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La Digital Economy nei processi amministrativi dell’impresa: la fatturazione elettronica
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La Digital Economy nei processi amministrativi dell’impresa: la fatturazione elettronica

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Serata Digitale del 25 ottobre 2012, Biella. Presentazione di Roberto Menta, Sistemi di Pagamento Gruppo Banca Sella

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Transcript

  • 1. La Digital Economy nei processi amministrativi dell’impresa: LA FATTURAZIONE ELETTRONICA Roberto Menta Sistemi di Pagamento – Banca SellaBiella, 25 ottobre 2012
  • 2. “ECONOMIA DIGITALE” Fatturazione ElettronicaFATTURAZIONE ELETTRONICA RA CA U I TT ON FA TR E EL EFFICIENZA PROCESSI AZIENDALI COMPETITIVITA’ RIDUZIONE QUALITA’ EFFICACIA COSTI PROCESSI PROCESSI
  • 3. “ECONOMIA DIGITALE” Fatturazione ElettronicaSI PUO’ FARE ASPETTI TECNICI affidabili e accessibili firma digitale, marca temporale sistemi di gestione massiva di documenti storage sicuri soluzioni di scansione SW di riconoscimento automatico caratteri (OCR) canali di comunicazione (PEC, EDI, CBI…) NORMATIVA tracciati standard definiti e interoperabili chiara e completa permette di dematerializzare tutti i documenti del ciclo dell’ordine e conservarli in digitale opponibilità a terzi in sede giudiziaria definisce come conservare come trasmettere in formato elettronico
  • 4. “ECONOMIA DIGITALE” Fatturazione ElettronicaPRINCIPALI MODELLI Conservazione sostitutiva - Conservazione attivo Integrazione ciclo - Digitalizzazione e cons. passivo ordine-pagamento Fatturazione elettronica Gli scambi documentali sono sostituiti da flussi elettronici Strutturati Accordo tra cliente e fornitore per lo scambio di fatture in elettronico - Integrazione Ciclo Ordine-Fattura (Formato Strutturato o Non strutturato) - Integrazione Ciclo Fattura-Pagamento - Completa Integrazione e Dematerializzazione
  • 5. “ECONOMIA DIGITALE” Fatturazione ElettronicaBENEFICIE’ possibile approcciare il progetto in modo progressivo minimizzando così l’impatto sui processi BENEFICI: economici, di processo ed ecologici BENEFICI TEMPO PAYBACK FONTE BENEFICI - Carta, Toner Conservazione - Spazio occupato da archivi sostitutiva Da 1 € a 3 € a < 1 anno documento - Efficienza e rapidità (ricerca documenti) Costi di trasmissione Fatturazione Produttività (riduzione tempi di elettronica Da 8 € a 12 € a < 1 anno fattura registrazione delle informazioni - no data entry) Qualità, accuratezza dei dati Integrazione Ciclo (costi di gestione e risoluzione Da 30 € a 80 € a < 1 annoOrdine - Pagamento delle inaccuratezze - ciclo disallineamenti delle informazioni) FONTE: “Osservatorio Fattura Elettronica” del Politecnico di Milano
  • 6. “ECONOMIA DIGITALE” Fatturazione ElettronicaDATI E TREND IN UE Penetrazione fattura elettronica in Europa 30 Mld di fatture / anno scambiate in UE Le fatture elettroniche rappresentano solo il 10% del totale Trend di adozione positivo + 32-35% (2010/2011)Fonte: Billentis 2011 spinte normative iniziative di standardizzazione maggiore consapevolezza da parte delle imprese sui benefici derivanti
  • 7. “ECONOMIA DIGITALE” Fatturazione Elettronica IL CONTESTO NORMATIVO E’ MATURO2004 Norme sulla fatturazione Disciplinano lemissione, larchiviazione e la conservazione della fattura elettronica D.Lgs. 20 febbraio 2004, n. 52 - D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82 Finanziaria Obbligo fattura elettronica nei rapporti con le PA 2008 Gli operatori economici sono tenuti ad emettere e trasmettere le fatture esclusivamente in forma elettronica, nonché a procedere alla loro archiviazione e conservazione sostitutiva. Individuazione del gestore del sistema di interscambio I decreto Dectreto del 7 marzo 2008 ha individuato il soggetto tecnico Agenzia delle Entrate tramite attuativo Sogei – Società generale di informatica spa. II decreto In fase di approvazione attuativo Vengono stabilite le modalità operative Direttiva In vigore dal 1 gennaio 2013 2010/45/UE Il MEF ha bandito una consultazione per l’entrata in vigore della direttiva Europea2013
