Taming the Legal Lion: Critical Compliance Issues for Smart Nonprofits (handout 1 of 1)

  • 418 views
Uploaded on

Frances Leos Martinez, Director, Texas C-BAR

Frances Leos Martinez, Director, Texas C-BAR

  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Be the first to comment
    Be the first to like this
No Downloads

Views

Total Views
418
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0

Actions

Shares
Downloads
1
Comments
0
Likes
0

Embeds 0

No embeds

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
    No notes for slide

Transcript

  • 1. 9/13/2012Taming the Legal Lion: Critical Compliance Issues For Smart Nonprofits Texas Nonprofit Summit September 2012 Frances Leos Martinez, Texas C‐BARPurpose of Training• Identify potential issues to avoid liability or loss of tax exempt  status• Address strategies to handle these issues• Discuss basic laws applicable to nonprofitsWhat’s Our Potential for Risk?• Our assets• Our activities• Who could be liable• To whom could we be liable 1
  • 2. 9/13/2012Critical Areas • Legal Compliance • Human Resources  • Insurance ProtectionLegal ComplianceBoard Governance• An active, attentive  board may be the most  important way to avoid  major threats to an  organization. Board  members should have  a wide range of skills  and perform duties.• Board members are  legally responsible for  the management of  the affairs of the  organization. 2
  • 3. 9/13/2012Fiduciary Duties of Board of Directors• Duty of Care• Duty of Loyalty• Duty of ObedienceDuty of Care• Good faith• Ordinary care• Best interest of the corporationDuty of Loyalty• Undivided allegiance to the corporation and its  mission• Conflict of Interest• Corporate opportunity• Confidentiality 3
  • 4. 9/13/2012Duty of Obedience• Mission and purposes of the corporation• State and federal laws• Governing documents• Implementing donor restrictions• Appropriate using of charitable assets• Compliance with laws and regulations imposed  on tax‐exempt non‐profit corporationsExcess Benefits • Paying someone for  personal benefits in  excess of the value of  services they give to  the organization. • 25% tax on excess  benefits and return  excess payment. • 200% tax if excess  returned too slowly.Reasonable Compensation• Approval by authorized body• Independent persons • Comparisons to other organizations• Documentation of process 4
  • 5. 9/13/2012Board Liability for Excess Benefits• Decision makers who permit the excess benefits payments  must pay 10% tax on excess benefits.• Decision maker includes a person who by her silence allows  excess benefits to be paid to a person.Personal Liability of Board Members• Loans to directors;• Excess benefits/private inurement;• Employment taxes;• Distribution of assets if insolvent; and• Actions not taken in good faith, with ordinary care, or in the  best interests of the organization. 22.235Protections for Board MembersFollow Basic Governance PracticesMaintain Engaged Officers and DirectorsConduct Meetings ProperlyKnow How and When to Take Action Without a  MeetingAdopt Corporate Resolutions When Necessary 5
  • 6. 9/13/2012Protections for Board Members• If the director relied in good faith and with  ordinary care on information supplied by others  including: • Officers and employees; • Accountants; • Attorneys (22.228);  • Investment bankers; • Persons reasonably believed to have professional  expertise; and • Duly authorized board committees acting within the  scope of their authority of which the director is not a  member.Protections for Board Members • BUT‐a director cannot rely on this information if the director has  knowledge of a matter that makes the reliance unwarranted. • A director who dissents to an action must have the dissent  entered into the minutes of the meeting or send a written dissent  to the organization. Sec. 22.226Financial Practices 6
  • 7. 9/13/2012Build a Strong Foundation for Financial Oversight• Organizations that sell merchandise should take periodic  inventories. • Establish internal controls for cash and deposits.• Adopt a gift acceptance policy.• Document all donations at the time they are received.• Establish policies for in‐kind donations and  acknowledgements. • Budget fundraising expenses.REMEMBER!• It is the opportunity that gives rise to fraud. • Do not become lax because you trust the person in charge of  finances. • Conduct surprise audits.• Reward employee reporting.• Have a hotline for whistleblowers.• Monitor lifestyle changes‐don’t ignore the Mercedes and the  boat.Red Flags• Financial information is incomplete or confusing• The management letter notes serious areas of improvement or is  not included with the audit report• The board does not know the agencies overall budget without  looking it up• The organization claims goodwill as an income item• The budget does not match past actual expenditures• There is not two month’s operating capital of reserves• There is not mandatory vacations for employees performing key  control functions  7
