseillé au nouvelles
recrues d'assister aux réunions de districts, aux conventions nationales et
européennes et surtout de participer au réunions de formation.

10. " Partn ers in Se rvi ce "
Voici le Rotaract - Le Manuel des commissions
Action professionnelle
L'Action professionnelle signifie encouragement et maintien des idéaux
d'entraide dans l'exercice de toute profession. Elle s'articule autour des
principes suivants :
1. Adhérer et encourager un degré très élevé d'éthique professionnelle,
notamment par le juste traitement de tous ceux avec qui l'on entretient des
relations commerciales ou professionnelles.
2. Reconnaître la valeur sociale de toute profession.
3. Contribuer, par sa compétence professionnelle, à résoudre les problèmes et
à répondre aux besoins de la société.
L'action professionnelle regroupe les domaines suivants :
• Orientation professionnelle
La commission peut présenter des projets qui utilisent l'expérience des
membres du club pour aider des jeunes dans leur recherche d'emploi, organiser
des programmes et des conférences dans les écoles visant à aider les étudiants
à faire un choix concernant leur avenir en toute connaissance de cause et
soutenir des programmes d'apprentissage pour aider les handicapés à acquérir
les qualifications correspondant aux besoins des entreprises.
• Sensibilisation professionnelle
La commission d'Action professionnelle a pour but de mettre sur pied des
programmes et des projets qui feront découvrir aux membres du club les
secteurs d'activités professionnelles de la région. En découvrant tous les
aspects des diverses professions, les Rotaractiens pourront mieux saisir la

11. " Partn ers in Se rvi ce "
Voici le Rotaract - Le Manuel des commissions
doctrine de base de l'Action professionnelle : reconnaître la valeur pour la
société de toutes les professions utiles.
Cette sensibilisation peut se faire à travers :
- Exposés sur les professions : Tous les membres du club Rotary parrain ont
eu à faire une conférence sur leur métier. Pourquoi ne pas les inviter à
s'exprimer lors d'une réunion Rotaract et ainsi permettre au Rotaractiens d'en
apprendre plus sur tous les aspects d'un secteur professionnel.
- Visites d'entreprises
- Réunions-débats
• Les Volontaires du Rotary
Les VRA (Volontaires du Rotary en Action) est un programme du Rotary
International qui encourage les Rotariens et Rotaractiens à effectuer des
missions de volontaires au sein de la communauté, du district ou dans un pays
étranger. Ce programme relève de l'Action professionnelle mais sa
commission travaillera étroitement avec celles chargées de l'Action d'intérêt
public et de l'Action internationale.
Les VRA peuvent bénéficier de subventions de la Fondation Rotary pour les
Rotariens ou Rotaractiens effectuant une mission à l'étranger qui peuvent
couvrir une partie de leur frais. La Fondation prend à sa charge l'envoi de
Rotaractiens dans les pays étrangers pour accomplir des missions bénévoles
pendant au moins quatre semaines. Pour avoir droit à une subvention, un
Rotaractien doit être inscrit en tant que volontaire du R.I.
Pour de plus amples informations à ce sujet veuillez vous adresser auprès de la
International Service Programs Section au secrétariat du R.I. à Evanston, IL,
États-Unis.

12. " Partn ers in Se rvi ce "
Voici le Rotaract - Le Manuel des commissions
Action d'intérêt public
Ce domaine d'action regroupe toutes les activités visant à améliorer la qualité
de la vie dans la commune.
Les activités suivantes sont rattachées à la commission de l'Action d'intérêt
public :
• Qualité de la vie
S'occuper du bien-être de tous les citoyens de la localité en développant des
projets liés aux soins pour enfants et aux campagnes de vaccination, à la
prévention de la criminalité, à la santé, à la toxicomanie, aux handicapés, à
l'alphabétisation, à la découverte de jeunes talents, à la sécurité, aux activités
pour la jeunesse, aux personnes âgées, aux immigrés, aux déshérités, aux
réfugiés...
• Développement communautaire
La commission d'action d'intérêt public peut s'intéresser à l'amélioration ou à
la création de centres culturels et maisons de la jeunesse, centres de soins de
santé, logements, infrastructures, bibliothèques, parcs et centres de loisirs
installations publiques, sécurité, écoles et revitalisation urbaine ou rurale.

