Este documento describe diferentes técnicas para organizar eventos como conferencias, congresos, paneles, seminarios, torbellinos de ideas y mesas redondas. Explica los tipos y características de cada técnica, así como los diferentes comités involucrados en la organización de eventos como el comité de promoción, finanzas, programas, apoyo y servicios generales y transporte.

1. Técnicas en la
Organización y Promoción
de Eventos.
Programación Y Coordinación De Eventos.

2. Técnicas Grupales Aplicadas En La Organización De Eventos.
Conferencia
Se trata de una técnica extremadamente formal que permite
la presentación de información completa y detallada sin
interrupciones. Tiene la ventaja de ser un método rápido,
donde el control puede ser rígido pues éste está
completamente en manos del expositor.
Para que la conferencia sea exitosa requiere de un alto grado
de competencia por parte del expositor y de gran nivel de
cooperación por parte del auditorio, de lo contrario, se pueden
manifestar verdades a medias, deformaciones de hechos, falta
de control o disminución del espíritu crítico del auditorio.
Tiene la ventaja de ser un método rápido, donde el control
puede ser rígido pues éste está completamente en manos
del expositor.

3. Técnicas Grupales Aplicadas En La Organización De Eventos.
Estas son algunas diferentes opciones de conferencia:
 Se permitirá que el auditorio interrumpa en cualquier momento, ya sea para
hacer preguntas y ofrecer comentarios cuando lo deseen, porque al final no
habrá sesión de preguntas y respuestas.
 Sírvanse anotar sus preguntas en una libreta, porque el orador invitará al
auditorio a hacer preguntas y ofrecer comentarios al final de cada punto
principal.
Conferencia
 Sírvanse acercarnos sus preguntas y comentarios en una hoja de papel, porque el orador
seleccionará las más relevantes y se concentrará en estas por 5 (10 ó 15 minutos) al final
de su discurso.
 Esto es para que recuerden sus preguntas y, llegado el momento, las expresen a viva
voz desde sus asientos.
 O para que el encargado recabe las preguntas y les sean alcanzadas por el presidente
al orador por escrito.

4. Técnicas Grupales Aplicadas En La Organización De Eventos.
Tipos de Conferencias:
 Una Simple Conferencia
Cuando los organizadores nos solicitan que hablemos de un tema determinado,
haciendo una amplia exposición de éste y una vez expuesto se dé por finalizado el
acto. En este caso no habrá posibilidad que el público formule algún tipo de
preguntas. Por lo general se trata de intervenciones a tiempo fijado, por lo que se
debe acordar con los organizadores cuánto tiempo se dispone para hablar.
 Conferencia Con Ruegos y Preguntas
Los organizadores ya advierten que se debe ser más breve para dejar paso a la
intervención del público que preguntará sobre el tema. Es importante en este tipo de
conferencias la presencia de un moderador, alguien que ayude y ponga punto final a
las preguntas o evite que las preguntas se conviertan en un diálogo entre el
espectador y el conferenciante.
 Conferencia – Entrevista
Se trata de una modalidad que últimamente se realiza mucho en algunos ámbitos, al
margen de la radio y la televisión. En este caso el conferenciante expone el tema de
una forma breve y seguidamente deja paso al presentador para que este formule
preguntas a las que el conferenciante va respondiendo ampliamente y sin límite de
tiempo.

5. Congreso
Técnicas Grupales Aplicadas En La Organización De Eventos.
Un congreso es una reunión o conferencia, generalmente
periódica, donde los miembros de un cuerpo u organismo
se reúnen para debatir cuestiones de diversa índole, aunque
generalmente con fines políticos.
Generalmente en los congresos participa un amplio porcentaje
de los profesionales vinculados a la temática, lo cual no
significa que todos los congresos tienen 4000 asistentes, ya que
ese número variará de acuerdo a la cantidad de miembros de la
entidad organizadora y público al que apuntan (si esperan gente
de otras ciudades o países).
Un congreso es uno de los eventos más complejos de
organizar en lo que respecta a la coordinación y logística
porque generalmente son eventos de varios días y con
diferentes actividades paralelas.