  • 8. 9/13/2012Notification• Notify the Attorney General if the nonprofit faces  possible financial mismanagement issues.• Notify funders• Notify insurance carriersWritten PoliciesNonprofits should adopt written policies addressing key danger  zones:• Conflict of Interest• Expense Reimbursement • Executive Compensation• Board reimbursement• Whistleblower• Document Retention• Public Availability of DocumentsConflicts of Interest• Have a conflicts of interest policy.• Disclose material facts.• Obtain more than one bid for an interested director  transactions.• Interested director should abstain.• Majority of disinterested directors should approve in good  faith and with ordinary care.• The policy should be reviewed by each board and staff  member annually. 8
  • 9. 9/13/2012Expense Reimbursement Policy• Approval by an independent person• Contemporaneous receipts• Restrictions on first class travel• Restrictions on companion travel• Restrictions on personal services and alcoholExecutive Compensation Policy• Use of comparability data• Review and approval by independent persons• Contemporaneous substantiation of the decision and a  description of the process. Board Reimbursement Policy• Approval by an independent person• Contemporaneous receipts• Restrictions on first class travel• Restrictions on companion travel• Restrictions on personal services and alcohol• All expenses should be found necessary for the organization’s  tax exempt purpose. 9
  • 10. 9/13/2012Whistleblower Policy• Federal law imposes criminal liability against whistleblowers. • The policy should establish procedures for the communication   of and response to employee complaints regarding any misuse  of the organization’s resources or a violation of the internal  rules of operation. • No RetaliationDocument Retention Policy• The policies should include guidelines for maintaining, storing  and destroying electronic and paper copies of documents. • Backup policies also protect the organization in the event of a  computer malfunction. • Keep in mind existing or potential legal obligationsPublic Availability of Documents Policy• Federal and state law require that certain documents be made  available to the public. • A written policy helps avoid confusion over these  requirements.• Failure to comply with these laws may have criminal  consequences.  10
  • 11. 9/13/2012Fiscal Policies• Financial Reporting to Board of Directors • Annual Audit • Annual Budget • Bank Account Authorized Signatures • Control Procedures for Cash Receipts • Donated Goods, Materials, Equipment or other Assets • Purchasing Employment RisksPersonnel/Volunteer Risks• Hiring;• Background checks;• Handbooks;• Sexual harassment;• Terminations; and • Whistleblower issues. 11
  • 12. 9/13/2012Hiring• Nonprofits should carefully scrutinize new hires. • Obtain an information release.• Check references, including former supervisors  not listed as references.• Background checks may be helpful in a small  percentage of cases.Hiring• Prepare a written job description, identifying  minimum qualifications including: necessary  education, skills, experience and essential job  functions.• For staff with financial responsibilities include a job  qualification that the employee obtains a fidelity  bond. Background Checks• Many nonprofits do not regularly conduct background checks. • ACFE found that 87% of fraud perpetrators had never before  been convicted of a crime.  It is not the new hire, but  someone with an average tenure of 6 years with the  organization.• When the Family Connections director was hired in 1990, she  was still on parole for two theft convictions in the 1980’s.  12
  • 13. 9/13/2012Key Role Employees• Make sure someone else understands the person’s job duties.• Create current job descriptions and how‐to lists.• Prepare regular status reports.• Mandate  vacation or job rotationRecords and Computers• Make sure more than one person knows how to access the  information. • Keep records in central location and labeled.• Follow document retention schedules.• Keep passwords in a secure location.• Backup computers regularly and keep disk offsite.• Keep blank checks and bank records in a secure location.Modifying Risk: Hiring• Prepare a written job description, identifying  minimum qualifications including: necessary  education, skills, experience and essential job  functions.• Prepare a job advertisement and distribute the ad to  a variety of distributors.• Develop an application form that includes important  information and avoids questions that raise  discriminatory issues. 13
  • 14. 9/13/2012Modifying Risk: Hiring• Review applications for minimum qualifications.• Schedule interviews for best candidates.• Prepare interview questions to ask of all candidates.• Use a panel to conduct interviews.• Obtain an information release.• Check references.Avoid Claims of Negligent Hiring• Conduct interviews• Check references• Have written job descriptions• Screen volunteers like employeesBest Practices Tip • Employment decisions should be based on job‐ related criteria. 14
  • 15. 9/13/2012True or False? • An organization is not liable for  sexual harassment committed  by managers as long as it is not  aware of the conduct. • An organization is not liable for  sexual harassment of an  employee committed by a client  of the company. • A person cannot make a claim of  sexual harassment against a  person of the same gender.Sexual Harassment• Unwelcome sexual advances, requests for sexual favors where  submission to the conduct becomes a term or condition of  employment;• Unwelcome sexual conduct that creates a hostile work  environment;• Express or implied demands for sexual favors.Establishing an Anti‐Discrimination Program• Adopt and communicate a policy of no tolerance.• Train supervisory and non‐supervisory employees.• Adopt grievance procedures.• Investigate complaints promptly and confidentially.• Monitor compliance with policies.  15
