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SABER CÓMO REDISEÑAR PROCESOS ORGANIZACIONALES

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  • 1. SABER CÓMO REDISEÑAR PROCESOS ORGANIZACIONALES. Brenda Leticia Mendoza Corona. Eismalda García Martínez. María Fabiola Elizabeth Palomino Páramo. Alejandra Josefina Rangel Rangel.
  • 2. ¿Qué es el Rediseño Organizacional?  EL rediseño debe ser parte de lavisión, misión y objetivos estratégicos de la compañía  Debe permitir a la empresa seguir a lasvariaciones de mercado y posicionarse mejor El rediseño puede involucrar re estructura física, humana , procedimientos y otros aspectos  El rediseño es un cambio que no puede ser único, “solo es cambio es permante”
  • 3. ¿CUÁNDO REALIZAR UN REDISEÑO ORGANIZACIONAL?• Posibles resoluciones de los problemas urgentes en una organización• Posibles soluciones para los problemas importantes en una organización
  • 4. Etapas en el Rediseño Organizacional. Fase 1:  o Crear conciencia de la necesidad del cambio o Crear el enfoque estratégico  o Clarificar la Visión, Misión y valores Fase 2:  o Desarrollo de Factores o Rediseño de la Críticos, metas y objetivos Organización  o Crear el Equipo Fase 3: Directivo o Implementación del  o Crear el Equipo de Rediseño Rediseño Fase 4:  o Analizar la situación o Medición y monitoreo actual: o Visualizar el Futuro  o Análisis Técnico
  • 5.  o Análisis Social  o Revaluar el rediseño y hacer cambios si es o Rediseñar la necesario Organización  o Evaluar: o Examinar y proponer cambios a los sistemas  o Desarrollo del Equipo clave  o Resultados del o Acordar la línea base desempeño o Acordar el plan de  o Renovar: implementación  o Concientización o Desarrollar calendario  o Compromiso de implementación  o Destrezas o Comprometer logística de apoyo  o Revaluar el rediseño y hacer cambios si es o Proveer entrenamiento necesario y orientación o Alinear sistemas clave
  • 6. Es fundamental tener presente: 1.- La Misión de la organización como una visión compartida por sus integrantes; 2.- Enunciados de los valores o filosofía empresarial que conducen la gestión en búsqueda de laobtención de la Misión; 3.- Una concepción moderna de la organización que reconozca las nuevas dimensiones del papel del administrador en este trabajo .QUÉ SE ENTIENDE POR MEJORAMIENTO DE UN PROCESOMejoramiento de un proceso se define como el esfuerzocontinuo para saber acerca del sistema de causas en un proceso y para usar este conocimiento para cambiar el proceso para reducir la variación y complejidad y para mejorar la satisfacción del cliente.
  • 7.  o Varios oficios se combinan en uno: Es decir, muchos oficios o tareas que antes eran distintos se integran y comprimen en uno solo o Los trabajadores toman decisiones: Ello implica comprimir verticalmente la organización, de manera que los trabajadores ya no tengan que acudir al nivel jerárquico superior y tomen sus propias decisiones. o Los trabajos tienen múltiples versiones : En cambio, un proceso de múltiples versiones es claro y sencillo porque cada versión sólo necesita aplicarse a los casos para los cuales es apropiada o Se reducen las verificaciones y los controles: Los procesos rediseñados hacen uso de controles solamente hasta donde se justifican económicamente Reconstrucción de los Procesos REINGENIERÍA DE PROCESOS DE NEGOCIOS Y MEJORA DE PROCESOS o En la actualidad, muchas compañías se están enfocando en construir nuevos sistemas de información que mejoran sus procesos de negocios. Algunos de estos proyectos de sistemas representan la restructuración radical de procesos de negocios, mientras que en otros el cambio es más gradual.
