Das öffentlich​e Beschaffun​gswesen aus Sicht der Vergabeste​lle
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Die zunehmende Digitalisierung der Gesellschaft zeigt sich auch im Beschaffungswesen. Ausschreibungen werden verstärkt über das Internet veröffentlicht, Präqualifizierungszertifikate (PQ-VOL) sind ...

Die zunehmende Digitalisierung der Gesellschaft zeigt sich auch im Beschaffungswesen. Ausschreibungen werden verstärkt über das Internet veröffentlicht, Präqualifizierungszertifikate (PQ-VOL) sind in rund jeder zweiten Behörde im Einsatz und die Vergabe erfolgt zukünftig vollständig über E-Vergabe-Tools. Dies sind einige der Hauptergebnisse einer aktuellen Hays-Umfrage.



Für die Studie wurden bundesweit mehr als 300 Vergabeverantwortliche aus Behörden, Stadtwerken und Krankenhäusern befragt.



Die vollständigen Ergebnisse stehen als Download bereit oder können als Broschüre bestellt werden: http://www.hays.de/studien

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Das öffentlich​e Beschaffun​gswesen aus Sicht der Vergabeste​lle Das öffentlich​e Beschaffun​gswesen aus Sicht der Vergabeste​lle Document Transcript

  • Das öffentlicheBeschaffungswesenaus Sicht derVergabestelleEine empirische Studieder Hays AG
  • Studie „Das öffentliche Beschaffungswesen aus Sicht der Vergabestelle“ | 2
  • autoren Carlos Frischmuth (Hays AG), Kathrin Möckel (Hays AG), Carlos Frischmuth Frank Schabel (Hays AG) Bereichsleiter Public ServicesVORWORT inhaltDie öffentliche Hand gehört zu den bedeutenden Auftraggebern 1. Methodischer Überblick 4in Deutschland. Das öffentliche Auftragsvolumen in Bund,Ländern und Gemeinden beträgt geschätzte 260 Mrd. EUR 1.1 Anzahl der Interviews undjährlich. Da die öffentliche Vergabe von Aufträgen an sehr kom- Zeitraum4plexe Regelwerke gebunden ist und sowohl nationales als auch 1.2 Struktur der Befragten 4EU-Recht berührt, besteht sowohl auf der Seite der öffentlichenAuftraggeber als auch auf der Seite der Unternehmen ein hoherBedarf an Informations- und Wissensaustausch. 2. Untersuchungsergebnisse 5 2.1 Nutzung von elektronischenIm Rahmen der vorliegenden Studie haben wir evaluiert, wie sichdie Vergabepraxis in den letzten Jahren entwickelt hat. Zentrale Medien zur Informations­Fragestellungen waren dabei: gewinnung5 2.2 Ergebnisse zu Ausschreibungen•  ie wirkt sich die zunehmende Digitalisierung auf die W Vergabe­ rozesse im öffentlichen Bereich aus? p und Auftragsvergabe 6 2.2.1 Veröffentlichung von•  ie wird die Beschaffung von Personaldienstleistungen aus W Ausschreibungen 6 Sicht der Vergabestellen bewertet? 2.2.2 Freihändige Vergabe 7•  elche Auswirkungen zieht ein zukünftiger Fachkräftemangel W 2.3  edeutung von Referenzen bei B nach sich? öffentlichen Ausschreibungen 9Die Studie basiert sowohl auf telefonischen Interviews, die von Betrachtung von Dr. Daniel Soudry 11einem externen Dienstleister durch­ eführt wurden, als auch auf geiner Online-Befragung der Mitglieder des Deutschen Vergabe- 2.4 Erfahrung mit Personal­netzwerks (www.dvnw.de). dienstleistern12Wir wünschen Ihnen eine anregende Lektüre und stehen Ihnen für 2.5 Zukünftige Entwicklungen 13Fragen oder Anregungen (publicservices@hays.de) gerne zurVerfügung. 3. Summary 15Carlos Frischmuth Studie „Das öffentliche Beschaffungswesen aus Sicht der Vergabestelle“ | 3
  • 1. MethodischerÜberblick1.1 Anzahl der Interviews und Abbildung 1 Zeitraum ART DER EINRICHTUNGFür die Untersuchung wurden insgesamt 328 Inter-  Bundes- undviews mit Personen durchgeführt, die für Ausschrei- Landesbehörden 17bungen im öffentlichen Bereich verantwortlich sind. 24  Kommunale BehördeDer Hauptanteil (200 Interviews, 61 %) fand über  Krankenhaustelefonische Interviews statt. Über die Zusammenar- 15  Stadtwerkbeit mit dem Deutschen Vergabenetzwerk (DVNW)beteiligten sich 128 Personen (39 %) an einer Online-  sonstiges Unternehmen/ sonstige EinrichtungBefragung. Der Befragungszeitraum war von Mitte 31 13Mai bis Mitte Juni 2012. Angaben in % Basis: N=328 Durchschnittlich verfügen die Befragten über zwölf1.2 Struktur der Befragten Jahre Erfahrung mit öffentlichen Ausschreibungen und im Vergaberecht. 