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Resumen PMBOK - César Lorca Bacian
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Resumen PMBOK - César Lorca Bacian

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Resumen general de los procesos, conocimientos y habilidades que se deben considerar en la dirección de un proyecto.

Resumen general de los procesos, conocimientos y habilidades que se deben considerar en la dirección de un proyecto.

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  • 1. Resumen PMBOKDirección de proyectosLa dirección de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas alas actividades del proyecto para satisfacer los requerimientos del mismo. La dirección deproyectos se logra mediante la ejecución de procesos, usando conocimientos, habilidades,herramientas y técnicas de dirección de proyectos que reciben entradas y salidas.Para que un proyecto tenga éxito, el equipo del proyecto debe: • Seleccionar los procesos apropiadamente dentro de los grupos de procesos de la dirección de proyectos que sean necesarios para cumplir con los objetivos del proyecto. • Usar un enfoque definido para adaptar las especificaciones del producto y los planes de tal forma que se puedan cumplir los requisitos del proyecto y del producto. • Cumplir con los requerimientos para satisfacer las necesidades, deseos y expectativas de los clientes. • Equilibrar las demandas concurrentes de alcance, tiempo, coste, calidad, recursos y riesgos para producir un producto de calidad.Un proceso es un conjunto de acciones y actividades interrelacionadas que se llevan a cabo paraalcanzar un conjunto previamente especificado de productos, resultados o servicios. El equipo delproyecto es quien está a cargo de ejecutar los procesos de dirección de proyectos, que por logeneral pertenecen a una de estas dos categorías: • Los procesos de la dirección de proyectos comunes a la mayoría de los proyectos por lo general están relacionados entre sí por el hecho de que se lleva a cabo para un propósito integrado. El propósito es iniciar, planificar, ejecutar, supervisar y controlar, y cerrar un proyecto. • Los procesos orientados al producto especifican y crean el producto del proyecto. Los procesos orientados al producto se definen normalmente por el ciclo de vida del proyecto y varían según el área de aplicación. Los procesos de la dirección de proyecto y los procesos orientados al producto se suponen e interactúan durante el proyecto.La dirección de proyectos es una tarea integradora. La integración de la dirección de proyectosexige que cada proyecto y proceso de productos este correctamente alineado y conectado con losotros procesos, a fin de facilitar su coordinación. 1
  • 2. Procesos de dirección de proyectosLos procesos de dirección de proyectos se representan como elementos discretos con interfacesbien definidas. Sin embargo, en la práctica, se superponen e interactúan.Los detalles específicos de un proyecto se definen como objetivos que deben cumplirse sobre labase de la complejidad, el riesgo, el tamaño, el plazo, la experiencia del equipo de proyecto, elacceso a recursos, la cantidad de información histórica, la madurez de la organización en ladirección de proyectos, la industria y aéreas de aplicación. Los grupos de procesos requeridos ylos procesos que los componen son guías para aplicar los conocimientos y habilidades apropiadosrelativos a la dirección de proyectos durante el proyecto.La naturaleza integradoras de los grupos de procesos es más compleja que el ciclo básicoplanificar-hacer-revisar-actuar. Sin embargo, el ciclo mejorado puede aplicarse a las interrelacionesdentro de un mismo grupo de procesos y entre grupos de procesos. • El grupo de proceso de planificación corresponde al componente planificar. • El grupo de proceso de ejecución corresponde al componente de hacer. • El grupo de proceso de seguimiento y control corresponde a los componentes revisar – actuar.Adicionalmente como la dirección de un proyecto es un esfuerzo finito el grupo de proceso deiniciación comienza estos ciclos y el grupo de procesos de cierre los termina. La naturalezaintegradora de la dirección de proyectos exige la integración del grupo de procesos de seguimientoy control con todos los aspectos de los otros grupos de procesos.Grupos de procesos de dirección de proyectos • Grupos de procesos de iniciación: define y autoriza el proyecto o una fase del mismo. • Grupos de procesos de planificación: define y refina los objetivos, y planifica el curso de acción requerido para lograr los objetivos y el alcance pretendido del proyecto. • Grupos de procesos de ejecución: integra a personas y otros recursos para llevar a cabo el plan de gestión del proyecto para el proyecto. • Grupos de procesos de seguimiento y control: mide y supervisa regularmente el avance, a fin de identificar las variaciones respecto del plan de gestión del proyecto, de tal forma que se tomen medidas correctivas cuando sea necesario para cumplir con los objetivos del proyecto. • Grupos de procesos de cierre: formaliza la aceptación del producto, servicio o resultado, y termina ordenadamente el proyecto o una fase del mismo. 2
