Congreso

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Congreso

  1. 1. Congreso<br />Es una reunión o conferencia, generalmente periódica, en que los miembros de una asociación, cuerpo, organismo, profesión, colectivo, etc., se reúnen para debatir cuestiones previamente fijadas. Entre las características principales podemos destacar: la exposición y debate de múltiples ponencias, asistencia de personas con un alto nivel profesional, intereses comunes, presentaciones de nuevos avances o descubrimientos en determinadas materias, Otro factor determinante es la duración del mismo. Según los expertos debe al menos durar de 3 a 5 días, para poderle llamar congreso. En caso contrario, podría catalogarse de conferencia, convención o asamblea, entre otros.<br />¿Cuál es su finalidad?<br />Puede ser múltiple y diversa. Desde dar a conocer nuevos avances en cualquier campo de la ciencia, la tecnología o la medicina, hasta tener un carácter cultural, social o político. Todo depende de la finalidad que los organizadores del mismo deseen tener como objetivo<br />Estos organizadores son lo que conforman el denominado Comité Organizador, que son los encargados de gestionar la mayor parte de los aspectos del congreso, y que estará compuesto por un ramillete de profesionales de las más diversas áreas<br />¿Dónde se celebran?<br />La elección del lugar de celebración de un congreso puede ser múltiple o diversa. Puede ser un lugar "tradicional" y en el que siempre se celebra ese congreso desde su inicio (desde su primera edición), o puede ser seleccionado por medio de candidaturas, que presentan los futuros organizadores del mismo, exponiendo los medios con los que cuentan, el lugar de la ciudad donde tendría lugar, las infraestructuras disponibles en esa ciudad, la capacidad de organización del equipo (comité organizador), etc.<br />La organización del congreso queda siempre a criterio de la entidad que lo promueve, y dependerá de su naturaleza, del ámbito que quiera otorgársele, del número de congresistas que se pretenda reunir, e incluso de la importancia y publicidad que se pretenda otorgarle<br />Comité de Honor<br />El Comité de Honor es el órgano de representación institucional que respalda un evento. Suele estar integrado por autoridades de la Administración y personalidades del sector. <br />Comité Organizador<br />Es el órgano de gestión de un congreso, integrado por personas relevantes y prestigiosas en el ámbito temático del congreso. Está dirigido por el Presidente del Congreso y formado por los interesados en su organización.<br />La estructura básica de un comité organizador es:<br />Presidente.-Vicepresidente.-Secretario.- Vocales y Coordinadores<br />Para ello es necesaria la intervención de un equipo de expertos que entiendan los distintos servicios que se requieren.<br />LAS COMISIONES<br />Se compone a una lista de miembros Destacados que constituye la comunicación de honor del congreso. Aunque cada congreso tiene una modalidad Propia para la constitución de sus órganos Específicos. <br />Las actividad se forma un comité ejecutivito que Define y prueba que forma grupos de trabajo, como son el despacho administrativo, la prensa, Las publicaciones, la realizaciones de las sesiones, Las realizaciones publicas y el ceremonial <br />Los congresos los financian el comité de Finanzas cuenta con el dinero de la inscripción de los participantes y van con las Empresas involucradas con el turismo, con las comunicaciones y el comercio. también se encargar del alquiler de espacios y el lugar en donde se realizan las reuniones.<br />La organización consiste en la planificación de Ceremonias de inauguración y de clausura y las Actividades relacionadas con los delegados. La estructura integrada por sesiones plenarias, Comisiones, conferencias y seminarios que Permiten estimar los costos y calcular los presupuestos necesarios. En este tema es necesario Considerar los siguientes temas: <br />Establecer los objetivos del congreso<br />*determinar la cantidad y calidad<br />*hacer un estudio previo<br />*elaborar un programa<br />*iniciar los contactos con las instituciones<br />*obtener el material que se presentara a las potencias<br />*reservar los espacios necesarios<br />*seleccionar los hoteles<br />*elaborar un programa social<br />*armar un programa turístico<br />*preparar un programa técnico<br />*organizar los traslados<br />*preparar material<br />*administrar los fondos del congreso.