Digitaliseringsplan Erfgoed (Universiteitsbibliotheek Amsterdam) 2010-2011. By Henriette Reerink

  • 2,170 views
Uploaded on

 

More in: Education
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Be the first to comment
    Be the first to like this
No Downloads

Views

Total Views
2,170
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
1

Actions

Shares
Downloads
40
Comments
0
Likes
0

Embeds 0

No embeds

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
    No notes for slide

Transcript

  • 1. Inhoud  Managementsamenvatting…………………………………………………………………………… 4 1 Wat / waarom? .............................................................................................................................5 1.1 Achtergrond digitaliseringsplan........................................................................................................ 5 1.2 Definitie digitaliseringsplan ............................................................................................................. 5 1.2.1 Reikwijdte digitaliseringsplan ...................................................................................................................................... 5 1.2.2 Alleen Erfgoed? ............................................................................................................................................................ 6 1.3 Opzet digitaliseringsplan .................................................................................................................. 6 2 Digitalisering bij Erfgoed (december 2009) ...............................................................................8 2.1 Collecties .......................................................................................................................................... 8 2.1.1 Fysieke Erfgoedcollecties............................................................................................................................................. 8 2.1.2 Digitale Erfgoedcollecties ............................................................................................................................................ 8 2.2 Infrastructuur .................................................................................................................................... 9 2.3 Projecten ......................................................................................................................................... 10 2.3.1 Lopende digitaliseringsprojecten Erfgoed.................................................................................................................. 10 2.3.2 In voorbereiding genomen projecten .......................................................................................................................... 11 2.4 Projectideeën .................................................................................................................................. 11 3 (Nieuwe) aanpak.........................................................................................................................12 3.1 Beleid.............................................................................................................................................. 12 3.1.1 Prioriteiten digitalisering ............................................................................................................................................ 12 3.1.2 Werkprocessen ............................................................................................................................................................ 12 3.1.3 Richtlijnen en standaarden .......................................................................................................................................... 12 3.1.4 Opslag masterbestanden ............................................................................................................................................. 13 3.1.5 Landelijke samenwerking ........................................................................................................................................... 14 3.1.6 Ontsluiting................................................................................................................................................................... 14 3.1.7 Eigen publicaties open access..................................................................................................................................... 14 3.2 Organisatie...................................................................................................................................... 14 3.2.1 Erfgoed........................................................................................................................................................................ 15 3.2.2 Elektronische Diensten ............................................................................................................................................... 16 3.2.3 Acauisitie & Metadatering .......................................................................................................................................... 16 3.3 Infrastructuur .................................................................................................................................. 17 3.3.1 (Virtuele) samenvoeging databanken ......................................................................................................................... 17 3.3.2 Workflow en procedures EAD’s ................................................................................................................................ 17 3.3.3 OAI-MPH ................................................................................................................................................................... 17 3.3.4 METS .......................................................................................................................................................................... 17 3.3.5 EAC ............................................................................................................................................................................. 18 3.4 Digitalisering op aanvraag .............................................................................................................. 18 3.4.1 Meest aangevraagd Erfgoed materiaal ....................................................................................................................... 18 3.4.2 Actualiteit .................................................................................................................................................................... 18 4 Het digitaliseringsproces ...........................................................................................................20 4.1 Opstellen projectvoorstel, begroting en planning ........................................................................... 20 4.1.1 Organisatie .................................................................................................................................................................. 20 4.1.2 Sjablonen en eenduidige basisgegevens ..................................................................................................................... 20 4.1.3 Afstemming en communicatie .................................................................................................................................... 21 4.2 Metadata ......................................................................................................................................... 21 4.2.1 Beschikbaarstelling digitale bestanden van archivale collecties................................................................................ 22 4.2.2 Dubbele digitalisering ................................................................................................................................................. 22 4.2.3 Gebruikte standaarden ................................................................................................................................................ 22 4.3 Digitalisering en technische controle.............................................................................................. 23 4.4 Koppeling scans en metadata, inhoudelijke controle ..................................................................... 23 4.4.1 Acceptatieomgeving? ................................................................................................................................................. 23 4.5 Presentatie ...................................................................................................................................... 23 Bestandsnaam: Digitaliseringsplan Erfgoed Auteur: Henriette Reerink en Marike van Roon 2/40 Versie: definitief Datum: 12-01-2010
  • 2. 4.5.1 Website ....................................................................................................................................................................... 23 4.5.2 Samenvoeging databanken ......................................................................................................................................... 24 4.5.3 Presentatie ‘digital born’ materiaal............................................................................................................................. 24 4.5.4 Tentoonstellingen........................................................................................................................................................ 24 4.5.5 Engelse vertaling......................................................................................................................................................... 25 4.5.6 Copyright .................................................................................................................................................................... 25 4.5.7 Geïntegreerd front-end? .............................................................................................................................................. 26 4.5.8 (Inter)nationale samenwerking ................................................................................................................................... 26 4.6 Duurzame opslag en toegankelijkheid ............................................................................................ 28 4.6.1 Samenstelling digitale collectie .................................................................................................................................. 28 4.6.2 Duurzaamheidsstrategie en perpetual acces ............................................................................................................... 28 4.6.3 Opslag / Repository / Uitbesteden .............................................................................................................................. 28 4.6.4 Organisatie .................................................................................................................................................................. 29 4.7 Evaluatie ......................................................................................................................................... 29 4.7.1 Kennisdisseminatie ..................................................................................................................................................... 29 5 Richtlijnen en standaarden .......................................................................................................30 5.1 Metadata ......................................................................................................................................... 30 5.1.1 Richtlijnen metadata per materiaalsoort..................................................................................................................... 30 5.1.2 Metadata na Aleph: van Dublin Core naar MARC21 ................................................................................................ 30 5.2 Digitalisering .................................................................................................................................. 31 5.2.1 Richtlijnen................................................................................................................................................................... 31 5.2.2 Targets ......................................................................................................................................................................... 32 5.2.3 Formaten ..................................................................................................................................................................... 32 5.2.4 Preservation / technische metadata ............................................................................................................................. 32 5.2.5 Bestandsnaamgeving .................................................................................................................................................. 32 6 Projectvoorstellen.......................................................................................................................33 6.1 Infrastructurele projecten ................................................................................................................ 33 6.1.1 Samenvoeging databanken en richtlijnen per materiaalsoort..................................................................................... 33 6.1.2 Workflow en procedures EAD ................................................................................................................................... 