Vortrag Unifinanz, Berlin, 14. September 2012

Kostentransparenz für unternehmerische Freiräume –
der Ertrag des Neuen Steuerungsmodells

September 14, 2012
Michael Golsch, Unifinanz–2012, und Universitätsbibliothek Dresden der Freien UniversitätDresden
Sächsische Landesbibliothek Staats- Berlin, Henry-Ford-Bau
© by SLUB
slub-dresden.de

Kostentransparenz für unternehmerische Freiräume
Bibliotheken

Universitätsbibliothek Amsterdam

Trinity College, Dublin

Sächsische Landesbibliothek – Staats- und Universitätsbibliothek Dresden September 14, 2012 | Seite 2 slub-dresden.de
Michael Golsch | Stellvertreter des Generaldirektors © by SLUB Dresden

Dynamische Wissensmärkte
Erfolgsfaktoren: unternehmerisches Handeln + betriebswirtschaftliche Vernunft


Sachsens Staatsbibliothek
Eine der fünf bedeutendsten wissenschaftlichen Bibliotheken in Deutschland mit
einem besonders breiten Aufgabenprofil:

!  Universitätsbibliothek für eine der 10 größten Universitäten in der Bundesrepublik

+

!  Klassische Landesbibliothek (Sammeln und Verzeichnen von Medien aus und über
Sachsen)

+

!  Staatsbibliothek mit vielfältigen Koordinierungs- und Servicefunktionen für das
sächsische Bibliothekswesen


SLUB Dresden
Generaldirektion

Kennzahlen der SLUB Dresden 2009 - 2011

2011 2010 2009
Bestand (Bände) 5.081.805 4.989.600 4.900.139
Bilddokumente der Deutschen Fotothek 3.405.300 3.364.000 3.224.000
Entleihungen 2.244.338 2.383.407 2.385.158
Downloads (elektronische Volltexte) 2.722.064
Aktive Benutzer 48.403 50.028 49.818
Angemeldete Benutzer p.a. 74.718 73.665 72.707
Neuzugang (Bände) 107.491 103.461 109.239
Laufende Zeitschriften insgesamt 17.577 16.953 15.659
Digitalisierungsleistung (Images) 3.068.254 2.332.757 981.169
Gesamtausgaben (!) 26.581.000 26.693.000 26.806.000
Erwerbungsetat (!) 8.004.424 7.856.500 8.046.000
Personaletat (!) 14.485.200 14.776.000 14.327.000
Drittmittel (!) 3.134.852 2.843.000 3.103.000
Erwerbungsmittel pro aktivem Benutzer (!) 165 157 161
Neuzugang pro aktivem Benutzer (Bände) 2,2 2,1 2,2
Personalstellen zum 31.12. 271 274 290
Drittmittelstellen zum 31.12. 40 38 41
Neuzugang pro Personalstelle 3.389 3.324 2.965
im Monografiengeschäftsgang (Bände)
Entleihungen pro Personalstelle 40.077 44.169 40.876
Abt. Benutzung Geschäftsbericht der SLUB, 2011


Leistungsführerschaft als Unternehmensvision

Unternehmensziele der SLUB Dresden, Dezember 2010


Erfolg benötigt geeignete Rahmenbedingungen

Wozu wir eine Budgetierung brauchen:

Konsequentes Entscheiden
nach Kosten- und Leistungskriterien? !
Investitionsrücklagen und Rückstellungen
(periodenübergreifend)? !
Strategisches Personalmanagement? !
Finanz-Effizienz durch wechselseitige
Deckung von Personal- und Sachetat? !
Leistungspartnerschaften durch
Beteiligungsmanagement? !
Budgetierung setzt Eigenverantwortung und Kostentransparenz voraus.
Das Neue Steuerungsmodell bietet dafür einen geeigneten Ansatz.


NSM in der SLUB: zwei Ausbaustufen

2011
(1)  NSM-Basiscontrolling, kameral "  Produktbildung
"  Stundenrechnung
"  Controlling / Reporting
"  Haushaltsflexibilisierung

2012 + 2013, produktiv ab 2014
(2)  Kaufmännisches Rechnungswesen "  NSM-konformes ERP-System
"  Kosten- und Leistungsrechnung
"  Anlagebuchhaltung + Bilanzierung
"  Umfassende Budgetierung


Das Neue Steuerungsmodell: Schlüssel zur Budgetierung
Produkte in der Bibliothek?

