TGS 2013-1

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TGS 2013-1

  1. 1. UNIVERSIDAD POPULAR DEL CESAR DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS SISTEMAS DE INFORMACION GERENCIAL (SIG) Material de apoyo para los estudiantes de VIII semestre Administración de EmpresasFACULTAD CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, CONTABLES Y ECONOMICAS. DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS 2013-1
  2. 2. SISTEMAS DE INFORMACION GERENCIALINTRODUCCIONDurante las dos últimas décadas, el número de sistemas de informaciónapoyados en computadoras, tanto en organizaciones del sector público comodel privado han crecido en forma exponencial. Se ha desarrollado una nuevaindustria de productos y servicios de computación para proporcionar lasherramientas necesarias a fin de construir sistemas de información basadosen computadoras. Un considerable número de personas que diseñan,construyen y operan estos sistemas, se consideran así mismo comoprofesionales de la computación.Si bien muchas personas se dedican al diseño y operación de estos sistemasde información, muchos más aún emplean o consumen los servicios de estossistemas. Los usuarios son individuos pertenecientes a una amplia gama deocupaciones desde obreros u operarios hasta gerentes. El uso de sistemas deinformación abarca la recepción de un informe, la entrega de datos deentrada, la operación de una terminal o cualquier actividad similar. Porejemplo, los usuarios de tarjetas de crédito, los viajeros que hacenreservaciones, los integrantes del sistema de seguridad social o de cualquierbase de datos.
  3. 3. Tal vez muchos estudiantes se preguntaran ¿por qué conviene estudiarsistemas de información gerencial? Más allá de la necesidad de entender lossistemas de información para los negocios basados en la informática o lacomputadora, existen otras razones para justificar esta asignatura en elprograma de Administración de Empresas: la primera razón radica en que enmuchas formas la industria de la tecnología de la información que consiste enla industria de las computadoras e industrias relacionadas, es hoy por hoy laindustria comercial más grande del mundo. También es la de crecimientomás rápido entre las más grandes.La tecnología de la información está transformando todas las actividades delser humano, y merece especial atención como uno de los fenómenossociológicos más importantes en las postrimerías del siglo XX y en los iniciosdel siglo XXI. En segunda instancia la industria de la tecnología de lainformación genera actualmente muchas oportunidades de trabajo para losestudiantes de Administración en muchos campos. Los estudiantes serán máscompetitivos en el mundo laboral si asimilan mas este estudio.Es bueno resaltar que el tema de esta materia es la Administración con unenfoque de sistemas, o sea el punto de vista del administrador, no el delprofesional en computación; es decir, tendrá un enfoque más administrativoque técnico. Y se considera nuevo por que, la naturaleza de la sociedad, deltrabajo y de las instituciones está cambiando con tal rapidez que grandessegmentos de la población no pueden mantenerse al día. El conocimiento de
  4. 4. los gerentes se torna obsoleto en períodos de tiempo cada vez más cortos.Ello se debe a dos fenómenos principales: el primero es la fuerza de lacompetencia, intensificada por los avances tan acelerados de la tecnología.El segundo es el efecto de una mayor competencia de compañías extranjeras,basadas en los notables adelantos tecnológicos de algunos países y lossueldos bajos en otros.La condición de la supervivencia en el mundo moderno de los negocios es unaadministración excelente de la información y de la tecnología de lasoperaciones. Los sistemas de información gerencial (SIG) tienen por objetolograr dichos objetivos.A continuación se presenta el tema uno, relacionado con la Teoría General deSistemas.