33 6.1.3 Implementatie OAI-PMH in tekst- en beeldbank en EAD’s ..................................................................................... 34 6.1.4 ErfgoedLab web-infrastructuur .................................................................................................................................. 34 6.2 Optimalisering werkprocessen ....................................................................................................... 35 6.2.1 Optimalisering werkprocessen digitalisering ............................................................................................................. 35 6.2.2 Beschrijving en ontwikkeling werkproces digitale duurzaamheid ............................................................................ 35 6.2.3 Optimalisering werkproces reproductieaanvragen ..................................................................................................... 36 6.3 Als gevolg van de implementatie van Aleph .................................................................................. 36 6.3.1 Applicaties voor museale taken .................................................................................................................................. 36 6.4 Overige projecten ........................................................................................................................... 36 6.4.1 Digitalisering op aanvraag.......................................................................................................................................... 36 6.4.2 Verwerken, tonen en aanvragen van inventarissen in EAD ....................................................................................... 37 6.4.3 Onderzoek digital born materiaal ............................................................................................................................... 37 6.4.4 Onderzoek persistente identificatoren ........................................................................................................................ 37 6.4.5 Open access beschikbaarstelling van Erfgoed / UBA publicaties ............................................................................. 37 7 Bijlage 1: Ontsluiting .................................................................................................................39 7.1 Inleiding.......................................................................................................................................... 39 7.2 Collectiebeschrijvingen / EAD’s .................................................................................................... 39 7.2.1 UBA-beleid ................................................................................................................................................................. 39 7.2.2 Digitale presentatie EAD’s ......................................................................................................................................... 39 7.2.3 Raadpleging fysiek materiaal ..................................................................................................................................... 40 7.2.4 Themacollecties in EAD ............................................................................................................................................. 40 7.2.5 Nationale EAD portal ................................................................................................................................................. 40 8 Bijlage 2: Overzicht afgeronde en lopende projecten .........Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Bestandsnaam: Digitaliseringsplan Erfgoed Auteur: Henriette Reerink en Marike van Roon 3/40 Versie: definitief Datum: 12-01-2010
  • 3. Managementsamenvatting Dit digitaliseringsplan Erfgoed van de UBA brengt de reeds bestaande digitaliseringsproducten van Erfgoed, de collecties met digitaliseringspotentie en de digitaliseringsstandaarden die gehanteerd wor- den zo volledig mogelijk in kaart, evenals de doelen, uitdagingen en knelpunten met betrekking tot de wijze van digitalisering, de beschikbaarstelling en duurzame opslag. Daarbij zullen concrete digitalise- ringsdoelen van de UBA voor de periode 2010-2011 worden geformuleerd. Dit beleidsplan beoogt aan het eind van 2011 tot resultaten te hebben geleid die het mogelijk maken een UBA-brede digitaliseringsstrategie te formuleren die aansluit bij de visie van de UKB en DEN. Om dit te kunnen bereiken zal in de komende 2 jaar de nadruk liggen op het verbeteren van de werk- processen, het optimaliseren van de digitale beschikbaarstelling en de infrastructuur. Het digitaliseren van collecties zal met name gericht zijn op de lopende-, in voorbereiding genomen- en landelijke pro- jecten en niet op nieuwe initiatieven. Het plan zal derhalve begin 2010 uitmonden in ruim 10 project- voorstellen die de komende 2 jaar zullen worden uitgevoerd t.b.v. de informatie-infrastructuur en de optimalisering van de werkprocessen voor digitaliseringsprojecten. Bestandsnaam: Digitaliseringsplan Erfgoed Auteur: Henriette Reerink en Marike van Roon 4/40 Versie: definitief Datum: 12-01-2010
  • 4. 1 Wat / waarom? 1.1 Achtergrond digitaliseringsplan Het projectplan bij de subsidieaanvraag bij SenterNovem Digitaliseren met be- leid t.b.v. een Informatieplan voor de Bibliotheken van de UvA beschrijft 2 pro- jectresultaten 1 :  UBA informatiebeleidsplan  Digitaliseringsplan Erfgoed van de Universiteitsbibliotheek (UBA) van de Universiteit van Amterdam (UvA). Het informatiebeleidsplan UBA 2009-2013 is in november 2008 verschenen 2 . Dit rapport vormt het digitaliseringsplan Erfgoed 2010-2011van de UBA. De subsidieaanvraag bij SenterNovem is destijds ingediend vanwege de behoef- te het huidige informatiebeleid van de UBA en het digitaliseringsbeleid van de Divisie Erfgoed in kaart te brengen en richting te geven. Het belang hiervan kan niet onderschat worden. Een samenhangende visie is nodig, de huidige en toe- komstige digitaliseringproducten dienen hun plek te krijgen in een breder be- leidskader en gëintegreerde infrastructuur. Dit is niet alleen van belang voor op- timale dienstverlening van onze universiteitsbibliotheek, maar ook bezien van- uit de (inter)nationale ontwikkelingen die allen wijzen op vergaande samenwer- king tussen kennis- en erfgoedinstellingen. Hiertoe moet worden ingezet op het gebruik van open standaarden die uitwisseling mogelijk maken en op het flexi- bel kunnen inspelen op wensen van de gebruiker, waarbij de profilering van de instelling als beheerder van content van ondergeschikt belang is. 1.2 Definitie digitaliseringsplan Dit digitaliseringsplan Erfgoed van de UBA brengt de reeds bestaande digitali- seringsproducten van Erfgoed en de collecties met digitaliseringspotentie zo volledig mogelijk in kaart, evenals de doelen, uitdagingen en knelpunten m.b.t. de wijze van digitalisering, beschikbaarstelling en duurzame opslag. Daarbij zullen concrete digitaliseringsdoelen van de UBA voor de periode 2010-2011 worden geformuleerd. Dit digitaliseringsplan zal in de komende beleidsperiode resulteren in een tiental projecten waarin deze doelen worden gerealiseerd (zie hoofdstuk 6). 1.2.1 Reikwijdte digitaliseringsplan Een digitaliseringsplan pur sang (volgens de normen van Digitaal Erfgoed Ne- derland 3 (DEN)) - welke collecties gaan we wanneer digitaliseren - is op dit 1 P:Elektronische DienstenAfdeling Ontwikkeling en InnovatieInformatieplansubsidieaanvraagProjectplan Digitaliseren met beleid.doc P.4. 2 http://home.medewerker.uva.nl/m.j.vandenberg/bestanden/Informatiebeleidsplan%202009-2013%20v2a.pdf 3 http://www.den.nl/docs/20060629185053 Bestandsnaam: Digitaliseringsplan Erfgoed Auteur: Henriette Reerink en Marike van Roon 5/40 Versie: definitief Datum: 12-01-2010
  • 5. moment niet haalbaar en niet wenselijk. Niet haalbaar omdat een totaaloverzicht van al het Erfgoed ontbreekt omdat delen ervan niet beschreven zijn (zie para- graaf 2.1.1). En niet wenselijk omdat er allereerst behoefte is aan effectieve werkprocessen, praktisch uitvoerbare richtlijnen en aan onderbrenging en opti- male presentatie van bestaande en toekomstige digitaliseringsproducten. Toe- komstige digitaliseringsprojecten zullen veel efficiënter uitgevoerd kunnen worden als bovengenoemde zaken op orde zijn. 1.2.2 Alleen Erfgoed? Er is in eerste instantie ingezet op een digitaliseringsplan voor alleen het UBA Erfgoed. Het zou zinvol zijn als dit plan na vaststelling uitgebreid zou worden met de verspreide en reguliere 4 collecties van de UBA. Voorwaarde daarbij is dat ook het collectieplan Erfgoed uitgebreid wordt tot een UBA breed collectie- plan 5 . 1.3 Opzet digitaliseringsplan DEN gaat bij de opstelling van een digitaliseringsplan impliciet uit van een ge- degen, samenhangende infrastructuur voor de opslag en presentatie van de digi- tale afbeeldingen en een efficiënte workflow van de digitaliseringsprocessen. Het opstellen van een digitaliseringsplan volgens de normering van DEN con- fronteert de instelling dan ook met de huidige stand van zaken, met de situatie die wenselijk is en met de noodzaak tot formulering van een visie op digitalise- ring die vertaald moet worden in concrete en praktische beleidsdoelen. Met dit digitaliseringsplan Erfgoed beoogt de UBA haar digitaliseringsbeleid te professionaliseren. Niet alleen omdat subsidiegevers dat verlangen, maar ook omdat door de sterke groei van de digitale dienstverlening en de onderliggende ICT infrastructuur een ad hoc beleid niet langer toereikend is. Een samenhan- gende visie waar de UBA staat en in de nabije toekomst naar toe wil, is noodza- kelijk. Dit digitaliseringsplan beoogt aan het eind van 2011 tot resultaten te hebben ge- leid die het mogelijk maken een UBA-brede digitaliseringsstrategie te formule- ren die aansluit bij de visie van de UKB 6 . Om dit te kunnen bereiken zal in de 2 jaar die dit digitaliseringsplan bestrijkt de nadruk liggen op het verbeteren van de werkprocessen, het opstellen van digitaliseringsrichtlijnen en het optimalise- ren van de digitale beschikbaarstelling en infrastructuur. Het digitaliseren van collecties zal met name gericht zijn op de hiervoor beschreven lopende-, in voorbereiding genomen- en landelijke projecten en niet op nieuwe initiatieven. 4 De reguliere collecties kunnen de kennis over Erfgoed collecties onderbouwen en in perspectief plaatsen. Tijdschriften, naslagwerken en specialistische collecties bij faculteitsbibliotheken zouden ook geïnventariseerd moeten worden op digital- iseringsmogelijkheden. 5 Een digitaliseringsplan bouwt voort op een collectieplan met daarin een totaaloverzicht van alle collecties, hun omvang, plaatsing, bewaarcondities en fysieke staat. 6 UKB is het samenwerkingsverband van de dertien Nederlandse universiteitsbibliotheken en de Koninklijke Bibliotheek. Bestandsnaam: Digitaliseringsplan Erfgoed Auteur: Henriette Reerink en Marike van Roon 6/40 Versie: definitief Datum: 12-01-2010
  • 6. Er zijn tot nu toe diverse ad hoc digitaliseringsprojecten opgestart en afgerond. Er is weinig zicht op de totale hoeveelheid personele inzet die deze projecten vergen. Het recent ingerichte projectbureau Erfgoed zal in de toekomst toezicht moeten houden op de inzet van menskracht. De lopende en in voorbereiding ge- nomen projecten zullen de komende 2 jaar een grote belasting voor de UBA brede organisatie betekenen. Daarom is besloten deze beleidsperiode geen nieuwe initiatieven voor het digitaliseren van collecties te ontwikkelen naast de lopende en in voorbereiding genomen projecten. Dit digitaliseringsplan is tot stand gekomen na uitvoerig vooronderzoek, inclu- sief workshops, gebruikersonderzoek en gesprekken met betrokkenen. Het hierna volgende hoofdstuk 2 beschrijft de huidige stand van zaken. Hierin zullen de (digitale) collecties en digitaliseringsproducten, de huidige infrastruc- tuur en de lopende en in voorbereiding genomen projecten kort besproken wor- den. In hoofdstuk 3 wordt nader ingegaan op de verschillende onderdelen van de digitaliseringsstrategie van de UBA. Aan de hand van 7 stappen van het digi- taliseringsproces worden in hoofdstuk 4 een aantal voornemens en voorwaarden m.b.t. de werkprocessen voor digitalisering besproken die na vaststelling van het digitaliseringsplan zullen uitmonden in concrete projectresultaten. Hoofd- stuk 5 bevat voornemens en voorwaarden om tot concrete, werkzame praktische richtlijnen voor digitalisering te komen. Tot slot zal hoofdstuk 6 kort ingaan op de concrete projectvoorstellen die voortvloeien uit dit digitaliseringsplan. Er zijn 2 bijlages aan het plan toegevoegd: 1.Ontsluiting, 2 Gedetailleerd overzicht van afgeronde, lopende en in voorbereiding genomen digitaliseringsprojecten. Een geïnitieerde bijlage met projectideëen komt te vervallen. Dit overzicht is in bewerking en zal worden beheerd door de Exptertisegroep Ontsluiting en Digi- talisering (Expertisegroep O&D) van Erfgoed. Bestandsnaam: Digitaliseringsplan Erfgoed Auteur: Henriette Reerink en Marike van Roon 7/40 Versie: definitief Datum: 12-01-2010
