Programme Exécutive Manager des                                                                          Systèmes d’Inform...
Rapport Cas Fil Rouge                                          KITECO 2.0                                                 ...
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Kiteco emsi2010 rapport
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  1. 1. Programme Exécutive Manager des Systèmes d’Information Promotion 2009-2010 RAPPORT DE SOUTENANCE Cas Fil Rouge EMSI Projet KITECO 2.0 proposé par le Cluster Green and Connected Cities Préconisations pour la mise en place du Système d’Information des Ecocentres 2.0Le 18 Juin 2010Auteurs :Christine ARCHENAULT, Wilfrid AUCHER, Jérome GREVE, Yannick JARRET, Fabrice MERCURIO, DanySAVRIMUTHUTuteurs :Laurent COUSSEDIERE (Directeur du Cluster)Bernard FOURNEL (Grenoble Ecole de Management) Respectez lenvironnement, nimprimez ce document que si nécessaire
  2. 2. Rapport Cas Fil Rouge KITECO 2.0  REMERCIEMENTSNos remerciements vont à la fois aux membres du Cluster Green and Connected Cities, pour lesquelsnous avons réalisé ce cas fil rouge mais aussi à l’équipe pédagogique de l’Ecole de Management desSystèmes d’Information – Grenoble Ecole de Management.Nous tenons tout d’abord à remercier M. Cornu-Emieux, Directeur de l’école EMSI et notreresponsable pédagogique, Marc Prunier, de nous avoir proposé ce cas fil rouge très innovant en termede nouveaux modes de travail et dans une perspective durable, très enrichissant pour l’ensemble denotre équipe.Nous remercions tout particulièrement Laurent COUSSEDIERE, tuteur entreprise pour ce cas filrouge et Directeur du programme Cluster Green & Connected Cities, pour sa disponibilité, sescritiques constructives et ses conseils pendant toute la durée de notre projet.Nous remercions également Anne PAILLET et Anne VERON pour leurs participations à nos travauxet de nous avoir impliqués dans les réunions des groupes de travail de l’Ecocentre 2.0.Merci également à Bernard FOURNEL, notre tuteur école pour ce cas fil rouge, qui nous a aidés etguidés tout au long de ce travail, ainsi que toute l’équipe pédagogique et les nombreux intervenants degrande qualité qui ont beaucoup apporté à notre réflexion.Enfin, merci à tous ceux qui ont contribué à notre projet et ont partagé avec nous leurs compétences etleur intérêt pour ce sujet. Nous les citons ici :  Mr Richard Collin (Professeur, Directeur de lInstitut de lEntreprise 2.0 de Grenoble Ecole de Management, Associé de Nextmodernity)  Mr Jérôme Barrand (Professeur à Grenoble Ecole de Management, Président dagilOA)  Mr Gilles Berhault (Intervenant à Grenoble Ecole de Management, Fondateur de l’ACIDD)  Mr Vincent Cuffini-Valero (ESC, Association d’étudiants Dolce Vita de GEM)19/06/2010 Respectez lenvironnement, nimprimez ce document que si nécessaire 2/72
  3. 3. Rapport Cas Fil Rouge KITECO 2.0  GUIDE DE LECTURECe rapport détude "Cas fil rouge" est présenté en 3 Chapitres qui se décomposent en plusieurs parties.Le plan est représenté par le schéma suivant : PROBLEMATIQUE Plan PRECONISATIONS Chapitre 1 du Chapitre 3 INTRODUCTION : CONTEXTE ET rapport PRÉCONISATIONS POUR LE PROBLÉMATIQUE DE CAHIER DES CHARGES DES RECHERCHE ECOCENTRES 2.0 INTRODUCTION, CONTEXTE DES DIMINUER L’EMPREINTE DES TIC TRAVAUX SUR L’ENVIRONNEMENT. CONSTRUCTION DE LA UTILISER LES TIC AU SERVICE DU PROBLÉMATIQUE DE DÉVELOPPEMENT DURABLE. RECHERCHE UTILISER LES TIC AU SERVICE DES ECOCENTRES 2.0. Chapitre 2 LA GESTION DES ECOCENTRES 2.0 MÉTHODOLOGIE APPROCHE DE LA GESTION DE CONCLUSION PROJET CONCEPT FONDAMENTAUX ANNEXES ORGANISATION A – OUTILS COLLABORATIFS B – IMPACT ENVIRONNEMENTAL OUTILS C – IMPACT SOCIAL D – INTEROPERABILITE E – GESTION F – INDICATEURS19/06/2010 Respectez lenvironnement, nimprimez ce document que si nécessaire 3/72
  4. 4. Rapport Cas Fil Rouge KITECO 2.0  TABLE DES MATIERES Chapitre 1 : Introduction1 - CONTEXTE DU CAS FIL ROUGE 8 1.1 - Le Cluster Green and Connected Cities 8 1.1.1 - Quest-ce-que cest ? 8 1.1.2 - Qui participe ? 9 1.1.3 - Que fait-on exactement ? 10 1.2 - L’Ecocentre 2.0 102 - OBJECTIF ET PERIMETRE DU CAS FIL ROUGE KITECO2.0 12 2.1 - Objectif initial du cas fil rouge 12 2.2 - Redéfinition du périmètre du cas fil rouge 123 - L’EQUIPE PROJET EMSI ET LEURS MOTIVATIONS POUR LE CAS FIL ROUGE 14 3.1 - Equipe projet 15 3.2 - Nos tuteurs Entreprise et Ecole 18 3.3 - Nos Contacts Programme Cluster 18 Chapitre 2 : Méthodologie4 - METHODE DE GESTION DE PROJET 20 4.1 - L’équipe 20 4.2 - Inspiration Agile 21 4.3 - Les Leviers 22 4.3.1 - Livraisons régulières et planifiées. 22 4.3.2 - Progresser par Itérations 22 4.3.3 - Travailler en mode collaboratif 22 4.3.4 - Maintenir un formalisme léger 22 4.4 - Méthodes appliquees 23 4.4.1 - Diagramme d’affinités 23 4.4.2 - Méthodes complémentaires 255 - ORGANISATION 26 5.1 - Organisation de l’équipe 26 5.1.1 - Les binômes 26 5.1.2 - Les Réunions 27 5.1.3 - Ordres du Jour et Comptes Rendu de réunion 29 5.1.4 - Processus de traitement de l’information & Efficacité collective 2.0 31 5.2 - Organisation du projet 336 - OUTILS 3619/06/2010 Respectez lenvironnement, nimprimez ce document que si nécessaire 4/72
  5. 5. Rapport Cas Fil Rouge KITECO 2.0 7 - LES RISQUES ET DIFFICULTES 37 7.1 - Types de risques 37 7.2 - Matrice des risques du projet KITECO 38 7.3 - Les difficultés 38 Chapitre 3 : Préconisations SI8 - DES PRECONISATIONS POUR DIMINUER L’EMPREINTE DES TIC SUR L’ENVIRONNEMENT. 42 8.1 - Instaurer une charte Green IT de l’Ecocentre 2.0 et de ses usagers 42 8.2 - Réaliser un bilan carbone « numérique » (calculer la réduction de l’empreinte carbone) 42 8.3 - Mettre en place des indicateurs 42 8.4 - Bien choisir ses équipements informatiques 43 8.4.1 - Choisir des équipements labellisés 43 8.4.2 - Greenethiquette, un engagement pour des usages des TIC éco- responsables 43 8.4.3 - Choisir des matériels propres (fabrication/recyclage) 43 8.5 - Choisir des équipements peu énergivores 44 8.5.1 - Pour bien choisir : Six critères dachat pour une infrastructure Green IT 44 8.5.2 - Acquérir un outil d’aide au choix de matériel 44 8.5.3 - Changer les pratiques en matière dutilisations des équipements pour réduire la consommation dénergie 44 8.5.4 - Optimiser et réduire des dépenses énergétiques des bâtiments 45 8.6 - Réduire la consommation de papier et d’encre 459 - DES PRECONISATIONS POUR UTILISER LES TIC AU SERVICE DU DEVELOPPEMENT DURABLE 46 9.1 - Déplacements et mobilité 46 9.1.1 - Mobilité durable et transports publics 46 9.1.2 - Outil interne de covoiturage 46 9.1.3 - Co voiturage en temps réel 46 9.1.4 - Auto-partage 47 9.1.5 - Sites des transports verts ou en commun locaux 47 9.1.6 - Commande de courses et d’achats responsables et bio via Internet 47 9.1.7 - Informer et sensibiliser à lenvironnement et au développement durable 47 9.1.8 - Penser et réagir écologique 47 9.2 - Réunions à distance 48 9.2.1 - Audio conférence 48 9.2.2 - Web conférence 48 9.2.3 - Outils de messagerie instantanée (MI) et présentiel 48 9.2.4 - Espace de travail virtuel 48 9.2.5 - Conciergerie virtuelle 49 9.2.6 - Communication et collaboration unifiée (CCU) 4910 - DES PRECONISATIONS POUR UTILISER LES TIC AU SERVICE DES ECOCENTRES 5119/06/2010 Respectez lenvironnement, nimprimez ce document que si nécessaire 5/72
  6. 6. Rapport Cas Fil Rouge KITECO 2.0  10.1 - Communauté 52 10.1.1 - Réseaux Sociaux d’Entreprise 52 10.1.2 - Blog 52 10.1.3 - Microblogues 53 10.2 - Collaboration 53 10.2.1 - Wikis 53 10.2.2 - Mind Mapping 53 10.2.3 - Connaissance et Pédagogie dans les TICE 54 10.2.4 - Solutions de formation et E-Learning 55 10.3 - Connaissance 55 10.3.1 - E-inclusion 55 10.3.2 - TIC et accessibilité des personnes handicapées 56 10.3.3 - Gestion des compétences 5711 - POUR NE PAS CONCLURE 5812 - DES PRECONISATIONS POUR LA GESTION DES ECOCENTRES 2.0 59 12.1 - Interopérabilité : De l’Eco-Centre à L’EcoSystème: Vers une ‘Interopérabilité Globale’ 59 12.1.1 - Interopérabilité de qui, de quoi, comment? 59 12.1.2 - Interopérabilité entre les différents acteurs 60 12.1.3 - Interopérabilité des TIC 60 12.1.4 - Préconisations / Charte 61 12.2 - Gestion du SI des Ecocentres 2.0 65 12.2.1 - Catalogue de services 65 12.2.2 - Informatique et libertés 65 12.2.3 - Charte d’utilisation des réseaux sociaux 66 12.3 - Des indicateurs pour une mesure juste de la performance du SI des Eco- centres 66 12.3.1 - Notre vision de l’évaluation du SI des Ecocentres 2.0 66 12.3.2 - Critère de choix pour les indicateurs des Ecocentres 2.0 6813 - CONCLUSION 7014 - ANNEXE 7219/06/2010 Respectez lenvironnement, nimprimez ce document que si nécessaire 6/72
  7. 7. Rapport Cas Fil Rouge KITECO 2.0  CHAPITRE 1 : INTRODUCTION19/06/2010 Respectez lenvironnement, nimprimez ce document que si nécessaire 7/72
