Gestión eficaz del tiempo
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×
 

Gestión eficaz del tiempo

on

  • 23,672 views

Herramientas eficaces para administrar el tiempo

Herramientas eficaces para administrar el tiempo

Statistics

Views

Total Views
23,672
Views on SlideShare
23,668
Embed Views
4

Actions

Likes
17
Downloads
1,291
Comments
3

2 Embeds 4

http://agora.xtec.cat 2
http://avra.ingenia.es 2

Accessibility

Categories

Upload Details

Uploaded via as Microsoft PowerPoint

Usage Rights

© All Rights Reserved

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Processing…
  • muy buena informacion, creo que es aplicable en cualquier situacion para optimizar resultados.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Processing…
  • Qué importante identificar nuestros puntos débiles en la administración del tiempo !!... Ello nos permitirá corregir actitudes que nos llevan a ser menos eficientes en esa tarea. Para seguir analizando enfoques acerca de la administración del tiempo, les recomiendo este post, del cual les dejo el enlace: http://administraciondeltiempo.org/administracion-del-tiempo-vs-internet/
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Processing…
  • me he sorprendido al descubrir el concepto de morosidad de tiempo. Pienso aplicar algunso conceptos para mejorar la gestión de mi tiempo laboral y personal después de leerla.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Processing…
Post Comment
Edit your comment