  • 8. “ECONOMIA DIGITALE” Fatturazione ElettronicaIL RECEPIMENTO DELLA DIRETTIVA 2010/45/UEDal 1 Gennaio 2013 cambieranno alcune cose in materia fiscalecompreso la Fatturazione Elettronica Cambio di approccio del governo sulla FATTURA ELETTRONICA La fattura elettronica ha la stessa possibilità di frode della fattura cartacea
  • 9. “ECONOMIA DIGITALE” Fatturazione ElettronicaIL RECEPIMENTO DELLA DIRETTIVA 2010/45/UE Fattura elettronica: emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico subordinato all’accettazione da parte del destinatario • Accettazione e non più accordo tra le parti • Accettazione espressa o tacita Autenticità, Integrità e leggibilità del contenuto sono assicurati tramite • Firma elettronica avanzata o digitale • Trasmissione elettronica di dati EDI • Adeguato controllo di gestione o altra tecnologia (sistemi di controllo di gestione che assicurino un collegamento affidabile tra la fattura e la relativa cessione di beni o una prestazione di servizi)
  • 10. “ECONOMIA DIGITALE” Fatturazione ElettronicaIL RECEPIMENTO DELLA DIRETTIVA 2010/45/UE Conservazione delle fatture Fatture elettroniche: modalità elettronica obbligatoria Fatture cartacee: modalità elettronica o cartacea Applicazione del DM 23/01/2004 debitamente aggiornato (verrà allungato il termine dei 15 gg) Stampa delle fatture trasmesse in via elettronica equivale a mancata accettazione delle fatture elettroniche
  • 11. “ECONOMIA DIGITALE” Fatturazione ElettronicaCONSERVAZIONE DELLE FATTUREAltre informazioni deve essere effettuata con cadenza almeno quindicinale qualora il contribuente decida di procedere alla conservazione elettronica dialcune fatture dovrà operare uniformemente per tutte le fatture relative almedesimo periodo la conservazione può essere effettuata individuando all’interno di ciascunacategoria (fatture attive/fatture passive) diverse tipologie distinguibili tra di loro(fatture elettroniche/fatture analogiche) distinte da diverse serie di numerazioneprogressiva e registrate in appositi registri sezionali.
  • 12. “ECONOMIA DIGITALE” Fatturazione ElettronicaCONSERVAZIONE DELLE FATTURECosa significa implementare un progetto di Conservazione Sostitutiva Individuare una figura Responsabile della conservazione Progettare il processo tecnico-organizzativo di conservazione Acquisire gli strumenti tecnici adeguati Digitalizzare i documenti Effettuare la conversione informatica Implementare il processo di conservazione sostitutiva Esibire i documenti agli organi preposti Integrare con i gestionali e gli altri software aziendali Predisporre il manuale della conservazione
  • 13. “ECONOMIA DIGITALE” Fatturazione ElettronicaRAPPORTI DI FORNITURA CON LA PUBBLICA AMMINISTAZIONE Tutte le imprese che forniscono beni e servizi al settore pubblico saranno tenute, sulla base di un decreto attuativo* in corso di emanazione, ad emettere fatture esclusivamente in formato elettronico. Le aziende: avranno certezza nei pagamenti da parte della PA con tempi più rapidi e costi ridotti; potranno cogliere l’opportunità di migliorare i propri processi estendendo la fattura elettronica anche a tutti gli altri rapporti commerciali.*Decreto attuativo dell’art. 1, comma 213 della legge n. 244, del 2007 (Finanziaria 2008 sullobbligo di fattura elettronica nei rapporti con la P.A)