  8. 8. Rapport Cas Fil Rouge KITECO 2.0 1- CONTEXTE DU CAS FIL ROUGE1.1 - LE CLUSTER GREEN AND CONNECTED CITIESInitié par ACIDD (Association Communication et Information pour le Développement Durable) etGrenoble Ecole de Management, le Cluster Green & Connected Cities vise à allier technologies delinformation et développement durable pour répondre de manière opérationnelle aux grands défissociétaux et environnementaux des villes écologiques et numériques du futur. 1.1.1 - QUEST-CE-QUE CEST ?Le Cluster Green and Connected Cities est un regroupement de villes, dentreprises, dexperts, dechercheurs, dassociations et dinstitutions en Europe et en Méditerranée. Ces derniers travaillentensemble pour faire exister la ville verte et interconnectée du XXIème siècle.Cest une démarche partenariale public-privé qui fait partie du Grand emprunt National.La volonté du Cluster est qu’ensemble, 21 villes et communautés urbaines dEurope et deMéditerranée, des entreprises innovantes et engagées, un réseau dexperts, des chercheursinternationaux, des associations, des institutions, se rassemblent pour créer, expérimenter etconstruire des initiatives innovantes et opérationnelles pour faire exister la ville durable etinterconnectée du XXIe siècle.Le Cluster est composé de :■ 21 villes et territoires urbains dEurope et de Méditerranée : 7 villes du nord de lEurope, 7 villes de la Méditerranée, 7 villes françaises■ 10 entreprises leaders, innovantes sur les technologies, engagées, complémentaires ■ des organisations : associations, collectivités territoriales, organisations internationales, des médias, universités, centres de recherche qui travaillent sur la ville, le développement durable etlefficacité énergétiqueCes membres participent à la réflexion, partagent les solutions, et sexpriment dans le cadre dunevision partagée et dune approche méthodologique rigoureuse.19/06/2010 Respectez lenvironnement, nimprimez ce document que si nécessaire 8/72
  9. 9. Rapport Cas Fil Rouge KITECO 2.0  1.1.2 - QUI PARTICIPE ?Voici les acteurs qui ont déjà rejoint le Cluster. Cette liste est encore ouverte.Les villes :Les entreprises :Les ONG, les réseaux :Les experts, les chercheurs :19/06/2010 Respectez lenvironnement, nimprimez ce document que si nécessaire 9/72
  10. 10. Rapport Cas Fil Rouge KITECO 2.0 Les soutiens institutionnels : 1.1.3 - QUE FAIT-ON EXACTEMENT ?Le premier projet opérationnel lancé par le Cluster est celui des Ecocentres 2.0 : Inventer de nouveauxlieux urbains de mutualisation pour les eActivités et le développement durable. Ce projet a pourobjectif de construire des lieux répondants aux ambitions suivantes :  favoriser et soutenir l’innovation économique, culturelle et sociale,  favoriser le déploiement de nouveaux modèles d’activités, de pratiques innovantes et de nouveaux types de lieux d’activités et de services. Ces services doivent être fondés sur les meilleurs usages des technologies pour le développement durable et favorisant les évolutions nécessaires des comportements individuels et collectifs, notamment par le biais de la formation,  répondre aux impératifs de qualité de vie partagée, de création de richesses et d’un développement durable audacieux et solidaire, dans des lieux exemplaires sur le plan du design et de la qualité environnementale et énergétique.1.2 - L’ECOCENTRE 2.0La première vision collective des Ecocentres 2.0 a été établie autour de six mots ou tags retenus par lesparticipants : « échanger, apprendre, transférer, bouger, encourager la diversité, jouer ».A partir de ces pistes de travail, un cahier des charges a été élaboré sous la forme d’un tableau defonctionnalités. Ce cahier répond à chaque type de besoins des utilisateurs identifiés qui sont: lesemployeurs ; les télétravailleurs ; les partenaires de services et les individus usagers.« Les Ecocentres 2.0 sont de nouveaux lieux d’échanges et de mutualisation au cœur des villes. Ilspermettent de favoriser le lien social et de changer les modes de travail et de production.Il s’agit d’une initiative nouvelle, grâce à laquelle il est possible d’avancer de manière pertinente, etce à destination de l’ensemble des citoyens. »Les objectifs introduits dans le cahier des charges fonctionnel, sont :  Imaginer et développer avec les TIC de nouvelles boucles économiques locales (activités, services, économies circulaires relocalisées) innovantes et sobres en carbone.  Créer des lieux daccueil et dactivités, innovants, connectés et en réseau (co-working et développement de la télé présence)  Travailler sur la mobilité libre et durable, poser la question des transports pendulaires19/06/2010 Respectez lenvironnement, nimprimez ce document que si nécessaire 10/72
  11. 11. Rapport Cas Fil Rouge KITECO 2.0 Notre travail, contribution à ce projet est d’enrichir de façon transverse les productions des groupes detravail du Cluster autour de l’architecture des SI pour le cahier des charges des Ecocentres 2.0.De nouveaux lieux émergentLes idées issues du Web 2.0, du travail 2.0 et des Villes 2.0 ont donné naissance à de nombreusesinitiatives. Imaginer de nouvelles façons de travailler, innover en créant des lieux répondants à desbesoins, des publics et des logiques différentes mais sinscrivant tous dans une même démarche qui estcelle dutiliser internet et les nouvelles technologies comme levier de transformation. Lactualité destélécentres est marquée par cette ébullition sans précédent.Notre compréhension du sujetC’est pourquoi, dans un premier temps, avant même de définir les axes de recherche sous forme de KJ,nous nous sommes réservé une période pour l’appréhension et l’appropriation du projet.Cette première phase nous a d’abord amenés à investiguer ces nouveaux lieux, apprendre à découvrirles termes de Télécentre rural (Boitron, Zevillage the télécottage @telecentre1, @telecentreorg), deTéléspace ainsi que de télécentre urbain comme celui du réseau social urbain « La Ruche », le café desFreelances, sans Bureau Fixe ou encore la Joliette. Dans ces télécentres urbains nous avonslonguement étudié les espaces de co-working comme celui de « la cantine » (@lacantine) ou the hub,The Green Coworking Office, @CoworkingParis , @coworkingLille, @coworkingcowo). Cette foisnous avons pris connaissance de l’expérience des Smart Work Center ainsi que les centres d’affaires(tel que Régus) ou encore les cafés internet (wi-strot, Starbicks coffe), etc.. situés en périphérie desvilles. Ces quelques exemples illustrent bien le dynamisme actuel en matière de lieux innovants pourles téléactivités.Enfin, lors de cette pré-étude ainsi que tout au long du projet, notre base de littérature Internet fut dessites allant des partenaires du Cluster Green and Connected Cities, aux sites institutionnels ou d’autresassociations fédératrices des acteurs de léconomie numérique et de développement durable.Nous retrouverons donc des références comme l’Association Communication et Information pour leDéveloppement Durable (ACCID), TIC21, NextModernity, DATAR, Villes Internet, ADEME, Lamêlée, Alsace digitale, Silicon Sentier, Léchangeur, la Fondation Internet Nouvelle Génération(FING), TeCoMan pour la collaboration électronique au service de l’agilité des organisations,LObservatoire des Territoires Numériques (OTeN), le Social media club, etc …Notre vision, axée système d’information, des Ecocentres 2.0Ce sont des « tiers-lieux » à la fois de vie et de travail. Ce sont des lieux de mutualisation et decollaboration supportés par des dispositifs innovants de nouvelle génération (e-Activités).Le terme « tiers-lieux » est ici employé pour désigner des nouveaux espaces émergents, lieuxprivilégiés déchanges, de services mutualisés, de travail collaboratif, de réflexions et partages, derencontres, dinformations et formations sur les technologies et usages du numérique et sur les enjeuxdu développement durable.Ce sont aussi des incubateurs d’innovations sociales, des lieux pour "connecter les informations", desunivers pour "connecter les gens", des écosystèmes pour "connecter les savoirs et intelligences". 1 Compte Twitter suivi pour l’étude19/06/2010 Respectez lenvironnement, nimprimez ce document que si nécessaire 11/72