Gestión eficaz del tiempo Gestión eficaz del tiempo Presentation Transcript

  • Optimiza tu tiempo. Mejora tus habilidades para el trabajo Agosto 2011 ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
  • MÓDULO III ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
    • Introducción
    • El tiempo
    • Tiempo de calidad
    • Desperdiciadores del tiempo
    • Identificación de hábitos personales, ejercicio I
    • Causas de la morosidad
    • El valor económico del tiempo laborable, ejercicio II
    • El uso del tiempo, ejercicio III
    • Planear las actividades
    • Organizar las actividades
    • Establecer fechas de seguimiento
    • Realizar actividades planeadas sin descuidar los objetivos
    • El beneficio de la planeación
    • Poniendo prioridades
    • Eficiencia en el trabajo
    • Como ocupar “Tiempo muerto”
    • Resumen y conclusiones prácticas
    • Evaluación periódica
  • Al término del curso-taller, el participante identificará y valorará la necesidad del uso racional y productivo del tiempo, mediante el análisis de sus implicaciones de costo-beneficio y de la aplicación de métodos que conduzcan a la optimización de ese recurso en actividades tanto personales como organizacionales. OBJETIVO GENERAL View slide
    • OBJETIVOS
    • Los participantes, serán capaces de:
    • Reaccionar conscientemente en situaciones frecuentes que implican riesgo de mal uso del tiempo.
    • Identificar con precisión sus causas particulares de desperdicio del recurso.
    • Elaborar listas “inteligentes” de prioridades de acción.
    • Distinguir efectivamente, y no sólo en teoría, la diferencia entre acciones importantes y acciones urgentes.
    • Evaluar con objetividad su futuro uso del tiempo para emprender las acciones correctivas necesarias .
    View slide
    • Metas generales
    • Adquirir conciencia de que la administración del tiempo depende totalmente de la administración que se haga de los propios hábitos.
    • Revisar y analizar diferentes metodologías de uso del tiempo Revisar conceptos de correcta aplicación del uso del tiempo.
    • Identificar a través de un instrumento de auto evaluación, formas para mejorar el uso del tiempo que hacen actualmente los participantes.
    • Conocer el uso de herramientas complementarias de apoyo para controlar el uso correcto del tiempo.
  • Competencias a desarrollar de manera indirecta
  •  
  • La administración del tiempo TIEMPO
  • Es imprescindible:
  • TIEMPO
  • APRENDIZAJE CLAVE
  • ¿QUÉ ES EL TIEMPO? Es la dimensión del cambio, si nada cambiara No habría tiempo
  • La administración del tiempo
  • EL TIEMPO
  • Administrar el tiempo realmente significa administrarnos nosotros mismos, de tal manera que podamos optimizar el tiempo que tenemos. TIEMPO
  • Significa conducir nuestros asuntos dentro del tiempo disponible para que podamos lograr resultados más eficaces
  • La meta debe ser el logro de objetivos, no simplemente estar ocupado.
  • COMO ALCANZAR TU META
    • ESPECIFICA TU META
    • ¿Qué?
    • ¿Dónde?
    • ¿Cómo?
    • ¿Quién?
    • ¿Cuándo?
    • ¿Porqué?
    • 2. Divide tus metas en pequeñas partes
    • 3. Identifica claramente los pasos a seguir
    • 4. Planeación y preparación
    • 5. Acciones productivas
    • 6. Programación mental para el éxito
    • Comprométete con tu meta
    • Emprende la acción
    • Déjalo ir
    PROGRAMACIÓN MENTAL PARA EL ÉXITO 2. Evalúa tu progreso
  • EVALUACIÓN DE TUS ACCIONES DIARIAS Has hecho alguna modificación Si, sí, ¿Mejoró? ¿Los resultados han alcanzado o superado tus expectativas Hasta ahora? Si no, ¿Por qué no? ¿Qué puedes hacer para mejorar tus resultados?
  • MARTES 28 DE AGOSTO, 2011 ELABORA UN LISTADO DE ACTIVIDADES REALIZADAS 9 am 10 am 11 am 12 am 1 pm 2 pm 3 pm 4 pm 5 pm 6 pm 7 pm 8 pm 9 pm 10 pm 11 pm
  • Muy a menudo, trabajar con rapidez produce problemas.
  • Trabajar más rápido y trabajar más horas son estrategias pobres para administrarnos a nosotros mismos.
  • El tiempo es una paradoja. Nos parece que no tenemos suficiente tiempo y sin embargo tenemos todo el tiempo que hay
  • No importa cuánto hagamos, siempre hay alternativas interminables para invertir el tiempo
  • La solución a esta paradoja, entonces, es enfocarse primero en las cosas más importantes, en la seguridad de que siempre habrá tiempo suficiente para las cosas que realmente es necesario hacer
  • Como un recurso, el tiempo nos presenta otra paradoja: si no lo usamos, desaparece de todas maneras
  • En consecuencia, la calidad de este recurso depende de lo bien que lo usemos
  • El conocimiento de que estamos desperdiciando este recurso tan personal cuando no lo usamos debidamente, debería ser suficiente para decidirnos a invertir el tiempo de mejor manera
  • Tu tiempo es tuyo y no pertenece a nadie más. Sólo tú puedes mejorar la calidad de tu tiempo
  • La forma como usas tu tiempo define quién eres, más aún que lo que dices, lo que vistes, los amigos que eliges, lo que piensas
  • ELABORA UNA LISTA DE ACTIVIDADES A REALIZAR EN EL PRÓXIMO MES SEPTIEMBRE LUNES MARTES MIÉRCOLES JUEVES VIERNES SÁBADO DOMINGO 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30
  • ELABORA UNA LISTA DE ACTIVIDADES A REALIZAR EN UN AÑO 2011 SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE 2012 ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO
  • Tu compromiso para administrar tu tiempo es realmente un compromiso contigo mismo y con lo que es importante en tu vida.
  • El uso de nuestro tiempo es el resultado de cientos de pequeñas y grandes elecciones cada día, cada hora y aún cada minuto
  • Mitos El mito de la actividad: “La persona más llena de trabajo es el más eficiente”. Se confunden los resultados con la actividad... para no llegar a ninguna parte.
  • El mito de la decisión aplazada: “Hay que aplazar las decisiones hasta haber recopilado todos los datos”. Lo que sucede es que no se decide a tiempo, o no se decide
  • El mito de ahorrar tiempo: “Hay que ahorrar tiempo a través de soluciones sencillas y fáciles”. Se regatea el tiempo que se debe emplear en asuntos difíciles, tratándolos de manera superficial, de modo que se está condenando a repetir lo que salió mal
  • Todo el mundo pierde el tiempo
    • Posibles soluciones
    • Agenda
    • Citas.
    • Proyectos.
    • Actividades por realizar.
    • Marcar actividades en (A) Urgentes e Importantes, (B) Importantes No Urgentes o (C) Urgentes No Importantes.
    • Desperdiciadores del tiempo
    • Excesivo flujo de papeles.
    • Teléfono.
    • Visitantes.
    • Reuniones.
    • Fallas de comunicación.
    • Políticas y procedimientos.
    • Información. (Falta / exceso)
    • Desperdiciadores de tiempo internos
    • Falta de prioridades.
    • Falta de planes.
    • Objetivos no claros.
    • Dejar cosas para después.
    • Intentar hacer muchas cosas a la vez.
    • Falta de autodisciplina.
    • Falta de habilidad y conocimientos.
  • Ejercicio Haz dos listas identificando tus propios “enemigos del tiempo”, destacando los cinco principales. Jerarquiza por orden de peligrosidad. (1 poca gravedad, 5 máxima gravedad). Haz una de los enemigos externos y otra lista de los enemigos internos. Una vez que ya lograste identificar a tus “enemigos” enlista las posibles soluciones para cada uno de ellos.
  • Soluciones Ahora, haz dos listas más, escribiendo soluciones de cada uno de los problemas en la lista anterior.
  • Morosidad La morosidad es la enemiga del éxito. El éxito llega cuando se hacen en el momento preciso las cosas realmente importantes que conducen a los resultados deseados. Sin embargo, son esas cosas importantes las que usualmente dejamos para después.
  • Una de las razones que nos inducen a posponer las cosas importantes es porque tendemos a confundir lo importante con lo urgente, y nuestros días se ven copados de demandas y presiones
  • Las cosas importantes raramente ejercen esta clase de presión, hasta que alcanzan el estado de crisis. El responder a lo urgente y posponer lo importante, nos garantiza un continuo número de crisis en nuestros trabajos y en nuestras vidas
    • Las principales causas de morosidad son:
    • Trabajos no placenteros.
    • Trabajos difíciles.
    • Indecisión.
  • Todas las empresas manejan sus finanzas a través de tiempo: tiempo de organizar, tiempo de fabricar, tiempo de comprar, tiempo de vender..
  • Ejercicio II 1. Anote en la siguiente tabla todas las actividades que realiza en un día (promedio), desde que inicia sus actividades hasta que se retira, incluyendo ir al baño, llamar por teléfono a la mamá, etc. Y así mismo anote el tiempo que destina para cada actividad. HORARIO ACTIVIDADES
  • 2. Clasifique cada actividad con una letra “A” para las indispensables, “B” para las necesarias y “C” para las deseables. 3. Debemos de considerar que las actividades “A” son aquellas que nos llevan a resultados que la empresa espera, por ejemplo, reportar operaciones, hacer balances, hacer citas, emitir reportes, etc. Las actividades “B” son las que necesitamos para realizar algunas actividades necesarias como ir al baño, verificar mi equipo y herramientas, analizar recursos, revisar agenda, etc. Y por último las actividades “C” son aquellas que bien puedo eliminar y no afectan mi productividad
  • Auto análisis del uso del tiempo Para quien sinceramente se propone mejorar la administraci ó n de su propio tiempo, el primer paso consistir á en averiguar c ó mo lo est á empleando. En este punto se puede dividir la pr ó xima semana en intervalos de quince o treinta minutos, y al final de cada hora se registra c ó mo se emple ó esa hora. LUNES MARTES MIERCOLES JUEVES VIERNES SABADO DOMINGO
  • A continuación hay trece afirmaciones sobre manejo del tiempo. Encierra en un círculo la que corresponda a cada punto.
    • Casi nunca
    2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre 1. Cada día dedico un tiempo a planear mi trabajo. 2. Cada año me fijo metas específicas y las pongo por escrito. 3. Diariamente hago una lista de pendientes, los jerarquizo según su importancia y trato de manejarlos en ese orden 4. Dedico mi tiempo a tareas que soy capaz de realizar, y no lo dedico a cosas utópicas o improductivas. 5. Llevo una agenda flexible para estar en condiciones de manejar problemas, así como algo inesperado. 6. Delego satisfactoriamente buena parte de mis actividades. 7. Trato de manejar una sola vez la papelería que me llega, analizándola de inmediato y decidiendo sobre ella. 8. Tengo una estrategia diseñada para evitar las interrupciones. 9. Soy capaz de decir ”NO” cuando se me requiere en cosas que interfieren con mi tiempo destinado a asuntos pendientes. 10. En forma habitual practico la relajación para reducir tensiones. 11. Llevo trabajo a casa por las tardes o los fines de semana. 12. Llego a posponer las cosas difíciles, aburridas o desagradables de mi trabajo. 13. Sientes que tienes un buen control sobre la forma en que utilizas el tiempo.