  • 16. 9/13/2012Why should nonprofits care about the difference between employees and independent contractors? Because penalties for making the wrong determination are  severe. Employers may be liable for past employment taxes and   penalties. Microsoft settled for $97 million for misclassified  workers. Background Checks• A conviction, by itself, cannot be an absolute bar to  employment.• However, an employer may consider the relationship between  a conviction and the applicant’s fitness for a particular job. Factors to Consider• The nature, gravity, and number of the applicant’s criminal  acts;• The length of time since the convictions; and• The nature of the job sought. 16
  • 17. 9/13/2012Employment Policies• Provide to all employees and apply policies  consistently. • Provides employees with useful and necessary  information.• Include a disclaimer that the handbook is not a  contract, may be changed at any time, does not  create a property interest in continued  employment.Questions to Ask Before Termination• What is the reason for termination?• How has the employer treated similar situations?• Is there a policy that adversely impacts a protected  group?• Is there a procedure in a handbook that governs  terminations?• Has the employer documented the reasons for  termination at the time the behaviors occurred?All the Wrong Reasons to Fire an Employee• Refuses to take a lie detector test• Is subject to court‐ordered garnishment• Is pregnant• Is black, a woman, or from a foreign country• Has AIDS• Filed a discrimination complaint• Is a veteran 17
  • 18. 9/13/2012All the Wrong Reasons to Fire an Employee• Is called to jury service• Complies with a subpoena• Attends a political convention• Complained about safety rules• Refused to commit an illegal act• Joined a unionTerminating an Employee Over 40 Years Old• Under the OWBPA, if a nonprofit seeks a release of  claims from a terminated employee, the release  must be knowing and voluntary and contain specific  language.• The release must include: • a 21‐day review period and a seven‐day revocation period;  • be understandable; and • advise that the employee has the right to consult an attorney  prior to signing the release. Safe Termination Procedures• Document, document, document• Don’t withhold money owed from final pay• Obtain written authorization for employment references• Provide COBRA information 18
  • 19. 9/13/2012Employment References• Obtain waiver of liability before providing information to  prospective employers.• Otherwise, give dates of employment and position.• Good references are not something an employer would  usually get sued for giving.Affordable Health Care Act• Number of  employees  determines: • Obligations • Resources • PenaltiesBest Practices Tip • Be fair and consistent with all employees • Confine comments to job‐related criteria • Let the employee respond • Document performance • Give employee reasonable time to correct • Follow policies and procedures 19
  • 20. 9/13/2012Main Insurance Issues • Broad definition of insured. • Requirement to advance defense costs. • Broad coverage for employment practices.Common Exclusions• Intentional acts• Physical abuse• Sexual abuse• AbuseTypes of Insurance• Commercial Liability: • Protects against negligent wrongful acts causing  personal injury or property damage; • Pays for legal defense and money damages; • Need minimum coverage for state cap on liability to  apply. 20
  • 21. 9/13/2012D & O• Protects against intentional wrongful acts if not illegal or  actions beyond authority;• Pays for legal defense and reimburses nonprofit for amounts  paid to indemnify directors; and• Pays directors for amounts not covered by indemnification.Employment Practices Liability • Protects nonprofits,  directors, and  employees for  employment‐related  actions; and • Pays for legal defense  and damages.Workers’ Compensation Insurance• Protects nonprofit and provides benefits to workers injured on  the job; and• Limits recovery.• If nonprofit doesn’t carry insurance  there is no limit on amount of  damages an injured worker can  recover. 21
  • 22. 9/13/2012Other Important Insurance • Property • Automobile • Special EventBest Practices Tip • Have the board annually review the nonprofit’s  insurance policies and scope of coverage.Income Generating Activities • UBIT concerns • Alliances with for profits • Role of corporate sponsorships 22
  • 23. 9/13/2012Internet Fundraising• Most states regulated solicitation by charities.• 39 states regulate solicitation; 35 states accept a  uniform registration form (URS). • Requirements vary, but most require: • Registration required before solicitation begins. • Annual reporting with an emphasis on fundraising outcomes and practices. • Disclosure to potential donors about where to find more information or file  complaints.• Charleston Principles: Organization whose place of business is not  in the State must register if: • Specifically targets persons physically in state; or • Receives contribution from individuals in state  on a repeated  and ongoing basis  or on a substantial basis.Intellectual Property • Copyright • Make sure you own what you think you own • Be careful to understand other’s rights • Trademark • Do your research before naming and brandingTransportation Risks • Vehicle safety and  maintenance; • Screening and supervision of  drivers; • Licensing requirements/15  person vans; and • Insurance and accident  reporting. 23