45 % haben mehr als zehn JahreDie befragten Personen sind mehrheitlich in öffentli- Berufserfahrung in diesem Bereich, weitere 22 %chen Verwaltungen tätig: 31 % in kommunalen, weitere zwischen sechs und zehn Jahre. Rund ein Drittel weist24 % in Bundes- und Landesbehörden. Stadtwerke Erfahrungen bis zu fünf Jahren auf (Abbildung 2).und öffentliche Krankenhäuser als weitere Zielgrup-pen der Untersuchung stellen jeweils 15 % bzw. 13 % Der Hauptanteil der befragten Personen stammt ausder Befragten. Rund 17 % stammen aus sonstigen den Bereichen Beschaffung/Einkauf und Vergabe.öffentlichen Einrichtungen wie Rundfunkanstalten, 38 % der Befragten sind Leiter der Beschaffung oderVerbänden oder Stiftungen (Abbildung 1). Vergabe, weitere 33 % sind als Sachbearbeiter in diesem Bereich tätig. Aus Fachabteilungen stammenDie Teilnehmer sind zu zwei Dritteln männlich. Die rund 22 % der befragten Personen.Mehrheit der befragten Personen ist in der Altersklassevon 40 bis 59 Jahren angesiedelt. Je ein Drittel ist Bei den in die Untersuchung einbezogenen Verwal-zwischen 40 und 49 Jahre bzw. 50 und 59 Jahre alt, tungen und Unternehmen handelt es sich bei 28 % umweitere 20 % sind zwischen 30 und 39 Jahre. Jüngere Einrichtungen mit einer Anzahl bis 250 Mitarbeiter, jeTeilnehmer bis 29 Jahre sind zu 5 % in der Stichprobe 35 % verfügen über 250 bis unter 1.000 Mitarbeitervertreten, ältere Befragte ab 60 Jahre zu 6 %. bzw. über 1.000 Mitarbeiter.Abbildung 2BERUFSERFAHRUNG IM VERGABERECHTBundes- und 30 29 18 14 8 1LandesbehördenKommunale Behörde 43 20 15 8 14  0 bis 5 Jahre  6 bis 10 Jahre  11 bis 15 JahreKrankenhaus 27 15 15 22 15 7  16 bis 20 Jahre  mehr als 20 JahreStadtwerk 20 12 22 34 12  keine Angabegesamt 33 22 18 15 11 1 Angaben in % 0% 20% 40% 60% 80% 100% Basis: N=3284 | Studie „Das öffentliche Beschaffungswesen aus Sicht der Vergabestelle“
  • 2. Untersuchungs-ergebnisse2.1 Nutzung von elektro­ ischen Medien zur Informations­ ewinnung n gDie Intensität der Nutzung elektronischer Medien weicht je nach Behördenebene stark ab. Befragte ausBundes- und Landesbehörden weisen mit einer durchschnittlichen Nutzung von drei elektronischen Mediendie höchste Nutzung auf, gefolgt von Mitarbeitern kommunaler Behörden mit einer durchschnittlichenNutzung von zwei bis drei elektronischen Informationsquellen. Business-Netzwerke spielen dagegen bishernur eine untergeordnete Rolle.Dabei differiert die Nutzung elektronischer Medien zur Die Gesamtheit der Befragten gibt die Nutzung desInformationsgewinnung stark nach dem Interviewtyp. elektronischen Angebots des Behördenspiegels mitTeilnehmer der Online-Befragung nutzen das Internet 22 % an.stärker zur Informationsgewinnung und zum Aus-tausch als die Teilnehmer der Telefon-Befragung. Offene Businessnetzwerke wie Xing werden bisher nur in sehr geringem Umfang genutzt. Nur eine Minder-So ist es nicht verwunderlich, dass die aktiven Portal- heit von 4 % nutzt die dort verfügbaren Fachgruppennutzer auch einen höheren Einsatz elektronischer für öffentliche Vergabethemen.Medien bestätigen (Mittelwert: 3,3). Auffällig ist, dassdiese Befragten das öffentliche Informationsangebot Nutzung elektronischer Medien zurvon TED (66 %) und bund.de nachrangig nutzen und Informations­gewinnungden privaten Informationsportalen DVNW undV­ ergabeblog.de (74 %) einen höheren Nutzen für ihre Im Mittel werden vorwiegend 1–2 elektronische Medientägliche Vergabepraxis zusprechen. genutzt.Teilnehmer der telefonischen Befragung informieren •  9 % TED 3sich dagegen nur durchschnittlich über 1,5 Medien. •  7 % bund.de 3Die offiziellen Seiten wie TED (39 %) und bund.de(37 %) dominieren in dieser Nutzergruppe. •  2 % Behördenspiegel 2Private Informations- und Netzwerk-Portale wie •  6 % vergabeblog.de/DVNW 1vergabeblog.de und das Deutsche Vergabenetzwerkwerden nur von jeweils 16 % genannt. •  %  Fachgruppen auf Xing 4 Studie „Das öffentliche Beschaffungswesen aus Sicht der Vergabestelle“ | 5