  • 7. 2 Digitalisering bij Erfgoed (december 2009) 2.1 Collecties 2.1.1 Fysieke Erfgoedcollecties Het concept collectieplan van de Divisie Erfgoed biedt geen totaaloverzicht van alle Erfgoed collecties. Het collectieplan is een beleidsdocument. In de nabije toekomst zal het leiden tot een overzicht van Erfgoedcollecties ingedeeld vol- gens zwaartepunt (A-, B- en C-collecties) die het resultaat zijn van methodisch verantwoord onderzoek. De lijst zal in de toekomst een totaaloverzicht bieden van alle collecties getoetst aan verschillende criteria die de digitaliseringspoten- tie bepalen (zoals bijv. staat, belang, omvang, vraag, doelgroep, copyright en digitale presentatie) 7 . 2.1.2 Digitale Erfgoedcollecties 8 2.1.2.1.1 Tekstbanken (samengestelde objecten)  Romeyn de Hooghe  Nederlandse Boekproductie UBA 9  Boeken en handschriften Bijzondere Collecties  Coornhert (wordt Non-conformisten)  Anatomische preparaten van Frederik Ruysch 2.1.2.1.2 Beeldbanken (enkelvoudige objecten)  Remonstrantse prenten  Doopsgezinde prenten  Affiches  Bijzondere Collecties – een verzameling verzamelingen  Botanie  Surinamica  Amsterdams Archeologisch Centrum  Boekillustraties  UBA-inv 10  Universiteitsgeschiedenis  Kaartencollectie  Portrettencollectie  Allard Pierson Museum – Archeologische Collectie 7 Er bestaan wel collectielijsten met dergelijke gegevens. Er wordt momenteel besproken of deze gegevens in een verkorte versie van een definitief collectieplan anno 2009 opgenomen zouden kunnen worden. 8 zie ook Bijlage 2 / Hoofdstuk Fout! Verwijzingsbron niet gevonden.. 9 Nederlandse Boekproductie UBA betreft strikt genomen geen Erfgoedcollectie vanwege de periode waarin de boeken ge- drukt zijn. De verantwoordelijkheid voor de uitvoering berust desondanks wel bij het Projectbureau Bijzondere Collecties, vanwege de ervaring met Metamorfozeprojecten. Zie: http://uba-bnb.dpc.uba.uva.nl/ 10 UBA-inv is een tijdelijke beeldbank voor lopende projecten (tussenstation) en voor illustraties bij collectiebeschrijvingen. Deze beeldbank is niet direct toegankelijk voor het publiek. Bestandsnaam: Digitaliseringsplan Erfgoed Auteur: Henriette Reerink en Marike van Roon 8/40 Versie: definitief Datum: 12-01-2010
  • 8. 2.1.2.1.3 Onderzoeksdatabanken  Album Academicum 2.1.2.1.4 Digital born en ander digitaal materiaal  Digital born kaartenmateriaal – geen voorziening  Fotografie (geplaatst in beeldbank Universiteitsgeschiedenis)  Digitale (vormgevers)archieven zijn nog niet in de collectie aanwezig (maar worden wel verwacht in de nabije toekomst) – geen voorziening 2.1.2.1.5 Overige digitale Erfgoedproducten  Scans vervaardigd voor projecten, waarvan de opnames nooit geplaatst zijn in een Erfgoed-databank (bv. scans Willem Witsen 11 , overige scans Surina- mica).  Scans vervaardigd voor projecten, waarvan de opnames nooit geplaatst zijn i.v.m. ontbreken metadata en/of ontbreken passende databank.  Scans vervaardigd voor reproductieaanvragen van Erfgoed. Deze zijn in het verleden niet bewaard. Het bleek ondoenlijk digitale opnames te hergebrui- ken, vooral vanwege het ontbreken van metadata (en de administratieve han- delingen bij digitalisering van enkele tekstpagina’s uit een boek). Onder- zocht moet worden of de metadata die de fotograaf nu toekent wèl toerei- kend is voor plaatsing in de beeldbank. 2.2 Infrastructuur De technische infrastructuur van UBA valt onder de verantwoordelijkheid van de sector Elektronische Diensten (ED), waarbij het Digitaal Productiecentrum (DPC) de technische infrastructuur voor Erfgoed verzorgt. Het DPC biedt ad- vies en technische ondersteuning bij de creatie van digitale producten en be- schikt over de infrastructuur om dit materiaal toegankelijk te maken. Het DPC levert diensten aan derden (intern en ex-tern) tegen betaling. De producten van het DPC worden op basis van open, internationale standaar- den beschikbaar gemaakt via het internet en zijn raadpleegbaar en doorzoekbaar via een browser (FireFox, Explorer). De teksten of gegevens worden geënco- deerd in XML (Extensible Markup Language). Voor iedere productielijn wordt één type Document Type Definition of Schema gebruikt voor de structurering van de gegevens in XML. Daarbij wordt aangesloten bij internationale stan- daarden zoals de Text Encoding Initiative (TEI) DTD en de ISO 12083 Article DTD. Iedere productielijn bevat daarnaast een standaard opzet van de webinter- face en middleware voor de databank of publicatie. Afbeeldingen worden gedigitaliseerd in een hoogwaardig TIFF formaat. Deze masters vormen het digitaal archief, waarvan afgeleiden gemaakt worden voor de webpublicatie. Het gebruik van open, internationale, 'non-proprietary' stan- daarden garandeert dat de producten platform- en producentonafhankelijk zijn. Om de XML geëncodeerde informatie te kunnen indexeren en fijnmazig door- zoekbaar te maken via internet is destijds een krachtige XML zoekmachine aan- 11 http://www.geheugenvannederland.nl/?/nl/collecties/willem_witsen Bestandsnaam: Digitaliseringsplan Erfgoed Auteur: Henriette Reerink en Marike van Roon 9/40 Versie: definitief Datum: 12-01-2010
  • 9. geschaft. De communicatie naar en van de zoekmachine verloopt via modulair opgebouwde middleware. Deze middleware op de server zorgt voor de verwer- king van zoekvragen die een gebruiker via een webpagina invoert. De data die de zoekmachine verstuurt, worden via de middleware dan weer dynamisch om- gevormd tot webpagina’s. De Digital Library eXtension Service (DLXS) van de University of Michigan levert de zoekmachine en middleware klassen. Momen- teel wordt er getest met XTF (Extensible Text Framework) van de California Digital Library. Indien de test gunstig uitpakt (eindresultaten in juni 2010), zal overwogen worden op deze software over te gaan. Voor de invoer van gegevens door redacteuren of auteurs wordt het content ma- nagement systeem OUI gebruikt. De basis van dit cms is de native XML data- base van X-Hive. Het cms dat nu gebruikt wordt, is op termijn aan vervanging toe. In de loop van 2010 zal hier meer duidelijkheid over komen. 2.3 Projecten 2.3.1 Lopende digitaliseringsprojecten Erfgoed 12 2.3.1.1 Metamorfoze  Pekidim en Amarkalim  Schoolmuseum  Aanvulling Nederlandse Boekproductie - incl. Jaarboeken UvA 12 zie ook Bijlage 2 / Hoofdstuk Fout! Verwijzingsbron niet gevonden. Bestandsnaam: Digitaliseringsplan Erfgoed Auteur: Henriette Reerink en Marike van Roon 10/40 Versie: definitief Datum: 12-01-2010
  • 10. 2.3.1.2 Geheugen van Nederland  Iconographia Zoologica  Highlights Multatuli  Highlights Albert Verwey  Highlights Frederik van Eeden  Brieven Willem Witsen 2.3.1.3 Overige digitaliseringsprojecten  Middeleeuwse manuscripten UBA  Verhandlungen der Germanisten  3D modellen gipsen APM  Dutch Print Online 2.3.1.4 Onderzoeksdatabanken Album Promotorum (uitbreiding bestaande Album Academicum) 2.3.2 In voorbereiding genomen projecten  Libratory (monografieën) i.s.m. KB en UBL  UNICUM (gezamenlijke digitale toegang tot de academische museale en ar- chivale erfgoedcollecties op basis van EAD).  Dagboeken Willem de Clerq  Archief Hugo de Vries  19e eeuwse boekhandelscatalogi  Toonkunstcollectie  Digitalisering analoge afbeeldingen van de museale objecten van het Allard Pierson Museum 13  Atlas der Nederlanden  Biblia Sacra  Erfgoedlab (zie paragraaf 6.1.4) 2.4 Projectideeën Voor projectideeën wordt verwezen naar de lijst die beheerd wordt door de Ex- pertisegroep O&D van Erfgoed. 13 Thumbnails zouden op een UBA server geplaatst kunnen worden waarnaar gelinkt wordt vanuit Aleph. Bestandsnaam: Digitaliseringsplan Erfgoed Auteur: Henriette Reerink en Marike van Roon 11/40 Versie: definitief Datum: 12-01-2010
  • 11. 3 (Nieuwe) aanpak 3.1 Beleid 3.1.1 Prioriteiten digitalisering De grote hoeveelheid aan afzonderlijk lopende en in voorbereiding genomen projecten legt een groot beslag op de organisatie en infrastructuur van de UBA. Stroomlijning van de digitaliseringsprocessen komt alle projecten ten goede. De lopende en in voorbereiding genomen projecten zullen waarschijnlijk de ko- mende 2 jaar al zo’n belasting voor de organisatie opleveren (zowel voor de di- visie Erfgoed, het DPC als voor de sector Acquisitie en Metadatering (A&M)), dat de vraag rijst of ze allemaal bijtijds uitgevoerd kunnen worden. Een aantal lopende en in voorbereiding genomen projecten vraagt om ontwikkeling van nieuwe functionaliteit waarvoor tijd, personele inzet en middelen dienen te worden gereserveerd. Derhalve zal in de komende beleidsperiode de nadruk liggen op infrastructurele projecten en de ontwikkeling van effectieve werkprocessen. Er zal alleen gedi- gitaliseerd worden in het kader van: - lopende - en al in voorbereiding genomen projecten (vastgelegd in het jaarplan digitalisering van de Expertisegroep O&D van Erfgoed) - aanvulling van al bestaande groeidatabanken (zie bijlage 2) - nieuwe digitaliseringsprojecten in landelijk verband 3.1.2 Werkprocessen Het digitaliseringsbeleid voor de komende 2 jaar zal zich vooral richten op het in kaart brengen en zoveel mogelijk structureren en uniformeren van de werk- processen volgens vastgestelde procedures. Hiertoe zullen enkele projectvoor- stellen worden ingediend. Zie paragraaf 6.2. 3.1.3 Richtlijnen en standaarden In de hier beschreven beleidsperiode zal met praktisch hanteerbare richtlijnen voor UBA digitalisering worden gewerkt (zie hoofdstuk 5). Kwaliteitseisen voor digitalisering kunnen worden afgeleid uit de doelstelling van de afzonder- lijke digitaliseringsprojecten. Afhankelijk van die doelstelling kunnen er drie soorten digitalisering onderscheiden worden: 1. Preservation imaging (Richtlijnen Metamorfoze- in de nabije toekomst twee kwaliteiten mogelijk) – vervaardiging van preservation masters voor de lange termijn. 2. Digitalisering voor de Erfgoed tekst- en beeldbanken (Richtlijnen Geheugen van Nederland) en digitalisering op aanvraag - vervaardiging van productie masters van goede kwaliteit voor de middellange termijn. Bestandsnaam: Digitaliseringsplan Erfgoed Auteur: Henriette Reerink en Marike van Roon 12/40 Versie: definitief Datum: 12-01-2010
  • 12. 3. Digitalisering op aanvraag van access masters, waarbij kwaliteit zich alleen richt op leesbaarheid. n.b. Categorie 3: Digitalisering op aanvraag stelt minder hoge kwaliteitseisen aan de scans. Hierbij gaat het vooral om snelle levering en leesbaarheid - ‘quick and dirty’ digitalisering. Gebruikers die expliciet om hoge kwaliteit images vra- gen (nr. 2 productie masters), kunnen tegen gepaste betaling en met een langere wachttijd bediend worden. Bij een aanvraag kan Erfgoed vanuit conserveringsoogpunt of omdat de aan- vraag materiaal uit A-collecties betreft, besluiten te digitaliseren volgens de ei- sen van categorie 2 (alleen in geval van integrale boeken of objecten), zodat de aangevraagde scans tevens voor de eigen databanken gebruikt kunnen worden. 3.1.3.1 OCR Beleid: Bij drukwerk OCR (optical character recognition) altijd uitvoeren, maar de manier van beschikbaarstelling laten afhangen van de kwaliteit van de OCR. 1. Lage kwaliteit = gebruiken om op woordbasis te kunnen zoeken, maar OCR- versie niet tonen. 2. Hoge kwaliteit = zowel gebruiken voor zoeken als tonen. 3.1.4 Opslag masterbestanden De drie soorten digitalisering leiden tot drie vormen van opslag van de master- bestanden: 1. Preservation imaging (Richtlijnen Metamorfoze, in het kader van Metamor- foze Projecten) – opslag in e-Depot 2. Digitalisering voor de Erfgoed beeld- en tekstbanken (Richtlijnen Geheugen van Nederland of Metamorfoze) of digitalisering op aanvraag van production masters van goede kwaliteit (eigen fotograaf) – opslag bij Data Archiving and Networked Services (DANS). 3. Digitalisering op aanvraag van access masters (eigen fotograaf) – opslag op de server van de fotograaf van Erfgoed, niet voor de lange termijn. 3.1.4.1 Opslag masterbestanden bij nationale samenwerkingsprojecten Bij nationale samenwerkingsprojecten (zoals Dutch Print Online) zorgt de pen- voerende instelling (in dit voorbeeld de Konklijke Bibliotheek (KB)) voor de duurzame opslag. Indien hier niet in voorzien kan worden, zal UBA de eigen masters opslaan via DANS. De masters worden niet dubbel opgeslagen als zij bij DANS zijn opgeslagen. De masters in het e-Depot worden alleen in het geval van topstukken dubbel opgeslagen (zie de topstukkenlijst in het collectieplan Erfgoed 2010-2014). Bestandsnaam: Digitaliseringsplan Erfgoed Auteur: Henriette Reerink en Marike van Roon 13/40 Versie: definitief Datum: 12-01-2010
  • 13. 3.1.5 Landelijke samenwerking Met het oog op de toekomst is (landelijke) samenwerking leidend in het digita- liseringsbeleid van de UBA. Projecten die in landelijk verband worden opge- start of brede samenwerking beogen, hebben ten alle tijden voorrang. 3.1.5.1 Beschikbaarstelling bij nationale samenwerkingsprojecten Bij nationale samenwerkingsprojecten zorgt de penvoerende instelling voor de centrale toegankelijkheid. Er kan voor gekozen worden de afgeleiden van dergelijke projecten tevens in de eigen systemen te importeren (tekst-, beeldbank) vanwege bijv. UBA profile- ring, uitgebreidere metadatering of technische redenen: 1. Als het om topstukken gaat, worden opnames die geplaatst zijn in externe da- tabanken eveneens binnen UBA-databanken getoond (n.b. kosten voor de inter- ne opslag van de afgeleiden zijn hierop van invloed) 2. Als het niet om topstukken gaat, hangt het af van de status van de externe si- te. Bij nationale, betrouwbare databanken, waaruit duidelijk blijkt dat de UvA hierbij betrokken is, wordt niet voor verdubbeling gekozen, maar voor koppe- ling 3.1.6 Ontsluiting Hoewel ontsluiting een wezenlijk onderdeel vormt van het digitaliseringsproces, is besloten dit onderdeel buiten het digitaliseringsplan om te behandelen in het collectieplan Erfgoed. Zie derhalve Hoofdstuk 6 / Bijlage 1 3.1.7 Eigen publicaties open access Publicaties van en over de UBA worden per definitie open access beschikbaar gesteld via de UBA repository en worden tevens op de Erfgoed site gepresen- teerd. Dit open access beleid van de UBA is uitgangspunt bij gesprekken en contractonderhandelingen met de uitgever. Er zal tevens een inhaalslag op dit gebied ondernomen worden met het doel UBA publicaties uit het verleden waar nog belangstelling voor is alsnog open access beschikbaar te kunnen stellen. Hiervoor zal uitgezocht dienen te worden of de rechten van dergelijke publica- ties uitsluitend bij de UvA liggen. Zie ook paragraaf 4.5.6. Er zal een apart contract vanuit Erfgoed moeten worden opgesteld voor digitale publicaties. Hierin moeten creative commons licenties opgenomen worden. 3.2 Organisatie Een regulier digitaliseringsplan zou uitgevoerd worden door de divisie Erfgoed in nauwe samenwerking met de sectoren ED, A&M en Publieksdiensten. Dit digitaliseringsplan richt zich niet op (prioritering van) digitaliseringsprojecten Bestandsnaam: Digitaliseringsplan Erfgoed Auteur: Henriette Reerink en Marike van Roon 14/40 Versie: definitief Datum: 12-01-2010
