• Share
  • Email
  • Embed
  • Like
  • Save
  • Private Content
Dokumentaciokezeles
 

Dokumentaciokezeles

on

  • 4,598 views

 

Statistics

Views

Total Views
4,598
Views on SlideShare
4,394
Embed Views
204

Actions

Likes
2
Downloads
0
Comments
0

4 Embeds 204

http://infobiz.hu 156
http://www.infobiz.hu 30
http://www.slideshare.net 17
http://webcache.googleusercontent.com 1

Accessibility

Categories

Upload Details

Uploaded via as Microsoft PowerPoint

Usage Rights

© All Rights Reserved

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Processing…
Post Comment
Edit your comment

    Dokumentaciokezeles Dokumentaciokezeles Presentation Transcript

    • A dokumentáció segít és nem hátráltat A dokumentációk készítésének és kezelésének gyakorlati tanácsai Dr. Horváth Zsolt 2008
    • A dokumentációkezelés célja
    • A dokumentációkezelés célja NEM cél az, … hogy legyen, … hanem az a cél, hogy használjuk ! A szabályozó, leíró dokumentáció biztosítja a vállalaton belül a folyamatok egyértelmű és azonos jó működését, rögzíti a „játékszabályokat”! Az igazoló dokumentáció igazolja az elvégzett munkát, méréseket, eredményeket.
    • Alapelvek, hogy a szabályok elérjék céljukat!
      • Strukturáljunk! A szabályozásban jól láthatóan, egyszerűen különítsük el a különböző embereket érintő szabályozásokat! Cél legyen az, mindenki könnyen, egyszerűen és gyorsan férhessen hozzá az őrá vonatkozó passzusokhoz!
      • A szabályzat a valós, életszerű eseteket, szituációkat szabályozza!
    • Alapelvek, hogy a szabályok elérjék céljukat!
      • Minden jó szabályzat rövid! De nem minden rövid szabályzat jó! A különleges témákat mélységeiben tárgyaló részeket válasszuk el a mindenki számára fontos fő iránymutatásoktól!
      • A szabályzatokat tartsd folyamatosan karban , és az élet változásával mindig aktualizáld őket! Csak az a szabályzat használható és marad is használatban, amely mindig az aktuális napi viszonyokra és elvárásokra vonatkozik!
    • A minőségirányítási dokumentáció struktúrája
    • A dokumentumok csoportosítása
    • A dokumentum célja szerint: Szabályozó dokumentum  továbbiakban ezt értjük dokumentum alatt igazoló dokumentum  továbbiakban ezt értjük feljegyzés alatt A dokumentumok csoportosítása
      • A dokumentum eredete szerint:
      • Belső dokumentum (pl. belső szabályzatok, minőségügyi kézikönyv, eljárási utasítások, munka utasítások, mérési utasítások, igazgatói rendeletek, stb.)
      • Külső dokumentum (pl. ilyenek a vállalatra vonatkozó érvényes törvények, jogi előírások, szabványok, az ügyfél által előírt eljárások, stb.)
      A dokumentumok csoportosítása
      • A dokumentum érvényességi területe szerint:
      • Az egész vállalatra érvényes dokumentum (pl. a minőségügyi kézikönyv, munkavédelmi szabályzat, stb.)
      • A vállalatnak csak egy részére érvényes dokumentum (pl. ilyenek a szervezeti egységre, projektekre vagy csak bizonyos területekre érvényes előírások)
      A dokumentumok csoportosítása
      • A dokumentum hordozó médiája szerint:
      • Papíralapú dokumentum (pl. papírra kinyomtatott vagy kézzel írt dokumentumok, vagy műszaki rajzok, vázlatok, stb., melyeken az érvényességet az aláírás igazolja.)
      • Elektronikus dokumentum (pl. elektronikus adattárolón, elektronikus formátumban tárolt dokumentumok, melyeken az érvényesség egyértelműen biztosított.)
      A dokumentumok csoportosítása
    • Elektronikus dokumentumok, feljegyzések lehetnek …
      • Dokumentumok és feljegyzések:
      • Minőségirányítási, vállalati szabályozó dokumentumok (Minőségpolitika, MK, ME, …, SzMSz, )
      • Külső dokumentumok, …
      • Termékkel kapcsolatos dokumentáció (pl. kézikönyvek, belső termék tervek, …)
      • Adatbázisok, nyilvántartások elektronikusan (pl. ügyfél adatbázis, rendelés állomány, mérőeszköz-nyilvántartás, karbantartási terv, munkatársi adatbázis, oktatási terv, stb…)
      • Folyamattámogató IT rendszerek (workflow) naplózásai (log files)
      • Elektronikus levelezés
      • Stb …
    • A dokumentumok kezelése
      • A dokumentumok formai követelményei
      • A dokumentumnak tartalmaznia kell:
      • A dokumentum neve + azonosítója
