Terminologie als Baustein der CMS-Einführung

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Im Umfeld der redaktionellen Arbeit mit CMS ist gesicherte und qualifizierte Terminologie wesentlich für die Qualität der resultierenden Dokumente und die Umsetzung von Kosteneinsparerwartungen. Die …

Im Umfeld der redaktionellen Arbeit mit CMS ist gesicherte und qualifizierte Terminologie wesentlich für die Qualität der resultierenden Dokumente und die Umsetzung von Kosteneinsparerwartungen. Die Bedeutung der Terminologie steigt mit der Anzahl der integrierten Sprachvarianten überproportional an.

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  • 1. RWS Group WI KOMM TE KOMM MA KOMM tecteam-Kundentag 2014
  • 2. RWS Group WI KOMM TE KOMM MA KOMM 2 Hans Pich Business Development Manager RWS Group Deutschland GmbH, Berlin www.rws-group.de • Studium der Informatik an der T.U. Berlin und der Universität Passau; • Vertriebsmitarbeiter der unitext language Services GmbH, Berlin; • ab 1997 Senior-Projektleiter bei der Document Service Center GmbH, Berlin (seit 10.2013 in RWS Group Deutschland umbenannt) • seit 2008 für Business Development und Strategie in der Geschäftsleitung verantwortlich • seit 2013 auch für das Business Development der RWS Group Schweiz GmbH verantwortlich E-Mail: hans.pich@rws-group.de https://www.xing.com/profile/Hans_Pich
  • 3. RWS Group WI KOMM TE KOMM MA KOMM • Motivation für Terminologiearbeit • Ziele für eine CMS-Einführung / CMS • Risikoanalyse • Terminologiearbeit von Null auf Hundert • Systematisch arbeiten • Zeit für Diskussion Inhalt
  • 4. RWS Group WI KOMM TE KOMM MA KOMM
  • 5. RWS Group WI KOMM TE KOMM MA KOMM Ziele CMS-Einführung Qualität CMS Kosten Prozesse Time to Market
  • 6. RWS Group WI KOMM TE KOMM MA KOMM CMS Im Gegensatz zur Erstellung von kompletten Dokumenten werden im CMS viele kleine Bausteine zusammengefügt. In allen Bereichen muss dabei sichergestellt werden, dass die Bausteine in Bezug auf Stil, Terminologie und Struktur zusammenpassen.
  • 7. RWS Group WI KOMM TE KOMM MA KOMM CMS Begriffe und deren Benennungen sind nicht in allen Kulturen gleich. Bei der Verwendung im CMS muss der Redakteur sicherstellen, dass in allen Sprachen der gleiche Inhalt beschrieben wird.
  • 8. RWS Group WI KOMM TE KOMM MA KOMM CMS Installation Sicherheit Demontage Wartung Reinigung Service Betrieb Installation Sicherheit Wartung Betrieb DemontageReinigung Service CMS 2010 2010 2011 2011 2011 2012 2012 2010 20102011 2011 2011 20122012 Die einzelnen Bausteine, die zu einem Dokument zusammengeführt werden, sind i.d.R. von unterschiedlichen Personen zu unter- schiedlichen Zeitpunkten erstellt worden. Bausteine sollen für lange Zeit im System verbleiben und möglichst oft und un- verändert wiederver- wendet werden. Auch die dazu gehörigen Übersetzungen.
  • 9. RWS Group WI KOMM TE KOMM MA KOMM Risikoanalyse Persistenz Wiederverwendung
  • 10. RWS Group WI KOMM TE KOMM MA KOMM Risikoanalyse Persistenz Wiederverwendung Inhalte die in einem CMS gespeichert werden, bleiben dort voraussichtlich für lange Zeit. Kontinuierliche Überarbeitungen sind hierbei nicht vorgesehen. Der Redakteur entscheidet in welchem Kontext eine Informations-einheit für alle im CMS gespeicherten Sprachen verwendet wird.