  • 14. maar op infrastructurele projecten en zal dus in hoofdzaak uitgevoerd worden door de sector Elektronische Diensten in nauwe samenwerking met de divisie Erfgoed (inclusief Metamorfoze UBA) en het Expertiseteam Metadata van A&M. Daarbij zal voor de vaststelling van de projecten in de stuurgroep digita- lisering en ontsluiting beoordeeld worden wat het aandeel van de verschillende sectoren zou kunnen en moeten zijn bij de uitvoering. Die betrokkenheid zal expliciet in overleg met de betreffende afdelingen in alle project initiatiedocu- menten (PID’s) worden gedefinieerd. Tevens dient bij ieder project gekeken te worden naar de relatie van de benodigde inzet voor projecten en de reguliere werkzaamheden van de verschillende UBA sectoren. Er is behoefte aan een overzicht van benodigde fte’s uitgesplitst naar type behorend bij de planning van projecten. 3.2.1 Erfgoed 3.2.1.1 Projectbureau De divisie Erfgoed is onlangs gereorganiseerd en heeft een overkoepelend pro- jectbureau ingesteld dat de opzet en de voortgang van de afzonderlijke Erfgoed- projecten bewaakt. Het projectbureau houdt daarnaast toezicht op de benodigde en beschikbare personele inzet van alle Erfgoedprojecten tezamen. De benodig- de en beschikbare personele inzet bij de overige sectoren zal voor de start van een project uitgezocht en bewaakt worden. 3.2.1.2 Stuurgroep digitalisering en ontsluiting UBA (Erfgoed)projecten worden uitgevoerd volgens de methodiek van Prince2. Er is onlangs een UBA brede stuurgroep ingesteld die twee-maandelijks bijeen- komt ter beoordeling van lopende en in voorbereiding genomen digitaliserings-, ontslutings en infrastructurele projecten van Erfgoed. Van de stuurgroepverga- deringen worden verslagen gemaakt die binnen de betrokken sectoren openbaar zijn om de transparantie, kennisverspreiding en betrokkenheid te bevorderen. Afwijkingen op het beleid zoals vastgelegd in het digitaliseringsplan moeten al- tijd worden goedgekeurd door de stuurgroep digitalisering en ontsluiting. 3.2.1.3 Expertisegroep Ontsluiting en Digitalisering De Erfgoedprojecten worden inhoudelijk binnen de Expertisegroep O&D van de divisie Erfgoed besproken en voorbereid voor de stuurgroepbijeenkomsten. De Expertisegroep O&D is samengesteld uit drie teams: itemontsluiting, collec- tie- en archiefontsluiting en digitalisering. 3.2.1.4 Team Metamorfoze Het Metamorfoze team van de UBA is gevestigd op het Singel en valt functio- neel onder de divisie Erfgoed. De met Metamorfoze subsidie te digitaliseren collecties behoren echter niet altijd tot Erfgoed (bijv. de boeken gedrukt in Ne- derland in de periode 1840-1950 binnen het traject Behoud Nederlandse Boek- productie). De projectleiders stellen projectvoorstellen op voor Metamorfoze en Het Geheugen van Nederland en voeren ze, indien subsidie is toegekend, uit in nauwe samenwerking met Metamorfoze projectmedewerkers en conservatoren Bestandsnaam: Digitaliseringsplan Erfgoed Auteur: Henriette Reerink en Marike van Roon 15/40 Versie: definitief Datum: 12-01-2010
  • 15. onder supervisie van de stuurgroep digitalisering en ontsluiting. Zowel het op- stellen van de project initiatiedocumenten als de uitvoering ervan staat onder toezicht van de hierboven beschreven stuurgroep. 3.2.2 Elektronische Diensten 3.2.2.1 DPC Het Digitaal Productiecentrum biedt advies en technische ondersteuning bij de creatie van digitale producten en beschikt over de infrastructuur om dit materi- aal toegankelijk te maken. Het DPC levert diensten aan derden (intern en ex- tern) tegen betaling. Het DPC heeft vele opdrachtgevers en werkt project- en planmatig. Projecten kunnen niet ad hoc uitgevoerd worden en worden zorgvul- dig ingepland. Om enige ruimte te houden voor ad hoc ontwikkelfaciliteit ten behoeve van Erfgoed zal een jaarlijks afgesproken hoeveelheid vrije ruimte bij het DPC worden gereserveerd. 3.2.2.2 Diensten (intern ED voor Erfgoed) Er dient een mogelijkheid voor Erfgoed te zijn om advies in te winnen en con- crete technische ondersteuning te krijgen van ED / DPC binnen een redelijke termijn. Voorbeelden:  Ondersteuning van ED bij gebruik en evt. vervanging of vernieuwing van de door Erfgoed gebruikte software tools zoals databases (van een workflow- module in Microsoft Office Access naar MySQL, Filemaker) en wiki’s.  Advisering bij voorgenomen aanschaf van nieuwe programma’s zoals bijv. het voor musea gemaakte software programma Spectrum inzake integratie met de catalogus.  Assistentie van ED bij de vraag of, en zo ja hoe, bijv. conditie- en scha- derapporten van objecten en/of bruiklenen in de toekomst gekoppeld kunnen worden aan de catalogus (Aleph). 3.2.3 Acquisitie & Metadatering De metadatering binnen de UBA valt onder verantwoordelijkheid van de sector Acquisitie & Metadatering. In voorkomende gevallen kan een beroep op de sec- tor gedaan worden voor de feitelijke metadatering en/of de supervisie van de ontsluiting. Over de inzet van de A&M medewerkers bij de metadatering van het (digitale) materiaal worden afzonderlijke afspraken gemaakt, één en ander afhankelijk van beschikbare capaciteit en prioritering. Het Expertiseteam Metadata biedt primair advies en (technische) ondersteuning bij de ontsluiting van digitale producten in de vorm van standaarden, formaten, richtlijnen, instructie en begeleiding. Het draagt geen zorg voor de metadatering zelf. Daarnaast bewaakt het team de relatie met andere bronbestanden zoals de catalogus. Een vertegenwoordiger van ED maakt formeel geen deel uit van het Expertise- team Metadata, maar zal wel nauw samenwerken met dit team. Bestandsnaam: Digitaliseringsplan Erfgoed Auteur: Henriette Reerink en Marike van Roon 16/40 Versie: definitief Datum: 12-01-2010
  • 16. 3.3 Infrastructuur 3.3.1 (Virtuele) samenvoeging databanken In de loop der jaren heeft het DPC een groot aantal tekst- en beelddatabanken in opdracht van Erfgoed en derden vervaardigd. Deze databanken worden nu in eerste instantie 14 afzonderlijk gepresenteerd via de sites van resp. Bijzondere Collecties en het DPC. Erfgoed en ED willen de verschillende UBA databanken in de toekomst in eerste instantie gezamenlijk presenteren binnen slechts 2 ge- meenschappelijke zoekschillen, één voor tekst- en één voor beeldmateriaal 15 . Dit komt zowel tegemoet aan de behoefte van gebruikers om zoveel mogelijk informatie met één zoekactie te doorzoeken als aan de overzichtelijkheid. De aparte ingangen op de deelcollecties blijven daarnaast bestaan. Zie hiervoor ook paragraaf 4.5.2. 3.3.2 Workflow en procedures EAD’s Verder ontwikkelen integratie online inventarissen in EAD 16 , tekstbanken en beeldbanken n.a.v. het PID 17 en het evaluatierapport Vernieuwde website Bij- zondere Collecties 18 . 3.3.3 OAI-MPH Tekst-, beeld-, andere databanken en online inventarissen toegankelijk maken via het OAI-PMH protocol. Dit heeft hoge prioriteit. Bij (inter)nationale projec- ten zal er steeds meer via harvesting gewerkt gaan worden. Onderzocht dient tevens te worden of het harvesten via de tekst/beeldbanken kan verlopen of rechtstreeks via het selectief harvesten van het catalogussysteem (Aleph). 3.3.4 METS Toepassing METS 19 als XML container voor gedigitaliseerde boeken. Dit heeft in relatie tot andere projecten geen prioriteit. Het is nu nog niet duidelijk of de huidige UBA software METS (een ouderwets formaat) aankan. De UBA ge- bruikt TEI binnen het cms OUI en de publicatieomgeving van het DPC. De UB Leiden bijv., maakt gebruik van het cms Digitool waarmee wel met METS ge- werkt kan worden. 14 In het project Samenvoeging databanken (zie hoofdstuk 6.1.1) zal tevens onderzocht worden wat de voor- en nadelen zijn van het presenteren van de gegevens binnen één gemeenschappelijke zoekschil. 15 Er kan nu ook al tegelijk in alle beeld- of tekstdatabanken gezocht worden, alleen is de eerste ingang voor de bezoeker zo opgezet dat de informatie per databank wordt aangeboden. 16 EAD staat voor Encoded Archival Description, een reeks internationale afspraken om archieftoegangen te kunnen maken, opslaan, publiceren, koppelen en uitwisselen. Daarbij wordt gebruik gemaakt van de markeertaal XML. 17 Marco Streefkerk, Projectvoorbereidingsdocument Vernieuwde website Bijzondere Collecties. Amsterdam 11 mei 2007. 18 Zie paragraaf 4.5.1 noot 23. 19 METS staat voor Metadata Encoding and Transmission Standard. Zie: http://www.loc.gov/standards/mets/. Bestandsnaam: Digitaliseringsplan Erfgoed Auteur: Henriette Reerink en Marike van Roon 17/40 Versie: definitief Datum: 12-01-2010
  • 17. 3.3.5 EAC Toepassing van EAC 20 (nieuwe release) voor contextuele informatie. Dit heeft in relatie tot andere projecten geen prioriteit. 3.4 Digitalisering op aanvraag De UBA wil zicht krijgen op de mogelijkheden van digitalisering op aanvraag, de kwaliteitseisen die hierbij aan de afbeeldingen gesteld worden en de kosten die hieraan verbonden zouden zijn. Onlangs heeft de Universiteitsbibliotheek (UB) Leiden hier onderzoek naar laten verrichten. Het eind mei 2009 versche- nen onderzoeksrapport is nog niet beschikbaar. Wanneer het gepubliceerd wordt begin 2010, zal de UBA overwegen of zij (in samenwerking met andere biblio- theken) structureel een dergelijke dienst zal kunnen opzetten of zich bij een lan- delijk initiatief (bijv. een nog in te richten digitaal IBL (Interbibliothecair Leen- verkeer) of digitalisering-op-aanvraag-dienst à la het Stadsarchief Amsterdam) zou kunnen aansluiten 21 . Aangevraagde digitale afbeeldingen zouden intern vervaardigd moeten worden door (de fotografen die in dienst zijn van de) UBA. In voorkomende gevallen kunnen betrokken conservatoren digitale reproducties voor klanten produceren (bijv. de conservatoren kaarten en atlassen) 22 . 3.4.1 Meest aangevraagd Erfgoed materiaal Vooruitlopend op het Leids rapport moet er een overzicht worden vervaardigd van het meest geraadpleegde fysieke materiaal van de divisie Erfgoed 23 . Voor gedrukt materiaal is dit vrij eenvoudig. Voor handschriftelijke collecties daaren- tegen zal dit moeilijker zijn, omdat stukken uit deze collecties slechts geraad- pleegd kunnen worden door handmatig aanvraagbriefjes in te vullen. De raad- pleeggegevens van dit soort materiaal kunnen tot op heden niet automatisch verkregen worden. Zie hiervoor ook paragraaf 6.4.2. 3.4.2 Actualiteit Snelheid speelt bij digitalisering op aanvraag een belangrijke rol. De UBA in- tern zou eveneens kunnen profiteren van een snelle digitaliseringsfaciliteit. Er bestaat grote behoefte om ad hoc, snel enkele werken te kunnen (laten) digitali- seren. Hiermee kan ingespeeld worden op de actualiteit, kan de dienstverlening naar studenten, onderzoekers en anderen worden uitgebreid en kan op het laatste 20 EAC staat voor Encoded Archival Context (for Corporate Bodies, Persons and Families). 21 https://stadsarchief.amsterdam.nl/archieven/archiefbank/introductie/index.nl.html 22 De fotografen van de UBA hebben behoefte aan technische feedback. Zo ook bijv. de conservator kaarten en atlassen die veel zelf op aanvraag scant voor een breed geïnteresseerd publiek. Hij wil graag weten of hij het goed doet en of het wellicht beter kan (bijv. targets toevoegen als referentie). De kwaliteitsmanager digitalisering van DEN zou bijv. voor een 2- dagelijkse cursus ingehuurd kunnen worden. 23 En bij een UBA breed digitaliseringsplan ook van de verspreide collecties, de reguliere collectie en de collecties van de faculteitsbibliotheken. Bestandsnaam: Digitaliseringsplan Erfgoed Auteur: Henriette Reerink en Marike van Roon 18/40 Versie: definitief Datum: 12-01-2010
  • 18. moment een belangrijk stuk dat niet in het bezit is van de UB, digitaal aan een tentoonstelling worden toegevoegd. De UBA fotografen zouden een zwaardere rol in dit proces kunnen gaan vervul- len. Bestandsnaam: Digitaliseringsplan Erfgoed Auteur: Henriette Reerink en Marike van Roon 19/40 Versie: definitief Datum: 12-01-2010
  • 19. 4 Het digitaliseringsproces De zeven stappen van een digitaliseringsproject: 1. Projectvoorstel 2. Metadata 3. Digitalisering 4. Koppeling scans en metadata 5. Presentatie 6. Duurzame opslag en ontsluiting 7. Evaluatie 4.1 Opstellen projectvoorstel, begroting en planning 4.1.1 Organisatie Zie paragraaf 3.2. 4.1.2 Sjablonen en eenduidige basisgegevens Er wordt voor de projecten gebruik gemaakt van de standaard projectsjablonen van Prince2 voor de UBA 24 . Er dient tevens gewerkt te gaan worden met stan- daard sjablonen voor aanvragen voor offertes en begrotingen. Deze kunnen naar believen aangepast worden, maar zorgen ervoor dat er geen benodigde informa- tie over het hoofd wordt gezien. In elk PID voor een nieuw project dient een paragraaf over de te volgen digitali- seringsrichtlijnen, OCR, opslag, ontsluiting, beschikbaarstelling en copyright te zijn opgenomen. Deze passages dienen altijd vergezeld te gaan van een kosten- baten afweging. Externe digitaliseringsprojectvoorstellen krijgen hiertoe een UvA-addendum. Daarnaast zijn er een aantal basisgegevens die in elk projectvoorstel dienen te worden opgenomen, zoals bijv. de exploitatiekosten, doelgroep, controles en evaluatie. Er dient één standaardoverzicht te komen van UBA bruto uurtarieven (incl. werkgeverslasten) en overhead die de UBA hanteert. Dit overzicht zou door zo- veel mogelijk betrokkenen gebruikt dienen te worden. Momenteel zijn er diver- se van dit soort overzichten in omloop. Van sommige is de herkomst niet duide- lijk (bijv. op hoeveel werkzame uren per jaar zijn de bedragen gebaseerd), in- 24 P:UvA ErfgoedProjectbureau6. Toolkit en P:AlgemeenProjectsjablonen Bestandsnaam: Digitaliseringsplan Erfgoed Auteur: Henriette Reerink en Marike van Roon 20/40 Versie: definitief Datum: 12-01-2010