  • 2. Untersuchungsergebnisse2.2 Ergebnisse zu Ausschreibungen2.2.1 Veröffentlichung von AusschreibungenElektronische Medien werden stärker als Print-Medien zur Veröffentlichung von Ausschreibungen eingesetzt.Doch vor dem Hintergrund, dass heute Online-Medien für Ausschreibungen in hohem Maße genutzt werden,erscheint die digitale Durchdringung noch relativ gering: Kein Medium erreicht mehr als 50 %. Während diemeisten Kommunen und Stadtwerke sehr stark regionale Printmedien nutzen, um vor allem Anbieter in dereigenen Region zu erreichen, nutzen Behörden auf Landes- und Bundesebene Seiten wie bund.de oder TED.Bei der Veröffentlichung von Ausschreibungen haben der genannten Plattformen in dieser Auswertungsich in den letzten Jahren elektronische Medien relevante Werte erreicht hat (<5 %).1gegenüber Printmedien durchgesetzt (Abbildung 3). Durchschnittlich werden Ausschreibungen in 2,4 MedienBezogen auf alle Befragten weist TED mit 49 % den veröffentlicht. Rund 17 % der befragten Einrichtungenhöchsten Wert aus, gefolgt von der eigenen Website geben Ausschreibungen nur in einem Medium bekannt.der Einrichtungen mit 48 %. Erst danach folgen mit Jede der befragten Gruppen setzt das Medium zur35 % Printmedien wie regionale Tageszeitungen. Die Veröffentlichung von Ausschreibungen ein, mit demWebsite bund.de nutzt immerhin noch ein Drittel der sie potenzielle Lieferanten am besten erreicht.Teilnehmer für Ausschreibungen. Hauptunterschiede zwischen den TeilgruppenDer Bundesanzeiger wird in der Online-Version von20 % der Befragten genutzt, nachdem die Printaus- •  it 77 % nutzen kommunale Behörden am stärksten von Mgabe am 31.03.2012 eingestellt wurde, die zuletzt allen Gruppen die eigene Websitenur noch eine Nutzungsquote von 17 % hatte. •  egionale Printmedien werden ebenfalls hauptsächlich R von kommunalen Behörden und Stadtwerken eingesetztWeitere Medien zur Veröffentlichung der Ausschrei- (50 % bzw. 48 % Nennungen)bungen sind im Printbereich lokale Amtsblätter sowieStaatsanzeiger der jeweiligen Bundesländer, die 20 % •  ie Website bund.de dient vor allem den Bundes- und Dder Befragten nennen. Im Online-Bereich werden von Landesbehörden zur Veröffentlichung (52 %)34 % der Teilnehmer Vergabeplattformen der Bundes- •  ED ist ein Medium, das von mehr als der Hälfte der Tländer, aber auch private Anbieter wie bi-medien, Behörden, aber nur zu einem Viertel von öffentlichenDTAD, subreport oder Vergabe24 genannt. Auf eine Krankenhäusern bzw. zu einem Fünftel von Stadtwerkendetaillierte Darstellung wird hier verzichtet, da keine genutzt wirdAbbildung 3Veröffentlichung von Ausschreibungen80% 77  gesamt  Bundes- und Landesbehörden60%  Kommunale Behörde 53 55 52 49 48 50 48  Krankenhaus40% 37  Stadtwerk 35 35 33 27 28 29 2220% 20 18 20 18 22 22 20 10 60% TED Die eigene Regionale Print- Website Bundesanzeiger – Angaben in % Website Medien wie Bund.de online Ausgabe Basis: N=328 Tageszeitungen Weiterführende Informationen speziell zum Thema 1 E-Vergabe finden sich in einer aktuellen Studie unter:6 | Studie „Das öffentliche Beschaffungswesen aus Sicht der Vergabestelle“ http://www.wegweiser.de/de/studie_evergabe_2012
  • 2. Untersuchungsergebnisse2.2.2 Nutzung und Einsatz der freihändigen VergabeBeim Einsatz der freihändigen Vergabe zeigt sich kein einheitliches Bild. Der Anteil der Befragten, dieangeben, die freihändige Vergabe sei in ihrem Umfeld in den letzten Jahren gestiegen, ist nur minimalgrößer als der Anteil derjenigen, bei denen die freihändige Vergabe in geringerem Umfang eingesetztwurde. Interessant ist, dass die Vergabe-Verantwortlichen, welche die freihändige Vergabe bereits intensivnutzen, von einer stärkeren Nutzung in der Zukunft ausgehen. Dies spricht dafür, dass sie positive Erfahrungenmit diesem Vergabeinstrument gemacht haben. 52 % der Befragten stützen sich bei der Auswahl vonBietern im Rahmen von freihändigen Vergaben letztlich auf folgende Eignungs- bzw. Zuschlagskriterien:Qualität bzw. Kompetenz und Preis-Leistungs-Verhältnis. Die Dominanz dieser beiden Faktoren decktsich weitestgehend mit Beschaffungsentscheidungen im privatwirtschaftlichen Sektor.Abbildung 4ENTWICKLUNG FREIHÄNDIGE VERGABE IN DEN LETZTEN 3 JAHRENBundes- und Landes­ 18 48 26 4 4behördenKommunale Behörde 40 36 16 4 4Krankenhaus 5 24 34 29 7Stadtwerk 6 50 12 26 6gesamt 24 39 21 11 5 0% 20% 40% 60% 80% 100%  Anteil an freihändiger Vergabe ist gestiegen  nutzt keine freihändigen Vergaben  Anteil an freihändiger Vergabe ist gleich geblieben  keine Angabe Angaben in %  Anteil an freihändiger Vergabe ist gesunken Basis: N=328 Studie „Das öffentliche Beschaffungswesen aus Sicht der Vergabestelle“ | 7