Bibliotheken sind Betriebe (Non Profit), die in standardisierten Verfahren
hochgradig arbeitsteilig produzieren.


Das Neue Steuerungsmodell: Schlüssel zur Budgetierung
Produkte in der Bibliothek?

Bibliotheken sind Betriebe (Non Profit), die in standardisierten Verfahren
hochgradig arbeitsteilig produzieren.

Produkte Interne Tätigkeiten Projekte

"  Standards "  Querschnittaufgaben "  Befristete Aufgaben
"  Mengen, Zeiten "  Overhead

Die Hauptprozesse einer jeden (Groß)Bibliothek sind nicht nur geeignet, sondern
im Interesse innerbetrieblicher Transparenz für die produktbezogene Abbildung
von Kosten und Leistungen sogar prädestiniert.

Die Beschäftigten identifizieren sich mit ihren Produkten.


Produkte in der Bibliothek

SLUB LEISTUNGSKATALOG: PRODUKTE Stand: 02.11.2011

Bestandsentwicklung Bestandserhaltung Mediennutzung Information / Präsentation Staatsbibliothekarische Externe Projekte Landesweite
Auskunft Koordinierungs- (Drittmittel- Produkte
Physische Medien Elektronische Medien Physische Medien Elektronische Medien aufgaben projekte)
(Online)

Bestandsentwicklung Bestandsentwicklung Restaurierung Datensicherung Magazin- und Benutzerberatung Webpräsenz Bestandsentwicklung Provenienzrecherche Allgemeine
Monographien Monographien und Archivierung Freihanddienste im Sachsenkonsortium (Wettin) Öffentlichkeitsarbeit

BIS – Das Magazin der Bibliothe-
Bestandsentwicklung Bestandsentwicklung Prävention Ausleihservice Auftragsrecherchen Leihgaben ken in Sachsen Tiefenerschließung Publikationen
Zeitschriften Zeitschriften
Regionale Datenbankinformation /
Databases on demand (DBoD)
Bestandsentwicklung Bestandsentwicklung Lieferservice Ausstellungen NS-Raubgut Sonderveranstaltungen
Sonderbestände Sonderbestände (inkl. Fernleihe) Publikationsserver Qucosa
(LoBla, Fotos, Karten, Hand- (inkl. Bibliografien)
schriften, Noten, AV-Medien)
Bestandsentwicklung Buchsemester-/ BiFoSa – Portal für bibliothekari- eBooks on Demand Ausbildung
Digitalisierung Datenbanken Handapparate sche Fortbildung in Sachsen EoD

Deutsche und Europäische Digitale
Bestandsentwicklung Foto- und Bibliothek (DDB undEuropeana) VD 18 Fort- und Weiterbildung
Publikationsdienst Rechtemanagement
Koordination bibliothekarischer
Infrastruktur
DFG-Viewer
Elektronische
Langzeitarchivierung

Landesstelle für Bestandserhal-
tung


Beteiligung der Beschäftigten

Intranet der SLUB Dresden

NSM-Basiscontrolling der SLUB: Zwischenergebnisse 2012
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Quartalsbericht 2012/2
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55.286,23 € 2,4% 1.527 48.187,50 € 2,1% 588 29.847,81 € 1,2% 1,9%
202.677,05 € 8,7% 4.337 193.512,36 € 8,4% 3.919 184.179,51 € 7,6% 8,2%
443.383,26 € 19,0% 8.635 345.630,30 € 15,0% 10.090 384.533,14 € 15,9% 16,6%
88.752,71 € 3,8% 2.151 92.086,46 € 4,0% 2.061 92.123,55 € 3,8% 3,9%
354.144,30 €
27.200,92 €
15,2%
1,2%
7.580
272
372.332,46 €
14.416,74 €
16,1%
0,6%
9.294
116
434.671,59 €
5.219,24 €
18,0%
0,2%
16,4%
0,7%
Durchschnittliche Stundenkosten je Leistungsbereich 2. Quartal 2012

Stunden als Kostentreiber
0,7% Bestandsentwicklung
16,4% Bestandserhaltung
27,6% Mediennutzung
Information/Auskunft
3,9%
Präsentation
Staatsbiblioth. Koord.aufgaben
Landesweite Produkte
1,5% (externe) Projekte
16,6%
Interne Tätigkeiten
(interne) Projekte
14,1%
Abwesenheit
8,2%
1,9% 5,0% Spezifische InterneQuartalsbericht Intranet
Tätigkeiten
2,6%
1,5%
Stundenkosten pro Leistungsbereich im Vergleich 2. Quartal 2012