6.  Según los expertos debe al menos durar de 3 a 5 días,
para poderle llamar congreso. En caso contrario, podría
catalogarse de conferencia, convención o asamblea, entre
otros.
Características de un Congreso
 La exposición y debate de múltiples ponencias, asistencia
de personas con un alto nivel profesional, intereses
comunes, presentaciones de nuevos avances o
descubrimientos en determinadas materias, etc
Dar a conocer nuevos avances en cualquier campo de la
ciencia, la tecnología o la medicina, hasta tener un carácter
cultural, social o político. Todo depende de la finalidad que
los organizadores del mismo deseen tener como objetivo.
Finalidad
Técnicas Grupales Aplicadas En La Organización De Eventos.

7. Tipos de congresos
 Congresos Ordinarios
 Congresos Extraordinarios.
 Congresos Científicos.
 Congresos Académicos.
 Congresos Culturales.
 Congresos Artísticos.
 Congresos Tecnológicos.
 Congresos Sociales.
 Congresos Privados.
 Congresos Generales o Mixtos.
 Congresos Constituyentes.
 Congresos Reconstituyentes.
Técnicas Grupales Aplicadas En La Organización De Eventos.

8. Técnicas Grupales Aplicadas En La Organización De Eventos.
Panel
Es una reunión entre varias personas que hablan sobre un tema
específico. Los miembros del panel, que suelen recibir el
nombre de «panelistas», exponen su opinión y punto de vista
sobre el tema a tratar
Algunas veces, en la reunión de un panel se admite personas,
como observadores, a personas ajenas al panel; este público
puede realizar preguntas para aclarar el contenido o la posición
de algún miembro del panel. El panel tiene el sentido de una
consulta a los expertos mundiales en un tema.
Si todos los presentes en la reunión debaten entre sí los diferentes enfoques, ya
no se trata de un panel sino de una mesa redonda. Otra diferencia entre «panel» y
«mesa redonda» es que en un panel los expertos conocen el tema en profundidad,
mientras que en una mesa redonda tanto la gente que debate como los que oyen y
preguntan conocen el tema de forma suficiente para participar en el debate. La
mesa redonda suele conducir a discusiones y polémica. El lenguaje es formal.

9. Técnicas Grupales Aplicadas En La Organización De Eventos.
Tipos de Paneles
 Paneles de Clientes:
Se trata del panel más común y habitual, y está
conformado por Clientes actuales que
voluntariamente desean participar en esta iniciativa.
Por lo general se les recompensa con descuentos y
promociones en sus productos y/o servicios.
 Paneles de Expertos:
Este panel está conformado por expertos del sector, en
muchos casos ex-empleados de la firma que se hayan
retirado o jubilado de la actividad.
 Paneles de Expertos:
Con este panel podemos prever desvíos e impactos
negativos ante cambios en la organización.
 Paneles de Competencia:
Se trata de un grupo de colaboradores que consumen y
utilizan productos y servicios de forma habitual con otros
proveedores, competidores de nuestra firma.

10. Es la agrupación de varias personas en un momento y
espacio dados voluntaria o accidentalmente. La reunión es
una de las expresiones más características de todo ser vivo
que se considere gregario y esto es especialmente importante
en el caso del ser humano.
Reunión
Técnicas Grupales Aplicadas En La Organización De Eventos.
Uno de los casos más característicos de reunión es aquél
que tiene que ver con cuestiones profesionales o
laborales. En este ámbito, las personas reunidas se juntan
para trabajar sobre elementos en común y delinear futuras
acciones, para hacer un análisis de lo realizado, para
asignar tareas, para controlar diferentes aspectos de la
labor de todos. En estos casos, las reuniones suelen ser
formales, con un vocabulario específico y relativo a la
temática a desempeñar.