  12. 12. Rapport Cas Fil Rouge KITECO 2.0 2- OBJECTIF ET PERIMETRE DU CAS FIL ROUGE KITECO2.02.1 - OBJECTIF INITIAL DU CAS FIL ROUGEL’objectif initial du cas fil rouge nommé « Projet Kiteco2.0 » présenté le 20 Novembre par LaurentCoussedière aux étudiants de l’EMSI est le suivant.Ce que nous vous demandons : Proposer et mettre en oeuvre le Schéma directeur des Systèmes d’Information pour l’implantation à Grenoble GIANT d’un Ecocentre 2.0 : dispositif innovant de vie et de travail pour une ville durableObjectifs du Projet :1. Concevoir l’infrastructure de systèmes d’information nécessaire au fonctionnement de l’Ecocentre2.0 :  Système d’information au service des usagers de l’Ecocentre 2.0  Système d’information, vitrine de l’écosystème et du territoire dans lequel s’inscrit l’Ecocentre 2.0  Système d’information du Centre de ressources du Cluster Green & Connected Cities situé au sein de l’Ecocentre 2.0 de Grenoble  Fonctionnalités liées au fonctionnement en réseau des différents Ecocentres 2.02. Qualifier et tester le schéma proposé sur une implantation physique à Grenoble / GIANT2.2 - REDEFINITION DU PERIMETRE DU CAS FIL ROUGENous avons utilisé la méthode KJ2 à différents stades de notre projet, dans le but de parvenir à uneréflexion commune et harmonisée notamment sur le sujet proposé. Au cours de cette première pré-étude, et à la suite d’un KJ, nous sommes rapidement venus à la conclusion que le périmètre du sujetnécessitait d’être révisé.Concept non définitifPremièrement car le concept d’Ecocentre était encore à définir. Laurent Coussedière nous a précisélors d’une de nos 1ères réunions de projet que le cahier des charges des Ecocentres 2.0 était en cours derédaction et devrait être terminé en Octobre 2010.Notre cas fil rouge se positionnait donc en amont du cahier des charges, transverse aux différentsgroupes de travail.Périmètre trop largeDeuxièmement, Bernard Fournel (tuteur école) a évoqué le risque de ce type de projet, d’avoir unpérimètre trop large. 2 Méthode KJ ou diagramme d’affinités vr Chapitre 2 : Méthodologie19/06/2010 Respectez lenvironnement, nimprimez ce document que si nécessaire 12/72
  13. 13. Rapport Cas Fil Rouge KITECO 2.0 Laurent Coussedière a souligné l’importance de ne pas se focaliser sur un centre en particulier maisbien prendre en compte de la totalité des expérimentations en cours. Grenoble peut être un sited’expérimentation des propositions.Afin de nous aider dans nos recherches la liste des groupes de travail existants nous a été donnée :1. Bâtiment et infrastructure : Destiné à étudier l’aspect matériel. Le Système d’Information (SI) enfait partie2. Mobilité : Destiné à étudier les modalités d’accès à l’Ecocentre. Ce groupe a peu de lien avec le SIhormis les notions d’aide à l’organisation des transports. Il est fait écho de l’exemple grenobloisd’outil de gestion multimodale des déplacements.3. Usages et comportement : Destiné à étudier les usages (Télétravail, lien avec les associations..). àdéterminer les outils nécessaires.4. Innovation et pratique sociale5. Impacts environnementaux6. Business modelGroupes de travail du clusterLaurent estimait que la problématique du cas fil rouge était plus en relation avec les travaux desgroupes Bâtiment et infrastructure, Usages et comportement, Innovation et pratique sociale, Impactsenvironnementaux. Il proposa de nous fournir le « draft » du cahier des charges initial au forum deStrasbourg. Les résultats du forum de Strasbourg ont fait l’objet d’une publication en janvier 2010.Anne Paillet précisa que chaque groupe travaille sur le même cahier des charges global et se focalisesur les parties qui les concernent. Des réunions intergroupes sont organisées pour effectuer dessynthèses. Il n’existe pas de groupe dédié au SI. Cette compétence est répartie sur l’ensemble desgroupes. De plus, certains groupes sont plus spécialisés comme par exemple les groupes 1 (Bâtimentet infrastructure) et 3 (Usages et comportement) ayant comme participants des sociétés commeCISCO, ORANGE, Schneider Electric. Force de ce constat, l’objectif initial du cas fil rouge a donc été recadré comme suit « Faire des préconisations pour la mise en place du Système d’Information des Ecocentres 2.0 afin de compléter le cahier des charges ».Le cahier des charges fait référence au document global pour la mise en place des Ecocentres.19/06/2010 Respectez lenvironnement, nimprimez ce document que si nécessaire 13/72
  14. 14. Rapport Cas Fil Rouge KITECO 2.0 3- L’EQUIPE PROJET EMSI ET LEURS MOTIVATIONS POUR LE CASFIL ROUGEUne équipe c’est avant tout un regroupement de personnalités différentes. Il est important quand oncherche à animer une équipe de bien connaitre le caractère de chacun.Afin de pouvoir faciliter la connaissance de chaque membre du groupe nous avons choisi de faireapparaitre dans les profils ci-dessous les personnalités issues du questionnaire de la méthodeFourSight.Pour rappel cet outil a pour vocation de révéler vers quel mode de pensée chaque individu estnaturellement attiré. A l’issu d’un questionnaire de 37 questions un profil type est établit. Les profilsde base sont au nombre de quatre. Chaque personne peut appartenir à un ou plusieurs profils de basedifférents. A chaque profil de base est associé un mode de pensée privilégiée.Ces quatre profils de base sont :  Les clarificateurs : « Ne tenons rien pour acquis » o Il prend plaisir à explorer les défis et les opportunités o Il aime examiner les détails o Il veut comprendre clairement la question o Il préfère une approche méthodique à la résolution de problèmes o Il peut souffrir de « paralysie de l’analyse »  Les idéateurs : « J’ai une idée » o Il aime avoir une vue d’ensemble o Il prend plaisir à jouer avec les idées et les possibilités o Il aime faire appel à son imagination o Il préfère penser en termes abstraits et globaux o Il peut oublier des détails  Les développeurs : « Pesons bien nos options » o Il prend plaisir à concevoir des solutions pratiques o Il aime examiner les pours ou les contres d’une idée o Il aime comparer des solutions possibles o Il prend plaisir à analyser des solutions potentielles o Il prend plaisir à planifier les étapes de l’implantation d’une idée o Il peut se retrouver bloqué en essayant de développer la solution « parfaite »  Les réalisateurs : « Allez ! On y va » o Il aime faire bouger les choses o Il prend plaisir à donner forme aux idées pour qu’elles deviennent réalité o Il prend plaisir à voir les idées se concrétiser o Il aime travailler sur des idées et des solutions « pratiques » o Il aime bien l’approche de Nike en innovation (i .e : « Faites-le ») o Il peut passer à l’action trop vite19/06/2010 Respectez lenvironnement, nimprimez ce document que si nécessaire 14/72
  15. 15. Rapport Cas Fil Rouge KITECO 2.0 3.1 - EQUIPE PROJETPhoto Prénom / Nom Fonction Contact email/portable Christine Archenault Chef de Projet pour christine.archenault@h l’implémentation d’outils p.com d’infogérance pour des clients Européens chez HP ES à GrenobleProfil de personnalité :RéalisateurMotivation pour ce cas fil rouge :J’ai mis ce projet en 1ère position car étant moi-même régulièrement télé-travailleuse de mon domicileet écologiste, je suis très intéressée par des solutions de nouveaux modes de travail mobile et dans uneperspective durable et responsable plus respectueuse de la qualité de vie et plus productive.De plus, chez HP, il y a beaucoup d’employés mobiles qui viennent travailler de temps à autre dans desaires de bureaux partagés, je connais donc assez bien ce mode de travail.Je pense qu’HP pourrait même être également intéressé par ce projet (gestion actuelle déjà externaliséeà un sous-traitant), surtout avec les fermetures progressives des bâtiments dues aux départs volontairesdes employés. Des employés HP ont d’ailleurs déjà travaillé dans le Téléspace de Villard de Lans. Wilfrid Aucher Ingénieur études et wilfrid.aucher@wanado développement chez Euriware o.fr S.A.Profil de personnalité :ClarificateurMotivation pour ce cas fil rouge :Sujet qui m’interpelle car au centre de mes réflexions personnelles concernant la manière de travaillerdemain :- E-Travail (Nouvelle façon de travailler (2.0))- E-Management (Vers un management plus collaboratif que directif)- E-Activité basée sur de nouvelles technologies garantissant haute disponibilité, sécurité, sauvegarde…, limitant les déplacements inutiles et les pertes de temps associées (trajets).Il permet de placer le SI et les technologies de l’info au cœur du système (colonne vertébrale del’Ecocentre). Le SI devient incontournable et créateur de valeurs dans le sens ou il rend tout celapossible.Approche ‘Haut niveau’ par rapport au sujet CNRS ECOINFO avec l’élaboration d’un schémadirecteur.Sujet permettant de sortir de sa « coquille » professionnelle 1.0 pour voir autre chose : ce que je suisvenu chercher à GEM… Jérôme Greve Consultant majeur intégration jgreve@orange.fr et service chez Cap Gemini EstProfil de personnalité :DéveloppeurMotivation pour ce cas fil rouge :Janalyse les points forts de ce cas de la manière suivante.19/06/2010 Respectez lenvironnement, nimprimez ce document que si nécessaire 15/72
