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Percorsi evolutivi

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Conoscenza e controllo dei processi documentali
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scenario
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scenario
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conclusioni

Il responsabile della conservazione non può operare in modo autoreferenziale

Il responsabile deve farsi cari...
Grazie a tutti!
   DARIO D’URSO
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Il responsabile della conservazione, figura chiave per l’attivazione della Fatturazione Elettronica e della Conservazione Sostitutiva dei Documenti.

  1. 1. Il responsabile della conservazione, figura chiave per l’attivazione della Fatturazione Elettronica e della Conservazione Sostitutiva dei Documenti. Dario D’Urso Responsabile della Conservazione Sostitutiva Gruppo CMT Socio fondatore ANORC ExpoComm Italia 2008 Fiera di Roma
  2. 2. premessa Il responsabile della conservazione è il fattore chiave di successo di ogni progetto di conservazione sostitutiva Per attivare la fatturazione elettronica dobbiamo essere pronti alla conservazione sostitutiva delle stesse Per portare a compimento la rivoluzione digitale dobbiamo: “estirpare la cultura della resistenza al cambiamento” Il responsabile della conservazione sostitutiva partecipa al re-engineering dei processi documentali e al disegno di nuove procedure di controllo. Il responsabile deve garantire il “contribuente” che i nuovi processi documentali presentino profili di rischio fiscale/tributario prossimi allo zero.
  3. 3. Segmentazione del mercato 0ltre 7.000.000 di soggetti LA BUSINNESS COMMUNICATIONS TOP/LARGE 50.000 (0,07%) volumi annui 2mld/doc PMI/SOHO 5 mln (71%) volumi annui 3mld/doc ESERCENTI/ATIPICI (28%) Volumi annui 1,5 mld/doc
  4. 4. Percorsi evolutivi EDI 100 80 multicanale (PDF-carta) 60 40 100% carta 100% carta (manuale) (ibrido) 20 0 -20 -40 -60 Vantaggi
  5. 5. la resistenza al cambiamento Non è vantaggioso Le regole sono rigide, troppo rischioso in caso di errori o comportamenti anomali, non vi sono scappatoie Oggi è un problema in capo ad “altri”, domani andrà ad incidere in maniera diretta sul budget di qualcuno Cercare di far percepire un costo esorbitante (50, 60 anche 70 € a documento), per far sognare un risparmio altrettanto esorbitante, non convince nessuno È ancora presto, mandiamo avanti gli altri poi si vedrà Regole non chiare Ogni 15 giorni è impensabile riuscire a conservare (chissà perché 15gg per le fatture e 18 mesi per le scritture contabili) Chi firma; che cosa firma; quando firma Problemi tecnici da risolvere, lo spool, il pdf, scanner…. Quanto costa e a chi ci si deve rivolge In-house o in outsourcing Meglio un supertecnico o un mega tributarista Mi affido ad una CA o compro su eBay
  6. 6. l’opportunità di sviluppo Conoscenza e controllo dei processi documentali Censimento completo dei processi documentali Pianificazione completa delle attività connesse alla emissione e conservazione dei documenti fiscali indipendentemente dal canale di delivery Controllo delle attività, degli attori interni ed esterni Controllo dei contenuti in relazione alla contabilità e non ai processi informatici Identificazione degli errori e loro correzione/rimozione Efficacia e efficienza gestionale Gestione dell’informazione fiscale e tributaria svincolata dai processi di delivery Velocità nei controlli e nelle verifiche Approccio deterministico e determinato alla documentazione valida ai fini fiscali e tributari Saving Meno carta, meno metri cubi occupati, meno C02 Riqualificazione del personale
  7. 7. scenario Workflow ciclo attivo: emissione, trasmissione, controllo, conservazione Linea 1 Linea 2 Linea 3 Linea n Contabilizzazione Controllo rispondenza Verifica CONSERVAZIONE contenuto, indicizzazione corrispondenza SOSTITUTIVA e stabilizzazione/ dati uniformazione dei dati SI Verifica OK? NO Correzione errore Archiviazione elettronica Archivio Trasmissione telematica, pubblicazione WEB , Clienti Postalizzazione cartacea
  8. 8. scenario Workflow ciclo passivo: ricezione, controllo, conservazione Ricezione VAN EDI Controllo Contabilizzazione Acquisizione PEC Indicizzazione + + + + Archiviazione Client fatturazione Conservazione Sostitutiva Ricezione Controllo Contabilizzazione Acquisizione Indicizzazione ALTRI Archiviazione
  9. 9. conclusioni Il responsabile della conservazione non può operare in modo autoreferenziale Il responsabile deve farsi carico del suo ruolo e pertanto deve essere competente, autorevole e determinato La conservazione sostitutiva dei documenti validi ai fini fiscali e tributari impone che il Responsabile sia perfettamente a conoscenza delle norme fiscali vigenti al fine di poter supportare il “contribuente” nella delicata fase della esibizione e controllo dei documenti conservati, ma anche per dare indirizzo alle politiche di riorganizzazione che devono essere messe in atto Per fare questo il responsabile deve avere fonti informative e formative serie. Deve aggiornarsi, deve studiare e potersi confrontare.
  10. 10. Grazie a tutti! DARIO D’URSO d.durso@cmtrading.it www.gruppocmtrading.it

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