  5. 5. TEMA I: TEORIA GENERAL DE LOS SISTEMASLa teoría general de los sistemas nació en el año 1925 cuando LUDWIG VONBERTALANFFY, biólogo alemán hizo pública sus investigaciones sobre elsistema abierto. Sin embargo este nacimiento se consideró prematuro, dichopor el mismo autor, porque sus ideas no tuvieron una acogida favorable en elmundo científico de esa época. Solo en 1945, al término de la segunda guerramundial, el concepto de la Teoría General de Sistemas adquirió su derecho avivir, a partir de entonces, este derecho se ha ido profundizando cada vezmás, y hoy día se encuentra sólidamente asentado y acogido por el mundocientífico actual.Esta aceptación fue apoyada por los trabajos que otros científicos realizabany publicaban en esa época y que se relacionaban estrechamente con lossistemas. Entre otros están los estudios de Weiner que dieron origen a lacibernética (llamada la ciencia del control y de las comunicaciones), elsurgimiento de la investigación de operaciones y su exitosa aplicación en elcampo administrativo de los diferentes sistemas sociales.En particular, la Teoría General de Sistemas (TGS), parece proporcionar unmarco teórico unificador, tanto para las ciencias naturales como para lasciencias sociales, que necesitaban emplear conceptos tales como,“Organización”, “Totalidad”, “Globalidad” e interacción dinámica: lo lineal es
  6. 6. sustituido por lo circular, ninguno de los cuales era fácilmente estudiables porlos métodos analíticos de las ciencias puras. Lo individual perdía importanciaante el enfoque de totalidades.La Teoría General de Sistemas (TGS) a través del análisis de las totalidades ylas interacciones internas de estas y las externas con su medio, es, ya en laactualidad, una poderosa herramienta que permite la explicación de losfenómenos que suceden en la realidad y también hace posible la predicciónde la conducta futura de esa realidad. Es pues un enfoque que debe gustar alcientífico, ya que su papel, es justamente, el conocimiento y la explicación dela realidad o de una parte de ella (sistemas) en relación con el medio que larodea y sobre la base de esos conocimientos, poder predecir elcomportamiento de esa realidad, dadas ciertas variaciones del medio oentorno en el cual se encuentra inserta.La teoría General de Sistemas es totalmente pragmática y se caracteriza por:  La multifuncionalidad de los elementos  La Inter.-relación entre los elementos  La optimización de los elementos  Es un instrumento de creatividad Todos los problemas a nivel mundial están relacionados unos con otros.Estos problemas se van resolviendo uno por uno a través del métodocientífico pero los problemas no se pueden resolver aisladamente, para darle
  7. 7. solución al conjunto se requiere de la teoría general de los sistemas, la cualparte siempre de la realidad por ser totalmente pragmática.Desde este punto de vista la realidad es única, y es una totalidad que secomporta de acuerdo a una determinada conducta. Por lo tanto, la TGS, alabordar esa totalidad debe llevar consigo una visión integral y total. Estosignifica que es necesario disponer de mecanismos interdisciplinarios, ya quees con el enfoque reduccionista con que se ha desarrollado el saber científicohasta nuestra época.El enfoque reduccionista, llamado también analítico o anatomista. Funcionaasí: dada una totalidad, analícela, es decir divídala en partes, mientras másanalice mejor, después de dividirla estudie cada parte por separado. Estudiaralgo es ver como se comporta, después de encontrar su comportamiento,suponga que el comportamiento de la parte separada es el mismo que elcomportamiento de la parte cuando se integra a su totalidad. El enfoqueanalítico opera como un método llamado METODO CIENTIFICO. La realidadentonces ha sido dividida y sus partes han sido explicadas por diferentesciencias; es como si la realidad, tomada como un sistema, hubiese sidodividida en un cierto número de subsistemas (independientes einterdependientes) y cada una de ellas hubiese pasado a constituir la unidadde análisis de una determinada rama del saber humano. Pero resulta que larealidad (el sistema total) tiene una conducta que generalmente no puede serprevista o explicada a través del estudio de cada una de las partes. Así la
  8. 8. teoría general de sistemas es un corte horizontal que pasa a través de todoslos diferentes campos del conocimiento humano, para explicar y predecir laconducta de la realidad.Hacia el año de 1940 alguien cuestionó el enfoque analítico y decía que ¿porqué siempre hay que utilizar el enfoque analítico?, el hombre se dio cuentaque el funcionamiento de las cosas reales eran más complejas (el métodocientífico sirve para resolver problemas concretos), aparece el concepto decomplejidad y como el método científico no funciona en la solución de losproblemas actuales, entonces se cambio de enfoque, ya no se va analizar sinoque se va a sintetizar. Este enfoque sintético, llamado también enfoquesistémico, utilizó entre uno de sus métodos, LA TEORIA GENERAL DE LOSSISTEMAS. El enfoque analítico es al método científico, lo que el enfoquesintético es a la teoría general de los sistemas. No se quiere decir con estoque sea bueno un enfoque o bueno el otro lo que se pretende decir es que losfenómenos no solo deben ser estudiados a través de un enfoquereduccionista. También deben ser vistos en su totalidad. En otras palabras,existen fenómenos que, sólo pueden explicados tomando en cuenta el todoque los comprende y del que forman parte a través de su interacción. Amedida que los sistemas van siendo más complejos, parece ser que laexplicación de los fenómenos que presentan la conducta de esos sistemastiende a tomar en cuenta su medio, su entorno, es decir, su “totalidad”.