  • 20. formatie die nodig kan zijn bij het opstellen van begrotingen voor bepaalde sub- sidiegevers. 4.1.3 Afstemming en communicatie De UBA beslaat diverse werkplekken en afdelingen op verschillende locaties die wel ervaren worden als afzonderlijke eilandjes. Door passend gebruik te maken van de digitale voorzieningen kan de organisatorische samenhang binnen de UBA gewaarborgd blijven. Definitieve projectdocumenten worden op een voor alle betrokkenen overzich- telijke wijze geplaatst op een voor alle betrokkenen toegankelijke directory. Dit voorkomt mailoverlast en foutief versiebeheer. Afgeronde projecten worden correct gearchiveerd zodat de projectdocumentatie eenvoudig vindbaar blijft. Het projectbureau Erfgoed zal hierbij een cruciale rol vervullen en een belang- rijk aanspreekpunt zijn voor Elektronische Diensten en A&M. 4.2 Metadata De bibliografische en structurele metadata kan voorafgaand aan het scannen worden gegenereerd of achteraf worden vervaardigd 25 . Het vooraf beschikbaar hebben van de metadata heeft als voordeel dat de externe leverancier goed in- zicht krijgt in de toekenning van bestandsnamen of de opstelling van een con- cordantietabel. Indien de metadata na het scanproces vervaardigd wordt, zit het voordeel er vooral in dat er vanaf de scans in plaats van het originele materiaal gewerkt kan worden. De structuur en presentatie-eenheid kunnen dan achteraf bepaald worden. Per project dient de volgorde bepaald te worden. Dit is van grote invloed op de planning van het project. Metadatering dient atijd binnen het project plaats te vinden. De benodigde bibliografische metadata voor complexe objecten moet door het Expertiseteam Metadata vastgesteld worden. Momenteel wordt bij tekstbanken gekozen voor toegevoegde metadata bij elke pagina: paginering of foliëring, in- houdsaanduiding volgens trefwoordenlijst en analytisch-bibliografische infor- matie. Dit is zeer tijdrovend en mogelijk niet voor elke collectie van even groot belang. In het begin van de digitalisering werd ook de technische metadata opgeslagen (dwz type scanner, etc.) en de administratieve metadata (wie heeft de rechten etc.). Daar is later vanaf gezien, vanwege de werkdruk en de uitbesteding van het scannen bij digitaliseringsbedrijven. Met het oog op digitale duurzaamheid verdient het de voorkeur de technische en administratieve metadata in toekom- stige projecten wel te registreren. Zie ook paragraaf 5.1.1 (Richlijnen metadata per materiaalsoort) 25 In dit digitaliseringsplan is, in navolging van Metamorfoze sprake van drie soorten metadata: beschrijvende metadata (bibliografische of archivistische informatie), structuurmetadata (informatie over de onderlinge relaties tussen de bestanden) en technische metadata (informatie over de technische eigenschappen van het digitale bestand). Bestandsnaam: Digitaliseringsplan Erfgoed Auteur: Henriette Reerink en Marike van Roon 21/40 Versie: definitief Datum: 12-01-2010
  • 21. 4.2.1 Beschikbaarstelling digitale bestanden van archivale collecties De catalogus fungeert momenteel als bron van waaruit metadata gegenereerd kan worden voor beschikbaarstelling van digitale bestanden van gedrukte wer- ken, brieven en afzonderlijke handschriften. In voorkomende gevallen dient de- ze automatisch gegenereerde metadata in Excel-bestanden te worden verrijkt voor optimale digitale presentatie (structuur) en zoekfunctionaliteit. De komende beleidsperiode zal de UBA in UKB verband en via UNICUM 26 in- zetten op het ontwerpen van optimale functionaliteit voor beschikbaarstelling van digitale archivale collecties m.b.v. EAD collectiebeschrijvingen 27 . Hier is behoefte aan omdat in de nabije toekomst tienduizenden scans van UBA hand- schriftencollecties (o.a. delen van de archieven van Hugo de Vries, Reveil, Mul- tatuli, Van Eeden) met Metamorfoze subsidiegeld vervaardigd gaan worden en bij voorkeur in hun eigen context beschikbaar moeten kunnen worden gesteld. Zie ook paragraaf 7.2.2 / bijlage 1. 4.2.2 Dubbele digitalisering Dubbele digitalisering van werken komt voor. Er is geen afstemming tussen de diverse instellingen en er zijn vooralsnog geen voorzieningen getroffen om ge- digitaliseerde werken centraal te registeren. Romeyn de Hooghe’s Hieroglyphi- ca of merkbeelden der oude volkeren editie 1735 bijv. is zowel door Utrecht als door Amsterdam gedigitaliseerd. Op kleine schaal dient voorafgaand aan het digitaliseren van gedrukt materiaal onderzocht te worden of er vergelijkbare projecten lopen en gekeken te worden of het werk mogelijk al digitaal beschikbaar is en of ernaar gelinkt zou kunnen worden. 4.2.3 Gebruikte standaarden De wijze van beschrijven bij de UBA ondersteunt uitwisseling van gegevens in het Dublin Core format. De volgende metadataformats en internationale stan- daarden zijn bij de UBA in gebruik: TEI (Text Encoding Inititative voor de tekstbanken), EAD (Encoded Archival Description voor de online inventarissen van archiefcollecties), MARC21 – een formaat voor bibliografische data (de ca- talogus) en het hierop gebaseerde MODS 28 (de repositories). 26 Zie paragraaf 4.5.8.3. 27 Er bestaan wensen een nationaal portaal voor EAD’s (van in eerste instantie archiefcollecties) te ontwikkelen in nauwe samenwerking met het Nationaal Archief , het IISG en Metamorfoze. Thematische verwantschappen tussen collecties zouden hiermee zichtbaar moeten kunnen worden gemaakt en het zou mogelijk moeten kunnen zijn digitale tentoonstellingen samen te stellen. Kleine instellingen zouden via dit portaal gefaciliteerd moeten kunnen worden om ook hun collecties te kunnen toevoergen. De informatie zou centraal geharvest moeten worden bij de instellingen. Europeana zou op haar beurt deze portal weer kunnen harvesten. 28 Metadata Object Description Schema. Bestandsnaam: Digitaliseringsplan Erfgoed Auteur: Henriette Reerink en Marike van Roon 22/40 Versie: definitief Datum: 12-01-2010
  • 22. Voor de inhoudelijke ontsluiting wordt gebruik gemaakt van AAT (Art & Ar- chitecture Index, GOO (Gemeenschappelijke Onderwerps Ontsluiting) en Icon- class 29 . 4.3 Digitalisering en technische controle Het digitaal opnemen van collecties wordt in de regel uitbesteed aan externe le- veranciers en in sommige gevallen intern uitgevoerd. In beide gevallen dienen de tussen betrokken partijen gemaakte afspraken schriftelijk te worden vastge- legd. Voor richtlijnen m.b.t. de digitalisering zie paragraaf 3.1.3 en 5.2. Al in een vroeg stadium dienen de eerste controles plaatste vinden om het scan- proces indien nodig bij te sturen. Allereerst worden in een test de masterbestan- den en afgeleiden op het oog technisch gecontroleerd door het DPC. Na goed- keuring vervaardigt de leverancier de masterbestanden en de gespecificeerde afgeleiden welke vervolgens na de koppeling (zie paragraaf 4.4) steekproefsge- wijs inhoudelijk door Erfgoed gecontroleerd dienen te worden. Het is daarnaast van belang vlak na oplevering van de eindproducten de door het bedrijf geleverde concordantietabel, waar de structurele metadata uit af te leiden is, te controleren op consistentie. Van tevoren dient afgesproken te zijn bij welke foutmarge de batch en/of de concordantietabel wordt gecorrigeerd door het scanbedrijf. Deze controleslagen dienen in elk project te zijn opgenomen. 4.4 Koppeling scans en metadata, inhoudelijke controle 4.4.1 Acceptatieomgeving? Overwogen wordt om een acceptatieomgeving in te richten waarin A&M en/of Erfgoed direct zelf (verbeteringen in bijvoorbeeld) metadata kan in- (of door-) voeren zonder tussenkomst van het DPC. De voor- en nadelen hiervan dienen nader onderzocht te worden en er moet een kosten/batenafweging worden ge- maakt. Voor bestandsnaamgeving zie paragraaf 5.2.5. 4.5 Presentatie 4.5.1 Website De website van Erfgoed en de beschikbaarstelling van de digitale Erfgoed pro- ducten zijn voor verbetering vatbaar. Sommigen vinden dat er een andere web- site moet komen, maar uit het Evaluatierapport Vernieuwde website Bijzondere 29 Iconclass is een iconografisch classificatiesysteem dat wereldwijd wordt gebruikt in musea en andere erfgoedinstellingen voor de beschrijving en ontsluiting van afbeeldingen. Bestandsnaam: Digitaliseringsplan Erfgoed Auteur: Henriette Reerink en Marike van Roon 23/40 Versie: definitief Datum: 12-01-2010
  • 23. Collecties 30 blijkt dat dit geen eenvoudig project zal zijn. Daarbij komt dat de regels van de afdeling Communicatie van de UvA als belemmerend worden er- varen voor optimale presentatie van de schatten van Erfgoed. Om te beginnen zou het Evaluatierapport bijgewerkt kunnen worden. Daarna kan de divisie Erfgoed formuleren hoe zij de nieuwe website functioneel en qua presentatie vorm zou willen geven. Wanneer daar duidelijkheid over bestaat zou ED een adviserende en vertalende rol kunnen gaan spelen. Mede op grond van de bevindingen in bovengenoemd Evaluatierapport Vernieuwde website Bijzondere Collecties wordt verbetering van de Erfgoed-website buiten het digi- taliseringsplan gehouden. 4.5.2 Samenvoeging databanken De digitale Erfgoedproducten zijn ondergebracht in verschillende tekst-, beeld en onderzoeksdatabanken met dezelfde structuur. Het streven is om die diversi- teit aan databanken te kanaliseren (zie paragraaf 3.3.1). Daarnaast zou de presentatie en de functionaliteit van de samengevoegde data- banken geëvalueerd moeten worden. Dit is ook van belang als er op termijn een vernieuwde website voor Erfgoed wordt overwogen. Zie hiervoor ook paragraaf 3.3. 4.5.3 Presentatie ‘digital born’ materiaal De term ‘digital born’ duidt er op dat er geen analoge equivalent bestaat. De aanschaf van ‘digital born’ materiaal neemt toe. Kaartmateriaal bijv. wordt hoe langer hoe meer in digitale vorm aangeschaft. De komende beleidsperiode zal nagegaan worden hoe dit soort materiaal opti- maal gepresenteerd en bewaard kan worden. Voor presentatie van o.a. het digi- tal born kaartmateriaal dient een oplossing te komen. Wellicht biedt het Delftse initiatief Geoloket perspectief 31 . 4.5.4 Tentoonstellingen Momenteel heeft alleen Erfgoed zicht op toekomstige tentoonstellingen. Op de site van Bijzondere Collectie zou een overzicht moeten komen ‘to wet the appe- tite’ van het publiek en om andere instellingen te attenderen op UBA initiatie- ven (evt. samenwerking). Ook intern voor de UBA is het van belang om te we- ten wat er komen gaat, niet in de laatste plaats om te weten wanneer er inzet van bepaalde afdelingen buiten Erfgoed nodig is. 30 Marco Streefkerk. Evaluatierapport Vernieuwde website Bijzondere Collecties. Amsterdam 20 juli 2007. P. 5: “Vrijwel geheel 2006 is besteed aan het opstellen van een projectvoorstel. Meerdere bijeenkomsten met wisselende samenstelling zijn gehouden en meerdere voorstellen zijn geschreven over de presentatie van Bijzondere Collecties in relatie tot de infor- matie-infrastructuur van de UBA en tot de beoogde landelijke samenwerking van de Bijzondere Collecties van Amstrdam, Leiden en de KB. Mogelijk als gevolg van het cultuurverschil en in het bijzonder het taalverschil tussen de sectoren ED en BC, wisselden momenten van consensus en van onderling onbegrip elkaar af. Uiteindelijk werd een compromis bereikt …” 31 P. Suijker. Projectplan Geoloket DANS/UKB. Distributie digitaal kaarmateriaal via het TU Delft Geoloket. Comcept. 21 april 2009. Versie 1.1. Bestandsnaam: Digitaliseringsplan Erfgoed Auteur: Henriette Reerink en Marike van Roon 24/40 Versie: definitief Datum: 12-01-2010
  • 24. Erfgoed-tentoonstellingen worden nog niet in grote mate ondersteund met gedi- gitaliseerd materiaal. In de meeste gevallen worden op het laatste moment digi- tale producten vervaardigd t.b.v. een tentoonstelling. Deze scans hebben vaak een lage kwaliteit en worden niet bewaard. In de toekomst zou wel naar herge- bruik gestreefd moeten worden. Analoge tentoonstellingsproducten zoals loop- boekjes en catalogi zouden wel via de BC website en de repository digitaal be- schikbaar moeten worden gesteld. Ook zou per tentoonstelling overwogen moeten worden of het zinvol is de gehe- le tentoonstelling in digitale vorm te blijven aanbieden. Dat hangt o.a. samen met het succes van de tentoonstelling. Er zou na elke tentoonstelling een evalua- tie moeten komen met daarin o.a. kengetallen voor het aantal fysieke en virtuele bezoekers. Deze evaluatie zou richtinggevend moeten zijn bij het besluit de ten- toonstelling virtueel voort te zetten. Organisatorisch en virtueel dienen er voor- zieningen getroffen worden voor het digitaal in de lucht houden van specifieke tentoonstellingen. 4.5.5 Engelse vertaling De UBA betaalt voor deelname aan ArchiveGrid van OCLC 32 , een site waar ar- chieven, bibliotheken en musea wereldwijd aan kunnen deelnemen door hun collectiebeschrijvingen in EAD beschikbaar te stellen. De site is op woord doorzoekbaar. Om de UvA-Erfgoedcollecties ook internationaal te positioneren, is destijds besloten de samenvatting en gecontroleerde trefwoorden in de EAD beschrijving in het Engels te vertalen. Daarnaast kan besloten worden een collectiebeschrijving in EAD volledig in een andere taal aan te bieden, als de collectie zich daarvoor leent (zie hiervoor bijv. de collectiebeschrijvingen van het Internationaal Instituut voor Sociale Ge- schiedenis). Tevens valt te overwegen de beschrijvingen van de museale objecten van het Allard Pierson Museum in het Engels te vertalen. 4.5.6 Copyright Bij beschikbaarstelling van gedigitaliseerd materiaal dient een algemene dis- claimer opgenomen te worden over het copyright op de gedigitaliseerde bestan- den. - Indien het copyright berust bij een externe partij, bepaalt deze de mate van be- schikbaarstelling. - Indien het materiaal copyrightvrij is of het copyright berust bij de UBA: Tekstbank: 32 http://www.archivegrid.org/web/. ArchiveGrid is een initiatief van OCLC. De collectiebeschrijvingen in ArchiveGrid zijn eveneesn zichtbaar in WorldCat. Bestandsnaam: Digitaliseringsplan Erfgoed Auteur: Henriette Reerink en Marike van Roon 25/40 Versie: definitief Datum: 12-01-2010