  16. 16. Rapport Cas Fil Rouge KITECO 2.0 - Une démarche innovante qui réunit le monde de la recherche à celui de lentreprise et des collectivitésterritoriales.- Une démarche participative avec des groupes de travail qui font émerger des solutions réfléchies- Une approche humaniste renforçant les liens entre des villes euro-méditerranéennesCest pour moi un sujet stimulant qui oblige à la réflexion et à la créativité.Il faut que le SI issue de cette approche soit imprégné très profondément des valeurs quelle porte(Innovation, Participation, Humanisme).Personnellement, je suis très motivé par le domaine du Green IT. Yannick Jarret Chef de Projet au Centre yannick.jarret@gmail.c Hospitalier de Chambéry omProfil de personnalité :Clarificateur - RéalisateurMotivation pour ce cas fil rouge :Ce cas fil rouge de Cluster Green permet de participer de manière opérationnelle aux grands défissociétaux et environnementaux de la ville de Grenoble. Il apparait comme un défi intéressant etmotivant, à la fois dansle cadre du cursus de formation mais aussi des futurs compétences dun manager des SI.C’est un sujet émergeant, dactualité avec un objectif ambitieux qui demandera de s’adapter, proposer,innover dans des délais courts.Au vu des enseignements qui nous seront dispensés, ce sujet permettra une mise en application de lathéorie.Coté professionnel, la DSI du centre hospitalier de Chambéry est en cours délaboration du schémaDirecteur 2010-2014. Cette expérience, sur un calendrier similaire, peut être force de proposition pourles deux parties.Par ailleurs, létablissement depuis la grippe H1N1, dans le cadre des plans de continuité, étudie lesdifférentes possibilités de télétravail.Ces nouveaux usages sont particulièrement impactant dans le cadre des astreintes médicales ainsi quepour faire face à la pénurie de praticien. La DSI est également en cours délaboration dun cahier descharges pour lamise en œuvre de lactivité de télé radiologie qui utilisera certaine de ces technologies et services.C’est pourquoi, ce sujet sinscrit dans mon projet professionnel. Fabrice Mercurio Chef de projet, Sté MK2I à fabrice.mercurio@lapos Grenoble te.netProfil de personnalité :Courtier d’idées (Clarificateur, Idéateur, Réalisateur)Motivation pour ce cas fil rouge :Ce projet innovant culturellement est pour moi le plus intéressant de tous. Grenoble avec cesproblématiques de transports (rocade…), une des premières villes à mettre en place des infrastructuresconcernant les personnes à mobilité réduite (17 associations pour les personnes à mobilités réduite sontprésentes sur Grenoble et son agglomération).« Vitrine régionale des innovations en matière d’usage » Cet Ecocentre peut répondre et aller plus loindans ce qui a déjà été mis en place par la politique de la ville et ces partenaires. Cet aspect collectif19/06/2010 Respectez lenvironnement, nimprimez ce document que si nécessaire 16/72
  17. 17. Rapport Cas Fil Rouge KITECO 2.0 avec des activités professionnelles, publiques, loisirs sur le bassin Grenoblois va dans le sens de laculture Grenobloise où j’ai grandi. Je veux y ajouter ma brique en mettant en place le « Systèmed’information au service des usagers » avec ces outils collaboratifs.Ecocentre 2.0 me permettra d’être acteur d’un projet innovant et au service des usagers de ma ville. Dany Savrimuthu Chef de Projet à la Supply dany_savrimuthu@yah Chain DSI Carrefour oo.frProfil de personnalité :Clarificateur - RéalisateurMotivation pour ce cas fil rouge :Dans une quête de donner du sens à mon activité professionnelle, je souhaite, dans un avenir proche,morienter vers un secteur dactivité en corrélation avec mes valeurs.Proche des préoccupations écologiques et sociales, je suis particulièrement à lécoute de touteimplication du SI dans ces secteurs.Jai, notamment, identifié le monde des "clusters", de part leurs aspects communautaires, dinnovation,de création demplois, comme source dimplication des SI.19/06/2010 Respectez lenvironnement, nimprimez ce document que si nécessaire 17/72
  18. 18. Rapport Cas Fil Rouge KITECO 2.0 3.2 - NOS TUTEURS ENTREPRISE ET ECOLEPhoto Prénom / Nom Fonction Contact email/portable Laurent Coussedière Directeur du programme laurent.coussediere@aci Cluster dd.com Tuteur Entreprise Green & Connected Cities Bernard FOURNEL Responsable infrastructure et Bernard.fournel@grenob support DSI GEM le-em.com Tuteur Ecole3.3 - NOS CONTACTS PROGRAMME CLUSTERPhoto Prénom / Nom Fonction Contact email/portable Anne Paillet Coordinatrice Cluster anne.paillet@acidd.com Green&Connected Cities Anne Veron Chargée de mission Cluster anne.veron@acidd.com Green & Connected Cities anne.veron@grenoble- em.com19/06/2010 Respectez lenvironnement, nimprimez ce document que si nécessaire 18/72
  19. 19. Rapport Cas Fil Rouge KITECO 2.0  CHAPITRE 2 : METHODOLOGIE19/06/2010 Respectez lenvironnement, nimprimez ce document que si nécessaire 19/72
  20. 20. Rapport Cas Fil Rouge KITECO 2.0 4- METHODE DE GESTION DE PROJETUne méthode signifie la poursuite ou la recherche dune voie à réaliser un objectif.Appliquée à notre cas fil rouge, c’est le chemin que nous avons emprunté afin de répondre à laproblématique posée.L’objectif de cette partie est de décrire les éléments clés qui nous ont guidés dans la gestion de projet.Nous avons déterminé 4 éléments clés : L’équipe, l’inspiration agile, les leviers et les méthodesappliquées.Le voyageCes éléments nous ont permis d’emprunter une voie qui a été pour nous un véritable voyage traversantdes paysages variés.Elle a été sinueuse bordée de paysages magnifiques, elle a été en pente raide au travers d’immenseforêts mais tellement dépaysant, elle a été également une piste de jeu avec des accélérations etdérapages contrôlés ….Nous avons fait des allers retours, pris des raccourcis, emprunté des sentiers mais sommes àdestination.Nous avons eu du goût et pris du plaisir à parcourir ce chemin.Le chemin des paradoxes est le chemin du vrai. Pour éprouver la réalité, il faut la voir sur la corderaide – Oscar Wilde4.1 - L’EQUIPE« Equipe » viendrait du vieux français « esquif », qui désignait à l’origine une suite de chalandsattachés les uns aux autres et tirés par des hommes….Il y a donc dans ce mot un lien, un but commun, une organisation, un double dynamisme venant aussibien de la tête que de l’ensemble, une victoire à gagner ensemble…Ce n’est pas un hasard si nous débutons par ce thème de « l’équipe ». Le fonctionnement de l’équipe aété à nos yeux notre principale force. D’une part, nous avions une forte attente de l’apport de chacund’entre nous et, d’autre part, nous avons débattus de nos idées afin d’aboutir à un résultat commun.Donc, une double approche misant sur l’individu et sur le groupe, l’ensemble contribuant aufonctionnement de l’équipe.Nous verrons plus loin quels sont les moyens et outils qui nous ont permis de mettre en pratique cefonctionnement.Dans ce cadre, nous sommes véritablement passés dans une logique d’acteurs et d’information oùchacun est devenu en entrepreneur de la connaissance3.Le facteur clé du succès du projet est l’équipe. Tout obstacle à son bon fonctionnement devra êtrelevé.Conférence Agile - EMSI 3 Richard Collin Conférence EMSI - DSI 2.019/06/2010 Respectez lenvironnement, nimprimez ce document que si nécessaire 20/72
  21. 21. Rapport Cas Fil Rouge KITECO 2.0 4.2 - INSPIRATION AGILENotre réflexion sur ce sujet prit réellement forme suite à la conférence avec J.Barrand.Cette conférence ayant eu lieu quelques temps après la constitution des équipes cas fil rouge, l’idée duchaos management, l’image des bancs poissons avançant dans la même direction, les éléments de laméthode Scrum ont enrichi notre réflexion.« Tout débuta avec les bancs de poissons4 … » - L’équipeChallenge 1 : Adapter la méthode Scrum à notre gestion de projet.Lors de notre première réunion d’équipe, bien que issus de culture professionnelle différente, nousavions exprimé l’envie d’expérimenter les grands principes de la méthode « agile ».Pourquoi ? : Nous voulions expérimenter quelque chose de nouveau. Nous ne voulions pas reproduirela gestion de projet traditionnelle que nous pratiquons au sein de nos entreprises.Nous avons, donc, défini une approche où le chaos, l’itératif, le collaboratif seraient les maître mots.Nous avons un fort engouement pour cette approche qui prône la systémique et une rupture avec lesmodèles linéaires. D’autant que cette approche favorise une créativité et aussi une expérimentation quinous a permis de mettre en pratique les cours dispensés à l’EMSI.Challenge 2 : Responsabilité répartie et équitableNous avons voulu expérimenter la vie d’un projet sans ‘UN ‘ chef de projet mais avec des membresresponsabilisés pouvant chacun assumer ce rôle. Le rôle de chef de projet a été réparti sur l’ensemblede l’équipe.Nous avons décidé que chaque membre de l’équipe devait être investi des mêmes responsabilités.Nous nous sentions suffisamment motivés pour fonctionner en équipe avec un faible niveau dehiérarchie. Le challenge serait de maintenir ce niveau de motivation pendant la durée du cas fil rouge.Nous avons ouvert la possibilité à chacun d’apporter ses talents au service de l’équipe. Nous avonsmisé sur des dynamiques de collaboration et participation.Grâce aux outils de collaboration, nous sommes restés en contact en quasi permanence. Cela nous apermis d’éviter une démotivation progressive du groupe et nous a permis de maintenir une dynamiquedans le groupe.Nous nous sommes donnés une période d’essai et la liberté de revenir sur une autre organisation sicelle-ci ne fonctionnait pas. Nous n’avons pas eu à vivre cette douloureuse remise en cause.Challenge 3 : Attitude 2.0Nous sommes persuadés que l’intelligence « est » collective et que pour entreprendre ce projet il nousfallait une networking attitude. Nous avions besoin de nous mettre en réseau afin de profiter del’expertise des autres et de nous rencontrer régulièrement.Nos recherches ont été faites sur le web mais aussi au travers des rencontres (réelles et virtuelles,EMSIennes et autres), et de la participation à des forums et ateliers. 4 : L’idée du banc de poissons fait allusion aux petites structures allant dans la même direction alliant coopération et agilité – inspirée de la Conférence sur l’Agilité - J.Barrand19/06/2010 Respectez lenvironnement, nimprimez ce document que si nécessaire 21/72