  • 24. 9/13/2012Lobbying and Political Campaigns There is an absolute prohibition against  endorsement or participation in any political  campaign on behalf of a candidate.Advocacy • Certain activities will not count as political campaign  activities: • Inviting a candidate to speak to nonprofit members, as  long as the opposing candidate is invited to speak as  well. • Organizing nonpartisan voter registration or voter  education drives; and  • Publishing voting records on certain issues as long as  there is no intent to target an election campaign.Lobbying • Definition of Lobbying: • Any intent to influence specific legislation in any legislative body • City council; • State legislature; • Congress; • Administrative agency. 24
  • 25. 9/13/2012Lobbying by the Rules The IRS has two tests to  measure whether a  nonprofit’s amount of  lobbying is at a  permissible level:  • Substantial Part Test • 501(h) Expenditure Test501(h) Election• A nonprofit can spend resources to influence legislation  without jeopardizing tax‐exempt status if: • It makes a 501(h) election, and • Expenditure test not exceeded.Exclusions Under 501(h)• Technical advice to a governmental body in response to a  written communication;• Nonpartisan analysis that presents all sides of an issue;• Support or opposition to proposals that would change the  organization’s rights or impact its right to exist;• Discussions about broad social or economic problems; and• Informing your members of issues without a call to action. 25
  • 26. 9/13/2012Record Keeping and Filing Requirements Books and Records • Keep accurate and complete  meeting minutes and resolutions  for board and committees having  board authority. • Keep records at registered office  or principal place of business.  • On written demand stating the  purpose of the demand, a  member has the right to inspect  and copy the books and records of  an organization relevant to the  purpose. Sec. 22.351Financial Records and Annual Report• An organization must maintain current and accurate financial  records in accordance with GAAP.• The board must annually approve an annual financial report  for the preceding year to conform with the American Institute  of Certified Accountants. Sec. 22.352 26
  • 27. 9/13/2012Public Inspection• If over $10,000 in outside contributions, an  organization must keep records, books, and annual  reports of the financial activity at the registered or  principal office for at least 3 years.• The public has a right to inspect these records during  normal business hours. An organization may charge  a reasonable copy fee.• Failure to do so is a Class B misdemeanor. Sec.  22.354Other Penalties for Failure to Provide Access• A member or director may file suit to have access to the books  and records of an organization.• A court may award attorney’s fees and any other relief to  permit the inspection.• The Attorney General may inspect at any time to insure that  an organization is operating in accordance with the law and  governing documents of organization.• Failure to permit inspection by AG may result in termination,  criminal offense, and lien on all property of organization.State Filing Requirements• SOS: Form 802 every 4 years(22.357).Failure to file  this report can result in forfeiture.• SOS: Changes to the name, address, registered  agent, and articles of incorporation.• SOS: Articles of Dissolution.• Comptroller: Changes to the address and that affect  tax exempt status.• Comptroller: Sales tax permits. 27
  • 28. 9/13/2012Employment Filings• Texas New Hire Report• Employee Status Report: Form C‐1• Workers’ Compensation coverage: notify employee  and TWCC (Insurance Dept)• Workplace injuries: TDI and OSHA• Over 4 employees: Form C‐3 and election to pay  reimbursements• Over 15 employees: Drug abuse policyOther State Laws• Special requirements to hold raffles or obtain a  bingo license.• Notify the Attorney General if the nonprofit is  involved in a lawsuit.• Pay property taxes or obtain an exemption.• Obtain charitable solicitation permits from selected  cities. • Obtain a sales tax permit and collect taxes.IRS Filing Requirements • Annual Form 990 (Organizational  changes) • Income tax‐Form 941 • W‐2s,W‐3s, & 1099 Misc • Tax for unrelated business income‐ Form 990‐T • Lobbying expenditures‐Form 5768 • Donee information return‐Form 8282 • Cash donations over $10,000‐Form  8300 28
  • 29. 9/13/2012Best Practices Tip • Create a checklist of different reporting  requirements and annually review compliance with  the requirements.Other Tips• Keep track of filing requirements• Monitor employment practices and compensation• Comply with good board governance policies and internal  financial controls• Maintain safe facilities and operations• Read the fine print• Respect copyrightsDon’t risk it!• Anticipate events• Plan a response• Obtain insurance• And remember‐by promoting safety, following procedures,  complying with regulations, and protecting your assets, your  organization can maximize efforts to fulfill its mission. 29
  • 30. 9/13/2012 www.texascbar.orgtexascbar@trla.org 30