Présentationgalax e-architecture

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Présentationgalax e-architecture

  1. 1. Architecture<br />Sorties<br />Traitements<br />Récupération<br />Connecteurs<br />Documents entrants<br />Editique (amont/aval)<br />Scanner<br />Print<br />Courrier<br />Vidéo-codage<br />Serveur de fax<br />Fax<br />Traitement par CAB<br />Messagerie<br />LDAP<br />Fax<br />Email<br />Factures , Revues de presse, Articles, CV, Bon de livraison, Commandes, Formulaires, etc …<br />Serveur de messagerie<br />Traitement par analyse de structure et répertoire<br />FTP<br />Email<br />Glisser, déposer<br />Lecture Automatique<br />Reconnaissance Automatique<br />Archivage électronique<br />Consultation<br />Spool<br />Bannette Electronique<br />Applications Bureautique<br />Lecture de répertoire<br />Client Windows<br />Workflow<br />Serveur FTP<br />AS 400<br />Mainframe<br />Windows<br />Unix<br />Messagerie Intégrée<br />Client Web<br />Serveur Editique<br />Applications Métiers<br />ERP<br />
  2. 2. Documents entrants et produits<br /> La solution Galax-es’intègre directement à toutes les solutions qui génèrent des documents, grâce à un ensemble de modules dédiés.<br /> Cela vous permettra, tout en ayant une mise en place progressive, de traiter à terme l’ensemble des flux de votre entreprise, et de prendre en compte l’évolution de votre système d’information.<br /> Cela vous permettra aussi à tout moment d’avoir une traçabilité sur les documents, et pas seulement sur les données de votre entreprise<br /> Les modes d’interfaçages avec vos applications existantes sont gérés de manière non intrusive.<br /> Les documents peuvent être issus de la dématérialisation (ou numérisation ou scannérisation), il peut aussi s’agir de documents électroniques d’origine bureautiques (traitement de texte, tableurs, présentations, bases de données, messages électroniques), de télécopies (fax), de flux d’impression (éditiques, COLD), de formulaires électroniques. La liste est non limitative.<br />Documents entrants<br />Courrier<br />Fax<br />Factures , Revues de presse, Articles, CV, Bon de livraison, Commandes, Formulaires, etc …<br />Email<br />Applications Bureautique<br />AS 400<br />Mainframe<br />Windows<br />Unix<br />Applications Métiers<br />
  3. 3. Modes de récupération<br /> Un grand nombre de modes de récupération existent ,et ils sont faits pour s’adapter aux solutions déjà présentes : <br /><ul><li> Courrier :
  4. 4. Scan des documents
  5. 5. Fax :
  6. 6. Interface avec serveur de fax ou avec scanner
  7. 7. Email :
  8. 8. Interface avec votre serveur de messagerie
  9. 9. Toutes applications bureautique :
  10. 10. Lecture des répertoires de l’utilisateur ou répertoires réseau
  11. 11. Gestion simplifiée par glisser déposer
  12. 12. Interception des spools
  13. 13. Applications de gestion :
  14. 14. Traitement automatique des fichiers produits
  15. 15. Interception des spools
  16. 16. Interfaçage avec le(s) serveur(s) éditique de l’entreprise</li></ul> Chaque mode de récupération est indépendant et fonctionne comme un service Windows permettant ainsi :<br /><ul><li> Une évolution de chaque mode indépendamment des autres
  17. 17. Une gestion fine du suivi et des régulations de pannes </li></ul>Récupération<br />Scanner<br />Serveur de fax<br />Serveur de messagerie<br />Glisser, déposer<br />Spool<br />Lecture de répertoire<br />Serveur FTP<br />Serveur Editique<br />
  18. 18. traitements<br /> En fonction des types de documents et du volume qui doit être traité, plusieurs méthodes, allant du manuel à l’automatisation complète, pourront être mises en place : <br /><ul><li> Vidéo-codage :
  19. 19. C’est une saisie semi-automatique des métadonnées ou éléments d’index.
