1. 10 Tips de manejo de hojas en Excel
10 Tips para Excel para tener un manejo optimo de las
hojas de un libro en Excel.
Muchas son las mejoras que podemos hacer dentro de un
libro de MS Excel para trabajar más cómodo y poder tener
organizadas las hojas de manera que sea fácil y sencillo encontrar la información dentro
del libro, a continuación te indicaremos 10 tips interesantes para el uso adecuado de las
hojas en MS Excel.
1. Color y nombre de la etiqueta: De manera visual podemos
detectar el color y nombre de la hoja por eso es importante que renombremos la hoja y
asignemos un color a la etiqueta, por ejemplo al tener varias hojas dentro de un libro
pero cada una cumple una función, visualmente mediante el color identificamos de
forma rápida cual es la hoja que estamos buscando.
2. Tamaño de la hoja (Filas y Columnas): En relación al
volumen de datos que estemos manejando es importante decir que muchas veces de
manera errada se coloca toda la información en una hoja, lo que hace una tarea tediosa
buscar alguna información más aun cuando se maneja grandes volúmenes de datos, la
recomendación para este caso es que las hojas de los libros deben tener un tamaño
ajustado para la función que estén diseñadas, por ejemplo si una hoja es de entrada de
datos esta debe estar preparada para cargar los datos para que mediante otra se generen
los cálculos.

2. 3. Fórmulas en hojas: Posiblemente ya se te ha presentado que al tener un
libro con grandes cantidades de información tiende a ralentizarse la herramienta ya que
al tener varias hojas simultáneamente calculando formulas se ocupa más capacidad de
procesamiento de nuestros computadores, por tal motivo hay varias alternativas que
puedes usar para minimizar la lentitud provocada por los cálculos:
• Emplea tablas dinámicas en los casos que sea posible y así resumes en gran
porcentaje los datos que deseas calcular.
• Pasa a valores los datos que ya están calculados, como recomendación solo deja
una línea activa con la fórmula para que luego mediante VBA puedas copiar esa
fórmula a los campos deseados y así reduces el consumo de procesamiento del
PC para solo calcular al momento de generar nuevos resultados.
• Normaliza los datos con los que vayas a trabajar esto te va ahorrar tiempo
valioso para realizar los cálculos.
4. Encabezado en las
tablas
Toda tabla debe llevar un buen titulo o
encabezado esto va a permitir a los
usuarios que entregamos los archivos con
la información reconocer de una forma
expedita que datos y resultados están
observando. Principalmente los títulos
deben ir sobre la tabla de datos y el
mismo debe estar asociado directamente con los valores mostrados.
5. Formato de celdas
Mediante la ficha formato de celdas
dispones de una amplitud de opciones para
dar formato a una o a un grupo de celdas,
ya que de seguro dentro de la
normalización de los datos debes dar un
formato a un grupo de celdas. Por ejemplo
si tienes un reporte diario de ventas y la
fecha en la que vienen los datos es así:
2010-02-19 (Año – Mes y Día) pero para entregar los resultados correctamente, a las
fechas debemos darle un formato de fechas más acorde a región asociada (En este caso
Venezuela), el formato que debemos aplicar entonces va a ser: 19/02/2010 (Día – Mes y
Año). Conocer y emplear más a menudo las opciones disponibles de Formato de celdas
en verdad te va a facilitar el trabajo dentro de tus actividades cotidianas. Por acá tienes
un enlace en donde encontraras un tutorial dedicado a la ficha Formato de celdas:
http://excellentias.com/tutorial-excel-ficha-formato-de-celdas/

3. 6. Automatización de
procesos repetitivos
Muchos son los procedimientos que nos ha
tocado hacer más de una vez en Excel, por
eso es importante que logremos desarrollar
mediante VBA rutinas que nos faciliten
hacer esas tareas que sabemos que nos
quitan tiempo que podemos invertir en
otras actividades, de verdad Excel posee
una amplia gama de posibilidades para
poder rendir el tiempo de nuestras tareas.
Si no conoces como hacerlo no dudes en
hacer una consulta o no dejes de visitar
algunos de los artículos que tenemos en el
portal sobre Macros en Excel, adicionalmente puedes poner en practica desde la rutina
mas básica y paulatinamente iras aprendiendo a automatizar tus libros de Excel.
7. Botones de desplazamiento entre hojas Cuando tenemos una
gran cantidad de hojas en un libro de Excel siempre es
bueno tener botones que nos permitan desplazarnos entre
las mismas puesto que de seguro no tenemos que
desplazarnos por todas las hojas para encontrar la hoja que
estamos buscando, para esa tarea puedes crear botones que
te dirijan a las hojas clave del libro con el que estés
trabajando o también tener unos botones que te permitan
desplazarte por el libro con comodidad, aquí tienes un
tutorial http://excellentias.com/macro-cambiar-hojas-excel/
donde explicamos como a través de una sencilla macro en
VBA como puedes hacerlo, adicionalmente tienes este otro
enlace de nuestra colega Debra Dalgleish de su pagina
Contextures http://www.contextures.com/excel-vba-worksheet-macro-buttons.html
donde detalla de manera excelente como agregar botones para desplazarse entre las
hojas de un libro de Excel.
8. Empleo de Métodos
Abreviados: Para moverse con mayor
rapidez dentro de la hoja de un libro de Excel
podemos emplear algunos métodos abreviados
mediante el teclado que ayudan bastante ya que
si la hoja tiene un gran volumen de datos es
muy tedioso desplazarse al final o al comienzo
de la hoja con el uso del ratón, aquí tienes un
articulo en donde dispones de algunos métodos
abreviados: Métodos Abreviados en Excel que
de seguro serán de gran utilidad en tus actividades.