  • Planear las actividades
    • Puedo realizar una planificación eficaz si:
    • Reviso mis metas y establezco tareas diarias específicas.
    • Determino el tiempo que tomará realizar cada tarea.
    • Anticipo los obstáculos a los que me enfrentaré.
    • Organizo mis tareas por orden de prioridad.
    • Para establecer mis metas de una manera adecuada es necesario que:
    • Estén en línea con mis valores.
    • Sean de tiempo definido.
    • Estén definidas clara y específicamente.
    • Sean completamente mías.
    • Sean realistas.
  • Organizar las actividades Prioridad A “Imprescindible de hacerse”: éstas son las actividades decisivas. Algunas de ellas entrarán en esta categoría debido a órdenes administrativas, requerimientos de clientes importantes, tiempo límite significativo, u oportunidades de éxito o desarrollo
  • Prioridad B “Debe hacerse”: son actividades de valor medio; pueden contribuir a mejorar el desempeño pero no son tan esenciales o no requieren de un tiempo límite.
  • Prioridad C “Deseable de hacer”: es la categoría de menor valor. Al incluir actividades tan solo interesantes o divertidas, podrían eliminarse, posponerse o realizarse en periodos de poca presión
  • En una hoja, escribe tres listas de actividades que vas a hacer en una semana: Prioridad A. Imprescindible de hacer. Prioridad B. Debe hacerse. Prioridad C. Deseable de hacer
  • Establecer fechas de seguimiento Toda planeaci ó n es pensar en el tiempo por venir. Lo que var í a en los planes es hasta donde se extienden al futuro y qu é tan precisos son. Existe siempre un l í mite en cuanto qu é tan lejos es posible planear en cualquier momento dado.
  • Realizar las actividades planeadas sin descuidar los objetivos Toda planeación es pensar en el tiempo por venir. Lo que varía en los planes es hasta donde se extienden al futuro y qué tan precisos son. Existe siempre un límite en cuanto qué tan lejos es posible planear en cualquier momento dado.
  • Si uno no sabe para donde va, puede tomar cualquier camino.
  • El principio de Pareto El corolario es: un 80% de nuestro tiempo lo gastamos en producir solamente un 20% de nuestros resultados. Necesitamos identificar cuál 20% de nuestro tiempo es puesto en el uso más constructivo y cuál es usado en tareas menos productivas. Para hacer esto tenemos primero que analizar hacia donde dirigimos nuestro tiempo
  • Eficiencia es hacer las cosas rápidamente, o hacer bien las cosas. Efectividad es hacer las cosas correctas
  • Estableciendo prioridades Como planear el día Las agendas son herramientas esenciales. Una vez que tengas la agenda del a ñ o siguiente, descarta los d í as festivos, los compromisos familiares y los eventos ajenos al trabajo. Esos son tus tiempos comprometidos. Aseg ú rate de trasladar todos tus compromisos de trabajo a la nueva agenda.
  • La lista diaria Una disciplina esencial es elaborar un programa para el d í a. Elabora una lista de lo que tienes que hacer y tambi é n de lo que quieres lograr en el tiempo libre del que dispones, lo puedes hacer en la misma agenda o en hojas por separado.
  • Establece límites de tiempo para todas las tareas. Habitúate a estimar siempre la cantidad de tiempo requerida para cada trabajo, como por ejemplo llevar a cabo una visita o realizar el informe. Verifica después si tu estimación fue realista
  • Luego establece tus prioridades. Una prioridad se compone de dos elementos en variadas proporciones: urgencia e importancia
  • Si el beneficio es sustancial y el tiempo que se requiere es corto, hazlo. Incluso podemos clasificar nuestras actividades de la siguiente manera. A: Es indispensable hacerlo hoy. B: Debe hacerse hoy. C: Podr í a hacerse hoy.
  • Algunas personas gustan hacer la planeación diaria al comenzar el día. Otras prefieren planear el día la noche anterior. Esto tiene la ventaja de que uno puede consultarlo con la almohada; en ocasiones, después del descanso nocturno se te ocurrirán otros puntos que agregar a la lista, o es posible que alteres tus prioridades
  • “ Escriba cada noche las cosas que tenga que hacer mañana”, dijo, y numérelas por orden de importancia. Por la mañana, lo primero que debe hacer es empezar a trabajar en el número 1 de su lista y continuar hasta que lo haya terminado. Luego inicie con el número 2..., el 3..., etc. Al término del día deseche su lista y elabore una nueva.
  • 15. Eficiencia en el trabajo Efectividad del tiempo en el trabajo En nuestro trabajo regularmente encontramos trabajando a otras personas, las cuales es muy posible que no utilicen su propio tiempo efectivamente. Peor aún, es posible que malgasten el tiempo de uno y le frustren sus esfuerzos de diversas maneras. Es por esto que debemos de transformar nuestro lugar de trabajo en una plataforma para la acción efectiva.
  • El ser humano es una criatura de ciclos, y en general es coherente en los períodos que constituyen su tiempo óptimo. Algunas personas son “matutinas” y pueden pensar mejor de seis a nueve de la mañana. Otras, son “aves nocturnas” y sus cerebros no funcionan hasta la salida de la luna. No hay ninguna ventaja entre ser una cosa o la otra, lo importante es que cada uno proteja ese tiempo