11. Seminario
Es una reunión especializada, de naturaleza técnica o
académica, que intenta desarrollar un estudio profundo sobre
una determinada materia. Por lo general, se establece que un
seminario debe tener una duración mínima de dos horas y contar
con, al menos, cincuenta participantes.
Concretamente podemos establecer que el sentido de la puesta en marcha
de cualquier seminario es que los asistentes al mismo entren de lleno y a
fondo en una materia concreta. Pero no sólo eso sino que además estudien
la misma desde un punto de vista mucho más práctico que será el que se
convierta en una herramienta de gran ayuda profesional para los mismos.
El aprendizaje en un seminario es activo, ya que los
participantes deben buscar y elaborar la información en el
marco de una colaboración recíproca entre sí y a partir de la
interacción con el especialista.
Técnicas Grupales Aplicadas En La Organización De Eventos.

12. Características de un Seminario
 Los miembros tienen intereses comunes en cuanto al
tema y un nivel de información semejante acerca del
mismo.
 El tema o materia del Seminario exige la investigación
o búsqueda específica en diversas fuentes. Un tema
ya elaborado y expuesto en un libro no justificaría el
trabajo de Seminario.
 El desarrollo de las tareas, así como los temas y
subtemas por tratarse, son planificados por
todos los miembros en la primera sesión del
grupo.
 Los resultados o conclusiones son
responsabilidad de todo el grupo de seminario.
El facilitador es un miembro más que coordina
las labores pero no resuelve de por sí.
 Todo Seminario concluye con una sesión de
resumen y evaluación del trabajo realizado.
 El Seminario puede trabajar durante varios días
hasta dar término a su labor. Las sesiones
suelen durar dos o tres horas.
Técnicas Grupales Aplicadas En La Organización De Eventos.

13. Torbellino de Ideas
Técnicas Grupales Aplicadas En La Organización De Eventos.
La capacidad de establecer nuevas relaciones entre hechos o
integrarlos de una manera distinta. Los miembros exponen con
la mayor libertad sobre un tema, con el objeto de producir ideas
originales o soluciones nuevas.
Cumbre
Reunión del más alto nivel cuyos integrantes son los más altos
dignatarios representantes de diversos Estados u Organismos
Internacionales.
Mesa Redonda
Los expositores mantienen puntos de vista divergentes u
opuestos y hay lugar para un breve debate entre ellos. Lo
componen un número reducido de expertos, pueden ser 4 o 6 y
exponen en forma individual o formando pareja. Es coordinado
por un director o moderador. La extensión no debe ser mayor a
los 50 minutos para permitir luego preguntas.

14. Comités de Eventos.
Su objetivo en un primer momento es dar a
conocer la existencia de la Asociación en los
niveles tanto académico, social, familiar, así
como local, nacional e internacional. Luego,
mantener contacto permanente con los medios
de comunicación para apoyar los proyectos.
Además organizar los eventos propios de la
Asociación o en beneficio de ella.
Comité de Promoción y Relaciones Públicas
 Lleva las relaciones comerciales con entidades y
empresas a efectos de publicidad, venta, alquiler,
regalo de productos y promoción del evento.
 Diseña estrategias para la búsqueda de
patrocinadores y acciones comerciales con otras
empresas, para la venta del evento y para la
fidelización de los patrocinadores.
 Diseña y organiza las acciones de relaciones
públicas entre los patrocinadores y
espónsores y el público general.
 Dispone de instalaciones y condiciones
de trabajo para los medios.
 Prepara, coordina, dirige las ruedas
de prensa.
Funciones

15. Comités de Eventos.
Está coordinación tiene por finalidad
conseguir y manejar los recursos financieros
que se generen durante el evento.
Comité De Finanzas
 Integrar, elaborar y ejercer el presupuesto general.
 Coordinar la contabilidad general, la tesorería y las
finanzas.
 Elaborar y controlar el flujo de dinero.
Funciones
 Elaborar el presupuesto para montar e evento.
 Autorizar, programar y realizar el pago a proveedores.
 Controlar los recursos financieros.
 Solicitar apoyos financieros.
 Elaborar el catálogo de cuentas para elaborar el
presupuesto de un evento.
 Presentar el informe financiero.