  • 25. Alle digitale opnames, OCR-teksten of transcripties binnen de tekstbanken zijn printbaar en downloadbaar. Disclaimer: geen expliciete commerciële exploita- tie, verplichte bronvermelding. Beeldbank: Als het gebruiksrecht overgedragen is aan een andere partij wordt downloaden en printen technisch onmogelijk gemaakt (bijv. middels Zoomify) Als het gebruiksrecht bij de UBA ligt zullen alle beelden printbaar en down- loadbaar beschikbaar worden gesteld. Disclaimer: geen expliciete commerciële exploitatie, verplichte bronvermelding. De opnames zullen qua resolutie ge- schikt zijn voor eenvoudig gebruik, maar niet voor professioneel gebruik. Bij expliciete commerciële exploitatie of indien beelden van een hogere resolu- tie nodig zijn, moeten deze besteld worden en zullen er voorwaarden en kosten aan verbonden worden. 4.5.7 Geïntegreerd front-end? ED is in september 2009 begonnen met een onderzoek rond de vraag of een ge- integreerd front end een volgende stap in de verbetering van de digitale dienst- verlening kan zijn. Een dergelijk systeem zou alle digitaal beschikbare bronnen dienen te ontsluiten vanuit één gebruiksvriendelijke user interface maar over in- richting en uitwerking bestaan nog veel vragen. Die vragen hebben hun weer- slag op besluiten die vandaag genomen (moeten) worden in digitaliseringspro- jecten, zoals: * Het geïntegreerd front-end zelf roept ook vele vragen op. Hoe verhoudt het geïntegreerde front-end zich tot de catalogus die de centrale administratie van het fysieke (en digitale) bibliotheekmateriaal vormt. * Voorziet een geïntegreerd front-end ook in geïntegreerde aanvraagfunctionali- teit? Bijv. kan er bij implementatie van een geïntegreerd front-end tegelijkertijd zowel gezocht als aangevraagd worden in zowel de catalogus als in EAD’s? * Moet al het gedigitaliseerde materiaal uit de tekst- en beeldbank gekoppeld blijven worden aan de catalogus? Een geïntegreerd front-end (dat bij evt. im- plementatie de OPC zou vervangen) maakt een dergelijke koppeling wellicht overbodig. Of blijft die koppeling juist wel nodig om op een centrale plaats (WorldCat) te kunnen zien wat er al gedigitaliseerd is? * Zouden de tekst - en beeldbank gekoppeld moeten worden aan de digitale bi- bliotheek (vgl. EEBO en ECCO 33 ). Zou zo’n koppeling ook nodig zijn na evt. implementatie van een geïntegreerd front-end? 4.5.8 (Inter)nationale samenwerking De trend voor de (nabije) toekomst is verregaande (inter)nationale samenwer- king op het terrein van de erfgoedinformatievoorziening. Samenwerking is het 33 EEBO – Early English Books Online; ECCO – Eighteenth Century Collections Online. Bestandsnaam: Digitaliseringsplan Erfgoed Auteur: Henriette Reerink en Marike van Roon 26/40 Versie: definitief Datum: 12-01-2010
  • 26. speerpunt van het UBA digitaliseringsbeleid. De UBA hanteert open standaar- den om uitwisseling te bevorderen (denk hierbij aan TEI, EAD, Dublin Core qua metadataformaten, aan MARC21 voor de catalogus, aan MODS en OAI- MPH voor repositories en ongecomprimeerde TIFF op beeldgebied). 4.5.8.1 Naar een Nederlandse portaal voor Erfgoed? Verscheidene afgeronde en lopende nationale programma’s en initiatieven zou- den een dergelijk portaal gestalte kunnen geven. Te denken valt in dit verband aan: Het Geheugen van Nederland, Dutch Print Online, Erfgoed van de Oorlog, Metamorfoze (waaronder BNB), Databank Digitale Dagbladen, Medieval Ma- nuscripts of Dutch Collections, Digitale Bibliotheek Nederlandse Letteren. Het is heel goed mogelijk dat een dergelijk initiatief niet tot de bibliotheeksector beperkt zou blijven. Deelname van de archiefsector, musea, Beeld & Geluid zou de kracht van een dergelijke portaal alleen maar vergroten. 4.5.8.2 Libratory Momenteel worden plannen ontwikkeld door de de vijf klassieke universiteits- bibliotheken (Amsterdam, Delft, Groningen, Utrecht en Leiden) en de Ko- ninklijke Bibliotheek voor het Libratory project. Het gaat om een landelijk plan van aanpak voor de grootschalige digitalisering van de bijzondere collecties in Nederlandse wetenschappelijke bibliotheken. Het einddoel is de vorming van een zo volledig mogelijk corpus, integraal raadpleegbaar en doorzoekbaar, dat de ruggengraat vormt van een digitaal onderzoekslaboratorium voor de gees- teswetenschappen. Het doel is digitalisering en beschikbaarstelling via OCR van het volledige his- torische boekenbezit (gedrukt in de Nederlandse taal gedrukt en / of in Neder- land uitgegeven) in Nederlandse universiteitsbibliotheken tot 1840 (44 miljoen pagina’s). Het gaat om 220.000 unieke titels. Binnen het project is ook voorzien in digitalisering op aanvraag (ca. 10 miljoen pagina’s) van handschriftelijke col- lecties. Voor de ontsluiting zijn 1200 beschrijvingen op collectieniveau begroot. De geraamde kosten voor het project bedragen M€ 6,9 per jaar bij een looptijd van 10 jaar. 4.5.8.3 UNICUM De Stichting Academisch Erfgoed (SAE), de overkoepelende organisatie van vijf universiteiten (Amsterdam, Leiden, Utrecht, Delft, Groningen) start in 2010 een project om functionaliteit te ontwikkelen voor het beschikbaarstellen van in EAD beschreven academische collecties op collectie- en objectniveau. De UBA heeft samen met het Universiteitsmuseum Utrecht in het kader van een ontwik- kelingsproject subsidie aangevraagd om een dergelijk project voor de SAE uit te voeren. Het DPC zal de beoogde functionaliteit ontwikkelen en een vertegen- woordiger van de divisie Erfgoed zal in het projectteam vertegenwoordigd zijn. Dit project zet in op vergaande samenwerking in het beschrijven met EAD van academische collecties (museale- en archiefcollecties) en het gezamenlijk pre- senteren ervan. De projectresultaten zullen van waarde zijn voor de divisie Erf- goed waar zowel museale- als bibliotheekcollecties beheerd worden. Bestandsnaam: Digitaliseringsplan Erfgoed Auteur: Henriette Reerink en Marike van Roon 27/40 Versie: definitief Datum: 12-01-2010
  • 27. 4.5.8.4 Europeana Van alle (nationale) Erfgoedprojecten die door de UBA worden uitgevoerd, dienen de resultaten opgenomen te worden in het Europese erfgoedportaal Eu- ropeana. Hiervoor is het noodzakelijk dat de UBA tekst- en beeldbank en de EAD’s geharvest kunnen worden (zie paragraaf 6.1.3). 4.6 Duurzame opslag en toegankelijkheid De UBA zal in de periode 2010-2011 een workflow ontwikkelen voor depone- ring van gedigitaliseerd UBA materiaal bij DANS waarmee contracten zijn af- gesloten voor duurzame opslag van de masters van digitaliseringsprojecten. Er zal tevens onderzocht worden aan welke criteria dit materiaal dient te voldoen en een oplossing worden gezocht voor de duurzame opslag van digital born col- lecties 34 . Van alle met Metamorfoze subsidie geconserveerde / gedigitaliseerde collecties zullen de masters worden opgeslagen in het e-Depot van de KB 4.6.1 Samenstelling digitale collectie Zie paragraaf 2.1.2 en meer specifiek hoofdstuk Fout! Verwijzingsbron niet gevonden. / bijlage 2 4.6.2 Duurzaamheidsstrategie en perpetual acces Er zou een preserveringsplan moeten komen waarin de duurzaamheidsstrategie van de UBA op haar digitale collectie wordt toegepast. Op welke wijze dient die collectie op de lange termijn toegankelijk te blijven? Welke kwaliteitscrite- ria spelen daarbij een rol? Welke toekomstige vormen van hergebruik worden verwacht? Voor welke doelgroepen dient de collectie duurzaam beschikbaar te blijven? Voor het opstellen van een preserveringsplan kan gebruik gemaakt worden van de tools die ontwikkeld zijn binnen het Europese PLANETS pro- ject 35 . Permanente toegankelijkheid van gedigitaliseerd UBA-erfgoed is momenteel niet goed geregeld. Omdat de duurzame opslag wel geregeld is (zie hierboven) is dit geen onoverkomelijk probleem. Het zou wenselijk zijn dat UBA en DANS hiervoor een regeling uitwerken. Het ligt voor de hand dat dan te doen door ge- bruik te maken van persistent identifiers voor (erfgoed-)objecten. 4.6.3 Opslag / Repository / Uitbesteden De UBA heeft eigen beeldbanken en tekstbanken die als ‘repository’ aan te merken zijn (strikt genomen vindt opslag plaats in het content management sys- teem OUI en/of het webpublicatiesysteem van het DPC). Er worden geen back ups gemaakt van deze databanken. Dit dient in de toekomst wel te gebeuren. Samen met een presentatielaag verzorgt dit systeem opslag van - en toegang tot hoogwaardige afgeleiden van de digitale originelen (‘masters’) van het gedigita- 34 Vooral bij het kennisdomein kaarten en atlassen worden digital born collecties aangeschaft. 35 http://www.planets-project.eu/. Bestandsnaam: Digitaliseringsplan Erfgoed Auteur: Henriette Reerink en Marike van Roon 28/40 Versie: definitief Datum: 12-01-2010
  • 28. liseerde erfgoed van de UBA. De ‘master’-bestanden worden in TIFF-formaat opgeslagen bij DANS. Eisen aan metadata zijn momenteel minimaal. Er zal in de toekomst technische, zgn. preservation metdata toegevoegd dienen te worden (over o.a. het gebruikte bestandsformaat en de soft- en hardware). Toegang tot DANS is er momenteel alleen voor UBA-personeel, niet voor het publiek. De workflow voor de opslag bij DANS moet getest worden. Momenteel worden alle nieuwe digitale afbeeldingen op harddisks bij Erfgoed opgeslagen. De toe- gevoegde metadata in Excel dienen op een centrale plaats op een UBA server of bij DANS opgeslagen te worden. In de toekomst dient binnen de digitalise- ringsprojecten te zijn voorzien in de duurzame opslag van digitale afbeeldingen en metadata. Op algemeen niveau moet het werkproces hiervoor vastgesteld worden (zie paragraaf 6.2.2). 4.6.4 Organisatie UBA betaalt per GB/TB een vast bedrag per jaar aan DANS en krijgt daarvoor een beperkte capaciteit voor up- en downloads ter beschikking. Bulkinvoer of bulkopvraging wordt per geval geregeld en verrekend. Verantwoordelijk voor de duurzaamheidsstrategie is het hoofd van de sector Elektronische Diensten, voor de praktische toepassing hiervan de hoofdconser- vator Erfgoed. Het beheer van beeld-, tekst- en databanken en het content management systeem is belegd bij het Digitaal Productiecentrum van de UBA. Het is de bedoeling dat dit t.z.t. wordt overgedragen aan de afdeling Bibliotheeksystemen. 4.7 Evaluatie 4.7.1 Kennisdisseminatie In het PID van elk project dient te zijn opgenomen hoe de projectresultaten on- der de aandacht worden gebracht. Ook voorziet elk PID in een evaluatie van het project. Evaluaties worden in de stuurgroep digitalisering en ontsluiting bespro- ken. Belangrijke projecten die als uitgangspunt voor vervolgprojecten gaan dienen zouden binnen het project tevens door een onafhankelijk UB brede klankbord- groep moeten worden geëvalueerd. Denk hierbij bijv. aan de BNB tekstbank die in de toekomst goed gevuld zal raken en waarin straks vele duizenden UBA- boeken zullen worden opgenomen die mogelijkerwijs gekoppeld zal worden aan de BNB projecten van de UB Leiden, Utrecht en de KB. Bestandsnaam: Digitaliseringsplan Erfgoed Auteur: Henriette Reerink en Marike van Roon 29/40 Versie: definitief Datum: 12-01-2010
  • 29. 5 Richtlijnen en standaarden Er is behoefte aan richtlijnen voor metadata en digitalisering waar iedereen mee uit de voeten kan. Maak en houd het eenvoudig! 5.1 Metadata 5.1.1 Richtlijnen metadata per materiaalsoort Momenteel worden er plannen gemaakt voor het gezamenlijk presenteren van het digitale Erfgoed binnen 2 gemeenschappelijke zoekschillen, één voor tekst- en één voor beeldmateriaal 36 . Dit komt zowel tegemoet aan de behoefte van ge- bruikers om zoveel mogelijk informatie met één zoekactie te doorzoeken als aan de overzichtelijkheid (zie paragraaf 3.3.1). De aparte ingangen op de deelcollec- ties blijven daarnaast bestaan. Parallel hieraan wil Erfgoed de werkprocessen vereenvoudigen voor het toevoegen van scans uit eerder uitgevoerde 37 - en in voorbereiding genomen digitaliseringsprojecten aan de tekst- en beeldbank. Hiervoor zullen generieke richtlijnen voor metadata (per materiaalsoort) worden opgesteld door het Expertiseteam Metadata in overleg met Erfgoed. In de generieke richtlijnen komen de overeenkomsten tussen de gedigitaliseerde collecties tot uiting. Daarnaast heeft elke (deel)collectie unieke kenmerken die bij digitalisering getoond moeten kunnen worden. Deze specifieke eigenheid kan al geregistreerd zijn in de catalogus. De metadata kan dan met extra specifi- caties volledig uit de catalogus gegenereerd worden. Het komt evenwel ook voor dat de metadata uit de catalogus verder aangevuld dient te worden 38 buiten de catalogus om. Dit gebeurt tot op heden nog in Excel bestanden. Er zal door de Expertiseteam Metadata en Erfgoed onderzocht moeten worden of hier meer geschikte alternatieven voor zijn. 5.1.2 Metadata na Aleph: van Dublin Core naar MARC21 Wanneer de databanken de gemeenschappelijke zoekschillen krijgen, moet te- vens worden uitgezocht hoe de mapping van de metadata naar Dublin Core (zoekfunctionaliteit bij het tegelijkertijd zoeken in meerdere tekst- en beeldban- ken) vervangen kan worden door een mapping naar MARC21. De voor- en na- delen van mappen naar MARC21 zullen inzichtelijk gemaakt moeten worden. 36 Er kan nu ook al tegelijk in alle beeld- of tekstdatabanken gezocht worden, alleen is de eerste ingang voor de bezoeker zo opgezet dat de informatie per databank wordt aangeboden. 37 Zo wil Erfgoed op den duur bijv. de databank UBA-inv opheffen. Dit is een databank die oorspronkelijk is opgezet voor afbeeldingen bij de EAD-inventarissen. De databank is vervolgens gevuld met allerhande afbeeldingen waarvoor nog geen passende databank bestond en waaribij de inhoudelijke metadata ontbrak. Deze afbeeldingen moeten ondergebracht worden in de algemene tekst- of beeldbank , met toevoeging van metadata. Ook wil Erfgoed inventariseren wat er verder al gedigi- taliseerd is (bijv. reproductieaanvragen) en dit materiaal onderbrengen in resp. de toekomstige tekst- of beeldbank. Dit ma- teriaal is nu nog niet toegankelijk voor het publiek. 38 Bijv. metadata voor de beeldbank waarin juist de enkelvoudige (i.p.v. de samengestelde) objecten worden gepresenteerd. Deze metadata is in de catalogus niet op enkelvoudig (pagina) niveau geregistreerd, maar op het niveau van uitleenbare eenheid (bijv. een boek). Bestandsnaam: Digitaliseringsplan Erfgoed Auteur: Henriette Reerink en Marike van Roon 30/40 Versie: definitief Datum: 12-01-2010