  • 2. Untersuchungsergebnisse24 % aller Befragten geben an, der Anteil an freihän- Kommunale sowie Landes- und Bundesbehördendigen Vergaben sei in ihrem Bereich gestiegen. Für urteilen für die nächsten drei Jahre sehr ähnlich:39 % der Befragten ist der Anteil gleich geblieben, bei Für 57 % bzw. 58 % wird der Anteil an freihändigen21 % der Befragten ist der Anteil in den letzten drei Vergaben unverändert bleiben, 32 % bzw. 29 % sehenJahren gesunken. (11 % der Befragten wenden dagegen eine Verringerung, nur jeweils 4 % einefreihändige Vergaben nicht an, 5 % keine Angabe, Steigerung an freihändigen Vergaben.Abbildung 4). Ähnlich wie Bundes- und Landesbehörden gehenHohe Zuwachsraten wird es nach Ansicht der Befrag- Stadtwerke mit ca. 50 % der Nennungen davon aus,ten in den nächsten Jahren nicht mehr geben. 56 % dass der Anteil an freihändigen Vergaben gleichaller Befragten sehen keine Veränderung zum aktuel- bleiben wird.len Stand. 24 % aller Befragten gehen davon aus, dassder Anteil sinken wird. Nur 4 % aller Befragten rech- 71 % der öffentlichen Krankenhäuser geben an, dassnen mit einer Steigerung an freihändigen Vergaben. sie die freihändige Vergabe für Beauftragungen nutzen. 46 % der Befragten aus öffentlichen Kranken-Die Befragten, bei denen der Anteil an freihändigen häusern gehen allerdings für die nächsten drei JahreVergaben in der Vergangenheit abgenommen hat, von keiner Veränderung bei dem Anteil an freihändi-gehen auch für die Zukunft stärker als der Befragungs- gen Vergaben aus, 15 % sehen eine Abnahme und nurdurchschnitt davon aus, dass der Anteil weiter sinken 5 % eine Zunahme in diesem Bereich.wird. 44 % von ihnen meinen, der Anteil an freihändi-gen Vergaben werde sich auch in den nächsten drei Kriterien, nach denen Lieferanten beiJahren weiter verringern. freihändigen Vergaben ausgewählt werdenKommunale Behörden gehören zu den Einrichtungen, • 28 % Qualität/Kompetenz des Lieferantenbei denen in den letzten Jahren, u.a. auch bedingt • 24 % Preis-Leistungsverhältnisdurch die Konjunkturprogramme, der Anteil derfreihändigen Vergabe überdurchschnittlich gestiegen • 19 % Regionalitätist. 40 % der kommunalen Behörden vergeben mehrAufträge über die freihändige Vergabe. Bei immerhin • 14 % Erfahrung/Empfehlung/Reputation36 % der kommunalen Behörden ist der Anteil gleich • 12 % Zuverlässigkeitgeblieben, bei 16 % ist der Anteil gesunken.8 | Studie „Das öffentliche Beschaffungswesen aus Sicht der Vergabestelle“
  • 2. Untersuchungsergebnisse2.3 Bedeutung von Referenzen bei öffentlichen AusschreibungenReferenzen, wie sie bei öffentlichen Ausschreibungen in der Regel gefordert werden, stellen für dieBefragten ein Instrument zur Qualitätssicherung dar. Für mehr als drei Viertel haben sie daher eine hoheWichtigkeit. Die Einschränkung auf Referenzen aus dem öffentlichen Bereich gehört allerdings zu denkritisch diskutierten Punkten im Markt, wird doch durch diese Markteintrittsbarriere neuen Bietern derZugang versperrt. Die vorherrschende Einschätzung der Teilnehmer, dass die geforderten öffentlichenReferenzen nicht zu einer Einschränkung des Wettbewerbes führen, ist aus der Bieterpraxis nicht voll-ständig nachvollziehbar. Erfreulicherweise gehen aber mittlerweile viele Vergabestellen dazu über,alternative Referenzen aus dem privatwirtschaftlichen Bereich zuzulassen, wenn diese vergleichbar undaussagekräftig sind.Für mehr als drei Viertel der Befragten sind Referenzen Referenzen dienen dabei in erster Linie als Quali-aus dem öffentlichen Bereich, die von den Bietern bei tätsnachweis (42 % Nennungen), sie vermittelnöffentlichen Ausschreibungen gefordert werden, sehr Erfahrung bei öffentlichen Aufträgen bzw. Auftrag-wichtig oder wichtig. Nur 5 % geben an, dass Referen- gebern (37 % Nennungen) und sie sorgen fürzen für sie überhaupt nicht wichtig sind, für weitere Vergleichbarkeit (31 % Nennungen). 16 % der17 % sind sie weniger wichtig (Abbildung 5). Befragten vermitteln sie zudem ein Gefühl derDie höchste Bedeutung haben Referenzen für Bundes- Sicherheit. 