16. Comités de Eventos.
Comité de Programas
Presta apoyo al comité organizador en
todo lo concerniente a la estructuración
del programa general del evento
 Preparar un cronograma de actividades
estableciendo fechas topes.
 Escoger temas a tratar y actividades a realizar.
Funciones
 Estructurar un programa técnico.
 Seleccionar a los conferencistas o ponentes.
 Seleccionar coordinadores de actividades.
 Establecer los mecanismos para la preselección
y hacer la selección final del trabajo
 Fijar fechas de reuniones periódicas con el fin
de revisar las actividades ejecutadas y
programar acciones pendientes.

17. Comités de Eventos.
Comité de Apoyo y Servicios Generales
Se encarga lo referente a la
planificación y logística de las
actividades relacionadas con la
celebración del evento
 Reservación del centro de convenciones.
 Montaje de los salones.
 Alquiler de equipos de sonido.
 Alquiler de todos los equipos audiovisuales.
 Reproducción del material.
 Organización y contratación del personal técnico.
Funciones

18. Comités de Eventos.
El objetivo del Comité de Transportes es promover el
que sus miembros contribuyan a satisfacer las
necesidades humanas de movilidad de las personas y
bienes, fomentar el desarrollo profesional de sus
miembros, mediante el apoyo y estímulo a la formación,
investigación y al intercambio de información en los
temas del transporte y cooperar para el logro de un
transporte seguro, cómodo y eficaz, en beneficio de la
colectividad.
Comité de Transportes Funciones
 Contratar los autobuses y automóviles en el
número acordado por el Presidente del
Comité Organizador, de acuerdo a las
necesidades de comodidad que merecen los
Delegados.
 Disponer en el aeropuerto los automóviles o
buses para el traslado de los Delegados al
Hotel.
 Asignar al Delegado o Expositor que por su
rango lo amerite, un automóvil para su uso
exclusivo.
 Capacitar a los choferes de los autobuses en
relación a las normas de protocolo, de
lugares turísticos, de los países que asistirán.
 Coordinar con las comisiones de Recepción y
Despedida, de Registro, de Eventos y
Programa Social, de Prensa y Difusión.

19. Comités de Eventos.
Comité de Seguridad y Emergencia
Es el personal responsable de la evacuación debe estar
informado si en el recinto se encuentran personas con
discapacidad o con movilidad reducida que necesiten
ser auxiliados durante la evacuación por terceras
personas. Dicho plan se plasmará en planos en los que
se indique la ruta de evacuación desde cada una de las
áreas que comprende el recinto. En todo caso debe
cumplirse con la normativa estatal de seguridad en caso
de incendio o emergencia.
 Coordinar todo el operativo de seguridad
tanto de los invitados especiales como
los delegados y participantes.
 Vigilancia de las instalaciones y de los
campos hasta su reintegro a la empresa
o a los prestatarios de servicios.
 Constatar el buen funcionamiento de los
sistemas de prevención de incendios.
 Coordinar los servicios de ambulancias y
primeros auxilios.
Funciones

20. Comités de Eventos.
Comité de Recepción
Su papel será el de anfitrión de los asistentes
en todos los eventos de la reunión.
Es el responsable de dar la bienvenida a
todos los participantes. Recibir a todos los
invitados especiales. Brindar toda la
información tanto de las actividades del
evento como otra que sea requerida por los
delegados e invitados.
Funciones
 Es el responsable de dar la bienvenida a todos los
participantes.
 Recibir a los invitados especiales.
 Brindar toda la información tanto de las
actividades del evento como otra que sea
requerida por los delegados e invitados