4. 9. Formato
condicional: Muchas
veces por desconocimiento
no empleamos todas las
opciones y funcionalidades
de las que dispone Excel,
por ejemplo en algunos
casos queremos resaltar
valores dentro de una tabla,
hacer énfasis en resultados
de acuerdo a criterios que
establezcamos sin la
necesidad de usar gráficos
pues afortunadamente
tenemos disponible en Excel
el Formato Condicional que
nos permite enfatizar
valores, visualizar datos según unos criterios que seleccionemos con anterioridad, aquí
les dejamos un enlace Formato Condicional con todo el tutorial para que pongan en
practica esta funcionalidad de Excel.

5. Formato condicional de Excel
¿Qué es el formato condicional de Excel? El formato condicional de Excel es la
manera de decirle a a la herramienta el formato de todas las celdas que respondan a un
criterio en cierta manera. Por ejemplo puedes utilizar el formato condicional para
cambiar el color de la fuente de todas las celdas con valores negativos o cambiar el
color de fondo de las celdas con valores duplicados.
¿Por qué utilizar el formato condicional? Se puede cambiar manualmente el formato
de las celdas que cumplan un criterio, pero esto sería un proceso engorroso y repetitivo,
especialmente si tienes un gran conjunto de valores o sus valores cambian con
frecuencia. Es por ello que debes utilizar el formato condicional, para cambiar el
formato de forma automática cuando una celda cumpla con ciertos criterios.
¿Cómo puedo aplicar formato condicional? Esto es muy simple.
1º. , selecciona las celdas a las que deseas dar formato condicional,
2º. , en la cinta de opciones selecciona Menú Inicio, Formato condicional y escoges la
regla que desea aplicar a las celdas seleccionadas.

6. En Excel 2007 existen 5 tipos de reglas generales del formato condicional que podemos
utilizar en distintos casos:
Resaltar reglas de celdas
Reglas superiores e inferiores
Barras de datos
Escalas de color
Conjunto de iconos
Algunos ejemplos aplicando formato condicional:
Esto es solo una breve introducción a la amplia gama de utilidades que nos ofrece el
formato condicional en Excel 2007 ya que a través de esta novedosa funcionalidad es
mucho más sencillo destacar los detalles que deseamos apreciar en un conjunto de
datos.
10. Asignar nombres rangos en Excel: En MS Excel además de
las referencias habituales a celdas en las funciones o fórmulas existe la posibilidad de
asignar nombre a un rango de datos lo que te permite realizar cálculos empleando tan
solo referencias a los nombres asignados, en el siguiente enlace Asignar nombre a
rangos en Excel podrás encontrar un tutorial donde explicamos en detalle como emplear
esta funcionalidad de Excel.

7. Como asignar nombre a un rango de datos en Excel
En MS Excel además de las referencias habituales a celdas en las funciones o fórmulas
existe la posibilidad de asignar nombre a un rango de datos lo que te permite realizar
cálculos empleando tan solo referencias a los nombres asignados, te explicamos a
continuación como utilizar efectivamente este comando.
¡En práctica!
Por ejemplo si tenemos las ventas de 5 productos de una ferretería en el primer semestre
del año 2010 y queremos sumar solo las ventas en esos meses de los “Martillos” y
“Palas”, pues veamos a continuación como obtener el resultado deseado asignándole
nombre a dos rangos de celdas.
Existen dos formas básicas de asignar nombres a rangos en MS Excel, una es a través
del Cuadro de nombres ubicado en la parte izquierda de la Barra de formulas tal como
se muestra en la imagen anexa:
Y la otra manera es mediante la ficha Formulas/ Grupo Nombres definidos/ Botón
Asignar nombre a un rango. (Para MS Excel 2007).
Para MS Excel 2003 vas a la Barra de herramientas/ Insertar/ Nombre/ Definir.
La tabla de datos sobre la que vamos a trabajar es la siguiente:
Si la solicitud indica que debes sumar los totales de ventas para “Martillos” y “Palas”
para todo el primer semestre del año 2010 debes escoger el rango B2:G2 para el rango
de celdas de los “Martillos” y para el rango de celdas de las “Palas” debes escoger de
B6:G6:

8. Como puedes notar por comodidad y funcionalidad empleamos el Cuadro de nombres
para asignarle nombre a esos rangos de datos, por último realizas la suma de los
productos antes mencionados y listo tienes el ejemplo solucionado utilizando nombres
de rangos.
Asignarle nombre a rangos es siempre muy útil además de que podemos emplearlo en
un sinfín de tareas en MS Excel.