  • 3. Grupo de Procesos de IniciaciónEl grupo de procesos de iniciación se compone de procesos que facilitan la autorización formalpara comenzar un nuevo proyecto o una fase del mismo. Los procesos de iniciación se realizanfuera del ámbito de control del proyecto por la organización o por los procesos del programa o delportafolio, lo cual puede hacer borrosos los límites del proyecto en lo que se refiere a entradasiniciales del proyecto. Previo a las actividades de estos procesos se documentan las necesidades orequerimientos del negocio. Se establecen descripciones claras de los objetivos del proyecto,incluidas las razones por las cuales un proyecto especifico es la mejor solución alternativa parasatisfacer los requisitos. La documentación de esta decisión contiene la descripción básica delalcance del proyecto, de los productos entregables, de la duración del proyecto y un pronóstico delos recursos para el análisis de inversiones de la organización.La relación entre el proyecto y el plan estratégico de la organización identifica lasresponsabilidades de dirección dentro de la organización. En los proyectos de múltiples fases, losprocesos de iniciación se llevan a cabo durante fases posteriores para validar las asuncionesrealizadas y las decisiones tomadas durante los procesos originales. Desarrollar el Acta deConstitución del Proyecto y Desarrollar el Enunciado del Alcance del proyecto preliminar.Además, durante el proceso de iniciación se refina la descripción del alcance inicial y los recursosque la organización está dispuesta a invertir, se elegirá al director del proyecto, se documentaránlas restricciones y asunciones iniciales. Toda esta información debe estar documentada en el Acta,una vez aprobado, el proyecto queda oficialmente autorizado.Muchos proyectos grandes o complejos pueden dividirse en fases. La revisión de los procesos deiniciación al comienzo de cada fase permite mantener el proyecto enfocado en los objetivos denegocio que pretende satisfacer el proyecto.Pasos: • Se verifican los criterios de inicio. • Se decide si el proyecto está o no listo para continuar. • Se decide si debe ser retrasado o suspendido. • Se deben realizar nuevas validaciones y desarrollos del alcance de las fases.La participación de los clientes y otros intermediarios durante la iniciación mejora la probabilidad detitularidad compartida, aceptación de productos entregables y satisfacción del cliente y otrosinteresados.El grupo de procesos de iniciación incluye los siguientes procesos de dirección de proyectos: • Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto. • Desarrollar el Enunciado del Alcance del Proyecto Preliminar. 3
  • 4. Grupo de Procesos de PlanificaciónEste grupo se ocupa de planificar y gestionar con éxito el proyecto para la organización, ademásayuda a recoger información de varias fuentes de diversos grados de completitud y confianza. Losprocesos de planificación desarrollan el plan de gestión del proyecto. Estos procesos tambiénidentifican, definen y maduran el alcance del proyecto, el coste del proyecto y planifican lasactividades del proyecto que se realizan dentro del proyecto. A medida que se obtenga nuevainformación del proyecto, se identificarán o resolverán nuevas dependencias, requisitos, riesgos,oportunidades, asunciones y restricciones. Se producen bucles de retroalimentación repetidos quese utilizan para nuevos análisis. Los cambios significativos durante el ciclo de vida del proyectoprovocan la necesidad de retirar uno o más de los procesos de planificación y alguno de losprocesos de iniciación.Las actualizaciones que surjan como consecuencias de cambios aprobados durante la ejecucióndel proyecto pueden causar un impacto significativo en partes del plan de gestión del proyecto. Lasactualizaciones del plan de gestión del proyecto proporcionan más precisiones respecto alcronograma, los costes y los requisitos de recursos a fin de satisfacer en su totalidad el alcance delproyecto definido. Las actualizaciones pueden limitarse a las actividades y puntos relacionados conla ejecución de una fase específica – planificación gradual.Mientras planifica el proyecto, el equipo del proyecto debe involucrar a todos los interesados quecorresponda. El equipo del proyecto debe implicar a los interesados a la planificación del proyecto,ya que estos tienen habilidades y conocimientos que pueden ser aprovechados en el desarrollo delplan de gestión del proyecto. Los interesados pueden contribuir apropiadamente.Como el proceso de retroalimentación y refinamiento no puede continuar de forma indefinida, losprocedimientos establecidos por