<br />El Ceremonial: Es la oficina que tiene a su cargo la atención y el agasajo de las delegaciones y las tareas referidas al tratamiento de los congresistas. Interviene directamente en todas las ceremonias a que dé lugar la conferencia y donde el protocolo y la cortesía son requisitos de una buena relación: la recepción de los congresistas, los actos de inauguración y de clausura, las presentaciones, las visitas y las comidas programadas, las excursiones, los programas especiales para los acompañantes, y cualquier otra contingencia durante el desarrollo de las demás actividades. <br />Información sobre las delegaciones <br />Una vez conocida la fecha de iniciación del congreso y su duración, es necesario tener la nómina de las delegaciones para luego preparar el plan general de acción. Con cierta anticipación, se envía un formulario a cada participante para que pueda remitir a la Secretaría de la Organización el nombre completo, la  dirección, el teléfono, el nombre de la institución a la pertenece, el cargo, si llegará acompañado, el día de llegada al país, la compañía aérea y el número de vuelo así como los mismos datos referidos al regreso. <br />Recepción en el Aeropuerto <br />Los congresistas serán recibidos por personal de Ceremonial especialmente destacado. Si una delegación es presidida por una alta personalidad, también debe concurrir a recibirlos un miembro importante de la delegación local. <br />Salas de reuniones <br />Una perfecta organización exige que los salones donde han de desarrollarse las sesiones ofrezcan todas las comodidades: las cabinas para las traducciones simultáneas, los auriculares necesarios, la Secretaría, la oficina de prensa, la de periodistas, la sala principal de reuniones y pequeños salones para el trabajo de las distintas comisiones; teléfonos para llamadas locales e internacionales, telefax y una estafeta de correos<br />Atención especial para VIP <br />Expositores de primer nivel e invitados especiales reciben el tratamiento especial de los VIP (Very important person). Se les brindan las mayores comodidades desde que llegan hasta que parten, respecto de las reservas de pasajes y de las ubicaciones en los aviones, el uso del salón VIP, atención de los trámites relacionados con la documentación, el equipaje, los trámites migratorios, policiales y aduaneros, y todo lo referido al hospedaje<br />Las inscripciones  <br />La recepción de los invitados especiales y los preparativos previos a la inauguración de un congreso no permiten dar una adecuada atención a la inscripción de las delegaciones el mismo día de la inauguración<br />.El Programa social         <br />Comprende tanto la recepción de bienvenida como las de apertura y de clausura. <br />Las jornadas de inauguración y de clausura <br />Son dos ceremonias y cada una requiere su propia organización. La oficina de Ceremonial interviene en la preparación de un salón con capacidad para todos los participantes; se encarga  de ordenar la ornamentación con las banderas de los países representados, y se ocupa de la ubicación de las autoridades del Congreso y de los invitados especiales. <br />Convención<br /> Según la definición dada por la Spain Convention Bureau, entidad dependiente de la Federación de Municipios y Provincias de España, una convención es un evento de vocación privada, generalmente organizado por una sola empresa, con una duración mínima de dos días y al menos cincuenta participantes. Las convenciones están orientadas a la generación de negocio y lo habitual es que tan solo asistan miembros de la empresa o empresas organizadoras. La Spain Convention Bureau agrupa a las principales ciudades españolas por organización de congresos (ver enlace externo).<br />Las razones por las que se organiza una convención son diversas, destacando entre ellas las siguientes:<br />lanzamiento de un nuevo producto, marca o imagen corporativa.<br />presentación de nuevos avances, estudios o innovaciones sobre un tema en concreto.<br />motivación del personal de una compañía<br /> Organización de un convención<br />A la hora de poner en marcha una convención o jornada, hay que tener en cuenta cuatro componentes:<br />el lugar en que se celebrará, que deberá ser lo suficientemente amplio y agradable como para acoger cómodamente a los invitados y que la reunión se desarrolle con éxito. Asimismo, deberá contar con instalación de megafonía y de proyección audiovisual así como de tarima o escenario desde donde expongan los ponentes, realicen mesas redondas, etc.<br />el alojamiento, que no debe estar muy alejado del lugar de reunión<br />el transporte de los convocados a la misma<br />la alimentación, para lo que habrá que prever el suministro de café y bebidas para las pausas de la convención, así como la organización de comidas y cenas para los asistentes durante el periodo de duración.<br />Las entidades organizadoras intentan buscar entornos lo más atractivos posibles para maximizar el tiempo invertido y organizar otras actividades complementarias. Según estadísticas españolas, un tercio del gasto se destina al pago del alojamiento y otro tanto a satisfacer los gastos del evento incluyendo alquiler del salón y la organización. Las actividades contratadas para la convención o jornada suponen un quinto del total aproximadamente y el resto se gasta en alimentación y transporte.