  • Los proyectos y tareas más difíciles deben programarse de ser posible, durante el tiempo óptimo personal. En esta forma los estaremos manejando durante los periodos de máxima eficiencia.
  • Para esto nos podemos proponer horarios en los cuales no haremos ni recibiremos visitas, de modo que podamos contar con horas de trabajo ininterrumpidos
  • Estos horarios pueden ser preferentemente por la mañana, al iniciar nuestras labores, o al término de nuestra jornada, pues en esos momentos las exigencias de los demás son mínimas
  • Para la mayoría de la gente el tiempo de espera es tiempo perdido. Sin embargo, con un poco de planeación y resolución, uno puede realizar varias actividades Podemos planear el trabajo de mañana, escribir una carta o buscar soluciones a algún problema que nos inquiete
    • Ross Webber nos comenta: “Uno de los mejores en administradores de tiempo que conozco siempre lleva consigo tres carpetas dentro de su portafolios:
    • Carpetas de beige que contienen asuntos pendientes, tales como cartas por contestar o informes por revisar.
    • Carpetas verdes que contienen proyectos en vía de elaboración, como pueden ser presupuestos, políticas, procedimientos, el plan de mercadeo, etc.
    • Carpetas azules que contienen los sueños dorados para el futuro; cuando se tiene una idea luminosa se anota en la carpeta azul.
  • En resumen Casi todas las personas tienen el potencial de ahorrarse de cinco a diez horas a la semana. Para hacerlo se requiere disciplina y dedicaci ó n a los principios b á sicos de este manual
  • Asimismo, identifica y haz uso de tu tiempo óptimo. Utiliza tu mejor hora para realizar el trabajo que requiera mayor concentración
  • Analiza la forma en que utilizas tu tiempo. Lleva el registro de una semana típica; después examina tus actividades. Con este análisis determina las causas principales en el desperdicio de tu tiempo.
  • El tiempo es un recurso no renovable
  • Conclusiones prácticas Para mejorar la administración de tu tiempo, empieza descubriendo en qué y cómo lo estás gastando actualmente.
  • ¿De qué vamos a hablar? Qué es gestionar el tiempo Empezar a caminar Herramientas para el tiempo Cómo priorizar Eternización Delegación Getting things done (GTD)
  • Expectativas:
    • ‘ organizar mejor mi trabajo’
    • ‘ combinar trabajo de despacho e incidencias (interrupciones)’
    • ‘ los planes y previsiones no se cumplen’
    • ‘ gestiona múltiples tareas y funciones’
    • ‘ organizar mejor el tiempo dentro de mi jornada laboral’
    • ‘ no se por donde empezar’
    • ‘ se me acumulan las tareas pendientes’
    • ‘ necesito herramientas y pautas’
    • ‘ quiero dar mejor servicio a mi cliente, una respuesta ágil’
    • ‘ quiero optimizar mi tiempo’
    • ‘ necesito diferenciar mi tiempo laboral y el personal’
  • Steven Covey, 7 hábitos de las personas efectivas.
  • Dinámica de grupo Sobre las fotografías de vuestro puesto de trabajo habitual, describir cómo organizáis vuestro escritorio, vuestra agenda, qué sistema seguís para desarrollar vuestras tareas y gestionar vuestro tiempo.
  • ¿Qué organización?
  • ¿Organización?
  • ¿Organización?
  • ¿Organización?
  • ¿Organización?
  • Gestión eficaz del tiempo. 1. ¿Qué es gestionar el tiempo?
  • ¿Gestionar el tiempo?
    • 60 segundos en un minuto
    • 60 minutos en una hora
    • 24 horas en un día
    • Y 168 horas en una semana…
    Personas tan significadas como OBAMA tienen el mismo tiempo que tu, es decir… El tiempo ni se ahorra ni se almacena. No se trata de cuánto tenemos… sino de cómo lo utilizamos.
  • ¿Gestionar el tiempo? Es la gestión de nuestras propias actividades, para asegurarnos que se desarrollaran en el tiempo disponible o determinado, ya que el tiempo es un recurso escaso y continuo.
  • ¿Porqué organizar mi tiempo?
    • Principales razones:
    • Ganar rendimiento sobre el tiempo (optimizarlo)
    • Motivar y promover la iniciativa
    • Permite hacer previsiones
    • Reduce la ansiedad (estrés)
  • Barreras para el éxito en la gestión de nuestro tiempo AUTOCONOCIMIENTO Y CONOCIMIENTO DE NUESTROS OBJETIVOS. Sólo a través del propio conocimiento y de cuáles son nuestros objetivos podemos mejorar. DESARROLLAR Y MANTENER UN CALENDARIO SUFICIENTEMENTE FLEXIBLE. El calendario debe de trabajar para ti, no para los demás. Debe reflejar aquello exclusivamente importante para ti.
  • Dinámica de grupo Sobre el cuestionario hacemos un ranking para ver que no estamos tan mal, ¿no?
  • Factores de fracaso.
    • Miedo a cambiar los propios hábitos.
    • Incertidumbre sobre cómo y cuando empezar.
    • Presión del tiempo, ya que para ahorrar tiempo futuro debes invertir tiempo presente (y el día a día ya sabemos como es…).
    • Falta de voluntad.
  • Factores facilitadores
    • Mejoras en la eficacia de tu trabajo
    • Incremento de tu productividad
    • Desarrollo personal (trabajo + ocio)
    • Como respuesta a un incremento de responsabilidades
  • Gestión eficaz del tiempo. 2. Empecemos a organizarnos
  • La matriz de organización de tu tiempo… Fuente: First things first. Steven R. Covey. Importante Urgente SI NO NO SI Tenemos tendencia a reaccionar mejor frente a la urgencia que frente a la importancia: 1. Clasifica tus tareas: encuadrar las tareas en cada uno de los bloques. 2. Disciplina: realizar las tareas en el orden correcto. EVITA HACERLO DECIDE CUANDO DEBES HACERLO DELEGA EN OTROS HÁZLO AHORA MISMO