5 % der Befragten geben außerdem an,und Landesbehörden (84 % sehr wichtig/wichtig) sie seien gesetzlich vorgeschrieben.sowie kommunale Behörden (80 % sehr wichtig/wichtig). Für Stadtwerke und öffentliche Krankenhäuser Erfahrung mit öffentlichen Aufträgen, an zweiterspielen Referenzen eine wichtige Rolle, allerdings mit Stelle die Vergleichbarkeit der einzelnen Bieter und66 % bzw. 70 % auf einem etwas niedrigeren Niveau. erst an dritter Stelle sind Referenzen Ausdruck eines Qualitätsnachweises.Kommunale Behörden, öffentliche Krankenhäuserund Stadtwerke sehen in Referenzen hauptsächlich Aufgrund der Wichtigkeit, die Referenzen beigemes-einen Qualitätsnachweis. Anders bei Bundes- und sen wird, verwundert es nicht, dass nur eine Minder-Landesbehörden: Für sie steht an erster Stelle die heit von 2 % der Befragten einschätzt, diese PraxisAbbildung 5WICHTIGKEIT DER REFERENZEN AUS DEM ÖFFENTLICHEN BEREICHBundes- und Landes­ 39 45 15 1behördenKommunale Behörde 31 49 17 21  sehr wichtig  wichtig  weniger wichtigKrankenhaus 32 39 17 12  überhaupt nicht wichtig  keine AngabeStadtwerk 34 32 20 8 6gesamt 34 43 17 5 1 Angaben in % 0% 20% 40% 60% 80% 100% Basis: N=328 Studie „Das öffentliche Beschaffungswesen aus Sicht der Vergabestelle“ | 9
  • 2. Untersuchungsergebnisseschränke den Wettbewerb insbesondere für neueMarktteilnehmer sehr stark ein. Weitere 15 % geben an,der Wettbewerb würde dadurch stark eingeschränkt.Mehr als drei Viertel der Befragten aus Behördenund öffentlichen Einrichtungen sind allerdings derAnsicht, dass die Forderung nach Referenzen ausdem öffentlichen Bereich nicht zu einer Wettbewerbs­einschränkung führt. Hat sich die PQ-VOL in Deutschland etabliert? Das von den Auftragsberatungszentren der IHK entwickelte Zertifikat der Präqualifizierung (PQ-VOL) als Erleichterung für die Bieter verwenden 40 % der befragten Behörden/ öffentlichen Einrichtungen. Die Nutzung ist bei kommunalen Behörden mit 57 % am höchsten, gefolgt von Bundes- und Landesbehörden mit 47 %. Öffentliche Krankenhäuser und Stadtwer- ke wenden es bisher nur in geringerem Maße mit 27 % bzw. 14 % Nennungen an. „Die Präqualifizierungsstellen sind mit dem Stand der Nutzung der Präqualifizierung und auch mit der Anzahl der eingetragenen Unter- nehmen noch nicht so recht zufrieden. In kaum einem Bundesland ist die Präqualifizierung verpflichtend anzuerkennen. Eine solche Aner- kennung der PQ-VOL würde die Akzeptanz erheblich steigern. Die öffentlichen Auftrag­ geber haben nach meiner Einschätzung noch nicht ausreichend verinnerlicht, dass die Nut- zung der PQ-VOL ein hohes Einsparungspoten- zial bei der Eignungsprüfung im Rahmen der Angebotswertung darstellt. Würden Auftrag- geber in ihren Veröffentlichungen häufiger darauf hinweisen, dass die PQ-VOL anerkannt wird, wäre auch die Bereitschaft der Bieter- Unternehmen zur Eintragung größer.“ Sabine Tauber Auftragsberatungszentrum Bayern e.V. „Wir bieten in Ausschreibungen immer die Möglichkeit an, die Eignung über PQ-VOL nachzuweisen. Dies wird von den Bietern jedoch so gut wie gar nicht genutzt.“ Andrea Seiler Bayerisches Landesamt für Steuern, zentrale Vergabestelle/Projektleitung E-Procurement10 | Studie „Das öffentliche Beschaffungswesen aus Sicht der Vergabestelle“
  • Rückschlüsse von der Untersuchungauf die PraxisDie Studie „Das öffentliche Beschaffungswesen aus Der starke Anstieg dürfte vor allem auf die vergabe-Sicht der Vergabestellen“ enthält einige interessante rechtlichen Erleichterungen des Konjunkturpakets IIAussagen zur aktuellen Vergabepraxis deutscher zurückzuführen sein. Hiernach wurden die Wert-Behörden. In einigen Punkten spiegelt sich die grenzen für die Durchführung freihändiger Verga-Entwicklung des Vergaberechts unmittelbar wider, ben auf 100.000 Euro angehoben. Die zeitlichwährend die Ergebnisse an anderer Stelle überra- befristeten Regelungen wurden zudem in einigenschen. Bundesländern, etwa in NRW, bis Ende 2012 verlän- gert. Die generell erhöhte Bedeutung, die dieSo mag auf den ersten Blick verwundern, dass die befragten Rechtsanwender der freihändigen Verga-Befragten als Veröffentlichungsmedium zwar an be beimessen, stimmt überdies mit den Bestrebun-erster Stelle TED (bzw. eNOTICES) nennen, jedoch gen der EU-Kommission überein, das Vergaberechtnur knapp die Hälfte diesen Weg der Publikation von auch auf europäischer Ebene insgesamt für mehrBeschaffungsvorhaben wählt. Zurückzuführen ist Verhandlungen zu öffnen. Nach den Bestimmungendiese geringe Zahl der Nutzer vermutlich darauf, dass des Agreement on Government Procurement (GPA)die Frage nicht zwischen nationalen und europawei- ist ein Rückgriff auf Verhandlungen bereits