  20. 20. Traitement par Code à Barre :
  21. 21. Les documents à traiter comportent un CAB qui nous permettra automatiquement d’indexer le document
  22. 22. Analyse de structure et/ou de répertoire
  23. 23. Le nom du fichier peut comporter des éléments qui permettent d’affecter automatiquement tout ou partie des index
  24. 24. De la même manière l’emplacement ou est stocké le document récupéré, peut permettre d’affecter automatiquement tout ou partie des index
  25. 25. LAD/RAD :
  26. 26. Méthode préconisée pour les gros volumes de documents et pour les documents semi-structurés ou structurés
  27. 27. LAD : lecture automatique des documents pour extraction des métadonnées
  28. 28. RAD : reconnaissance automatique des documents pour faciliter le travail d’indexation</li></ul>Traitements<br />Vidéo-codage<br />Traitement par CAB<br />Traitement par analyse de structure et répertoire<br />Lecture Automatique<br />Reconnaissance Automatique<br />
  29. 29. Bannette ELECTRONIQUE<br />BannetteElectronique<br /> Chaque utilisateur de Galax-e peut bénéficier d’une bannette électronique, ou boîte aux lettres.<br /> Dans cette BAL, l’utilisateur pourra accéder à un ensemble de fonctionnalités pour le traitement de chaque message : <br /><ul><li> Ajout d’une note écrite
  30. 30. Ajout d’une note vocale
  31. 31. Envoi du document à un collaborateur
  32. 32. Ajout de documents attachés
  33. 33. Réalisation et insertion d’une réponse à un courrier entrant
  34. 34. Ajout d’éléments d’index, pour insertion automatique du(des) document(s) dans l’archivage</li></ul> Cette BAL contient aussi un client de messagerie vous permettant de récupérer l’ensemble de vos éléments Outlook ou directement depuis votre serveur de messagerie : <br /><ul><li> Email
  35. 35. Agenda
  36. 36. Contacts
  37. 37. Taches</li></ul> Ce client de messagerie permet aussi d’archiver et/ou de traiter facilement tout ou partie de ces éléments<br />Messagerie Intégrée<br />
  38. 38. connecteurs<br /> Différents connecteurs ont été réalisés avec Galax-e , afin d’avoir une intégration des plus poussées.<br /> Les connecteurs LDAP :<br /><ul><li> permettent de récupérer la liste des utilisateurs et des mots de passe pour permettre une unicité
  39. 39. permettent d’aller lire l’annuaire d’entreprise pour récupérer les informations utiles lors d’un traitement documentaire</li></ul>Connecteurs<br />Editique (amont/aval)<br />Messagerie<br />LDAP<br /> En dehors du client de messagerie déjà présent dans Galax-e , il nous est possible de nous connecter pour « observer » certaines adresses emails afin de pouvoir mettre en place des règles d’archivage automatique des emails selon des critères définis avec l’entreprise tels que : <br /><ul><li> le sujet du mail comporte un certain terme
  40. 40. le sujet du mail comporte un code à 6 chiffres et 2 caractères alphanumériques
  41. 41. le destinataire est une boîte générique de type ‘info@mondomaine.com’
  42. 42. le corps du mail contient une suite de termes précis comme ‘demande de renseignement’
  43. 43. le corps du mail contient un code identifiant un contrat et dont la syntaxe est mm.yyyy.client.service
  44. 44. ou un subtil assemblage de tous ces critères</li></ul> Un connecteur complet à été mis en place avec les solutions d’éditique de Lasernet afin de :<br /><ul><li> Récupérer et archiver automatiquement des documents produits
  45. 45. Envoyer des documents automatiquement en workflow depuis des conditions et une liste d’utilisateurs traités dans Lasernet
  46. 46. Intégrer des possibilités de mise en forme dynamique dans des documents émis depuis Galax-e
  47. 47. Permettre de créer de manière simple la génération de formulaires qui seront traités une fois remplis dans Galax-e</li></li></ul><li>workflow<br />Exemple de workflow de document<br />Workflow<br /><ul><li> créer un document à partir d’une demande (par exemple nouvelle procédure Qualité)
  48. 48. le rédiger à partir d’un modèle Word, stockage local pendant la rédaction (l’idéal étant d’utiliser la gestion du versionning si nécessaire)
  49. 49. le faire relire
  50. 50. le faire corriger si les critères de relecture ne sont pas satisfaits
  51. 51. le faire valider
  52. 52. le corriger si les critères de publication ne sont pas satisfaits
  53. 53. le faire publier, classer en GED</li></ul> Il existe plusieurs type de workflow : documentaire, formulaire, métier<br /> On entend par workflow document, tout processus consistant à faire circuler des documents d’un utilisateur à un autre. <br /><ul><li> C’est donc un simple « circuit  de routage’ des documents permettant à ces derniers de suivre un trajet prédéfini, pouvant être modifié par un des participants selon les cas.</li></ul> Un workflow de formulaire, prendra en compte la réception lors de sa première étape d’un formulaire « rempli » et non d’un document. <br /><ul><li> Les informations contenu dans le formulaire peuvent ensuite servir à différentes étapes auprès de différentes personnes et/ou services.