  • 11. RWS Group WI KOMM TE KOMM MA KOMM Risikoanalyse Qualität Unklare oder synonyme Benennungen im Ausgangstext führen zu unklaren oder synonymen Benennungen in Übersetzungen. Wiederverwendung von Homonymen in unterschiedlichen Begrifflichkeiten können zu Fehlern beim Generieren von übersetzten Dokumenten führen. Die Kombination aus geringem Kontext und unklarer Terminologie kann Missverständnisse verursachen.
  • 12. RWS Group WI KOMM TE KOMM MA KOMM Risikoanalyse Prozesse Vermehrte Rückfragen verzögern den Prozessablauf. Fehlerhafte Wiederverwendung von Informationseinheiten aufgrund unklarer Begrifflichkeit erfordert zusätzliche Korrekturschleifen in generierten Dokumenten Es scheint keine standardisierten Prozess für Korrekturen / Änderungen der Terminologie in Übersetzungen in den gängigen CMS zu geben.
  • 13. RWS Group WI KOMM TE KOMM MA KOMM Risikoanalyse Kosten Vermehrte Rückfragen kosten Geld. Zusätzliche Korrekturen aufgrund fehlerhafte Wiederverwendung von Informationseinheiten aufgrund unklarer Begrifflichkeit. Fehler in ausgelieferten Dokumenten verursachen Haftungsrisiken. Fehlende Terminologie erfordert eine höhere Qualifikation von / mehr Einarbeitungs- aufwand bei Redakteuren/Übersetzern. Längere Durchlaufzeiten verzögern Markt- einführungen.
  • 14. RWS Group WI KOMM TE KOMM MA KOMM Risikoanalyse Time to Market Zusätzliche Korrekturschleifen brauchen Zeit. Erhöhte Anforderungen an Qualifikation oder Einarbeitungszeit verringern die zur Verfügung stehenden Ressourcen. Fehlende Terminologievorbereitung für Übersetzungen führt zu Adhoc-Terminologie- recherche während der Übersetzung
  • 15. RWS Group WI KOMM TE KOMM MA KOMM Zwischenfazit Terminologiearbeit ist ein notwendiger Bestandteil in Redaktionsprozessen im CMS-Umfeld!
  • 16. RWS Group WI KOMM TE KOMM MA KOMM CMS-Einführung Vorgehensmodell zur CMS-Einführung Quelle: Prof. Dr. W. Ziegler, HS-Karlsruhe 1. Analyse des IST-Zustandes 2. Darstellung des Optimierungspotenzials 3. Definition des SOLL-Zustandes 4. Evaluierung der Systeme und Auswahl 5. Erstellung eines Pflichtenheftes 6. Interne Vorbereitung 7. Systemanpassung 8. Installation des Systems 9. Schulungsmaßnahmen 10. Systemnutzung
  • 17. RWS Group WI KOMM TE KOMM MA KOMM CMS-Einführung Vorgehensmodell zur CMS-Einführung Quelle: Prof. Dr. W. Ziegler, HS-Karlsruhe 1. Analyse des IST-Zustandes 2. Darstellung des Optimierungspotenzials 3. Definition des SOLL-Zustandes 4. Evaluierung der Systeme und Auswahl 5. Erstellung eines Pflichtenheftes 6. Interne Vorbereitung 7. Systemanpassung 8. Installation des Systems 9. Schulungsmaßnahmen 10. Systemnutzung
  • 18. RWS Group WI KOMM TE KOMM MA KOMM Terminologiearbeit Bestandsaufnahme Definition der Ziele Budgetierung Prozesse definieren, Technologie auswählen Umsetzung
  • 19. RWS Group WI KOMM TE KOMM MA KOMM Terminologiearbeit für CMS-Einführung Bestandsaufnahme Erfassung vorhandener Terminologiequellen, Übersicht über die Systeme, die terminologisch relevante Daten beinhalten Einschätzung der Qualität Abschätzung verfügbarer interner und externer Ressourcen für Terminologiearbeit Übersicht über die Verwendung von Terminologie im Unternehmen Risikoanalyse, Abschätzung der Kosten durch fehlende Terminologie