April Mai Juni 2. Quartal

LEISTUNGSBEREICH STUNDEN STUNDENKOSTEN Anteil STUNDEN STUNDENKOSTEN Anteil STUNDEN STUNDENKOSTEN Anteil Durschnitt

Vergleich Stundenkosten je Leistungsbereich26,0%
Bestandsentwicklung
Bestandserhaltung
12.400
632
607.081,83 €
29.368,78 € 1,3%
13.672
2. Quartal 695
2012 670.597,65
33.011,31
€
€
29,0%
1,4%
13.617
843
671.495,68
42.213,64
€
€
27,7%
1,7%
27,6%
1,5%
7.687 332.212,52 € 14,2% 7.508 325.354,65 € 14,1% 7.834
Mediennutzung
April 341.946,37 € 14,1% 14,1%
Information/Auskunft 2.062 105.820,35 € 4,5% 2.178 112.865,96 € 4,9% 2.564 134.228,72 € 5,5% 5,0%
30,0%
Präsentation 1.105 62.824,03 € 2,7% 1.110 63.373,47 € 2,7% 914 Mai 54.691,94 € 2,3% 2,6%
Staatsbiblioth. Koord.aufgaben 473 25.697,00 € 1,1% 607 38.128,76 € 1,7% 716 45.149,70 € 1,9% 1,5%
Landesweite Produkte 2.042 55.286,23 € 2,4% 1.527 48.187,50 € 2,1% 588 Juni 29.847,81 € 1,2% 1,9%
(externe) Projekte 4.826 202.677,05 € 8,7% 4.337 193.512,36 € 8,4% 3.919 184.179,51 € 7,6% 8,2%
Interne Tätigkeiten 11.880 443.383,26 € 19,0% 8.635 345.630,30 € 15,0% 10.090 384.533,14 € 15,9% 16,6%
25,0% (interne) Projekte
Bestandsentwicklung 2.168 88.752,71 € 3,8% 2.151 92.086,46 € 4,0% 2.061 92.123,55 € 3,8% 3,9%
Abwesenheit 7.152 354.144,30 € 15,2% 7.580 372.332,46 € 16,1% 9.294 434.671,59 € 18,0% 16,4%
Spezifische Interne Tätigkeiten 430 27.200,92 € 1,2% 272 14.416,74 € 0,6% 116 5.219,24 € 0,2% 0,7%
Interne
Tätigkeiten Abwesenheit
Durchschnittliche Stundenkosten je Leistungsbereich 2. Quartal 2012
20,0% Michael Golsch | Stellvertreter des Generaldirektors © by SLUB Dresden
0,7% Bestandsentwicklung
16,4% Bestandserhaltung
27,6%
Mediennutzung Mediennutzung
Information/Auskunft
3,9%
15,0% Präsentation

Annäherung an Vollkostenbetrachtungen – ausgewählte Produktkosten
"  Medienerwerbung
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Sächsische Landesbibliothek –
88.89J% JL,H9% 14, 2012 | Seite 16 JG,K9%
September
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slub-dresden.de
!!/% Michael Golsch | Stellvertreter des Generaldirektors © by SLUB Dresden

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Anlage 4 zum Controlling-Bericht für das 2. Quartal 2012: Stückkosten für e-Ressourcen
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Leistung Vollkosten Kriterium Anzahl Stückkosten
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Januar Februar März Summe 1. Quartal
%Bestandsentwicklung Monografien (elektronisch)
Bestandsentwicklung Zeitschriften (elektronisch)
16.701,54 !
16.309,69 !
23.309,84 !
14.729,35 !
20.119,71 !
19.614,15 !
60.131,09 ! E-Book
50.653,19 ! E-Journal
3.200
13.784
18,79 !
3,67 !
%Bestandsentwicklung Sonderbestände (elektronisch) 42.487,91 ! 35.932,58 ! 45.230,76 ! 123.651,25 ! Medium 2.687 46,02 !
Bestandsentwicklung Datenbanken Einzeltitel 12.019,00 ! 12.113,86 ! 9.925,21 ! 34.058,07 ! Datenbank 70 486,54 !
Q11('*4+>)% Publikationsdienste*4(% C:=)23:1(% S(''(23+=+>%! *('%1.069,10 ! Publikation
Bestandsentwicklung 7('R:>% 570,47 ! 193,84 ! 304,79 !:23<0)5(+% 4R% T!-U ! 110 9,72

