Gestión Documental con SharePoint

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En esta presentacion se explica proceso de creacion, revision y aprobacion de

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  • 1. Automatización del Proceso de Publicación DocumentalHaarón GonzalezConsultor Independiente en .NET y SharePointhttp://msmvps.com/blogs/haarongonzalezhaarongo@prodigy.net.mxMicrosoft MVP, MCT, MCAD, MCTS
  • 2.  Automatizar el proceso de elaboración de procedimientos Estructurar la documentación empresarial de acuerdo a procesos empresariales Agilizar los tiempos de revisión y autorización de documentos Medir el uso y aplicación de los procedimientos
  • 3.  Categorización ágil de los documentos empresariales Seguimiento del proceso de elaboración, revisión y aprobación Facilidad de acceso y operación
  • 4.  Uso de formatos con InfoPath 2007 Flujo de trabajo de SharePoint para la aprobación de un documento con envíos de notificaciones por correo electrónico Tablero de control del estado de aprobación de un documento Integracion completa con Microsoft Office 2007
  • 5. Un gerente o jefe de área «Solicitante» solicita la creación de unprocedimiento para su departamento especificando la información general del mismo y asignando a un responsable «Persona Asignada» interno para su gestión
  • 6. Solicita la creación, modificación, eliminación o suspensión de un procedimientoSolicitante Organización y Métodos asigna un líder y notifica a persona asignada y solicitante Solicitante Líder de Proyecto Persona Asignada revisa e inicia el análisis Poner solicitud en análisis
  • 7. Un encargado del área de procedimientos «Líder de Proyecto» atiende la solicitud y colabora con el solicitante y la personaasignada en recabar la información necesaria para crear la versión borrador del documento
  • 8. Nueva Modificación Suspensión Eliminación A Líder de Proyecto analiza la información adjunta a la solicitud 1 Obtiene copia de la versión publicada Líder de Proyecto actualmente ingresa contenido del procedimiento en el documento ¿falta NO Poner solicitud en Se genera borrador informa generar borrador acorde al estándar ción? Líder de Proyectoanaliza la información Solicitar mas SI adjunta a la solicitud información SI ¿ Ya se envió la informaci ón? Persona Asignada
  • 9. El “Líder de Proyecto” somete aautorización el documento borrador
  • 10. 1 A Somete a Aprobación Líder de Proyectotermina el procedimiento borrador ¿esta de SI acuerdo Aprueba ? involucrados involucrado NO Líder modifica procedimiento NO ¿se requiere Dar comentarios y reunión sugerencias ? SI ¿Es NO ¿hubo NO eliminac SI respuest ión o a de Involucrados suspensi todos? se reúnen ón? Involucrados SI Se libera el Se elimina y se documento borrador manda al histórico y notifican
  • 11. Una vez autorizado el procedimiento el responsable del área deprocedimientos prepara y aplica la seguridad al documento para proceder a publicarlo en la Intranet
  • 12. Subsitio de “Procedimiento 001” Subsitio de “Procedimiento 002” Accede al sitio de “Gerencia de Subsitio de Organización y “Procedimiento 003” Métodos”Usuario Final Subsitio de “Procedimiento 004” Subsitio de “Procedimiento 005” Procedimiento Flujo del Formulario del Tablero de en Formato XPS Procedimiento Procedimiento Control
  • 13.  El costo en tiempos de autorización de un procedimiento no automatizado es de 21 días • Gestión de aprobadores • Identificación de cuellos de botella El costo en tiempos de autorización de un procedimiento automatizado es de 4 días • Reglas de escalamiento • Facilidad de uso e información accesible todo el tiempo • Consolidación del contenido
  • 14.  Incluye consultoría e implementación No incluye plataforma o licenciamiento de Software Microsoft
  • 15. Automatización del Proceso de Publicación DocumentalHaarón GonzalezConsultor Independiente en .NET y SharePointhttp://msmvps.com/blogs/haarongonzalezhaarongo@prodigy.net.mxMicrosoft MVP, MCT, MCAD, MCTS