  • 30. Het verlaten van de Dublin Core standaard heeft naast nadelen 39 , veel voorde- len. Bij de UBA was men al langer ontevreden over de beperkte mogelijkheden van Dublin Core. PicaMuse en Pica+ worden in augustus 2009 vervangen door Aleph/MARC21. Het is van belang dat er zo spoedig mogelijk zicht komt in de mogelijkheden die Aleph biedt voor aanlevering van metadata voor digitalisering, uitgesplitst naar materiaalsoort. 5.2 Digitalisering 5.2.1 Richtlijnen Bij UvA-Erfgoed worden de Metamorfoze preservation imaging richtlijnen in naam toegepast voor niet-Metamorfoze projecten, maar in werkelijkheid is dat niet altijd het geval. Hier kan wel uit afgeleid worden dat de UBA kwalitatief hoogwaardige scans nastreeft, dubbel werk wil voorkomen en het originele do- cument digitaal zo getrouw mogelijk representeren. De komende beleidsperiode zullen praktisch hanteerbare richtlijnen voor UBA digitalisering worden vastgesteld. Er van uitgaande dat kwaliteitseisen voor di- gitalisering afhankelijk zijn van het gestelde doel, zullen richtlijnen worden ge- formuleerd voor 3 soorten digitalisering:  Preservation imaging (Metamorfoze projecten) o Doel: subsititie o Levensduur: eeuwig o Veelzijdige master (internet, drukwerk, documentleverantie) o Hoge, gewaarborgde (meetbare) kwaliteit o Technische targets per set en per beeld o Opslagformaat: TIFF (LZW), PNG, JPEG2000 lossless o Opslagformaat: TIFF (LZW), PNG, JPEG2000 lossless o Richtlijnen: Metamorfoze  Reguliere UBA digitalisering (UBA beeld- en tekstbank) o Doel: veelzijdige gebruiksmaster o Levensduur: middellange termijn (10-20 jaar) o Voor internetgebruik, eenvoudig drukwerk, documentleverantie o Hoge, gematigd gewaarborgde kwaliteit o Technisch targets per batch van beelden o Opslagformaat: JPEG PSD 10, TIFF LZW, PNG, JPEG2000 lossy o Richtlijnen: Vernieuwde Geheugen van Nederland richtlijnen  Digitalisering op aanvraag o Doel: eenzijdige gebruiksmaster o Levensduur: korte tot middellange termijn o Voor internetgebruik, documentleverantie, ocr. o Gemiddelde, lage niet of nauwelijks gewaarborgde kwaliteit o Evt technisch targets per batch van beelden o Opslagformaat: JPEG PSD <8 39 De KB heeft haar hele gegevensarchitectuur in 2007 ingericht naar en aangepast aan Dublin Core Extended (DCX). Bestandsnaam: Digitaliseringsplan Erfgoed Auteur: Henriette Reerink en Marike van Roon 31/40 Versie: definitief Datum: 12-01-2010
  • 31. o Richtlijnen: per project te bepalen 5.2.2 Targets Afhankelijk van de gekozen richtlijnen voor digitalisering, dienen er targets bij de op te nemen (batch) afbeeldingen te worden gevoegd (Kodak Grayscale Q13). Deze targets dienen als referentie, m.b.v. deze targets kan het origineel herleid worden. Voor quick-and-dirty digitalisering op aanvraag is het toevoegen van targets niet nodig. Er kan evenwel voor gekozen worden om bij een batch scans een minimale target set toe te voegen. Dit kan feedback geven over de aard van de digitalisering waaraan soms behoefte kan zijn (bijv. bij het scannen van kaarten en atlassen door conservatoren). 5.2.3 Formaten De masterbestanden worden nu vervaardigd en opgeslagen in TIFF en de afge- leiden in (diverse) JPG-formaten (Erfgoed) of in ‘raw’ en PDF (proefschriften). In navolging van de KB en de UB Leiden, zal UBA de komende beleidsperiode onderzoeken of kan worden overgegaan op JP2000 als opslagformaat voor de masters. JP2000 uncompressed betekent een halvering van de bestandsomvang, hetgeen een reductie van de opslagkosten voor digitale duurzaamheid zou kun- nen betekenen (zie paragraaf 4.6.4). 5.2.4 Preservation / technische metadata Toevoegen afhankelijk van de gehanteerde richtlijnen. 5.2.5 Bestandsnaamgeving Bij de UBA wordt geen standaard gehanteerd voor de naamgeving van de digi- tale bestanden. De meeste bestanden hebben een betekenisvolle bestandsnaam (gebaseerd op de signatuur of het inventarisnummer). Daarnaast worden er con- cordanties vervaardigd voor de structuur (paginering) en aanvullingen op de uit de catalogus gegenereerde metadata. Er zal een kort onderzoekje plaatsvinden of standaard naamgeving nuttig, nodig en mogelijk is of dat juist moet worden overgegaan op betekenisloze bestands- namen. Dat de KB met betekenisloze - en de UB Leiden met betekenisvolle be- standsnamen werkt, zal in dit onderzoekje worden meegenomen. Hieraan gekoppeld is het vraagstuk van de persistent identifiers dat de komende beleidsperiode tevens aan de orde zal komen. Bestandsnaam: Digitaliseringsplan Erfgoed Auteur: Henriette Reerink en Marike van Roon 32/40 Versie: definitief Datum: 12-01-2010
  • 32. 6 Projectvoorstellen Het digitaliseringsplan zal uitmonden in projectinitiatiedocumenten (PID) die de komende 2 jaar zullen worden uitgevoerd t.b.v. de informatie-infrastructuur en de optimalisering van de werkprocessen voor digitaliseringsprojecten. Bij vrijwel alle projecten zijn zowel Erfgoed, Elektronische Diensten als het Exper- tiseteam Metadata betrokken. Per afzonderlijk project staat aangegeven welke sector de projectleiding op zich neemt en verantwoordelijk is voor het PID. Deze projecten zullen allen ondergebracht worden binnen de stuurgroep digita- lisering en ontsluiting. Vooruitlopend op de PID’s zullen deze projecten in het jaarplan van de Expertisegroep O&D van Erfgoed nader aangevuld worden met gegevens over mensen, middelen en tijdsplanning. 6.1 Infrastructurele projecten 6.1.1 Samenvoeging databanken en richtlijnen per materiaalsoort Dit project moet zorgen voor de presentatie van de verschillende tekstbanken binnen één afzonderlijke tekstbank en van de verschillende beeldbanken binnen één afzonderlijke beeldbank. Tevens zullen algemene richtlijnen worden opge- leverd voor de aanlevering van metadata per materiaalsoort (in MARC21) en zal er gekeken worden naar de consequenties van de mogelijke overgang van Dublin Core voor databanken naar MARC21. Dit project behelst daarnaast eveneens een onderzoek naar de voor- en nadelen om alle databanken binnen één zoekschil te presenteren. Vooruitlopend op de vernieuwing van de Bijzondere Collecties website zal de presentatie en functionaliteit van de samengevoegde databanken geëvalueerd worden. Projectleiding: ED Prioriteit: 2e helft 2010 6.1.2 Workflow en procedures EAD Het is momenteel mogelijk collectiebeschrijvingen in EAD beschikbaar te stel- len. De productie van deze collectiebeschrijvingen is echter zeer laag. Er zal de komende beleidsperiode worden ingezet op het vervaardigen van EAD be- schrijvingen met een beperkte, essentiële set velden (EAD Light). Verbetering van het volledige werkproces (clustering, dossiervorming, maken van beschrijvingen, overzetting in XML, verzamelen en verwerken van illustra- ties, publicatie en een koepelbeschrijving in de catalogus) is nodig om tot een te verantwoorden productie te komen. Binnen dit project zullen tevens richtlijnen voor de beschrijving van thematisch gevormde collecties worden opgesteld. Bestandsnaam: Digitaliseringsplan Erfgoed Auteur: Henriette Reerink en Marike van Roon 33/40 Versie: definitief Datum: 12-01-2010
  • 33. Keuzes die tijdens dit project gemaakt worden kunnen leiden tot een aanpassing van de DTD (uit te voeren door DPC). Projectleiding: Erfgoed Samenwerking en advies: EAD werkgroep Bijzondere Collecties UKB en UNICUM Prioriteit: 1e helft 2010 6.1.3 Implementatie OAI-PMH in tekst- en beeldbank en EAD’s Het metadata harvesting protocol OAI-PMH is een op XML gebaseerd protocol waarmee metadata kan worden opgehaald uit databanken, archieven en reposi- tories die dit protocol ondersteunen. Met die metadata kunnen vervolgens weer nieuwe diensten aangeboden worden. Hiermee wordt de interoperabiliteit en de toegang tot informatie vergroot. Implementatie van dit protocol in de databanken (het functioneert al in de repo- sitory) is van belang omdat (inter)nationale websites dan optimaal gebruik kun- nen maken van de UBA metadata en content. Bijkomend voordeel is dat gehar- veste metadata dynamisch is omdat de metadata direct vanuit de bron (bijv. de catalogus) opgehaald wordt. Er hoeft niet met statische exports en periodieke updates gewerkt te worden, noch hoeven op 2 verschillende plekken correcties in de metadata aangebracht te worden (in het bron bestand en op de website). Projectleiding: ED Prioriteit: wordt bepaald door ED, zie activiteitenplan DPC 2010 6.1.4 ErfgoedLab web-infrastructuur In het kader van het ErfgoedLab worden thematisch onderzoeksresultaten ge- presenteerd waarbij een verbinding met de erfgoedcollecties van de UvA be- staat. Die resultaten tonen we in een fysieke vorm in een tentoonstelling maar worden ook gepresenteerd op het web. Daarnaast kan via het web ook het on- derzoeksproces en de reacties op die onderzoeksresultaten worden verzameld en getoond. Daarbij gaat het om content die nu vaak in een vluchtige vorm wordt geproduceerd en die vaak niet duurzaam gedocumenteerd wordt. De huidige webfaciliteiten voorzien hier niet in. Het project onderzoekt de vraag of we deze innovatieve toepassingen kunnen gaan faciliteren via een infrastructuur en de content die op deze manier wordt geproduceerd, kunnen beheren en duurzaam archiveren om de collectie verder te verrijken. Hiermee willen we als UvA Erfgoed onderwijs en onderzoek ont- sluiten en op een innovatieve manier presenteren, waarbij de fysieke presentatie en de virtuele presentatie elkaar moeten gaan versterken. De omschrijving van dit project (ErfgoedLab web-infrastructuur) is dus om de toepassingen van een sociaal netwerk te ontwikkelen als een integraal onderdeel van de UvA webtoepassing waarbij de volgende aspecten van belang zijn: Bestandsnaam: Digitaliseringsplan Erfgoed Auteur: Henriette Reerink en Marike van Roon 34/40 Versie: definitief Datum: 12-01-2010
  • 34.  het gaat om social media toepassingen als weblogs, video's, audio, discussie- fora, die via een redactie beheerd kunnen worden (vgl. ning)  koppeling van (usergenerated) content aan collectie's, beeldbanken etc.  elk ErfgoedLab moet als een dossier worden gearchiveerd dat ontsloten kan worden via zoekmachines  de infrastructuur die ontwikkeld wordt moet open staan voor verdere innova- tie (wet van de remmende voorsprong in acht nemen)  deze infrastructuur moet een helder en actueel beheer mogelijk maken Projectleiding: Erfgoed Advies: Informatie Centrum UvA als adviseur inzake Virtual Research Envi- ronments Prioriteit: 2e helft 2010 6.2 Optimalisering werkprocessen 6.2.1 Optimalisering werkprocessen digitalisering Er vinden voortdurend door Erfgoed geïnitieerde digitaliseringsprojecten plaats. Het werkproces is tot nu toe niet gestandaardiseerd en er worden telkens op- nieuw besluiten over de uitgangspunten genomen. Dit leidt tot een wisselvallige productie en zeer arbeidsintensieve projecten. Bestaande omschrijvingen van werkprocessen en de bestaande documentatie moeten als uitgangspunt genomen worden voor alle lopende en te starten projecten in 2010 en deze dienen binnen dit project geëvalueerd te worden. Onderdeel van dit project is een onderzoekje naar standaardisering van de bestandsnamen. Het Metamorfoze preservation imaging project Schoolmuseum collectie zal als uitgangspunt dienen voor dit project. Voor dat project zal een MySQL database worden ontwikkeld voor de algemene workflow van preservation imaging pro- jecten. Dit project zal toezicht houden op de functionele eisen voor -, en opzet en ontwikkeling van deze database. Projectleiding: Erfgoed Prioriteit: 1e helft 2010 6.2.2 Beschrijving en ontwikkeling werkproces digitale duurzaamheid Het bestaande werkproces voor archivering bij DANS moet geïmplementeerd en geëvalueerd worden. Achterstanden in de duurzame opslag van masterscans dienen weggewerkt te worden. Binnen dit project moet gekeken worden of de UBA een preserveringsplan voor haar digitale collecie kan opstellen. Projectleiding: Erfgoed Prioriteit: 1e helft 2010 Bestandsnaam: Digitaliseringsplan Erfgoed Auteur: Henriette Reerink en Marike van Roon 35/40 Versie: definitief Datum: 12-01-2010
