Sistemas de archivo físico
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Sistemas de archivo físico Sistemas de archivo físico Presentation Transcript

  • Miriam, Giovanna, Maribel, Isabel y David
    • Dentro de una oficina, vamos a encontrarnos con una multitud de documentos que si no somos capaces de organizar debidamente, van hacer que nuestro trabajo diario sea complicado.
    • A continuación vamos a presentaros una selección de estos sistemas.
    Introducción
    • Una carpeta es un objeto que se utiliza para agrupar y proteger los papeles sueltos de una organización. Pueden ser de diferentes materiales y tamaños y por su forma las podemos clasificar en diversos tipos.
    Carpetas
    • Son carpetas de plástico o de cartón, las cuales tienen unos pequeños caños que permiten agregarle ganchos que ayudan a que la carpeta cuelgue.
    • Poseen una etiqueta de identificación, donde puede escribirse un resumen de la información contenida.
    Tipos de carpetas Carpetas colgantes
  • Tipos de carpetas Tipos de carpetas colgantes
    • Las carpetas con fundas son carpetas de plástico o de cartón, las cuales tienen fundas interiores para introducir los documentos.
    Tipos de carpetas Carpetas con fundas
  • Tipos de carpetas Tipos de carpetas con fundas
    • Las gomas se pasan por encima del pliego opuesto manteniendo la carpeta cerrada e impidiendo que caigan los documentos por sus laterales.
    Tipos de carpetas Carpetas con gomas
    • Las carpetas con anillas son carpetas de plástico o de cartón, las cuales tienen dos anillas (o más) en su interior, con lo cual si hacemos agujeros en el margen izquierdo podemos introducir en ellas los documentos.
    Tipos de carpetas Carpetas de anillas
    • Son estructuras que contienen el material necesario para asistir a una reunión o conferencia.
    Tipos de carpetas Carpetas de congreso
    • Son carpetas destinadas a tomar notas. En lado derecho se sujetan los documentos mediante un clip o mordaza. El mecanismo se sitúa en el extremo superior o lateral de la misma y sujeta las hojas por un sistema de presión.
    Tipos de carpetas Carpetas con clip
    • Son carpetas destinadas a guardar documentos con perforaciones laterales. Suelen ser de plástico y con una abrazadera del mismo material. La abrazadera se presiona contra los documentos y los fijadores se doblan sobre ella para mantenerla en una posición fija.
    Tipos de carpetas Carpetas con abrazadera
    • Son carpetas con la hojas de plástico, petraladadas y pautadas con bolsillo interior.
    Tipos de carpetas Tarjeteros
    • Son hojas ordenadas alfabéticamente para facilitar el orden y el archivo y mejor gestión de las direcciones y teléfonos.
    Tipos de carpetas Listines telefónicos
    • Cubierta de papel u otro material para introducir documentos que se envían por correo. Varían en material, tamaño y cierre.
    Sobres
    • Sistema de clasificación universal que permiten la búsqueda de datos específicos de forma rápida y sencilla.
    Ficheros
    • Libro o cuaderno en cuyas hojas se colocan fotografías, cromos, sellos, monedas y cosas semejantes que se guardan o coleccionan. También puede darse el formato de un estuche con varias fundas colocadas a modo de libro para guardar discos de música
    Álbumes
    • Cubierta con que se envuelve o cubre algo.
    • TIPOS:
      • Fundas polipropileno
      • Fundas PVC
      • Bolsas zipp
    Fundas
  • Fundas
    • Los accesorios de archivo tienen la función de facilitarnos la búsqueda de un documento dentro de una carpeta u otro tipo de archivador.
    Accesorios de archivo
    • Tipos de accesorios de archivo
    Accesorios de archivo
    • Archivadores de palanca
    • Archivador doble
    • Archivador de cartón
    • Archivadores de colores
    • Módulos archivadores
    • Archivo definitivo
    • Archivo definitivo
    • Cajas de transferencia s
    • Contenedores
    • Archivadores de palanca
    Accesorios de archivo Archivador doble Archivador con doble mecanismo para guardar documentos Archivadores de colores Aunque realizan la misma función son estéticamente más vistosos .
    • Archivador de cartón
    Accesorios de archivo Archivadores de cartón forrados en papel, encontramos los archivadores jaspeados o “A-Z” Módulos archivadores Cajas en las que se pueden introducir 2 o más archivadores, para facilitar su orden y estética.
    • Archivo definitivo
    Accesorios de archivo Archivo definitivo Guarda los documentos antiguos o de poca consulta teniéndolos siempre ordenados Cajas de transferencia Clasifica los archivos de forma definitiva, esta categoría es una forma antigua.
    • Archivo definitivo
    Accesorios de archivo Contenedores Cajas de cartón donde se pueden introducir varias carpetas de archivos definitivos
    • Tienen la función de clasificar los documentos bien sea por días, meses o actividades
    Clasificadores y acordeones
    • Tipos de clasificadores y acordeones
    Clasificadores y acordeones
    • Tipos de clasificadores y acordeones
    Clasificadores y acordeones
    • Es un conjunto de documentos o informes acerca de un determinado asunto o persona contenidos en una carpeta o caja de cartón.
    Dossiers
    • Tipos de dossiers:
      • Dossiers con clip: Es un dossier con un clip o mordaza a mano izquierda, que permite una mejor sujeción de las hojas.
      • Dossiers uñeros: Es un dossier que tiene un semicírculo en la parte derecha para facilitar su apertura
    Dossiers
    • Son soportes de diferentes materiales fabricados para proteger los carnets o cualquier tipo de documento identificativo.
    Portacarnets
    • Un índice enumera los términos y los temas que se tratan en un documento, así como las páginas en las que aparecen.
    • En el índice se recogen los títulos de los distintos apartados y subapartados que conforman el trabajo y se consigna la página en que comienza cada uno de ellos.
    Índices
    • Tipos de índices:
      • Índices numéricos
      • Índices abecedarios
    Índices
    • La funcionalidad del sistema de separadores para carpeta permite que los archivos de documentos sean fáciles de utilizar y administrar. Es un instrumento que sirve para ordenar o clasificar algo.
    Separadores TIPOS DE SEPARADORES
    • Separadores normales
    • Separadores reutilizables: tienen la ventaja de que se pueden volver a usar.
    • La funcionalidad del sistema de separadores para carpeta permite que los archivos de documentos sean fáciles de utilizar y administrar. Es un instrumento que sirve para ordenar o clasificar algo.
    Separadores TIPOS DE SEPARADORES
    • Separadores imprimibles: tienen la ventaja de poder ser impresos.
    • Pestañas reposicionales: son pestañas adhesivas a una hoja, y son imprimibles.
    • Gracias por vuestra atención