  22. 22. Rapport Cas Fil Rouge KITECO 2.0 Face à un environnement turbulent, l’agilité est la capacité à anticiper et bouger avec justesse (mouvement,temps, moyen) et de manière coordonnée (interne et externe) dans le partage de sens.Conférence Agile J.BarrandNotre système de gestion est l’agilité.Un système est quelque chose -nimporte quoi- qui a des activités, échange de linformation avec sonenvironnement et est capable de garder son identité au service dune finalité. Il a donc des propriétés auto-organisatrices.Cf. cours de R.Collin4.3 - LES LEVIERSNous avons adopté une approche agile mais l’avons adaptée à nos besoins.Nous avons pioché dans les différentes méthodes existantes et avons pris les pratiques, principes etoutils qui nous ont semblés pertinents.Cette liste n’a pas cessé de vivre tout au long du projet et a été enrichi des enseignements de l’EMSI.Nous avons établi 4 principes de fonctionnement qui ont été des véritables leviers dans la gestion deprojet : 4.3.1 - LIVRAISONS REGULIERES ET PLANIFIEES.Livrer régulièrement nos travaux aux tuteurs afin d’éviter l’effet tunnel et avoir un retour critique surle fond de notre démarche. Le client est ainsi placé au cœur du projet. 4.3.2 - PROGRESSER PAR ITERATIONSProgresser par itérations afin qu’à chaque nouvelle livraison nos idées soient validées par le client. Ceslivrables ont été des versions intermédiaires de notre version finale. Ce fut pour nous un moyenefficace de gérer le risque 4.3.3 - TRAVAILLER EN MODE COLLABORATIFNous avons placé les individus, plutôt que des processus ou outils, au centre de notre système. Nousavons développé les principes simples d’écoute active, d’entraide et de partage d’informations. Le rôlede « Perturbateur » a été au centre de notre fonctionnement (Voir en partie 5.1). 4.3.4 - MAINTENIR UN FORMALISME LEGERNous avons produit uniquement les documents indispensables, il ne nous a pas paru utile de multiplierdes documents que nous ne pourrions pas suivre. Certains documents comme la matrice du RACI, aété initialisée et utilisée au début du projet. Nous avons produit à chaque réunion un Compte Renduavec un plan d’actions. Ce plan plus souple et simple nous suffisait amplement.Cette gestion de par sa simplicité nous a permis une adaptation rapide aux incertitudes du projet. Eneffet, compte tenu du faible niveau de maturité de la plupart des sujets au niveau du cluster, nousavons été amenés à rectifier notre chemin critique (vr en partie 7 sur les risques).19/06/2010 Respectez lenvironnement, nimprimez ce document que si nécessaire 22/72
  23. 23. Rapport Cas Fil Rouge KITECO 2.0  Les principes de l’agilité ont été adaptés à notre équipe. Nous avons privilégié l’aspect adaptabilité et le facteur collaboratif de cette approche tout en refusant de tomber dans une démarche purement méthodologique. Nous avons pris les principes clés de l’agilité. Schéma 1 : Les leviers de fonctionnement de l’équipe4.4 - METHODES APPLIQUEESDifférentes méthodes ont été appliquées lors des différentes phases du projet et cela en fonction del’objectif recherché. (Application du principe de l’agilité : s’adapter en mouvement)Ainsi, lors de la première phase du projet d’alignement stratégique nous avons utilisé la méthode dudiagramme d’affinités et lors de la phase d’analyse et de production du contenu nous avons pratiqué 2approches complémentaires. 4.4.1 - DIAGRAMME D’AFFINITESComme point de départ de notre démarche, nous avons effectué une analyse globale de laproblématique. Par globale, nous entendons une approche multi critères ou systémique qui prend encompte toutes les dimensions de la problématique. Nous n’avons pas à ce moment de délimitation dupérimètre.Nous avons constitué notre « système » en utilisant la méthode du diagramme d’affinités de KawakitaJiro (KJ).19/06/2010 Respectez lenvironnement, nimprimez ce document que si nécessaire 23/72
  24. 24. Rapport Cas Fil Rouge KITECO 2.0 Cette méthode, explicitée pendant nos cours à l’EMSI, nous a permis de structurer nos idées et de lesorganiser par thèmes. Plusieurs séances KJ furent nécessaires avant de stabiliser le regroupement, quenous avons appelé « KJ Stabilisé ».Nous avons effectué 3 séances de 2 heures en équipe avant de partager et de finaliser cette réflexionavec les tuteurs lors de 2 séances de travail d’une heure.Aussi, notre système a été constitué autour de 6 thèmes : Collaboratif, Impact environnemental, impactsocial, l’interopérabilité, la gestion et les indicateurs. Ces thèmes ont été à la base de notre travail etont permis de structurer notre démarche.Il est à noter que ce travail a été présenté lors des Groupes de Travail du Cluster.La méthode du diagramme d’affinités ou KJ (Auteur Kawakita Jiro) est utilisée pour organiser les idées émisespar un groupe et les structurer par thèmes. Les catégories ne doivent pas être préétablies mais sur la base desliens que les idées ont entre elles.Cf. Cours Urbanisation M.Prunier19/06/2010 Respectez lenvironnement, nimprimez ce document que si nécessaire 24/72
  25. 25. Rapport Cas Fil Rouge KITECO 2.0 Les thèmes identifiés : 4.4.2 - METHODES COMPLEMENTAIRESDans les phases de recherche et de production de contenu, nous avons utilisé deux approchesméthodologiques complémentaires :  Analyse d’initiatives existantes : approche qui permet à partir d’initiatives sélectionnées, d’identifier les stratégies et pratiques des TIC.  Analyse transversale des initiatives complétée par des apports issus d’études, recherches et observations pour traiter les axes problématiques retenus.19/06/2010 Respectez lenvironnement, nimprimez ce document que si nécessaire 25/72
  26. 26. Rapport Cas Fil Rouge KITECO 2.0 5- ORGANISATIONPar organisation, nous entendons essentiellement 2 dimensions : L’organisation de l’équipe etl’organisation du projet.L’objectif de cette partie est de démontrer quelles sont les organisations que nous avons mises enplace.5.1 - ORGANISATION DE L’ÉQUIPE 5.1.1 - LES BINOMESUne fois les thèmes de recherches définis avec le KJ, notre choix a été de développer chaque thème(regroupement) à partir des idées évoquées.Nous avions le choix en 3 mode de travail : en équipe de 6, en individuel ou par petits groupes.La piste en « petits groupes » nous semblait plus intéressante dans la mesure où nous avions unecontrainte de délai et avions envie de nous impliquer de manière identique sans un découpagetraditionnel de tâches. Ces « groupes » seraient les « poissons » de J.Barrand définis plus haut.Nous avons organisé le travail en 6 binômes. Ainsi, nous avons effectué la répartition suivante entenant en compte des préférences de chacun par un système de vote en 2 étapes :Thème du KJ Binôme Responsable Contributeurs/ValideursGestion Fabrice et Yannick TousImpact Christine et Wilfrid TousEnvironnementalImpact Social Christine et Fabrice TousIndicateurs Dany et Jérôme TousInteropérabilité Jérôme et Wilfrid TousOutils de collaboration Dany et Yannick TousChaque binôme était libre de choisir sa propre approche en se basant sur les méthodes énoncées plushaut. Une restitution hebdomadaire de leur travail était effectuée lors des points d’équipe.Il est à noter que chaque Binôme Responsable définissait les grands axes et rédigeait le document, lesautres membres avaient un rôle de perturbateur (au sens Scrum) ou de consultation (au sens RACI).Le sens de perturbateur-positif semble plus approprié à notre pratique. Aussi, l’ensemble des sujets ontété vus par toute l’équipe. Nous avons évité l’effet de cloisonnement ou de spécialisation qui auraitmené chaque Binôme à travailler dans son coin en autonomie.Ce rôle de perturbateur ou catalyseur a été au cœur de notre processus de fonctionnement. Nous tenonslà notre « processus de collaboration créatrice » au sens où nous partagions les idées, les défions, lesenrichissions et arrivions sur d’autres idées.Les travaux de recherche de ces 6 binômes sont inclus en Annexe.19/06/2010 Respectez lenvironnement, nimprimez ce document que si nécessaire 26/72