  • 8. REINGENIERÍA DE PROCESOS DE NEGOCIOS o Si las organizaciones replantean y rediseñan radicalmente sus procesos de negocios antes de aplicar el poder de la computación, cuentan con la posibilidad de obtener rendimientos bastantes significativos de sus inversiones en tecnología de la información. o La conciliación se minimiza: Se disminuyen los puntos de contacto externo que tiene un proceso, y con ello se reducen las posibilidades de que se reciba información incompatible que requiere de conciliación. o Un gerente de caso ofrece un solo punto de contacto o Prevalecen operaciones híbridas centralizadas- descentralizadas
  • 9. Reconstrucción de los Procesos o Establecimiento de las Políticas y Marco Normativo de la o Organización o Dividir el Trabajo, agrupar las tareas y funciones en unidades o organizacionales o Diseño de los procesos, tareas, funciones y procedimientos de la o Organización. o Diseño de los diferentes cargos y especificación de los o requerimientos o Definición las dependencias jerárquicas de las diferentes o unidades y estructuras de las relaciones funcionales y rediseño de las líneas de comunicación
  • 10. Etapas y Procesos del Rediseño OrganizacionalEtapas y Procesos del Rediseño Organizacional Diseño de losdiferentes cargos y especificación de los requerimientos Definiciónlas dependencias jerárquicas de las diferentes unidades yestructuras de las relaciones funcionales y rediseño de las líneas decomunicación Establecimiento de las Políticas y Marco Normativode la Organización Diseño de los procesos, tareas, funciones yprocedimientos de la Organización. Dividir el Trabajo, agrupar lastareas y funciones en unidades organizacionales o Eficiente, o Productiva, o De breves tiempos de respuesta o Organización aplanada, con tendencia a ser predominantemente horizontal. o Adhocrática, es decir, los equipos de trabajo se adaptan a las exigencias prioritarias de un determinado período o lo que es lo mismo, el personal trabaja de acuerdo a las metas y funciones de la organización como un todo sin sectorización ni departamentalización formal muy estricta.
  • 11. TIPOS DE CAMBIOS QUE OCURREN AL REDISEÑAR LOS PROCESOS o Los valores cambian: de proteccionistas a productivos: La reingeniería conlleva un importante cambio en la cultura de la organización, exige que los empleados asuman el compromiso de trabajar para sus clientes, no para sus jefes o Los gerentes cambian: de supervisores a entrenadores: La reingeniería al transformar los procesos, libera tiempos de los gerentes para que éstos ayuden a los empleados a realizar un trabajo más valioso y más exigente. o Estructuras organizacionales cambian: de jerarquía a planas: Las organizaciones más planas acercan a los ejecutivos a los clientes y a las personas que realizan el trabajo que agrega valor. o Los ejecutivos cambian: de anotadores de tantos a líderes: Las organizaciones más planas acercan a los ejecutivos a los clientes y a las personas que realizan el trabajo que agrega valor
  • 12. PROCESO DE IMPLEMENTACION DE LAS TI PARA EL REDISEÑO ORGANIZACIONAL o Debemos identificar el área de la empresa o Establecer claramente los objetivos o Establecer el presupuesto disponible para el proyecto o Seleccionar el mejor proveedor ¿compra o desarrollo? o Sensibilizar al Personal o Duración del proyecto o Revisar el cumplimiento de los objetivos planteados
  • 13. VENTAJAS DE LA IMPLEMENTACIÓN DE LA SI/TI EN EL REDISEÑO ORGANIZACIONAL o Incrementar el servicio y la satisfacción del cliente (interno y/o externo) o Simplificar procesos eliminando actividades sin valor agregado o Reducir tiempos de respuesta en los procesos o Reducir costos de operación o Incrementar utilidades o Involucrar a la gente en la resolución de problemas o habilitar la mejora continua y modificaciones a los procesos o Implantar una estructura organizacional eficiente REDISEÑO Y MEJORA DE PROCESOS Rediseñar un proceso es hacerlo más eficiente y eficaz. Es conseguir que rinda en un grado superior al que tenía anteriormente, y ello gracias a una acción sistemática sobre el proceso que hará posible que los cambios sean estables.
  • 14. Se trata de conocer el proceso, sus causas asignables(imputables) de variación, de eliminar actividades sin valorañadido y de aumentar la satisfacción del cliente. El rediseñode procesos incluye una actividad de mejora permanente, yaque al rediseño en sí ha de seguir la aplicación del ciclo PDCAde mejora continua.Un primer paso, esencial para acometer la mejora de procesos,es contar con el liderazgo de la alta dirección de laorganización. Este liderazgo ha de ser asumido decididamentee ir acompañado de un intenso compromiso, mientras que escomunicado explícitamente de manera que se genere unestado de opinión y actitud favorables hacia las actividades demejora y sus resultados. Igualmente, los líderes debenasegurar que los equipos de mejora tenga a su disposicióntodos los recursos necesarios y la capacitación precisa paraemprender y ultimar su misión.La mejora de un proceso implica una serie de actividadesordenadas, que constituyen en sí mismas un proceso, y cuyasfases principales están contenidas en la figura siguiente. Enella se puede observar la presencia de un subproceso (A) queno es otro que el correspondiente al de la mejora continua.

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