  • 14. “ECONOMIA DIGITALE” Fatturazione ElettronicaIL SOLE 24 ORE DEL 18 OTTOBRE 2012 Manca solo un passaggio formale al Consiglio dei Ministri DECORRENZA dall’entrata in vigore - 12 mesi Ministeri, Agenzie fiscali, Enti nazionali di previdenza e assistenza sociale - 24 mesi altre amministrazioni - manca un DM per le amministrazioni locali
  • 15. “ECONOMIA DIGITALE” Fatturazione ElettronicaPUBBLICA AMMINISTRAZIONE - IL SISTEMA DI INTERSCAMBIO SDI Sistema pubblico Fatture di Interscambio Fornitori Ricevute/notifiche P.A. Fatture Ricevute/notificheSu www.indicepa.gov.it SDI. Struttura tecnica Gli Intermediari offrono I fornitori della PAverranno inserite le P.A. istituita dal MEF che servizi per la dovranno inviareche dovranno ricevere presidia il processo di predisposizione e/o fatture in formatole fatture elettroniche ricezione e successivo trasmissione delle fatture elettronico inoltro delle fatture elettroniche: elettroniche alle PA emettono, se richiesto, le destinatarie fatture; trasmettono le fatture a SDI; adempiono, se richiesto, agli obblighi di conservazione sostitutiva
  • 16. “ECONOMIA DIGITALE” Fatturazione ElettronicaPUBBLICA AMMINISTRAZIONE - IL SISTEMA DI INTERSCAMBIO Verranno accettate fatture con le seguenti caratteristiche fatture in formato XML con un riferimento temporale firmato elettronicamente tramite un certificato di firma elettronica qualificata non contenente macroistruzioni o codici eseguibili tali da attivare funzionalità che possano modificare gli atti, i fatti o i dati nello stesso rappresentati.
  • 17. “ECONOMIA DIGITALE” Fatturazione ElettronicaPUBBLICA AMMINISTRAZIONE - IL SISTEMA DI INTERSCAMBIO Abbiamo già affettuato i TEST con SOGEI Il sistema C’E’ ed è ATTIVO
  • 18. “ECONOMIA DIGITALE” Fatturazione Elettronica PROCESSO MANUALE MITTENTE spedizione all’ufficio produzione stampa ordinamento imbustamento postale/organizza la archiviazione fatture fatture per cliente fattura consegna fattura UFFICIO POSTALEDESTINATARIO controllo codice controllo e apertura posta e controllo approvazione per il fattura con fornitore e speseregistrazione data inserimento pagamento Riconciliazione con archiviazione arrivo fattura ordine altri documenti fattura dati
  • 19. “ECONOMIA DIGITALE” Fatturazione ElettronicaFATTURAZIONE ELETTRONICA – PROCESSO AUTOMATICOMITTENTE produzione archiviazione fatture elaborazione fatture nel formato appropriato sostitutiva invio multicanale delle fatture poste Pubblica portale guest rete CBI eMail altre reti (es. EDI) Amministrazione
  • 20. “ECONOMIA DIGITALE” Fatturazione ElettronicaFATTURAZIONE ELETTRONICA – PROCESSO AUTOMATICORICEVENTE normalizzazione portale guest rete CBI eMail altre reti (es. EDI) poste fatture multiformato registrazione archiviazione fatture elaborazione fatture ricevute sostitutiva
  • 21. “ECONOMIA DIGITALE” Fatturazione ElettronicaVANTAGGI Flessibilità e adattabilità con tutti i formati delle fatture maggiormente utilizzati Semplice integrabilità e personalizzazione del servizio con il proprio gestionale Dare in outsourcing l’aggiornamento tecnologico e normativo per la conservazione sostitutiva Conservazione sostitutiva a norma (formato digitale integro e autentico disponibile nel tempo) Aumento del livello di automazione delle attività dimpresa Eliminazione carta, buste, francobolli Eliminazione di ritardi e disguidi legati all’invio cartaceo delle fatture Riduzione dei tempi di ricerca dei documenti (accesso on line ai documenti) Fruizione immediata dei documenti fiscali all’interno dell’azienda
  • 22. “ECONOMIA DIGITALE” Fatturazione ElettronicaQUALE APPROCCIO
  • 23. “ECONOMIA DIGITALE” Fatturazione ElettronicaQUALE APPROCCIO - Specifiche attività - Aree operative - Efficienze operative R APPROCCIO PE LE POTENZIALITA’ DELL’ECONOMIA DIGITALE PROCESSI POSSONO ESSERE SFRUTTATE A PIENO
  • 24. “ECONOMIA DIGITALE” Fatturazione Elettronica Grazie per l’attenzione Roberto Menta - Banca Sella S.p.A.