heuteten Vergabeverfahren unterschied. Doch auch schon dann gestattet, wenn dies in der Bekanntma-unabhängig hiervon fällt auf, dass ein relativer hoher chung angekündigt wird.Anteil der Befragten weiterhin auf Printmedien wieden Bundesanzeiger (17 %), Tageszeitungen (33 %) Bemerkenswert ist, dass ca. 65 % der Befragtenoder sonstige Printmedien (20 %) zurückgreift. Nur derzeit keine vergaberechtlichen Instrumente zuretwa jeder dritte Befragte nutzt die Plattform Flexibilisierung von Vergabeverfahren sehen. Neue-www.bund.de. Es darf angenommen werden, dass rungen aus der Vergaberechtsreform 2009, wie etwader Anteil der Nutzer elektronischer Publikationsfor- die deutlich vereinfachte Möglichkeit, fehlendemen in den kommenden Jahren spürbar steigen wird. Erklärungen und Nachweise nachzufordern (§ 16 Abs. 1Denn die Legislativvorschläge zur Modernisierung Nr. 3 VOB/A, §§ 16 Abs. 2 VOL/A, 19 Abs. 2 EGdes öffentlichen Auftragswesens in Europa, die von VOL/A), der Vorrang der Eigenerklärung vor demder Kommission am 20.12.2011 angenommen und Nachweis (§§ 6 Abs. 3 S. 3 VOL/A, 7 Abs. 1 S. 3 EGveröffentlicht wurden, sehen eine schrittweise VOL/A) oder die weitreichenden Möglichkeiten beiUmstellung von EU-weiten Vergabeverfahren auf die der Ausgestaltung freihändiger Vergaben oderE-Vergabe bis zum Jahr 2016 vor. In einigen Bundes- Verhandlungsverfahren werden von der Mehrheit derministerien und –behörden ist die Umstellung auf die Rechtsanwender offenbar nicht als Instrumente zurE-Vergabe bereits heute nahezu abgeschlossen. Flexibilisierung der Verfahren wahrgenommen.Weniger überraschend ist, dass nahezu ein Viertel Kaum verwundernd ist schließlich die Einschätzungder Befragten angibt, der Anteil an freihändigen von 68 % der Befragten, dass der interne Schulungs-Vergaben sei in den letzten drei Jahren gestiegen. bedarf mit Blick auf das Vergaberecht in den kom-Fast 5 % gehen von einem weiteren Anstieg aus. In menden Jahren steigen wird. Die neuen Richtlinien-der Praxis von über 10 % der Befragten macht der vorschläge der EU-Kommission zeigen, dass sich dasAnteil von freihändigen Vergaben bis zu 50 % des Vergaberecht längst zur Hydra gewandelt hat – einjährlichen Beschaffungsvolumens aus. Demgegenüber rettender Herakles ist nicht in Sicht.beläuft sich die Summe von Verhandlungsverfahrenmit und ohne Teilnahmewettbewerb allein bei denEU-weiten Vergabeverfahren nach einer aktuellen Dr. Daniel Soudry, LL.M.Erhebung der EU-Kommission auf gerade einmal 19 %. Rechtsanwalt, Heuking Kühn Lüer Wojtek Studie „Das öffentliche Beschaffungswesen aus Sicht der Vergabestelle“ | 11
  • 2. Untersuchungsergebnisse2.4 Erfahrung mit Personal­dienst­ eistern lDie Erfahrung mit Personaldienstleistern beschränkt sich bisher nur auf einen Teil der befragten Behördenund Einrichtungen. Immerhin hat mehr als jede fünfte Einrichtung schon mit Personaldienstleisternzusammengearbeitet. Bundes- und Landesbehörden sowie Stadtwerke verfügen deutlich stärker überKontakte wie auch Erfahrungen bei der Zusammenarbeit mit Personaldienstleistern als kommunaleBehörden oder öffentliche Krankenhäuser. Das Potenzial der Personaldienstleister wird dabei noch nichtausgeschöpft. Die Zusammenarbeit erstreckt sich überwiegend auf den Bereich der Arbeitnehmerüber-lassung, seltener auf die Besetzung von Festanstellungen oder die Vermittlung von freiberuflichenSpezialisten.Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Personaldienst- Bereiche, in denen mit Personaldienstleisternleistern haben bisher 22 % der Befragten, weitere 6 % zusammengearbeitet wurdehaben Personaldienstleister in Ausschreibungeneinbezogen. • 49 % EDV/ITÜber die größte Erfahrung in der Zusammenarbeit mit • 30 % FinanzenPersonaldienstleistern im Rahmen von Beschaffungen • 23 % Facility-Managementverfügen Stadtwerke mit 34 %, gefolgt von Bundes-und Landesbehörden mit 24 %. Kommunale Behörden • 19 % Sicherheitsdienstekommen auf 15 %, öffentliche Krankenhäuser auf 12 %. • 18 % RechtsberatungDabei bedienen Personaldienstleister drei großeDienstleistungssegmente, welche für die Beschaffungrelevant sind: Mehrheitlich erfolgt die Zusammenarbeit im Rahmena) Arbeitnehmerüberlassung/Zeitarbeit, der Arbeitnehmerüberlassung (60 %). Der Einsatz vonb) Personalberatung/Besetzung von Festangestellten freien