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Leistung
April
X=% N('D2<)42354>(+.% Z4+(% B0RN4+:540+% *()%
Juni Summe 2. Quartal
Kriterium Anzahl Stückkosten

T!-U$:)4)20+5'0114+>)% =+*% *()% )(45% L99M% 4+% *('% Z';('N=+>):N5(41=+>% 13.778
Bestandsentwicklung Monografien (elektronisch)
19.580,54 !
14.182,76 !
20.711,52 !
13.994,40 !
30.579,75 !
22.031,45 !
70.871,81 ! E-Book
50.208,61 ! E-Journal
>(PD3'5(+%!
3.276 21,64 !
3,64
[:=C5C'0*=<5<:5:10>)%PD3'5%*:3('%X=%*(=51423%*4PP('(+X4('5('(+%Z'>(N+4))(+O%%
Bestandsentwicklung Sonderbestände (elektronisch)
Bestandsentwicklung Datenbanken Einzeltitel
42.726,32 !
8.655,55 !
39.544,91 !
4.897,07 !
39.177,09 !
8.023,73 !
121.448,33 ! Medium
21.576,34 ! Datenbank
2.823
70
43,02 !
308,23 !
%Bestandsentwicklung Publikationsdienste 288,24 ! 127,94 ! 231,72 ! 647,90 ! Publikation 80 8,10 !

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Juli C'(4)%E%% Quartal
!5D2<%@EA%
- ! E-Book
- ! E-Journal
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September
-
JG,K9%
- ! Datenbank
17
HM,89%
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slub-dresden.de
!!/%
Bestandsentwicklung Publikationsdienste des Generaldirektors
Michael Golsch | Stellvertreter © by SLUB Dresden - ! Publikation #DIV/0!

-]TI%^%_4;4% 8J.GG6% K,% JJ,89% 68,6%
-(*4X4+% JM.9HH%
Oktober November Dezember Summe 4. Quartal JG,LJ%
MK,GL% 896,HK%

Anlage 4 zum Controlling-Bericht für das 2. Quartal 2012: Stückkosten für e-Ressourcen
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-0+0>'.%(1(<5'0+4)23% % M8%I)*.%E% % J.LMH%% LH,HM%%
%
I:N(11(%8O%B0)5(+7('>1(423%-0+0>':P4(+(';('N=+>%C'4+5%=+*%(1(<5'0+4)23%
Januar Februar März Summe 1. Quartal
%Bestandsentwicklung Monografien (elektronisch) 16.701,54 ! 23.309,84 ! 20.119,71 ! 60.131,09 ! E-Book 3.200 18,79 !
Bestandsentwicklung Zeitschriften (elektronisch) 16.309,69 ! 14.729,35 !
%Bestandsentwicklung Sonderbestände (elektronisch) 42.487,91 ! 35.932,58 ! 45.230,76 !
19.614,15 ! 50.653,19 ! E-Journal
123.651,25 ! Medium
13.784
2.687
3,67 !
46,02 !
"
Bestandsentwicklung Datenbanken Einzeltitel 12.019,00 ! 12.113,86 ! 9.925,21 ! 34.058,07 ! Datenbank 70 486,54 !
Q11('*4+>)% Publikationsdienste*4(% C:=)23:1(% S(''(23+=+>%! *('%1.069,10 ! Publikation
Bestandsentwicklung 7('R:>% 570,47 ! 193,84 ! 304,79 !:23<0)5(+% 4R% T!-U ! 110 9,72

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Leistung
April
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Juni Summe 2. Quartal

T!-U$:)4)20+5'0114+>)% =+*% *()% )(45% L99M% 4+% *('% Z';('N=+>):N5(41=+>% 13.778
19.580,54 !
14.182,76 !
20.711,52 !
13.994,40 !
30.579,75 !
22.031,45 !
70.871,81 ! E-Book
50.208,61 ! E-Journal
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3.276 21,64 !
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42.726,32 !
8.655,55 !
39.544,91 !
4.897,07 !
39.177,09 !
8.023,73 !
121.448,33 ! Medium
21.576,34 ! Datenbank
2.823
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43,02 !
308,23 !
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- ! E-Book
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September
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- ! Datenbank
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slub-dresden.de
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Bestandsentwicklung Publikationsdienste des Generaldirektors
Michael Golsch | Stellvertreter © by SLUB Dresden - ! Publikation #DIV/0!