  • Situaciones más frecuentes Fuente: First things first. Steven R. Covey. Importante Urgente SI NO NO SI
    • Trivialidades
    • Pasatiempos
    • Tareas improductivas
    • Entretenimientos - juegos
    • Cualquier otra cosa
    • Prevención
    • Construcción de relaciones
    • Planificación y preparación
    • Desarrollos de sistemas
    • Conocimiento profesional
    • Interrupciones
    • Algunas llamadas telefónicas o mails
    • Algunas reuniones
    • Reuniones no preparadas
    • Actividades populares
    • Situaciones de pánico
    • Asuntos estresantes
    • Fuego cruzado
    • Proyectos con plazos marcados
  • Hacia una estrategia inteligente Importante = f (valor para empresa) Urgente = f (tiempo) SI NO NO SI ¿ QUÉ ESTRATÉGIAS DEBEMOS ADOPTAR PARA VENCER NUESTRAS BARRERAS PERSONALES? GESTIONAR EL TIEMPO ES GESTIONAR NUESTROS (MALOS) HÁBITOS. RETO = PLANIFICAR, ANTICIPAR. Gestionar las tareas IMPORTANTES antes que estas devengan URGENTES. Fuente: First things first. Steven R. Covey. Irresponsabilidad Dependencia de otros Visión Perspectiva Equilibrio Control Fuera de control Sentimiento de victimización Enfoque al corto plazo Nos estresamos Nos quemamos
  • Consejos para una gestión inteligente
    • Algunos consejos...
    • SER ORGANIZADO: filtra tus tareas
    • PROTEGER TU TIEMPO: quemar, aislar y delegar
    • CONSEGUIR A TRAVÉS DE UN ENFOQUE SOBRE OBJETIVOS: énfasis motivacional
    • TRABAJA SEGÚN UN ORDEN DE PRIORIDADES: pon objetivos y prioriza
    • UTILIZA HERRAMIENTAS MÁGICAS PARA SACAR PARTIDO DE TU TIEMPO
    • ENTRENA TUS HABILIDADES DE GESTIÓN DEL TIEMPO
    • SIGUE LA CORRIENTE: filosofía oriental, ritmos naturales
    • EVITA TUS MALOS HÁBITOS: eternización
    Fuente: First things first. Steven R. Covey.
  • Consejos para una gestión inteligente
    • Cosas a potenciar...
    • Fijar objetivos inteligentes que puedan ser realmente desarrollados. Evita crear situaciones imposibles.
    • Establece prioridades.
    • Asumir completamente las responsabilidades sobre el hecho de hacer un uso o abuso de un precioso recurso, el tiempo.
    Fuente: Stretegies for Success. www.accd.edu.
  • Gestión eficaz del tiempo. 3. Herramientas
  • Herramientas a desarrollar
    • 1. No crear situaciones imposibles:
    • Compatibilizar trabajo con tiempo libre.
    • Revisa tus obligaciones externas. Existen tareas donde tu gestionas el tiempo y otras donde el tiempo es gestionado por factores externos.
    • Examina de forma realista estas obligaciones.
  • Herramientas a desarrollar
    • 2. Define prioridades:
    • Planificar, planificar, planificar…
    • Utiliza un calendario SEMANAL y una lista de tareas DIARIA.
    • Escribe esta lista de tareas diariamente.
    • Esta lista es un recordatorio: escoge entre lo que puede y no puede esperar.
    • Visualiza los incumplimientos para planificar el nuevo día.
  • Herramientas a desarrollar
    • 3. Evita distracciones (ladrones del tiempo):
    • Identifica áreas de pérdida de tiempo.
    • Evita la ETERNIZACIÓN : acto deliberado (y esencial a la naturaleza humana) de posponer de forma excesiva tus objetivos o tareas.
    • Implica comportamientos perfeccionistas, pero también esconde inseguridad para desarrollar las tareas.
    Eternización Perdida de tiempo Oportunidades perdidas Baja productividad Estrés galopante
  • Herramientas a desarrollar
    • 4. Estoy sobrepasado por un objetivo o por un plazo:
    • La gestión de crisis (o su defecto) nos dejan poco tiempo para las rutinas o el disfrute de nuestra vida.
    • ¿Has perdido el punto de vista respecto a tus objetivos o enfoques principales?
    • Desarrolla lista de tareas diarias… semanales… mensuales… y de largo plazo.
  • Herramientas a desarrollar
    • 5. Las barreras emocionales (dispersión, estrés, ansiedad, frustración…) afectan a tu productividad:
    • Busca tu bienestar físico, desconecta de estas barreras
    • El ejercicio o cualquier otra distracción que te relaje son perfectos antídotos para ‘desconectar’
  • Herramientas a desarrollar
    • 6. Asume la responsabilidad sobre la gestión (o su defecto) de tu tiempo:
    • Busca ambientes de trabajo propicios
    • Limita tus distracciones o ladrones del tiempo (revisar mails, llamar compulsivamente…)
    • Prevención frente a amigos, compañeros… que pasan por encima de tus prioridades
  • Una propuesta de organización del tiempo de trabajo proyectos objetivos planes de acciones listas de tareas
  • Ladrones del tiempo
    • ¿Cuáles son tus fuentes de interrupciones?
      • Visitas inoportunas
      • Llamadas telefónicas (entrantes)
      • Reuniones
      • Crisis, urgencias, incendios
      • Dilación, dejación
    • ¿Cómo podemos defendernos de ellas?...
  • Dinámica de grupo ¿Cuáles son vuestros ladrones del tiempo? ¿Cómo os afectan?
  • Ladrones del tiempo
  • Ladrones del tiempo
  • Ladrones del tiempo
  • Ladrones del tiempo
    • Reuniones:
      • ¿Es necesaria la reunión? ¿Para qué se ha convocado - objetivos? ¿Puede resolverse de otra forma?
      • Fijar una límites de duración: 1,5h es demasiado
      • Planificar (orden del día) y ceñirse al plan.
  • Ladrones del tiempo
  • Ladrones del tiempo
  • Ladrones del tiempo
  • Ladrones del tiempo
  • Gestión eficaz del tiempo. 4. Cómo priorizar
  • ¿Cómo establecer prioridades?
    • Análisis ABC...
    • Ordenamos las tareas en grupos de prioridades: A: más importantes, B: menos importantes, C: menos importantes aún…