21.  Controlar todo lo relativo a la inscripción de los Delegados,
Observadores, Acompañantes, Directores, Profesores y
Estudiantes, por medio de los formularios de registro.
 Elaborar conforme a las listas proporcionadas por las
comisiones de Recepción y Despedida, de Alojamiento,
relacionados por países de los participantes, con antelación
a su llegada.
 Tener previstas las llegadas de última hora y personas que
no se registraron previamente.
 Mantener el suficiente número de gafetes en blanco para ser
llenados en el mismo momento.
 Ordenar las tarjetas de registro por países, las mismas que
contendrán los siguientes datos: nombre participante,
nacionalidad, cargo, representación, datos del hotel.
 Coordinar con las Comisiones de Recepción y
Hospitalidad, de Alojamiento, de Prensa y Difusión.
FuncionesComité de Registro
Comités de Eventos.
Se encarga de coordinar todo lo referente
la inscripción. Diseñar las planillas de
inscripción. Entregar el material.
Suministrar información

22. Comité de Alojamiento
Comités de Eventos.
Tendrá como función principal lograr que los
participantes que formen parte del desarrollo del
programa del evento cuente con una habitación de
acuerdo a sus necesidades y, para conocer un poco
acerca de los gustos se necesitará mantener una
comunicación constante con el comité de exposiciones
que será el encargado de elegir a los empresarios que
participarán en el evento
Funciones
 Seleccionar a los hoteles que mas se
apeguen a las necesidades de cada
empresario.
 Reservar las habitaciones con tiempo
anticipado aprox. De dos semanas.
 Asegurarse de la comodidad del
empresario
 Asignar habitaciones a los invitados especiales
 Realizar el check out de las habitaciones.
 Revisar que no haya ninguna inconformidad por
parte del hotel así como por parte de los
huéspedes

23. Comité de Alimentos y Bebidas
Comités de Eventos.
Funciones
Es el responsable de supervisar y
organizar los alimentos y las bebidas
durante el evento
 Seleccionar todo lo concerniente a
bebidas y alimentos para un evento.
 Asegurar que los horarios de las
comidas sean flexibles.
 Organizar la comida en horarios
apropiados.
 Llevar un control de las comidas, se
recomienda el uso de boletos o
cupones.
 Conocer las costumbres alimenticias
de los participantes.

24. Saber cada uno de los tipos de técnicas grupales que
podamos aplicar en la organización de eventos, es muy
importante ya que nos especifican los espacios, tipo de
público, métodos y otras características que debemos de
tomar en cuenta si queremos realizar cualquier evento, bien
sea educativo, tecnológico, recreativo, entre otros. Cada
uno requiere el uso de un comité organizador ya que si una
sola persona realiza todos lo requerido para que salga a la
perfección el evento seria algo estresante y hasta no
podrían cumplirse las expectativas establecidas al principio
de la planificación.
Importancia

25. Bibliografía
http://www.gerza.com/tecnicas_grupo/todas_tecnicas/conferencia.html
http://es.wikipedia.org/wiki/Oratoria
http://blog.eventioz.com/congresos-y-ferias/organizar-un-congreso/
http://www.protocolo.org/ceremonial/eventos/los_congresos_que_son_finalidad_donde_se_celebr
an_cuando.html
http://www.protocolo.org/ceremonial/eventos/tipos_de_congresos_criterios_de_clasificacion.html
http://www.braintrust-cs.com/metodologias/paneles-propietarios/tipos-de-paneles
http://temasselectosdeturismo.blogspot.com/2013/02/tipos-de-reuniones.html
http://www.utp.edu.co/asopadres/comite-de-relaciones-publicas.pdf
http://es.slideshare.net/crismarla/los-comites-de-un-evento
http://www.iies.es/Comite-de-Transportes_a48.html
http://es.slideshare.net/zully_carvajal/comites-de-recepcion-y-registro
http://clubensayos.com/Temas-Variados/Comite-De-Alojamiento/452272.html