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TAREA 7.1 para GPT: ¿Todo en orden?

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  • 1. ¿TODO EN ORDEN?TAREA 7.1 para GPTPor Rocio Haro1TAREA 7.1 ¿TODO EN ORDEN?
  • 2. Empieza FITURTECH 2013, y como organizador de eventos,debemos coordinar y supervisar su desarrollo.A continuación, se explicarán las diferentes acciones que sellevarán a cabo durante los tres días del evento.2TAREA 7.1 ¿TODO EN ORDEN?
  • 3. Personal necesario: Funciones y actitudes:3TAREA 7.1 ¿TODO EN ORDEN?
  • 4. 1. Personal relacionadas con las relacionespúblicas y el protocolo:• Personal de protocolo y relaciones públicas (2 personas): antes del inicio del evento, se encargaránde la promoción del mismo a través de los folletos, cartas de invitación, anuncios… .Posteriormentede la señalización en la sede, colocación de los diferentes adornos y señalización de los asientos depersonalidades relevantes y ponentes. Atenderán a los invitados.• Jefe de prensa: (1)Encargado de la sala de prensa, recibirá a los diferentes medios, les facilitará ladocumentación necesaria así como el acceso a medios audiovisuales para que puedan elaborar losreportajes necesarios. También elaborará síntesis de todo lo que se ha producido en el evento, asícomo el seguimiento de las plataformas sociales donde informará del desarrollo del mismo.• Presentadores (3 presentadores, uno por jornada). Darán la bienvenida a la jornada de cada día, enla cual explicaran los temas a tratar durante el día. También harán de relaciones públicas con losdiferentes asistentes.• Moderadores (3), invitados a moderar las tres mesas redondas de las diferentes jornadas. Daránorden de intervención, realizarán preguntas y contralarán la duración de la misma.• Azafatas (8), Recibirán a los invitados con la entrega de acreditaciones, programa y kit del asistente.Durante el evento se encargarán del micrófono para las preguntas, servirán el agua a los ponentescuando les falte, informarán de los diferentes accesos a los invitados, apoyarán al personal técnicocon la repartición de cascos para la traducción simultánea. Harán las veces de personal auxiliar a losorganizadores.4TAREA 7.1 ¿TODO EN ORDEN?
  • 5. 2. Personal de administración:• Coordinador del evento (1), Asignará tareas a los diferentesgrupos comunicándose con los directores de cadasubgrupo, supervisará y controlará el buen desarrollo delmismo.• Jefe de recursos Humanos (1), coordinará los diferentesgrupos de trabajo. También estará a disposición de asistentesy acompañantes.• Departamento de economía (1), Se encargará de los ingresosy gastos del evento, inscripciones, patrocinios, gastosimprevistos. Mantendrá el presupuesto del evento.5TAREA 7.1 ¿TODO EN ORDEN?
  • 6. 3. Personal de ayuda• Traductores (2), Al haber ponentes de lenguainglesa, será necesario dos traductores, del español alinglés y viceversa.• Regidor(1), coordinará al equipo técnico, cuando hay queencender luces, lanzar una presentación, subir elsonido…• Mantenimiento del Palacio , estarán pendientes ylocalizados si fuera necesario algún cambio en laventilación, termostato, luces de la sala o conexiones deinternet y electricidad.6TAREA 7.1 ¿TODO EN ORDEN?
  • 7. 4. Personal de catering• Cocineros, (3) para la elaboración del cóctel que seservirá el ultimo día.• Camareros (10), servirán las bebidas y bandejas decanapés para el coctel de finalización• Maître (1), coordinará los tiempos del servicio decatering así como a su equipo.7TAREA 7.1 ¿TODO EN ORDEN?
  • 8. 5. Operarios• Seguridad (2), para controlar la seguridad durante el evento.• Técnicos (6), Se necesitan un técnico de luces, dos de sonido(mesa y microfonía), video para controlar proyección yponencias, un técnico encargado de la traducción simultáneay por último uno encargado del streaming, es decir, el directode las jornadas a través de internet.• Limpieza (2), será necesario durante la jornada para lalimpieza de baños, sala y zonas comunes.8TAREA 7.1 ¿TODO EN ORDEN?
  • 9. Equipos técnicos, mobiliario ymaterial diverso:9TAREA 7.1 ¿TODO EN ORDEN?