13. " Partn ers in Se rvi ce "
Voici le Rotaract - Le Manuel des commissions
• Protection de l'environnement
Tout comme la recherche de la paix, la protection de l'environnement
nécessite un engagement à l'échelle mondiale. Grace à son organisation
mondiale, le Rotaract et le Rotary ont les moyens de préserver la planète.
Le Rotary International a mis en place le programme “ Protégeons notre
planète ” en juillet 1990 en réponse à l'appel de Paulo Costa, Président du R.I.
en 1990-91, qui souhaitait que les Rotariens et Rotaractiens se mobilisent pour
la protection de l'environnement.
La commission d'intérêt public peut donc mettre l'accent sur les domaines
suivants : préservation des sols, traitements des déchets, lutte contre la
pollution de l'air, recyclage, adduction d'eau, reboisement, conservation de
l'énergie, campagne d'embellissement, traitement des déchets toxiques, et
protection des espèces en voie de disparition.
Pour plus de renseignements, veuillez prendre contact avec la Community
Service Programs Section au secrétariat du R.I. à Evanston, IL, États-Unis.

14. " Partn ers in Se rvi ce "
Voici le Rotaract - Le Manuel des commissions
Action internationale
L'édification de la paix repose sur une accumulation d'efforts modestes qui,
chacun, contribuent à favoriser l'entente et la tolérance entre les peuples et à
améliorer la qualité de la vie. Pour le Rotary International, ce domaine d'action
comprend la commémoration d'évènements mondiaux importants, les
rencontres à l'échelon international, les activités mondiales culturelles et
éducatives, la Fondation Rotary et les actions d'intérêt public mondial.
• Réunions internationales
Ces réunions sont réellement les meilleures occasions de rencontrer des amis
mais aussi d'établir des réseaux de Rotaractiens avec qui on mettra sur pied
des projets d'entraide.
C'est à la convention européenne et aux conventions mondiales (Convention
du RI ou INTEROTA) que l'internationalité de notre organisation se fait le
plus ressentir.
Des conférences présidentielles du Rotary International sont également
organisées par le RI et la Fondation Rotary dans le monde entier.
• Échanges culturels et éducatifs
Le plus connu est sans doute le programme des Échanges de jeunes dont
bénéficient quelques 6700 lycéens chaque année. Il existe également les
Échanges amicaux du rotaract qui consistent en des visites réciproques entre
Rotaractiens de pays différents et les comités interpays qui rassemblent des
Rotariens et Rotaractiens de deux pays aux fins d'échanges divers.

15. " Partn ers in Se rvi ce "
Voici le Rotaract - Le Manuel des commissions
Les programmes éducatifs et culturels de la Fondation Rotary comprennent les
bourses d'études, les échanges de groupes d'étude, les subventions aux
Volontaires du Rotary et les subventions du Rotary pour les professeurs de
l'enseignement supérieur désirant enseigner dans un pays en développement.
• Action d'intérêt public mondial
Tout projet entrepris par un club dans son pays bénéficiant de l'appui d'un club
étranger est considéré comme un projet d'Action d'intérêt public mondial, ou
AIPM. Certains sont en partie financés par une subvention de la Fondation
Rotary, d'autres uniquement par le club. Les projets demandant de l'assistance
figurent dans le fichier des projets d'action d'intérêt public mondial publié
deux fois par an par Evanston et les clubs Rotaract peuvent annoncer leurs
offres de services dans les Bulletins des donations en nature dans un bulletin
publié tous les trimèstres.
En effet le Réseau d'information des dons en nature consiste en une banque de
données qui assure le lien entre les offres de dons, de biens ou services et les
projets rotariens ou rotaractiens en ayant besoin.
C'est dans ce cadre que les clubs Rotaract mettent leurs ressources à la
disposition d'autres clubs situés à l'étranger afin de réaliser ensemble un projet
d'entraide, favorisant par exemple le développement rural, pour une population
défavorisée.
• La Fondation Rotary
La Fondation Rotary, grâce à ses programmes éducatifs et humanitaires,
contribue au financement des projets de caractère international du Rotary et du
Rotaract qui tendent à encourager une meilleure entente et des relations
cordiales entre les habitants de différentes nations.
Cette assistance se présente sous la forme de bourses d'étude et de
remboursements de frais. Pour y prétendre, le projet d'un club Rotaract
nécessite la participation de plusieurs pays et se doit d'adhérer aux critères
établis par les Administrateurs de la Fondation Rotary.