  27. 27. Rapport Cas Fil Rouge KITECO 2.0 SynthèseUne fois ce travail de recherche effectué nous avons fait une synthèse de l’ensemble des binômes.Cette synthèse constitue la « partie entreprise » du rapport (Chapitre 3 : Préconisations S.I).Dans ce chapitre 3, nous avons mis en évidence un fil conducteur qui fait le lien entre les travaux desbinômes. Ce fil conducteur est orienté autour du Télétravailleur et du Développement durable. 5.1.2 - LES REUNIONSAprès avoir défini une méthode et organisé notre travail, nous nous sommes penchés sur la question :comment mettre en place une collaboration étroite au sein de l’équipe ?La problématique était double : il fallait non seulement que chacun soit au courant de l’avancementdes autres binômes afin d’avoir un avis critique, mais également, il fallait que chacun puisse avoiraccès aux dernières informations échangées.Les réunions mises en place et les outils que nous avons utilisés nous ont aidés à réussir ce doublechallenge.4 réunionsNous avons défini 4 types de réunion. Nous les avons nommés point d’équipe, point binôme, réuniontuteur et comité de pilotage.Les Points d’équipeObjectif : Lieux d’échange permanent, ces temps de réunions ont été sans doute les temps forts dedébats et d’itération d’idées.A chaque réunion tous les sujets « binôme » étaient présentés et discutés. Nous avions chacun unevision précise de l’état d’avancement de ces différents sujets. On pourrait comparer ces réunions auScrum Meeting5.Fréquence : HebdomadaireLes Points BinômeObjectifs : Organisés de manière assez libre afin de permettre à l’avancement du travail de recherche.Nous étions à la maille la plus fine de nos réunions.Fréquence : Plusieurs fois par semaineLes Réunions TuteursObjectifs : L’objectif était de faire un état d’avancement de nos travaux et d’aborder les pointsd’attention, les points bloquants et d’avoir un retour des tuteurs. Ce fut également un lieu où lestuteurs nous faisaient un retour sur l’avancement Groupes de travail du Cluster. On pourrait comparerces réunions avec le Scrum ReviewFréquence : Tous les 15 jours soit par conférence ou visio conférence soit lors des réunions à l’EMSI.Les Comités Pilotage 5 Selon la méthode Scrum19/06/2010 Respectez lenvironnement, nimprimez ce document que si nécessaire 27/72
  28. 28. Rapport Cas Fil Rouge KITECO 2.0 Objectifs : L’objectif de cette réunion était de prendre les décisions nécessaires afin de faire avancerle projet.Nous avons présenté et fait valider le contenu du livrable à chaque réunion. Ce fut l’instance où lesdécisions communes avec les tuteurs ont été prises. Nous avons abordé les points durs, d’attention etavons recherché des solutions de contournement.Cette instance a permis de rajouter de la transparence et d’éviter l’effet tunnel, nous avions proposéaux tuteurs une validation progressive de notre travail.Fréquence : Ce sont les réunions préprogrammées par l’EMSI le vendredi matin dans les locaux deGEM. Retour Cluster Livrables Réunion Tuteurs : avec Laurent & Bernard Equipe étendue Comité de Pilotage Jérôme Christine Point Equipe Yannick Dany Fabrice Wilfrid Point BinômePoint Binôme Gestion Collaboratif PERTUBATEUR Point Binôme Point Binôme Social Indicateur Point Binôme Point Binôme Environnemental Interopérabilité Organisation Equipe : Processus de collaboration créatrice (Inspiration Scrum)Le schéma ci-dessus montre l’articulation stratégique de ces réunions.Le bloc « retour cluster » indique les informations issues des groupes de travail du Cluster et del’étude de Dolce Vita de l’ESC. On peut constater que toutes ces réunions nous ont permis de prendreles décisions nécessaires au bon fonctionnement du projet.19/06/2010 Respectez lenvironnement, nimprimez ce document que si nécessaire 28/72
  29. 29. Rapport Cas Fil Rouge KITECO 2.0 Les points Binômes au nombre de six nous ont servis de socle à nos recherches. Ces recherchesformalisées sous forme de documents ont été ensuite présentées et discutées dans les points projets.Elles ont été abordées aux réunions avec les tuteurs pour être ensuite validées en comité de pilotage.Nous avons adopté cette méthode collaborative issue de la méthode Scrum en l’adaptant à la gestionde projet.La méthode Scrum a été conçue pour la gestion de projets de développement de logiciels.Nous avons adopté un certain nombre de principes et les avons appliqués à la gestion de projet 5.1.3 - ORDRES DU JOUR ET COMPTES RENDU DE REUNIONPour chaque comité de pilotage, nous avons préparé à l’avance un ordre du jour sous formatPowerpoint afin d’en faciliter la présentation à nos tuteurs et de n’omettre aucun sujet à présenter ou àdiscuter.Nous avons dupliqué certains sujets systématiquement à chaque réunion, tel que le point de situationau niveau du calendrier et la revue des risques que nous re-parcourions ensemble pour vérifier notreétat d’avancement et prévenir tous risques de dérives dans notre planning.Un compte rendu a été rédigé et diffusé à chacune de ces réunions, hormis les Points Binôme.Ces documents ont ensuite été stockés sur le sharepoint de l’EMSI ainsi que sur le site du Cluster pourdiffusion à l’ensemble de ces membres.A chaque réunion, nous avons identifié l’animateur et le rédacteur de la réunion. Un point sur l’ordredu jour, ainsi que sur les décisions prises lors de la réunion précédente et le statut des actions étaiteffectué.Nous avons utilisé une matrice de responsabilités (RACI) simplifiée sous format Excel afin de suivretoutes nos réunions et les actions définies lors de ces réunions.Réunions supplémentaires :Nous avons pris l’initiative d’organiser d’autres réunions ou de participer à des réunions de groupe detravail du Cluster afin de récolter des informations complémentaires pour notre cahier des charges duSI de l’Ecocentre 2.0 ou de se renseigner sur certaines méthodologies :  Anne Paillet, Coordinatrice Cluster Green&Connected Cities, lors d’un de nos 1ers comités de pilotage, nombreux échanges par email et demande de relecture de nos livrables draft de binômes  Participation à la réunion du groupe de travail « Usages et comportements » du cluster à Paris  Séminaire de la société GPartner sur les outils GoogleApps pour la productivité des groupes de travail avec le travail collaboratif.  Mme Lucie Verchère de Grand Lyon, pour les besoins de la collectivité Grand Lyon et leur intérêt pour l’Ecocentre 2.0  Jérôme Barrand, enseignant-chercheur à Grenoble Ecole de Management, pour la méthode Agile  Richard Collin pour sa vision sur les besoins des collectivités et les outils collaboratifs de l’Ecocentre 2.019/06/2010 Respectez lenvironnement, nimprimez ce document que si nécessaire 29/72
  30. 30. Rapport Cas Fil Rouge KITECO 2.0   Cisco pendant un de nos comités de pilotage pour leur offre pour le cluster  IBM pour leur offre collaborative  Vincent Cuffini-Valéro et Amandine Raffin (étudiants de l’ESC et membres de l’association Dolce Vita) impliqués dans le projet SWC et Benchmark international : étude des télécentres dans le monde pour le cluster) ainsi que pour l’élaboration d’un questionnaire Administrateur pour l’étude des télécentres  Anne Véron, Chargée de mission au Cluster pour sa vision du Cluster et sur les outils collaboratifs.  Des étudiants du Mastère spécialisé Innovation sur leur sujet « Innovation » pour le cluster  Tentative de visite du Smart Work Center de Cisco à Amsterdam (reportée)  Tentative de réunion avec la Mairie de Lyon pour les besoins des collectivités (annulée)19/06/2010 Respectez lenvironnement, nimprimez ce document que si nécessaire 30/72
  31. 31. Rapport Cas Fil Rouge KITECO 2.0  5.1.4 - PROCESSUS DE TRAITEMENT DE L’INFORMATION & EFFICACITE COLLECTIVE 2.0Le schéma ci-dessous modélise la circulation des informations essentielles entre les acteurs du projet.19/06/2010 Respectez lenvironnement, nimprimez ce document que si nécessaire 31/72