  • 10. • Equipos de iluminaciónSerá necesario el montaje de una parrilla de luces. La iluminación optima será laambiental, con luces baja para poder ver la proyección y otra mas dirigida alescenario para resaltar atril y la ambientación de la mesa redonda.• Equipos audiovisualesProyector y pantalla para la exposición de presentaciones de los ponentes. Unplasma dirigido al escenario para que sirva de referencia a moderadores yponentes junto con cronometro que mide los tiempos de las exposiciones.Ordenadores necesarios para lanzar las presentaciones de los ponentes, así comola propia presentación de la jornada (Marcará el nombre del bloque, del ponente ylos tiempos de descanso), microfonía de atril, de diademas para las ponencias yotra microfonía de mano para el turno de preguntas. Altavoces distribuidos por lasala y la mesa de mezclas y amplificadores necesarios. También será necesario unpuntero laser y pasador de diapositivas. Para la traducción simultánea, la cabinadonde se situarán los traductores y los cascos necesarios para los asistentes.También habrá distribuidores de señal para los medios de comunicación.10TAREA 7.1 ¿TODO EN ORDEN?
  • 11. • MobiliariosSillas para los asistentes. Mostrador de recepción, sala adecuadapara prensa, un kit de mobiliario para las mesas redondascompuestas por sofás, mesas y sillas, atril. Por otro lado, mesaspara la sala del coctel de clausura.• Equipos complementariosImpresoras y fotocopiadoras tanto para la recepción como para lasecretaria del evento. Decoración y señalización como plantas ymoqueta, pancartas y letreros informativos y la señalización de losasientos de los ponentes, moderadores y presentadores. Por otrolado, los materiales fungibles necesarios: Papel, cartas, sobres,acreditaciones, bolígrafos, cuadernos, serán repartidos en un kit delasistente entregado en el momento de la acreditación.TAREA 7.1 ¿TODO EN ORDEN? 11
  • 12. Documentación:TAREA 7.1 ¿TODO EN ORDEN? 12
  • 13. La documentación con la que se trabajarádurante el evento consiste en:• Boletín de Inscripción:Disponibles en el mostrador de recepción, para aquellos asistentes que no sehayan registrado antes, podrán hacerlo en el momento de su llegada.• Programa oficial:Información de los tres días de jornadas con los horarios de los diferentes bloquesy ponencias• Libro de abstracts:Información sobre las diferentes intervenciones y ponencias, junto con una brevedescripción del curriculum de los diferentes ponentes. Se entregará en CD juntocon la bolsa de obsequio.• Credenciales:Necesaria para la identificación de los asistentes. Serán de diferente color así setrate del staff, ponentes, presentadores y moderadores o asistentes.• Obsequios:Aquí se encuentran parte del material fungible del que hablábamosanteriormente. Constará de una bolsa con bolígrafos, libreta de apuntes, unaagenda y el CD del libro de abstract.TAREA 7.1 ¿TODO EN ORDEN? 13
  • 14. Normas de protocolo:TAREA 7.1 ¿TODO EN ORDEN? 14
  • 15. En esta ocasión no hay representación de las institucionespúblicas, sin embargo, se cuenta con la presencia de ponentesque pertenecen a importantes empresas del sector, así, los actosprotocolarios serán:• Protocolo de Bienvenida:Los anfitriones, serán las personas que inauguran elevento, Ana Larrañaga (Representante de FITUR) y Juan Molas(Representa a ITH, Instituto Tecnológico hotelero). Seencargarán de dar la bienvenida a los ponentes yrepresentantes de las empresas turísticas.• Distribución de los ponentes:Como habíamos comentado anteriormente, el personal derelaciones públicas y protocolo, colocarán los nombres de losponentes, moderadores y presentadores en las primeras filas.TAREA 7.1 ¿TODO EN ORDEN? 15
  • 16. • Colocación de banderas y ornamentación de la mesa:No es el caso de las banderas, pues no es un actoinstitucional, pero el personal de protocolo adornará la mesaredonda con las flores que hemos encargado junto con el agua y lascopas que serán renovadas por las azafatas en cada cambio deponencia.• Orden de intervención de los invitados:Hace tiempo que se ha realizado, pues ya está hecho el programaoficial y estamos en el momento del transcurso del propio evento.Fue realizado por el personal de protocolo en coordinación con elcomité organizador.• Convocatoria de los medios de comunicación:Ya se había previsto una sala para los medios decomunicación, pero el personal de relaciones públicas y protocolohan previsto algunos asientos en primera fila para los mediosgráficos y periodistas. Previamente se les ha enviado laconvocatoria al evento, siendo general para todos los medios decomunicación, blogueros y empresas del sector.TAREA 7.1 ¿TODO EN ORDEN? 16
  • 17. Soportes publicitarios e informativosdurante el evento:TAREA 7.1 ¿TODO EN ORDEN? 17