<br />Simposio <br />Es una reunión de expertos en la que se expone y desarrolla un tema en forma completa y detallada, enfocándolo desde diversos ángulos a través de intervenciones individuales, breves, sintéticas y de sucesión continuada. Los especialistas exponen durante 15 a 20 minutos y un coordinador resume las ideas principales. El auditorio formula preguntas y dudas que los expertos aclaran y responden. <br />Características <br />Los exponentes o personas encargadas de intervenir deben ser expertos en la materia que se va a tratar. <br />Los participantes pueden intervenir, sucesivamente, con el fin de refutar o apoyar las tesis expuestas, aunque la intención no es polemizar sino informar. <br />Quien debe introducir el tema es el coordinador. El coordinador debe a su vez, presentar a cada uno de los ponentes, y enunciar algunos datos de su vida profesional y académica. <br />El público se limita a escuchar, aunque generalmente, al final se da un espacio para hacer preguntas. <br />Ya que, por lo general los temas tratados en los simposios requieren cierto grado de conocimientos y van dirigidos a un público particular, suele distribuirse un abstracto o resumen escrito de los principales puntos que se han tratado en el simposio. <br />¿Cómo se organiza? <br />Antes, durante y después del evento.<br />Proyecto/Precisar Fecha/Fijar los temas/Elegir conferencistas<br />Recabar un archivo o base de datos con información de los integrantes de cada comité (nombre, dirección, matricula, teléfono, carrera, celular y correo electrónico)<br />Monitorear las actividades de los demás comités y apoyar <br />Llevar control de los documentos importantes, convocar a junta, llevar las minutas de las juntas.<br />Pedir a cada comité su presupuesto.<br />Determinar hoteles.<br />Notificar invitados especiales.<br />Elaborar lista de posibles patrocinadores y entregarla a finanzas.<br />Elaborar carta de petición/ Concertar citas con posibles patrocinadores/Preparar campaña financiera. <br /> Registrar Evento.<br /> Autorización del presupuesto. <br /> Autorización de la campaña financiera.<br /> Abrir la cuenta externa. <br />Mandar invitación a los conferencistas/ Solicitar sus currículos y requisitos audiovisuales.<br /> Reservar recinto de las conferencias.<br />Reservaciones en el hotel. <br /> Diseñar el logo, pósters y material impreso.<br /> Checar necesidades de equipo audiovisual.<br /> Actividades para patrocinio – en especie y donaciones.<br /> Confirmar fiestas y registrarlas. <br /> Elaborar programa del evento e itinerario del conferencista.<br /> Definir y contratar hospedaje, transportación y alimentación.<br /> Contratar intérpretes si es necesario<br /> Preparar “coffee breaks” para los recesos. <br />Planear tour y banquete para invitados especiales.<br /> Reclutar voluntarios para colaborar como anfitriones durante el evento.<br />Definir el informe de los anfitriones, mandarlo a hacer en caso de ser necesario.<br />Conseguir recursos técnicos/ Planear stand /Conseguir buen sistema de registro.<br /> Mandar hacer invitaciones y enviarlas/ Mandar a hacer reconocimientos.<br /> Preparar salidas de dinero, con las solicitudes requeridas.<br />Autorización de campañas publicitarias / Mandar a hacer pósters y mantas / Comenzar la promoción.<br /> Conseguir equipo de seguridad y comunicación / Preparar botiquín.<br /> Preparar venta en stands y cuenta para depósitos de foráneos.<br />En caso de necesitarse, contactar con el Gobierno del Estado para recibir al conferencista <br />Mandar hacer papelería (programas, gafetes) <br />Confirmar salones para eventos sociales.<br />Citas en programas de radio y TV. <br />Confirmar hoteles, transporte y alimentación.<br /> Programas, diplomas, reconocimientos y gafetes ya listos.<br />Preparar decoración / Uniforme de anfitriones ya listo.<br />Confirmar prensa, fotógrafos y/o TV que asistirá al evento.<br />Venta en stands y cuenta para foráneos.<br />Realizar el protocolo/ Elegir maestros de ceremonias y ensayar con ellos / Conseguir y organizar a los encargados del filtro de preguntas. <br />Recoger al conferencista en el aeropuerto, atenderlos, preparar su regalo y/o reconocimiento. <br />Seminario<br /> Un seminario es una reunión especializada que tiene naturaleza técnica y académica cuyo objeto es realizar un estudio profundo de determinadas materias con un tratamiento que requiere una interactividad entre los especialistas. Se consideran seminarios aquellas reuniones que presentan estas características. El número de horas es variable. En Congresos o Encuentros pueden tener una duración de dos horas y existen seminarios permanentes que pueden durar uno o hasta dos años, principalmente en Instituciones de Educación Superior. Hay quienes limitan el número de participantes pero ello depende del tema a tratar, de las condiciones físicas para su desarrollo, el conocimiento de la materia de los participantes y el coordinador del mismo. Tratándose de un acto académico de actualización, en algunos casos se puede solicitar una cuota de inscripción. Sin embargo, hay muchas instituciones o cuerpos de académicos que los desarrollan como parte de su carga laboral.