      • Oldalszám (/összes oldalak száma)
      • Tartalmi rész
      • Készítője neve, aláírása
      • Ellenőrző, jóváhagyó neve, aláírása
      • Az aláírási dátum(ok)
      • Érvényességi adatok (mikor, kire érvényes)
      • Elosztási lista (ki kapja)
      A dokumentumok kezelése
      • A dokumentum kezelése egy folyamat , ennek megfelelően meg kell határozni a folyamatnak, illetve az egyes lépéseinek:
      • A célját
      • A bemenetét / kimenetét
      • Végrehajtandó tevékenységeket
      • Szereplőit (felelős, végrehajtók, informáltak)
      • Kapcsolódó dokumentumait, feljegyzéseit, ..
      A dokumentumok kezelése
      • A belső dokumentum életciklusa:
      • Igény új dokumentum készítésére / régi módosítására
      • Új dokumentum készítése / régi módosítása
      • Új / módosított dokumentum ellenőrzése
      • Új / módosított dokumentum jóváhagyása
      • Új / módosított külső dokumentum elosztása, régi visszavonása
      • Új / módosított dokumentum tárolása
      • Régi, már érvénytelen dokumentum archiválása
      A dokumentumok kezelése
      • A külső dokumentum életciklusa:
      • Külső dokumentumok körének meghatározása / módosítására
      • Külső dokumentum aktualitásának figyelése
      • Külső dokumentum beszerzése
      • (Külső dokumentum jóváhagyása )
      • Új / aktualizált külső dokumentum elosztása , régi visszavonása
      • Külső dokumentum tárolása
      • (Külső dokumentum archiválása )
      A dokumentumok kezelése
      • A feljegyzések életciklusa:
      • Feljegyzés készítése
      • Feljegyzés hitelesítése (aláírás, dátum, …)
      • Feljegyzés elosztása (elosztási lista, jogosultak, …)
      • Feljegyzés archiválása (meghatározott helyen, ideig, biztonsággal)
      A dokumentumok kezelése
      • Elektronikusan is lehet …
      • Más a hordozó média
      • Más lehet a megjelenés formátuma
      • Más a hozzáférés módja
      • Másképp történnek a szükséges igazolások
      • Sok adminisztráció egyszerűsödhet
      • DE: ugyanazok a részfolyamatok történnek, és ugyanazoknak a követelményeknek / elvárásoknak kell eleget tenni!
      A dokumentumok kezelése
    • Példák elektronikus dokumentumkezelés tipikus hibáira
      • Szerveren mindenkinek elérhető a szabályozó dokumentáció.
      • Lehetséges problémák:
        • Felhasználók is átírhatják (jogosultságok szabályozása)
        • Érvénytelen verziók (letöltve, kinyomtatva) használatban (csak a szerveren lévő az érvényes!)
        • Kollegák szükség esetén nem mindig férnek hozzá (hálózati üzembiztonság)
        • Kollegák nem tudnak a változásokról (változások kötelező kommunikációja)
    • Példák elektronikus feljegyzéskezelés tipikus hibáira
      • Elektronikus levelek használata „feljegyzés” funkcióban, de csak a felhasználó saját gépén, az bejövő levelek között található. Problémák:
        • Azonosíthatóság
        • Hozzáférés más érintetteknek
        • Mentés, archiválás
      • Projektadatok könyvtárainak mentése archiválás helyett is. Probléma :
        • Véletlen módosítások ellen hosszú távon nem véd.
      • Alkalmazások, adatbázisok archiválása – csak az adatokra szorítkozik! Probléma:
        • Verzióváltáskor adatformátum kompatibilitási gondok
      • A szabályozó dokumentáció a vállalat munkatársainak készül , és NEM az auditoroknak!
      • A szabályozó dokumentáció azt írja le, hogy hogyan történik az adott dolog szabályozása a vállalatnál.
      • A szabályozó dokumentáció (kézikönyv, eljárási utasítások) szerkezete akkor jó, ha a munkatársak számára könnyen használható .  Nem kötelező a szabvány struktúráját követni, ha úgy alkalmasabb a megértése!
      • A szabványkövetelménynek való megfelelésnek a szabályozás tartalmából kell kiderülnie , és nem abból, hogy állítjuk a megfelelést!
      Tanácsok – szabályozó dokumentációra
      • Mikrovállalkozás (pl. családi BT.)
      • Elégséges egy kézikönyv, amibe integráltan megtalálható az összes eljárás (egyszerű, gyakorlati) leírása is.
      Példák – szabályozó dokumentációra
      • Olyan irodai munkahely , ahol minden alkalmazott PC-n, a közös hálózaton dolgozik , …
      • Lehetséges a teljes dokumentációt CSAK elektronikusan is készíteni, és kezelni …