    • Sirve para listas de tareas abiertas aunque se recomienda que se cierren para generar motivación en su ejecución
    • Se pueden establecer los grupos que se quieran.
    • Suela combinarse con la técnica de Pareto.
  • ¿Cómo establecer prioridades?
    • Técnica de Pareto...
    • Se basa en la doble aplicación de la regla del 80-20.
    • El 80% de las tareas puede realizarse en el 20% del tiempo, y el 20% de tareas incompletas nos ocupa el 80% del tiempo restante.
    • Por su parte el 80% de nuestra productividad proviene del 20% de las tareas (previamente priorizadas por el valor que generan al proyecto).
  • ¿Cómo establecer prioridades?
    • Método POSEC (Prioritize by Organizing, Streamlining, Economizing & Contributing)
    • Sobre la analogía de la pirámide de MASLOW (jerarquia de la autorealización) es un sistema que sugiere que un individuo está mejor posicionado si prioriza sus responsabilidades personales, para soportar sus responsabilidades sociales.
    • En este sentido debería:
      • P rioriza tu tiempo y define tus objetivos personales
      • O rganiza las cosas necesarias para tener éxito (familia y finanzas)
      • S treamlining (racionaliza). Cosas que no te gusta hacer, pero debes (trabajo)
      • E conomiza. Cosas que debes hacer pero no son urgentes (el pasado o tareas de socialización)
      • C ontribuye. Prestando atención al resto de las cosas que marcan la diferencia (obligaciones sociales).
  • ¿Cómo establecer prioridades? Método Eisenhower... lo que es importante es en sí mismo urgente, y lo urgente es en sí mismo importante Importante = f (valor para empresa) Urgente = f (tiempo) SI NO NO SI Descartadas Fijar una fecha límite y realizarlas personalmente Delegarlas Realizar inmediatamente y de forma personal
  • Dinámica de grupo Fija 10 tareas a realizar en los próximos días. Sobre vuestra relación de tareas (TODO list)… clasifica por urgencia e importancia
  • ¿Cómo ahorras tu tiempo?
  • Gestión eficaz del tiempo. 5. Dilación, dejación, eternización
  • DILACIÓN = DESMOTIVACIÓN
    • Hazlo ya...
    • Acción deliberada de dejar las cosas para mañana.
    • Efectos: pérdida de oportunidades, pérdida de tiempo, baja productividad o estrés creciente.
    • Causas de este mal hábito:
      • Búsqueda del perfeccionismo, sentimiento de que el resultado es constantemente insuficiente, o miedo a la disconformidad.
      • Ciclo vicioso: comodidad, insuficiencia y dilación.
  • DILACIÓN
    • Cómo superarla...
    • Un primer paso: aunque necesita compromiso y energía… es mayor la energía necesaria para empezar que para continuar con el cambio.
  • DILACIÓN
    • Cómo superarla...
    • Algunos consejos:
      • Reconocimiento del problema: escribe todas las excusas y justificaciones para darte cuenta.
      • Piensa en positivo para darle la vuelta: cuanto antes empiece, antes acabo…
      • Establece objetivos claros
      • Prioriza las tareas
      • Organiza tu agenda
      • Compromiso con tus tareas y plazos
      • Premia tu rendimiento
  • Gestión eficaz del tiempo. 6. Delegación
  • DELEGACIÓN
    • Algunas pautas...
    • Delegar es repartir parte de tus responsabilidades y funciones (en el seno de un equipo) donde quien delega debe actuar como un coach (entrenador) con la persona en quien delega.
    • Las responsabilidades también se delegan.
  • DELEGACIÓN
    • Algunas pautas...
    • Responsabilidad y delegación:
      • Responsabilidad operativa , la que se delega. Se hace por delegación.
      • Responsabilidad gerencial , la que no se delega.
        • Selección de la persona adecuada en quien delegas
        • Formación e información que le ofreces para poder desarrollar su propósito
        • Supervisión :
          • De comportamientos (continuamente)
          • De resultados (puntual y periódicamente)
  • Gestión eficaz del tiempo. 7. La propuesta del GTD
  • GETTING THINGS DONE (GTD)
    • Consigue que las cosas se hagan...
    • Sistema impulsado por David Allen, en su libro…
    • GTD se basa en el principio de que una persona necesita borrar de su mente todas las tareas que tiene pendientes guardándolas en un lugar específico. De este modo, se libera a la mente del trabajo de recordar todo lo que hay que hacer, y se puede concentrar en la efectiva realización de aquellas tareas .
  • GETTING THINGS DONE (GTD) Ready for Anything, David Allen. “ Mantén todo fuera de tu cabeza. Decide qué acciones se requieren en tus tareas cuando aparecen — no cuando expiran. Organiza recordatorios de tus proyectos y sus acciones próximas en las categorías apropiadas. Mantén tu sistema actualizado, completo y suficientemente revisado para conocer las opciones de las que dispones sobre lo que estas haciendo (y no haciendo) en cualquier momento."
  • GTD: Fases
    • 1. RECOPILAR...
    • Depositar en " cubos " externos, todo aquello que necesitemos recordar, realizar o darle seguimiento.
    • Tras el procesamiento, todos los "cubos" deberían vaciarse al menos una vez por semana.
    • Objetivo: vaciar mi mente.
    • Un cubo es el soporte: Outlook, gestor de tareas, listas de notas, libretas…
  • GTD: Fases
    • 2. PROCESAR...
    • Regla de los dos minutos: "Si una tarea requiere menos de dos minutos, hazla inmediatamente".
    • Los 2 minutos son orientativos.
  • GTD: Fases
    • 2. PROCESAR... ¿Cómo?