<br />Se trata de una actividad o institución académica que tuvo su origen en la Universidad de Göttingen a fines del siglo XVIII: La inventaron los universitarios alemanes para sustituir la palabra cátedra y para demostrar que es posible unir la investigación y la docencia a fin de que mutuamente se complementen y asi poder ayudar a la sociedad con los proyectos a realizar<br />El seminario es un grupo de aprendizaje activo, pues los participantes no reciben la información ya elaborada, como convencionalmente se hace, sino que la buscan, la indagan por sus propios medios en un ambiente de recíproca colaboración. Es una forma de docencia y de investigación al mismo tiempo. Se diferencia claramente de la clase magistral, en la cual la actividad se centra en la docencia-aprendizaje. En el seminario, el alumno sigue siendo discípulo, pero empieza a ser él mismo profesor.<br />La ejecución de un seminario ejercita a los estudiantes en el estudio personal y de equipo, los familiariza con medios de investigación y reflexión, y los ejercita en el método filosófico. El seminario es fundamentalmente una práctica.<br />Conferencia<br />Es una conversación o entrevista entre varias personas para tratar importantes asuntos, políticos, científicos, literarios, etc., o de interés para una comunidad. Es además una exposición analítica y argumentada de un tema, realizado por una sola persona y ante un público considerable. <br />Cuando expones los resultados de tus reflexiones ante una o más personas, es un "discurso" porque se limitan a escucharte y usar su inteligencia para discernir lo que dices. Pero cuando implica dialogar con tus oyentes se convierte en una "conferencia", porque "conferencia" significa básicamente conversar <br />Puede ser presentada en forma escrita<br />Se da a través del dialogo (emisor, mensaje, receptor)<br />Hay un intercambio de preguntas, respuestas, comentarios en el momento que así lo deseen<br />Deberá ser expuesta oralmente ante el auditorio<br />La finalidad es:<br />- exponer<br />- analizar y argumentar una tesis con propósito de persuadir a los oyentes de la veracidad de lo expuesto.<br />ELEMENTOS DE LA CONFERENCIA <br />1.- Un tema especifico. Determinar el asunto que se va a tratar<br />2.- Un enfoque especial. (dependerá de)<br />- nuestra especialidad profesional<br />- el interés especial del auditorio<br />- el nivel académico y cultural del auditorio<br />- la finalidad específica de la conferencia<br />3.- una tesis implícita o manifiesta. Al presentar una tesis no solo es simplemente relatar un hecho, o exponer lo dicho por algunos autores, la conferencia implica la responsabilidad de sostenerla, pues no siempre esta es elaborada por el conferencista.<br />4.- la argumentación de apoyo. Una vez que la tesis ha sido expuesta por el conferencista su paso siguiente es presentar en forma lógica y clara todos los argumentos en que se apoyan sus afirmaciones (justificar)<br />5.- la conclusión. A la presentación y el análisis de los argumentos le sigue, de inmediato la conclusión lógica de lo expuesto, es decir la afirmación categórica que se deduce obviamente, de los razonamientos presentados. Las conclusiones deben ser tan lógicamente apreciables, que el auditorio no tenga ninguna dificultad en comprenderlas.<br />Una buena conferencia es aquella que además de una tesis razonable y bien argumentada, presenta conclusiones lógicas y convincentes <br />A) evitar leer todo el tiempo. Puede resultar aburrido<br />B) control del tono de voz. Debemos de tener información previa del lugar en donde se llevara a cabo, para así saber cómo hablar (el espacio puede estar relacionado con la acústica)<br />C) control del punto de contacto visual. Hacer sentir importante al público, para ello podemos mirar hacia todos los sectores de la sala de conferencia<br />D) control del lenguaje corporal. Utilizar adecuadamente el movimiento de nuestros brazos y manos, además si estamos todo el tiempo de pie será más dinámica la conferencia<br />E) trato respetuoso y cuidadoso de la audiencia. Debemos evitar dirigirnos al público mediante el tuteo<br />F) recabar datos del auditorio. Para que nuestro discurso llegue claramente e interese a todos, podríamos averiguar previamente el rango de edades, y las características ocupacionales o profesionales de los asistentes<br />G) moderar trato con el público asistente ante la consulta de algún participante de la conferencia, debemos de evitar incurrir en discusiones interminables. Debemos de manejar un criterio amplio de opiniones<br />

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