  • 18. Tipos de soportes, función yubicación:• Material publicitario: Constará del logotipo de FITUR y FITURTECH y lospatrocinadores. Estarán dispuestos en el material fungible, en los folletosdel evento y en la presentación de PowerPoint que se lanzará entreponencias, bloques y descansos. Su función es generar la imagen de FITURen los asistentes, promocionar la marca y a los patrocinadores.• Uniformidad: Las azafatas y el personal técnico contarán con uniformes.Añadirán una buena imagen del evento• Kioscos interactivos informativos y publicitarios:En este caso será el mostrador de recepción. Aquí los asistentesencontraran información y folletos sobre el evento. Hará las funciones depunto de encuentro, será lo primero que ven los asistentes.• Carteles enrollables:Con publicidad de los patrocinadores e información de la dirección de lasala donde se desarrolla el evento. Podrán colocarse en otros espacios dela Feria, en la sala prevista para el coctel. También en las salidas demetros, aeropuertos y trenes. Motivaran la asistencia al mismo.TAREA 7.1 ¿TODO EN ORDEN? 18
  • 19. Diseño del procedimiento deacogida, atención durante el evento ydespedida:TAREA 7.1 ¿TODO EN ORDEN? 19
  • 20. 1. Acogida:El personal de relaciones públicas, protocolo y azafatas estarán preparados enla recepción o mostrador de entrada. Acogerán a los asistentes, lesentregará las acreditaciones, la bolsa de obsequios y la información sobreel evento.Mientras se espera la llegada de los anfitriones podrán esperar en el hall deentrada.A la llegada de los anfitriones y primeros ponentes se les explicará losprocedimientos, los tiempos, los medios audiovisuales a su disposición ypasarán a que el personal técnico les coloque la microfonía.Cuando llegue la hora prevista y si el personal se encuentra preparado, seinformará mediante megafonía que el evento va a comenzar, animando alos asistentes a que escojan asiento.TAREA 7.1 ¿TODO EN ORDEN? 20
  • 21. 2. Durante el evento:Se cumple el programa establecido y nos encargamosdel cumplimiento de los tiempos. Estaremoslocalizados en primera fila.Presentadores, moderadores y ponentes desarrollaránsu labor dentro de cronograma establecido.TAREA 7.1 ¿TODO EN ORDEN? 21
  • 22. 3. Despedida:En el momento de la clausura, se pedirá a los asistentesque rellenen el cuestionario de satisfacción quedurante el descanso previo, azafatas y personal de laorganización han repartido por los diferentes asientos.En el mostrador de recepción, se entregarán loscertificados de asistencia para quien los solicite.Pasaremos a la sala del cóctel, que previamente hemosanunciado. Daremos las gracias a todo el equipo queha hecho posible el desarrollo del mismo.Nos dirigiremos a los anfitriones para conocer su opiniónsobre cómo se ha procedido el evento y si ha habidoalguna incidencia.TAREA 7.1 ¿TODO EN ORDEN? 22
  • 23. Control de Calidad:TAREA 7.1 ¿TODO EN ORDEN? 23
  • 24. Hemos terminado el evento pero queremos conocer si hemos conseguido losobjetivos y alcanzado las expectativas. También queremos saber si losasistentes han quedado satisfechos con el evento.Para ellos elaboramos diferentes informes:• Informe de la secretaría técnica: Donde se elaborará una síntesis de lorealizado, como se ha realizado y si hemos cumplido lo programado.• Informe de las azafatas-os: Si su trato ha sido el correcto, han atendidobien a los asistentes, si hemos notado alguna carencia.• Cuestionario de los asistentes: Del cual debemos extraer el análisis yconclusiones.• Informe del comité organizador: Conocer si el desarrollo del evento se haprocedido según lo programado, si ha habido alguna queja o incidencia, seha cumplido el presupuesto, algo que mejorar para el próximo evento…• Informe sobre las posibles incidencias que se han producido:Reunir los diferentes problemas que nos hemos encontrado durante eldesarrollo, la solución que se le ha dado y formas de mejora.TAREA 7.1 ¿TODO EN ORDEN? 24
  • 25. Previo al evento y con vistas a cumplir los estándares de calidad que noshemos propuesto, el comité organizador había elaborado unas normas yprocedimientos para cumplir estos estándares:• Al diseñar el evento: Al tratarse de un evento tecnológico con aplicacionesal Turismo, teníamos previsto la importancia de los medios técnicos asícomo la participación en las plataformas sociales, tan importantes para lapromoción turística. Por ello un buen uso de los medios audiovisuales yuna conexión a internet permanente eran imprescindibles para el evento.• Al contratar proveedores, organizadores y personal: La profesionalidad esalgo que se palpa en la organización, por ello y ante un evento de talenvergadura era de vital importancia la contratación de personaladecuado, profesional y con amplia experiencia.• Al organizar el evento y en la atención al cliente: Era muy importante quese cumpliera el presupuesto y cumplir con las expectativas del cliente. Porotro lado, la presencia de empresas del sector lo hacen más importanteaún, potenciales clientes, posibles compañeros o jefes se encontrabanpresente. Controlar que todo se desarrollaba adecuadamente.• Al gestionar la documentación: Controlar el evento a través de losdocumentos necesarios, el checklist para que nos olviden los detalles, lostimings para cumplir con el programa, las encuestas de satisfacción…TAREA 7.1 ¿TODO EN ORDEN? 25

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