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BIS – Das Magazin der Bibliotheken in Sachsen [2O11] Nr. 4 // 211

SLUB Dresden: Leistungen für Externe (Auswahl)
"  Infrastruktur- und Softwareentwicklung
-  Qucosa® –
Sächsischer Dokumenten und Publikationsserver
-  Databases on Demand® –
der Datenbankdienst für Bibliotheken
-  Integrierte maschinelle Tiefenerschließung
auf Basis von DBoD®
ufgaben im SLUB-Katalog anzu-
e unterschiedliche Erschließungs-
ten Dokumente. Während zum
te E-Journals im Volltext durch-
nen, stehen für den gedruckten
Bibliothek nur die klassischen
-  Multilinguale Suche
graphische Beschreibung, einige
sdaten) zur Verfügung. Zweitens
n fast immer unzureichende the-
die von Benutzern eigentlich
ber titelgenauen Abfragen aber in SLUBsemantics
el schlechter bedient wird. Im
hieren nicht wenige Bibliotheks-
t in Internetsuchmaschinen oder
"  Hosting und Consulting
Ein dezidiert kooperativer Ansatz mit Öffnung auch
gegenüber innovativen High-Tech-Unternehmen
zählt seit einigen Jahren zum Markenzeichen der
ändlern, bevor sie mit dem ermit- Dresdner Bibliotheksstrategie. Während die meist
rial „ihren“ Bibliothekskatalog jungen Firmen ihre Ideen testen und sich erste Refe-
e als Nebeneffekt sollte drittens
nung getragen werden, dass viele
renzen erarbeiten, profitiert die Bibliothek von
deren besonderer Innovationskraft und Einsatzbe-
-  Dresdner Erwerbungsmodell
ssenschaftlichen Bibliothek zwar reitschaft. Im intensiven Austausch der auf beiden
okumente verstehen, aber mit der Seiten beteiligten Experten entstehen auf diese
nicht aktiv arbeiten können. Ziel
ngabe von „Automatikgetriebe“
Weise besonders passgenaue Produkte. Entspre-
chend wäre auch die hier vorgestellte semantische
-  Goobi-Releasemanagement
Texte zu „automatic transmissi- Suche ohne die enge Zusammenarbeit mit dem
Dresdner Unternehmen „Avantgarde Labs“ keines-
-  Nationaler Leistungsverbund Langzeitverfügbarkeit


Erweiterung klassischer Bibliotheksaufgaben:

"  Alle Angebote werden am Markt gut nachgefragt und verfügen über
weiteres Ertragspotential.

"  Die SLUB treibt die Vermarktung proaktiv mit dem Ziel voran,
mittelfristig über die Kostendeckung hinaus Erträge zu erzielen.

"  Preise sind ohne Quersubventionen kostendeckend zu kalkulieren.


Erweiterung klassischer Bibliotheksaufgaben:

"  Alle Angebote werden am Markt gut nachgefragt und verfügen über
weiteres Ertragspotential.

"  Die SLUB treibt die Vermarktung proaktiv mit dem Ziel voran,
mittelfristig über die Kostendeckung hinaus Erträge zu erzielen.

"  Preise sind ohne Quersubventionen kostendeckend zu kalkulieren.

Perspektivisch benötigt die SLUB eine Trennungsrechnung,
die auf einer entsprechenden Finanzbuchhaltung aufsetzt.


Der Ertrag des Neuen Steuerungsmodells
... auf dem richtigen Weg, wenn auch noch nicht am Ziel:

"  Wir haben das richtige Instrument, das auch von den Beschäftigten
akzeptiert wird.

"  Wir leben unsere Zahlen und gestalten damit unsere Prozesse.

"  Wir betrachten die bisherige kamerale Basis als notwendigen
Zwischenschritt.

"  Wir benötigen für die Zukunft eine Kosten- und Leistungsrechnung
samt Trennungsrechnung, um unser Potential auszuschöpfen.

"  Wir wollen den Erfolg für Sachsens Zukunft als Bildungs-
und Wissenschaftsland.


Der Ertrag des Neuen Steuerungsmodells

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit.

Kontakt:
michael.golsch@slub-dresden.de


Vortrag Unifinanz, Berlin, 14. September 2012

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