  9. 9. Enfoque analítico o reduccionista (Método científico)Se dice que el método científico se aplica cuando seguimos los siguientespasos: 1. Postulación de un problema 2. Postulación de un modelo: Debe ser descriptivo (debe tener un lenguaje), explicativo (tiene que explicar por lo menos el problema, explicar quiere decir como funcionan las cosas pero no los porqués) predictivo (es decir, nos debe dar una predicción a cerca del fenómeno, definir una causa-efecto), transformativo (de alguna manera lo debo utilizar para transformar una realidad). 3. Analice el modelo, es decir, establezca leyes 4. Compare el modelo con la realidad, con lo que está pasando en ese momento. 5. De la comparación pueden resultar dos cosas: El modelo dice una cosa y la realidad es otra, el modelo dice una cosa y la realidad es la misma. Cuando esto ocurre el modelo queda convalidado.El enfoque de sistemas o enfoque sintético (Método la TGS)Este enfoque pretende integrar las partes hasta alcanzar una totalidad lógica.
  10. 10. ENFOQUE ANALITICO ENFOQUE SINTETICO1. Aísla, se concentra en los Reúne, se concentra en las relaciones.elementos2. Cuando estudia relaciones, se No le interesa la naturaleza de lasinteresa por la naturaleza de esas relaciones, sino el efecto que producenrelaciones dichas relaciones.3. El fundamento es la percepción Se interesa en la percepción global.del detalle.4. Se admiten que los fenómenos De entrada se consideran losson reversibles. fenómenos irreversibles, nunca se encuentran tiempos negativos.5. Se cambia una sola variable por Se cambian grupo de variables cadavez. vez.6. Usa modelos básicamente Usa modelos de simulación en dondeconceptuales, derivados del trata de reproducir el comportamientométodo científico. del sistema. La herramienta más utilizada es el computador.7. Los modelos son muy detallados Los modelos no son detallados y sey su objetivo es establecer modelos hacen con el fin de decidir.para conocer (de tipo cognitivo)8. Cuando se aplica este enfoque a La planeación sistemática hace un
  11. 11. la planeación, el énfasis es en el énfasis absoluto en los objetivos, nodetalle más no en los objetivos. importa las herramientas que se utilicen lo que importa son los resultados.¿QUÉ ES UN SISTEMA?Un sistema se puede definir como un conjunto de elementos organizados quese encuentran en interacción y que buscan alguna meta o metas comunes,operando para ello sobre datos, energía o materia para producir como salida,información, energía o materia.Analicemos el concepto: 1. Un conjunto de elementos (partes u órganos componentes del sistema). 2. Dinámicamente relacionados, en interacción (es decir, forman una red de comunicaciones cuyos elementos son interdependientes) 3. Que desarrollan una actividad (operación o proceso del sistema) 4. Para lograr un objetivo o propósito (finalidad del sistema) 5. Operando sobre datos, energía o materia (que constituyen los insumos o entradas de recursos necesarios para poner en marcha el sistema) 6. unidos al ambiente que rodea al sistema (entorno con el cual interactúa dinámicamente).
  12. 12. 7. para suministrar información energía o materia (que conforman las salidas o resultados de la actividad del sistemaUna empresa o negocio es un sistema cuyas principales partes son: lamercadotecnia, producción, finanzas, talento humano etc. Estoscomponentes trabajan juntos para producir, bienes y servicios, gananciasque benefician, tanto, a los empleados como a los accionistas y a la mismasociedad.Cada componente de un sistema es un subsistema, en si mismo, es decir, loscomponentes de un sistema se llaman subsistemas y cada subsistema a suvez se comporta como un sistema en sí mismo.Cada sistema de un negocio depende de una o más entidades abstractasllamadas sistemas de información, los cuales permiten que los datos pasen deuna persona a otra o de un departamento a otro y pueda realizarse cualquiercosa desde comunicación entre oficinas a través de redes telefónicas hasta unsistema de computadora que genere informes periódicos para diferentesusuarios.Los sistemas de información sirven a todos los sistemas de un negocio, ellosson el lazo que mantienen unidos a diferentes componentes en forma totalpara trabajar de manera efectiva hacia el mismo objetivo. Un sistema seconsidera eficaz si alcanza su objetivo propuesto.