  54. 54. En fin de workflow, le formulaire génère souvent une action d’intégration avec un outil de gestion de l’entreprise.</li></ul> Enfin, le workflow métier, quant à lui, correspond à un suivi très particulier d’un processus métier dans une entreprise, et demande des interactions avec les outils de gestion présents dans l’entreprise :<br /><ul><li> Un exemple très parlant de workflow métier est le traitement des facture fournisseurs, de leur scan, jusqu’au déclenchement des règlements, en passant par le rapprochement comptable, et la gestion de toutes les règles associées.</li></li></ul><li>Flux sortants<br /> Que ce soit depuis la Bannette Virtuelle, ou depuis l’Archivage, il est important à tout moment de pouvoir transférer les documents archivés.<br /> De la même façon que pour les flux entrants nous fonctionnons en mode non intrusif, en nous intégrant avec les applications déjà présentes dans le SI de l’entreprise<br /> Plusieurs modes d’envois sont à votre disposition : <br /><ul><li> Impression : sur n’importe quelle imprimante accessible
  55. 55. Fax : par l’intermédiaire d’un serveur de fax interne ou externe
  56. 56. Email : en relation avec votre serveur de messagerie
  57. 57. FTP : via n’importe quel serveur FTP (standard ou opensource)</li></ul> L’intégration avec La Poste consiste dans un envoi sur leurs serveurs dans les formats attendu de vos courriers, que vous désiriez les envoyer en mode standard, ou avec recommandé et accusé de réception : <br /><ul><li> Récupération des accusés de réception pour les inclure dans l’archivage
  58. 58. Envoi automatique selon les normes définies avec La Poste
  59. 59. Cela vous permet de ne plus avoir à gérer l’impression, la mise sous pli, et l’affranchissement de vos courriers sortants
  60. 60. Un contrat doit être établi entre l’entreprise et la poste.</li></ul> Il est aussi possible de ne pas envoyer les documents mais simplement de les rendre accessibles via une interface<br />Sorties<br />Print<br />Fax<br />Email<br />FTP<br />
  61. 61. Mode de consultation<br />Consultation<br /> Il est important de pouvoir consulter facilement les documents archivés et de s’adapter aux besoins de mises à disposition de ces documents auprès de différents types d’utilisateurs. <br /> Actuellement nous avons plusieurs manières de pouvoir consulter les documents archivés : <br /><ul><li> Via le client windows de Galax-e :
  62. 62. Ce client doit être installé sur le poste de l’utilisateur
  63. 63. Un identifiant et un mot de passe sont nécessaire pour y accéder.
  64. 64. L’interface permet d’avoir accès à toutes le fonctionnalités précédemment décrites (archivage, bannette, workflow, distribution )
  65. 65. Via une mise à disposition web temporaire
  66. 66. Création d’une page web indépendante du serveur d’archivage
  67. 67. L’accès peut ou non nécessiter un mot de passe
  68. 68. Envoi par email du lien vers la personne ciblée
  69. 69. Via vos outils de gestion
  70. 70. Possibilité d’intégrer automatique des liens vers les documents archivés
  71. 71. Insertion de ces liens dans les fiches correspondantes (cliens, fournisseur, produit …)</li></ul>Client Windows<br />Client Web<br />ERP<br />

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