  32. 32. Rapport Cas Fil Rouge KITECO 2.0 Nous avons identifié en colonnes les acteurs clés du projet, de gauche à droite Binôme, Equipe projet, Tuteurs, Comité de pilotage et enfin les experts et EMSI regroupés dans la mêmecolonne.Les hypothèses suivantes ont été posées :  La colonne Tuteurs regroupe à la fois les tuteurs entreprise et école.  Le comité de pilotage (COPIL) est considéré comme un acteur.  Les experts sont réunis dans la colonne EMSI de droite comprennent tous les acteurs externes et les intervenants de l’EMSI  Les flux en bleu sont « externes » à l’équipe projet  Les flux en rouge sont « internes » à l’équipe projet  Dans chaque colonne sont identifiées les actions conduites par chaque acteurExplication : 1. Le flux commence avec la proposition des Tuteurs (entreprise) du sujet. 2. Les 3 cercles fléchés représentent un fonctionnement itératif : Regroupement en thèmes a. Dans le regroupement des thèmes nous avons effectué plusieurs réunions de travail avec à chaque fois une confrontation des idées. b. Avant chaque livraison au comité de pilotage, des multiples livraisons du même document avaient été faites en équipe pour des séances de « Perturbation ». c. Présentation et validation au comité de pilotage 3. Suite aux validations du comité de pilotage une version définitive de chaque binôme a été produite. Ces documents ont été ensuite synthétisés afin de produire le rapport final constitué de 2 parties : partie Ecole (présente document) et partie Entreprise19/06/2010 Respectez lenvironnement, nimprimez ce document que si nécessaire 32/72
  33. 33. Rapport Cas Fil Rouge KITECO 2.0 5.2 - ORGANISATION DU PROJETNous avons créé un rétro planning en fonction des dates clés de livraison à l’école et de soutenance. En fonction de ces dates clés, nous avons défini notre planning et mis en place desjalons afin de valider l’avancement du projet. Ce fut un moyen d’éviter le risque d’une planification médiocre (Vr. Partie 7 sur les risques)Ce planning a été suivi par le comité de pilotage régulièrement.19/06/2010 Respectez lenvironnement, nimprimez ce document que si nécessaire 33/72
  34. 34. Rapport Cas Fil Rouge KITECO 2.0 19/06/2010 Respectez lenvironnement, nimprimez ce document que si nécessaire 34/72
  35. 35. Rapport Cas Fil Rouge KITECO 2.0 A chaque comité de pilotage, nous faisons un état d’avancement et évaluons les risques, les éventuels retards et dérives.Nous avons établi un plan d’action afin de respecter les jalons définis.Nous avons pris un léger retard sur l’achèvement de certains livrables de binômes .Ce retard a été comblé sur les mois suivants.19/06/2010 Respectez lenvironnement, nimprimez ce document que si nécessaire 35/72
  36. 36. Rapport Cas Fil Rouge KITECO 2.0 6- OUTILSAfin d’échanger de manière continue et d’assurer une animation d’équipe essentiellement à notremode agile, nous avions utilisé les outils collaboratifs suivants :  Téléconférence pour communiquer à plusieurs au téléphone (HP)  Vidéoconférence afin de pouvoir se présenter mutuellement nos documents de travail (DIMDIM et WEBEX) o Le Cluster nous a proposé d’utiliser l’outil de vidéoconférence webex dont l’accès leur était offert par la société Cisco. Nous l’avons utilisé quotidiennement.  Messagerie électronique pour communiquer via email  Messagerie instantanée pour communiquer plus rapidement o Google Talk et Skype  Gestion documentaire afin de stocker nos documents de projet o Portail de l’EMSI et Google site  Calendrier des réunions et de l’équipe o Nous avons également utilisé le calendrier du sharepoint de l’EMSI pour saisir et suivre nos réunions internes d’équipe projet, de comité de pilotage, de sessions de cours et les absences des membres de l’équipe.  Recherche et de partage de connaissances (social bookmarking) o Diigo est un outil de recherche et de partage de connaissances (social bookmarking), à savoir un site qui permet de stocker et de partager ses favoris en ligne. Nous l’avons plus ou moins utilisé afin d’enregistrer tous les sites internet intéressants que nous visitions pour faire nos recherches et les partager avec les membres de l’équipe ou d’autres membres du réseau diigo6.  Microbloging comme véritable outil de veille, de communication, de partage …un fil dactualité quotidien. De linformation ou bribes didées parfois absente des sites ou moteur de recherche classique. o Twitter : Essentielle à la production de nous axes de recherche nous l’avons utilisés au quotidien  Wordle permet de générer un nuage de tags à partir dun texte, dun flux RSS ou dune page profilL’efficacité collective et les nouveaux modes de travail collaboratif sont très majoritairementconsidérés comme un accélérateur de performance et de résultats sur un plan personnel mais aussi surle plan de l’organisation. Cf. Petit Précis d’efficacité collective (Participation de Richard Collin)Le logo « dispositif innovant de vie et de travail pour une ville durable» de notre projet a été créé parla fille de Christine.6 http://www.diigo.com/profile/yannickj19/06/2010 Respectez lenvironnement, nimprimez ce document que si nécessaire 36/72
  37. 37. Rapport Cas Fil Rouge KITECO 2.0 7- LES RISQUES ET DIFFICULTESNous définissons comme « risque » tout facteur étant suffisamment important pour être en capacité deréduire ou anéantir notre faculté à apporter une réponse au sujet qui nous a été confiés. Un risque s’iln’est pas géré correctement peut mettre en péril le projet.D’après une étude7 les facteurs d’échecs d’un projet sont identifiés comme suit :  Planification médiocre  Objectifs non clairement définis puis changeants  Estimations de ressources et de délais irréalistes  Implication du management et des utilisateurs insuffisante  Echec de la communication et du travail en équipe  Absence ou insuffisance de compétences clésEn cela, les leviers de fonctionnement décrits en amont de ce chapitre nous ont permis d’éviter desdérives majeures.Nous avons ensuite cherché à minimiser l’impact de ces risques en définissant des points d’attention.De cette approche généraliste et anticipative des risques, nous sommes passés à une gestion desrisques au sein de notre cas fil rouge. Aussi, nous décrivons dans les paragraphes suivants, les risquesliés à notre cas fil rouge que nous avons réellement dus gérer au cours du projet.7.1 - TYPES DE RISQUESLors de la réalisation du projet notre équipe a constaté deux types de risques :1 Les Risques potentiels ; sont ceux que nous avons identifiés pour atteindre notre objectif et quenous n’avons pas rencontrés.R1 - Manque de cohésion de l’équipeR2 - Relations avec les tuteursR3 - Motivation de l’équipe pour le projetR4 - Disponibilité des membres de l’équipeR5 - Ne pas maitriser la contrainte temporelle qui nous était donnéeR6 - Manque de ressources matérielles pour gérer la distanceLes Risques avérés ; sont ceux que nous avons rencontrés et maîtrisés lors du projet.R1 - Redéfinition du périmètre du projetR2 - Peu d’éléments fournis « fonctionnels » par le cluster pour nos recherches d’où le choix de laméthode de conduite Agile : les spécifications fonctionnelles n’étant pas définies, nous avons du lesanticiper afin de faire des préconisations.R3 - Manque de ressources externes.Les Groupes de travail du Cluster étant en début de leur réflexion, nous avons eu un retour tardif desinformations. 7 D’après une étude de Gartner - entreprise américaine de conseil et de recherche dans le domaine des techniques avancées19/06/2010 Respectez lenvironnement, nimprimez ce document que si nécessaire 37/72
  38. 38. Rapport Cas Fil Rouge KITECO 2.0 7.2 - MATRICE DES RISQUES DU PROJET KITECO R2 R1 R1 R4 R2 R3 R5 R6 R37.3 - LES DIFFICULTESNous définissons comme « difficulté » tout facteur de nature à ralentir notre cheminement vers uneréponse au sujet qui nous a été confié. Une difficulté n’est pas susceptible de mettre en péril le projet.Notre parcours a été jalonné par un certain nombre de difficultés que nous décrivons ci-dessous.La jeunesse de l’Association Cluster Green and Connected Cities : L’association a été forméerécemment. Nous avons eu du mal au démarrage à mesurer toutes les dimensions. Sa stratégie et sonbusiness plan nous paraissait flous. Son organisation nous a longtemps parue difficile à cerner.La première version du cahier des charges qui nous a été fournie n’avait pas la complétude que l’onaurait espérée. Nous avons donc travaillé étroitement avec les membres du cluster afin d’éclaircir tousces points. Au fil des réunions, nous avons acquis une vision plus précise de la philosophie du Cluster.Une évolution permanente des besoins : Le cahier des charges initial n’était qu’un draft enconstruction. Notre organisation « Agile » nous a permis de soumettre en permanence des idées aucluster et de mesurer les retours qui nous étaient fait.Un niveau de détail à préciser : Les domaines que nous avons abordés lors de ce cas fil rouge étaientvastes. Nous avons eu du mal à positionner le curseur entre superficialité et détails pléthoriques. Leretour de nos tuteurs nous ont permis de nous ajuster en permanence à la demande.Difficultés à organiser des interviews : Nous avons organisé des rendez-vous avec des membres actifsdu Cluster. Compte tenu du planning chargé de nos interlocuteurs, nous n’avons pas obtenu tous lesentretiens souhaités.Trouver un axe de consolidation du document final : Notre organisation sous forme de binôme nous aconduits à la rédaction de documents séparés. Nous avons dû les consolider dans un document unique.Il nous a fallu plusieurs points d’équipe pour arriver à une version finale qui convienne à tous lesmembres de l’équipe.19/06/2010 Respectez lenvironnement, nimprimez ce document que si nécessaire 38/72