  13. 13. Ejemplo grafico de un sistema Transformación Producto Insumos Entrada Sistema Salida Materia I Materia Energía I Energía Datos Información Entorno Medio Ambiente EcosistemaPROPIEDADES DE UN SISTEMA 1. Apertura 2. Viabilidad 3. Recursividad 4. Sinergia 5. Entropía 6. Complejidad 7. Isofinalidad 8. DiferenciaciónAPERTURA
  14. 14. Todo sistema es abierto, es decir, interactúa con su medio, ya sea importandoo exportando energía. Significa también lo siguiente: 1. Todo sistema está rodeado de una serie de hechos, que forman otro sistema, es decir, todo sistema tiene un entorno o medio ambiente del sistema, llamado Ecosistema del sistema. 2. Todo sistema posee unas vías físicas, una de ellas se llaman entradas y otras se llaman salidas, al definir el sistema se definan también las entradas (INPUT), y las salidas (OUTPUT). 3. El entorno influye en el sistema a través del INPUT, les comunica la materia entrada, la energía y los datos, el sistema realiza un proceso con esa materia, energía y datos y los transforma; una vez transformado por el sistema lo devuelve al entorno. VIABILIDAD Todo sistema es viable significa: 1. Todo sistema tiene por objetivo básico “la supervivencia”. La supervivencia se traduce en una dinámica, realiza un intercambio con el entorno siempre y cuando dicho entorno tenga apetencia por lo que el sistema produce, se da nuevamente el dinamismo en el sentido de
  15. 15. que si el entorno es cambiante, el sistema tiene que estar cambiando, adaptando su producto para que pueda ser apetecido por el entorno de lo contrario el sistema pierde su viabilidad.2. El sistema tiene que ADAPTARSE a las variaciones de un medio en cambio, es lo hace vigilando el entorno y luego internamente haciendo los cambios. Todo sistema tiene que adaptarse al entorno.3. El proceso de adaptación tiene que ser ANTICIPATIVO (anticiparse al cambio del entorno) y debe ejercer acción directa sobre el entorno, tratar de influir en el, cuando se entra en este proceso estamos ejerciendo un proceso de planeación. Si no se planea el sistema deja de ser viable.RECURSIVIDADTodo sistema es recursivo, es decir, todo sistema es subdividible ensubsistemas y cada subsistema se comporta a su vez como un sistema,Todo sistema está incluido en un sistema mayor llamado suprasistema, enotras palabras, la recursividad representa la jerarquización de todos lossistemas existentes.SINERGIA
  16. 16. Todo sistema es sinergético, es difícil deducir el comportamiento de unsistema a partir del comportamiento de sus elementos. Se tienen unoselementos separados, cada uno de ellos tiene su propio comportamiento,si relacionamos estos elementos me forman un sistema que tiene tambiénsu propio comportamiento diferente al comportamiento de los elementos.En otras palabras, cuando la suma de las partes es diferente del todo,2+2> ó < de 4. Un objeto posee sinergia cuando el examen de una oalguna de sus partes en forma aislada, no puede explicar o predecir laconducta del todo.ENTROPIATodo sistema es entrópico, tiende al desorden, al caos, a ladesorganización. El sistema es organizado cuando todos sus elementosson distintos por lo tanto los puedo identificar, clasificar y ordenar. Unsistema alcanza su estado máximo de equilibrio cuando todos suselementos tienen el mismo comportamiento por lo tanto es difícilclasificarlo porque todos son iguales.Para los biólogos todo sistema biológico tiene una tendencia a su estadomás probable, el estado más probable es el de máximo equilibrio, elestado está completamente desordenado, todos sus elementos tienen elmismo comportamiento, en este momento ese ser vivo ya no existe, estámuerto por lo tanto, el sistema biológico también tiende a la entropía, en