Mitarbeitern/selbständigen Subunternehmernc) Einsatz von freien Mitarbeitern/selbständigen steht mit 33 % an zweiter Stelle. Für die Besetzung von Subunternehmern. Festanstellungen haben immerhin schon 16 % mit Personaldienstleistern zusammengearbeitet. Personaldienstleister können ein breites Tätigkeits- spektrum abdecken. Die Bereiche, in denen Behörden mit Personaldienstleistern bisher zusammenge­ arbeitet haben, reichen von einfachen bis zu hoch spezialisierten Tätigkeiten im EDV/IT-Umfeld oder der Rechtsberatung. Befragte, die mit Personaldienstleistern im Bereich EDV/IT zusammengearbeitet haben, nutzen zu 69 % den EVB-IT-Dienstvertrag. Insgesamt ist die Zufriedenheit bei der Zusammenar- beit mit Personaldienstleistern hoch. 78 % der Befrag- ten aus diesem Bereich sind zufrieden, davon 14 % sehr zufrieden, nur 8 % äußern sich weniger zufrieden (14 % keine Angabe).12 | Studie „Das öffentliche Beschaffungswesen aus Sicht der Vergabestelle“
  • 2. Untersuchungsergebnisse2.5 Zukünftige EntwicklungenDie beiden großen Trends in unserer Gesellschaft – die demographische Entwicklung und die zunehmendeDigitalisierung – haben direkte Auswirkungen auf die Arbeitswelt. Die Befragten sind sich hinsichtlich einesmöglichen Fachkräftemangels nicht sicher, wie dieser gelöst wird. Eine Option, mehr Ausschreibungen fürFreiberufler, sehen immerhin rund 42 % der Befragten. Dass die zunehmende Komplexität des Vergabe­wesens verstärkt Schulungen der internen Mitarbeiter erfordert, sehen zwei Drittel der Befragten. Nur eineMinderheit kann sich vorstellen, dass Aufgaben an spezialisierte Dienstleister ausgelagert werden. Durchdie zunehmende Digitalisierung werde die E-Vergabe langfristig zum alleinigen Instrument ausgebaut, istsich die Mehrheit der Befragten sicher.Auswirkungen des Fachkräftemangels Ob sich an dieser Einstellung im Hinblick auf denEtwas mehr als die Hälfte der Befragten, die schon in Fachkräftemangel etwas ändern wird, ist offen. Dieder Vergangenheit mit Personaldienstleistern zusam- Befragten äußern sich hierzu uneinheitlich: 42 % allermengearbeitet haben, schätzt ein, dass die Zusam- Befragten meinen, dass es durch den internenmenarbeit in den nächsten drei Jahren aufgrund des Fachkräftemangel in den Verwaltungen zukünftigÜberalterungseffekts in öffentlichen Institutionen und mehr Ausschreibungen für externe Mitarbeiter oderdes Fachkräftemangels konstant bleiben oder sich Freiberufler geben wird, 37 % sind nicht dieserausweiten wird. Ansicht, 21 % können sich nicht für eine der beiden Optionen entscheiden (Abbildung 6).Insgesamt lässt sich aber feststellen, dass öffentlicheEinrichtungen noch sehr verhalten mit dem Thema Nur bei Bundes- und Landesbehörden ist im Antwort-Personaldienstleistung umgehen. Diejenigen Behörden, verhalten eine stärkere Differenzierung in einedie noch über keine Erfahrung in der Zusammenarbeit Richtung erkennbar: 48 % äußern, dass es mehrmit Personaldiensteistern verfügen, können sich das Ausschreibungen für externe Mitarbeiter geben wird,auch zukünftig mehrheitlich nicht vorstellen. 30 % verneinen dies. Studie „Das öffentliche Beschaffungswesen aus Sicht der Vergabestelle“ | 13
  • 2. UntersuchungsergebnisseSchulungs- und Weiterbildungsbedarf im Auswirkungen durch die zunehmende DigitalisierungVergabebereich der ArbeitsweltSehr viel eindeutiger sind die Teilnehmer der Umfrage Veränderungen in ihrem Arbeitsumfeld sehen diebeim Thema Weiterbildung. Durch die wachsenden Befragten auch durch die steigende Digitalisierung inAnforderungen im Bereich Beschaffung sehen 68 % der Arbeitswelt. 67 % und damit zwei Drittel geheneinen erhöhten Schulungs- und Weiterbildungsbe- davon aus, dass zukünftig Vergaben über E-Vergabe-darf in den Behörden/öffentlichen Einrichtungen. Tools durchgeführt werden. Noch deutlicher äußern23 % meinen, dass Ausschreibungen/Vergaben sich Befragte aus Bundes- und Landesbehörden. Vonzukünftig verstärkt an spezialisierte Dienstleister bzw. diesen vertreten 77 % diese Ansicht.Kanzleien ausgelagert werden (9 % machten hierzukeine Angaben). 26 % aller Befragten meinen dagegen, dass sich E-Vergabe-Tools in den nächsten Jahren nicht gene-Während Befragte aus Behörden stärker den inter- rell durchsetzen werden und nur eine zusätzliche Op-nen Schulungsaufwand sehen (74 %), können sich tion darstellen.