  • 35. 6.2.3 Optimalisering werkproces reproductieaanvragen Er is geen dienst gericht op het automatisch bestellen van reproducties. Onder- zocht moet worden in hoeverre dit proces geautomatiseerd kan worden. Kleine digitaliseringsopdrachten dragen niet bij aan de digitale collectieop- bouw. Onderzocht moet worden in hoeverre wij zo effectief mogelijk gebruik van opdrachten kunnen maken voor onze eigen databanken. De archivering van opnames bij de eigen fotograaf moet nader bekeken worden. Er dient onderzocht te worden of de opnames in Cumulus geplaatst kunnen worden zonder dat dit consequenties heeft voor het goed functioneren van de huidige workflow. Opnames van de eigen fotograaf die gebruikt worden voor eigen databanken dienen bij DANS gearchiveerd te worden. Projectleiding: Erfgoed Prioriteit: 1e helft 2010 6.3 Als gevolg van de implementatie van Aleph 6.3.1 Applicaties voor museale taken Activiteiten rond het collectiebeheer, zoals restauraties en conservering, bruik- leenverkeer, tentoonstellingen, reproducties, worden niet of inefficiënt in afzon- derlijke systemen, buiten de catalogus geadministreerd. Deze beheersgegevens zouden bij voorkeur gekoppeld moeten kunnen worden aan de catalogus. On- derzocht moet worden of Aleph zich hiervoor leent, of dat er van andere appli- caties gebruik gemaakt moet worden. Voorafgaand aan dit project dient de basisvraag beantwoord te worden of Aleph het optimale systeem is voor museale objecten. Deze vraag valt buiten het digi- taliseringsplan en dient beantwoord te worden in nauw overleg met de regie- groep Aleph. Projectleiding: Erfgoed Prioriteit: 1e helft 2010 6.4 Overige projecten 6.4.1 Digitalisering op aanvraag Onderzoek naar de mogelijkheden voor digitalisering op aanvraag binnen de UBA of via een landelijke dienst (zoals het Interbibliothecair Leenverkeer - IBL). Hierbij kan gebruik gemaakt worden van het onderzoeksrapport van de UB Leiden over dit onderwerp dat in januari 2010 openbaar wordt. Projectleiding: nog te bepalen Prioriteit: 2011 Bestandsnaam: Digitaliseringsplan Erfgoed Auteur: Henriette Reerink en Marike van Roon 36/40 Versie: definitief Datum: 12-01-2010
  • 36. 6.4.2 Verwerken, tonen en aanvragen van inventarissen in EAD Momenteel is het nog niet mogelijk inventarissen van collecties en archieven te verwerken en op het web te tonen De oorzaken liggen zowel aan de invoerkant (het OUI CMS) als aan de presen- tatie kant. Aangezien er in 2010 tienduizenden scans van archivale collecties worden vervaardigd met Metamorfoze-subsidie en deze gelinkt moeten worden aan de beschrijving van de originelen, is er grote behoefte aan oplossing van dit probleem. Ook moet er een automatische aanvraagmodule voor de beschreven eenheden komen. Het is de vraag of dit via de catalogus moet plaatsvinden of dat er een andere methode voor gekozen moet worden. Om tot een heldere projectdefinitie en stappenplan te kunnen komen, zal er eerst een brainstorm plaats moeten vinden. Daarna kunnen bovengenoemde werk- zaamheden samenhangend in één of meerdere projecten worden ondergebracht. Dit voorbereidende werk zal begin 2010 door Erfgoed uitgevoerd worden. Projectleiding: Erfgoed Prioriteit: 2e helft 2010 6.4.3 Onderzoek digital born materiaal Inventarisatie van de hoeveelheid, samenstelling, beschikbaarstelling en duur- zame opslag van digital born en ander verspreid digitaal materiaal. Projectleiding: nog te bepalen Prioriteit: 2011 Samenwerking: werkgroep Digital born materiaal van de UKB, werkgroep Kaarten & Atlassen van de UKB 6.4.4 Onderzoek persistente identificatoren Er is geen universele methode voor het persistent identificeren en relateren van originelen (digitaal of analoog), digitale reproducties en metadata zowel voor de interne informatiehuishouding als voor het gebruik van de informatie door het publiek. Dit probleem geldt voor bijna alle erfgoedinstellingen in Nederland (en daarbuiten). Projectleiding: nog te bepalen Prioriteit: 2011 Samenwerking: werkgroep Persistent Identifiers van de UKB en DANS 6.4.5 Open access beschikbaarstelling van Erfgoed / UBA publicaties Een selectie van publicaties van en over Erfgoed dient digitaal beschikbaar te worden gesteld. Oude publicaties moeten gedigitaliseerd worden, van nieuwere publicaties zou bekeken moeten worden of de digitale bestanden nog bij de uit- Bestandsnaam: Digitaliseringsplan Erfgoed Auteur: Henriette Reerink en Marike van Roon 37/40 Versie: definitief Datum: 12-01-2010
  • 37. gever voorhanden zijn. Digitaal publiceren moet onderdeel gaan uitmaken van elk werkproces rond Erfgoed-publicaties. Projectleiding: nog te bepalen Prioriteit: 2011 Bestandsnaam: Digitaliseringsplan Erfgoed Auteur: Henriette Reerink en Marike van Roon 38/40 Versie: definitief Datum: 12-01-2010
  • 38. 7 Bijlage 1: Ontsluiting 7.1 Inleiding Ontsluiting is een absolute randvoorwaarde voor digitalisering, zowel voor de identificatie van de digitale bestanden als voor digitalisering op aanvraag, maar vormt geen onderdeel van dit digitaliseringsplan. Ontsluitingskwesties die grote raakvlakken hebben met digitalisering, worden daarom in deze bijlage beschre- ven. 7.2 Collectiebeschrijvingen / EAD’s 7.2.1 UBA-beleid Items (boeken, prenten, museale objecten etc.) worden in principe per object ontsloten. Dit geldt niet voor handschriftelijke- en archiefcollecties. Vanwege de interne samenhang en hiërarchische structuur worden zij per archief/collectie met behulp van EAD beschreven. Momenteel zijn er circa 100 beschrijvingen voltooid van de circa 1000 bekende Erfgoedcollecties 40 . Eén archief is voorzien van een inventaris 41 . Het UBA-beleid is er op gericht in de periode 2010-2012 alle handschriftelijke en boekhistorische Erfgoedcollecties van een minimale collectiebeschrijving te voorzien 42 . Dit zal de komende beleidsperiode een hoge prioriteit hebben. De gepubliceerde minimale collectiebeschrijvingen zullen bijdragen aan de vind- baarheid en toegankelijkheid van de collecties en aan de ontwikkeling van be- leid, onder andere op het gebied van digitalisering. Daarnaast zal door alle conservatoren gewerkt worden aan de vervaardiging van volledige collectiebeschrijvingen, eventueel inclusief inventaris. Met de hoofd- conservator worden afspraken over de productie gemaakt. 7.2.2 Digitale presentatie EAD’s Het proces van beschikbaarstelling van het fysieke materiaal van handschrifte- lijke- en archiefcollecties en van de digitale opnames verloopt anders dan van materiaal dat itemgewijs beschreven wordt. Bij archieven en collecties is het voor zowel de presentatie als voor de fysieke raadpleging van stukken van belang dat zij beschreven worden tot op het niveau van aanvraagbare eenheid 43 . Deze eenheden worden gepresenteerd op de juiste 40 Het gaat hier overigens ook om bibliotheken en museumcollecties. 41 http://dpc.uba.uva.nl/inventarissen 42 Vlg. ISAD(G) - General International Standard Archival Description: inhoud, samenstelling, omvang, vindplaats, her- komst. 43 Een tijdelijke oplossing voor beschikbaarstelling van deze eenheden zou kunnen zijn om elke EAD-beschrijving te koppe- len aan zeer algemene beschrijvingen, zoals bijv. “doos 1”, “doos 2”, “doos 3” etc. Collecties dienen dan wel globaal opge- Bestandsnaam: Digitaliseringsplan Erfgoed Auteur: Henriette Reerink en Marike van Roon 39/40 Versie: definitief Datum: 12-01-2010
  • 39. plek binnen de gelaagde EAD-beschrijving. Scans van deze eenheden worden niet opgenomen in de collectiebeschrijving, maar in een tekst- of beeldbank, waarnaar wordt gelinkt. Zie hiervoor paragraaf 4.2.1. 7.2.3 Raadpleging fysiek materiaal Het aanvragen van de eenheden kan geheel buiten de catalogus om plaatsvin- den. Het is mogelijk een automatische raadpleegfunctie aan EAD beschrijvin- gen te koppelen 44 . Het is de vraag of dit wenselijk is. Eenheden die in een EAD worden beschreven, kunnen ook in de catalogus opgenomen worden, zodat ge- bruik gemaakt kan worden van de uitleenfunctionaliteit van de catalogus. In dat geval dient er wel een link gelegd te worden tussen de EAD-beschrijving en de in de catalogus opgenomen beschrijvingen. De catalogusbeschrijvingen dienen op hun beurt te verwijzen naar de EAD-beschrijving. Hierbij moet worden aangetekend dat het met een evt. toekomstig geïntegreerd front-end mogelijk moet zijn in verschillende systemen beschreven items geïn- tegreerd aan te kunnen vragen 45 . 7.2.4 Themacollecties in EAD Er is voor gekozen thematisch gevormde collecties in EAD te beschrijven, in- clusief de voor- en nadelen. Er dienen richtlijnen te worden opgesteld. 7.2.5 Nationale EAD portal De mogelijkheden van EAD-beschrijvingen voor archief- en handschriftencol- lecties worden in de bibliotheeksector nog niet ten volle benut. Hiertoe is door de vertegenwoordiging van de Bijzondere Collecties van de UKB een EAD werkgroep in het leven geroepen. Deze werkgroep beoogt o.a. initiatieven te ontwikkelen voor een nationaal EAD-portaal. Niet alleen kan zo’n portaal klei- nere instellingen in staat stellen hun collecties in nationaal verband beschikbaar te stellen, ook kunnen er nieuwe dwarsverbanden tussen Nederlandse collecties gelegd worden. Een ander voordeel van zo’n nationaal portaal zou ook stroom- lijning van invulling en gebruik van EAD kunnen zijn. Het UNICUM project zou een aanzet voor een dergelijk portaal kunnen zijn. schoond te zijn en aangeboden te kunnen worden in archiefdozen. Als de collectie voor digitalisering in aanmerking mocht komen, moet die zeer algemene beschrijving altijd vervangen worden door een meer specifieke beschrijving toegespitst op de inhoud van de doos (de aanvraagbare / digitaal presenteerbare eenheid). 44 Als EAD’s op aanvraagbare eenheid in de catalogus worden opgenomen, zou dat kunnen worden beschouwd als vervuiling van de catalogus. Het opnemen van koepelbeschrijvingen van de collecties, die verwijzen naar de EAD, valt niet onder deze discussie; dit dient altijd te gebeuren. 45 Bijv. geïntegreerd zoeken naar Multatuli in Aleph en in EAD, en vervolgens tegelijkertijd de 18e druk van de Max Have- laar en doos 3 van de Multatuli collectie aan te vragen. Bestandsnaam: Digitaliseringsplan Erfgoed Auteur: Henriette Reerink en Marike van Roon 40/40 Versie: definitief Datum: 12-01-2010
  • 40. 8 Bijlage 2: Overzicht afgeronde, lopende en in voorbereiding genomen projecten (i.o.m. Jaarplan Erfgoed 2010) nr naam proj. plaat inhoud ocr aantal gescand vanaf duur- formaat plaatsing afge- bestands- leider sing scans door orig / zame masters elders rond namen film opslag BESTAANDE TEKST- (tb) EN BEELDBANKEN (bb) - (tbb staat voor tekst- en beeldbank; db staat voor databank; ws staat voor website) NIET AAN TE VULLEN IN 2010 D001 Remonstrantse prenten AP bb prenten nee 397 IH o ja tiff ja sgn D002 Doopsgezinde prenten AP bb prenten nee 1.223 IH o ja tiff ja sgn D003 Affiches Boekhistorie en MR bb affiches nee 579 Pictura o, gbd ? en ja tiff ja sgn Sociale Geneeskunde D004 Bijzondere Collecties - een WK bb divers nee 71 o ja verzameling verzamelingen D005 Botanie MR bb onderwijspl. + , nee 1.777 Pictura o ja tiff GvN ja sgn prenten in boeken D006 Surinamica WK bb divers nee 660 IH, Strata o ? tiff GvN neen sgn D007 Amsterdams Archeologisch MR bb velddia's en - nee 17.047 Strata, o ja tiff nee sgn Centrum tekeningen Pictura D008 Romeyn de Hooghe MR tb monografieën nee 1.200 Pictura, o ? tiff ja sgn Erfgoed D009 Boekillustraties MR bb prenten in nee 1.214 Pictura, o ? tiff groeidata sgn boeken Erfgoed bank D010 Nederlandse Boekproductie WK tb BNB 1910-13; ja 753.181 + MF f MM film groei beteke- (BNB) 1914-19; 1.034.165 databank nisloos jaarboeken UvA 1830-1960 D011 UBA-inv. MB bb divers nee o ? tiff ja sgn Album Academicum MR db biografische 15.600 groeidata informatie ingangen bank
  • 41. AAN TE VULLEN IN 2010 D012 Collectie Universiteitsgesch. MR bb divers nee 1.517 + Pictura, IH o ja en ? tiff Album groei sgn 300 Academic databank um D013 Kaartencollectie JW bb kaarten nee 428 + ? JW o oude tiff groeidata epn gedeelte bank wel D014 Portrettencollectie MR bb portretten nee 455 + 50 IH gbd ja tiff ja sgn D015 APM RH? bb objecten nee 2.500 + ? APM dia's nee ? groei sgn databank D016 Boek en Handschrift MR tb boeken en nee 9.483 + ? Pictura o nee tiff nog niet groei sgn handschriften databank TE VERVAARDIGEN TEKST- EN BEELDBANKEN IN 2010 D017 Pekidim en Amarkalim WK tb brieven neen 26.000 MF f nee film nee nee sgn D018 Middeleeuwse hss UBA MR bb handschriften nee 5.000 Pictura o ? tiff MMDC nee sgn D019 Verhandlungen der RB tb tijdschrift ja Pictura o ? tiff nee Germanisten D020 Non-conformisten MR tb monografieën trans- + 20.000 Pictura o Coorn- tiff DBNL? groei 2e deel (Coornhert) scrip- hert tiff's databank sgn ties wel D021 Iconographia Zoologica WK bb prenten nee 45.000 IH o GvN tiff GvN nee beteke- nisloos D022 Collectie Schoolmuseum WK tb monografieën ja 350.000 Karmac o e-Depot tiff GvN nee beteke- nisloos D023 Highlights Multatuli MP tbb divers nee 1.485 Microform o nee tiff GvN nee sgn at D024 Highlights Albert Verwey MP tbb divers nee 2.100 Microform o nee tiff GvN nee sgn at D025 Reveil: dagboeken Willem MP tb handschriften nee ca. 7.000 Microform o e-Depot jpg 2000 nee beteke- De Clercq at nisloos
  • 42. D026 3D-modellen gipsen APM WH bb objecten n.v.t. ? MB nee D027 Archief Hugo de Vries WK tbb divers nee 25.000 MF o e-Depot jpg 2000 nee beteke- nisloos D028 19e eeuwse WK tb catalogi ja n.n.b. n.n.b. o e-Depot jpg 2000 nee nee beteke- boekhandelscatalogi nisloos D029 Atlas der Nederlanden JW bb kaarten nee 600 Pictura o ? tiff nee n.n.b. D030 Highlights van Eeden WK tbb divers nee 1.500 MF o GvN tiff GvN nee sgn LOPENDE PROJECTEN 2009-2010 Dutch Print Online MR tb boeken ja 240.848 Microform o KB tiff nationaal nee beteke- at nisloos Ruysch Project RB tb boeken trans- Pictura o ? tiff Ruysch- nee sgn scrip- website ties EAD's Bibl. Rosenthaliana MP divers nee IN VOORBEREIDING GENOMEN PROJECTEN (2010) O0001 UNICUM - HR bb prenten of nee 1.600 n.n.b. o DANS tiff SAE nee n.n.b. basisdigitalisering objecten FNWI O0003 Verwerken, tonen en aanvragen online inventarissen in EAD (digi plan project 6.1.1) OVERIGE TOEKOMSTIGE PROJECTEN Project Willem Witsen WK niet divers trans- 1.700 Pictura o ? tiff GvN ja sgn scrip- ties Restant Surinamica WK tbb landkaarten en nee 3.500 IH, Strata o ? tiff GvN nee sgn boeken