  17. 17. el momento en que muere ese ser vivo, significa para el sistema, que eseperdió su dinamismo, genera NEGENTROPIA o entropía negativa ejemplo,cuando un ser vivo se alimenta para no morirse.Los sistemas sociales (sistemas organizacionales) también tienen unatendencia a perder su dinámica, por que tienden a desordenarse, tiendena la entropía, pero en estos sistemas sociales de alguna manera hay quecompensar la entropía porque de lo contrario la organización se destruiría,la generación de la entropía negativa compensa la entropía, esanegentropia la comienza dentro de una organización la alta dirección, lagerencia.La información como tal, puede considerarse como una disminución de laincertidumbre o del caos, y en ese sentido, la información tiende acombatir la entropía: la información es pues negentropía.COMPLEJIDADTodo sistema es complejo, la simplicidad no existe en la teoría de sistemas,lo que existe es una jerarquía de la complejidad. La complejidad tiene dosdimensiones y se mide cualitativamente por la VARIEDAD, pero hayvariedad en los elementos y en las relaciones, si un sistema tiene muchos
  18. 18. elementos, es muy complejo, si un sistema tiene muchas relaciones, tienemucha variedad de relaciones y por ende el sistema es complejo.Un sistema puede ser tremendamente complejo cuando tiene:  Muchos elementos y muchas relaciones  Muchos elementos y pocas relaciones  Muchas relaciones y pocos elementosLos sistemas no son lineales, si fueran lineales tendríamos el controlabsoluto sobre el sistema.ISOFINALIDAD O EQUIFINALIDADPartiendo de diferentes condiciones y por distintos caminos, un sistemapuede alcanzar el mismo estado final. A medida que los sistemas abiertosdesarrollan mecanismos que regulan sus operaciones, es posible reducir lacantidad de equifinalidad. No obstante, la equifinalidad permanece, yaque el sistema tiene varios caminos para producir cierto resultado, esdecir, existen varios métodos para alcanzar un objetivo. El sistema puedelograr el estado estable partiendo de condiciones diferentes y empleandomedios distintos. Por ejemplo:1. Es posible pasar de un estado inicial a un estado final por varias trayectorias
  19. 19. 2. Es posible, partiendo de un estado inicial, llegar a diferentes estados finales.3. Es posible pasar, partiendo de varios estados iniciales, y llegar a un mismo estado final.Con esto llegamos a decir que el futuro de un sistema es completamenteabierto. No hay trayectorias evolutivas perfectamente definidas parapasar de un estado a otro, las diferentes formas de manejo de un sistemapueden ser igualmente exitosas. Isofinalidad: 1. Es posible pasar de un estado inicial a un estado final por varias trayectorias: Ei Ef 2. Es posible, partiendo de un estado inicial, llegar a diferentes estados finales: Ef1 • A = (9 x 1) + 7 = 16 Ei Ef2 • B = (9 + 1) x 7 = 70 Ef3
  20. 20. Isofinalidad: 3. Es posible pasar, partiendo de varios estados iniciales, y llegar a un mismo estado final. • X= (4 x 3) + 6 = 18 Ei1 • Y= (2 x 5 ) + 8 = 18 Ei2 Ef • Z= (3 X 3) + 9 = 18 Ei3DIFERENCIACIONTodo sistema cambia, es decir, hay una tendencia a que dentro del cambiose pase de un estado inicial 1 a un estado final 2, cada vez se pasa aestados más heterogéneos, más diferenciados. En otras palabras lossistemas tienen una tendencia a pasar de estados muy homogéneos aestados muy heterogéneos, de estados homogéneos y generales a estadosheterogéneos y especializados existiendo entre estos dos estados unadiferenciación progresiva.La diferenciación es una tendencia hacia la complejidad de la estructura.