    • Empezar siempre por el principio
    • No procesar más de un elemento a la vez.
    • No enviar de vuelta al "cubo" a ningún elemento.
    • Si un elemento requiere de una acción para ser realizado:
      • Si lleva menos de dos minutos, hazlo.
      • Si no es tu tarea, delégalo adecuadamente.
      • Posponlo.
    • Si un elemento no requiere una acción,
      • Archívalo como referencia.
      • Deséchalo si no es procedente.
      • Déjalo en cuarentena si no puedes llevarlo a cabo en ese momento.
  • GTD: Fases
    • 3. ORGANIZAR...
    • Se proponen dos instrumentos:
      • Agenda : sólo para tareas, citas o reuniones con fechas bien determinadas (hard landscape)
      • Lista de tareas … TODO list.
    • ¿ Cómo organizamos nuestras listas de tareas? Grupos homogéneos:
      • Acciones próximas
      • Proyectos
      • En espera
      • Algún dia/Quizás
  • GTD: Fases
    • 3. ORGANIZAR...
    • ¿Qué suponen estos grupos homogéneos?
      • Acciones próximas : Para todo elemento que requiere tu atención, se define el próximo hito… por ejemplo, para redactar un informe, necesito una reunión previa con X (hito). Se organizan según el contexto: trabajo, hogar…
      • Proyectos: Todo conjunto abierto de tareas que no están concluidas. Su revisión periódica genera Acciones Próximas.
  • GTD: Fases
    • 3. ORGANIZAR...
    • ¿Qué suponen estos grupos homogéneos?
      • En espera: Para acciones que has delegado y estás en espera del retorno.
      • Algún día/Quizás: Cosas que te interesan pero para las que no hay tiempo, por ejemplo, mejorar mi francés…
  • Dinámica de grupo Sobre tu lista de tareas (recopilación) elabora las fases de PROCESA y ORGANIZA…
  • GTD: Fases
    • 3. ORGANIZAR...
    • Punto crítico: Sistema de revisión fácil, simple y amigable.
    • Desde a un trozo de papel hasta un software de GTD.
    • Se propone un orden alfabético… como sistema más simple de acceso al seguimiento.
    • SEGUIMIENTO CON GMAIL…
    • … Bryan Murdaugh "Getting Things Done with Gmail“ http://spaceagewasteland.com/gtd%20with%20gmail.pdf
    • … GTD Inbox extension: http://www.gtdgmail.com/
  • GTD: Fases
    • 3. ORGANIZAR...
    • Allen propone un sistema de 43 carpetas
    • 12 carpetas MENSUALES
    • 31 carpetas (representando los días del mes)
    • Cada día revisas la carpeta, la vacías y la colocas en el mes siguiente.
    • Para tareas futuras, las colocas en forma de recordatorio, y te olvidas hasta el día correspondiente.
  • GTD: Fases
    • REVISAR...
    • Cualquier sistema requiere de revisión.
    • La revisión mínima es semanal para el sistema de organización GTD (a principio o final de semana).
    • Diariamente asumimos las carpetas diarias para revisar tareas y recordatorios.
  • GTD: Fases
    • HACER...
    • Malas señales… si dedicamos mucho tiempo a organizar, y poco a hacer
    • La organización y planificación debe ser sencilla, debe promover la acción y desincentivar la dejadez y saturación
  • Gracias por su atención.
  • USO DE MI TIEMPO
    • OBJETIVO
    • Hacer conciencia en los participantes del uso real que le dan a su tiempo, como el elemento más valioso de su vida y cómo toman decisiones sobre él.
    • Orientar la distribución de su tiempo futuro.
    •  
    TIEMPO: Duración: 30 Minutos TAMAÑO DEL GRUPO: Ilimitado Dividido en 5 subgrupos de 4 participantes. Un salón amplio y bien iluminado acondicionado para que los participantes puedan estar cara a cara. MATERIAL : Fácil Adquisición Hoja de autodiagnóstico "Uso de mi Tiempo" para cada participante.  
    • DESARROLLO CON FORMATO
    • El Facilitador menciona a los participantes, que existe decisiones   estrat é gicas : cuando cambian en forma sensible las situaci ó n de la persona,   t á cticas:   cuando son complemento o parte de las t á cticas y por ú ltimo que la ejecuci ó n se refiere a la realizaci ó n de las acciones a la parte operativa.
    • II. Entrega una forma de "Uso de mi Tiempo" a cada uno de los participantes y les solicita que en 15 minutos llenen todos los cuadros.
    • III. El Facilitador pide a los participantes que formen grupos de cuatro personas a quienes se les pide que expongan a sus compa ñ eros la forma de actuar anotada y que se cuestionen y den retroalimentaci ó n sobre lo siguientes aspectos:
    • a) ¿ Se dedica mayor tiempo a las actividades operativas, a la ejecuci ó n?
    • b) ¿ Son suficientes de acuerdo a las necesidades las actividades estrat é gicas?
    • c) ¿ Se decide realizar las actividades estrat é gicas con el an á lisis suficiente?
    • d) ¿ Se toma en cuenta las necesidades y posibilidades del grupo para la realizaci ó n de las actividades.
    • IV. En sesi ó n plenaria se analizan los resultados y respuestas de los subgrupos y se obtienen conclusiones.
    • V. El Facilitador guía un proceso para que el grupo analice, como se puede aplicar lo aprendido en su vida.
  • HOJA DE TRABAJO: USO DE MI TIEMPO Describa en los cuadros que m á s se ajusten a su evaluaci ó n sobre c ó mo ha sentido las actividades que ha realizado en los ú ltimos d í as. Actividades Intensamente Superficialmente Sin sentirlas   De trabajo Personales De trabajo Personales De trabajo Personales Estratégicas: Cambian aspectos de mi trabajo en forma significativa.             Tácticas Son sólo modificación de planes pre-establecidos             Ejecución Actividades eminentemente de rutina.