  • 20. RWS Group WI KOMM TE KOMM MA KOMM Terminologiearbeit für CMS-Einführung Bestimmung von Kennzahlen / messbaren Projektzielen Definieren von Meilensteinen Definition der Ziele
  • 21. RWS Group WI KOMM TE KOMM MA KOMM Terminologiearbeit für CMS-Einführung Kalkulation der internen und externen Aufwendungen ROI abschätzen Vorlage für Geschäftsführung / Vorstand erstellen Budgetierung
  • 22. RWS Group WI KOMM TE KOMM MA KOMM Terminologiearbeit für CMS-Einführung Prozessbeteiligte ermitteln Aufgaben definieren Prozesse gestalten Technologieeinsatz prüfen Prozesse definieren, Technologie auswählen
  • 23. RWS Group WI KOMM TE KOMM MA KOMM Terminologiearbeit für CMS-Einführung Prozesse einführen Kennzahlen ermitteln Erfolge kommunizieren Umsetzung
  • 24. RWS Group WI KOMM TE KOMM MA KOMM Terminologiearbeit im Redaktionsalltag Aufgaben Neue Begriffe / Benennungen bilden Terminologiefreigabe Terminologiebereitstellung Terminologieverwendung Aufgabenträger Redaktion, Entwicklung, Produktmanagement, Marketing, Service Niederlassungen ?, Übersetzer… Redaktion ?, Produktmanagement ?, Marketing ?, Geschäftsführung ?, Niederlassungen ?, Übersetzer ? … IT ?, Redaktion ?, Marketing ?, Niederlassungen ?, Übersetzer ? Redaktion, Marketing, Produktmanagement, Service, Ein- und Verkauf, Niederlassungen, Übersetzer
  • 25. RWS Group WI KOMM TE KOMM MA KOMM Terminologiearbeit im Redaktionsalltag Aufgaben Neue Begriffe / Benennungen bilden Terminologiefreigabe Terminologiebereitstellung Terminologieverwendung Aufgabenträger Redaktion, Entwicklung, Produktmanagement, Marketing, Service, Niederlassungen ?, Übersetzer … Redaktion ?, Produktmanagement ?, Marketing ?, Geschäftsführung ?, Niederlassungen ?, Übersetzer ?… IT ?, Redaktion ?, Marketing ?, Übersetzer ! Redaktion, Marketing, Produktmanagement, Service, Ein- und Verkauf , Niederlassungen, Übersetzer Definierte Prozesse mit klarer Verantwortungsstruktur Berücksichtigung kultureller Unterschiede und zeitlicher Verfügbarkeit Workflow-Management
  • 26. RWS Group WI KOMM TE KOMM MA KOMM Ein Workflow • Zentrales Management durch Terminologiebeauftragte(n) • Flexibler Ablauf möglich • Anpassung an firmenspezifische Anforderungen möglich • Explizite Freigabe • Vom Tagesgeschäft entkoppelter Workflow
  • 27. RWS Group WI KOMM TE KOMM MA KOMM Systeme CMS PIM Term DB TM CMS Autoren- unterstützung Terminologie- workflow TMSPIM In modernen Redaktionsumgebungen werden inzwischen eine Vielzahl von Systemen eingesetzt. Vorteilhaft ist die Verknüpfung der Terminologie zwischen der Termbank von TMS und Autorenunterstützung ggf. auch mit CMS und PIM.
  • 28. RWS Group WI KOMM TE KOMM MA KOMM Was tun?! Terminologie freigeben und verfügbar machen Terminologie- Management Glossare aufbauen Im Tagesgeschäft besteht nicht immer die Möglichkeit das Optimum zu erreichen. Das Minimum wäre die Erstellung von Glossaren; besser wäre eine Freigabe und Verwendung verbindlicher Terminologie. Am besten mit Terminologie-Management.
  • 29. RWS Group WI KOMM TE KOMM MA KOMM Ziele CMS-Einführung Qualität CMS Kosten Prozesse Time to Market
  • 30. RWS Group WI KOMM TE KOMM MA KOMM Terminologiearbeit unterstützt den Erfolg einer CMS-Einführung