öffentliche Krankenhäuser deutlicher als die anderenTeilgruppen eine Auslagerung an spezialisierteDienstleister vorstellen (32 %).Abbildung 6veränderungen/ausblick im öffentlichen bereich Fachkräftemangel Durch (internen) Fachkräfte- Trotz Fachkräftemangel wird es mangel wird es mehr Ausschrei- 42 37 nicht mehr Ausschreibungen für bungen für externe Mitarbeiter externe Mitarbeiter oder oder Freiberufler geben Freiberufler geben Anforderungen an den öffentlichen Beschaffer Durch die wachsenden An­ Durch die wachsenden Anforde- forderungen an den öffentlichen rungen an den öffentlichen 68 23 Beschaffer wird der interne Beschaffer werden Ausschrei- Schulungs- und Weiterbildungsbe- bungen/Vergaben verstärkt an darf in den Behörden/öffentliche spezialisierte Dienstleister bzw. Organisationen zunehmen Kanzleien ausgelagert Digitalisierung Durch die steigende Digitalisierung E-Vergabe-Tools werden sich in werden zukünftig mehrheitlich 67 26 wenigen Jahren nicht durchsetzen, Vergaben über e-Vergabe-Tools s  ie stellen nur eine zusätzliche durchgeführt Option dar 60% 40% 20% 0% 20% 40%Angaben in %, Basis: N=328Fehlende Angabe zu 100% – keine Angabe14 | Studie „Das öffentliche Beschaffungswesen aus Sicht der Vergabestelle“
  • 3. SummaryDie zunehmende Digitalisierung der Gesellschaft Der Beschaffungsprozess erfordert neue Instrumen-zeigt sich auch in Behörden und öffentlichen te und ein stärkeres Miteinander von VergabestellenEinrichtungen: und Bietern:1.  lektronische Medien haben die Printmedien bei E 6.  räqualifizierungszertifikate (PQ-VOL) sind P  der Veröffentlichung von Ausschreibungen über- mittlerweile im Vergabemarkt bekannt und holt. werden von 40 % der Befragten als Erleichterung im Ausschreibungsprozess bewertet.2.  ei den elektronischen Medien stehen die eigene B Website und TED im Vordergrund. Printmedien 7.  0 % der Vergabestellen stehen der proaktiven 9 werden vor allem für regionale Ausschreibungen Ansprache bzw. Vorstellung von neuen Bietern genutzt. positiv gegenüber. Viele Vergabestellen fordern bei Ausschreibungen mehr Angebote aus dem Bietermarkt.3.  ür gesichert gilt für zwei Drittel der Befragten F außerdem, dass die fortschreitende Digitalisierung der Gesellschaft auch zu einer zukünftigen voll- 8.  ür die Mehrheit der Verantwortlichen aus den F ständigen Vergabe über E-Vergabe-Tools führt. Die Behörden bleiben Referenzen aus dem öffentli- Forderung an Bieter lautet daher, sich dem Um- chen Bereich bei Ausschreibungen (sehr) wichtig. gang mit E-Vergabe-Tools nicht zu verschließen. Sie werden als Qualitätsnachweis gefordert, gelten als Beleg für die Erfahrung mit öffentlichen Auftraggebern und stehen für die Vergleichbarkeit der Angebote.Unterschiedliche Strategien in der Privatwirtschaftund im öffentlichen Bereich, mit dem Fachkräfte-mangel umzugehen: 9.  icher ist sich die Mehrheit der Befragten, dass die S wachsenden Anforderungen im Bereich Beschaf- fung einen erhöhten Schulungs- und Weiterbil-4.  eim Thema Fachkräftemangel sind die Befragten B dungsbedarf in den Behörden/öffentlichen gespalten, ob dieser in den nächsten Jahren zu Einrichtungen erfordern und die Erfüllung dieses mehr Ausschreibungen für externe Mitarbeiter Bedarfs nicht nach außen an spezialisierte Dienst- führen wird. Der Anteil derjenigen, die eine Zunah- leister gegeben wird. me an Ausschreibungen für externe Mitarbeiter sehen, ist annähernd genauso groß, wie die Gruppe derjenigen, die dies verneint. 10.  ie Empfehlung der Vergabeverantwortlichen D an die Bieter lautet vor allem darauf zu achten, „Formfehler“ zu vermeiden, die Vergabeunterlagen5.  ersonaldienstleister sind im öffentlichen Bereich P genauer zu prüfen und ihr vergaberechtliches bisher weniger etabliert als im privatwirtschaftlichen Wissen aufzubessern. Bereich. Nur rund jeder fünfte Befragte hat bisher mit Personaldienstleistern zusammengearbeitet, hauptsächlich im Rahmen der Arbeitnehmerüber­ lassung. Studie „Das öffentliche Beschaffungswesen aus Sicht der Vergabestelle“ | 15
  • HaysWilly-Brandt-Platz 1–368161 MannheimT: +49 621 1788 0F: +49 621 1788 1299info@hays.dewww.hays.deUnsere Niederlassungenfinden Sie unterwww.hays.de/standorteDie Marke HAYS und das H-Symbol sind eingetrageneWarenzeichen von Hays. © HAYS 2012