  39. 39. Rapport Cas Fil Rouge KITECO 2.0  CHAPITRE 3 : PRECONISATIONS S.I19/06/2010 Respectez lenvironnement, nimprimez ce document que si nécessaire 39/72
  40. 40. Rapport Cas Fil Rouge KITECO 2.0  Plan de l’étude des Préconisations S.IDans ce chapitre, nous avons formulé les préconisations pour la mise en place du S.I de l’Ecocentre2.0.Ces préconisations ont été structurées en 4 parties comme suit :La première partie (1) examine les effets négatifs des TIC sur l’environnement, précise des solutionspour mesurer, réduire et promouvoir les bonnes pratiques.La deuxième partie (2) apporte au Cluster des solutions pour utiliser les TIC au service dudéveloppement durable.La troisième partie (3) apporte des solutions en termes de TIC qui répondront à l’ambition du Cluster :de créer des lieux privilégiés déchanges, de services mutualisés, de travail collaboratif, de réflexionset de partages, de rencontres, dinformations et formations sur les technologies et usages du numériqueet sur les enjeux du développement durable.La dernière partie (4) examine les fonctions de gestion sur lesquelles s’appuieront les solutions TICétudiées en amont. Car nous savons que toutes les activités autour des TIC devront être pilotées etgérées par un système d’information.19/06/2010 Respectez lenvironnement, nimprimez ce document que si nécessaire 40/72
  41. 41. Rapport Cas Fil Rouge KITECO 2.0 Rappel du contexte des Ecocentres 2.0Le cluster des 21 villes et territoires urbains connectés et durables d’Europe et de Méditerranée :« Allier technologies de l’information (TIC) et développement durable pour répondre de manièreopérationnelle aux grands défis sociétaux et environnementaux des villes du 21e siècle. »« Créer dans les villes euro-méditerranéennes différentes expérimentations de lieux de mutualisationet d’e-Activités de nouvelle génération, à la fois lieux intermédiaires évolutifs urbains, de centre-villeou de périphérie et dispositifs innovants de vie et de travail pour une ville durable. »C’est par ces deux slogans, ce bilinguisme entre TIC et développement durable, que le cas fil rougenous a été introduit...Le développement durable se situe à l’intersection des sphères sociétale, économique etenvironnementale,Les outils numériques, par tous les services qu’ils peuvent rendre au quotidien, sont eux devenus peu àpeu incontournables : ils sous-tendent presque tous nos liens sociaux.Toutefois, ce n’est pas sans aspect négatif ! Gartner, une entreprise américaine de conseil et derecherche dans le domaine des techniques avancées, nous apprend que le secteur des TIC estresponsable denviron 2% des émissions mondiale de CO2.C’est à partir de ce constat que nous allons organiser notre première partie. En effet, une manière ded’associer la relation des TIC au développement durable est de distinguer les impacts négatifs des TICsur lenvironnement, des TIC au service du développement durable.19/06/2010 Respectez lenvironnement, nimprimez ce document que si nécessaire 41/72
  42. 42. Rapport Cas Fil Rouge KITECO 2.0 8- DES PRECONISATIONS POUR DIMINUER L’EMPREINTE DES TICSUR L’ENVIRONNEMENT.Eco-conception, recyclage, consommation énergétique, etc. il existe de nombreuses façons demaîtriser les effets négatifs des TIC sur lenvironnement. On désigne sous la notion dinformatiqueverte (ou informatique responsable), ou encore de GreenIT, lensemble des démarches qui visent àaméliorer l’efficacité écologique des technologies de l’information. Elle sintègre dans un concept à lamode, celui de responsabilité sociétale des entreprises (RSE).8.1 - INSTAURER UNE CHARTE GREEN IT DE L’ECOCENTRE 2.0 ET DE SESUSAGERSDans ce cadre, une Charte Qualité Green IT devra être rédigée pour les Ecocentres 2.0 afin des’engager à suivre et à promouvoir une démarche de responsabilité environnementale et dedéveloppement durable. Le Cluster peut également rejoindre une initiative existante de code deconduite Green pour ces Ecocentres 2.0.Pour ce faire, les Ecocentres 2.0 devront de travailler avec des fournisseurs de matériels, deconsommables et de services qui rempliront et respecterons les conditions définies dans la charte «Green IT».Les usagers seront également impliqués, par exemple afin d’être sensibilisés au paramétrage des misesen veille de leur unité centrale, des polices d’impressions etc..8.2 - REALISER UN BILAN CARBONE « NUMERIQUE » (CALCULER LAREDUCTION DE L’EMPREINTE CARBONE)Encore largement ignorées parce que considérées comme immatérielles, les TIC ont pourtant unimpact réel sur lenvironnement.De plus, toute activité humaine, quelle quelle soit, engendre directement ou indirectement desémissions de gaz à effet de serre. De ce fait, toute entreprise, activité administrative ou associativepeut légitimement sintéresser aux émissions quelle génère.Afin dagir, il est nécessaire détablir un bilan pour connaître ses marges de manœuvre.Une première approche quantitative est de calculer lempreinte écologique ou réaliser un bilan carbonede ses projets et/ou infrastructures numériques. Les Ecocentres 2.0, dans leurs engagement durabledevront donc de calculer et examiner leurs bilan Carbone afin d’évaluer les émissions induites par sonactivité.8.3 - METTRE EN PLACE DES INDICATEURSLes méthodes de bilan carbone ou décobilan sont relativement lourdes à mettre en œuvre, pourtant,elles ne peuvent prétendre à aborder toutes les dimensions du développement durable.19/06/2010 Respectez lenvironnement, nimprimez ce document que si nécessaire 42/72
  43. 43. Rapport Cas Fil Rouge KITECO 2.0 Ce bilan carbone pourrait également être affiché en temps réel dans les Ecocentres 2.0 afin depermettre aux usagers d’avoir une idée du volume des émissions individuelles de gaz à effet de serre etde les sensibiliser à ce sujet écologique.8.4 - BIEN CHOISIR SES EQUIPEMENTS INFORMATIQUES 8.4.1 - CHOISIR DES EQUIPEMENTS LABELLISESAlors que les entreprises vantent leurs engagements en faveur des énergies renouvelables et desmatériaux recyclables, une grande partie des appareils que nous utilisons quotidiennement restent trèspeu écologiques. Ils sont gourmands en énergie, produisent de la chaleur, saccompagnentdemballages encombrants et emploient des produits toxiques délicats à recycler. Pour lutter contre cefléau, les Ecocentres 2.0 devront faire des préconisations aux usagers et pour leur équipement, faire lechoix de fournisseurs labellisés. 8.4.2 - GREENETHIQUETTE, UN ENGAGEMENT POUR DES USAGES DES TIC ECO-RESPONSABLESToujours dans l’objectif de réduire l’impact des TIC sur l’environnement, il a été créé un label« Greenethiquette », premier code de conduite destiné aux consommateurs de service hébergés. Il leurdonne le pouvoir dagir et dengager leurs prestataires vers plus déco-responsabilité.Si les Ecocentres 2.0 adhèrent à des services hébergés, ils pourraient s’engager avec la greenethiquetteafin dagir et dengager leurs prestataires vers plus déco-responsabilité. 8.4.3 - CHOISIR DES MATERIELS PROPRES (FABRICATION/RECYCLAGE)La dématérialisation des informations, des flux et des processus repose sur des infrastructuresinformatiques de plus en plus lourdes, génératrices de déchets souvent toxiques et difficiles parfoisimpossibles à recycler.Chaque année, 20 à 50 millions de tonnes de déchets déquipements électriques et électroniques(DEEE) sont produits dans le monde (PNUE 2005). Or seuls 13,5% des déchets électroniques sontcollectés (Confédération de la Consommation, du Logement et du Cadre de Vie). Un million de tonnesdéquipements électriques et électroniques sont mis sur le marché chaque année en France.La réduction de limpact environnemental de la dématérialisation et loptimisation des bénéficesassociés impliquent dintégrer le potentiel polluant du déchet dès le processus dachat. ‘Le premier acte concret d’une entreprise, administration ou collectivité dans le domaine G-ITconcerne l’acquisition des équipements informatiques’ (Green IT – DUNOD).L’acte de foi des Ecocentres 2.0 réside dans l’infrastructure IT qu’ils mettront en œuvre pour supporterleurs systèmes d’information. Celle-ci doit être en phase avec les objectifs de réduction d’impactécologique.Cela passe en phase amont à l’élaboration du cahier des charges du SI des Ecocentres 2.0 par unensemble de directives qui devront être respectées par les dossiers de réponses à appel d’offre pour laréalisation de ce dernier.19/06/2010 Respectez lenvironnement, nimprimez ce document que si nécessaire 43/72

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