la organización identifican cuando concluye el esfuerzo deplanificación. Estos procedimientos se verán afectados por la naturaleza del proyecto, los límitesdel proyecto establecidos, las actividades de seguimiento y control correspondientes, así como porel entorno en el cual se llevará a cabo el proyecto.El grupo de procesos de planificación incluye los siguientes procesos de dirección de proyectos: • Desarrollar el plan de gestión del proyecto. • Planificar el alcance. • Definición del alcance. • Crear EDT (Sub división en componente más pequeños). • Definición de las actividades. • Establecimiento de la secuencia de las actividades. • Estimación de recursos de las actividades. • Estimación de la duración de las actividades. • Desarrollo del cronograma. • Estimación de costes. • Preparación del presupuesto de costes. • Planificación de calidad. • Planificación de los recursos humanos. • Planificación de las comunicaciones. • Planificación de la gestión de riesgos. • Identificación de riesgos. 4
  • 5. • Análisis cualitativo de riesgos. • Análisis cuantitativo de riesgos. • Planificación de las respuestas a los riesgos. • Planificar las compras y adquisiciones. • Planificar la contratación.Grupo de Proceso de EjecuciónEste grupo se compone de los procesos utilizados para completar el trabajo definido en el plan degestión del proyecto a fin de cumplir con los requisitos del proyecto. Debe determinar cuáles sonlos procesos necesarios para el proyecto específico del equipo, implica coordinar personas yrecursos, así como integrar y realizar las actividades del proyecto de acuerdo con el plan degestión del proyecto, aborda el alcance definido en el enunciado del alcance del proyecto eimplementa los cambios aprobados.Las variaciones en la ejecución normal harán necesarias ciertas re planificaciones, estas puedenincluir las duraciones de las actividades, la productividad y disponibilidad de los recursos, y losriesgos no anticipados. Tales variaciones pueden o no afectar al plan de gestión del proyecto, peroes posible que requieran un análisis.El grupo de procesos de ejecución incluye los siguientes procesos de dirección de proyectos: • Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto. • Realizar aseguramiento de calidad. • Adquirir el equipamiento del proyecto. • Desarrollar el equipo del proyecto. • Distribución de la información. • Solicitar respuestas de vendedores. • Selección de Vendedores.Grupo de procesos de seguimiento y controlEste grupo se compone de aquellos procesos realizados para observar la ejecución del proyectode forma que se puedan identificar los posibles problemas oportunamente y adoptar las accionescorrectivas, cuando sea necesario, para controlar la ejecución del proyecto. El equipo debedeterminar cuáles de los procesos son necesarios para el proyecto específico del equipo. Elbeneficio clave de este grupo es que el rendimiento del proyecto se observa y se mideregularmente para identificar las variaciones respecto del plan de gestión del proyecto, tambiénincluye controlar los cambios y recomendar acciones preventivas como anticipación de posiblesproblemas.El grupo de procesos de seguimiento y control incluye: • El seguimiento de las actividades en curso del proyecto, comparándolas con el plan de gestión del proyecto y la línea base de rendimiento del proyecto. • Influir sobre los factores que podrían eludir el control integrado de cambios de tal forma que solamente se implementen los cambios aprobados. 5
  • 6. Este seguimiento continuo proporciona al equipo del proyecto una idea acerca del la salud delproyecto y resalta cualquier área que necesite atención especial, supervisa todo esfuerzo delproyecto, proporciona retroalimentación entre las fases del proyecto, a fin de implementar accionescorrectivas o preventivas para hacer que el proyecto cumpla con el plan de gestión del proyecto.El grupo de procesos de seguimiento y control incluye los siguientes procesos de dirección deproyectos: • Supervisar y controlar el trabajo del proyecto. • Control integrado de cambios. • Verificación del alcance. • Control del alcance. • Control del cronograma. • Control de costes. • Realizar controles de calidad. • Gestionar el equipo del proyecto. • Informar el rendimiento. • Gestionar a los interesados. • Seguimiento y control de riesgos. • Administración del contrato.Grupo de Proceso de CierreEste grupo incluye los procesos utilizados para finalizar formalmente todas las actividades de unproyecto o de una fase de proyecto, entregar el producto terminado a terceros o cerrar un proyectocancelado, verifica que los procesos definidos se completen dentro de todos los grupos deprocesos para cerrar el proyecto o una fase del mismo.El grupo de procesos de cierre incluye los siguientes procesos de dirección de proyectos: • Cerrar Proyecto. • Cierre del Contrato. 6

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