  21. 21. CARACTERISTICAS O ELEMENTOS DE UN SISTEMACuando a un sistema se le definen sus características, lo que se hace esubicar el sistema en el tiempo y en es espacio. Las características quedefinen el espacio son las ESTRUCTURALES y las que definen el tiempo sonlas funcionales (temporales).CARACTERISTICAS ESTRUCTURALES1. Las fronteras2. Los elementos3. Los almacenes4. Las redes de flujoLas fronteras son los límites o barreras entre el sistema y el ambiente, lascuales definen el radio de acción y el grado de apertura del sistema(receptividad de insumos) respecto del ambiente. En otras palabras sonlos límites físicos del sistema con el entorno, algunas veces son difíciles demedir, otras veces se tienen que definir arbitrariamente.Los elementos son los subsistemas del sistema. Tienen que serreconocibles, si no se tiene la posibilidad de reconocerlos, no cumple con
  22. 22. las propiedades del sistema. El número de elementos que conforman un sistema tiene que ser finito, esto porque la teoría general de los sistemas se ocupa de problemas reales y no de problemas abstractos. Los almacenes se refieren a que durante el proceso de entradas, es posible que se de un almacenamiento transitorio dentro del sistema por razones forzosas. Las redes de flujo se refieren a las vías físicas por donde fluye la energía, la materia y la información. Las características estructurales son más fáciles de determinar que las funcionales, ya que estas últimas tratan de decir que es lo que se hace en el tiempo. CARACTERISTICAS FUNCIONALES 1. Los flujos 2. Los compuertos 3. Los retardos 4. La retroalimentaciónFlujos es lo que fluye por las redes, los compuertos realmente se llamanvariables de flujo, un compuerto es lo que controla la tasa de los flujos, detrás
  23. 23. del concepto de compuerto está el proceso de decisión. Retardo es el tiempoque se demora el proceso del sistema, es decir es el tiempo que hay entre lasentradas y salidas. Y por último la retroalimentación es el Feed Back que sedebe dar para que el sistema siga cumpliendo su objetivo.PASOS PARA LA DEFINICIÓN DE UN SISTEMA1. Delimitación del sistemaEspecificación de los límites del sistema (esto debe reflejarse en el nombreque lleve). Debe considerarse: respecto por límites naturales, buscar ciertaautonomía del sistema, objetivos prácticos del estudio. Ejemplo: Universidadpopular del cesar. Almacenes Exito, departamento de Administración deEmpresas, el ser Humano, etc.2. Definir el objetivo del estudio del sistemaDe acuerdo al objetivo, un mismo sistema puede definirse en diferentesformas. Ejemplo: el sistema “Universidad Popular del Cesar”Objetivo 1: Conocer la estructura académica y los programas que Ofrece.Los elementos serían: Los departamentos académicos o las carreras.Objetivo 2: Conocimiento del manejo administrativo.
  24. 24. Los elementos serían: Las divisiones administrativas que conforman la UPC.3. Medio ambienteConjunto de sistemas que están interactuando de una u otra forma con elsistema estudiado o analizado.4. EntradasRelaciones existentes entre el medio ambiente y el sistema.5. SalidasRelaciones existentes entre el sistema y el medio ambiente6. ElementosSon los componentes del sistema. Los criterios para su identificación son:funciones generales del sistema, unidades físicas identificables, o propiedadesobjetivas del sistema.7. Relaciones
  25. 25. Cada una de las intercomunicaciones o interfaces existentes entre loselementos del sistema.8. Funciones del sistemaOperación del sistema, transformación de las entradas en salidas.9. Retroalimentación Ejemplo de sistemas 1.2 La empresa El sistema Empresarial: Empresarial: Recursos/Datos/Energía Procesamiento Resultados •Maquinas y equipos •Materias primas • Productos y servicios Recursos • Residuos, desechos Materiales e •Tecnología y procesos • Investigación y c •Energía y combustible desarrollo EMPRESA • Compras Varios subsistemas, Recursos •Personas y servicios Cada uno de los cuales • Personas humanos •Empleados admitidos Se especializa en procesos • Empleados despedidos De recursos/información/ • Empleados jubilados Energía, específicos • Incremento de capital •Capital e inversiones Recursos •Empréstitos financieros • Facturas • Cuentas por pagar financieros •Créditos y cuentas • Ganancias y pérdidas por cobrar • Entrega a los clientes • Restricciones ambientales • Promoción y publicidad • Legislación • Ventas Recursos •Pedidos de los clientes • Coyuntura económica • Información para el mercado Mercado- •Investigación de mercados • Coyuntura política lógicos •Información de mercados • Cultura y educación • Condiciones geográficas • Cambios tecnológicos Retroalimentación

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